Tài liệu Sức mạnh của việc phát huy trí tuệ tập thể pptx

Sức mạnh của việc phát huy trí tuệ tập thể

Khi phải đối diện với một khó khăn trong kinh doanh, bạn sẽ tìm đến giải
pháp nào: huy động trí tuệ tập thể của nhóm hay kêu gọi từng cá nhân động
não? Tại một số công ty, sự giao thoa giữa hai mô hình này thường xuyên
được áp dụng, và kết quả chính là những quyết định sáng tạo dẫn tới thành
công.

Một bài báo gần đây đăng trên tờ Wall Street Journal đã trích dẫn một
nghiên cứu cho thấy mọi người sẽ trở nên sáng tạo hơn khi họ tự mình động
não, chứ không phải trong các buổi hội họp hay dưới sự trợ giúp của các nhà
quản lý. Đúng là không thể phủ nhận rằng những cuộc thảo luận phát huy trí
tuệ nếu không được điều hành tốt sẽ kiềm chế sự sáng tạo của mọi người. Và
chỉ khi công việc phát huy trí tuệ tập thể được thực hiện đúng cách, mọi
người mới có thể đưa ra các ý tưởng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn
khi họ làm việc một mình.
Trong những cuộc huy động trí tuệ tập thể, các cá nhân thường mất từ 5 đến
10 phút để nắm bắt cấu trúc sản phẩm hay cấu trúc tổ chức, và sau đó mới
trình bày ý kiến của họ. Những ý tưởng sáng tạo bắt đầu từ đây. Tuy nhiên,
phát huy trí tuệ theo nhóm không phải là “thần dược” để chữa bách bệnh kể
cả khi nó được thực hiện đúng đắn. Và tồi tệ hơn, khi không được thực thi
một cách chuẩn xác, công việc đó chỉ làm lãng phí thời gian của bạn và mọi
người.
Điều đáng mừng là các nghiên cứu từ trước đến nay về vấn đề nhân sự đã
chỉ ra rằng khi việc phát huy trí tuệ tập thể được quản lý đúng đắn và liên kết
khéo léo với các công việc khác, nó sẽ gia tăng đáng kể khả năng sáng tạo
trong công ty. Có 8 yếu tố đặc biệt quan trọng để bạn tổ chức hiệu quả
những cuộc huy động trí tuệ tập thể:
1. Sử dụng việc phát huy trí tuệ tập thể để mở rộng và kết hợp
các ý tưởng, chứ không chỉ đơn thuần là thu thập ý tưởng

Sự sáng tạo thường xuất hiện khi mọi người tìm cách phát triển các ý tưởng
hiện tại. Sức mạnh của việc phát huy trí tuệ tập thể bắt nguồn từ việc thiết
lập một “địa điểm an toàn” - nơi mọi người tự do chia sẻ các ý tưởng, pha
trộn và mở rộng các kiến thức đa dạng khác nhau. Nếu mục tiêu của bạn chỉ
là thu thập các ý tưởng sáng tạo, thì việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ chỉ khiến
bạn lãng phí thời gian mà thôi. Một hệ thống mạng nội bội hay Internet là
hoàn toàn đủ.
2. Khi nào không nên phát huy trí tuệ tập thể

Theo quan sát của một số chuyên gia, hoạt động nhóm có thể dẫn tới những
kết quả tốt nhất, cũng như tồi tệ nhất cho nhân viên. Nếu nhân viên cho rằng
họ sẽ họ sẽ bị chỉ trích, hạ lương, giáng cấp, sa thải hay nhận được những
kết quả tệ hại khác, việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ là một ý tưởng tồi. Ví dụ,
nếu công ty bạn có chủ trương sa thải 10% số lượng nhân viên mỗi năm, mọi
người có thể rất ngại ngần khi nghĩ tới những lần họp mặt bàn thảo về nhân
sự.
3. Phát huy trí tuệ cá nhân trước và sau khi thảo luận nhóm

Lời khuyên nổi tiếng lâu nay trong các hoạt động phát huy trí tuệ tập thể là:
Sáng tạo sẽ đến từ sự phối kết hợp giữa các ý tưởng cá nhân và tập thể.
Trước khi bước vào cuộc họp, nhà quản lý cần phải nói với các thành viên
tham gia về chủ đề sẽ được thảo luận.
4. Việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ không hiệu quả nếu chúng
được gắn với các nhiệm vụ khác

Phát huy trí tuệ tập thể chỉ là một trong nhiều công việc sáng tạo trong công
ty, và nó sẽ ít có khả năng thành công nếu bị kết hợp với các chức năng công
việc khác - chẳng hạn như quan sát nhân viên, nói chuyện với các chuyên
gia, hay xây dựng các sản phẩm mẫu và rút kinh nghiệm công việc... Tốt
nhất là bạn hãy tạo điều kiện để nhân viên đưa ra các ý tưởng khác nhau.

Không ít công ty thu thập được rất nhiều ý tưởng sáng tạo, nhưng hầu như
không triển khai được bất cứ ý tưởng nào một cách hiệu quả. Có những tập
thể dành hàng năm trời để bàn thảo và tranh luận về một sản phẩm giản đơn,
trong khi không thể sản xuất nổi một bản mẫu. Dự án cuối cùng bị xoá sổ
khi một đối thủ cạnh tranh giới thiệu sản phẩm tương tự.
5. Phát huy trí tuệ tập thể cần một số kỹ năng và kinh nghiệm
nhất định

Tại những công ty mà việc huy động trí tuệ tập thể được sử dụng một cách
hiệu quả - như Hewlett-Packard, SAP, Hasso Plattner, Frog Design và IDEO
– đây được xem như một kỹ năng mà lãnh đạo phải mất hàng tháng hay
thậm chí hàng năm mới tinh thông. Tối ưu hoá hoạt động phát huy trí tuệ tập
thể là một kỹ năng không phải một sớm một chiều có thể đạt được. Nếu bạn
muốn thỉnh thoảng tổ chức gặp gỡ nhân viên nhằm phát huy trí tuệ tập thể,
và các cuộc tụ họp đó lại được dẫn dắt bởi những người không có kỹ năng
và kinh nghiệm, thì sẽ không có gì ngạc nhiên nếu nhân viên của bạn chỉ
“ngồi đó một cách ngại ngùng, lo sợ”, một nhà quản lý đã nói với tờ The
Wall Street Journal như vậy. Đó chính là cách chúng ta phản ứng khi chúng
ta làm việc gì đó lạ mắt đối với các thầy giáo kém cỏi.
6. Mỗi lần phát huy trí tuệ tập thể là một lần mọi người cạnh
tranh mạnh mẽ với nhau

Trong những cuộc thảo luận phát huy trí tuệ tập thể hiệu quả nhất, mọi
người cảm thấy có sức ép phải trình bày những gì họ biết và, thông thường,
họ chỉ biết trông cậy vào ý tưởng của những người khác. Ngược lại, mọi
người cũng thể hiện một sự cạnh tranh lẫn nhau: cạnh tranh để mọi người
cùng tham gia, để mọi người cảm thấy như là một phần của tập thể, và để
đối xử với những người khác như các thành viên thuộc một nhóm có cùng
mục đích. Điều tồi tệ nhất mà nhà quản lý có thể mắc phải là thiết lập một
hoạt động kiểu “thắng - thua” bằng cách đánh giá, xếp hạng và trao giải

thưởng cho các ý tưởng. Và kết quả là sự e ngại sẽ hạn chế số lượng ý tưởng
được đưa ra.
7. Sử dụng hoạt động phát huy trí tuệ tập thể vì nhiều mục đích
khác nhau, chứ không nhằm tìm kiếm một ý tưởng tốt

Tại hãng IDEO, hoạt động này còn hỗ trợ việc xây dựng văn hoá công ty và
thực thi nhiệm vụ. Các tập thể nhân viên cùng nhau họp bàn và trao đổi
thông tin nhằm nâng cao các kỹ năng làm việc. Quá trình này đem lại rất
nhiều kết quả tích cực. Kiến thức được trải rộng ra tất cả các lĩnh vực và
công nghệ mới, nhân viên mới và nhân viên lâu năm đều tham gia thảo luận
nhằm tìm ra giải pháp khả thi nhất. Mục tiêu hàng đầu của những cuộc thảo
luận đó là đưa ra các ý tưởng mới, tuy nhiên, việc quy tụ mọi người để thảo
luận về các ý tưởng cả mới lẫn cũ đóng vai trò khá quan trọng trong việc gợi
mở các yếu tố sáng tạo trong công việc.
8. Đừng gọi đó là một cuộc phát huy trí tuệ tập thể

Một trong những sai lầm lớn mà các nhà lãnh đạo mắc phải là nói quá nhiều.
Có không ít cuộc họp, nhà lãnh đạo bắt đầu bằng câu: “Chúng ta hay bắt đầu
phát huy trí tuệ tập thể”, rồi sau đó bài phát biểu của ông ta dài đến 30 phút