Luận văn thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện bình chánh, thành phố hồ chí minh

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI
----------

LÂM THỊ VÂN LÀNH

THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN BÌNH CHÁNH,
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT
LUẬT HIẾN PHÁP VÀ LUẬT HÀNH CHÍNH

Hà Nội, năm 2021


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI
----------

LÂM THỊ VÂN LÀNH

THẨM QUYỀN CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN BÌNH CHÁNH,
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ngành: Luật Hiến pháp và Luật Hành chính
Mã số: 8.38.01.02

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. LÊ BÍ BO

Hà Nội, năm 2021


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Huyện Bình Chánh là một trong năm huyện ngoại thành nằm phía Tây –
Tây Nam của Thành phố Hồ Chí Minh, địa bàn rộng, trải dài, phía Tây giáp
ranh quận Bình Tân, huyện Hóc Mơn và huyện Đức Hịa tỉnh Long An, phía
Nam giáp ranh Quận 7, Quận 8, huyện Nhà Bè và huyện Cần Giuộc tỉnh Long
An; là một trong những huyện có tốc độ đơ thị hóa nhanh, thu hút dân nhập cư
từ các nơi về làm ăn sinh sống. Đại hội Đảng bộ huyện Bình Chánh lần thứ XII
nhiệm kỳ 2020 – 2025 vừa tổ chức thành công vào tháng 8 năm 2020 xác định
mục tiêu chung: xây dựng Đảng và hệ thống chính trị trong sạch; nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý nhà nước; phát huy hiệu quả nguồn lực và lợi thế so sánh;
xây dựng huyện Bình Chánh theo hướng đô thị, hiện đại. Để từng bước thực
hiện mục tiêu đại hội Đảng bộ Huyện, Ủy ban nhân dân Huyện hướng tới việc
xây dựng hình ảnh chính quyền phục vụ, thân thiện, nhanh chóng, hiện đại với
mục tiêu cải thiện chỉ số hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan
hành chính; gia tăng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn; nâng cao tỷ lệ người dân
và tổ chức tham gia sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Trong
các thủ tục hành chính hiện nay thì thủ tục về chứng thực là thủ tục mà người
dân tham gia nhiều và chiếm số lượng lớn nhất trong việc giải quyết hàng ngày
tại Ủy ban nhân dân Huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và đòi hỏi giải quyết nhanh
chóng, kịp thời, đúng quy định pháp luật từ đó nâng cao chỉ số hài lịng của
người dân tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
Chứng thực hiện nay được thực hiện theo quy định Nghị định số
23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Nghị định số
23/2015/NĐ-CP). Qua hơn năm năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,

Bộ Tư pháp đã tổng kết, đánh giá thực tiễn và lý luận ban hành Thông tư số
01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi

1


hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015
của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số
01/2020/TT-BTP) với nhiều quan điểm mới quan trọng như: 04 trường hợp
được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền; khơng ghi bất kỳ nhận xét gì vào
tờ khai lý lịch cá nhân; 07 mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; cách
ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng.
Thời gian qua, công tác quản lý chứng thực trên địa bàn huyện Bình Chánh
đã đạt một số kết quả nhất định: cán bộ được bố trí, phân cơng thực hiện chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực đảm bảo trình độ chun mơn nghiệp
vụ, kỹ năng, kinh nghiệm, cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác chứng thực
được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo giải quyết hồ sơ nhanh chóng đúng thời
gian, đúng quy định pháp luật. Ủy ban nhân dân xã, thị trấn cũng quan tâm và
tạo điều kiện về cơ sở vật chất để công tác chứng thực được thực hiện tốt; việc
tiếp nhận và giải quyết hồ sơ chứng thực được bố trí tại tổ tiếp nhận và trả hồ
sơ, trang bị máy tính có kết nối Internet, có bảng niêm yết cơng khai về thủ tục
hành chính, các khoản phí, lệ phí trong lĩnh vực chứng thực được đầu tư phục
vụ cho nhân dân. Bên cạnh những kết quả đạt được cơng tác chứng thực vẫn
cịn một số hạn chế, khó khăn và phát sinh nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết
như: cán bộ, công chức phụ trách chứng thực thường xuyên luân chuyển gây
khó khăn trong việc nghiên cứu, trau dồi kỹ năng nghiệp vụ; công tác tuyên
truyền, giáo dục ý thức pháp luật về chứng thực chưa được quan tâm đúng mức;
công tác cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hóa giấy tờ tuy đã được quan

tâm nhưng vẫn chưa thực sự tạo thuận lợi cho người dân, một bộ phận người
dân cũng chưa nắm rõ quy định pháp luật, vẫn còn công chức nhũng nhiễu,
phiền hà dân nên tâm lý người dân sợ thủ tục hành chính rườm rà…Những hạn
chế, bất cập trên đây đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện quyền, lợi ích

2


hợp pháp của công dân làm giảm hiệu quả công tác quản lý nhà nước và xã hội.
Chính vì lẽ đó, để đánh giá đúng thực trạng và đề ra giải pháp phù hợp, tôi chọn
đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện
Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh” làm Luận văn, đây là một yêu cầu cấp
thiết để làm rõ những cơ sở lý luận và thực tiễn trong công tác quản lý chứng
thực tại địa phương, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị, đề xuất
góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về chứng thực.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Hoạt động chứng thực có tầm quan trọng nhất định và được nhiều tác giả
chọn làm đề tài nghiên cứu, cho đến nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về
lĩnh vực này như sau:
Bộ Tư pháp, “Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 – Chủ đề pháp
luật về chứng thực”, Vũ Thị Thảo (2015), Hà Nội.
Lê Thị Hiếu Thảo (2007), Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân
phường, xã, thị trấn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ Luật học,
Trường đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn nghiên cứu thẩm
quyền về chứng thực trên cơ sở Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5
năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký (Nghị định số 79/2007/NĐ-CP), khái quát về nguồn
gốc và quá trình phát triển cơng chứng, nguồn gốc hình thành thẩm quyền
chứng thực của Ủy ban nhân dân, khái niệm công chứng, chứng thực, đánh giá
thực trạng của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tại Thành phố Hồ Chí

Minh, đồng thời đưa ra một số kiến nghị hồn thiện cơng tác chứng thực.
Nguyễn Thị Thúy Vân (2017), Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã
từ thực tiễn huyện Mỹ Đức thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học
viện khoa học xã hội. Luận văn phân tích những khái niệm cơ bản, quy định
pháp luật về chứng thực, đánh giá vai trị của chứng thực, phân tích những yếu
tố ảnh hưởng chứng thực từ đó đánh giá thực tiễn chứng thực của Ủy ban nhân

3


dân xã trên địa bàn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, đưa ra quan điểm và giải
pháp hoàn thiện chứng thực.
Nguyễn Kiều Diễm Phúc (2018), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực
tiễn quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ Luật Hiến pháp
– Luật Hành chính, Học viện khoa học xã hội. Luận văn đánh giá chứng thực
theo gốc độ quản lý chứng thực của cấp quận, đưa ra một số giải pháp nhằm
tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn quận Gị Vấp, Thành
phố Hồ Chí Minh
Hồng Thị Phương Thảo (2019), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực
tiễn quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện
khoa học xã hội. Luận văn nghiên cứu về quản lý chứng thực, thực trạng tại
quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội và đưa ra một số định hướng, giải pháp
nhằm tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực tại quận Hoàn Kiếm, thành
phố Hà Nội.
Phạm Thanh Ba (2020), Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực
tiễn huyện Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện
khoa học xã hội. Đây cũng là đề tài nghiên cứu về chứng thực tại Ủy ban nhân
dân cấp xã ở gốc độ chung, chưa chuyên sâu vào thẩm quyền. Luận văn đã có
cái nhìn tổng thể về chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã, thực trạng tại huyện
Hiệp Đức, tỉnh Quảng Nam, đồng thời đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng

chứng thực. Cơ sở pháp lý về chứng thực luận văn dựa vào là Nghị định số
23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015
quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP.
Các cơng trình trên đã nhìn nhận chứng thực ở nhiều khía cạnh khác nhau,
đánh giá ở góc độ khác nhau, làm phong phú cơ sở lý luận về chứng thực. Tuy
nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu, luận văn, bài viết nào cơng bố về thẩm
quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh,

4


Thành phố Hồ Chí Minh. Đặc biệt là chưa có luận văn về đánh giá hoạt động
chứng thực theo quy định của Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
Bên cạnh việc kế thừa những giá trị khoa học của các cơng trình đã được
bảo vệ, cơng bố, tơi mong muốn đóng góp cách tiếp cận mới cũng như khẳng
định không trùng lặp về phạm vi và đối tượng nghiên cứu chứng thực so với
các Luận văn trước thông qua đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận và đánh giá thực trạng về thẩm
quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Bình Chánh.
Từ đó đánh giá được những thành tựu, hạn chế và tìm kiếm giải pháp hồn thiện
pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; đề ra giải
pháp thực hiện hiệu quả hơn công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân xã và
quản lý nhà nước về chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện
Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực

của Ủy ban nhân dân xã.
Phân tích, đánh giá thực trạng pháp luật về chứng thực; thực trạng thẩm
quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh,
Thành phố Hồ Chí Minh.
Đưa ra giải pháp hồn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân
dân xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:

5


Luận văn nghiên cứu pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã và thực trạng hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã
từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Luận văn nghiên cứu thực tiễn hoạt động chứng thực tại Ủy
ban nhân dân xã, thị trấn trên địa bàn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí
Minh.
Thời gian: Luận văn nghiên cứu các vấn đề về thẩm quyền chứng thực của
Ủy ban nhân dân cấp xã từ ngày Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi
hành cho đến nay.
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Đề tài “Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tiễn
huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh” được nghiên cứu dựa trên lý luận
của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về nhà nước và pháp luật,
các quan điểm, đường lối, chủ trương của Đảng về tăng cường quản lý nhà
nước bằng pháp luật, về cải cách hành chính, cải cách tư pháp.
Đề tài này có sử dụng một hệ thống các phương pháp nghiên cứu cụ thể
tiêu biểu như: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp

so sánh, phương pháp đánh giá, phương pháp chứng minh, phương pháp thu
thập thông tin, phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh được
sử dụng để thu thập, phân tích và khai thác thơng tin…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Về phương diện lý luận: Đây là cơng trình nghiên cứu một cách có hệ
thống các quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã trên địa bàn huyện Bình Chánh và thực tiễn áp dụng. Khi được hồn
thiện, luận văn sẽ góp phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả công tác cải
cách tư pháp, cải cách hành chính trên địa bàn huyện Bình Chánh.

6


Về phương diện thực tiễn: Qua việc phân tích, đánh giá thực trạng thẩm
quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã đánh giá được thuận lợi và khó
khăn trong quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện; kết quả nghiên
cứu của luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho học tập, nghiên cứu hoạt
động thực tiễn chứng thực; những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt
động quản lý nhà nước về chứng thực có thể ứng dụng thực tế trên địa bàn
huyện;
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn gồm phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục và 3 chương, cụ thể:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền chứng thực
của Ủy ban nhân dân cấp xã
Chương 2: Thực trạng về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh.

7


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC, THẨM QUYỀN
CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
1.1. Khái niệm chứng thực
Chứng thực là một việc mọi người dân từ học sinh, sinh viên, người lao
động đều đã từng thực hiện, hoạt động này diễn ra thường ngày trong đời sống
xã hội. Tuy nhiên, hầu hết người dân thực hiện như một thói quen phục vụ nhu
cầu mà chưa hiểu rõ, hiểu đúng về nó. Người dân cịn nhầm lẫn việc chứng thực
của các cơ quan nhà nước và công chứng của các tổ chức công chứng, cho rằng
là giống nhau cả về thủ tục và giá trị pháp lý, từ đó địi hỏi, chúng ta phải đưa
ra khái niệm tổng quát về chứng thực để phân biệt nó với các hoạt động khác.
Để đưa ra khái niệm về “chứng thực” đầy đủ, chúng ta phải tìm hiểu nó
qua nhiều khía cạnh khác nhau, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn Ngữ,
Nhà xuất bản từ điển Bách khoa 2007 “chứng. Nhận xét sự thật đã thấy; bằng
cớ, làm bằng”; “chứng thực. Chứng nhận rằng đúng với sự việc xảy ra”;“Sao.
Chép y lại”;“ Sao y. Chép y, chép giống bản chánh: Sao y nguyên văn”. Theo
Từ điển Tiếng Việt của Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 giải
thích “Chứng nhận/thực: xác nhận sự thật”. Như vậy, “chứng thực” xét về góc
độ ngơn ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau
Về thuật ngữ pháp lý, chứng thực lần đầu tiên được nhắc đến tại khoản 2
Điều 2 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực.
“Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y
giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ
cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Quy
định trên chỉ mang tính chất liệt kê cơng việc cần làm, mà chưa mang tính định
nghĩa.

8


Qua nghiên cứu, chúng ta chưa tìm thấy khái niệm một cách chính thức,
đầy đủ về “chứng thực” mà có thể hiểu thông qua các hoạt động khác như chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch
để hiểu về chứng thực. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giải thích các từ ngữ sau:
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính.
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.
“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng,
giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Theo Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 của Hội đồng phối hợp
phổ biến, giáo dục pháp luật Chủ đề “Pháp luật về chứng thực” tác giả Vũ Thị
Thảo, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực–Bộ Tư pháp đưa ra khái niệm
“Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận
tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các
sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh
tế, hành chính…”[69]. Tuy nhiên, khái niệm trên chưa phản ánh được việc
chứng thực hợp đồng giao dịch của Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo quan điểm
tác giả, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện xác nhận cho các
yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo
tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao
dịch.

1.2. Quy định pháp luật về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã

9


1.2.1. Chủ thể thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã
Theo Từ điển tiếng Việt–Viện ngôn ngữ Khoa học–xã hội–nhân văn Nhà
xuất bản bách khoa (tái bản lần thứ 3) trang 1041“Thực hiện” với từ loại: động
từ có nghĩa là đem một lý thuyết, một lời nói hay hứa ra làm: thực hiện một chủ
trương. Từ đó chúng ta có thể hiểu chủ thể thực hiện chứng thực là người – đại
diện cơ quan có thẩm quyền, đưa quy định về chứng thực thi hành trong thực
tế.
“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phịng, Phó Trưởng Phịng Tư
pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn; cơng chứng viên của Phịng cơng chứng, Văn
phịng cơng chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại
diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực
hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [18, khoản 9, Điều 2]. Như
vậy, người thực hiện chứng thực tại cấp xã là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn. Khi thực hiện chứng thực Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân
dân cấp xã [18, điểm h, khoản 2, Điều 5]. Điều này có nghĩa là Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm cá nhân khi thực hiện
chứng thực; Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Chủ tịch, không thay mặt Ủy
ban nhân dân xã thực hiện; Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm cá nhân Phó Chủ
tịch, khơng thừa lệnh, ký thay Chủ tịch. Điều này thể hiện rõ nét hơn tại mẫu
lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thơng tư số
01/2020/TT-BTP. Quy định này hồn tồn phù hợp với việc nêu cao tinh thần
trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ. Đây

cũng là điểm kế thừa quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực có các nghĩa vụ, đồng thời là các quyền sau đây:
- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

10


- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên
quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là
vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc
chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em
ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, Điều
25 và Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thơng tin cần
thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý
theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được
cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22
của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
- Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng
thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng
thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải
giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực [18, Điều 9].
Trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người chứng thực đáng lưu ý là
việc từ chối chứng thực, việc từ chối này không thể thực hiện theo cảm tính,
theo ý thích, theo quan điểm chủ quan của người thực hiện chứng thực mà phải
thực hiện trong khuôn khổ pháp luật, được pháp luật quy định tại các Điều 22,

Điều 25 và Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời, việc từ chối
chứng thực phải được thực hiện bằng văn bản, trong đó phải giải thích rõ lý do
để người yêu cầu chứng thực rõ, quy định này nhằm đảm bảo công khai, minh
bạch trong giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo việc thực hiện pháp chế,
người dân được quyền thông tin lý do tại sau hồ sơ của mình bị từ chối, cơ sở
bị từ chối, thơng qua việc từ chối bằng văn bản người dân xem như đã được

11


tuyên truyền pháp luật quy định về chứng thực, ngược lại người thực hiện
chứng thực khi phải từ chối người dân cũng có cơ hội, xem xét, đánh giá trước
khi ghi vào văn bản từ chối người dân.
Người thực hiện chứng thực giải thích theo khoản 9 Điều 2 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP dẫn đến việc áp dụng trong thực tế cịn chưa phù hợp, bởi lẽ
khơng Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã nào thực hiện việc
tiếp nhận hồ sơ hay chứng kiến việc người yêu cầu chứng thực chữ ký ký tên
trước mặt mình, việc giải quyết các bước này do cán bộ tiếp nhận và trả kết quả
tại Bộ phận một cửa chịu trách nhiệm. Trong quy trình giải quyết hồ sơ chứng
thực, Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đóng vai trị là người
ký chứng thực, điều này cũng thể hiện rõ tại Phục lục Nghị định số
23/2015/NĐ-CP về mẫu sổ chứng thực. Thông tư số 01/2020/TT-BTP bổ sung
quy định trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa, quy định rõ công
chức tư pháp – hộ tịch xã chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, chịu trách nhiệm về
tính xác thực chữ ký [8, Điều 8].
1.2.2. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã
Để đánh giá thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, trước
tiên chúng ta tìm hiểu thuật ngữ “thẩm quyền”, theo Từ điển Tiếng Việt của
Lương văn Hy, Nhà xuất bản Thanh Niên 2009 “Thẩm quyền: quyền xem xét
để kết luận và định đoạt vấn đề về mặt pháp luật; tư cách chuyên môn để có ý

kiến mang tính quyết định về một vấn đề”. Trong tiếng Pháp “Thẩm quyền”–
competence được hiểu là quyền của một cơ quan nhà nước, hành chính hay tư
pháp, một quan chức hành chính hay tư pháp được làm một số việc, được quyết
định và ra một số văn bản về một số vấn đề trong phạm vi pháp luật cho phép”;
có thể nói về mặt ngơn ngữ thuật ngữ “thẩm quyền” trong tiếng Pháp và Tiếng
Việt có sự tương đồng, cùng là xem xét để kết luận và định đoạt, quyết định
một vấn đề.

12


Trong khoa học pháp lý “Thẩm quyền được hiểu là tổng hợp các quyền
và nghĩa vụ hành động, quyết định của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống bộ
máy Nhà nước do pháp luật quy định”. Tuy nhiên, thuật ngữ này chưa nhắc
đến các cá nhân được giao quyền hay nói một cách khác là các chức vụ trong
hệ thống cơ quan nhà nước. Theo quan điểm tác giả: thẩm quyền là tổng thể
các quyền và nghĩa vụ được giao cho chủ thể (cơ quan nhà nước, một chức
danh được cơ quan nhà nước giao quyền) thực hiện công việc có quyền hạn,
trách nhiệm, nghĩa vụ được quy định theo luật.
Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu rõ Ủy ban nhân dân
cấp xã có thẩm quyền chứng thực các loại sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có
thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ
ký người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di
sản mà di sản là quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với
đất; động sản, nhà ở.
Người ký chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
thực hiện, điều này có nghĩa là khi thực hiện công tác chứng thực, người thực
hiện chứng thực chịu trách nhiệm cá nhân, được cụ thể hóa tại khoản 9 Điều 2
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phịng,
Phó Trưởng Phịng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ

13


tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; cơng chứng viên của
Phịng cơng chứng, Văn phịng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức
lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan
khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Mặc dù, Phòng Tư pháp làm việc theo chế độ thủ trưởng, Ủy ban nhân dân xã
làm việc theo chế độ tập thể, nhưng khi thực hiện công tác chứng thực, người
ký chứng thực tự chịu trách nhiệm cá nhân, không nhân danh tập thể hay thay
mặt người đứng đầu; từ đó nâng cao trách nhiệm của người thực hiện chứng
thực.
Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định pháp
luật hiện nay được thực hiện trên cả ba lĩnh vực: chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch; phạm vi của từng
lĩnh vực có sự giới hạn nhất định.
- Ủy ban nhân dân cấp xã được phân quyền chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc
chứng nhận. Như vậy, hiện nay khi xác định giấy tờ, văn bản do Ủy ban nhân
dân cấp xã được chứng thực là dựa vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản đó; khơng

phân biệt Tiếng Việt hay song ngữ. Mặt khác, trong hệ thống các cơ quan có
thẩm quyền của Việt Nam cịn rất đa dạng, thậm chí một số tỉnh khác nhau lại
phân cấp thẩm quyền khác nhau, nên việc xác định “cơ quan có thẩm quyền”
trong một số trường hợp còn lúng túng.
Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã đưa ra thuật ngữ “bản
chính” tương đối đầy đủ, khắc phục được những hạn chế Nghị định số
79/2007/NĐ-CP, kế thừa hướng dẫn về bản chính tại Thông tư số 03/2008/TTBTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số
điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký, “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

14


cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự
lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản chính
đã mở rộng khơng chỉ là những giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp
mà còn là những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP giải thích “Bản sao” là bản
chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội
dung ghi trong sổ gốc; so với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định tại Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP đã lượt bỏ giấy tờ viết tay, vì thực tiễn cho thấy, đã là
giấy tờ viết tay thì khơng thể thể hiện đầy đủ nội dung như bản chính đã được
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp được.
1.2.3. Thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã
Thủ tục theo từ điển Tiếng Việt dùng để chỉ những việc cụ thể phải làm
theo một trật tự quy định để tiến hành một cơng việc có tính chất chính thức
hay hiểu đơn giản hơn thủ tục là những việc cần làm theo một quy trình đã định
sẳn để giải quyết một vấn đề nào đó. Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhắc

đến thủ tục thông thường được hiểu với nghĩa là thủ tục hành chính, trong thủ
tục chứng thực bao gồm các loại như: thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc; thủ tục
chứng thực bản sao từ bản chính; thủ tục chứng thực chữ ký; thủ tục chứng thực
hợp đồng, giao dịch. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng
thực, trong đó phân rõ trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực
hiện chứng thực.
1.2.3.1. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
- Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc: phải xuất trình bản chính hoặc bản
sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản
sao từ sổ gốc là người được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị

15


định số 23/2015/NĐ-CP thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với
người được cấp bản chính.
- Người có thẩm quyền chứng thực:
Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội
dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp
khơng cịn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc khơng có thơng tin về nội
dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn
bản cho người yêu cầu.
Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện
thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều
này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan,
tổ chức cấp bản sao.
Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7
của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ
gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan,

tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
1.2.3.2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
So với Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy
định cụ thể hơn các bước mà người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực phải làm, cụ thể như sau:
Trước hết, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ,
văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường
hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến
hành sao chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan,
tổ chức khơng có phương tiện để sao chụp.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,
nếu nội dung bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực như sau:

16


- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy
định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối
cùng; nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc
nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng
một thời điểm được ghi một số chứng thực.
1.2.3.3. Thủ tục chứng thực chữ ký
- Để tạo thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể hồ sơ
yêu cầu chứng thực và trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký. Theo đó,
người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau

đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (Nghị định này không cho phép người yêu cầu
chứng thực xuất trình các giấy tờ tùy thân khác có giá trị thay thế như quy định
của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP);
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu
cầu chứng thực xuất trình. Nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký không phải
là người trong Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ đó là giả
mạo, khơng cịn giá trị sử dụng thì có quyền từ chối chứng thực. Bên cạnh đó,
người thực hiện chứng thực chữ ký còn phải kiểm tra nội dung của giấy tờ, văn
bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào, nếu nội dung của giấy tờ không
trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế
độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc

17


phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức, vi phạm bí mật đời tư cá nhân
và người yêu cầu chứng thực hoàn toàn minh mẫn, nhận thức, làm chủ được
hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực được thực
hiện tương tự như thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
- Thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên cũng được áp dụng đối với các
trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ do cá nhân tự lập theo quy định của
pháp luật;

+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và
không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động
sản.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thơng thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ
kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện
chứng thực thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng
thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực. Đồng thời, thực hiện
Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã trên toàn quốc đã tổ chức
triển khai thực hiện thủ tục chứng thực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ
và nhận kết quả tại bộ phận “một cửa”). Việc triển khai hoạt động chứng thực
theo cơ chế “một cửa” trên thực tế đã tạo thuận lợi hơn cho người dân, tiết
kiệm chi phí, đi lại, giảm bớt thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực của tổ

18


chức, cá nhân, nâng cao trách nhiệm của cơ quan chứng thực. Như vậy, thực
tế khi nộp hồ sơ tại bộ phận “một cửa”, người dân được công chức tiếp nhận
hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực,
nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, giấy tờ mà người u cầu chứng thực sẽ ký
vào khơng có nội dung thuộc trường hợp cấm và tại thời điểm chứng thực nhận
thức và làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực
ký trước vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển giấy tờ cho người có thẩm
quyền ký chứng thực. Việc ghi lời chứng, ký và đóng dấu vào văn bản chứng
thực được thực hiện như trường hợp chứng thực chữ ký thông thường. Tuy
nhiên, lời chứng theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP xác nhận người yêu cầu

chứng thực đã ký trước mặt người thực hiện chứng thực là chưa phù hợp với
thực tế, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã hướng dẫn điều chỉnh phù hợp với
tình hình thực tế.
1.2.3.4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản, người thực hiện
chứng thực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực,
nếu hồ sơ có đủ các giấy tờ theo quy định, người yêu cầu chứng thực có đủ
năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, các bên tự nguyện giao
kết hợp đồng thì thực hiện chứng thực. Cụ thể như sau:
Thứ nhất: người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng
thực, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch (người thực hiện chứng thực khơng có
trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu chứng thực);
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
của người yêu cầu chứng thực;
+ Bản sao giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có, như giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc

19


bản sao giấy tờ thay thế đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử
dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ nêu trên được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
Thứ hai: Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ
sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn
toàn tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì
thực hiện chứng thực.
Thứ ba: Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người

thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người u cầu chứng thực khơng ký
được thì phải điểm chỉ; nếu người đó khơng đọc được, khơng nghe được, khơng
ký, khơng điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng. Người làm chứng
phải có đủ năng lực hành vi dân sự và khơng có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ
liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Thứ tư: Sau khi hoàn tất các thủ tục, người thực hiện chứng thực ghi lời
chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi
rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được
đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối cùng của hợp
đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì
phải đóng dấu giáp lai.
Trong trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không
thông thạo tiếng Việt thì phải có phiên dịch, người phiên dịch có trách nhiệm
dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng
cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là
người phiên dịch.

20


1.3. Trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã
Quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được hiểu
theo nghĩa rộng là trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện trong quản lý
chứng thực đối với cấp xã và trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực của
Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa bàn quản lý.
Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực đối
với cấp xã [18, Điều 43] :

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm
công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn.
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng
thực;
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã;
có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối
với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn, nhằm bảo
đảm quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan
đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về
chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ
nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính
liên quan đến chứng thực. Trưởng Phịng Tư pháp, Phó trưởng Phịng Tư pháp
phải thơng báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp. Để thực hiện
nhiệm vụ, định kỳ hàng năm, Phòng Tư pháp xây dựng kế hoạch đào tạo bồi
dưỡng nghiệp vụ, duy trì chế độ giao ban công tác hàng quý, chịu trách nhiệm
là cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ cho công chức phụ trách chứng thực tại cấp
xã, kết hợp việc kiểm tra công tác chứng thực.

21


Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong
địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân
cấp xã.
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của
pháp luật về chứng thực;

- Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực;
- Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan
đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về
chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các
nhiệm vụ nêu trên, trừ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
hành chính liên quan đến chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực
cho Sở Tư pháp.

22


Tiểu kết chương 1
Với nội dung chương 1, Những vấn đề lý luận về chứng thực, thẩm quyền
chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, luận văn đã làm rõ một số nội dung:
một số vấn đề lý luận về chứng thực; quy định pháp luật về thẩm quyền chứng
thực của Ủy ban nhân dân cấp xã như: thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã, quy trình chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, thủ tục chứng
thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực
của Ủy ban nhân dân cấp xã. Luận văn cung cấp những nội dung cơ bản về
chứng thực, đưa ra nhận thức cơ bản về thẩm quyền chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã, góp phần phục vụ tốt hơn cho người dân, thực hiện cơng cuộc
cải cách hành chính nhà nước ta hiện nay, nhằm hướng tới xây dựng nền hành
chính phục vụ và hiện đại.

23