Tài liệu 100 điều doanh nhân trẻ cần biết (Phần 9) pdf

100 điều doanh nhân trẻ cần biết
(Phần 9)

PHẦN 9: QUẢN LÝ THỜI GIAN

41. Chiếc hộp thời gian của bạn.
Việc đảm bảo thời gian biểu làm việc và sinh hoạt của bạn luôn cụ thể, rõ ràng
là điều rất quan trọng, bởi vì thời gian trôi đi rất nhanh và rất khó nắm bắt. Nhưng nếu
bạn lưu ý đến nó một cách đầy đủ, thì việc quản lý thời gian cũng không khác lắm so
với việc tổ chức công việc của bạn. Giờ giấc đều có các hạn định của nó. Nếu bạn bắt
đầu nghĩ đến thời gian của bạn như một chiếc hộp trong đó chứa những gì bạn cần làm
dưới dạng các hộp nhỏ hơn có kích cỡ cụ thể - chẳng hạn như Nhiệm vụ 3151 - bạn sẽ
bắt đầu cẩn trọng hơn về những gì bạn sẽ đặt vào trong chiếc hộp đó. Và nếu bạn sắp
xếp các nhiệm vụ vào thành những nhóm tương đồng về chủ đề, tính chất..., bạn có thể
có một cách giải quyết tốt hơn đối với những mục tiêu mà bạn đang nỗ lực hoàn thành.
42. Hôm nay chuẩn bị cho ngày mai.
Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy lấy một tờ giấy trắng và viết ra tất cả những
công việc cần phải hoàn thành trong ngày mai nhằm đảm bảo rằng bạn sẽ không bỏ sót
bất kỳ nhiệm vụ nào. Ngày tiếp theo, bạn sẽ không phải quyết định xem cần làm cái gì
đầu tiên, và việc gạch đi những gì đã hoàn thành sẽ đem lại cho bạn một cảm giác thoả
mãn tuyệt vời. Danh sách những công việc cần làm này chính là công cụ quản lý thời
gian tốt nhất.
Bạn nên lập danh sách những công việc cần làm như vậy vào mỗi ngày hay ít
nhất là mỗi tuần. Điều này sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về những gì cần
được tiến hành. Hãy sử dụng danh sách đó kết hợp với lịch ngày tháng. Bạn nên nhớ
rằng các danh sách công việc cần làm này chỉ dành cho những nhiệm vụ phải hoàn
thành, trong khi cuốn lịch để dành cho việc ghi chép thời gian của những buổi hẹn.
43. Nhiệm vụ có phù hợp với khoảng thời gian bỏ ra?
Thỉnh thoảng bạn hãy tạm ngưng những công việc đang thực hiện và tự hỏi bản
thân xem liệu việc đó đã được thu xếp hợp lý về mặt thời gian chưa. Bạn hãy đặt ra
một số câu hỏi sau:

- Nhiệm vụ bạn đang làm có phải là ưu tiên hàng đầu?
- Nhiệm vụ đó có giúp kinh doanh tăng trưởng hoặc đẩy mạnh doanh thu hay
không?
- Nhiệm vụ có tương xứng với các mục tiêu của bạn?
- Đó có phải là nhiệm vụ mà bạn không thể giao phó cho một ai khác để bạn
rảnh tay giải quyết các nhiệm vụ khác quan trọng hơn?
Nếu câu trả lời của bạn là “Không” đối với bất cứ câu hỏi nào, bạn hãy chuyển
sang một nhiệm vụ khác hoặc uỷ thác công việc đang làm cho một người nào đó.
44. Bạn cần bao nhiêu thời gian?
Một trong những kỹ năng mà bạn cần ứng dụng đầu tiên là kỹ năng ước tính
khoảng thời gian tương đối để hoàn thành một công việc nhất định. Rèn luyện kỹ năng
này rất đơn giản: bạn hãy để ý - nếu bạn yêu cầu những nhà quản lý thời gian xuất sắc
nhất làm một việc gì đó, họ sẽ hỏi: “Việc này sẽ chiếm bao nhiêu phần trong quỹ thời
gian của tôi? Tôi phải có thêm một số trợ giúp. Tôi phải cài đặt phần mềm XYZ. Tôi
phải kiểm tra pin. Để tôi suy nghĩ đôi chút đã”…. Vậy thì nếu bạn cũng lặp lại theo
quy trình này, bạn sẽ đứng vào vị thế chủ động, có thể quyết định lựa chọn nhiệm vụ
để thực hiện, nhiệm vụ nào sẽ bỏ qua, nhiệm vụ nào sẽ giao cho người khác, và làm
thế nào để rút ngắn lịch trình thực hiện. Đây là một kỹ năng hữu ích.
45. Thời gian sẽ đi về đâu?
Mỗi tuần, bạn hãy kiểm tra xem lịch trình làm việc của bạn diễn ra như thế nào,
thời gian được sử dụng ra sao. Bạn nên có bản thống kê thời gian của bạn trong vòng
một vài tuần. Sau khi bản thống kê được hoàn thành, hãy đánh giá xem thời gian đã
được sử dụng như thế nào. Vừa xem xét lại bản thống kê, bạn vừa đặt câu hỏi cho từng
đầu việc: “Liệu nhiệm vụ này có cần thiết không?”. Nếu câu trả lời là có, bạn hãy hỏi
tiếp: “Người thực hiện nhiệm vụ này có nhất thiết phải là mình không?”. Ngay lập tức,
bạn sẽ loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết ra khỏi lịch trình, cũng như gạt ra bất
cứ việc nào mà không hứa hẹn đem lại lợi ích rõ rệt cho công ty bạn trong hiện tại hay
tương lai.
Đối với các nhiệm vụ khác, bạn hãy lên một biểu đồ hình cột đơn giản về lịch
trình thực hiện. Trong mỗi cột, bạn hãy lên danh sách những nhiệm vụ quan trọng mà

chính bạn sẽ phải thực hiện. Ở cột khác, bạn lên danh sách những công việc sẽ được
phân công cho những người khác. Và cuối cùng, bạn uỷ thác việc triển khai việc thực
hiện cho những nhân viên có đủ năng lực hoàn thành.