pttkht quản lý thư viện trường đại học dân lập haair phòng.doc

Trường đại học Dân Lập Hải phòng
Khoa Công Nghệ thông tin
====
Báo Cáo bài tập lớn
Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống
Đề tài : Quản lý thư viện trường ĐHDL Hải Phòng
Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng
Nhóm sinh viên thực hiện :
Nguyễn Đình Hồng
Lê Duyên Quyền
Đoàn Trọng Hiệp
Nguyễn Văn Hạnh
1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải
Phòng. em thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống
Quản lý thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác
quản lý “Thư viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa
phát triển thì công việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên
các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công
sức và thiếu độ chính xác . Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ
không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất
lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc. Để khắc phục các nhược điểm
trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ.thông tin thì xây
dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện” giúp cho công tác quản lí là một
nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
2.Yêu cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường
ĐHDL HP cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của
hệ thống và nó cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ
sách giấy tờ ,làm việc trên máy tính sẽ nhanh chóng chính xác và thuận tiện.

3.Mô tả qui trình hoạt động của hệ thống
Khi thư viện có nhu cầu nhập sách thì thủ thư sẽ lập ra danh mục sách cần mua
để trình nhà trường duyệt ,sau khi truong duyet thủ thư sẽ lập phiếu mua sách va gửi tới
nhà cung cấp . Khi Nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thu thư sẽ tiếp nhận sách
và lập phiếu thanh toán gửi nhà cung cấp .Sách được xử lí trước khi cho vào kho.
Quá trình mượn sách của độc giả là giáo viên và sinh viên có nhu cầu đọc tại phòng
thư viện và mượn về nhà đều thực hiện theo quy tắc sau: độc giả viết tên sách cần
mượn lên phiếu mượn sách rồi chuyển vào phòng mượn sách đăng ký mượn sách và
trinh thẻ sinh viên ,thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu và kiểm tra sách nếu sách có
trong kho thì độc giả sẽ được mượn sách .Thư viện trường làm việc theo giờ hành
chính từ thứ 2 đến thứ 7,buổi sáng từ 7h30-11h,buổi chiều từ 14h-17h. Đối với sách
mượn đọc tại phòng đọc thì không thu bất cứ 1 lệ phí nào.Nhưng nếu mượn sách khỏi
phòng đọc thì sẽ thực hiện thu phí theo bảng tính phí mượn sách cho tới thời hạn trả
sách .Giới hạn 1 sinh viên mượn tối đa là 10 đầu sách trong 1 lần mượn. độc giả đến
mượn sách đều phải theo nội quy quy định của thư viện:
+Trả sách đúng kỳ hạn định.Thời gian hạn định khi mượn sách là 1 kỳ học.Nếu vi phạm
thời gian quy định sinh viên phảI bị phạt tiền sách là 500 đồng /1 ngày cộng với tiền
mượn ban đầu.
+Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập biên bản phải bồi thường gấp đôi
tiền sách in trên bìa cộng với tiền mượn sách ban đầu.
+Sinh viên chỉ có thể mượn thêm sách khi đã hoàn trả hết hoặc 1 phần số sách đã
mượn.
+Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho
ban lành đạo khi có yêu cầu
1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh
Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng

Phòng F301
Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’
Đối tượng
-Đối tượng được hỏi là:Thủ thư
-Cần thu thập nhứng thông tin về:quá
trình quản lí sách của thư viện

Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ
kinh nghiệm,chuyên môn về mượn trả sách
của trường ĐHDL Hải phòng
Chương trình
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- Tổng quan về phỏng vấn
Chủ đề sẽ đề cập
Xin phép được ghi âm
-Chủ đề 1
-Chủ đề 2
-Chủ đề 3
- Chủ đề 4
- Tổng hợp các nội dung chính,ý kiến của
ngời được hỏi
Kết thúc cám ơn sự hợp tác giúp đỡ
Ước lượng thời gian
1 phút
3 phút
2 phút

10 phút
10 phút
5 phút
5 phút
Dự kiến tổng cộng:38 phút
(D6)Loại sách
mượn,trả
Tiếp nhận
kiểm
phiếu(T2)
Đơn sách
D(5)
2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:
Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Người được hỏi :Trần Hữu trung
Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Xin anh cho biết quy trình
nhập sách và xử lý sách của
thư viện ?
Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là
tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu
yêu cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường
duyệt và gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập
về sẽ được sử lý đánh mã cho sách rồi đưa vào
kho
Câu 2: xin anh cho biết quy trình

mượn trả sách của thư viện ?
Trả lời : Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết
thông tin về họ và thông tin về sách cần mượn vào
phiếu mượn sách
Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và
kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên
sẽ được mượn sách
Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra
thông tin người mượn và ghi sổ trả sách ,ghi phiếu
thanh toán cho sinh viên
Câu 3:
Nếu có sự cố sẩy ra thì xử lý như
thế nào?
Trả lời:Nếu mượn sách qúa hạn thì ngoài lệ phí
mượn sách bình thường cùng tiền phạt 500
đồng/ngày.
Sách bị mất hay hỏng so với ban đầu khi mượn lập
biên bản phải bồi thường gấp đôi tiền sách in trên
bía cộng với tiền mượn sách ban đầu
Đánh giá chung:
(D6)Loại sách
mượn,trả
Tiếp nhận
kiểm
phiếu(T2)
Đơn sách
D(5)