Tài liệu Phần 7: Kế toán và Dòng tiền mặt doc

Phần 7: Kế toán và Dòng tiền mặt

Bước 1: Trang bị kiến thức
Nếu bạn chuẩn bị lập doanh nghiệp chắc hẳn bạn phải biết cách
ghi số liệu như thế nào. Để có được kiến thức về việc này bạn
cần phải tới lớp học để học cả về kế toán và phần mềm máy vi
tính được dùng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Với những
kiến thức này, bạn có thể nói một cách đầy tự tin về các yêu cầu
về kế toán của bạn với các nhân viên của mình, với ngân hàng
và với cả nhân viên kế toán của bạn.
Bạn cũng cần biết một chút về kế toán để đánh giá các đối thủ
cạnh tranh của mình hoặc về cách doanh nghiệp mà bạn muốn
mua hoặc bị mua. Trong khi thông tin về các công ty có thể có
được từ những người môi giới chứng khoán hoặc phỏng vấn
những doanh nhân nổi tiếng thì cách tốt nhất để biết về những
đối thủ cạnh tranh đang thành công nhất được niêm yết trên thị
trường chứng khoán là đọc bản báo cáo hàng năm của họ. Bạn
cần biết về kế toán để rút ra được những điều hay từ đây. Các
khóa học về kế toán tại các trường tại địa phương có thể đáp ứng
hầu hết nhu cầu của bạn về vấn đề này.
Bước 2: Chọn một người làm kế toán
Bạn phải tham khảo tư vấn của một người làm kế tóan trước khi
bạn khởi nghiệp. Đó có thể là một người có chứng chỉ CPA
hành nghề độc lập hoặc một công ty kế toán kiểm tóan lớn cung
cấp dịch vụ chuyên môn trên nhiều lĩnh vực (và chi phí ở đây có
thể cao hơn). Một mô hình nữa khi sử dụng kế toán là một người
là kế toán thuế (EA). Người này phải qua kỳ kiểm tra do cơ
quan thuế thực hiện.
Hiện tại không có các tiêu chuẩn chứng chỉ quốc gia nào dành
cho nhân viên kế toán sổ sách giống như đối với chứng chỉ CPA
hoặc EA. Do vậy có lẽ tốt nhất là khi tìm một nhân viên kế toán

sổ sách thì nên trông chờ vào sự giới thiệu. Nhiều người có
chứng chỉ CPA hoặc EA sẽ giới thiệu cho bạn những người mà
họ tin tưởng để giúp bạn các công việc về kế toán. Nhân viên kế
toán sổ sách có thể làm các công việc từ thanh toán hóa đơn, xử
lý các giấy tờ biên nhận cho tới mức hoàn chỉnh là có thể tóm tắt
các hoạt động thu chi trên sổ sách để những người có chứng chỉ
CPA hoăc EA chuẩn bị báo cáo hoàn thuế.
Nói cách khác, nếu bạn cần ai đó cố vấn cho bạn về việc tổ chức
doanh nghiệp và chuẩn bị báo cáo doanh thu và thuế thu nhập cá
nhân thì có lẽ bạn cần có một người làm kế tóan với chứng chỉ
CPA hoặc một EA để giúp. Việc bạn biết và tự ghi sổ sách kế
toán thường xuyên sẽ làm cho công việc trở nên tốt hơn bởi vì
như vậy bạn có đủ điều kiện để có được chuyên môn cao hơn.
Bạn cũng cần quyết định xem phần mềm kế toán nào là phù hợp
với loại hình doanh nghiệp của bạn nhất và nhân viên kế toán có
thể giúp bạn trong việc này. Một số phương pháp để xác định
việc này là:
 Hãy hỏi những người cùng kinh doanh trong lĩnh vực của
bạn mà bạn có thể tin tưởng vào những nhận xét của họ về
vấn đề phần mềm.
 Người phụ trách về kế toán của bạn cũng có thể trợ giúp
đắc lực cho bạn trong việc cài đặt và đào tạo bạn về các
ứng dụng của phần mềm hoặc là anh ta cũng có thể có
người quen biết rõ về việc này.
 Tìm các quảng cáo trên các tạp chí về phần mềm và tham
dự các cuộc triển lãm để có ý tưởng về việc này.
Việc làm kế toán bảng lương và báo cáo ngày càng phức tạp.
Nếu như bạn sẽ tuyển nhân viên, hãy tìm kiếm những nhà cung
cấp dịch vụ kế toán tiền lương ở địa phương của bạn. Người phụ
trách kế toán của bạn cũng có thể đưa ra đề nghị về việc này.

Công việc phức tạp này cũng có thể được thuê bên ngoài thực
hiện với một chi phí phí hợp lý.
Các cách mà người phụ trách kế toán của bạn có thể giúp
khi làm việc với ngân hàng:
Sớm hay muộn thì bạn cũng sẽ cần đến nguồn cung cấp tài
chính bên cạnh những nguồn khi bạn khởi sự doanh nghiệp.
Điều quan trọng là bạn phải xây dựng mố quan hệ với ngân hàng
TRƯỚC KHI các nhu cầu xuất hiện. Người phụ trách kế tóan
của bạn có thể:
 Giúp bạn chuẩn bị các báo cáo về việc kiểm soát dòng tiền
mặt trong đó ước đoán lượng tiền mặt cần cho doanh
nghiệp trong những tháng tới.
 Giúp bạn chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân bao gồm bản
cân đối tài sản cá nhân và các khoản phải trả cũng như báo
cáo về thu nhập và chi phí cho thấy lượng tiền mặt bạn tạo
ra được mỗi tháng. Các ngân hàng thường yêu cầu phải có
sự đảm bảo cá nhân.
 Giúp với tư cách là một người giới thiệu với ngân hàng.
Điều này là rất hữu ích vì ngân hàng có thể đã có các giao
dịch trước đây với người đó rồi.
 Giúp bạn đánh bóng bản kế hoạch kinh doanh gửi ra ngân
hàng.
 Giúp bạn tổng hợp càng nhiều thông tin càng tốt bao gồm
các báo cáo tài chính một cách gọn gàng và có trật tự.
Phương pháp kế toán
Trước khi bạn bắt đầu, bạn cần phải quyết định doanh nghiệp
của bạn sẽ sử dụng phương pháp kế toán nào. Có 2 phương pháp
chính:
 Phương pháp kế toán cơ bản dựa trên thu/chi tiền mặt
thực tế: Tên của nó đã nói lên tất cả, bạn ghi nhận thu nhập

khi bạn nhận được tiền mặt và bạn ghi nhận là chi phí khi
bạn nhận được hóa đơn. Hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ
thực hiện phương pháp này nó rất dễ hiểu và dễ tính toán
hơn nhiều.
 Phương pháp kế toán cộng dồn: Ở đây bạn cân đối doanh
thu với chi phí bất kể việc tiền mặt có thể hoặc không thể
thu được. Nếu bạn bán một sản phẩm cho một khách hàng
và người này không trả tiền cho bạn trong 30 ngày, việc
bán hàng được ghi nhận vào trong sổ sách vào ngày bạn
thực hiện việc bán hàng. Khi tiền được chuyển tới tài khoản
“các khoản phải thu” thì nó được chuyển thành tiền mặt.
Điều này cũng tương tự với các chi phí: nếu chi phí phát
sinh trong một tháng nhưng bạn lại thanh toán vào tháng
tiếp theo thì chi phí được ghi nhận vào tháng mà chi phí
phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực sản
xuất hoặc liên quan tới tồn kho thì cơ quan thuế thường yêu
cầu bạn thực hiện theo phương pháp kế toán này.
Tách riêng những ghi chép của doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu, dù chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên mở
một tài khoản của doanh nghiệp cho dù bạn là người chủ duy
nhất của doanh nghiệp. Việc tách riêng giữa những giấy tờ ghi
chép của doanh nghiệp và cá nhân bạn là rất quan trọng. Điều
này làm cho bạn và người phụ trách về kế toán dễ dáng hơn
trong việc chuẩn bị báo cáo thuế thu nhập cá nhân khi đến hạn.
Người phụ trách kế toán có thể giúp bạn trong việc lập các tài
khoản cho công ty bao gồm cả việc lập tài khỏan tiền gửi ngắn
hạn và tài khoản tiền gửi dài hạn cho hoạt động của doanh
nghiệp.
Vấn đề trách nhiệm nộp thuế:
Một số vấn đề liên quan tới trách nhiệm nộp thuế mà bạn và

người phụ trách về kế toán cần phải giải quyết:
 Thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn là người chủ sở hữu duy
nhất của doanh nghiệp, bạn sẽ phải báo cáo các hoạt động
của doanh nghiệp theo chu kỳ đi kèm với việc khai báo với
cơ quan thuế theo mẫu 1040, còn gọi là Bảng kê C. Người
chủ duy nhất của doanh nghiệp không chỉ phải đóng thuế
thu nhập cá nhân trên phần thu nhập của doanh nghiệp mà
còn phải đóng thuế bảo hiểm xã hội trên số thu nhập này.
Việc này được tách thành một mục riêng về khoản thuế thu
nhập phải nộp. Khoản thuế bảo hiểm xã hội có thể làm
nhiều chủ mới lập doanh nghiệp nhỏ giật mình bởi vì họ
không ngờ phải trả khoảng 15% thu nhập thuần cho thuế
bảo hiểm xã hội trên tổng số thuế thu nhập. Mô hình công
ty hợp doanh hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn cũng
không giải thoát các đối tác khỏi việc nộp thuế làm việc
cho bản thân. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể
giúp đỡ bạn trong việc ước lượng khoản thuế phải nộp giúp
giảm gánh nặng nộp thuế cộng dồn cũng như tránh bị phạt
do không nộp thuế.
 Thuế trên bảng lương. Nếu bạn có nhân viên thì người
phụ trách kế toán có thể giúp bạn xin mã số nộp loại thế
này của bang và của liên bang để bạn kê khai khoản thuế
trên bảng lương phải nộp. Mã số liên bang được gọi lài
FEIN (mã số nhận dạng doanh nghiệp của liên bang) và
được thực hiện theo mẫ SS-4. Tại mỗi bang thì có các loại
thuế địa phương và thuế của bang khác nhau. Ví dụ, tại
California, bạn cần xin mã số nhận dạng của bang để mở
tài khoản nộp thuế khấu trừ từ lương của nhân viên và
khoản tiền khấu trừ bảo hiểm tàn tật. Bạn cũng còn phải trả
thuế bảo hiểm thất nghiệp của bang nữa. Cũng có thể có

các loại thuế khác đặc trưng riêng cho khu vực của bạn.
Trợ cấp
Ở nhiều thời điểm, có nhiều nguồn tài chính cho các doang
nghiệp mới thành lập do các tổ chức khác nhau tài trợ nhằm hỗ
trợ sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ. Người phụ trách về
kế tóan của bạn có thể biết hoặc không biết những khoản trợ cấp
này nhưng đó có thể là câu hỏi mà bạn cần đặt ra với những ứng
viên cho vị trí kế toán trước khi bạn tuyển dụng họ. Trợ cấp có
thể có từ các nguồn:
 Hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA).
 Các khoản vay do Hội Doanh nghiệp nhỏ bảo lãnh được
thông qua các ngân hàng.
 Các ngân hàng địa phương do chính phủ liên bang tài trợ
 Trợ cấp của liên bang cho việc sử dụng những nhân viên là
người dân tộc thiểu số
 Các tổ chức thương mại
 Liên đoàn các nhà quản trị doanh nghiệp đã nghỉ hưu
(SCORE), một tổ chức phi lợi nhuận với mục đích giúp các
doanh nghiệp nhỏ thành công. SCORE cung cấp nhiều
khóa học và hội thảo về nhiều chủ đề trong kinh doanh và
giúp cho bạn cơ hội để nói chuyện với những người đã từ
như bạn hôm nay.
Kiểm soát nội bộ
Nói đến "Kiểm soát nội bộ" là nói đến những gì cần làm để xử
lý các nguồn vốn, nơi mà tiền ở các dạng tiền mặt, séc hay thẻ
tín dụng, để đổi lấy hàng hóa và dịch vụ. Mục đích là để đảm