Tài liệu Bài giảng Quản lý dự án Chương 7- Tổ chức dự án pptx

1
CHƯƠNG 7 :

TỔ CHỨC DỰ ÁN
PROJECT ORGANIZATION

I. TỔNG QUAN:
 Tổ chức: Nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất đònh để
có thể phối hợp nhau nhằm đạt mục tiêu của tổ chức
 Cấu trúc tổ chức: Kiểu mẫu được xác lập nhằm phối hợp các họat
động giữa các thành viên trong tổ chức
 Trong mỗi cấu trúc tổ chức, các thành viên phải được xác đònh rõ
về:
• Quyền hạn (authority): quyền cá nhân có thể ra quyết đònh để
các nhân khác theo
• Bổn phận (responsibility): cá nhân có nghóa vụ thực hiện tốt
công việc được phân công
• Tính chòu trách nhiệm (accountability): có thể trả lời về mức
hòan thành công việc được phân công

 Accountability = Authority + Responsibility

II. CẤU TRÚC CỔ ĐIỂN (CẤU TRÚC CHỨC NĂNG)
FUNCTIONAL STRUCTURE

 Nhiều cấu trúc quản lý truyền thống đã tồn tại (hình 3.1)
 Trong môi trường kinh doanh hiện tại (công nghệ thay đổi
nhanh chóng, cạnh tranh gay gắt…) tạo sức ép lên các cấu trúc tổ
chức đã có.
 Đây là một hình thức tổ chức cổ điển, dự án được phân chia theo

chức năng chuyên môn và là một bộ phận của phòng ban chức
năng.
 Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao





2
1. Ưu điểm:
• Linh hoạt tối đa trong việc sử dụng nhân viên: chuyên gia
được chỉ đònh tham gia các dự án theo lónh vực chuyên môn.
• Tập trung các chuyên gia thành các nhóm rõ ràng => dễ dàng
chia sẽ những kinh nghiệm và kiến thức, trong đó các chuyên
gia có điều kiện trao dồi và phát triển chuyên môn.
• Nếu dự án đưa về nhóm chuyên môn thì nhóm / bộ phận đó có
khả năng theo dự án liên tục và quản lý toàn bộ dự án.
• Các chuyên gia được sử dụng cho nhiều dự án khác nhau.Các
các nhân chuyển đổi qua lại các dự án khác nhau 1 cách dễ
dàng

2. Nhược điểm:
• Không xem khách hàng là đối tượng tập trung cho các hoạt
động và quan tâm của doanh nghiệp.
• Các nhóm chuyên môn có khuynh hướng tập trung vào các
lónh vực chuyên môn của mình.
• Không có cá nhân cụ thể chòu trách nhiệm toàn bộ cho dự án.
• Nhiều thứ bậc trong quản lý giữa dự án và khách hàng nên
thiếu sự hợp tác phối hợp làm việc, đáp ứng nhu cầu khách
chậm và rắc rối.

• Các vấn đề của dự án liên quan đến lónh vực quan tâm của
nhóm chuyên môn có thể được xem xét cẩn thận nhưng khi
ngoài lónh vực thì thường xem nhẹ và thậm chí bỏ qua.
• Sự động viên khuyến khích tham gia dự án của không cao. Dự
án không là mối quan tâm và hoạt động chính.
• Không giúp nhà quản lý có tầm nhìn bao quát

3

Hình 3.2: Các sơ đồ tổ chức


P. Giám Đốc
Hợp tác & phát triển
P. Giám Đốc
Hành chánh
P. Giám Đốc
Tiếp thò
P. Giám Đốc
Nhân sự
GIÁM ĐỐC

Hình 3.3: Cấu trúc chức năng


III. CẤU TRÚC DỰ ÁN: (PROJECT ORGANIZATION)

 Đây là hình thức tổ chức đối nghòch với hình thức tổ chức theo
chức năng: Giám Đốc nắm dưới quyền mình các Phó Giám Đốc phụ
trách các dự án, dưới mỗi Phó Giám Đốc ( Chủ nhiệm ) dự án lại có

các bộ phận chuyên môn như trong kiểu cổ điển ( tàl chính, nhân
sự ...).

 Tổ chức theo dự án rõ là hình thức tổ chức theo nhu cầu khách
hàng và thường gặp ở các xí nghiệp có dự án lớn.

4
P. Giám Đốc
Dự án B
P. Giám Đốc
Dự án A
P. Giám Đốc
Dự án C
P. Giám Đốc
Dự án D
GIÁM ĐỐC
Tài chính sản xuất
Hình 3.4: Cấu trúc dự án

1. Ưu điểm:
• Chủ nhiệm đề án có toàn quyền về dự án, sẽ báo cáo và chòu
trách nhiệm về dự án trước Ban Giám Đốc.
• Tất cả các thành viên trong dự án chỉ chòu sự chỉ đạo điều
hành của PM, không có trưởng nhóm / bộ phận chuyên môn
được điều nhân sự.
• Do không phải qua cấp trung gian nên giao tiếp giữa dự án và
BGĐ dễ dàng và giữa dự án với khách hàng cũng vậy.
• Nhân sự dự án được rõ ràng và điều này kích thích mạnh mẽ
đến các thành viên.
• Do quyền hành được phân tán nên khả năng RQĐ nhanh

hơn, khi gặp các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án
cũng như khi khách hàng có nhu cầu thay đổi.
• Tổ chức dự án có cấu trúc đơn giản và uyển chuyển => dễ hiểu
và dễ thực thi.




2. Nhược điểm:

5
• Khi công ty có nhiều dự án khác nhau và thường sử dụng tất
cả nhân sự thì sẽ dẫn đến công việc gia tăng đáng kể, chồng
chéo và do đó chi phí và giá thành sẽ tăng.
• Lãng phí lớn nếu dự án liên quan đến các hỗ trợ chuyên gia
và thiết bò yêu cấu công nghệ cao và phức tạp.
• Sự cạnh tranh giữa các dự án cũng như giữa các thành viên
trong dự án nên có thể sẽ không gắn với mục tiêu chiến lược
chung của công ty.
• Cán bộ trong dự án sẽ lo âu khi dự án kết thúc. Họ sẽ bò đuổi
hay thuyên chuyển đi đâu?

IV. CẤU TRÚC MA TRẬN: (Matrix organization)

☛ Đây là dạng phối hợp của hai hình thức cấu chức dự án kể trên,
với các cột là các chức năng chuyên môn và các hàng là các dự án
khác nhau.
☛ Các chuyên gia chức năng làm việc cho một hoặc nhiều dự án.
☛ Đặc điểm của dạng tổ chức này là nhân sự chòu cùng một lúc sự
quản lý của hai thủ trưởng theo chuyên môn và theo dự án => phát

sinh vấn đề phân bố thời gian làm việc và thường sẽ được giải
quyết thông qua thương lượng.
☛ Dạng này thường được áp dụng ở các công ty có nhiều lónh vực
hoạt động hoạt động khác nhau, sản xuất nhiều mặt hàng....

1. Ưu điểm:
• Duy trì tối đa việc kiểm sóat dự án về nguồn lực ( chi phí và
nhân sự).
• Các chính sách và qui đònh được xây dựng một cách độc lập
với từng dự án, không ngược với chính sách và qui đònh của cả
công ty.
• PM có quyền tham gia vào các nguồn lực của công ty mà
không gây mâu thuẩn với các dự án khác
• Đáp ứng nhanh với các thay đổi có thể xảy ra
• Động lực và cam kết được cải thiện (yên tâm hơn khi kết thúc
dự án, từng các nhân thấy con đườøng sự nghiệp của mình