Do an PTTKHT Quản lý thư viện

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

ĐỒ ÁN MƠN HỌC
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
Đề Tài:
“PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
THƯ VIỆN”
Giảng viên phụ trách học phần: PHẠM THỦY TÚ
Sinh viên thực hiện 1: VÕ HOÀNG QUỐC KHÁNH
MSSV: 1921006713
Sinh viên thực hiện 2: NGUYỄN THỊ THANH TRÚC
MSSV: 1921006871
Mã lớp học phần: 2021112002801

TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2021
BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


ĐỒ ÁN MƠN HỌC
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
Đề Tài:
“PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
QUẢN LÝ THƯ VIỆN”
Giảng viên phụ trách học phần: ThS. PHẠM THỦY
TÚ
Sinh viên thực hiện 1: VÕ HOÀNG QUỐC KHÁNH
MSSV: 1921006713

Sinh viên thực hiện 2: NGUYỄN THỊ THANH TRÚC
MSSV: 1921006871
Mã lớp học phần: 2021112002801

TP.Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2021

2


NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 1
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
- Điểm số:..............................................................................................................
- Điểm chữ:...........................................................................................................
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng 5 năm 2021
Giảng viên phụ trách học phần
(Ký và ghi rõ họ tên)

Phạm Thủy Tú

3


NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN 2
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
- Điểm số:..............................................................................................................
- Điểm chữ:...........................................................................................................
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng 5 năm 2021
Giảng viên phụ trách học phần
(Ký và ghi rõ họ tên)

4


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các Giảng viên, cán bộ công nhân viên,
những người thân, bạn bè thân hữu đã giúp đỡ, hỗ trợ em để hồn thành đồ án mơn
học này. Đặc biệt, cho phép em cũng như các bạn sinh viên khác được gửi lời cảm ơn
sâu sắc tới Giảng viên phụ trách học phần - Cô Phạm Thủy Tú đã hướng dẫn, chỉ bảo

tận tình cho cá nhân em và những bạn khác trong quá trình thực hiện đồ án. Đây là
một dịp để chúng em tiếp cận với thực tiễn công việc cũng như kiểm chứng và vận
dụng những vấn đề lý thuyết được học trên giảng đường vào trong các ngữ cảnh hoạt
động của một số đơn vị, tổ chức.
Với vốn kiến thức cũng như kinh nghiệm còn rất khiêm tốn và là bước đầu làm
quen với công việc nghiên cứu mang tính thực nghiệm thì chắc chắn kết quả đạt được
của chúng em cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Chúng em rất mong
muốn được các Giảng viên, những bạn Sinh viên đi trước hay bất kỳ độc giả nào quan
tâm và góp ý để chúng em hoàn thiện hơn cho các đồ án cũng như các nghiên cứu tiếp
theo của mình.
Xin kính chúc giảng viên Phạm Thủy Tú cùng tất cả những người đã hỗ trợ và
đóng góp ý kiến cho chúng em cùng những người thân của mình lời chúc sức khỏe,
hạnh phúc và thành đạt.
Xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên: Võ Hoàng Quốc Khánh
Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Trúc

5


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TT

Từ viết tắt

Ý nghĩa

1

NXB

Nhà xuất bản

2

BFD

Business Function Diagram

3

ERD

Enity Relationship Diagram

4

DFD

Data Flow Diagram

6


DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH - VIỆT
TT

Thuật ngữ Tiếng Anh

Ý nghĩa Tiếng Việt

1

Bussiness Function Diagram

Mơ hình phân cấp chức năng

2

Enity Relationship Diagram

Mơ hình thực thể kết hợp

3

Data Flow Diagram

Mơ hình dòng dữ liệu

4

7


DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH
Hình 2.1: Mơ hình thực thể kết hợp – Sơ đồ ERD...........................................................15
Hình 2.2: Mơ hình dịng dữ liệu cấp 2 – Quản lý thư viện...............................................16
Hình 3.1: Quy trình mượn và trả sách của độc giả thơng thường...................................20
Hình 3.2: Quy trình mượn và trả sách đối với các thư viện lớn.......................................20
Hình 3.3: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý thư viện.....................................................22

Hình 3.4: Sơ đồ quản lý hệ thống thư viện.......................................................................24
Bảng 3.1: Bảng thực thể Tựa Sách...................................................................................25
Bảng 3.2: Bảng thực thể Đầu Sách...................................................................................26
Bảng 3.3: Bảng thực thể Tạp Chí......................................................................................26
Bảng 3.4: Bảng thực thể Thể Loại Sách...........................................................................26
Bảng 3.5: Bảng thực thể chuyên ngành............................................................................27
Bảng 3.6: Bảng thực thể NXB..........................................................................................28
Bảng 3.7 Bảng thực thể Độc Giả......................................................................................28
Bảng3.8: Bảng thực thể Thẻ Độc Giả...............................................................................29
Bảng 3.9: Bảng thực thể Phiếu Mượn...............................................................................29
Bảng 3.10 Bảng thực thể Biên Lai....................................................................................30
Hình 3.5: Mơ hình dữ liệu quan hệ của hệ thống thư viện...............................................30
Hình 3.6: Mơ hình DFD quản lý thư viện cấp 1...............................................................31
Hình 3.7: Mơ hình DFD cấp 2 tồn hệ thống quản lý thư viện........................................32
Hình 3.8: Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý nhập thêm sách.............................................32
Hình 3.9: Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý quản lý độc giả.............................................33
Hình 3.10: Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý mượn sách..................................................33
Hình 3.11: Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý trả sách........................................................34
Hình 3.12: Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý vi phạm.......................................................34
Hình 3.13 Mơ hình DFD cấp 3 cho ơ xử lý báo cáo thống kê..........................................35
Hình 3.14: Giao diện đăng nhập vào hệ thống.................................................................37
Hình 3.15: Màn hình chính...............................................................................................38
Hình 3.16: Giao diện quản lý độc giả...............................................................................39
Hình 3.17: Giao diện quản lý sách....................................................................................40

8


Hình 3.18: Giao diện cập nhật sách..................................................................................40
Hình 3.19: Giao diện tra cứu tài liệu.................................................................................41

Hình 3.20: Giao diện quản lý mượn – trả sách.................................................................41
Hình 3.21: Giao diện lập báo cáo thống kê4.....................................................................42

9


MỤC LỤC

10


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
1.1 Tổng quan về đề tài
1.1.1 Đặt vấn đề
Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động theo cách thủ
công do con người phụ trách. Chẳng hạn như độc giả mượn sách phải tìm tài liệu bằng
cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại thư viện. Thủ thư hiện tại vẫn quản lý cơng
việc chủ yếu bằng giấy tờ, vì vậy độ chính xác khơng được đảm bảo. Bên cạnh đó việc
thống kê sổ sách, thơng tin rất mất thời gian. Nhưng hiện nay, công nghệ ngày càng
phát triển mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực dẫn đến việc ra đời các hệ thống trợ giúp con
người trong việc quản lý. Vì thế nhóm em đã thực hiện đề tài phân tích thiết kế hệ
thống “Quản lý thư viện” để có thể tìm hiểu rõ hơn về hoạt động mượn trả sách, quản
lý độc giả, thống kê sổ sách, tìm kiếm thơng tin nhanh chóng tại thư viện.
1.1.2 Mơ tả bài toán
Một thư viện cần xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý công việc cho mượn sách.
Thư viện hiện có rất nhiều đầu sách gồm nhiều thể loại khác nhau. Các bản in khác
nhau của một quyển sách sẽ có mã sách khác nhau. Một quyển sách chỉ thược một thể
loại nhưng một thể loại có thể có nhiều quyển sách. Ngoài ra, thư viện cũng quản lý
một lượng lớn các tạp chí chuyên ngành. Mỗi tạp chí chỉ thuộc một chuyên ngành
khoa học nhưng một chuyên ngành có thể có nhiều tạp chí. Mỗi quyển sách hay tạp chí

chỉ do một nhà xuất bản phát hành.
Các độc giả sẽ đến mượn sách hay tạp chí tại thư viện. Một độc giả có thể mượn
nhiều quyển sách hay tạp chí do đó thư viện cần ghi nhận thơng tin độc giả nào mượn
sách hay tạp chí gì. Mỗi lần mượn sách tại thư viện, độc giả sẽ nhận được phiếu mượn.
Các độc giả phải đóng lệ phí hằng năm cho thư viện để mượn sách. Mỗi lần đóng lệ
phí, mỗi độc giả sẽ nhận được biên lai.

11


1.1.3 Mô tả hoạt động của hệ thống
- Mỗi độc giả khi có nhu cầu đọc và mượn sách của thư viện thì phải làm thẻ độc
giả. Trong thẻ có các thông tin về độc giả cùng mã thẻ và chi tiết các lần mượn trả sách
đều được lưu lại trên hệ thống của thư viện.
- Tại thư viện, khi sách được NXB chuyển đến theo đơn đặt mua sách của thư
viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng và hóa đơn thanh tốn để
xác định là những thống tin về số lượng, đơn giá của hóa đơn là đúng. Sau đó thơng tin
về sách nhập cũng như số lượng sách, đơn giá sách hay NXB sẽ được lưu lại tại biên
bản nhận sách. Sau đó nhân viên thư viện tiến hành dán mã sách cho sạch mượn và
đưa vào sử dụng.
- Độc giả có thể mượn sách tại chỗ hoặc mượn về. Độc giả có thể tra cứu các
thơng tin về sách cần mượn theo tên sách, tác giả, thể loại, NXB trước khi mượn để
điền đầy đủ thông tin về độc giả cũng như sách cần mượn trong phiếu yêu cầu mượn
sách.
- Khi độc giả trả sách, thủ thư sẽ kiểm tra lại thông tin trên máy để xác nhận và
làm thủ tục nhận sách.
1.1.4 Quy trình xử lý nghiệp vụ
- Thư viện tạo các thẻ sách sau khi nhập sách về gồm các thông tin: mã sách, tên
tác giả, tên NXB, năm xuất bản, số trang. Các đầu sách có thể được phân theo chuyên
ngành hoặc tài liệu.

- Mỗi độc giả đều được cấp một thẻ độc giả gồm các thông tin: số thẻ, họ, tên,
địa chỉ, phái.
- Độc giả muốn mượn sách thì tra cứu các thẻ sách rồi ghi vào phiếu mượn.
- Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin phiếu mượn, thủ thư kiểm tra điều kiện mượn
của độc giả và trạng thái sách để xác nhận cho phép mượn sách.

12


- Khi độc giả trả sách, thủ thư xác nhận thẻ độc giả, phiếu mượn. Việc trả sách
được ghi nhận vào dịng ngày trả và tình trạng. Phiêus mượn được lưu lại để quản lý
và theo dõi.
- Nếu vi phạm nội quy hoặc sách hỏng sẽ bị phạt.
1.2 Mục tiêu của đề tài
- Xây dựng được hệ thống quản lý thư viện để việc mượn trả sách dễ dàng hơn,
so sánh rõ ràng giữa việc quản lý thư viện một cách thủ cơng và sau khi có hệ thống để
quản lý thư viện.
- Xây dựng mơ hình thực thể quản lý thư viện
- Xây dựng mơ hình dịng dữ liệu thể hiện rõ từng chức năng của hệ thống quản
lý thư viện.
- Thiết kế các form giao diện cho thư viện.
- Tạo các ràng buộc cho hệ thống.
1.3 Phạm vi đề tài
- Tập trung vào hoạt động mượn, trả sách, quản lý kho và quản lý dộc giả.

13


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Tổng quan một số nghiên cứu trước

- Phần lớn tập trung vào phân tích hệ thống quản lý tại thư viện. Nêu ra các chức
năng nghiệp vụ của thư viện gồm quản lý kho sách, quản lý độc giả, quản lý quy trình
mượn trả kèm theo các xử lý vi phạm, lập báo cáo thống kê theo tháng.
- Đề tài “Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện” tạo
được sơ đồ chức năng nghiệp vụ có thứ bậc đơn giản. Xây dựng được các mơ hình
thực thể nghiên cứu khái quát, sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh cho các chức năng. Sơ đồ
này chỉ ra các mối quan hệ trước sau, trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông
tin giữaa các chức năng. Đề tài này không hướng đến phần thiết kế giao diện nên chưa
thể đánh giá tổng quan được, nhưng phần xây dựng các mô hình thì rất rõ ràng đối với
từng chức năng.
- Đồ án “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin – Quản lý thư viện” khá đầy đủ từ
khâu khảo sát đến phân tích hệ thống và sau cùng là thiết kế giao diện. Đồ án này
khơng có sơ đồ dịng đữ liệu để có thể hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện quản lý thư
viện. Về phần giao diện được thiết kế khá đơn giản, dễ sử dụng.
- “Bài tập lớn Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện sách” phân tích hệ
thống thơng qua biểu đồ use case tổng quát, phân rã biểu đồ. Lập biểu đồ lớp cho ca sử
dụng sau đó mơ hình hóa sự tương tác với các biểu đồ. Phần thiết kế giao diện bắt mắt,
dễ sử đụng đối với thủ thư và cả người dùng.
- Hầu hết các đồ án nghiên cứu trước về phân tích hệ thống thư viện đều khá
giống nhau.
2.2 Điểm mới trong đề tài nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý thư viện.
- Tạo các ràng buộc cho hệ thống.

14


2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng và phân tích thiết kế
Hiện nay vẫn còn thư viện thực hiện các cơng việc quản lý một cách thủ cơng
hoặc có sử dụng hệ thống quản lý nhưng vẫn còn rất đơn sơ. Với số lượng sách rất lớn

trong thư viện với việc quản lý thủ công qua giấy tờ lằng nhằng, phức tạp làm cho thủ
thư quản lý rất khó khăn, độc giả mượn sách cũng vất vả, mất thời gian và dễ sai sót.
Chính vì vậy nhóm em muốn tạo một hệ thống phân tích quản lý thư viện để các hoạt
động diễn ra dễ dàng hơn.
2.4 Tổng quan các công nghệ sử dụng
- PowerDesigner: là phần mềm thiết kế mơ hình hóa tổng thể doanh nghiệp dưới
dạng đồ họa và dễ dàng sử dụng. Chương trình có nhiều cơng cụ sẽ cho phép người
dùng sử dụng để tạo ra cơ quan đại diện về cấu trúc đồ họa của mơ hình kinh doanh.
- SQL Server: dùng để tạo và duy trì cơ sở dữ liệu, chức năng chính là lưu trữ và
truy xuất dữ liệu theo yêu cầu. Sử dụng dữ liệu để tạo các ràng buộc.
- Word: dùng để soạn thảo văn bản, dùng SmartArt để tạo sơ đồ phân cấp chức
năng.
- Vẽ sơ đồ DFD, thiết kế giao diện cho hệ thống tại Vẽ sơ đồ online | Mạng, điện,
luồng dữ liệu, ERD, UML, DFD... (bietmaytinh.com)
2.5 Tổng quan các mơ hình sử dụng trong đề tài
2.5.1 Mơ hình phân cấp chức năng
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống. Để
phân tích u cầu thơng tin của tổ chức phải xác định được tổ chức thực hiện nhiệm
vụ, chức năng gì. Từ đó, tìm ra các dữ liệu các thơng tin được sử dụng và tạo ra trong
các chức năng. Đồng thời, cũng phải tìm ra những hạn chế, mối ràng buộc đặt lên các
chức năng đó.
Mơ hình phân cấp chức năng là công cụ biểu diễn việc phân cấp hệ thống quản lý
thư viện có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra
làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
15


2.5.2 Mơ hình thực thể kết hợp
Mơ hình thực thể kết hợp được sử dụng để biểu diễn cơ sở dữ liệu ở mức khái
niệm. Mơ hình thực thể kết hợp bao gồm các thực thể, danh sách thuộc tính và những

mối kết hợp.

Hình 2.1: Mơ hình thực thể kết hợp – Sơ đồ ERD

2.5.3 Mơ hình dịng dữ liệu
Mơ hình dịng dữ liệu là cơng cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau
đây của các phân tích viên hệ thống trong q trình phân tích thơng tin:
- Phân tích: DFD được dùng để xác định quản lý hệ thống thư viện chủ yếu là
công việc mượn trả sách.
- Thiết kế: DFD dùng để lên kế hoạch và minh họa các phương án cho hệ thống.
- Biểu đạt: DFD là cơng cụ đơn giản hóa các chức năng của hệ thống.
- Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ,
súc tích và ngắn gọn. DFD cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu
chuyển thông tin trong hệ thống đó.

16


- Ví dụ minh họa:

Hình 2.2: Mơ hình dịng dữ liệu cấp 2 – Quản lý thư viện

17


CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
3.1 Khảo sát hiện trạng và yêu cầu
3.1.1 Mục đích
Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trường học là rất lớn. Vì vậy

cơng tác quản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học
sinh, sinh viên. Nhưng đa phần hiện nay các thư viện đều áp dụng mơ hình tổ chức
khơng hợp lý vào việc quản lý thư viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó
khăn trong các khâu từ việc làm thẻ thư viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu
cầu và đến việc mượn sách đã làm cho nhiều người khơng thấy được lợi ích từ hoạt
động thu viện. Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các
dịch vụ của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên.
Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mơ hình tổ chúc thư
viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô trong trường, trong trung tâm). Nhưng trước hết
chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trường.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý thư viện
Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh, sinh viên, tiến sĩ, giáo sư,
người cao tuổi…) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thơng tin về khoa học kỹ thuật, thẩm
mỹ… từ căn bản tới chun sâu có thể tìm được cho mình các thể loại sách phù hợp
với nhu cầu và đúng chuyên mơn của mình cần tìm hiểu với hai hình thức là đọc tại
chỗ hoặc mượn về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo quy định
riêng của từng thư viện cụ thể. Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung các nguồn
sách của thư viện đã rất khó, cịn thêm phải quản lý về việc cho mượn sách hằng ngày
đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai.
Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong cơng
việc của mình. Việc phân cơng quản lý thư viện thực hiện như sau:

18


- Trưởng ca là người chịu trách nhiệm về họat động trong ngày của tất cả các kho
và công việc của thư viện, quản lý việc giao ca của các nhân viên trong thư viện.
- Nhân viên thu ngân là người chịu trách nhiệm thu chi trong từng kho riêng biệt
đối với các giao dịch của khách hàng.
- Bộ phận quản kho có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ NXB hay các nguồn

khác. Hủy các đầu sách đã bị hư hỏng, sách cũ nát. Quản lí danh mục sách, quản lý
đầu sách. Phân loại sách, phân loại tác giả, phân loại nhà cung cấp. Kiểm kê, thống kê
các sách có trong thư viện. Có trách nhiệm kiểm tra và giúp khách chọn được đúng
loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu dọn sách khi khách mượn đọc
xong trong thư viện.
- Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn – trả sách. Hướng dẫn, làm các thủ
tục cho độc giả mượn – trả sách. Phân loại các thể loại sách. Quản lý tình trạng sách
trước và sau khi độc giả mượn – trả sách. Làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện,
cơng việc chính là lập mã số sách và quản lý sách. Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận
bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách, viết phích cho sách. Sau đó lưu
q trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa phích
vào hộp phích, để độc giả tra cứu sách và chuyển về kho sách. Báo cáo tình hình mượn
– trả sách về bộ phận nghiên cứu – kiểm kê.
- Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả. Cấp thẻ cho các độc giả
mới, hủy các thẻ độc giả đã hết hạn. Quản lý tài khoản độc giả. Phân loại độc giả.
Quản lý tham số quy định từng loại độc giả. Giúp độc giả tìm đúng sách mà họ cần
mượn. Giải quyết các thắc mắc của độc giả về nội dung, quy định của thư viện. Thống
kê lượt độc giả tới mượn sách hàng ngày. Xử lý các độc giả vi phạm.
- Bộ phận nghiên cứu – kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ các kho về việc
nhập sách mới, về các loại sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng. Thống kê tình
trạng sách trong thư viện. Thống kê NXB, nhà cung cấp sách. Thống kê sách mới
nhập, sách đang nhập, tình trạng mượn sách của thư viện. Thống kê sách còn trong thư
viện. Thống kê sách thanh lý. In báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê
về hoạt động của thư viện.
19


- Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho từng
loại sách cụ thể báo cho các quầy thu ngân biết để thực hiện cho đúng. Việc mất sách,
lạm thu tiền của khách, biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý nhờ có sự rạch rịi

từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng phiên giao dịch (ca),
mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu trữ qui định. Mỗi nhân
viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà
không được xem chương trình của người khác.
Tóm lại, như vậy vai trị và vị trí của thư viện chưa đứng đúng chỗ của nó, vẫn
chưa khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu. Trong điều kiện hiện
tại rất nhiều trung tâm, nhà trường đang được trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất
hiện đại mạng văn phòng được phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý thư
viện với hệ thống hiện có.
3.1.3 Đối tượng tham gia việc mượn – trả sách
- Độc giả: là người tới thư viện mượn sách. Tham gia trực tiếp vào việc mượn –
trả sách.
- Thủ thư: là người quản lý giữ gìn và phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu
đọc, tìm hiểu của độc giả. Ngoài những chức năng nhiệm vụ chung, tùy theo mục đích,
quy mơ mà từng thư viện có thêm các chức năng, nhiệm vụ riêng và phục vụ đối tượng
người đọc khác nhau.
Công việc của thủ thư:
o Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận các dạng tài liệu mới, phân loại tài liệu theo
danh mục hoặc theo loại hình tài liệu.
o Tổ chức sắp xếp và bảo quản các loại hình tài liệu theo một trật tự nhất
định.
o Xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục đích tìm kiếm tài
liệu dễ dàng, thuận lợi.
o Tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích sử dụng của thư viện,
ln ln giữ gìn cho cơ sở vật chất – kĩ thuật ở trong tình trạng tốt nhất.

20


o Giới thiệu vốn tài liệu của thư viện hướng dẫn sử dụng thư viện, nghiên

cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ tốt nhất nhu cầu học tập,

-

nghiên cứu và giải trí của mọi đối tượng độc giả.
o Kiểm tra và kiểm soát việc mượn sách, đọc sách của độc giả.
Quy trình mượn trả sách thơng thường:

Hình 3.1: Quy trình mượn và trả sách của độc giả thông thường

-

Đối với các thư viện lớn, hệ thống kho sách nằm ở các tầng trên hoặc ở các khu
vực riêng:

Hình 3.2: Quy trình mượn và trả sách đối với các thư viện lớn

3.2 Tổng quan về phương pháp mơ hình hóa dữ liệu
21


3.2.1 Mơ hình dữ liệu khái niệm
Mơ hình dữ liệu khái niệm cịn được gọi là mơ hình miền (Domain models), thiết
lập các khái niệm và nghữ nghĩa cơ bản của một miền nhất định đối với nhiều đối
tượng của các bên liên quan. Các mơ hình khái niệm được xây dựng dựa trên kiến trúc
tổng thể bằng cách sử dụng các mơ hình mối quan hệ thực thể.
3.2.2 Mơ hình dữ liệu logic
Mơ hình dữ liệu logic xác định cấu trúc chi tiết của các yếu tố dữ liệu trong một
hệ thống và các mối quan hệ giữa các yếu tố dữ liệu. Chúng điều chỉnh các yếu tố dữ
liệu được giới thiệu bởi mơ hình dữ liệu khái niệm và tạo thành cơ sở của mơ hình dữ

liệu vật lý.
3.2.3 Mơ hình dữ liệu mức vật lý
Mơ hình dữ liệu vật lý biểu thị trực quan cấu trúc dữ liệu được triển khai bởi lược đồ
cơ sở dữ liệu quan hệ. Ngoài việc cung cấp sự trừu tượng hóa trực quan của cấu trúc
cơ sở dữ liệu, thì nó cịn xác định mơ hình dữ liệu vật lý để có thể tự động lấy ra lược
đồ cơ sở dữ liệu từ mơ hình.
3.2.3 Mơ hình thực thể liên kết
Mơ hình thực thể liên kết ERM là một mơ hình được sử dụng rộng rãi trong các
bản thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức khái niệm. Mơ hình thực thể liên kết là một phương
pháp mơ hình hóa cơ sở dữ liệu, được sử dụng để tạo ra một loại lược đồ khái niệm
hoặc mơ hình dữ liệu ngữ nghĩa của một hệ thống, thường là cơ sở dữ liệu quan hệ và
các yêu cầu của nó theo hình thức từ trên xuống (top-down). Các sơ đồ được tạo bởi
quá trình này được gọi là Sơ đồ thực thể liên kết, Sơ đồ ER hoặc ERD.

3.3 Sơ đồ phân cấp chức năng
22


Mơ hình phân cấp chức năng BFD là cơng cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc
đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc
con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.

Hình 3.3: Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý thư viện

- Chức năng quản lý sách: Khi sách được NXB hay công ty phát hành chuyển
đến theo đơn đặt mua của thư viện, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra lại và đưa vào quy
trình sử dụng. Thơng tin về các sách sẽ được cập nhật khi nhập sách mới, hủy sách
khơng cịn sử dụng được nữa,các sách được phân loại theo những thể loại khác nhau.
- Chức năng quản lý độc giả: mỗi một bạn đọc khi muốn mượn sách tại thư
viện đều phải làm thẻ độc giả, trên thẻ sẽ có số thẻ để thủ thư có thể quản lý bạn đọc.

Thủ thư biết được mỗi bạn đọc đang mượn những cuốn sách nào, thông tin độc giả rõ
ràng. Qua những lần mượn trả thì thơng tin mượn trả được lưu lại, hoặc bạn đọc thay
đổi một số thông tin cá nhân. Chức năng này sẽ thực hiện nhiệm vụ sửa đổi. Ngoài ra
23


có thể chức năng này có thể xóa bạn đọc khi thẻ hết hạn khi chưa đăng ký hoặc các
bạn đọc vi phạm các nội quy cấm tại thu viện.
- Chức năng xử lý mượn, trả sách:
o Mượn tài liệu: Khi bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu tại thư viện, bạn
đọc phải điền thông tin vào phiếu yêu cầu mượn tài liệu và thẻ thư viện,
thủ thư sẽ kiểm tra thẻ đó cịn hạn hay khơng, kiểm tra bạn đọc này cịn
nợ tài liệu khơng. Nếu thỏa mãn các yêu cầu của bạn đọc, bước tiếp theo
thủ thư sẽ kiểm tra xem tài liệu mà bạn đọc yêu cầu có cịn trong kho hay
khơng. Sau đó bạn đọc tiến hành đặt cọc mượn sách và thủ thư lưu lại
thông tin cần thiết.
o Trả tài liệu: Khi bạn đọc đến trả tài liệu, thủ thư sẽ kiểm tra lại thông tin
bạn đọc và tài liệu đã mượn. Nếu mọi thứ hợp lệ bạn đọc sẽ được trả lại
tiền cọc, thủ thư nhận lại sách.
o Xử lý vi phạm (nếu có): Khi trả sách, thủ thư kiểm tra sách có bị hư hỏng
hoặc làm mất sách sẽ bị phạt theo quy định của thư viện.
- Chức năng lập báo cáo, thống kê:
o Thống kê sách: sách được thống kê theo từng chủ đề, cho biết trong
sách còn tồn trong thư viện là bao nhiêu, sách mượn là bao nhiêu.
o Thống kê bạn đọc: cho biết số lượng bạn đọc, số sách bạn đọc đã
mượn.

3.4

Mơ hình thực thể kết hợp

24


3.4.1 Vẽ sơ đồ ERD

Hình 3.4: Sơ đồ quản lý hệ thống thư viện

Chuyển mơ hình ERD sang mơ hình quan hệ:
-

TuaSach (MaTS, TenSach, TacGia, NamXuatBan)
TheLoaiSach (MaTheLoai, TenTheLoai)
NhaXuatBan (TenNXB, DiaChiNXB, QuocTich)
DauSach (ISBN, NgonNgu, Bia, TrangThai)
TapChi (MaTC, TenTC, So, NgayXuatBan)
ChuyenNganh (MaCN, TenCN)
DocGia (MaDG, Ho, TenLot, Ten, NgaySinh, GioiTinh, Hinh)
PhieuMuon (MaPhieuMuon, NgayMuon, NgayTra)
TheDocGia (SoThe, NgayLapThe, NgayHetHan)
BienLai (SoThe, Nam, NgayNop, SoTien)
TheLoaiSach(MaTheLoai, TenTheLoai, MaTS)
TuaSach (MaTS, TenSach, TacGia, NamXuatBan, ISBN)
TuaSach (MaTS, TenSach, TacGia, NamXuatBan, TenNXB)
MuonSach (MaTS, MaPhieuMuon)
TapChi (MaTC, TenTC, So, NgayXuatBan, TenNXB)
ChuyenNganh (MaCN, TenCN, MaTC)
Muon_TC (MaTC, MaPhieuMuon)
PhieuMuon (MaPhieuMuon, NgayMuon, NgayTra, MaDG)
25