Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng giáo dục và đào tạo thị xã bến cát, tỉnh bình dương

UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

TRƢƠNG HỒNG VŨ

QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC
ĐƠN VỊ TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO
DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG

U N VĂN THẠC S
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
MÃ SỐ: 60140114

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
GVC.TS. VŨ AN HƢƠNG
BÌNH DƢƠNG – NĂM 2019


ỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các
số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, trích dẫn đầy đủ và
chƣa từng cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Tác giả luận văn

Trƣơng Hồng Vũ

i

ỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập, nghiên cứu thực hiện và hoàn thiện luận văn, tác
giả đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình của trƣờng Đại học Thủ Dầu
Một tỉnh Bình Dƣơng, Thầy/Cơ và bạn bè. Với tình cảm chân thành, tác giả xin
gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:
- Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dƣơng, các
Thầy/Cơ phịng Đào tạo sau Đại học, Thầy/Cô Khoa Quản lý giáo dục đã tạo
điều kiện và giúp đỡ trong suốt quá trình tác giả nghiên cứu và hoàn thành luận
văn.
- Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS. Vũ Lan Hƣơng
– ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình nghiên
cứu, thực hiện và hồn thiện luận văn.
- Lãnh đạo Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, Ban giám hiệu, quý
Thầy/Cô và các đồng nghiệp tại các trƣờng mầm non, mẫu giáo, tiểu học và trung
học cơ sở trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tác giả khảo sát thu thập số liệu.
- Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình, anh/chị em đồng nghiệp và tập thể
lớp Cao học Quản lý giáo dục Khóa 1 đã ln bên cạnh, động viên và giúp đỡ tác
giả trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn.
Bản thân đã có nhiều cố gắng trong q trình nghiên cứu và hồn thiện
luận văn song khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong q Thầy/Cơ,
các anh chị em đồng nghiệp chỉ dẫn góp ý để luận văn đƣợc hồn thiện hơn./.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả

ii


TĨM TẮT
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc hiện nay hầu hết các công

việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thƣ hành chính nói chung. Do đó, vai
trị của cơng tác văn thƣ hành chính đối với hoạt động quản lý của đơn vị là rất
quan trọng
Đối với mọi cơ quan, đơn vị thì văn phịng ln là trợ thủ đắc lực, là bộ
mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Việc thực hiện tốt công tác
văn thƣ hành chính sẽ giúp Ban Giám Hiệu Nhà trƣờng quản lý điều hành có
hiệu quả mọi cơng việc của nhà trƣờng. Điều này cho thấy công tác văn thƣ hành
chính là rất quan trọng; Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy
văn phịng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trƣờng. Tổ chức tốt
cơng tác văn thƣ hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trƣờng cũng nhƣ
phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trƣờng đạt hiệu
quả cao hơn.
Thị xã Bến Cát hiện nay đƣợc thành lập bởi Nghị quyết số 136/NQ-CP,
ngày 29/12/2013 của chính phủ. Thị xã Bến Cát đƣợc thành lập từ một phần
huyện Bến Cát cũ, thuộc tỉnh Bình Dƣơng. Thị xã Bến Cát bao gồm 5 phƣờng là
phƣờng Mỹ Phƣớc, phƣờng Thới Hòa, phƣờng Tân Định, phƣờng Hòa Lợi,
phƣờng Chánh Phú Hòa và 3 xã là xã An Điền, xã An Tây, xã Phú An.
Công tác văn thƣ là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà
trƣờng nào và cơng việc này do văn phịng thực hiện. Làm tốt công tác văn thƣ
sẽ: Giải quyết công việc của nhà trƣờng nhanh chóng, chính xác, đúng đƣờng lối,
chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong
nhà trƣờng chặt chẽ và hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ
các hoạt động của nhà trƣờng nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời

iii


giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải

cách thủ tục hành chính; Góp phần tiết kiệm cơng sức, ngun vật liệu làm văn
bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản;
Qua khảo sát và phỏng vấn sâu cho thấy rằng các đối tƣợng đƣợc phỏng
vấn và khảo sát đã đánh giá cao việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành
chính phù hợp tại các trƣờng. Điều này cho phép nhà trƣờng kiểm soát kế hoạch
thực hiện, phƣơng pháp và tiến độ thực hiện hoạt động văn thƣ hành chính tại các
trƣờng một cách tốt nhất. Bên cạnh việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành
chính thì cơng tác kiểm tra công tác văn thƣ một cách thƣờng xuyên là điều cần
thiết để phát hiện và xử lý các sai sót hiệu quả. Thực hiện các biện pháp khen
thƣởng và kỷ luật trong công tác văn thƣ sẽ thúc đẩy tính tự giác, thúc đẩy các
cán bộ, nhân viên trong nhà trƣờng có liên quan đến hoạt động văn thƣ hành
chính hồn thành tốt cơng tác văn thƣ, giúp nhà trƣờng quản lý tốt công tác văn
thƣ hành chính.
Với thực trạng vật chất, cơng nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ
còn thiếu, yếu ở một số trƣờng nhƣ hiện nay thì nhất thiết phải hồn thiện mới có
điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý cơng tác văn thƣ hành chính tại các đơn vị
trƣờng học trong thời gian tới tuy nhiên việc đảm bảo trang thiết bị cơ sở vật chất
cho công tác văn thƣ hành chính cịn cần phải có sự kết hợp nhiều ban ngành chứ
khơng riêng Phịng Giáo dục và Đào tạo có thể thực hiện đƣợc nhiệm vụ này.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận của công tác quản lý cơng tác văn thƣ hành
chính và thực trạng quản lý hoạt động văn thƣ hành chính tại các trƣờng trực
thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn thị xã Bến Cát, tác giả đề xuất 7
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý công tác văn thƣ hành chính,
đó là:
Biện pháp 1: . Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn
thƣ: HT cần tham gia các khóa tập huấn, nghiên cứu các văn bản luật về VTHC;
trang bị công cụ hiện đại; tuyên truyền đến các thành viên về vị trí và vai trị
quan trọng của cơng tác văn thƣ hành chính.

iv

Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thƣ hành chính phù hợp: Xây
dựng chi tiết bảng kế hoạch cơng tác văn thƣ hành chính hằng năm; và xây dựng
quy chế cơng tác văn thƣ hành chính tại tất cả các trƣờng
Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên
môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thƣ hành chínhNhà trƣờng hoạch
định số lƣợng và yêu cầu trình độ NVVT ngay từ giai đoạn hoạch định nhân sự
và đề xuất phân bổ lên phòng GD&ĐT thị xã; tạo điều kiện để các NVVT tham
gia các lớp học nghiệp vụ văn thƣ hành chính hoặc các khóa học Đại học, Cao
đẳng, trung cấp chuyên ngành
Biện pháp 4: Thƣờng xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thƣ hành chính: Tạo
điều kiện để NVVT tham gia các buổi tập huấn cơng tác văn thƣ của Phịng nội
vụ thị xã tổ chức; trang bị cho NVVT các văn bản, tài liệu liên quan đến cơng tác
văn thƣ hành chính, máy vi tính kết nối internet để các NVVT có thể tham khảo,
học hỏi về nghiệp vụ văn thƣ.
Biện pháp 5: Tăng cƣờng cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho cơng tác văn
thƣ hành chính: sử dụng nguồn ngân sách từ cấp trên, nguồn lực xã hội hoá mua
sắm cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ hành chính của nhà
trƣờng
Biện pháp 6: Thực hiện các biện pháp khen thƣởng và kỷ luật trong cơng tác văn
thƣ hành chính: Nhà trƣờng cần xây dựng quy chế văn thƣ hành chính một cách
chi tiết và bao gồm các hành vi khen thƣởng và kỷ luật trong công tác văn thƣ
Biện pháp 7: Thƣờng xuyên kiểm tra cơng tác văn thƣ hành chính, xử lý các sai
sót hiệu quả: chú trọng hơn đến các phƣơng pháp kiểm tra trực tiếp để có kết quả
chính xác và đa chiều
Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hƣớng ứng dụng cơng nghệ
thơng tin và cải cách thủ tục theo hƣớng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ.
Kết quả khảo nghiệm cho thấy các biện pháp đƣợc đề xuất có tính cần
thiết và khả thi cao. Do đó, các trƣờng trực thuộc phịng Giáo dục và Đào tạo trên

địa bàn thị Bến Cát và các địa bàn khác có thể nghiên cứu, vận dụng linh hoạt,
sáng tạo những biện pháp này để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác quản lý
công tác văn thƣ hành chính trong các nhà trƣờng, nhằm nâng cao vị thế, phát

v


huy vai trị của cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng, góp phần thực hiện
mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đào tạo.

vi


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Nội dung đầy đủ

1

BGDĐT

Bộ Giáo dục và Đào tạo

2

CB-GV-NV

Cán bộ - giáo viên - nhân viên

3

CBQL

Cán bộ quản lý

4

CCN

cụm công nghiệp

5

CNTT

Công nghệ thông tin

6

CSVC

Cơ sở vật chất

7

GDĐT

Giáo dục và Đào tạo

8

GV

Giáo viên

9

HT

Hiệu trƣởng

10

KCN

Khu cơng nghiệp

11

MG

Mẫu giáo

12

MN

mầm non

13

NVVT

Nhân viên văn thƣ

14

PHT

Phó hiệu trƣởng

15

QL

Quản lý

16

QLGD

Quản lý giáo dục

17

SGDĐT

Sở giáo dục và đào tạo

18

TH

Tiểu học

19

THCS

Trung học cơ sở

20

TTVP

Tổ trƣởng văn phòng

21

UBND

Ủy ban nhân dân

22

VTHC

Văn thƣ hành chính

vii


DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, BIỂU ĐỒ

STT

KÝ HIỆU

TÊN BẢNG

1

Sơ đồ 1.1.

Dấu “đến” có mẫu trong văn bản đến

23

2

Sơ đồ 1.2.

Mẫu sổ công văn đến

23

3

Sơ đồ 1.3

Phần đăng ký văn bản đi

24

4

Bảng 2.1

Quy mô trường lớp năm học 2018 – 2019

52

5

Sơ đồ 2.1

6

Bảng 2.2

7

Bảng 2.3

8

Bảng 2.4

9

Bảng 2.5

10

Bảng 2.6

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về
yêu cầu của công tác VTHC trong nhà trường

64

11

Biểu đồ 2.1

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về
tầm quan trọng của công tác VTHC trong nhà
trường

67

12

Bảng 2.7

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về
thực trạng công tác VTHC trong nhà trường

68

13

Biểu đồ 2.2

Tầm quan trọng của quản lý công tác VTHC
trong trường hiện nay

76

14

Bảng 2.8

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư
về thực trạng quản lý công tác VTHC trong nhà
trường

77

Cơ cấu tổ chức phòng Giáo dụcvà Đào tạo thị xã
Bến Cát
Thống kê số lượng mẫu khảo sát
Sơ bộ thống kê thông tin cá nhân đối tượng khảo
sát
Quy ước xử lý thông tin phiếu khảo sát
Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà
trường

viii

Trang

54
60
60
62
63


15

Bảng 2.9

16

Bảng 3.1

17

Bảng 3.2

18

Biểu đồ 3.1

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về
mức độ ảnh hưởng đến việc QL công tác VTHC

trong nhà trường
Ý kiến của CBQL, NVVT về tính cần thiết của các
biện pháp quản lí văn thư hành chính.
Ý kiến của CBQL, NVVT về tính khả thi của các
biện pháp quản lí văn thư hành chính
Biểu đồ mối liên hệ cần thiết – khả thi

ix

81

118

119
121


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI ...............................................................................................1
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU .......................................................................................3
3. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU .......................................................................................3
4. KHÁCH THỂ, ĐỐI TƢỢNG ......................................................................................3
5. GIỚI HẠN, PHẠM VI NGHIÊN CỨU .........................................................................3
6. GIẢ THUYẾT KHOA HỌC .......................................................................................4
7. PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..........................................4
7.1 Phương pháp luận .........................................................................................4
7.2. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................5
8. CẤU TRÚC LUẬN VĂN...........................................................................................7
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LU N VỀ QUẢN Ý VĂN THƢ HÀNH CHÍNH ......8

1.1 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .....................................................................8
1.2. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN ............................................................................10
1.2.1 Văn thư, hành chính, cơng tác văn thư, hành chính trong nhà trường....10
1.2.2 Quản lý, Quản lý giáo dục, Quản lý nhà trường, Quản lý cơng tác văn
thư hành chính trong nhà trường. .....................................................................14
1.3 LÝ LUẬN CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG .................18
1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường ..........................18
1.3.2. u cầu cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường: .......................20
1.3.3. Nội dung cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường ......................20
1.4. LÝ LUẬN QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG ..33
1.4.1. Nhiệm vụ của hiệu trưởng trong quản lý cơng tác văn thư hành chính
trong nhà trường ...............................................................................................33
1.4.2. Các nguyên tắc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà
trường ................................................................................................................34
1.4.3 Nội dung quản lý cơng tác văn thư hành chính trong nhà trường...........35

x


1.5. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH
CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG ..................................................................................43

1.5.1. Yếu tố khách quan ...................................................................................43
1.5.2. Yếu tố chủ quan .......................................................................................45
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ..............................................................................................48
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN Ý CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH
CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC
VÀ ĐÀO THỊ XÃ BẾN CÁT .................................................................................49
2.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI, GIÁO DỤC THỊ XÃ BẾN
CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG ........................................................................................49

2.1.1. Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội ..........................................49
2.1.2. Khái quát về Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát và cơng tác
văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc.................................51
2.2 TỔ CHỨC KHẢO SÁT THỰC TRẠNG ...................................................................58
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG TRỰC
THUỘC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG ......63

2.3.1. Ý nghĩa cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng:.....................63
2.3.2. u cầu của cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng:..............64
2.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng ...66
2.3.4 Thực trạng cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng hiện nay: ..68
2.4. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ
TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHỊNG GIÁO DỤC BẾN CÁT. .......................................75

2.4.1. Tầm quan trọng của quản lý cơng tác văn thư hành chính trong nhà
trường hiện nay .................................................................................................75
2.4.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học
hiện nay .............................................................................................................76
2.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƢ HÀNH
CHÍNH TRONG TRƢỜNG HỌC HIỆN NAY: .................................................................81

2.6. NHẬN XÉT CHUNG:..........................................................................................82

xi


2.6.1. Ưu điểm ...................................................................................................82
2.6.2. Hạn chế ...................................................................................................82
2.6.3. Nguyên nhân hạn chế ..............................................................................83
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ..............................................................................................87

CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC
THUỘC PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT ...................88
3.1. NHỮNG CƠ SỞ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP .........................................................88
3.1.1. Cơ sở lý luận ...........................................................................................88
3.1.2. Cơ sở pháp lý ..........................................................................................88
3.1.3. Cơ sở thực tiễn ........................................................................................89
3.2 CÁC NGUYÊN TẮC ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ............................................................89
3.2.1 Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan ........................89
3.2.2 Đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục, phù hợp với xu thế quốc tế ....91
3.2.3. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả ............................................................92
3.2.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi ............................................................92
3.3. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VĂN THƢ TẠI
CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN

CÁT ........................................................................................................................92
3.3.1 Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư ..92
3.3.2 Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp .................96
3.3.3 Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chun mơn
đáp ứng u cầu nhiệm vụ cơng tác văn thư hành chính ................................101
3.3.4 Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính ............104
3.3.5 Tăng cường cơ sở vật chất, cơng nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư
hành chính. ......................................................................................................107
3.3.6 Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn
thư....................................................................................................................110

xii


3.3.7. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính xử lý các sai sót

hiệu quả. ..........................................................................................................112
3.3.8 Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng cơng nghệ
thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ. ....114
3.4 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BIỆN PHÁP:..............................................................115
3.5. KHẢO NGHIỆM MỨC ĐỘ CẦN THIẾT VÀ KHẢ THI CỦA CÁC BIỆN PHÁP Đ ĐỀ
XUẤT: ...................................................................................................................117

TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ............................................................................................122
KẾT LU N VÀ KIẾN NGHỊ ..............................................................................123
1. KẾT LUẬN ........................................................................................................123
2. KIẾN NGHỊ ........................................................................................................124
2.1. Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo ..............................................................125
2.2. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo ..............................................................125
2.3. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo ........................................................125
2.4. Đối với các trường trên địa bàn thị xã Bến Cát ......................................126
2.4.1. Đối với hiệu trƣởng ...........................................................................126
2.4.2. Đối với Nhân viên văn thƣ hành chính .............................................126

xiii


MỞ ĐẦU
1. í do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc hay đơn
vị sự nghiệp, quản lý công tác văn thƣ hành chính là một vấn đề hết sức quan
trọng cần đƣợc quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
của văn thƣ sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí điều hành diễn ra một
cách hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong văn bản.
Đảng và Nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản nhằm giúp công tác văn thƣ
hành chính hoạt động đi vào nề nếp nhƣ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và đƣợc sửa đổi một số
điều tại nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 là văn bản quy phạm pháp
luật cao nhất về công tác văn thƣ; Thông tƣ 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP
của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ ngày 06/5/2005 hƣớng dẫn thể thức và
kỷ thuật trình bày văn bản; Thông tƣ 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thay thế một số điều
khoản của Thông tƣ liên tịch 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP); Thông tƣ số
02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nân dân các cấp.
Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay hệ số lƣơng ngạch của văn thƣ chƣa thể
đáp ứng thu hút nhân lực nhƣ Thông tƣ số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10
năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp
viên chức chuyên ngành lƣu trữ hay thông tƣ số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng
10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp
vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thƣ thì yêu cầu tiêu
chuẩn trình độ bồi dƣỡng nhƣ có chứng chỉ bồi dƣỡng quản lý nhà nƣớc và
nghiệp vụ ngạch văn thƣ trung cấp; phải có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1
(hoặc tƣơng đƣơng) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; Có chứng chỉ tin học

1


với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng cơng nghệ thơng tin cơ bản... do đó nhiều
đơn vị trƣờng học gặp khó khăn trong việc tuyển nhân sự làm cơng tác văn thƣ.
Từ những quan điểm trên có thể thấy đƣợc nếu quan tâm làm tốt công tác
văn thƣ, lƣu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà
nƣớc đƣợc thơng suốt, hoạt động nhà trƣờng đƣợc nâng cao, hiệu quả quản lý
hành chính đƣợc thúc đẩy nhanh chóng góp phần lớn cho cơng cuộc cải cách
hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung hay

các trƣờng học nói riêng đều phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị
của cơng tác văn thƣ hành chính để có thể đƣa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đƣa cơng tác văn thƣ hành chính tại các cơ quan, đơn vị, trƣờng học đi vào nề
nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian
qua công tác văn thƣ lƣu trữ còn bộc lộ một số hạn chế nhƣ: Lãnh đạo các cơ
quan, đơn vị chƣa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh
vực văn thƣ, lƣu trữ. Một số cán bộ cơng chức, viên chức chƣa chú trọng rà sốt
thể thức văn bản trong quá trình soạn thảo văn bản; đội ngũ cán bộ làm công tác
văn thƣ lƣu trữ còn thiếu về số lƣợng và chƣa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn
nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn thƣ cịn nhiều
hạn chế,…
Trong các cơ quan, đơn vị thì bộ phận văn phịng luôn là trợ thủ đắc lực,
là bộ mặt, là cánh tay phải. Thơng qua bộ phận văn phịng, quản lý điều hành
trong nhà trƣờng mới đạt đƣợc mục tiêu mong đợi. Trong bộ phận văn phịng,
cơng tác văn thƣ hành chính là rất quan trọng. Có thể nói, đây là một trong những
mắt xích quan trọng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trƣờng. Tổ
chức tốt công tác văn thƣ hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trƣờng
cũng nhƣ phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trƣờng
đạt hiệu quả cao hơn.
Từ những lý do trên Ngƣời nghiên cứu quyết định chọn “Quản lý công
tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục
và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương” để làm đề tài nghiên cứu.

2


2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thƣ hành chính trong nhà
trƣờng; đánh giá thực trạng quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực
thuộc Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng và đề xuất

các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hơn cơng tác văn thƣ hành chính
các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh
Bình Dƣơng.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Hệ thống hóa cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thƣ hành chính trong
nhà trƣờng.
3.2. Khảo sát thực trạng quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực
thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị trƣờng học trực
thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
4. Khách thể, đối tƣợng
4.1 Khách thể nghiên cứu
Cơng tác văn thƣ hành chính trong các đơn vị trƣờng học.
4.2 Đối tượng nghiên cứu
Quản lý cơng tác văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực thuộc
Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng
5. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất các biện pháp quản lý
cơng tác văn thƣ hành chính tại các trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và
Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
Về đối tƣợng khảo sát: Hiệu trƣởng, Phó hiệu trƣởng, tổ trƣởng tổ hành
chính, nhân viên văn thƣ các trƣờng trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã
Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.

3


Về không gian: Địa điểm khảo sát tại các trƣờng mầm non, tiểu học, trung
học cơ sở trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình
Dƣơng.

Về thời gian: số liệu chúng tơi sử dụng trong luận văn đƣợc thu thập từ
năm 2016 đến tháng 10/2018.
6. Giả thuyết khoa học
Cơng tác văn thƣ hành chính trong nhiều năm qua đã đƣợc Phòng Giáo
dục và Đào tạo quan tâm chỉ đạo và bƣớc đầu đã có nhiều khởi sắc. Tuy nhiên,
cơng tác văn thƣ hành chính trong các trƣờng học vẫn còn nhiều nhiều hạn chế
nhƣ thiếu sự quan tâm đúng mức của Ban giám hiệu nhà trƣờng, ứng dụng công
nghệ thông tin, công tác soạn thảo văn bản của văn thƣ còn hạn chế,... Nếu áp
dụng tốt các biện pháp quản lý theo đề xuất của luận văn sẽ giúp lãnh đạo nhà
trƣờng quản lý tốt hơn cơng tác văn thƣ hành chính các trƣờng trực thuộc Phòng
Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
7. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
7.1 Phương pháp luận
7.1.1. Quan điểm tiếp cận hệ thống - cấu trúc
Nghiên cứu xem xét một cách sâu sắc toàn diện, khách quan về hoạt động
quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học mầm non, tiểu học, trung học cơ
sở tại thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng trong mối quan hệ với các yếu tố khác
trong xã hội nhƣ yếu tố tự nhiên, kinh tế, văn hố - xã hội, mơi trƣờng, quản lý
của nhà nƣớc. Đánh giá mặt đạt đƣợc, những tồn tại từ đó đề xuất các biện pháp
nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị trong thời gian tới.
7.1.2. Quan điểm thực tiễn
Nghiên cứu căn cứ vào thực trạng quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị
trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng đánh giá
những điểm đạt đƣợc, những khó khăn, tồn tại. Dựa vào đó lựa chọn những vấn
đề cấp thiết và đề xuất một số biện pháp để giải quyết khó khăn, tồn tại nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động quản lý.

4

7.1.3. Quan điểm hiệu quả
Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo nâng cao đƣợc hiệu quả quản lý công
tác văn thƣ hành chính tại các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phịng Giáo dục thị
xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng, giảm chi phí về nhân lực - vật lực.
7.1.4. Quan điểm theo chức năng quản lý
Nghiên cứu sử dụng cách tiếp cận theo chức năng quản lý: Theo cách tiếp
cận này thì quản lý có 4 chức năng chính gồm:
+ Chức năng kế hoạch hoá: Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể
nhƣ xác định chức năng, nhiệm vụ và các công việc của nhà trƣờng; Dự báo,
đánh giá triển vọng; Đề ra mục tiêu, chƣơng trình; Lập kế hoạch chƣơng trình;
Nghiên cứu xác định tiến độ; Xác định ngân sách; Xây dựng các nguyên tắc tiêu
chuẩn; Xây dựng các thể thức thực hiện công tác văn thƣ hành chính trong nhà
trƣờng.
+ Chức năng tổ chức: bao gồm một số hoạt động nhƣ xây dựng các cơ
cấu, nhóm (cơ cấu, cấu trúc); Tạo sự hợp tác, liên kết (xây dựng mơ hình); Xây
dựng các u cầu; Lựa chọn, sắp xếp; Bồi dƣỡng cho phù hợp; Phân công nhóm
và cá nhân thực hiện cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng.
+ Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện: gồm các nội dung nhƣ Kích
thích động viên; Thông tin hai chiều; Bảo đảm sự hợp tác trong thực tế thực hiện
cơng tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng.
+ Chức năng kiểm tra: bao gồm các công việc nhƣ xây dựng định mức và
tiêu chuẩn, các chỉ số công việc, phƣơng pháp đánh giá; Rút kinh nghiệm và điều
chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thƣ hành chính trong nhà
trƣờng.
7.1.5. Tiếp cận theo nội dung quản lý
Nội dung quản lý trong công tác văn thƣ hành chính của nhà trƣờng bao
gồm bốn nội dung: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản và tài liệu
khác; Quản lý và sử dụng con dấu và cải cách hành chính.
7.2. Phương pháp nghiên cứu

5


7.2.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Trong đề tài tác giả sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu lý luận thông qua
việc nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, hệ thống các chỉ thị, Nghị quyết của Đảng,
Nhà nƣớc, và các sách, báo có liên quan đến vấn đề quản lý giáo dục nói chung
và quản lý cơng tác văn thƣ hành chính nói riêng.
Ngồi ra nghiên cứu cịn đƣợc thực hiện thơng qua việc phân tích, đánh
giá các tài liệu, đề tài nghiên cứu về quản lý công tác văn thƣ hành chính của các
nhà khoa học, nhà giáo dục, các tác giả khác đã đƣợc cơng bố có liên quan đến
đề tài.
7.2.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Phƣơng pháp nghiên cứu thực tiễn là các phƣơng pháp trực tiếp tác động
vào đối tƣợng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận động của
đối tƣợng đó, giúp ngƣời nghiên cứu thu thập thơng tin hoặc làm nảy sinh các ý
tƣởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo.
7.2.2.1. Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi:
Trong nghiên cứu này tác giả sử dụng phƣơng pháp điều tra thông qua
việc khảo sát các đối tƣợng liên quan đến hoạt động quản lý văn thƣ hành chính
bao gồm hiệu trƣởng (HT), phó hiệu trƣởng (PHT), trƣởng tổ văn phịng (TTVP)
và nhân viên văn thƣ (NVVT) và phỏng vấn các thầy cô hiệu trƣởng các trƣởng
tại đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình
Dƣơng.
Phương pháp chọn mẫu:
Trong đề tài này tác giả sử dụng kỹ thuật lấy mẫu cả khối (xác suất). Vì
đối tƣợng khảo sát nằm đều thuộc trƣờng trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến
Cát, tỉnh Bình Dƣơng và có số lƣợng không nhiều. Với tổng số 32 trƣờng các cấp
học mầm non, tiểu học, THCS trực thuộc sự quản lý của phịng GDĐT thị xã, có
32 hiệu trƣởng, có 32 phó hiệu trƣởng, 32 tổ trƣởng Tổ văn phịng và 32 nhân

viên văn thƣ. Tác giả khảo sát 4 đối tƣợng này với số phiếu phát ra là 32 phiếu
dành mỗi đối tƣợng, kỳ vọng thu đủ số phiếu trên để phân tích. Với số lƣợng trên

6


tác giả có thể nắm bắt đƣợc danh sách, số lƣợng, tính chất, cơng việc… của mẫu
một cách cụ thể, từ đó có thể tiến hành lựa chọn, tiếp cận và khảo sát một cách dễ
dàng, đầy đủ.
Phương pháp lấy số liệu:
Nghiên cứu sử dụng phiểu khảo sát đƣợc thiết kế chi tiết riêng cho từng
đối tƣợng bao gồm HT, PHT, TTVP và NVVT, định dạng ở dạng giấy và file
mềm trên máy vi tính tác giả sẽ thực hiện khảo sát trực tiếp hoặc gửi đến từng
đối tƣợng khảo sát bằng nhƣ mail, fax, mạng xã hội.
Phương pháp xử lý số liệu:
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ đƣợc làm sạch và xử lý bằng các phần mềm hỗ
trợ nhƣ Excel và phần mềm SPSS trong phân tích, đánh giá.
7.2.2.2. Phƣơng pháp phỏng vấn
Tác giả thu thập thông tin về Cơng tác văn thƣ hành chính và quản lý cơng
tác văn thƣ hành chính thơng qua phỏng vấn Hiệu trƣởng các trƣờng mầm non,
mẫu giáo, tiểu học và trƣờng THCS trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình
Dƣơng. Qua đó thu thập tổng hợp các ý kiến để phân tích thực trang về cơng tác
văn thƣ hành chính và quản lý cơng tác văn thƣ hành chính tại các trƣờng trực
thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát tỉnh Bình Dƣơng.
8. Cấu trúc luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận, phụ lục thì luận văn có cấu trúc 3 chƣơng
chính gồm:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động văn thƣ hành chính trong
trƣờng học.
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý công tác văn thƣ hành chính tại các trƣờng

học trực thuộc phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
Chƣơng 3: Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt
động văn thƣ hành chính tại các trƣờng học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào
tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.

7


Chƣơng 1
CƠ SỞ Ý U N VỀ QUẢN Ý VĂN THƢ HÀNH CHÍNH
TRONG TRƢỜNG HỌC
1.1 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Cơng tác văn thƣ hành chính từ trƣớc tới nay đã có nhiều cơng trình
nghiên cứu với nhiều góc độ khác nhau:
Trong cuốn sách “văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy
tờ trong thời phong kiến Việt Nam” (2002), tác giả Vƣơng Đình Quyền đã nghiên
cứu cơng phu và có hệ thống về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung
và cơng tác cơng văn giấy tờ nói riêng của các vƣơng triều phong kiến ở nƣớc
Việt Nam.
Công tác xây dựng, ban hành và quản lý văn bản của các cơ quan nhà nƣớc
hiện nay cũng đã đƣợc đề cập trong một số cuốn sách nhƣ: “Xây dựng và ban hành
văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Tạ Hữu Ánh, NXB Lao động năm 1996;
“Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của
Nguyễn Văn Tham, NXB Chính trị quốc gia năm 1996.
Hai cơng trình trên đây đề cập đến những vấn đề nhƣ: Phân loại văn bản,
nghiên cứu tính hệ thống các văn bản, chức năng, vai trò của văn bản cho việc đảm
bảo thơng tin trong quản lý…
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” do tác giả Vƣơng
Đình Quyền biên soạn, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội năm 2005 là cơng trình nghiên
cứu cơng phu về cơng tác văn thƣ. Giáo trình đã đề cập đến những vấn đề nhƣ: Nội

dung, yêu cầu công tác văn thƣ; văn bản, văn bản quản lý nhà nƣớc; kỷ thuật soạn
thảo văn bản, quản lý, giải quyết, văn bản và lập hồ sơ cơng việc. Giáo trình hệ
thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiển trong cơng tác quản lý, giải
quyết văn bản.
Ngồi ra, công tác quản lý văn bản cũng đƣợc sự quan tâm nghiên cứu của
học viên, sinh viên ngành lƣu trữ và quản trị văn phịng. Có thể kể đến một số đề tài
nhƣ khóa luận tốt nghiệp của Vũ Bá Dụ: “tìm hiểu cơng tác xây dựng và quản lý văn

8


bản ở một số công ty”; đề tài của Nguyễn Thúy Hà đề tài nghiên cứu “Tổ chức quản
lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở học
viện báo chí và tuyên truyền” và khóa luận của Nguyễn Thị Ngọc “công tác quản lý
văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngồi trên
địa bàn Hà Nội”.
Tác giả Liêng Bích Ngọc (2011) với nghiên cứu “Các giải pháp nâng cao
hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp sở tại Thành phố Hồ Chí Minh"
luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác quản lý văn bản gồm quản lý văn bản
đến, quản lý văn bản đi trong giai đoạn văn thƣ tại các Sở ở thành phố Hồ Chí
Minh. Với thực trạng của nghiên cứu tác giả đã đƣa ra một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp Sở gồm Thứ nhất, các giải
phải pháp có liên quan tới hồn thiện cán bộ, công chức trên cả bốn mặt cơ bản
của chỉnh thể thống nhất “con người”: thức, tâm, lực và hành; Thứ hai, hoàn
thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường thanh tra,
kiểm tra công tác văn thư; Thứ ba, kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện công tác
văn thư Thứ năm, tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản; Thứ
sáu, về quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản hồ sơ theo quytrình” một cửa”;
Thứ bảy, nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong cơng
tác văn thư; khơng ngừng hiện đại hóa cơng tác văn thư và công tác quản lý văn

bản. Những giải pháp này vẫn có thể ứng dụng hiệu quả trong thời với các
trƣờng học trong nghiên cứu này.
Nguyễn Hằng Thuỷ (2009) với đề tài luận văn thạc sỹ ngành lƣu trữ và
quản trị văn phòng “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh
Bình thực trạng và giải pháp”. Trong nghiên cứu này tác giả đã đề xuất đƣợc
một số giải pháp quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong đó có
cơng tác văn thƣ.
Nghiên cứu về “Tin học hóa cho công tác văn thư, lưu trữ và thư viện”
của Dƣơng Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) cho rằng có thể ứng dụng tin học
vào soạn thảo và in ấn văn bản; quản lý và tra tìm văn bản từ đó giảm nâng cao

9


hiệu quả quản lý văn bản tại các cơ quan, góp phần vào giải quyết yêu cầu đổi
mới kỹ thuật hành chính văn phịng, góp phần cải cách nền hành chính quốc gia.
Tác giả Ralph H và các cộng sự (1995) với nghiên cứu Electronic
Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems
Managers cho thấy giá trị của việc áp dụng của công nghệ mới để quản lý tài liệu
trong các cơ quan, tổ chức. Qua việc sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tài
liệu sẽ giúp tăng năng suất và cải thiện hiệu năng bằng cách áp dụng công nghệ
mới vào tài liệu và xử lý tài liệu. (Nguồn truy
cập ngày 12 tháng 3 năm 2018)
A. Karjalainen và các cộng sự (2000) với nghiên cứu Genre-based
metadata for enterprise document management cho rằng tất cả các tổ chức, công
ty cần phải nhận thức đƣợc sự phát triển liên tục của các thể loại tài liệu để từ đó
có những chuẩn bị tốt cho việc quản lý chúng. Bằng việc áp dụng công nghệ
thông tin và các phƣơng pháp thiết kế một hệ thống quản lý siêu dữ liệu sẽ giúp
quản lý tốt tài liệu trong cơ quan, tổ chức. . (Nguồn
/>rep1&type=pdf truy cập ngày 10 tháng 3 năm 2018)

Nhƣ vậy, từ trƣớc đến nay đã có nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học đề
cập đến vấn đề văn thƣ hành chính, quản lý tài liệu trong cơ quan, tổ chức trong và
ngồi nƣớc. Trong số đó có một số cơng trình nghiên cứu đề suất một số giải pháp
quản lý văn thƣ hành chính cơ quan. Tuy nhiên, các nghiên cứu về quản lý công tác
văn thƣ hành chính trƣờng học thì chƣa nhiều. Mặc dù vậy, những cơng trình trên đã
gợi mở và cung cấp cho Ngƣời nghiên cứu nhiều vấn đề rất bổ ích để thực hiện đề
tài này tôi đã thừa kế những kết quả nghiên cứu ở các cơng trình nghiên cứu các tác
giả đi trƣớc, đồng thời phân tích làm rõ và tìm ra các biện pháp tối ƣu nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý văn thƣ hành chính ở các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng
Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng.
1.2. Một số khái niệm cơ bản
1.2.1 Văn thư, hành chính, cơng tác văn thư, hành chính trong nhà trường

10


1.2.1.1 Cơng tác văn thư:
Trong q trình hoạt động của một nhà trƣờng bất kỳ đều cần đến công cụ
rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trƣờng
hoạt động có hiệu quả. Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ
rất quan trọng đối với hoạt động trong nhà trƣờng. Những hoạt động này cần
đƣợc tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công
tác văn thƣ, tức là các quy định về tồn bộ cơng việc của cơ quan quản lý hành
chính nhà nƣớc về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong
hoạt động quản lý.
Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về cơng tác văn thƣ. Mỗi quan
điểm có những đặc trƣng riêng có hai quan điểm đáng chú ý là:
- Công tác văn thƣ là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn,
giấy tờ trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ
chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trƣớc khi lƣu văn bản.

- Cơng tác văn thƣ là tồn bộ cơng việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và
ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lƣu trữ văn bản
trong các cơ quan đó.Cơng tác văn thƣ là công tác giải quyết và quản lý công
văn, giấy tờ trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ
chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trƣớc khi lƣu văn bản.
Nhƣ vậy, công tác văn thƣ là tồn bộ cơng việc về xây dựng văn bản (soạn
thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lƣu trữ
văn bản trong các cơ quan đó.
Theo giả Bùi Văn Quyết (2006) thì “Cơng tác văn thư là cơng tác tiến
hành soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ
quan nhà nước”.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính
phủ về cơng tác văn thƣ thì cơng tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá

11