Tài liệu Bài giảng Quản lý dự án Chương 8- Hoạch định và lập tiến độ dự án doc

____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 4 1
CHƯƠNG 8:


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
(PROJECT PLANNING & SCHEDULING)
_________________________________________________________________

I. TỔNG QUAN:
 HĐDÁ: Quá trình sắp xếp và quản lý các công việc nhằm
hoàn thành mục tiêu dự án

 Giải quyết các vấn đề lập thời gian biểu cho các công
việc và các nguồn lực của dự án

WHAT – WHO –WHEN – HOW MUCH

 Cơ sở đêå kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án

 Vì sao phải HĐDÁ?

 Nâng cao việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực

 Là cơ sở để thực hiện và kiểm soát công việc

 Thúc đẩy giao tiếp và phối hợp

 Loại trừ hoặc giảm thiểu sự không chắc chắn

 HĐDÁ là quá trình lập đi lập lại và được thực hiện trong

suốt chu kỳ hoạt động của dự án

 Kế hoạch phái bao gồm rủi ro và đủ linh hoạt để thực hiện
____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 4 2

II. CÁC BƯỚC TRONG HĐDÁ:

Xác đònh mục tiêu và phạm vi của dự án

Thu thập thông tin

Xây dựng cấu trúc phân việc ( WBS)

Xác lập các bảng báo cáo cho các công việc

Thiết lập sơ đồ trách nhiệm

Ứơc tính thời gian, ngân sách, nguồn lực cho các công
việc

Đánh giá – sửa đổi

Chuẩn bò kế hoạch, ngân sách, và thời gian biểu

Phê chuẩn


________________________________________________________________
______________

TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
LÀ THÀNH CÔNG

1. Nội dung cụ thể (Specific content):
rõ ràng, không
mơ hồ  đầy đủ thông tin cần thiết, không quá chi tiết & rườm
rà

2. Có thể hiểu được (Understandability):
Mọi người
dể dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc & cách thực
hiện công việc

3. Có thể thay đổi được (Changeability):
Dể dàng
thay đổi, cập nhật, hiệu chỉnh

4. Có thể sử dụng được (Usability):
HĐDÁ phải tạo
điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát quá trình thực hiện dự
án và truyền đạt thông tin

CÁC LÝ DO HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THẤT BẠI

1. Mục tiêu của dự án không được nắm bắt ớ các cấp

2. HĐDÁ dựa trên các thông tin không đầy đủ  dự trù
nguồn lực không đủ

(Nguồn lực = con người + thời gian + tiền)

________________________________________________________________
______________
Nếu không đủ:

 Thay đổi trong tiến độ,
 Thay đổi trong mức độ ưu tiên và trong phân bổ nguồn
lực
 Công việc càng không chắc chắn thì càng xử lý nhiều
lượng thông tin để đảm bảo thực hiện một cách hiệu
quả.
3. HĐDÁ được hoạch đònh và thực hiện bởi những nhóm
khác nhau

4. HĐDÁ thiếu phần giám sát, kiểm soát và hiệu chỉnh

5. HĐDÁ thiếu các chỉ số đánh giá cụ thể (measurable)
trong quá trình thực hiện

III. CÁC CÔNG CỤ TRONG HĐDÁ (4)

1. HĐDÁ theo cột mốc thời gian
(Milestone Schedule)

2. HĐDÁ theo cấu trúc phân việc
( WBS- Work Breakdown Structure)


________________________________________________________________

______________
3. HĐDÁ theo biểu đồ thanh ngang
( GANTT diagram)

4. HĐDÁ theo sơ đồ mạng
( PERT diagram)

1. Hoạch đònh theo mốc thời gian

 Trình bày các giai đoạn hoặc các hoạt động chính của DÁ
với các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc

 Biểu đồ trình bày sơ lược, đơn giản  giúp nhà quản lý
nắm được tiến độ chung các hoạt động chính của dự án

Năm thứ 1 Năm thứ 2
Cột mốc
1 2 3 4 … 9 … 12 … 3 4 5 … 10 11 12
Soạn thảo dự án

HĐ DÁ hoàn chỉnh

Thiết kế ban đầu

90% thiết kế hoàn chỉnh

Hoàn tất mẫu

Hoàn tất việc thử HT

Xem xét th/kế sau cùng

Đưa vào thực hiện



________________________________________________________________
______________
2. Hoạch đònh theo cấu trúc phân việc - WBS

WBS: dạng cấu trúc tổ chức dự án  mô tả toàn bộ công
việc dự án, phân công công việc cụ thể theo từng cấp quản
lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn củøa từng nhóm công
tác & đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc đề
ra

WBS là một phương tiện để tách công việc dự án thành các
bộ phận nhỏ hơn để dể dàng quản lý hơn

cấu trúc WBS thông dụng nhất là cấu trúc có 6 mức độ như
sau:

Mức độ Mô tả

Các mức độ
quản lý
1
2
3
Toàn bộ chương trình (total program)

Dự án (project)
Nhiệm vụ chính (task)

Các mức độ
kỹ thuật
4
5
6
Nhiệm vụ phụ (subtask)
Mãng công việc (work package)
Mức độ cố gắng (level of effort)


________________________________________________________________
______________
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC CỦA 1 DỰ ÁN
1
1
.
.
0
0


D
D
Ư
Ư
Ï
Ï

A
A
Ù
Ù
N
N


2
2
.
.
0
0


N
N
h
h
i
i
e
e
ä
ä
m
m

v
v
u
u
ï
ï


1
1


3
3
.
.
0
0


N
N
h
h
i
i
e
e

ä
ä
m
m


v
v
u
u
ï
ï


2
2



5
5
.
.
0
0


N
N
h

h
i
i
e
e
ä
ä
m
m


v
v
u
u
ï
ï


4
4



4
4
.
.
0
0

N
N
h
h
i
i
e
e
ä
ä
m
m


v
v
u
u
ï
ï


3
3



2.1

Subtask 1
2.2
Subtask 2
2.3
Subtask 3
4.1
Subtask 1
4.2
Subtask 2
4.3
Subtask 3
3.1
Subtask 1
3.2
Subtask 2
3.3
Subtask 3
3.4
Subtask 1
3.5
Subtask 2
3.6
Subtask 3
5.1
Subtask 1
Subtask 2
Subtask 3
5.2
5.3
5.4

Subtask 4

________________________________________________________________
______________
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN WBS


Bước 1: Thu thập thông tin từ các thành viên sẽ  tách nhỏ
các nhiệm vụ chi tiết hơn đến khi từng nhiệm vụ được hoạch
đònh, lập tiến độ, ngân sách, điều khiển và kiểm tra một cách
riêng lẻ.

Bước 2: Đối với từng nhiệm vụ:
Xác đònh công việc &ø kết quả mong muốn đạt được
Liệt kê danh sách cá nhân chòu trách nhiệm
Xác đònh nguồn nhu cầu: cán bộ, thiết bò, vốn, vật tư....
Liệt kê nhân sự và nhóm chòu trách nhiệm
Xây dựng sơ bộ thời gian cần thiết để thực hiện từng
nhiệm vụ trong WBS.

Bước 3: Xem xét lại WBS, Ngân sách, thời gian đánh giá với
các thành viên sẽ chòu trách nhiệm thực hiện công việc đó 
kiểm tra mức độ chính xác của WBS

Bước 4: Các yêu cầu về nguồn lực, tiến độ thực hiện, mối
quan hệ giữa các nhiệm vụ sẽ được tổng hợp ở mức cao hơn
của WBS, và cứ tiếp tục theo các thứ bậc của WBS


________________________________________________________________

______________
Bước 5: Ở mức độ cao nhất của WBS, bản tóm tắt ngân sách
dự án hình thành gồm 4 yếu tố:
• Ngân sách trực tiếp từ các nhiệm vụ
• Chi phí gián tiếp của dự án
• Chi phí tiếp thò
• Các chi phí khác
Bước 6: Các thông tin hoạch đònh và các mốc thời gian được
tổng hợp vào bản kế hoạch tổng thể (Project master schedule)

Bước 7: So sách mức độ thực hiện của nhiệm vụ và đầu ra
trong WBS để xác đònh đònh các vấn đề phát sinhhiệu chỉnh.

Bước 8: Khi dự án thực hiện từng bước, PM liên tục kiểm tra
việc sử dụng các nguồn lực hiện có theo mức độ từ mảng công
việc mức toàn bộ dự án  PM xác đònh vấn đề, đánh giá các
chi phí cuối cùng &ø thực hiện các hiệu chỉnh cần thiết.

Bước 9: So sánh tiến độ dự án như với ngân sách dự án.


________________________________________________________________
______________
3. Hoạch đònh theo sơ đồ GANTT

 Các công việc của dự án và thời gian thực hiện công việc
được biểu diễn bằng thanh ngang

 Các công việc trong dự án lắp đặt thiết bò lọc không khí

Công
việc
Mô tả Công tác
trước
Thời gian
(tuần)
A
B
C
D
E
F
G
H
Xây dựng bộ phận bên trong
Sửa chữa mái và sàn
Xây ống gom khói
Đổ bê tông và xây khung
Xây cửa lò chòu nhiệt
Lắp đặt hệ thống kiểm soát
Lắp đặt thiết bò lọc khí
Kiểm tra và thử nghiệm
_
_
A
B
C
C
D,E
F,G

2
3
2
4
4
3
5
2


________________________________________________________________
______________
A

B
SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN
C TRIỂN KHAI SỚM

D

E

F

G

H


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

A tuần

B
SƠ ĐỒ GANTT CỦA DỰ ÁN
C TRIỂN KHAI CHẬM

D

E

F

G

H

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

________________________________________________________________
______________


Ư
Ư
u
u


đ
đ

i
i
e
e
å
å
m
m
:
:


Đơn giản, dể nhìn thấy công việc, thời gian thực hiện mỗi
công việc


Thấy rõ tổng tiến độ thực hiện của dự án



N
N
h
h
ư
ư
ơ
ơ
ï
ï

c
c


đ
đ
i
i
e
e
å
å
m
m
:
:


Không thể hiện rõ mối quan hệ giữa các công việc, đặc
biệt trong các dự án có nhiều công việc


Không thể hiện rõ công việc nào là chủ yếu có tính quyết
đònh đối với tổng tiến độ thực hiện dự án

Không thuận tiện khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh
tế kỹ thuật của bản thân sơ đồ của dự án

4. Hoạch đònh theo sơ đồ mạng

 Hai phương pháp phân tích sơ đồ mạng:

Phương pháp đường găng CPM
(
C
ritical
P
ath
M
ethod)