Tài liệu Ngăn ngừa nhân viên gian lận docx

Ngăn ngừa nhân viên gian lận
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà
kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân
của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa
được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của
bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính
từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở
thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài
khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển
thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm
sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ
hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh
nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy
báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng.
Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những
người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến
các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
•
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà
bạn không biết
•
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho
phép đối với tiền mặt
•
Các chữ ký trông giả mạo
•
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự

•
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong
công ty của bạn
•
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng
ký của bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong
ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc
có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện
số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận
tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá
cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một
trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn
hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những
người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm
người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra
xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm
bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn
nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn
hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký
thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để
trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác
minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu
vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký
quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân

viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của
khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là
thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách
hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn
cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân
viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ
nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn
có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ.
Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ
sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và
nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử
dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra
những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là
một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó
khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất
ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian
trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc
yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại
kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát
như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc
giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và
phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế
toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể
kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không

giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ
cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một
khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai