Tài liệu Bí quyết bảo mật thông tin trong doanh nghiệp pdf

Bí quyết bảo mật thông tin
trong doanh nghiệp

Thực tế và các nghiên cứu đã chứng minh rằng những thông tin liên
quan đến bí quyết, bí mật kinh doanh quyết định sự sống còn của doanh
nghiệp thường bị rò rỉ từ trong ra ngoài bởi nhân viên nhiều hơn là qua các
hoạt động gián điệp hay tấn công trên mạng của đối thủ.
Chính những sai sót trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đã khiến nhiều
nhân viên vô tình hay cố ý trở thành những “lỗ thủng trên túi tiền của doanh
nghiệp”.
Hướng dẫn nhân viên quá sớm và quá ít
Các doanh nghiệp thường rất ý thức trong việc bảo mật thông tin. Vì thế ở
các doanh nghiệp, nhân viên mới được tuyển vào làm việc thường phải tham dự
các buổi hướng dẫn về những điều nên và không nên làm tại cơ quan và có khi
phải ký tên vào nhiều loại giấy cam kết như: không tiết lộ bí mật kinh doanh,
không chiếm đoạt khách hàng hay kinh doanh cùng ngành nghề trong một thời
gian nào đó sau khi thôi việc…Các thủ tục này là rất cần thiết.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường thực hiện các thủ tục vừa kể cùng
lúc với các thủ tục hành chính khác ngay trong một hay hai buổi làm việc đầu tiên
của nhân viên mới. Kết quả là nhân viên mới bị quá tải thông tin. Do phải ký quá
nhiều giấy tờ nên họ chỉ đọc qua loa rồi ký để hoàn tất thủ tục nhập việc. Trong
trường hợp đó làm sao họ có thể nhớ hết chi tiết những điều nên và không nên làm
để giữ bí mật thông tin cho công ty.
Một sai sót phổ biến khác là những quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh
của doanh nghiệp thường chỉ được nêu đúng một lần vào ngày đầu làm việc. Nếu
cứ ra rả tuyên truyền về các vấn đề bảo mật đôi khi cũng gây phản tác dụng.

Dù vậy doanh nghiệp nên định kỳ một năm hai ba lần giúp các nhân viên
mới cũng như cũ nâng cao ý thức và cập nhật kiến thức về các vấn đề này. Nhiều
trường hợp nhân viên không cố ý nhưng do thiếu hiểu biết vì không được cập nhật
những kiến thức cần thiết nên đã vô tình tiết lộ bí mật kinh doanh của công ty. Ví

dụ với các sản phẩm kỹ thuật cao thì nhân viên tiếp thị cần biết đâu là giới hạn khi
mô tả sản phẩm cho khách để không vô tình tiết lộ những bí mật trong thiết kế.
Không tin tưởng nhân viên
Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng hạn chế thông tin càng nhiều thì mất
càng ít và đưa ra những quy định bảo mật kèm theo các khung hình phạt nếu thông
tin bị tiết lộ. Răn đe nhân viên kiểu này thường phản tác dụng vì họ sẽ cảm thấy
không được tin tưởng, không có chung một vị trí và quyền lợi như người chủ nên
cũng sẽ không tự cảm thấy có trách nhiệm bảo vệ thông tin cho doanh nghiệp.

Thực tế cũng cho thấy việc tỏ ra giấu diếm, không cho nhân viên biết đầy
đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc họ đang làm sẽ càng tạo ra tâm lý
tò mò, những lời rỉ tai đồn đoán gây nhiễu và thất thoát thông tin. Ngược lại, nếu
chủ doanh nghiệp tạo ra được bầu không khí tôn trọng, tin tưởng lẫn nhau và minh
bạch trong công ty sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể và tự
cảm thấy trách nhiệm bảo mật cho công ty như là bảo vệ quyền lợi của chính
mình.
Không thực hiện điều mình nói
Một điều thường thấy là nhiều doanh nghiệp ra sức tuyên truyền việc bảo
vệ thông tin nhưng đồng thời lại có những hoạt động dò tìm và lấy cắp bí mật của
doanh nghiệp khác. Hay có những trường hợp giám đốc thì yêu cầu nhân viên phải
kín miệng, bảo mật tuyệt đối nhưng bản thân lại đi tuyên bố vung vít những bí
quyết vốn không phải là thành quả của riêng ông cho những “chiến hữu” trên bàn
nhậu hay với báo chí để tự nâng cao thành tích và uy tín cá nhân. Khi bản thân
người lãnh đạo không tôn trọng và bảo vệ thông tin thì làm sao đòi hỏi điều đó từ
nhân viên?
Không nêu rõ chủ quyền
Khi nhân viên là người trực tiếp tạo ra thông tin hay những bí quyết, bí mật
trong công việc, họ thường cảm thấy mình là chủ sở hữu và có toàn quyền với
những thông tin đó. Họ có thể đem kể với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp bên ngoài
hoặc cũng có thể đem ý tưởng ra ngoài thực hiện riêng hay bán lại.

Để tránh những điều này, doanh nghiệp nên có quy định rõ rằng tất cả
những thông tin hay ý tưởng phát sinh từ công việc là thuộc quyền sở hữu
pháp lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những khuyến khích về vật
chất và tinh thần để nhân viên tạo ra, thực hiện và bảo mật những ý tưởng
mới trong công việc.
Phạm vi bảo mật quá hẹp
Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến việc bảo mật cho các vấn đề
liên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh của mình mà bỏ quên các vấn đề
gián tiếp nhưng cũng rất quan trọng. Ví dụ, các bí quyết thành công thường
được bảo vệ rất kỹ nhưng những kinh nghiệm thất bại lại bị xem nhẹ. Bạn
đừng quên rằng việc lấy được một kinh nghiệm thất bại có thể tiết kiệm cho
đối thủ được nhiều thời gian và chi phí so với một bí quyết thành công.
Bảo mật với nhân viên thôi việc
Đặt nặng việc bảo mật với nhân viên mới và đương nhiệm nhưng lại lơ
là với người thôi việc là sai sót thường thấy ở một số doanh nghiệp. Người ra
đi đương nhiên cũng mang theo nhiều thông tin, bí mật, bí quyết đi theo. Và
thông thường người ra đi sẽ làm một công việc cùng lĩnh vực hay nguy hiểm
hơn là làm cho một công ty cạnh tranh.