bài giảng kỹ thuật soạn thảo văn bản - đh tài chính marketing

 Chương 1:
VĂN BẢN & PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC (5 tiết LT)
 Chương 2:
THỂ THỨC VĂN BẢN (7 tiết LT, 3 tiết TH)
 Chương 3
:
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN (15 tiết LT, 10 tiết TH)
 Chương 4
:
QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN, DOANH
NGHIỆP (3 tiết LT, 2 tiết TH)
 Câu hỏi ôn tập
 Tài liệu tham khảo
GIỚI
THIỆU
BÀI
GIẢNG
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN:
1. Văn bản:
a. Khái niệm: Văn bản là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt
các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký
hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó.

b. Vai trò: Văn bản là sợi dây liên lạc chính giữa cơ quan này
đến cơ quan khác, giữa cá nhân này đến cá nhân khác  Vì
vậy, văn bản không thể thiếu được.
c. Chức năng:
 Truyền đạt thông tin (thông tin)
 Giao tiếp (quản lý)
 Sử liệu (Pháp lý)
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ VĂN BẢN:
2. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước:
 Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành
văn do các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo những thể thức, thủ tục và quy chế nhất định.
 Văn bản quản lý Nhà nước được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Nhà nước để thực thi công vụ.
4
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
II. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN:

1. Chức năng thông tin: Là các hình thức ghi tin và truyền đạt
thông tin qua văn bản  nó đóng một vai trò quan trọng trong
công tác quản lý.
2. Chức năng quản lý: Các cơ quan quản lý thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn của mình, phải sử dụng văn bản để điều hành
công vụ, là yếu tố tạo nên các quan hệ chặt chẽ giữa các cơ
quan trong bộ máy Nhà nước.
3. Chức năng pháp lý: Là phương tiện áp dụng pháp luật vào
đời sống xã hội, tác động theo từng lĩnh vực đến các quan hệ
XH được điều chỉnh, xác định các quan hệ pháp lý giữa các
cơ quan quản lý và các cơ quan được quản lý. Đồng thời xác
định rõ chế độ trách nhiệm giữa các cơ quan Nhà nước với
nhân dân.
5
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
III. TÌNH HÌNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN BẢN TRONG
CÁC CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP:
1. Những quy định của Nhà nước ta về công tác văn bản: Nghị
định số 142/CP ngày 28.09.1963; Nghị định số 84/HĐBT ngày
09.03.1992; Nghị định số 62/CP ngày 22.09.1993; Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996.
2. Thực trạng công tác văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp:
2.1. Ưu điểm:
 Văn bản đã góp phần hết sức quan trọng trong đời sống xã hội

và trong các hoạt động thực tiễn của các cơ quan Nhà nước,
các doanh nghiệp.
2.2. Nhược điểm:
 Xem thường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn bản.
 Quản lý văn bản không khoa học.
 Soạn thảo văn bản chất lượng kém.
6
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
1. Văn bản quy phạm pháp luật:
Một là, Hiến pháp: là luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp
lý cao nhất. Nó là cơ sở để hình thành một hệ thống pháp luật
hoàn chỉnh và đồng bộ của mỗi quốc gia.
Ví dụ: Hiến pháp 1992 của CHXHCN Việt Nam.
Hai là, Luật: Là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan
quyền lực cao nhất của Nhà nước ban hành để cụ thể hóa
Hiến pháp, nhằm điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các
lĩnh vực hoạt động của Nhà nước.
Ví dụ: Bộ luật Hình sự, luật Hôn nhân và gia đình, …
Ba là, Pháp lệnh: do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, nó có
giá trị pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản dưới luật.
Bốn là, Lệnh: do Chủ tịch nước ban hành.
7
1

VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
1. Văn bản quy phạm pháp luật (tt):
Năm là, Nghị định, nghị quyết, chỉ thị: do Thủ tướng chính phủ ban
hành  nó giữ vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống văn
bản pháp luật ở nước ta.
Sáu là, Quyết định, thông tư (thông tư liên tịch): do các Bộ trưởng
và thành viên khác của chính phủ ban hành.
Bảy là, Nghị quyết: do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các
cấp ban hành.
8
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ :
2. Các loại văn bản hành chính: (có 7 loại chính)
2.1. Công văn: Là văn bản giao dịch giữa cơ quan Nhà nước với
cơ quan Nhà nước, với tổ chức xã hội và cá nhân. VD: mời
họp, đề xuất, trả lời yêu cầu, chất vấn, kiến nghị.
2.2. Thông báo: Là văn bản có tính chất thông tin của cơ quan Nhà
nước, các tổ chức xã hội, nhằm truyền đạt kịp thời các quyết

định của các cơ quan có thẩm quyền.
2.3. Biên bản: Là văn bản ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra của
cuộc họp, hội nghị, vụ việc.
2.4. Báo cáo: Là văn bản trình bày lên cấp trên về tình hình vè kết
quả thực hiện các yêu cầu, kế hoạch, quyết định (của cấp trên)
về một hay toàn bộ vấn đề của cơ quan.
9
1
VĂN BẢN
&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
2. Các loại văn bản hành chính: (có 7 loại chính)
2.5. Quyết định: Là văn bản có tính chất thực thi thẩm quyền của
mình trong việc quy định các vấn đề về nhân sự, tiền lương,
khen thưởng, kỷ luật, …
2.6. Tờ trình: Là văn bản có tính chất trình bày một vấn đề, nội
dung nào đó của cơ quan cấp dưới cho cơ quan cấp trên.
2.7. Hợp đồng: Là văn bản thể hiện sự cam kết giữa 2 hoặc nhiều
cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau về nghĩa vụ, trách nhiệm
của nhiều bên trong hoạt động giao dịch (hợp đồng nhân sự,
hợp đồng kinh tế, )
 Ngoài ra còn có các loại khác như: điện báo, giấy công tác, giấy
giới thiệu, giấy mời họp, phiếu gửi,
10
1
VĂN BẢN

&
PHÂN
LOẠI
VĂN BẢN
QUẢN LÝ
IV. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ:
3. Văn bản cá biệt:
4. Khái niệm: Là những văn bản có tính chất đặc biệt quy định đối
với một nội dung hoặc vấn đề cụ thể nào đó trong cơ quan Nhà
nước mà chủ yếu là liên quan đến chế độ, chính sách, kế hoạch
công tác, phương án kinh doanh, báo cáo chuyên đề, …
 Các loại văn bản cá biệt: Quyết định khen thưởng, kỷ luật; nâng
lương, bổ nhiệm, nghỉ hưu trí, …
Câu hỏi ôn tập:
1. Phân biệt các loại văn bản hành chính: Công văn, thông báo, báo
cáo.
2. Trình bày các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: Hiến pháp,
Luật, Quyết định, Thông tư.
11
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
I. KHÁI NIỆM VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN:
1. Khái niệm: Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành
văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử
dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.
Ví dụ: Tiêu ngữ, tác giả, địa danh, số, ký hiệu, nội dung,…
2. Các loại thể thức văn bản: Văn bản có rất nhiều theo hình

thức (hay tên gọi) khác nhau  Các loại đều có thể thức và bố
cục khác nhau  thể hiện đặc điểm riêng của nó. Ví dụ: Nghị
định, quy định, thông báo …  có thể thức khác nhau.  Tuy
nhiên, giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức
văn bản. Thể thức này giúp ta phân biệt được sự khác nhau
của văn bản với tác phẩm hay ấn phẩm khác: thơ, ca, kịch, họa.
12
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
I. KHÁI NIỆM VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN:
2. Các loại thể thức văn bản (tt):
Thể thức: Là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về
tiêu chuẩn hóa văn bản. Nói cách khác, khi xem xét các yêu
cầu để làm cho văn bản được soạn thảo một cách khoa
học, thống nhất, thì đối tượng trước hết được quan tâm là
các bộ phận tạo thành văn bản.
 Đó là kết cấu văn bản, nội dung thông tin của từng yếu
tố trong văn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với
mục tiêu sử dụng văn bản.
13
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
1. Quốc hiệu: Là tên nước và chế độ chính trị của Nhà nước

Việt Nam. Quốc hiệu được viết trên cùng văn bản bằng chữ
in hoa dòng 1 và chữ in thường dòng 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tác giả (tên cơ quan ban hành văn bản): Được viết ngang
hàng với quốc hiệu về góc trái của văn bản. Nếu cơ quan
ban hành văn bản là cơ quan chủ quản hay cơ quan đứng
đầu một cấp hành chính Nhà nước, thì tên cơ quan được
ghi một cách độc lập. Nếu là cơ quan trực thuộc một hệ
thống chủ quản nhất định, thì cần phải ghi tên cơ quan chủ
quản lên phía trên. Ví dụ:
BỘ TÀI CHÍNH Sở Thương Mại TP.HCM
Trường ĐH TC-Marketing Cty KD Tổng hợp
_____________ __________
14
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
3. Số và ký hiệu văn bản:
Được viết dưới tên tác giả của văn bản, đánh số thứ tự theo
năm ban hành và có ký hiệu riêng cho từng loại văn bản. Ví
dụ: Số:15/2005/ĐHMKT-CTCT; Số: 20/2002/KH-TV
4. Địa danh, ngày, tháng, năm: Tp.HCM, ngày…tháng…năm
5. Tên văn bản và trích yếu của văn bản:
Tên văn bản là yếu tố rất quan trọng của văn bản, nó được
ghi rõ ràng, trang trọng và chính giữa trang văn bản. Chính
tên văn bản giúp cho chúng ta phân biệt được văn bản này

với văn bản khác. Trích yếu của văn bản là phần quan trọng
sau tên của văn bản. Đây chính là nội dung tóm tắt, cơ bản
và cô đọng nhất của nội dung văn bản.
15
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
6. Các căn cứ để xác lập văn bản:
 Đây là yếu tố không thể thiếu được nhằm nói lên cơ sở của
việc soạn thảo văn bản được bắt đầu bằng chữ “Căn cứ…”
 Có rất nhiều loại căn cứ, nhưng thông thường có 3 nhóm căn
cứ sau:
Nhóm 1: Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan ban hành văn bản (tác giả);
Nhóm 2: Các văn bản về chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan
trực tiếp đến nội dung chính của văn bản ban hành;
Nhóm 3: Đề nghị của các bộ phận chức năng tham mưu có liên
quan
16
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
7. Nội dung văn bản:
 Đây là phần chủ yếu nhất của tất cả các loại văn bản. Ở phần

này người soạn thảo phải biết lựa chọn kết cấu, văn phong
thích hợp cho từng loại văn bản, phải xử lý thông tin để đưa
vào văn bản, đảm bảo nội dung văn bản phù hợp với tên gọi
văn bản.
 Có thể chia thành 3 phần:
+ Khai thư: yếu tố mở đầu
+ Thân thư: yếu tố quan trọng
+ Kết thư: yếu tố chấm dứt
Cách viết nội dung:
3 dạng: Mục - Văn xuôi - Điều khoản.
17
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
8. Nơi nhận:
 Là tên cơ quan, các bộ phận và cá nhân được nhận văn bản
để báo cáo để thực hiện, để biết, hoặc để lưu trữ.
 Vị trí: Nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về phía trái và
ngang với chữ ký của người có thẩm quyền. Thường có 3
nhóm nơi nhận: Nhóm để báo cáo với cấp trên; nhóm để tổ
chức thực hiện; và nhóm lưu trữ.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Sở Thương mại Tp.HCM (để b/c)
- Các phòng chức năng (để thực hiện)
- Lưu: VT – P.KH KD
18

2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
9. Chữ ký:
 Chữ ký trong văn bản là chữ ký của người có thẩm quyền, có
chức năng được cấp trên quy định và nó xác định giá trị của
văn bản.
 Có các loại chữ ký như sau:
Chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký thay (KT)
Chữ ký thừa lệnh (TL)
Chữ ký thừa ủy quyền (TUQ)
Chữ ký thay mặt (TM)
 Vị trí của chữ ký: Nằm phía bên phải phía dưới của văn bản
và ngang với nơi nhận.
19
II. THÀNH PHẦN CỦA VĂN BẢN:
10. Đóng dấu cơ quan, doanh nghiệp:
 Tác dụng: Trên chữ ký là con dấu cơ quan, con dấu cùng với
chữ ký có tác dụng giá trị pháp lý của văn bản. Thiếu một trong
hai thứ này không tạo nên giá trị pháp lý của văn bản.
 Vị trí: Nằm ngang với chữ ký và trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái.
20
2
THỂ
THỨC
VĂN

BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
a. Ngôn ngữ:
 Hoạt động ngôn từ thể hiện dưới các dạng nói, nghe, đọc,
viết. Nói đến ngôn ngữ trong văn bản là nói đến yêu cầu,
chức năng của ngôn ngữ và kỹ năng diễn đạt ngôn từ.
 Ngôn ngữ trong văn bản vào dạng ngôn ngữ viết có trau
chuốt, có mẫu mực. Có 2 chức năng, đó là: lý trí và ý chí.
Chính 2 chức năng này đã quy định và hình thành nên
phong cách của văn bản là:
 Một là, phải chính xác – minh bạch
 Hai là, phải nghiêm túc – khách quan
 Ba là, phải quy phạm – khuôn mẫu
21
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
a. Ngôn ngữ (tt):
 Từ ngữ trong văn bản phải đúng và chính xác, rõ ràng, phổ
thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Không được
phép dùng từ ngữ thông tục, từ địa phương, từ lóng. Từ
ngữ phải thể hiện đúng nội dung và ý nghĩa của văn bản.
 Cú pháp của câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực. Về các
kiểu câu, văn bản dùng câu tường thuật, câu cầu khiến mà
không dùng câu cảm thán, câu hỏi. Trật tự các thành phần

câu theo trật tự thuận, không dùng đảo trật tự. Bởi lẽ tiếng
Việt, trật tự là trật tự mang nghĩa, thay đổi trật tự là thay đổi
nghĩa.
22
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
a. Ngôn ngữ (tt):
 Một số lưu ý:
 Bản chất của câu văn trong văn bản là văn viết, do đó
không được sử dụng câu văn nói.
 Việc dùng từ, đặt câu cần phải mẫu mực về chính tả,
chính âm, dấu câu, cách viết tắt.
 Sắp xếp câu văn phải mạch lạc, logic và đúng chỗ các
thành phần của câu trong câu văn. Mạch lạc là sự sắp
đặt, ấn định vị trí từng yếu tố trong câu văn nhằm mục
đích cho ý tưởng được diễn đạt một cách rõ ràng, gọn
ghẽ và đầy đủ. Nó còn được coi như là sự liên hệ giữa
những yếu tố cấu tạo nên câu văn.
 Đặc biệt lưu ý đến cách dùng các dấu chấm câu, mỹ từ
pháp, điệp từ (cho VD)
23
2
THỂ
THỨC
VĂN

BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
b. Văn phong:
 Văn bản là phương tiện truyền đạt của cơ quan công quyền
dùng để diễn tả rõ ý kiến, cung cấp tài liệu, giao dịch với cơ
quan, tổ chức khác, ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, hay
phổ biến tin tức cho quần chúng nhân dân. Vì vậy, văn bản
được thể hiện dưới dạng viết chữ, không thể nói bằng lời.
Việc soạn thảo văn bản đã đặt ra văn phong của văn bản,
nghĩa là lối diễn tả ý tưởng của văn bản đó.
 Lưu ý:
 Hành văn phải sáng sủa, khách quan, viết đủ dài để nhấn
mạnh rõ thông tin quan trọng. Luận chứng lý lẽ vừa đủ để
người đọc dễ nắm được vấn đề.
24
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN
III. VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN:
1. Yêu cầu của ngôn ngữ và văn phong trong văn bản:
b. Văn phong:
 Lưu ý (tt):
 Muốn hành văn rõ ràng thì phải có ý tưởng rõ rệt, dứt
khoát, nắm vững và giải quyết vấn để một các trọn vẹn
và rành rẽ, cần phải tránh dùng văn phong hoa mỹ nhưng
không nên khô cứng một cách rời rạc.
 Hành văn còn thể hiện trong việc phân đoạn văn rõ ràng,

câu ngắn gọn và từ chính xác
Tóm lại: Văn phong văn bản có 5 đặc trưng nổi bật sau:
 Thứ nhất, lời văn phải mang tính khách quan, trung thực.
 Thứ hai, lời văn phải nên trang trọng, uy nghi.
 Thứ ba, hành văn phải lễ độ, lịch sự và đúng mực.
 Thứ tư, diễn đạt nội dung phải dễ hiểu.
 Thứ năm, văn phong phải trong sáng và đầy đủ.
25
2
THỂ
THỨC
VĂN
BẢN