Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư của công ty TNHH một thành viên thương mại mạnh anh

LỜI CẢM ƠN
Để đánh giá kết quả học tập của sinh viên và chất lƣợng đào tạo của nhà
trƣờng, nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên tốt nghiệp ra trƣờng, gắn liền
kiến thức học tập lý luận với thực tiễn sản xuất, cơng tác. Đƣợc sự nhất trí của
BCN khoa Kinh tế và quản trị kinh doanh và bộ mơn Quản trị doanh nghiệp, tơi
đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp: "Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải
pháp hồn thiện cơng tác quản trị vật tư của Cơng ty TNHH một thành viên
thương mại Mạnh Anh”.
Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp tơi đã nhận đƣợc sự hƣớng
dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy, cơ giáo trong khoa Kinh tế và quản trị kinh
doanh, đặc biệt là cơ giáo ThS Hồng Thị Dung, ngƣời đã nhiệt tình giúp đỡ tơi
trong suốt q trình thực hiện khóa luận, tơi cũng đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của
Ban giám đốc, cán bộ công nhân viên công ty TNHH một thành viên thƣơng mại
Mạnh Anh trong thời gian thu thập số liệu. Nhân dịp này, tôi xin đƣợc bày tỏ
lòng biết ơn sâu sắc tới tất cả những tình cảm q báu đó.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhƣng do đây là bƣớc đầu làm quen với cơng
tác nghiên cứu khoa học, cho nên khóa luận khơng tránh khỏi những thiếu sót
nhất định. Tơi rất mong nhận đƣợc những ý kiến, đóng góp của các thầy cơ để
khóa luận đƣợc hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Xuân mai, ngày 16 tháng 05 năm 2019
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bá Vƣơng

i


MỤC LỤC
ĐẶT VẤN ĐỀ ....................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1

2. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................... 2
2.1. Mục tiêu tổng quát.......................................................................................... 2
2.2.Mục tiêu cụ thể ................................................................................................ 2
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu......................................................................... 2
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu..................................................................................... 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3
4. Nội dung nghiên cứu ......................................................................................... 3
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................... 3
5.1. Số liệu nghiên cứu .......................................................................................... 3
5.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu.............................................................................. 3
6. Kết cấu của khóa luận ....................................................................................... 4
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VẬT TƢ
TRONG DOANH NGHIỆP .................................................................................. 5
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp ..................... 5
1.1.1. Khái niệm, phân loại vật tư trong doanh nghiệp ........................................ 5
1.2. Những vấn đề chung trong quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp ..................... 7
1.2.1. Khái niệm quản trị vật tư ............................................................................ 7
1.2.2.Vai trò của quản trị vật tư trong doanh nghiệp ........................................... 8
1.2.3. Yêu cầu quản trị vật tư ................................................................................ 9
1.3. Nội dung công tác quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp ................................ 10
1.3.1. Tổ chức xây dựng định mức vật tư ............................................................ 10
1.3.2. Tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư ............................................. 13
1.3.3. Xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư ............................................................... 14
1.3.4. Tổ chức tiếp nhận vật tư............................................................................ 15
1.3.5.Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu .............................................................. 16
ii


1.3.6. Tổ chức thu hồi phế liệu ............................................................................ 17
1.3.7. Công tác hạch toán kế toán trong quản trị vật tư ..................................... 17

1.4. Phân tích tình hình quản trị vật tƣ ở cơng ty ................................................ 17
1.4.1. Phân tích tình hình cung ứng vật tư .......................................................... 17
1.4.2. Phân tích tình hình dự trữ vật tư ............................................................... 18
CHƢƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH
VIÊN THƢƠNG MẠI MẠNH ANH ................................................................ 20
2.1. Lịch sử hình thành & phát triển của công ty ................................................ 20
2.2. Đặc điểm về cơ sở vật chất .......................................................................... 21
2.3. Đặc điểm về lao động ................................................................................... 22
2.4. Đặc điểm cơ cấu tổ chức .............................................................................. 24
2.4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý ................................................................................ 24
2.4.2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý. ................. 25
2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên thƣơng
mại Mạnh Anh qua 3 năm (2016- 2018). ............................................................ 26
CHƢƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƢ TẠI CÔNG
TY TNHH MỘT THƢƠNG MẠI MẠNH ANH................................................ 29
3.1. Đặc điểm chung vật tƣ tại Công ty TNHH Một thành viên thƣơng mại Mạnh
Anh ...................................................................................................................... 29
3.1.1. Đặc điểm vật tư tại Công ty TNHH một thành viên thương mại Mạnh Anh
............................................................................................................................. 29
3.1.2. Phân loại vật tư tại Công ty TNHH một thành viên thương mại Mạnh Anh
............................................................................................................................. 29
3.1.3 Quy trình lắp ráp và kinh doanh của cơng ty. ........................................... 32
3.2. Thực trạng hoạt công tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH Một thành viên
thƣơng mại Mạnh Anh ........................................................................................ 32
3.2.1. Thực trạng định mức vật tư của Công ty .................................................. 32
3.2.2. Công tác xây dựng kế hoạch mua vật tư và nhu cầu sắm vật tư ............... 36

iii

3.2.3. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư tại Công ty TNHH
một thành viên thương mại Mạnh Anh ................................................................ 42
3.2.4. Thực trạng tổ chức tiếp nhận vật tư .......................................................... 42
3.2.5. Quy trình cấp phát vật tư .......................................................................... 43
3.2.6. Thực trạng tiết kiệm vật tư ........................................................................ 43
3.2.7. Quản lý thu hồi phế liệu 3.2.6. Tiết kiệm vật tư ........................................ 43
3.2.8.Cơng tác hạch tốn kế tốn vật tư tại Công ty........................................... 44
3.3. Đánh giá công tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một thành viên thƣơng
mại Mạnh Anh ..................................................................................................... 46
3.3.1 Phân tích tình hình cung ứng vật tư giữa thực hiện với kế hoạch ............. 46
3.3.2. Phân tích tình hình dự trữ vật tư tại Công ty TNHH một thành viên
thương mại Mạnh Anh ......................................................................................... 51
3.3.3. Phân tích thực trạng quản lý sử dụng vật tư tại Công ty TNHH một thành
viên thương mại Mạnh Anh ................................................................................. 53
3.3.4. Đánh giá giá thực tế vật tư nhập kho tại Công ty TNHH một thành viên
thương mại Mạnh Anh ......................................................................................... 55
3.3.5. Đánh giá giá thực tế vật tư xuất kho tại Công ty TNHH một thành viên
thương mại Mạnh Anh ......................................................................................... 55
CHƢƠNG 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƢ 58
TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI MẠNH ANH .. 58
4.1. Đánh giá công tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một thành viên thƣơng
mại Mạnh Anh ..................................................................................................... 58
4.1.1 Thành công ................................................................................................. 58
4.1.2. Hạn chế ..................................................................................................... 60
4.2. Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị vật tƣ tại Công ty
TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh ................................................... 62
4.2.1. Đối với công tác xây dựng và quản lý mức tiêu dùng vật tư .................... 62
4.2.2 Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư.............................. 62
4.2.3. Hồn thiện cơng tác tổ chức mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển ...... 62
iv

4.2.4. Đổi mới công tác bảo quản vật tư ............................................................ 63
4.2.5. Đổi mới cơng tác hạch tốn kế tốn ......................................................... 63
4.2.6. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư ........... 64
4.2.7. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho hoạt động lắp đặt. 64
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

v


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT”

BCTC

Báo cáo tài chính

BTC

Bộ Tài chính

GTGT

Giá trị gia tăng

NVL

Nguyên vật liệu

LĐTL

Lao động tiền lƣơng

PNK

Phiếu nhập kho

PXK

Phiếu xuất kho

QĐ

Quyết định

VNĐ

Việt Nam đồng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TSCĐ

Tài sản cố định

TK

Tài khoản

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

vi


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Đặc điểm cơ sở vật chất của công ty .................................................. 21
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động tại công ty TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh
Anh ...................................................................................................................... 22
Bảng 2.3: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty bằng chỉ tiêu giá trị qua 3
năm 2016-2018 .................................................................................................... 28
Bảng 3.1. Danh mục vật tƣ của Công ty TNHH một thành viên Mạnh Anh...... 31
Bảng 3.2. Bảng định mức vật tƣ cho đơn đặt hàng Công ty ............................... 33
Bảng 3.3. Bảng định mức vật tƣ theo số lƣợng của Công ty qua 3 năm 2016 2018 ..................................................................................................................... 34
Bảng 3.4. Bảng định mức vật tƣ theo giá trị của Công ty qua 3 năm 2016 -2018
............................................................................................................................. 35
Bảng 3.5. Kế hoạch mua vật tƣ năm 2016 .......................................................... 39
Bảng 3.6. Kế hoạch mua sắm vật tƣ năm 2017................................................... 40
Bảng 3.7. Kế hoạch mua sắm vật tƣ năm 2018................................................... 41
Bảng 3.8: Bảng phân tích cung ứng vật tƣ về mặt số lƣợng qua các năm 2016 2018 của Công ty Mạnh Anh .............................................................................. 49
Bảng 3.9: Bảng hệ số chất lƣợng theo loại vật tƣ qua các năm 2016 -2018 ....... 50
Bảng 3.10: Bảng phân tích dự trữ vật tƣ năm 2016 -2018.................................. 52
Bảng 3.11: So sánh số lƣợng kế hoạch thực tế sử dụng vật tƣ qua các năm 2016
-2018 của Công ty Mạnh Anh ............................................................................. 54
Bảng 3.12. Bảng tổng hợp nhập của Công ty qua 3 năm 2016-2017 ................. 56

Bảng 3.13. Bảng tổng hợp xuất của Công ty qua 3 năm 2016-2017 .................. 57

vii


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty. ................................................... 24
Sơ đồ 3.1: Quy trình nhập vật tƣ và lắp ráp vật tƣ. ............................................. 32

viii


ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trƣờng để đứng vững và phát triển đƣợc trong cạnh
tranh công ty nào cũng phải phấn đấu nâng cao chất lƣợng, hạ giá thành sản
phẩm trên cơ sở tăng năng suất lao động và sử dụng tiết kiệm các nguồn lực vật
chất. Tăng năng suất hạ giá thành sản phẩm là bài tốn khơng dễ để giải quyết
trong một thời gian ngắn, bởi lẽ tăng năng suất hạ giá thành sản phẩm còn phụ
thuộc vào nhiều yếu tố. Các công ty Việt Nam muốn nâng cao khả năng cạnh
tranh khơng có con đƣờng nào khác là phải nâng cao chất lƣợng và hạ giá thành
sản phẩm.
Cùng với sự phát triển của xã hội, ngày nay công tác quản trị vật tƣ ngày
càng đƣợc coi là một bộ phận quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty. Với những đổi mới trong cơ chế quản lý kinh doanh của các công ty
đã khẳng định vai trò của quản lý vật tƣ. Quản trị vật tƣ bao gồm nhiều khâu
khác nhau: cung ứng, dự trữ, kiểm soát chất lƣợng và sử dụng vật tƣ. Muốn
nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của công ty, không thể không phát
triển và nâng cao hiệu quả quản trị vật tƣ.
Hiện nay thị trƣờng cung cấp dịch vụ thiết bị mạng ở Việt Nam đang

bƣớc vào thời kỳ cạnh tranh gay gắt giữa các công ty trong nƣớc cũng nhƣ nƣớc
ngồi. Do đó vấn đề đặt ra cho Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại
Mạnh Anh là phải phát huy những cái đã có đồng thời tiếp tục nghiên cứu thị
trƣờng, tìm ra các nguồn cung ứng mới, xây dựng mức dự trữ vật tƣ sao cho
giảm đƣợc nguồn vốn lƣu động xuống mức thấp nhất, đồng thời vẫn đảm bảo
cho quá trình sản xuất đƣợc diễn ra liên tục.
Quản trị vật tƣ ngoài các yếu tố nhƣ tìm ra các loại nguyên liệu mới, số
lƣợng dự trữ, khối lƣợng của một đơn đặt hàng… các công ty hiện nay cịn quan
tâm đến việc kiểm sốt chất lƣợng của vật tƣ. Kiểm soát chặt chẽ chất lƣợng vật
tƣ đầu vào là một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao chất lƣợng sản
phẩm, dịch vụ của công ty, giảm tỷ lệ phế liệu dẫn đến hạ giá thành sản phẩm,
1


dịch vụ góp một phần nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ.
Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh trong những năm
gần đây đã đầu tƣ rất nhiều tiền và công sức vào công tác quản trị vật tƣ. Tuy
nhiên trong công tác quản trị vật tƣ vẫn còn một số điểm chƣa hợp lý nhƣ: Số
lƣợng đặt hàng của một đơn hàng, sắp xếp bố trí kho, kiểm tra nguyên liệu đầu
vào, phân tích tình hình sử dụng vật tƣ....
Hiểu rõ vai trị và tác dụng của công tác quản trị vật tƣ đến lợi ích hoạt
động sản xuất kinh doanh. Tơi đã lựa chọn đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình
là : "Nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị
vật tư của Cơng ty TNHH một thành viên thương mại Mạnh Anh”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu tổng quát
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác quản trị vật tƣ tại Công ty đề
xuất đƣợc giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị vật tƣ tại Công ty trong
thời gian tới.
2.2.Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hoá đƣợc những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản trị vật
tƣ trong công ty.
- Đánh giá đƣợc thực trạng công tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một
thành viên thƣơng mại Mạnh Anh trong thời gian vừa qua và rút ra những ƣu,
nhƣợc điểm về hoạt động quản trị vật tƣ tại Công ty.
- Đề xuất đƣợc một số giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác quản
trị vật tƣ tại Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của khố luận là cơng tác quản trị vật tƣ tại cơng ty
nói chung và nghiên cứu thực trạng hoạt động vật tƣ tại Công ty TNHH một
thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.

2


3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian:
+ Số liệu thu thập từ năm 2016 – 2018
- Về không gian: Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh
4. Nội dung nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về công tác quản trị vật tƣ trong công ty.
- Thực trạng công quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một thành viên
thƣơng mại Mạnh Anh.
- Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một
thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Số liệu nghiên cứu
- Số liệu sơ cấp: là các thông tin thu thập bằng phƣơng pháp điều tra
phỏng vấn trực tiếp, để từ đó đánh giá thực trạng hoạt động quản trị vật tƣ tại

Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.
- Số liệu thứ cấp: Khoá luận sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu,
nghiên cứu từ một số thơng tin thứ cấp có liên quan đến các khoá luận nghiên
cứu trong nƣớc.
+ Tham khảo các giáo các giáo trình chuyên ngành quản trị, quản trị vật
tƣ, các báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các báo cáo về hoạt
động quản trị vật tƣ của công ty.
5.2. Phương pháp xử lý số liệu
- Phƣơng pháp so sánh: phƣơng pháp này đƣợc sử dung nhằm so sánh số
liệu các chỉ tiêu phân tích đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình sử
dụng vốn kinh doanh của Cơng ty, tình hình tăng, giảm lao động, vật tƣ trong
Công ty.
- Phƣơng pháp thống kê mô tả: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhằm mô
tả sự biến động của nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình nhân lực,

3


vật tƣ của Công ty..., hằng số tƣơng đối và số tuyệt đối, số bình qn, từ đó đƣa
ra những đánh giá về những mặt đạt đƣợc và những tồn tại cần khắc phục…
Các dữ liệu thu thập đƣợc sẽ đƣợc phân loại, sàng lọc, sắp xếp phân tích,
tổng hợp qua công cụ hỗ trợ bằng phần mềm: Word, Excel để đƣa ra các đánh giá
tổng hợp và các ý kiến đề xuất hoàn thiện hoạt động quản trị vật tƣ tại Cơng ty.
6. Kết cấu của khóa luận
Ngồi phần mở đầu và kết luận, bài khóa luận chia làm 4 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị vật tƣ trong công ty.
Chƣơng 2: Đặc điểm cơ bản của công ty TNHH một thành viên thƣơng
mại Mạnh Anh.
Chƣơng 3: Thực trạng công tác quản trị vật tƣ tại Công ty TNHH một
thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.

Chƣơng 4: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị vật tƣ tại Công ty
TNHH một thành viên thƣơng mại Mạnh Anh.

4


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VẬT TƢ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, phân loại vật tư trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm
Hoạt động sản xuất kinh doanh của các cơng ty ít nhiều đều cần đến các tƣ
liệu vật chất khác nhau nhƣ vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc… Vật tƣ là
một dạng biểu hiện của tƣ liệu sản xuất.
Có thể rút ra khái niệm: “Vật tư là sản phẩm của lao động dùng để sản
xuất. Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc,
dụng cụ phụ tùng…”(GS.TS Đặng Đình Đào, GS.TS Hồng Đức Thân, 2012).
Vật tƣ là sản phẩm của lao động đƣợc dùng để sản xuất : nguyên liệu, vật
liệu… thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một sản phẩm của Công ty
này lại là loại nguyên liệu của Công ty khác là cơng cụ, máy móc. Vì mỗi vật có
những thuộc tính khác nhau và chính nhƣ thực hiện nó sẵn sàng có thể dùng cho
nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay
dùng làm vật tƣ kỹ thuật.
1.1.1.2. Phân loại vật tư trong cơng ty
Do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên mỗi công ty sử dụng
những loại vật tƣ khác nhau. Phân loại vật tƣ là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại
vật tƣ theo từng nội dung, cơng dụng, tính chất thƣơng phẩm của chúng nhằm phục
vụ cho yêu cầu quản trị của công ty. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị công
ty, các loại vật tƣ đƣợc chia thành nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ.

* Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu bao gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ.
+ Nguyên vật liệu chính: trong những cơng ty khác nhau thì nguyên vật
liệu chính cũng gồm các loại khác nhau nhƣ sắt, thép, xi măng, gạch... trong xây
dựng cơ bản, vải trong cơng ty may, đó là những đối tƣợng lao động cấu thành
5


nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên
chi phí vật liệu trực tiếp (trong ngành bƣu điện khơng có ngun vật liệu chính)
+ Vật liệu phụ là các loại vật liệu đƣợc sử dụng để làm tăng chất lƣợng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,
+ Nhiên liệu đƣợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho phƣơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong q trình sản xuất
kinh doanh nhƣ xăng, dầu, than, củi, khí gas...
+ Phụ tùng thay thế, gồm các loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay
thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phƣơng tiện vận tải...
+ Thiết bị xây dựng cơ bản, bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị
khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ, vật kết cấu... dùng cho công tác xây lắp, xây
dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác là các loại vật liệu không đƣợc xếp vào các loại kể trên,
các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh
lý tài sản cố định...
Căn cứ vào nguồn gốc ngun vật liệu thì tồn bộ nguyên vật liệu của
công ty đƣợc chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế
biến, gia cơng.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng ngun vật liệu thì tồn bộ ngun
vật liệu của cơng ty đƣợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất
kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nhƣ quản lý phân
xƣởng, quản lý công ty, tiêu thụ sản phẩm...

* Công cụ, dụng cụ
Đặc điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tƣ liệu lao động tham gia
vào nhiêu chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mịn dần về mặt giá trị
song do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp chƣa đủ điều kiện của quy định
vê TSCĐ.
Những tƣ liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ đƣợc xếp vào công
cụ, dụng cụ.
6


Cơng cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại khác nhau:
- Theo cách phân bổ vào chi phí thì cơng cụ, dụng cụ bao gồm:
+ Loại phân bổ 100% (1 lần).
+ Loại phân bổ nhiều lần.
Loại phân bổ 100% (1 lần) là những cơng cụ, dụng cụ có thời gian sử
dụng ngắn và có giá trị nhỏ. Loại phân bổ nhiều lần thƣờng là những công cụ,
dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn. Loại này đƣợc chia
thành loại phân bổ 2 lần và loại trừ dần.
- Theo nội dung công cụ, dụng cụ bao gồm:
+ Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp
chuyên dùng cho sản xuất.
+ Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hố trong q trình bảo
quản hàng hố hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán...
+ Dụng dụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ.
+ Quần áo bảo hộ lao động.
+ Công cụ, dụng cụ khác.
- Theo yêu cầu quản lý và u cầu ghi chép kế tốn cơng cụ, dụng cụ bao gồm:
+ Công cụ, dụng cụ.
+ Bao bì ln chuyển.
+ Đồ dùng cho th.

- Theo mục đích và nơi sử dụng, công cụ dụng cụ bao gồm:
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác.
Mỗi cách phân loại có yêu cầu, mục đích riêng, phục vụ cho cơng tác
quản lý vật tƣ của công ty theo những yêu cầu cụ thể.
1.2. Những vấn đề chung trong quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm quản trị vật tư
Quản trị vật tư là toàn bộ các hoạt động nhằm kiểm sốt q trình vận
động của các luồng vật tư dịch vụ trong các chu trình kinh doanh từ việc xác
7


định nhu cầu vật tư, xây dựng kế hoạch nguồn hàng, tổ chức mua sắm cho đến
quản trị dự trữ cấp phát, quyết tốn, phân tích đánh giá q trình.
Nhiệm vụ chính của quản trị vật tƣ:
- Xác định đúng đắn nhu cầu về vật tƣ cho hoạt động sản xuất của đơn vị
và lập kế hoạch mua sắm vật tƣ hàng ngày, quý, tháng.
- Lập đơn hàng vật tƣ - kỹ thuật và ký hợp đồng cung ứng với các nhà
cung cấp, theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký.
- Tìm kiếm các nguồn vật tƣ bổ sung để thoả mãn đầy đủ cho các nhu cầu
các công ty.
- Tổ chức tiếp nhận vật tƣ về số lƣợng, chất lƣợng và thực hiện bảo quản
tốt vật tƣ.
- Theo dõi thƣờng xuyên tình hình sử dụng và dự trữ sản xuất và có
những biện pháp cụ thể, kịp thời đảm bảo cho mức dự trữ đáp ứng đƣợc yêu cầu
sản xuất liên tục.
- Đảm bảo vật tƣ theo hạn mức cho các phân xƣởng và các đơn vị sử dụng
khác trong công ty và thƣờng xuyên kiểm tra việc sử dụng những vật tƣ đã giao.
- Hạch toán vật tƣ và báo cáo tình hình bảo đảm vật tƣ của cơng ty.

1.2.2.Vai trị của quản trị vật tư trong doanh nghiệp
Quá trình sản xuất là quá trình con ngƣời sử dụng tƣ liệu lao động để tác
động vào đối tƣợng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thƣớc, tính chất lý
hố của đối tƣợng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lƣợng ngày càng
cao, thoả mãn đầy đủ nhu cầu đa dạng của con ngƣời.
Quá trình sản xuất của cơng ty ln địi hỏi phải có các yếu tố của sản
xuất trong đó có vật tƣ kỹ thuật. Thiếu vật tƣ thì khơng thể có hoạt động sản
xuất ra của cải vật chất. Khi vật tƣ đóng vai trị là tƣ liệu lao động mà bộ phận
chủ yếu là máy móc thiết bị, thể hiện trình độ trang bị kỹ thuật cho sản xuất, thì
nó là nhân tố cực kỳ quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng sản
phẩm, tăng quy mô sản xuất, tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao động và
nguyên, nhiên vật liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất.
8


Khi vật tƣ đóng vai trị là đối tƣợng lao động thì vật tƣ sẽ ảnh hƣởng trực
tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tƣ và do đó đến hiệu quả sử dụng
vốn kinh doanh của công ty.
Vật tƣ đƣợc đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lƣợng là điều kiện quyết
định khả năng tái sản xuất mở rộng. Trong quá trình sản xuất vật tƣ là bộ phận
trực tiếp tạo nên sản phẩm, nó chiếm 60 - 70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm
do đó vật tƣ có vai trị quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và
giá cả sản phẩm.
Từ vai trò trên đây của vật tƣ cho thấy ý nghĩa to lớn của hoạt động bảo
đảm vật tƣ cho sản xuất, của hoạt động thƣơng mại đầu vào ở công ty. Việc bảo
đảm vật tƣ đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá
trình sản xuất, cho sự nhịp nhàng đều đặn của quá trình sản xuất. Bất cứ một sự
không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nào của vật tƣ đều có thể gây ra sự gián đoạn
sản xuất và vi phạm các quan hệ kinh tế đã đƣợc thiết lập giữa các công ty với
nhau đồng thời dẫn tới sự tổn thất trong sản xuất kinh doanh.

Đảm bảo tốt vật tƣ cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lƣợng, chất
lƣợng, đúng về quy cách, chủng loại, kịp thời về thời gian và đồng bộ. Điều này
ảnh hƣởng đến năng suất của công ty, đến chất lƣợng sản phẩm, đến việc sử
dụng hợp lý và tiết kiệm vật tƣ, đến tình hình tài chính của cơng ty, đến hiệu quả
sản xuất kinh doanh và hơn nữa là sự tồn tại, phát triển của công ty.
1.2.3. Yêu cầu quản trị vật tư
Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tƣ có
hiệu quả ngày càng đƣợc coi trọng làm sao để cùng một khối lƣợng vật tƣ, có
thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành thấp nhất mà vẫn đảm bảo
chất lƣợng. Do vậy công tác quản trị vật tƣ là vấn đề tất yếu, khách quan, nó
cần thiết cho mọi phƣơng thức sản xuất kinh doanh. Việc quản trị có tốt hay
khơng phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý.
Đối với công ty kinh doanh việc quản lý vật tƣ có thể xem xét trên các
khía cạnh sau:
9


- Trong khâu thu mua: Các công ty phải tiến hành cung ứng thƣờng
xuyên nguồn vật tƣ đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn
vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lƣợng, quy cách, chủng
loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm đƣợc nguồn thu
Vật tƣ với giá hợp lý với giá trên thị trƣờng, chi phí mua thấp. Điều này góp
phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành.
- Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất đƣợc liên tục
phải dự trữ Vật tƣ đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhƣng cũng không
đƣợc dự trữ quá lƣợng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải
thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu. Bên
cạnh đó, cơng ty phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa và tối
thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao Vật tƣ trong sử dụng cũng nhƣ
định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản.

- Trong khâu sử dụng: Công ty cần cung cấp vật tƣ đúng lúc, đúng số
lƣợng, chất lƣợng cũng nhƣ đúng thời gian cho quá trình sản xuất. Khơng
những vậy, cơng ty cịn phải tính tốn đấy đủ, chính xác, kịp thời giá vật tƣ có
trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc
ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật tƣ trong sản xuất kinh
doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
- Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một công ty nào số phế liệu và
phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đƣa vào tái sản xuất, thanh lý hay
bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm khác. Do
vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải đƣợc tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm
tiết kiệm đƣợc chi phí vật tƣ đồng thời có thể giảm giá thành.
1.3. Nội dung công tác quản trị vật tƣ trong doanh nghiệp
1.3.1. Tổ chức xây dựng định mức vật tư
1.3.1.1. Khái niệm
Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư cần thiết tối đa để sản xuất một
đơn vị sản phẩm, một khối lượng công việc dịch vụ trong điều kiện kinh tế kỹ
thuật cho trước.
10


Kết cấu của định mức:
- Trọng lƣợng tinh của sản phẩm.
- Phế liệu cơng nghệ có thể sử dụng lại.
- Tổn thất do kỹ thuật
- Tổn thất do tổ chức và quản lý
1.3.1.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư
Phƣơng pháp định mức tiêu dùng vật tƣ có ý nghĩa quyết định đến chất
lƣợng của các mức đã đƣợc xác định. Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ
thuật và điều kiện cụ thể của công ty mà lựa chọn phƣơng pháp định mức thích
hợp. Trong thực tế các phƣơng pháp xây dựng định mức đƣợc sử dụng là:

* Phƣơng pháp định mức theo thống kê báo cáo
Là phƣơng pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi vật tƣ để sản
xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phƣơng pháp bình quân gia quyền để
xác định mức.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ
kịp thời cho sản xuất, do đó phƣơng pháp này đƣợc sử dụng khá phổ biến trong
các cơng ty.
Nhược điểm: Độ chính xác khơng cao.
Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ
báo cáo khơng có những thay đổi lớn.
* Phƣơng pháp thí nghiệm, kinh nghiệm
Thực chất của phƣơng pháp này là dựa vào các kết quả thí nghiệm có kết
hợp với kinh nghiệm đã thu đƣợc trong sản xuất kinh doanh để xây dựng mức
cho kỳ kế hoạch. Tuỳ theo đặc điểm, tính chất của vật tƣ và đặc điểm của sản
phẩm sản xuất để xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm, cụ thể:
- Thí nghiệm trong sản xuất (thực nghiệm): tức là tiến hành sản xuất thử
ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất để thu thập, phân tích số liệu và rút ra
kết luận về mức tiêu dùng cho kỳ kế hoạch.

11


Ƣu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phƣơng pháp
thống kê báo cáo.
Nhược điểm: Phƣơng pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra
qua thí nghiệm chƣa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố
ảnh hƣởng đến mức, cịn mang tính tổng hợp.
Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hoá chất, các
sản phẩm dùng vật liêụ có phẩm chất khơng ổn định.
* Phƣơng pháp phân tích tính tốn

Thực chất của phƣơng pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên
cơ sở nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng chủ yếu đến chi phí vật liệu, tính tốn
tồn bộ tiêu hao vật liệu trong sản xuất và tổng hợp lên mức kế hoạch. Khi tiến
hành phƣơng pháp này cần có sự nghiên cứu tỉ mỉ quy trình cơng nghệ sản xuất
sản phẩm và các tài liệu thống kê báo cáo về tình hình sử dụng vật liệu. Các
bƣớc tiến hành:
- Thu thập nghiên cứu và phân tích tài liệu ban đầu bao gồm: Các tiêu
chuẩn Nhà nƣớc về chất lƣợng sản phẩm, các bản thiết kế sản phẩm và các quy
trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, nghiên cứu những điều kiện thực tế về trang
thiết bị và điều kiện kỹ thuật của sản xuất và các tiêu chuẩn kỹ thuật, các báo
cáo về tình hình sử dụng vật tƣ của năm trƣớc.
- Xác định từng thành phần tiêu hao: Dựa vào cơng nghệ sản xuất đã xác
định, kiểm tra lại tính tiên tiến của các phƣơng pháp, kiểm tra chất lƣợng, kết
cấu sản phẩm đã lựa chọn và lần lƣợt xác định trọng lƣợng của sản phẩm hay
hao phí hữu ích tạo ra từ một lƣợng vật tƣ ban đầu.
- Xác định các hao phí cơng nghệ, xác định các hao phí vật tƣ do yếu tố
chủ quan gây ra: nhƣ do tổ chức sản xuất không hợp lý...
- Tổng hợp mức cho một sản phẩm:
Căn cứ vào những thành phần hao phí đã xác định đƣợc ở trên, ngƣời ta tổng
hợp thành mức (M1) theo công thức:
M1 = P + H1 + H2
12


Trong đó: M1 là mức tiêu dùng cho kỳ kế hoạch.
P là hao phí hữu ích.
H1 là hao phí vật tƣ liên quan đến công nghệ sản xuất.
H2 là hao phí vật tƣ liên quan đến trình độ tổ chức quản lý
sản xuất kinh doanh.
Mức xác định theo phƣơng pháp này chỉ ra đƣợc những đại lƣợng chi phí

chi tiết của mức. Do vậy, kết quả xác định mức bảo đảm tính tiên tiến.
Ưu điểm: Khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của hai phƣơng pháp trên,
kết quả chính xác và khoa học. Mức đƣợc phân tích chi tiết và tính tốn cụ thể
hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm
sản xuất tiên tiến. Khi sử dụng phƣơng pháp này, mức tiêu dùng vật tƣ luôn
nằm trong trạng thái đƣợc cải tiến.
Nhược điểm: Địi hỏi một lƣợng thơng tin tƣơng đối lớn, điều đó có
nghĩa là cơng tác thơng tin trong cơng ty phải tổ chức tƣơng đối tốt.
1.3.2. Tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư
Sau khi xây dựng đƣợc hệ thống định mức tiêu dùng vật tƣ hợp lý, cơng
ty căn cứ vào mức đó và số lƣơng Vật tƣ cần sản xuất trong kỳ kế hoạch để lập
kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ Vật tƣ.
Lƣợng vật tƣ sử dụng trong kỳ kế hoạch phải đảm bảo hoàn thành kế
hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị. Lƣợng vật tƣ đƣợc tính
tốn cụ thể cho từng loại vật tƣ rồi tổng hợp lại cho tồn cơng ty. Khi tính tốn
phải dựa trên định mức tiêu dùng Vật tƣ trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc từng loại
vật tƣ, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty mà vận dụng
phƣơng pháp thích hợp. Nhìn chung, lƣợng vật tƣ cần sử dụng trong kỳ kế
hoạch đƣợc tính nhƣ sau:
Lượng vật tư sử
dụng kỳ kế hoạch

Định mức tiêu hao
=

vật tư cho 1 đơn vị
SP, dịch vụ

13

Số lượng sản phẩm,
x

dịch vụ sản xuất kỳ kế
hoạch


Kế hoạch mua sắm Vật tƣ chịu ảnh hƣởng của nhiều nhân tố khác nhau:
+ Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trƣờng Vật tƣ.
+ Định mức tiêu dùng Vật tƣ.
+ Tình hình tài chính của công ty trong kỳ kế hoạch.
+ Năng lực kho tàng của công ty… Nội dung:
Xác định số lƣợng Vật tƣ cần cung ứng: Mỗi loại Vật tƣ cần sắm kỳ kế
hoạch thƣờng bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu Vật tƣ cho sản xuất, Vật tƣ bị hƣ
hỏng, mất mát trong quá trình lƣu kho, nhu cầu Vật tƣ cần dự trữ đề phòng sự
biến động của thị trƣờng. Khi lập kế hoạch mua sắm Vật tƣ, công ty phải xác
định chính xác mẫu mã và chất lƣợng từng loại Vật tƣ phù hợp với yêu cầu của
sản xuất.
Lƣợng Vật tƣ cần mua trong kỳ kế hoạch thƣờng đƣợc xác định nhƣ sau:
Lượng vật
tư cần mua
trong kỳ

Lượng vật
=

tư cần dùng

Lượng vật
+

tu dự trữ

-

đầu kỳ

trong kỳ

Lượng vật tư dự
trữ cuối kỳ

Xác định chất lƣợng và dự kiến ngƣời cung ứng: Các công ty nhỏ và rất
nhỏ hoặc công ty dịch vụ thƣờng có nhu cầu về vật tƣ rất ít sẽ xác định ngƣời
cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong q trình tổ chức mua sắm.
Các cơng ty vừa và lớn có nhu cầu vật tƣ lớn, do đó sẽ phải dựa trên cơ
sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đƣờng, phƣơng tiện và chi phí
vận chuyển tƣơng ứng, tính tin cậy của việc cung ứng, giá cả từng loại vật tƣ,
hệ thống kho tàng trung gian.. để xác định ngƣời cung ứng.
1.3.3. Xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư
Lƣợng vật tƣ dự trữ kế hoạch là lƣợng vật tƣ tồn kho cần thiết đƣợc quy
định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành liên
tục. Căn cứ vào tính chất, cơng dụng, vật tƣ dự trữ đƣợc chia làm 3 loại:
dự trữ thƣờng xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa.
Dự trữ thường xuyên: Dùng để đảm bảo vật tƣ cho sản xuất của
14


công ty đƣợc tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ
phận cung ứng.

Dự trữ bảo hiểm: Là dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất đƣợc tiến
hành liên tục trong điều kiện cung ứng vật tƣ không ổn định.
Dự trữ theo mùa: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc tiến
hành liên tuc, đặc biệt với các thời gian: “giáp hạt” về mặt v ật tƣ. Dự trữ
theo mùa thƣờng đƣợc các công ty sử dụng các loại vật tƣ thu hoạch theo mùa.
Muốn xác định lƣợng vật tƣ cần dự trữ, công ty phải căn cứ vào các yếu
tố sau:
- Quy mô sản xuất của công ty.
- Mức tiêu hao Vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm.
- Tình hình tài chính của cơng ty.
- Tính chất sản xuất của cơng ty.
- Thuộc tính tự nhiên của Vật tƣ
1.3.4. Tổ chức tiếp nhận vật tư
Tiếp nhận vật tƣ là khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý
trực tiếp vật tƣ. Đây là ranh giới giữa hai bên mua bán, là cơ sở hạch tốn chính
xác các chi phí lƣu thơng và giá cả vật tƣ mỗi bên. Thực hiện tốt khâu này sẽ
tạo điều kiện cho ngƣời quản lý nắm chắc số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại,
theo dõi kịp thời tình trạng vật tƣ trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại
đáng kể do mất mát, hƣ hỏng vật tƣ.
Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận vật tƣ phải thực
hiện tốt hai nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại vật tƣ theo
đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hành, hóa đơn, phiếu vận chuyển…
- Chuyển nhanh vật tƣ từ điểm tiếp nhận đến kho công ty, tránh mất
mát hƣ hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ
những yêu cầu sau:
15

+ Vật tƣ khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn
tiếp nhận.
+ Vật tƣ khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm
nghiệm.
+ Phải xác định chính xác số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, phải có
biên bản xác nhận có hiện tƣợng thừa thiếu sai quy cách.
+ Vật tƣ sau khi tiếp nhận sẽ đƣợc thủ kho ghi số thực nhập và ngƣời
giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ đƣợc
chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
1.3.5.Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, khoa học sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động
của công nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất đƣợc tiến hành liên tục, từ
đó làm tăng chất lƣợng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm.
Việc cấp phát NVL có thể đƣợc tiến hành theo hai hình thức:
Một là: Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất
Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xƣởng, bộ phận sản xuất sẽ báo
trƣớc cho bộ phận cấp phát của kho. Số lƣợng NVL đƣợc yêu cầu đƣợc tính tốn
dựa trên mùa vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL của công ty.
Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức)
Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lƣợng và thời gian nhằm tạo sự
chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. Dựa vào khối lƣợng sản
xuất cũng nhƣ dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát
NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất công ty quyết toán vật tƣ nội bộ
nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lƣợng NVL đã dùng. Trƣờng hợp
thừa hay thiếu sẽ đƣợc giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động
khách quan khác.
Hình thức này giúp cho việc giám sát hạch tốn tiêu dùng NVL chính
xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có
16

kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính tốn. Do vậy hình thức này có
hiệu quả cao và đƣợc áp dụng rộng rãi ở các cơng ty có mặt hàng sản xuất
tƣơng đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất.
1.3.6. Tổ chức thu hồi phế liệu
Việc thu hồi phế liệu tuy không phải là công tác quan trọng nhƣng
không thể bỏ qua. Sau khi NVL đƣợc sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số NVL
do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng, song khi công ty biết tận dụng việc thu hồi
phế liệu thì có thể sử dụng cho bộ phận khác hoặc khâu sản xuất khác hoặc bán
ra ngồi tạo nguồn thu cho cơng ty. Trong nhiều cơng ty nó có giá trị sử
dụng khơng nhỏ.
1.3.7. Cơng tác hạch toán kế toán trong quản trị vật tư
Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thơng tin cho công tác quản
trị vật tƣ trong các công ty, kế toán vật tƣ phải thực hiện đƣợc các nhiệm vụ chủ
yếu sau
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lƣợng,
chất lƣợng và giá thành thực tế của vật tƣ nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lƣợng và giá trị
vật tƣ xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật tƣ.
- Phân bổ hợp lý giá trị vật tƣ sử dụng vào các đối tƣợng tập hợp chi phí
sản xuất kinh doanh.
- Tính tốn và phản ánh chính xác số lƣợng và giá trị vật tƣ tồn kho,
phát hiện kịp thời vật tƣ thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để cơng ty có biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra
1.4. Phân tích tình hình quản trị vật tƣ ở cơng ty
1.4.1. Phân tích tình hình cung ứng vật tư
Phân tích tình hình nhập vật tƣ là phân tích tình hình thực hiện hợp đồng
mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và các đơn vị tiêu dùng theo số lƣợng, chất
lƣợng, theo từng đơn vị kinh doanh.

17