Tài liệu Bài giảng Quản lý dự án Chương 9- Kiểm soát dự án pdf

____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1

CHƯƠNG 9:


KIỂM SOÁT DỰ ÁN
(PROJECT CONTROL)
_________________________________________________________________

I. TỔNG QUAN:


Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển
khai trong chu kỳ họat động của dự án.
 Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:
• Mức độ thực hiện (Performance)
• Chi phí (Cost)
• Thời gian (Time)
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA MỨC ĐỘ THỰC HIỆN?
• Các vấn đề kỹ thuật phát sinh
• Không đủ nguồn lực khi cần đến
• Các vấn đề về chất lượng xuất hiện
• Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật
• Sự phức tạp xuất hiện
• Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA CHI PHÍ?
______________________________________________________________________________
2
• Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn
• Qui mô công việc gia tăng

• Giá thầu ban đầu quá thấp
• Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn
• Họach đònh ngân sách không phù hợp
• Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc
• Chi phí đầu vào thay đổi


VÌ SAO CẦN KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN?

• Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử
lý so vơi khi họach đònh
• Thời gian ươc lượng ban đầu là quá lạc quan
• Trình tự công việc là sai
• Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bò)
không có khi cần đến
• Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan
thành
• Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại
• Luật lệ chính phủ thay đổi

____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 3
 Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh
Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting



 A Good thing, not domination !

 Giám sát: Thu thập, ghi chép và báo cáo thông tin

liên quan đến tất cả các lãnh vực dự án => kiến
nghò cần thiết nhằm cài tiến hoạt động của dự án
 So sánh: các thông tin nầy với kế hoạch và các yêu
cầu đề ra
 Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh
nhằm đạt mục tiêu dự án

Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ
và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project
2002 (Gantt Chart)  Giúp so sánh hiện trạng
dự án với kế hoạch
______________________________________________________________________________
4
QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN

Establish
baseline plan
(schedule,
budget)
Start project

Wait
until
next
report
During each
report period
Collect data on
actual performance
(schedule, costs)
Incorporate changes
into project plan
(scope, schedule,
budget)
Calculate updated project
schedule,
budget, and forecasts
Are
corrective
actions
Analyze current status
compared to plan
(schedule, budget)
Identify corrective
actions
and incorporate
associated changes
No
Yes
“Project Management
is a proactive

approach to
controlling a
project”.
______________________________________________________________________________
5
 Sử dụng kế hoạch DA ban đầu là cơ sở chính để điều
phối dự án
 Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu
 phản ảnh hiện trạng của dự án
 Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt. Mức độ thông
tin tuỳ thuộc cấp quản lý
 PM phải tham gia váo quá trình kiểm tra  đảm bảo các
thay đổi là phù hợp, và được phê chuẩn
 Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống
nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm dự án
CÁC THÔNG TIN CẦN PHẢI GIÁM SÁT

• Tình hình công việc so với kế hoạch
• Khối lượng công việc được hoàn thành
• Chất lượng công việc được thực hiện
• Các chi phí so với kế hoạch
• Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án
• Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án
Ngoài công việc, tiến độ và chi phí:
______________________________________________________________________________
6

 Lãnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác
giữa các thành viên trong dự án

• Mức độ sử dụng trang thiết bò máy móc

Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát
và kiểm tra  Khắc phục: Báo cáo đơn giản

Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo
cáo dữ liệu
Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch
giữa thực tế và kế hoạch


CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

 3 dạng:
• Kiểm soát thời gian (Time)
• Kiểm soát chi phí (Cost)
• Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng

 Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)

______________________________________________________________________________
7
 Kiểm soát bên trong (Internal control)

 Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit



 thường dự án lớn, dự án chính phủ

______________________________________________________________________________
8
MÔ HÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

 Hệ thống đơn giản (simple system)
 Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system)


Đầu vào Đầu ra








ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆTHỐNG KIỂM SÓAT TỐT

• Nên linh họat (flexible)
• Nên có chi phí hiệu quả (cost effective)
• Phải hữu ích thật sự
• Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA
• Phải vận hành theo đúng thời gian
Qúa trình
Thông tin phản hồi