SANG KIEN KINH NGHIEM MOT VAI KINH NGHIEM TRONG VIECKIEM SOAT CHI VA LUAN CHUYEN CHUNG TU GOC O TRUONGTHCS

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b> </b>

<b>PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ</b>

Hầu hết các đơn vị trường học trên địa bàn Quận hiện nay đã được tin học
hoá trong lĩnh vực quản lý tài chính bằng phần mềm kế tốn. Đó thực sự là một
cơng cụ đắc lực giúp cho kế tốn làm tốt cơng tác kế tốn. Tồn bộ sổ sách, bảng
biểu quyết toán đều được máy thực hiện tính tốn thơng qua phần mềm kế tốn. Cơ
sở cho tồn bộ số liệu tài chính để nhập vào chương trình máy là chứng từ gốc.

Chứng từ gốc phản ánh mọi hoạt động thu chi tài chính hàng ngày diễn ra tại
đơn vị, là cơ sở pháp lý phản ánh tình hình quản lý tài chính tại đơn vị. Số liệu
quyết tốn có phản ánh trung thực, chính xác định mức chi cho đúng quy định hay
không đều thể hiện trên chứng từ gốc.

Để bảo đảm tính trung thực, rõ ràng, chính xác chi đúng kế tốn phải thực
hiện việc kiểm sốt chứng từ trước khi trình duyệt chi. Công việc tuy thật đơn giản
nhưng không phải đơn giản chút nào. Bởi vì qua một số biên bản thẩm tra số liệu
quyết toán và các biên bản về thanh tra tài chính của một số trường nói chung và
trường THCS Nguyễn Thái Bình nói riêng đều lặp đi lặp lại tình trạng sai sót về mặt
chứng từ gốc, trình tự luân chuyển và việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về định
mức chi tiêu vẫn cịn hạn chế.

Chính vì thế bản thân tơi rất trăn trở làm thế nào để việc kiểm soát chứng từ
gốc chặt chẽ, giảm thiểu được sự sai sót trên chứng từ gốc, thực hiện tốt q trình
ln chuyển chứng từ đó cũng là một yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu trưởng
về định mức chi nhằm quản lý và sử dụng tốt các nguồn kinh phí tại đơn vị trường
học. Để giúp các cơ quan kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ chỉ tiêu đảm
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí là những biện pháp phải
làm, phải có chế độ HCSN, từ đó nâng cao chất lượng hạch tốn và hiệu quả của
đơn vị HCSN. Đó là lý do mà tôi chọn đề tài này:

<b>“MỘT VÀI KINH NGHIỆM TRONG VIỆC KIỂM SOÁT CHI VÀ LUÂN</b>

<b>CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC Ở TRƯỜNG THCS NGUYỄN THÁI BÌNH”</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

<i><b> Việc kiểm soát chứng từ gốc và trình tự luân chuyển chứng từ gốc tại đơn vị:</b></i>
Những năm trước đây kế toán tại đơn vị trường học vì mới làm quen với mơi
trường mới là kế tốn hành chính sự nghiệp, nên thật sự rất lúng túng nhất là khâu
kiểm soát và luân chuyển chứng từ gốc. Vì chưa nắm chắc các văn bản về định
mức chi tiêu, biểu mẫu quy định và cơng tác kế tốn chưa thành thạo nên chứng từ
gốc hầu hết được thủ trường duyệt chi chuyển xuống kế tốn viết phiếu chi.

Trình tự ln chuyển chứng từ gốc như trên chỉ phù hợp với tình hình trước
đây. Theo yêu cầu đối với trường lớp, tăng cường cơ sở vật chất trường học, lượng
học sinh động, lượng giáo viên tăng theo, rất nhiều hoạt động văn nghệ diễn ra làm
cho lượng chứng từ gốc phát sinh ngày càng nhiều, trình tự luân chuyển chứng từ.

Theo cách làm cũ đã khơng cị phù hợp vì như thế khơng phát huy được tính
chủ động của kế tốn trong việc tham mưu cho thủ trưởng đơn vị.

Nhiều chứng từ bị sai sót về mặt hình thức lẫn nội dung như:
- Chứng từ chưa đúng các mẫu biểu quy định.

- Chứng từ thiếu chữ ký của người mua hàng.

- Mua hàng hố từ 100.000đ khơng có hố đơn bán hàng.
- Chứng từ bị sửa chữa tẩy xoá.

- Thiếu tên, địa chỉ, chữ ký người bán hàng.

- Công văn đi kèm khi thanh tốn chứng từ như thi đấu các mơn HKPĐ.
- Thiếu các văn bản đi kèm ví dụ như quyết định khen thưởng, các cơng
văn có liên quan đến các khoản chi.

- Giấy đề xuất của các bộ phận cần mua sắm vật tư hay có tài sản hư hỏng.
<b>2.1 Biện pháp thực hiện:</b>

<b>2.1.1 Cải tiến quá trình luân chuyển chứng từ gốc:</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

đã mạnh dạn đề xuất với thủ trưởng đơn vị cải tiến cải tiến quá trình ln chuyển
chứng từ gốc để từ đó thực hiện việc kiểm soát chứng từ gốc tốt hơn tham mưu cho
thủ trưởng về định mức chi tiêu phù hợp với các quy định.

Ví dụ phổ biến các bước để thực hiện một quy trình thanh tốn, đó là:

(1)Giấy đề xuất, kế hoạch dự trù kinh phí, tạm ứng (nếu có) của giáo viên,
của tổ, hay từng nhóm chun mơn đựơc chuyển đến kế toán xem xét về mặt định
mức chi tiêu và nguồn kinh phí thực hiện trình thủ trưởng duyệt.

(2) Thủ trưởng căn cứ vào các kế hoạch của chun mơn, nhà trường, các văn
bản có liên quan duyệt chủ trương, tạm ứng(nếu có).

(3) Kế tốn chi ứng theo dõi trên cơng nợ (nhập chương trình máy).

(4) Các cán bộ, giáo viên tiến hành chi, mua sắm theo dự trù đề xuất duyệt.
(5) Người thực hiện lập giấy đề nghị thanh tốn kèm theo tồn bộ hố đơn,
chứng từ mua sắm, chi bồi thường các hoạt động…chuyển cho kế tốn (có xác nhận
của các bộ phận giám sát) như tổ trưởng … bảng kê nhận vật tư (nếu có) (kèm theo
bản photo dự trù, đề xuất).

Kế toán nhận kiểm soát chứng từ, xem xét định mức chi tiêu, nguồn kinh phí
chi đề nghị thủ trưởng duyệt chi, hay thanh toán tạm ứng.

(6) Thủ trưởng duyệt chi.

(7) Kế toán viết phiếu chi hay thanh toán chuyển khoản.

(8) Thủ trưởng xuất quỹ tiền mặt chi hoặc thanh toán tạm ứng thiếu.

Rõ ràng qua các bước như trên đã tăng cường thêm vai trị của kế tốn trong
việc kiểm sốt chứng từ, nhất là khâu đầu tiên là quan trọng nhất, nếu bị sai sẽ dẫn
đến nhiều sai sót khác. Việc thanh toán sai sẽ ảnh hưởng đến cơng tác quản lý tài
chính của đơn vị và thậm chí cịn gây thất thốt tiền của nhà nước.

<b>2.1.2 Hướng dẫn các thủ tục thanh toán thường xuyên cho cán bộ, giáo viên,</b>
<b>nhân viên trong trường:</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

đào tạo chuyên ngành sư phạm, về mặt giấy tờ, thủ tục kế tốn rất cần có sự hướng
dẫn của kế toán nhà trường.

Thực chất các khoản thanh toán thường xun trong nhà trường khơng nhiều
nhưng ít được nhiều người biết, ít được phổ biến, hướng dẫn đến cho cán bộ, giáo
viên để cùng thực hiện.

Đơn cử một số mẫu hướng dẫn theo từng công việc:

<b> Hướng dẫn thủ tục đồ dùng dạy học </b>:

1. Bảng dự trù đồ dùng dạy học của giáo viên đứng lớp hay giáo viên phụ
trách bộ mơn có xác nhận của tổ trưởng (ghi rõ tên đồ dùng, tiết dạy, bài dạy,
số lượng/lớp, số tiền…)đã được duyệt.

2. Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) (theo mẫu kế tốn)

3. Hố đơn tài chính, giấy bán hàng (nếu mua của người sản xuất)
4. Bảng kê (theo mẫu)

5. Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu kế toán)

Lập bảng kê chứng từ thanh tốn nếu có từ 2 hố đơn, bảng kê mua hàng trở
lên (theo mẫu kế toán).

<i>Các mẫu biểu xin liên hệ kế toán.</i>

<b>2.1.3 Phối kết hợp giữa kế toán với BG hiệu trong việc kiểm soát chứng từ gốc:</b>
Việc sai sót trên chứng từ gốc là thiếu sự kiểm soát thường xuyên, kế toán
thường xem nhẹ việc này nên dẫn đến nhiều chứng từ gốc bị sai sót, dồn lại cuối
quý, cuối năm lật từng chứng từ mới thấy sai sót, khi đó thì thật khó bổ sung vì

chứng từ đã lưu giữ đóng thành tập, người thực hiện cơng việc đó có khi khơng tìm
được.

Để hạn chế, khắc phục những sai sót khơng đáng có trên chứng từ gốc kế
toán phối kết hợp với thủ trưởng đơn vị trong việc kiểm tra hằng ngày, trước đây
chứng từ gốc được kiểm soát 4 lần:

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Lần 2: Kế toán kiểm tra, viết phiếu thu chi.
Lần 3: Thủ trưởng duyệt phiếu thu chi.

Lần 4: Kế toán lập bảng kê, chứng từ ghi sổ lên quyết toán.

Hiện nay chứng từ gốc được kiểm soát qua 5 lần : thêm lần 1: Kế toán kiểm
soát chứng từ trước khi trình thủ trưởng duyệt chi.

Qua các lần kiểm sốt, ngay từ khi nhận chứng từ nếu chứng từ còn thiếu các
văn bản cần bổ sung như các cơng văn có liên quan đến kinh phí chi, các kế hoạch
hoạt động văn nghệ của trường, của kế toán dùng giấy ghi chú màu dán lên chứng
từ đó yêu cầu bổ sung. Khi thủ trưởng duyệt chi hoặc kí phiếu chi sẽ thấy tờ giấy đó
sẽ lập tức thêm các cơng văn, quyết định cho kế toán bổ sung vào chứng từ.

<b>2.1.4 Thực hiện việc kiểm soát chứng từ gốc hằng ngày:</b>

Hàng ngày kế toán dành từ 20-35 phút cuối ngày nhập chứng từ gốc vào máy
vi tính, chứng từ nào có thiếu sót thì bổ sung ngay.

Ví dụ một số yếu tố cần kiểm soát trên chứng từ gốc như sau:
- Số tiền thanh toán từ chi tiết đến tổng hợp (bằng số, bằng chữ)
- Ngày, tháng chứng từ.

- Tên người mua, người bán.
- Địa chỉ người mua, người bán.

- Chữ ký người mua,người bán, người nhận.

- Xác nhận của cá nhân, bộ phận có liên quan, bảng ký nhận vật tư, hàng
hoá…

- Bản pho dự trù, đề xuất kế toán photo lại khi tạm ứng kinh phí (nếu có)
- Các cơng văn quyết định có liên quan

- Các hợp đồng, biên bản nghiệm thu cơng việc hồn thành…

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Số chứng từ/ ngày tháng / nội dung/ số tiền/ người thực hiện/ giấy tờ, yêu cầu

bổ sung/ ghi chú khi đã hồn thành thì kế tốn gạch bỏ.

<b>2.1.5 Phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong việc kiểm sốt chứng từ gốc</b>
<b>trên cơ sở đó kiểm sốt hoạt động chi tiêu: </b>

Được sự nhất trí của Ban giám hiệu kế toán đã đề xuất với các đối tượng đi
mua sắm vật tư, hàng hoá cần lập dự trù có xác nhận của tổ chun mơn.... Khi
thực hiện cần có sự giám sát của các bộ phận chun mơn có liên quan.

Ví dụ như dự trù mua đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng.

Trong bảng kê nhận đồ dùng có xác nhận của tổ trưởng, giáo viên phụ trách
phòng bộ môn và tất nhiên là giáo viên đứng lớp dạy sử dụng đồ dùng đó. Hay khi
mua vật tư để sửa chữa có xác nhận của bảo vệ về số vật tư đã sử dụng.

Kiểm sốt chứng từ gốc khơng phải chỉ trên giấy tờ hình thức mà thơng qua
việc phối kết hợp với các bộ phận chuyên môn được thể hiện các chữ ký trên chứng
từ gốc đã thực hiện, trong việc lập các dự trù kinh phí trước khi thực hiện việc chi
tiêu hay mua sắm để kiểm tra hoạt động chi tiêu trong đơn vị có thực chất hay
không. Gắn trách nhiệm cử mỗi người, mỗi bộ phận có liên quan hay được phân
cơng trong việc giúp nhà trường quản lý các khoản chi tiêu đúng người, đúng việc
đem lại hiệu quả cao hơn.

<b>3. Kết quả đạt được:</b>

Qua các biện pháp đã thực hiện được tại đơn vị đã đem lại hiệu quả rõ rệt.
Trên thực tế tại trường nhìn lại chứng từ 2 năm tài chính 2010 và 2011 đã
hồn chỉnh và đầy đủ so với năm trước rất nhiều về mặt hình thức cũng như nội
dung đã giảm thiểu tối đa những sai sót về mặt hình thức và nội dung của chứng từ
gốc như:

- Chứng từ đúng các mẫu biểu quy định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

- Có các văn bản liên quan đến các khoản chi là cơ sở để thanh toán các
khoản chi như cơng văn của sở, của phịng quyết định của nhà trường …

- Giấy đề xuất, dự trù của các bộ phận cần mua sắm vật tư, hàng hoá hay có
tài sản hư hỏng.

- Qua việc kiểm sốt chứng từ gốc chặt chẽ kế toán đã từ chối các khoản
thanh tốn chứng từ khơng hợp lệ như mua hàng hố từ 100.000đ trở lên khơng có
hố đơn tài chính, giấy tờ đi phép của giáo viên không đầy đủ và hợp lệ.

- Các cán bộ, giáo viên không còn lúng túng và ngại khi giao dịch với kế toán
để thanh toán các khoản chi. Các khoản thanh toán được nhanh chóng hơn, hạn chế
đựơc việc phải làm lại giấy tờ nhiều lần vì đã hiểu rõ về các trình tự và thủ tục
chứng từ thanh tốn và nếu có sai sót cần bổ sung đã được kế tốn hướng dẫn 1 lần
ngay từ đầu khi nhận chứng từ.

Nhờ việc cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ kế toán đã chủ động tham
mưu kịp thời với hiệu trưởng trước khi duyệt dự trù kinh phí, hay khi thanh toán
đúng định mức chi tiêu tiết kiệm được nguồn kinh phí, giảm thiểu được sự thiếu sót
về hình thức cũng như các biểu mẫu của chứng từ gốc.

Việc chi tiêu do bám sát các văn bản hướng dẫn, các cơng văn quyết định có
liên quan nên khi kiểm tra chứng từ gốc được rõ ràng hơn, không cần phải đi tìm
kiếm, kiểm tra lại nữa vì đã kèm vào chứng từ thanh toán.

Chứng từ gốc được rõ ràng minh bạch thể hiện tính dân chủ về tài chính hơn,
thông qua việc phối kết hợp với các tổ trưởng, bộ phận chuyên môn giám sát các

khoản chi và xác nhận vào chứng từ gốc.

Đặc biệt việc kiểm soát và luân chuyển chứng từ gốc chặt chẽ giúp cho số
liệu báo cáo quyết tốn được chính xác, trung thực hơn đảm bảo tính pháp lý chi
tiêu đúng định mức quy định, hạn chế lãng phí và sai phạm về chế độ tài chính mặt
khác cịn chống được hiện tượng tham nhũng về tài chính.

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Qua kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn bản thân tôi nhận thức sâu sắc được
tầm quan trọng của chứng từ gốc, là cơ sở có tình pháp lý, là một yếu tố quan trọng
để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị.

Để thực hiện tốt cơng tác kiểm sốt chứng từ gốc kế tốn cần phân tích rõ
tầm quan trọng, lợi ích mang lại thơng qua việc cải tiến quy trình luân chuyển
chứng từ, mạnh dạn đề xuất với ban giám hiệu trong việc thực hiện quy trình luân
chuyển chứng từ gốc, để từ đó có sự thống nhất cách làm từ trên xuống dưới tránh
trường hợp “Trống đánh xuôi kèn thổi ngược”.

Để đảm bảo về nguồn tiền chủ động cho việc thanh toán được kịp thời chi lúc
nào hạch tốn lúc đó theo từng nguồn tránh trường hợp cứ chi trước đến cuối tháng
mới tách chứng từ theo nguồn, thì địi hỏi cần có yếu tố xây dựng chứng từ gốc đó
là cần có giấy đề xuất, bảng dự trù kinh phí của các bộ phận.

Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ chứng từ thanh toán các khoản chi thường xuyên
cho các bộ phận, các cán bộ giáo viên trong nhà trường bằng nhiều hình thức vì
chính họ là người thực hiện và mang lại chứng từ để kế toán thanh toán.

Dành thời gian cuối ngày cho việc cập nhật vào máy và kiểm soát chứng từ
gốc hằng ngày đặc biệt kiểm tra kỹ ngay từ khâu đầu tiên khi có đầy đủ chứng từ
hợp lệ được duyệt kế toán viết chi, thủ quỹ mới đựợc xuất tiền, tránh tình trạng

xuất tiền trước làm chứng từ sau rất khó bổ sung đầy đủ.

Hầu hết chứng từ gốc được kiểm tra đi kiểm tra lại nhưng không ai khẳng
định là tránh khơng khỏi sai sót, nếu có sai sót tháng nào xử lý tháng đó.

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

có liên quan đến tài chính. Phối hợp với ban giám hiệu trong việc phổ biến tiêu
chuẩn định mức theo các văn bản quy đinh của ngành, liên ngành cho toàn thể cán
bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường. Giúp cho mọi người thấy rõ trách nhiện
chung của mỗi người trong việc giám sát các hoạt động chi tiêu tại đơn vị. Khơng
phải một chữ ký là xong mà cùng với nó là trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có
liên quan nhằm quản lý và sử dụng tốt các nguồn kinh phí.

<b>*. Một số kiến nghị:</b>

Việc kiểm sốt chứng từ gốc ở trường đã rất chặt chẽ và hợp lý tuy nhiên
lượng chứng từ gốc còn nhiều chưa thật sự gọn nhẹ phản ánh theo từng hoạt động.

Để giảm bớt giấy tờ, thủ tục cho một số hoạt động có tính chất thường xun
và giúp kế tốn chủ động hơn trong việc bố trí nguồn kinh phí đề nghị các bộ phận
chun mơn, bộ phận văn phịng cần gộp các khoản chi có cùng nội dung lại với
nhau bằng các lập dự trù kinh phí tổng thể cho từng hoạt động không nên xé lẻ
thành nhiều nội dung và xé lẻ chứng từ ra nhiều lần. Để tiện cho việc kế toán hạch
toán và lưu giữ chứng từ gọn nhẹ hơn.

<b>Người thực hiện</b>
<b> </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10></div>

<!--links-->