09 ebook VCU quản lý mua bán hàng hóa nhom4 l05

Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
Trờng đại học thơng mại
Khoa khách sạn du lịch
--------------
Bài thảo luận
Môn: Hệ thống thông tin quản lý 1.2
Đề tài: Quản lý mua bán hàng hóa
Giỏo viờn hng dn: Danh sỏch nhúm 4 Lp L05
Hn Minh Phng 1. Trn Th Hoi (B3)
2. Dng Th Hn (B3)NT
3. Nguyn Th Hng (B7)TK
4. Nguyn Th Hu (B3)
5. Nguyn Mnh Hựng (B1)
6. Nguyn Th Hng (B1)
7. Nguyn Th Hng (B2)
8. V Th Lan Hng (B2)
9. Nguyn Th Hng (B2)
10. Nguyn Th Thu Hng(B2)
Hà nội 2009
Nhóm 4 L05
1
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
MỤC LỤC
Lời mở đầu ............................................................................................................3
I. Xây dựng biểu đồ nâng cấp chức năng ..............................................................4
I.1 mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá ................................4
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá nhập kho ..............................................4
I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng .................................4
I.1.3 Thống kê báo cáo .................................................................................5

I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ......................................................5
I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá ......5
I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) .....................................................6
 Sự phân rã chức năng quản lý mua hàng ..........................................6
 Sự phân rã chức năng nhập hàng ......................................................7
 Sự phân rã chức năng quản lý phân phối hàng hoá ..........................7
 Sự phân rã chức năng quản lý bán hàng ...........................................8
 Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo ...........................................9
II. Xây dựng biều đồ luồng dữ liệu ( BLD logic) ...................................................10
II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu ...............................................10
II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic) .........................................................11
II.2.1 BLD mức cảnh ...................................................................................11
II.2.2 BLD mức đỉnh ...................................................................................12
II.2.3 BLD mức dưới đỉnh ...........................................................................13
a) Quản lý mua hàng ............................................................................13
b) Quản lý nhập hàng ...........................................................................14
c) Quản lý phân phối hàng ...................................................................15
d) Quản lý bán hàng .............................................................................15
Lời kết ....................................................................................................................16
Nhãm 4 – L05
2
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
Lời mở đầu
Ngày 7/11/2006 Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức
thương mại Thế Giới ( WTO ) điều này đã mở ra đất nứơc ta nhiều cơ hôi và thách
thức mới. Kinh tế ngày càng phát triển, thu hoạch được nhiều thành công rực rỡ,
đằng sau những thành công ấy chúng ta không thể không nhắc tới vai trò của thông
tin và của hệ thống thông tin.
Nếu như nhắc tới thông tin thì ta nghĩ ngay đến sự ngắn ngọn, dễ hiểu, kịp thời,

nhanh chóng thì nhắc tới hệ thống thông tin đó là cả một quá trình từ khâu tiếp nhận
thông tin, xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Hệ thống thông tin kinh tế và quản
lý giúp cho các nhà quản trị, quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện hơn trong việc theo dõi
và kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp nó chỉ rõ những việc mà doanh nghiệp
cần làm đang làm và sẽ làm. Hệ thống thông tin kinh tế có thể được áp dụng rộng rãi
trong tất cả các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn hay trong việc quản lý mua bán
hàng hoá tại các doanh nghiệp.
Do tầm ứng dụng của hệ thống thông tin là rất rộng rãi vì vậy mà nhóm chúng
tôi xin chọn đề tài: "Quản lý mua bán hàng hoá" làm đề tài thảo luận, qua đó cũng
để làm rõ hơn về vai trò của hệ thống thông tin trong thời đại ngày nay.
Do gặp nhiều hạn chế về mặt kiến thức nên bài thảo luận của chúng tôi có thể
còn nhiều thiếu sót rất mong các bạn nhiệt tình tham gia đóng góp ý kiến để bài của
chúng tôi hoàn thiện hơn.
Nhãm 4 – L05
3
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ).
I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá.
I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho.
- Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi
tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra, sao cho phù hợp với tình hình
kinh doanh của công ty tại các cửa hàng. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù
hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập đơn đặt
hàng với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ
cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng.
- Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận
hàng và làm các thủ tục nhập kho. Tại kho của cửa hàng có một nhân viên chịu trách
nhiệm kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt hàng
hay không. Sau khi kiểm tra hàng nhập về xong thì nhân viên đó viết phiếu nhập kho,

rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hoá. Sau mỗi lần nhập kho tại cửa
hàng thì nhân viên chịu trách nhiệm sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán
để lập báo cáo mua hàng. Khi đó kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để
thanh toán với nhà cung cấp. Nếu khi mua hàng về nhập kho tại các cửa hàng mà còn
nợ tiền của nhà cung cấp thì kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp.
I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng.
- Khi bộ phận quản lý đã nhập hàng về các cửa hàng, thì tại các cửa hàng cửa
hàng trưởng sẽ lên danh sách mã hàng và phân loại từng mặt hàng sao cho hợp lý.
Khi đã hoàn thành xong thì các mặt hàng sẽ được phân phối ra cửa hàng để bán. Sau
khi đã phân phối hàng tại các cửa hàng thì hàng hàng hoá sẽ được bán cho khách
hàng.
- Bán hàng tại cửa hàng:
+ Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng nhận
yêu cầu mua hàng của khách tại cửa hàng. Sau khi khách quyết định mua hàng, nhân
viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng hàng bán, đơn giá hàng bán tương
ứng với từng mặt hàng, xác định thuế suất giá trị gia tăng và nhận tiền của khách.
Cuối ca bán hàng, thì nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn thanh toán tổng hợp rồi
nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
● Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì nhân viên sẽ viết
phiếu thu cho khách.
● Nếu khách hàng muốn mua hàng trả tiền sau thì phải được phép của cửa
hàng trưởng để thoả thuận về thời hạn thanh toán. Khi đó cũng được thực hiện theo
dõi nợ của khách.
I.1.3 Thống kê báo cáo.
Nhãm 4 – L05
4
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo
thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế. Tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi

quyển hoá đơn, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo
tồn đầu-nhập-bàn-tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng.
I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá.
1. Quản lý mua hàng
1.1 Chọn nhà cung cấp
1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp
1.3 Lập đơn đặt hàng
1.4 Lập hóa đơn thanh toán
1.5 Thanh toán với nhà cung cấp
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp
2. Quản lý nhập hàng
2.1 Kiểm tra nhập hàng
2.2 Viết phiếu nhập kho
2.3 Viết thẻ kho
3. Quản lý phân phối hàng
3.1 Lên danh sach mã hàng
3.2 Phân loại hàng hóa
3.3 Phân phối cho các cửa hàng
4. Quản lý bán hàng
4.1 Khách trả trước
4.1.1 Nhận yêu cầu của khách
4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán
4.1.3 Thanh toán cho khách
4.2 Khách trả sau
4.2.1 Nhận yêu cầu của khách
4.2.2 Thỏa thuận bán hàng
4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ
5. Thống kê báo cáo
5.1 Báo cáo hàng mua

5.2 Báo cáo hàng bán
5.3 Báo cáo thuế GTGT
5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
5.5 Báo cáo tồn kho cuối lỳ
5.6 Nộp tiền
Nhãm 4 – L05
5
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).
 Sự phân rã chức năng Quản lý mua hàng.
 Mô tả chi tiết Quản lý mua hàng.
1.1. Chọn nhà cung cấp: Sau khi tìm hiểu các thông tin khác mà công ty mình
cần, bộ phận quản lý mua hàng lập phiếu đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí mà
công ty mình đã đề ra, trước đó để chọn đối tác. Tiêu chí đánh giá như: Loại hình
doanh nghiệp, thời gian thành lập, uy tín, năng lực sản xuất, quy mô, năng lực nhà
xưởng… Sau khi đã chọn được nhà đối tác thì hai bên ký hợp đồng, thời gian của bản
hợp đồng và nội dung của bản hợp đồng hai bên thoả thuận.
1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Sau khi đã quyết định lựa chọn nhà cung
cấp phù hợp thì bộ phận mua hàng sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp . Trong hợp
đồng hai bên sẽ phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng.
1.3 Lập đơn đặt hàng: Sau khi chọn nhà cung cấp và hợp đồng đã được ký kết
thì bộ phận quản lý lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng.
Nhãm 4 – L05
6
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
1.4 Nhận hoá đơn thanh toán: Sau khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận
quản lý thì bộ phận quản lý có nhiệm vụ lập hoá đơn thanh toán và thanh toán với
nhà cung cấp.

1.5 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi đã mua hàng hóa thì bộ phận quản
lý sẽ chuyển hóa đơn thanh toán cho kế toán. Khi đó kế toán sẽ trực tiếp thanh toán
với nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận mua hàng.
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hoá và nợ lại tiền
của nhà cung cấp thì bộ phận quản lý hoặc kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà
cung cấp.
 Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng .
 Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng.
2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ phận ở
kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập.
2.2.Viết phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã đạt yêu
cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho.
2.3. Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để tiện
theo dõi tình hình của hàng hoá đó.
 Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng.
Nhãm 4 – L05
7
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
 Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng.
3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng hợp và
lên danh sach mã hàng.
3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân loại các
mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần.
3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm hàng thì
bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng.
Việc này cần có báo cáo rõ ràng.
 Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng.
 Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng.
Nhãm 4 – L05

8
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
4.1 Khách trả trước
4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số
lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia
tăng… để thực hiện yêu cầu của khách hàng.
4.1.2 Lập hoá đơn thanh toán: Sau khi đã ghi nhận yêu cầu của khách hàng thì
nhân viên bán hàng phải tiến hành lập hoá đơn thanh toán.
4.1.3 Thanh toán: Khách hàng phải trả tiền mặt ngay. Nhân viên bán hàng
nhận tiền mặt từ khách theo đúng số tiền ghi trên hoá đơn.
4.2 Khách trả sau
4.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng. Nếu khách hàng muốn mua hàng và trả sau.
Cửa hàng trưởng tiếp nhận yêu cầu và đưa ra quyết định
4.2.2 Thoả thuận thời hạn thanh toán: Sau khi cửa hàng trưởng chấp nhận thì
hai bên sẽ thoả thuận về thời gian thanh toán, thời hạn thanh toán cũng sẽ được ghi
nhận trên hoá đơn.
4.2.3 Lập hoá đơn theo dõi công nợ: Sau khi thoả thuận xong cửa hàng trưởng
tiến hành lập hoá đơn theo dõi công nợ để tiện cho việc theo dõi nợ của khách hàng.
 Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo.
 Mô tả chi tiết quản lý thống kê báo cáo.
5.1 Báo cáo hàng mua: Khi công ty mua hàng về thì phòng kinh doanh có
các số liệu về hàng mua để lập báo cáo sẽ được lấy từ thủ kho của các cửa hàng.
5.2 Báo cáo hàng bán: Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ lập báo cáo
hàng bán. Thông tin và số liệu của hàng bán được thu thập từ các cửa hàng trưởng
của các cửa hàng.
Nhãm 4 – L05
9
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý

5.3 Báo cáo thuế GTGT: Cuối tháng công ty phải lập các báo cáo thuế
GTGT hàng mua, thuế GTGT hàng bán cho chi cục thuế
5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ
báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyến hoá đơn của kho hàng và cửa hàng
cho công ty.
5.5 Báo cáo tồn kho cuối kỳ: Phòng kinh doanh theo dõi tình hình mua bán
của cửa hàng để kinh doanh được hiệu quả, đồng thời nhận báo cáo tồn kho ở các cửa
hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ. Sau đó đề xuất phương án giải quyết việc tồn
kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh.
5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác
định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó.
II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD logis ).
II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu.
Các tác nhân ngoài.
Nhà cung cấp
Khách hàng
Ngân hàng
Hệ thống cửa hàng
Bộ phân quản lý
Kho dữ liệu.
Hóa đơn
Đơn đặt hàng
Phiếu chi, phiếu thu
Phiếu nhận kho
Thẻ kho
Nhãm 4 – L05
10
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic).

II.2.1 BLD mức cảnh.
Nhãm 4 – L05
11
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
II.2.2 BLD mc nh.
Nhóm 4 L05
Nhà cung cấp
Ngân hàng
1.0. Quản lý
mua hàng
2.0. Quản lý
nhập hàng
3.0. Quản lý
phân phối
4.0. Quản lý
bán hàng
Hoá đơn
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Hệ thống cửa hàng
Khách hàng
Bộ phận quản lý
5.0. Thống kê
báo cáo
B/C tồn kho
B/C tình hình sổ HĐ
B/C thuế GTGT
B/C mua hàng
B/C bán hàng

Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Báo cáo
Chọn nhà cung cấp
Gửi đơn
đặt hàng
Giao hàng
Thanh toán
Theo dõi nợ
Thanh toán
Kiểm tra hàng hoá
Báo cáo
Thanh toán
Phân
phối
cho
của
hàng
Yêu
cầu
Yêu
cầu
Báo cáo
ý kiến
Nhận
yêu
cầu
Hoá
đơn
Thanh

toán
Lên DS
mã hàng
Phân loại
hàng
12
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Hệ thống thông kinh tế và quản lý
II.2.3 BLD mc di nh.
a. Qun lý mua hng
Nhóm 4 L05
1.1.
Đánh
giá
Phiếu đánh giá
1.2. Làm
hợp đồng
hợp đồng
1.3 Đơn
hàng
Đơn đặt hàng
1.4. Nhận
đơn hàng
Hoá đơn
1.5.
Thanh
toán
Theo
dõi nợ

Phiếu chi
kê báo báo
Ngân hàng
phiếu chi
Nhà C
2
Nợ nhà
cung cấp
13
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
b. Quản lý nhập hàng.
Nhãm 4 – L05
2.1 NhËn
YC
2.2 KTra
nhËn hµng
2.3. hµng
nhËp
2.4. ViÕt
phiÕu kho
PhiÕu nhËp kho
NhËp hµng
HT Cöa hµng
PhiÕu thÎ kho
2.5. viÕt
thÎ kho
KiÓm kª b¸o c¸o
14
Ebook.VCU www.ebookvcu.com

Hệ thống thông kinh tế và quản lý
c. Qun lý phõn phi hng.
d. Qun lý bỏn hng.
d1. Khỏch tr trc.

d2. Khỏch tr sau.
Nhóm 4 L05
HT cửa hàng
3.1. Nhận YC
3.2. Lập DSMH
Báo cáo tồn kho
3.3. Phân loại mặt
hàng
Tkê báo cáo
hàng đc yêu cầu
TBHCL
4.2 Lập hoá
đơn cho
khách
4.1. NV bán
hàng
HT Cửa hàng
Hoá đơn
4.3 Thanh
toán
KH
nhận
thanh
toán
Nộp tiên cho thủ quỹ

Trả tiền
HC báo cáo
Báo cáo
4.1. NVBH
HT cửa hàng
Hoá đơn nợ
4.2. Lập hoá
đơn thanh
toán
4.4. theo dõi
nợ
Hoá đơn
4.3. Thanh
toán
Phiếu thu
Khách
hàng
nhận thanh toán
KHTTiền sau
15
Ebook.VCU – www.ebookvcu.com
HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý
LỜI KẾT
Nói tóm lại, trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay việc đưa tin học hoá
vào ứng dụng trong việc quản lý là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện
nay nó là vấn đề then chốt và trong việc quản lý mua bán hàng hoá cũng vậy. Muốn
quản lý tốt thì chúng ta phải xây dựng được hệ thống thông tin quản lý tốt, mỗi doanh
nghiệp hay mỗi bộ phận chức năng phải xây dựng cho mình những sơ đồ quản lý
khác nhau để phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý
trong từng giai đoạn phát triển. Nhưng trong cùng một doanh nghiệp thì điều quan

trọng là các bộ phận quản lý phải có sự liên quan thống nhất với nhau về việc cung
cấp thông tin cũng như việc tiếp nhận thông tin để cho thông tin đến các bộ phận
khác một cách nhanh chóng và chính xác, để làm được điều này thì việc phân tích và
thiết kế hệ thống thông tin là việc vô cùng quan trọng mà các nhà quản trị phải quan
tâm
Nhãm 4 – L05
16