Tài liệu CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN docx

HӐC VIӊN CÔNG NGHӊ BѬU CHÍNH VIӈN THÔNG






QUɟN LÝ DͰ ÁN
(Dùng cho sinh viên h͏ ÿào t̩o ÿ̩i h͕c tͳ xa)
Lѭu hành nӝi bӝ







HÀ NӜI - 2007
HӐC VIӊN CÔNG NGHӊ BѬU CHÍNH VIӈN THÔNG







QUɟN LÝ DͰ ÁN

Biên soҥn : THS. NGUYӈN HӲU QUӔC

220

MӨC LӨC
CHѬѪNG 1: MӜT SӔ KIӂN THӬC CѪ SӢ ............................................................. 3
MӨC ĈÍCH .............................................................................................................................................3

GIӞI THIӊU CHUNG.............................................................................................................................3

NӜI DUNG..............................................................................................................................................3

1. CÁC KHÁI NIӊM CѪ BҦN: DӴ ÁN, DӴ ÁN CNTT, QUҦN LÝ DӴ ÁN................................3

2. CAC GIAI DOҤN CӪA MӜT DӴ AN, VONG DӠI DӴ AN (CAC LINH VӴC QUҦN LÝ
TRONG DӴ AN)...........................................................................................................................................6

3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG MӜT DӴ ÁN ............................................................................9

4. ҦNH HѬӢNG CӪA MÔI TRѬӠNG ĈӂN CÔNG TÁC TӘ CHӬC, QUҦN LÝ DӴ ÁN........11

5. CÁC KIӂN THӬC, KӺ NĂNG CҪN THIӂT TRONG QUҦN LÝ DӴ ÁN...............................12

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG.......................................................................................................13

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG.........................................................................................................14

CHѬѪNG 2: TÍNH CHӌNH THӆ CӪA DӴ ÁN....................................................... 16
MӨC ĈÍCH ...........................................................................................................................................16

GIӞI THIӊU CHUNG...........................................................................................................................16

NӜI DUNG............................................................................................................................................18

1. TRIӆN KHAI Kӂ HOҤCH DӴ ÁN.............................................................................................18

2. THӴC THI Kӂ HOҤCH ..............................................................................................................28

3. KIӆM SOÁT CÁC THAY ĈӘI TӘNG THӆ...............................................................................32

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG.......................................................................................................36

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG .........................................................................................................37

CHѬѪNG 3. PHҤM VI HOҤT ĈӜNG CӪA DӴ ÁN.............................................. 41
MӨC ĈÍCH ...........................................................................................................................................41

GIӞI THIӊU CHUNG...........................................................................................................................41

NӜI DUNG............................................................................................................................................41

1. KHӢI THҦO ................................................................................................................................41

2. LҰP Kӂ HOҤCH .........................................................................................................................46

3. QUY ĈӎNH VÀ KIӆM SOÁT PHҤM VI....................................................................................54

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG.......................................................................................................57

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG .........................................................................................................58

CHѬѪNG 4. THӠI GIAN THӴC HIӊN DӴ ÁN..................................................... 62
MӨC ĈÍCH ...........................................................................................................................................62

GIӞI THIӊU CHUNG...........................................................................................................................62

NӜI DUNG............................................................................................................................................62

1. XÁC ĈӎNH CÁC HÀNH ĈӜNG.................................................................................................62

2. ѬӞC LѬӴNG THӠI GIAN CHO CÁC HÀNH ĈӜNG (XÂY DӴNG ѬӞC LѬӦNG THӠI
GIAN) ..........................................................................................................................................................67

3. TRIӆN KHAI LӎCH TRÌNH ........................................................................................................73

4. KIӆM SOÁT LӎCH TRÌNH .........................................................................................................76

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG.......................................................................................................77

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG .........................................................................................................77

CHѬѪNG 5. CHI PHÍ CӪA DӴ ÁN.......................................................................... 81
MӨC ĈÍCH ...........................................................................................................................................81

GIӞI THIӊU CHUNG...........................................................................................................................81

NӜI DUNG............................................................................................................................................81

1. LҰP Kӂ HOҤCH Vӄ NGUӖN TÀI NGUYÊN ..........................................................................81

2. ѬӞC TÍNH CHI PHÍ....................................................................................................................83

3. DӴ TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (Kӂ TOÁN DӴ ÁN)........................................91

221
4. KIӆM SOÁT CHI PHÍ ................................................................................................................. 92

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG....................................................................................................... 95

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG.........................................................................................................96

CHѬѪNG 6. CHҨT LѬӦNG DӴ ÁN......................................................................100
MӨC ĈÍCH.........................................................................................................................................100

GIӞI THIӊU CHUNG ........................................................................................................................100

NӜI DUNG ......................................................................................................................................... 102

1. XÁC ĈӎNH CHҨT LѬӦNG CӪA DӴ ÁN............................................................................... 102

2. ĈҦM BҦO CHҨT LѬӦNG ...................................................................................................... 104

3. KIӆM SOÁT CHҨT LѬӦNG DӴ ÁN......................................................................................110

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG..................................................................................................... 114

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG....................................................................................................... 114

CHѬѪNG 7: NGUӖN NHÂN LӴC CӪA DӴ ÁN ..................................................119
MӨC ĈÍCH.........................................................................................................................................119

GIӞI THIӊU CHUNG ........................................................................................................................119

NӜI DUNG ......................................................................................................................................... 119

1. XÁC ĈӎNH CѪ CҨU TӘ CHӬC .............................................................................................. 119

2. TӘ CHӬC ĈӜI DӴ ÁN............................................................................................................. 123

3. TRIӆN KHAI ĈӜI HÌNH ..........................................................................................................128

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG..................................................................................................... 132

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG....................................................................................................... 133

CHѬѪNG 8. PHӔI HӦP Vӄ MҺT THÔNG TIN...................................................137
MӨC ĈÍCH.........................................................................................................................................137

GIӞI THIӊU CHUNG ........................................................................................................................137

NӜI DUNG ......................................................................................................................................... 137

1. XÁC ĈӎNH THÔNG TIN – THIӂT Kӂ Kӂ HOҤCH TRAO ĈӘI THÔNG TIN..................... 137
2. PHÂN PHӔI THÔNG TIN - XÁC ĈӎNH CÁC KÊNH TRAO ĈӘI THÔNG TIN .................. 141

3. BÁO CÁO HIӊU QUҦ DӴ ÁN................................................................................................. 145

4. TӘNG HӦP THÔNG TIN QUҦN LÝ....................................................................................... 145

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG..................................................................................................... 148

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG....................................................................................................... 149

CHѬѪNG 9. CÁC RӪI RO CӪA DӴ ÁN................................................................152
MӨC ĈÍCH.........................................................................................................................................152

GIӞI THIӊU CHUNG ........................................................................................................................152

NӜI DUNG ......................................................................................................................................... 153

1. XÁC ĈӎNH RӪI RO .................................................................................................................. 153

2. ĈӎNH LѬӦNG RӪI RO............................................................................................................. 158

3. GIҦM THIӆU RӪI RO (Kӂ HOҤCH ĈӔI PHÓ RӪI RO)....................................................... 164

4. KIӆM SOÁT RӪI RO ................................................................................................................ 166

TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG..................................................................................................... 166

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG....................................................................................................... 167

CHѬѪNG 10. VIӊC MUA SҲM TRONG DӴ ÁN .................................................169
MӨC ĈÍCH.........................................................................................................................................169

GIӞI THIӊU CHUNG ........................................................................................................................169

NӜI DUNG ......................................................................................................................................... 171

1. XÁC ĈӎNH DANH MӨC MUA SҲM (LҰP Kӂ HOҤCH MUA SҲM)..................................171

2. THӪ TӨC MUA SҲM (LҰP Kӂ HOҤCH ĈҨU THҪU).........................................................172

3. LӴA CHӐN NHÀ CUNG CҨP................................................................................................. 173

4. QUҦN LÝ HӦP ĈӖNG CUNG CҨP........................................................................................ 178


222
TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG.....................................................................................................180

BÀI TҰP KӂT THÚC CHѬѪNG.......................................................................................................181

BÀI TҰP THӴC HÀNH ............................................................................................ 183
CÁCH TIӂN HÀNH BÀI TҰP NÀY..................................................................................................183
A. GIӞI THIӊU...................................................................................................................................183
B. TIӂN ĈӂN MӜT HӦP ĈӖNG
XÂY DӴNG Hӊ THӔNG............................................................184
C. ĈҺT RA MӨC TIÊU CHO DӴ ÁN...............................................................................................184
D. BҲT ĈҪU TRIӆN KHAI DӴ ÁN .................................................................................................185
E. CÂU HӒI ........................................................................................................................................185
PHӨ LӨC 1
. MҮU CÁC TӠ KHAI VÀ THӪ TӨC HҦI QUAN ......................................................186
PHӨ LӨC 2. CѪ CҨU TӘ CHӬC CӪA MӜT CÔNG TY FORWARDER ......................................205
PHӨ LӨC
3: PHÂN TÍCH YÊU CҪU................................................................................................206

TӊP DӲ LIӊU: PHAM VI MAU.DOC...............................................................................................212

TÀI LIӊU THAM KHҦO.......................................................................................... 219
MӨC LӨC ................................................................................................................... 220

3
CHѬѪNG 1: MӜT SӔ KIӂN THӬC CѪ SӢ

MӨC ĈÍCH
- HiӇu ÿѭӧc các Khái niӋm vӅ: Dӵ án là gì, Quҧn lý dӵ án nhѭ thӃ nào?
- Nҳm ÿѭӧc các nӝi dung trong quҧn lý dӵ án.
- KiӃn thӭc, kӻ năng cҫn thiӃt cho Quҧn lý dӵ án.
GIӞI THIӊU CHUNG
Quҧn lý dӵ án là mӝt trong nhӳng lƭnh vӵc kiӃn thӭc mang tính kinh nghiӋm, có ý nghƭa
quan trӑng trong các nhiӋm vө hàng ngày cӫa bҩt kǤ mӝt nhà quҧn lý hay mӝt cá nhân có tham
vӑng trӣ thành nhà quҧn lý.
ĈӇ hiӇu rõ và làm chӫ ÿѭӧc nhӳng kiӃn thӭc, nӝi dung xung quanh nhiӋm vө, hoҥt ÿông
quҧn lý dӵ án, cө thӇ là các dӵ án công nghӋ thӕng tin - CNTT, trѭӟc tiên, các bҥn cҫn phҧi trang
bӏ nhӳng kiӃn thӭc cѫ bҧn nhҵm khai thông khái niӋm, thuұt ngӳ vӅ quҧn lý dӵ án CNTT.
NӜI DUNG
1. CÁC KHÁI NIӊM CѪ BҦN: DӴ ÁN, DӴ ÁN CNTT, QUҦN LÝ DӴ ÁN
a) Dӵ án là gì?
Theo quan ÿiӇm chung dӵ án là mӝt lƭnh vӵc hoҥt ÿӝng ÿһc thù, mӝt nhiӋm vө cҫn phҧi
thӵc hiӋn theo mӝt phѭѫng pháp riêng, trong khuôn khә nguӗn lӵc riêng, kӃ hoҥch tiӃn ÿӝ cө thӇ
nhҵm tҥo ra mӝt sҧn phҭm mӟi. Tӯ ÿó cho thҩy, dӵ án có tính cө thӇ, mөc tiêu rõ ràng xác ÿӏnh ÿӇ
tҥo ra mӝt sҧn phҭm mӟi.
Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, dӵ á
n là “mӝt nӛ lӵc tҥm thӡi ÿѭӧc cam kӃt ÿӇ tҥo ra
mӝt sҧn phҭm hoһc dӏch vө duy nhҩt”.
Theo cách ÿӏnh nghƭa này, hoҥt ÿӝng dӵ án tұp trung vào 2 ÿһc tính:
- Nӛ lӵc tҥm thӡi: mӑi dӵ án ÿӅu có ÿiӇm bҳt ÿҫu và kӃt thúc cө thӇ. Dӵ án chӍ kӃt thúc khi
ÿã ÿҥt ÿѭӧc mөc tiêu dӵ án hoһc dӵ án thҩt bҥi.
- Sҧn phҭm v
à dӏch vө là duy nhҩt: ÿiӅu này thӇ hiӋn có sӵ khác biӋt so vӟi nhӳng sҧn
phҭm, dӏch vө tѭѫng tӵ ÿã có hoһc kӃt quҧ cӫa dӵ án khác.

Tóm lҥi có thӇ ÿӏnh nghƭa bҵng mӝt câu: Dӵ án là mӝt chuӛi các công viӋc (nhiӋm vө,
hoҥt ÿӝng), ÿѭӧc thӵc hiӋn nhҵm ÿҥt ÿѭӧc m
өc tiêu ÿӅ ra trong ÿiӅu kiӋn r
àng buӝc vӅ phҥm vi,
thӡi gian và ngân sách.
b) Các thuӝc tính cӫa dӵ án
- Dӵ án có mөc ÿích, kӃt quҧ rõ ràng: Tҩt cҧ các dӵ án thành công ÿӅu phҧi có kӃt quҧ
ÿѭӧc xác ÿӏnh rõ ràng nhѭ mӝt toà nhà chung cѭ, mӝt hӋ thӕng mҥng cѫ quan bҥn, mӝt hӋ
thӕng mҥng cáp truyӅn hình, … Mӛi dӵ án bao gӗm tұp hӧp các nhiӋm vө cҫn thӵc hiӋn,
mӛi nhiӋm vө cө thӇ này khi thӵc hiӋn sӁ thu ÿѭӧc kӃt quҧ ÿӝc lұp và tұp hӧp các kӃt quҧ
ÿó tҥo thành kӃt quҧ chung cӫa dӵ án. Các kӃt quҧ này có thӇ theo dõi, ÿánh giá bҵng hӋ
thӕng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dӵ án bao gӗm nhiӅu hӧp phҫn khác nhau ÿѭӧc

4
quҧn lý, thӵc hiӋn trên cѫ sӣ ÿҧm bҧo thӕng nhҩt các chӍ tiêu vӅ thӡi gian, nguӗn lӵc (chi
phí) và chҩt lѭӧng.
- Thӡi gian tӗn tҥi cӫa dӵ án có tính hӳu hҥn: dӵ án là mӝt sӵ sáng tҥo. Giӕng nhѭ các
thӵc thӇ sӕng, dӵ án cNJng trҧi qua các giai ÿoҥn: hình thành, phát triӇn và kӃt thúc hoàn
thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi dӵ án kӃt thúc hoàn thành, kӃt quҧ dӵ án ÿѭӧc
chuyӇn giao, ÿѭa vào kha
i thác sӱ dөng, tә chӭc dӵ án giҧi tán.
- Sҧn phҭm, kӃt quҧ cӫa dӵ án mang tính ÿӝc ÿáo, mӟi lҥ: Khác vӟi các quá trình sҧn
xuҩt liên tөc, có tính dây chuyӅn, lһp ÿi lһp lҥi, kӃt quҧ cӫa dӵ án không phҧi là sҧn phҭm
sҧn xuҩt hàng loҥt, mà có tính mӟi, thӇ hiӋn sӭc sáng tҥo cӫa con ngѭӡi. Do ÿó, sҧn phҭm
và dӏch vө thu ÿѭ
ӧc tӯ dӵ án là duy nhҩt, hҫu nhѭ khác biӋt so vӟi các sҧn phҭm cùng
loҥi. Tuy nhiên, trong nhiӅu dӵ án, tính duy nhҩt thѭӡng khó nhұn ra. Vì vұy, mӛi dӵ án
cҫn phҧi tҥo ra nhӳng giá trӏ mӟi chҷng hҥn thiӃt kӃ khác nhau, môi trѭӡng triӇn khai khác
nhau, ÿӕi tѭӧng sӱ dөng khác nhau … Tӯ ÿó cho thҩy nӃu 2 dӵ án hoàn toàn giӕng nhau
và không tҥo ÿѭӧc giá trӏ nào mӟi, nó thӇ hiӋn có sӵ ÿҫu tѭ trùng lһp, gây

lãng phí, ÿây là
tình trҥng phә biӃn cӫa các dӵ án nói chung, dӵ án Công nghӋ thông tin (CNTT) nói riêng.
- Dӵ án liên quan ÿӃn nhiӅu bên: Dӵ án nào cNJng có sӵ tham gia cӫa nhiӅu bên hӳu quan
nhѭ nhà tài trӧ (chӫ ÿҫu tѭ), khách hàng (ÿѫn vӏ thө hѭӣng), các nhà tѭ vҩn, nhà thҫu (ÿѫn
vӏ thi công, xây dӵng) và trong nhiӅu trѭӡng hӧp có cҧ cѫ quan quҧn lý nhà nѭӟc ÿӕi vӟi
các dӵ án sӱ dө
ng nguӗn vӕn có nguӗn gӕc tӯ ngân sách nhà nѭӟc. TuǤ theo tính chҩt cӫa
dӵ án và yêu cҫu cӫa nhà tài trӧ mà sӵ tham gia cӫa các thành phҫn trên có sӵ khác nhau.
ĈӇ thӵc hiӋn thành công mөc tiêu cӫa dӵ án, các nhà quҧn lý dӵ án cҫn duy trì thѭӡng
xuyên mӕi quan hӋ vӟi các bӝ phұn quҧn lý khác.
- Dӵ án thѭӡng mang tính không chҳc chҳn: Hҫu hӃt các dӵ án ÿòi hӓi quy mô tiӅn vӕn,
vұt liӋu và lao ÿӝng rҩt lӟn ÿӇ thӵc hiӋn trong mӝt khoҧng thӡi gian
giӟi hҥn. Ĉһc biӋt ÿӕi
vӟi các dӵ án CNTT, nѫi mà công nghӋ thay ÿәi cӭ sau 18 tháng (quy luұt Moore), thӡi
gian ÿҫu tѭ và vұn hành kéo dài thѭӡng xuҩt hiӋn nguy cѫ rӫi ro rҩt cao.
- Môi trѭӡng tә chӭc, thӵc hiӋn: Quan hӋ giӳa các dӵ án trong mӝt tә chӭc là quan hӋ chia
sҿ cùng mӝt nguӗn lӵc khan hiӃm nh
ѭ ÿӝi ngNJ lұp y
êu cҫu hӋ thӕng, kiӃn trúc sѭ, lұp
trình, kiӇm ÿӏnh chҩt lѭӧng, ÿào tҥo - chuyӇn giao … Ĉӗng thӡi, dӵ án cҥnh tranh lүn
nhau vӅ cҧ tiӅn vӕn, thiӃt bӏ. Ĉһc biӋt, trong mӝt sӕ trѭӡng hӧp thành viên ban quҧn lý dӵ
án có “2 thӫ trѭӣng” nên không biӃt phҧi thӵc hiӋn mӋnh lӋnh cӫa cӫa cҩp trên trӵc tiӃp
nào khi mà hai mӋnh lӋnh
có tính mâu thuүn. Tӯ ÿó, có thӇ thҩy rҵng, môi trѭӡng quҧn lý
dӵ án có nhiӅu mӛi quan hӋ phӭc tҥp nhѭng hӃt sӭc năng ÿӝng.
c) Dӵ án CNTT.
- CNTT = Phҫn cӭng + Phҫn mӅm, sӵ tích hӧp phҫn cӭng, Phҫn mӅm và con ngѭӡi
- Dӵ án CNTT = DA liên quan ÿӃn phҫn cӭng, phҫn mӅm, và mҥng
- Thí dө DA CNTT: Dӵ án xây dӵng hӋ thӕng tính cѭӟc và chăm sóc khách hàng tҥi các
Bѭu ÿiӋn TӍnh/Thành, phөc vө hoҥt ÿӝng sҧn xuҩt kinh doanh.

d) Quҧn lý Dӵ án là gì?
Phѭѫng pháp quҧn lý dӵ án lҫn ÿҫu ÿѭӧc áp dөng trong lƭnh vӵc quân sӵ cӫa Mӻ vào
nhӳng năm 50 cӫa thӃ kӹ trѭӟc. Các lӵc lѭӧng cѫ bҧn thúc ÿҭy sӵ phát triӇn phѭѫng pháp quҧn lý
dӵ án là: