ĐỀ CƯƠNG môn KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 3 TÍN CHỈ

Vừa học Vừa yêu

ĐỀ CƯƠNG KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chƣơng I. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm
a) Văn bản

“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay
một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
b) Văn bản quản lý

“Là quyết định quản lý để truyền đạt các mệnh lệnh hoặc các thông tin cần thiết
đến đối tượng quản lý, do các chủ thể quản lý ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ trong quá trình quản lý”.
c) Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản lý
thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng
những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước
hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
d) Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản
QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan
hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản
lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập
pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư
pháp (bản án, cáo trạng...) không phải là văn bản QLHCNN.
Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng
những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;

Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định;
Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình
tự, thủ tục, hình thức nhất định;
Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh
các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và
giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
a) Chức năng thơng tin
- Ghi chép các thơng tin hình thành trong hoạt động quản lý.
- Truyền đạt và cung cấp đầy đủ, có hệ thống và đáng tin cậy các thơng tin cần thiết cho
hoạt động QLNN.

1


Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương
hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản
lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà
nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin
chứa đựng trong đó.
Thơng qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được
thơng tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:
- Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu
phương hướng hoạt động của cơ quan.
- Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các
cơ quan, đơn vị.
- Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động.
- Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý.
b) Chức năng pháp lý

Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản quản
lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng pháp lý
được thể hiện trên ba mặt cơ bản sau:
- Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp
hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác.
- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý
và điều hành công việc của cơ quan.
- Văn bản là sản phẩm của việc vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế.
c) Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản
được sử dụng như một phương tiện thu thập thơng tin (báo cáo, tờ trình…) và ban
hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý
(lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…).
- Làm cơ sở tạo sự thống nhất trong BMQL, bảo đảm sự phân cơng, phân cấp thảm
quyền một cách rõ ràng, chính xác giữa các cơ quan, tổ chức quản lý.
- Làm cơ sở để các chủ thể quản lý thực thiện các chức năng, nhiệm vụ cung cấp chuẩn
mực cho hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện tổ chức, điều hành các mối quan
hệ quản lý cụ thể.
- Làm cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng như trách nhiệm
cụ thể của cơ quan, đơn vị và từng cán bộ, công chức, viên chức.
d) Chức năng văn hóa - xã hội
* Chức năng văn hóa:
- VB là sản phẩm sáng tạo của mọi con người trên mọi lĩnh vực.


- VB ghi chép và truyền bá tri thức, truyền thống lịch sử, văn hóa, phong tục qua các
thời kì lịch sử.
- VB góp phần hướng dẫn, chỉ đạo mọi người thực hiện những quy chế đã có, xây dựng
nếp sống văn hóa mới phù hợp với thời kì mới, phù hợp với pháp luật hiện hành
* Chức năng xã hội:

- VB xây dựng nguồn thơng tin có giá trị phục vụ các nhu cầu chính đáng của
cơng dân.
- Xác minh lý lịch, tiêu sử, thời gian cơng tác, trình độ văn hóa, khen thưởng, kỷ luật.
- Biểu hiện cụ thể:

+) VB được sản sinh từ một nhu cầu xã hội nhất định.
hội.

+) VB có thể góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm hoặc phá vỡ các quan hệ xã
e) Các chức năng khác

Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản cịn
thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu...
- Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc
gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan... Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa
con người với con người, cơ quan với cơ quan, quốc gia này với quốc gia khác được
thắt chặt hơn và ngược lại.
- Với chức năng thống kê văn bản sẽ là cơng cụ để nói lên tiếng nói của những con số,

những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện,
những vấn đề trở nên biết nói.
- Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc,

quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một cơng cụ khách
quan để nhiện cứu về q trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.
3. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có các vai trò sau:
a) Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định

Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết

định. Một u cầu có tính ngun tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu
quả mà mơi trường thì biến động khơn lường.
b) Văn bản chuyển tải nội dung quản lý

Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung.
Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan
địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là
phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử
dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.
c) Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản l ý


Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết
các nghị quyết đó thi hành khơng, thi hành có đúng khơng, muốn biết ai ra sức làm, ai
làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý
phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng
từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra
đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự
móc nối các khâu trong chu trình này địi hỏi một lượng thơng tin phức tạp đã được
văn bản hóa.
d) Văn bản là cơng cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các
mối quan hệ xã hội.
Chƣơng II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Văn bản quy phạm pháp luật
a) Khái niệm
Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện.

b) Đặc điểm
- Đặc điểm về nội dung:

Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung, có
hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan
hệ xã hội.
Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những
quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt
theo kiểu văn điều khoản.
Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung khơng phải là những quyết
định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/khoản/điểm và được
diễn đạt theo kiểu văn nghị luận.
- Đặc điểm về hình thức:

+ Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy
định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm
2004; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, luật, pháp lệnh,
lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư
liên tịch. Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định.
+ Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp
luật được quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản (đối với văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND)


và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 ngày 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên
tịch.

+ Về ngôn ngữ thể hiện: Văn bản quy phạm pháp luật phải được thể hiện bằng
ngơn ngữ hành chính.
c) Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

Hình thức văn bản

Chủ thể ban hành

- Hiến pháp, Luật, Nghị quyết

- Quốc hội

- Pháp lệnh, Nghị quyết

- Ủy ban Thường vụ Quốc hội

- Lệnh, Quyết định

- Chủ tịch Nước

- Nghị định

- Chính phủ

- Quyết định

- Thủ tướng Chính phủ

- Nghị quyết

- Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân
tối cao

- Thơng tư

- Chánh án Tịa án nhân dân tối cao
- Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ

- Quyết định

- Tổng Kiểm toán Nhà nước

- Nghị quyết

Hội đồng nhân dân các cấp

- Quyết định, Chỉ thị

Ủy ban nhân dân các cấp

- Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ

quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
- Thơng tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm

sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa

án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
2. Văn bản hành chính
a) Khái niệm
Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật hoặc chứa đựng những thơng tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá
nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định


các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp
trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết
định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban
hành.
Văn bản hành chính là phương tiện khơng thể thiếu được trong các hoạt động
tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc
dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật
nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn
bản hành chính thơng thường.
- Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn
mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần
đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.
Các loại văn bản hành chính cá biệt:
+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm
đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban

hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền
của Chính phủ.
+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành
nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.
+ Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính
đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc
về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng để đơn đóc nhắc nhở cấp dưới
thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.
+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy… có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản
được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các
quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
- Văn bản hành chính thơng thường

Văn bản hành chính thơng thường dùng để chuyển đạt thơng tin trong hoạt
động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định
hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến
và kết luận trong các hội nghị; thơng tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ
chức với nhau hoặc giữa tổ chức và cơng dân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết
định quản lý, do đó, khơng dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc
văn bản cá biệt.


Văn bản hành chính thơng thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động
quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những cơng việc có tính chất như hướng dẫn,
trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…
Các loại văn bản hành chính thơng thường:
+ Cơng văn, Thơng cáo, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Dự án - đề án,
Kế hoạch - chương trình, Diễn văn, Cơng điện, Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường,
giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…), Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu

trình…)
b) Đặc điểm
- Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn
bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội.
+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức
kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống
các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.
+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thơng tin quản lý
mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống
cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều
ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
+ Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính
chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ.
Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn
đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn
bản và đối tượng tiếp nhận văn bản.
- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt

+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm
pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban
hành.
+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.
+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể,
xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những
biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật.
+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định.
+ Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm

vi không gian và thời gian nhất định.
+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước: văn
bản cá biệt là một bộ phận của văn bản hành chính (giải quyết các cơng việc cụ thể).
Loại văn bản này chiếm số lượng lớn trong văn bản hành chính.
- Đặc điểm của văn bản hành chính thơng thường


+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất cơng việc.
+ Không quy định thẩm quyền. Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm
quyền ban hành.
+ Khơng có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác.
+ Chủ yếu mang tính thơng tin tác nghiệp trong điều hành hành chính.
+ Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng.
Chƣơng III-IV-V. THỂ THỨC, QUY TRÌNH VÀ YÊU CẦU CHUNG VỀ
SOẠN THẢO VĂN BẢN QLNN
1. Th thức và thuật tr nh bày văn bản – Chương III:
(Đọc hiểu trong tài liệu trang 38 -53 để làm trắc nghệm)
2. Quy tr nh xây dựng và ban hành văn bản – Chương IV.
(Đọc hiểu trong tài liệu trang56 - 57 để làm trắc nghệm)
3. Yêu cầu chung về nội dung văn bản – Chương V:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước dưới các hình thức và hiệu lực pháp lý
khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiện quyền lực
nhà nước, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích của cá nhân, tập
thể, nhà nước. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà
nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau:
a) Tính mục đích
Để đạt được yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ:
- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản;
- Mức độ, phạm vi điều chỉnh;
- Tính phục vụ chính trị:

+ Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước;
+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức;
- Tính phục vụ nhân dân. b)

Tính cơng quyền
- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo

cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan
nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác;
- Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là

văn bản thể hiện quyền lực nhà nước;
- Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các các QPPL: giả định -

quy định; giả định - chế tài;
- Để đảm bảo có tính cơng quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành

theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.


c) Tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm:
- Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách

quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển của khoa học - kỹ thuật;
- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết;
- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính

xác, cụ thể;

- Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;
- Sử dụng tốt ngơn ngữ hành chính - cơng cụ chuẩn mực;
- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn bản phải là

một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung,
khơng có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ thống văn bản;
- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao;
- Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp. d)

Tính đại chúng
- Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền, lợi ích của

các tầng lớp nhân dân;
- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành.

đ) Tính khả thi
Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục
đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính cơng quyền. Ngồi ra, để các nội dung của
văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện
sau:
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là

phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành;
- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện

các quyền đó;
- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm

xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
e) Tính pháp lý

Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước
giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân
và các chủ thể pháp luật khác. Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi:
- Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định
+ Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.


+ Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong nhiều
văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các nghị định của Chính phủ quy định nhiệm
vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ, các nghị định của Chính
phủ…
- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành
Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu quyền
lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì vậy, mọi văn
bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ thống, thống nhất có
thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những điểm sau:
+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiến
pháp, luật;
+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bản
của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp;
+ Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan
cấp trên;
+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền riêng (chuyên môn)
phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung cùng
cấp ban hành;
+ Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải phù
hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;
+ Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham

gia.
- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong hệ
thống văn bản
+ Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lực pháp
lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không được sử dụng thay thế cho nhau;
+ Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ sở văn
bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thơng thường khơng được trái với văn
bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửa đổi, bổ sung thay thế một văn bản
phải thể hiện bằng văn bản có tính chất và hiệu lực pháp lý cao hơn hoặc tương ứng.
- Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, thể hiện:
+ Có căn cứ cho việc ban hành;
+ Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành;
+ Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây dựng dự
thảo và trình theo quy định của pháp luật.
Chƣơng VI. SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THƠNG DỤNG
1. Thơng báo

 Ví dụ minh hoạ


CỘNG HÕ XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT N M

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (1)
Số: ……/TB-UBND(2)

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(3)

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2018

THÔNG BÁO
Về việc nghỉ Tết dƣơng lịch và treo cờ Tổ quốc
Ngày 01 tháng 01 năm 2018
Theo quy định tại Luật sửa đổi, bổ sung Điều 75 Bộ luật Lao động ngày 11
tháng 4 năm 2007 về chế độ nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương các ngày Lễ, Tết
trong năm;
Thực hiện Công văn số 433/LĐTBXH-BHLĐ ngày 16 tháng 12 năm 1999 của
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về nghỉ bù theo Điều 73 của Bộ luật Lao động
khi thực hiện tuần làm việc 40 giờ, Ủy ban nhân dân Thành phố thông báo về nghỉ Tết
Dương lịch năm 2018 và treo cờ Tổ quốc như sau:
1. Cán bộ, công chức, lực lượng vũ trang, người lao động trong các cơ quan hành chính
sự nghiệp, cơ quan Đảng, Đoàn thể, các doanh nghiệp, cơ sở kinh tế được nghỉ Tết
Dương lịch năm 2018 trong 01 (một) ngày: ngày 01 tháng 01 năm 2018.
2. Các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, trường học, bệnh viện các đơn vị lực lượng vũ trang và
hộ nhân dân treo cờ Tổ quốc trong ngay 01 tháng 01 năm 2018. Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị bố trí người trực, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cơ quan, đơn vị và các
khu vui chơi công cộng.
3. Sở Tài ngun và Mơi trường có kế hoạch tổng vệ sinh toàn thành phố trong các ngày
30, 31 tháng 12 năm 2017 và ngay sau khi kết thúc các hoạt động lễ hội để các cơ
quan, đơn vị và nhân dân tham gia làm sạch đẹp đường phố và các khu vui chơi công
cộng.
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận - huyện,
phường xã, thị trấn chịu trách nhiệm chỉ đạo đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trực thuộc,
phối hợp các đoàn thể quần chúng vận động nhân dân thực hiện tốt Thông báo này./.
Nơi nhận:
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND TP;
- Ủy ban nhân dân Thành phố;
- VP Thành ủy và các Ban Thành ủy;

- Các Ban HĐND TP;
- Bộ Tư lệnh Quân khu 7;
- VP Đoàn đại biểu Quốc hội tại TP;
- Các sở - ngành thành phố;
- UBND các quận, huyện;
- Các Báo, Đài;
- VPUB: CPVP, các Phòng, Trung tâm, NKHS;
- Lưu: VT, VX-T.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Thành V


2. Cơng văn

 Ví dụ minh hoạ
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ
NHÀ NƢỚC

Số: /VTLTNN-NVĐP
V/v hướng dẫn ghi tên cơ quan
chủ quản

CỘNG HÕ XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT N M

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng

năm 2011

Kính gửi: Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh
Trả lời Cơng văn số 33/CCVTLT-QL ngày 01 tháng 04 năm 2011 của Chi
cục Văn thư – Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh về thể thức và kỹ thuật trình bày trên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có ý kiến
như sau:
Đối với các tổ chức kinh tế địa phương do UBND thành phố Hồ Chí Minh
làm chủ sở hữu việc ghi tên cơ quan chủ quản được áp dụng theo quy định tạ
Khoản 1, Điều 7 Thông tư 01/2011/TT-BNV: “Đối với các tập đoàn Kinh tế nhà
nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản”.
Trên đây là ý kiến trả lời của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Cục trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, NVĐP (02).

KT. CỤC TRƢỞNG
PHÓ CỤC
TRƢỞNG

Nguyễn Văn

3. Tờ trình

 Ví dụ minh hoạ


UỶ BAN NHÂN DÂN

QUẬN BÌNH THẠNH
PHỊNG NỘI VỤ
Số:

/TTr-PNV

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Bình Thạnh, ngày

tháng

năm 2018

TỜ TRÌNH
Về việc bổ nhiệm chức vụ Phó Trƣởng phịng Kinh tế Quận Bình Thạnh
Kính gửi: Uỷ ban nhân dân quận Bình Thạnh.
Căn cứ Thơng tư số 05/2017/TT-BNV ngày 15 tháng 08 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09
tháng 10 năm 2014 và Thông tư số 13/2010/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2010 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn, bổ nhiệm ngạch và xếp
luông đối với các ngạch cơng chức chun ngành hành chính và việc tổ chức thi nâng
ngạch công chức; Quyết định số 20/2017/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2017 của
Uỷ ban nhan dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh
cấp trưởng, phó các đơn vị thược Sở Cơng Thương và cấp trưởng, phó phịng kinh tế
hoặc phòng kinh tế và hạ tầng thuộc ủy ban nhân dân quận – huyện; Biên bản họp
ngày 25 tháng 02 năm 2018 của Phòng Nội vụ và Phòng Kinh tế lấy phiếu thăm dò bổ
nhiệm cán bộ
Kết quả tế lấy phiếu thăm dị bổ nhiệm Trần Bình Minh tại cuộc họp của Phịng Nội vụ

và Phịng Kinh tế quận Bình Thạnh, với tổng số phiếu tín nhiệm là 12/12, đạt tỷ lệ
100%. Phòng Nội vụ và Phòng Kinh tế quận thống nhất giới/ thiệu ơng Trần Bình
Minh, sinh ngày 07/07/1970, hiện là chuyên viên Phòng Kinh tế quận, đề nghị bổ
nhiệm giữ chức vụ Phó trưởng phịng Kinh tế quận Bình Thạnh (có biên bản kiểm
phiếu và danh sách trích ngang kèm theo).
Phịng Nội vụ quận kính trình Uỷ ban nhân dân quận Bình Thạnh xem xét đề
nghị và bổ nhiệm nêu trên./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Kinh tế;
- Lưu: VT, VP.

5. Quyết định

 Ví dụ minh họa Quyết định khen thưởng

TM. PHÒNG NỘI VỤ
TRƢỞNG PHÒNG


ỦY B N NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Số:

/QĐ-UBND

CỘNG HÕ XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT N M

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018

QUYẾT ĐỊNH
Về việc công nhận danh hiệu thi đua khen thƣởng
CHỦ TỊCH ỦY B N NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật thi đua, khen thưởng ngày 26 tháng 11 năm 2003; Luật sửa đổi bổ
sung một số điều của Luật thi đua, khen thưởng được Quốc hội thông qua ngày 14
tháng 06 năm 2005 và Luật sử đổi bổ sung một số điều của Luật thi đua, khen thưởng
ngày 16 tháng 11 năm 2013;
Căn cứ Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 07 năm 2017 của Choisnh
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật thi đua, khen thưởng;
Căn cứ Quyết định số 48/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2014 của Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy định về công tác thi đua, khen
thưởng tại Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Tờ trình số 1782/TTr-SNV ngày 25 tháng 12 năm 2017 của Sở Nội vụ
đề nghị công nhận danh hiệu thi đua khen thưởng và thành tích cơng tác cho cán bộ,
công chức Sở Khoa học và Công nghệ;
Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1782/TTr-SNV ngày 25 tháng 12 năm
2017,
QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Tặng Bằng khen của Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố Hồ
Chí Minh cho 4 tập thể đã đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc và danh hiệu
Chiến sĩ thi đua cấp Thành cho 12 cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong nhiệm
vụ cơng tác năm 2017 (có danh sách kèm theo).
Điều 2. Kèm theo Bằng khen mỗi tập thể và cá nhân được thưởng theo
mức thưởng quy định tại Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 4 năm
2010 của Chính phủ, trích từ Quỹ thi đua khen thưởng của đơn vị trình.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh văn phòng, Giám đốc Sở Khoa học và Cơng nghệ Thành
phố Hồ Chí Minh, Trưởng phịng Phịng Kế hoạch – Tài chính, thủ trưởng đơn
vị liên quan, các tập thể và cá nhân có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 4;
- CT, Các PCT UBND Thành phố;
- Sở KHCN, Sở Nội Vụ;
- VT,VP.

TM. ỦY B N NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH


 Ví dụ minh họa Quyết định điều động
ỦY B N NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
TRƢỜNG ĐẠI HỌC X

Số:

/QĐ-UBND

CỘNG HÕ XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT N M

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018

QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động ông Nguyễn Trung Dũng
CHỦ TỊCH ỦY B N NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 97/2010/QĐ-TTg ngày 27 tháng 03 năm 2010 của Thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập trường Đại học X;
Căn cứ Luật viên chức được Quốc hội thông qua ngày 15/11/2010;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 04 năm 2012 của Chính
phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Xét đề nghị của Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Điều động ơng Nguyễn Trung Dũng làm việc tại Phịng Cơng tác
chính trị sinh viên sang nhận cơng tác tại Phòng Đào tạo kể từ ngày 01 tháng 06
năm 2018.
Điều 2. Trưởng Phịng Đào tạo có trách nhiệm phân cơng công việc theo
đúng chuyên môn của ông Nguyễn Trung Dũng và báo cáo Hiệu trưởng trước
ngày 15 tháng 06 năm 2018.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức, Trưởng phịng Quản lý
Đào tạo, Trưởng phịng Chính trị sinh viên, Trưởng phịng Tài chính – Kế tốn
và ông Nguyễn Trung Dũng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 4;
- Đàn ủy Trưởng
- Hiệu trưởng, các phó HT;
- Các phịng, khoa, trung tâm;
- Lưu: VT.

HIỆU TRƢỞNG

Lê Hồng Sơn


 Ví dụ minh họa Quyết định bổ nhiệm
ỦY B N NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH

Số:

/QĐ-UBND

CỘNG HÕ XÃ HỘI CHỦ NGHĨ VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bình Thạnh, ngày tháng năm 2018

QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm ông Trần Bình Minh
CHỦ TỊCH ỦY B N NHÂN DÂN QUẬN BÌNH THẠNH
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 06 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 10 tháng 03 năm 2010 của Chính
phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức ;
Căn cứ Quyết định số 20/2017/QĐ-UBND ngày 24 tháng 03 năm 2017 của Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hồ Chí minh về ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh cấp
trưởng, phó các đơn vị thuộc Sở Công thương và cấp trưởng, phó phịng kinh tế hoặc
phịng kinh tế và hạ tầng thuộc ủy ban nhân dân quận, huyện;
Căn cứ Tờ trình số 382/TTr-PNV ngày 20 tháng 03 năm 2018 của Phòng Nội
vụ đề nghị bổ nhiệm cán bộ;
Xét đề nghị của Trưởng Phịng Nội vụ tại tờ trình số số 382/TTr-PNV ngày 20
tháng 03 năm 2018 quận Bình Thạnh,

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Bổ nhiệm ơng Trần Bình Minh chun viên Phịng Kinh tế quận
Bình Thạnh giữ chức vụ phó Trưởng phịng Kinh tế quận Bình Thạnh, thời hạn
bổ nhiệm 5 năm (2018 – 2023).
Điều 2. Tiền lương và các khoảng phụ cấp của ơng Trần Bình Minh được
thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phịng Kinh tế và ơng Trần Bình
Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như điều 4;
- UBND thành phố;
- Chủ tịch và các phó CT UBND quận;
- Quận ủy và HĐND quận;
- Các phòng trực thuộc quận;
- Các đơn vị sự nghiệp thuộc quận;
- UBND các phường
- Lưu: VT, NC.

CHỦ TỊCH

Lê Văn B


 Ví dụ minh họa Quyết định Nâng bậc lương
Nội dung Quyết định nâng bậc lương ông Nguyễn Đức Hùng, thuộc Khoa Dân
vận và Công tác xã hội (Học Viện Can Bộ TPHCM), được trình bày như sau:
QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nâng bậc lương ông Nguyễn Đức Hùng, thuộc Khoa Dân vận và
Công tác xã hội, ngạch: Giảng viên, mã số: V.07.01.03, từ bậc 4, hệ số: 3.33, lên
bậc 5, hệ số: 3.66 kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2018.
Điều 2. Thời gian được tính nâng bậc lương cho lần sau kể từ ngày 15
tháng 01 năm 2021.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Tà chính – Kế tốn
và ơng Nguyễn Đức Hùng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
 Ví dụ minh họa Quyết định Kỷ luật
Nội dung Quyết định kỷ luật ông Bùi Trung C vì lỗi vi phạm “Không tuân thủ
quy trình, quy định chun mơn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng
xử trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp gây hậu quả nghiêm trọng”.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay thi hành kỷ luật ông Bùi Trung C, viên chức Bệnh viện đa
khoa tỉnh X bằng hình thức “Cảnh cáo” vì lỗi vi phạm: “Khơng tn thủ quy
trình, quy định chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử
trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp gây hậu quả nghiêm trọng” được quy
định tại khoản 1, Điều 11, Mục 3 Nghị định số 27/2012/NĐ-CP ngày 06/4/2012
của Chính phủ.
Điều 2. Thời hạn thi hành kỷ luật đối với ông Bùi Trung Hiếu là 12 tháng,
được tính kể từ ngày 09 tháng 12 năm 2013. Trong thời gian thi hành kỷ
luật ông Bùi Trung Hiếu bị cấm hành nghề tại Khoa Chẩn đốn hình ảnh Bệnh
viện đa khoa tỉnh X. Giao Giám đốc Bệnh viện đa khoa tỉnh X sắp xếp bố trí
ơng Bùi Trung C vào vị trí việc làm khác.
Điều 3. Chánh Văn Phịng Sở Y tế, Giám đốc Bệnh viện đa khoa tỉnh
X, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan và ông Bùi Trung C chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.

   HẾT   