Tài liệu Để có kỹ năng giao tiếp sắc bén hơn ppt

Để có kỹ năng giao tiếp sắc bén hơn
Chúng tôi cần người có khả năng giao tiếp! Hãy giơ tay lên nếu bạn nghe được câu
này ít nhất một nghìn lần. Trong thực tế, bạn chắc chắn đã nghe nó quá nhiều tới
mức câu nói trên trở thành vô nghĩa.

Giao tiếp là đầu mối giữ mọi người trong một tổ chức lại với nhau. Nó là phương
tiện để chúng ta trao đổi ý kiến, học hỏi từ nhau và có lẽ quan trọng nhất là kết
nối mọi người với nhau. Giao tiếp và các kỹ năng giữa cá nhân vẫn luôn duy trì
vị trí đầu bảng trong danh mục các vấn đề cần lưu tâm của nhà tuyển dụng.
Vậy thì tại sao chúng ta lại bỏ qua tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho tới
lúc nó trở thành một vấn đề được bàn luận? Lý do đầu tiên có lẽ là bởi vì chúng
ta không dành thời gian để suy nghĩ một cách cụ thể xem giao tiếp thế nào cho
hiệu quả.

Ảnh: kaycurtis.com

Dưới đây là bài phỏng vấn của New York Times với Richard Anderson, CEO của
Delta Airlines. Trong cuộc phỏng vấn Anderson đã định rõ những kỳ vọng của
ông dành cho kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
1. Hiểu rõ nền tảng căn bản
Anderson cho rằng: “Mọi người thực sự có thể kiểm soát được từ ngữ qua viết
và nói. Biểu lộ bản thân rất tốt bằng lời nói, cũng như trên giấy hay qua email.
Thất bại trong giao tiếp một cách mạch lạc khiến người nghe không chắc chắn
về thứ họ kỳ vọng ở người trình bày.
2. Suy nghĩ một cách rõ ràng về điều sẽ nói
Anderson không phải là một fan nhiệt thành của chương trình PowerPoint.
Những gạch đầu dòng không có “chủ ngữ, động từ và tân ngữ” không thể truyền
tài được “toàn bộ suy nghĩ”. Theo quan điểm của Anderson, Powerpoint bản
thân nó không có vấn đề gì cả, nhưng vấn đề nằm ở những người dùng nó như
một gợi ý để suy nghĩ. Có quá nhiều nhà quản lý sử dụng nó như một bộ khung
để suy nghĩ thay vì bổ sung hay mở rộng ý cho nó.

3. Chuẩn bị cho các cuộc họp
Tài liệu cho các cuộc họp nên được phân bố trước và làm một cách rõ ràng, súc
tích. Anderson cũng muốn các buổi họp phải được “bắt đầu đúng giờ”. Đó là
toàn bộ quá trình chuẩn bị. Có rất nhiều buổi họp đi lạc đề trước khi nó được bắt
đầu vì các nhà quản lý và nhân viên không dành thời gian để suy nghĩ về điều họ
sẽ nói.
4. Tham gia vào thảo luận
Anderson khẳng định “Tôi muốn các cuộc tranh luận. Tôi muốn nghe quan điểm
của mọi người, vì vậy bạn cần hỏi nhiều hơn là trình bày bài phát biểu”. Lỗi này
thường xuyên gặp phải trong các cuộc họp do sức ép về thời gian hạn chế hoặc
do cảm giác quá quan trọng, các nhà quản lý không làm rõ rằng họ muốn nghe
các ý kiến khác nhau. Cách tiếp cận này thường dẫn tới kiểu “suy nghĩ nhóm”
bởi vì không ai nêu ra ý kiến của mình cả.
5. Lắng nghe người khác nói
Thảo luận sẽ là vô nghĩa nếu không ai nghe ai nói cả. Anderson không thích nhìn
những nhà quản lý kiểm tra điện thoại trong cuộc họp. Làm như vậy là thiếu tập
trung và cũng na ná với việc đọc một bài báo trong suốt cuộc họp. Chúng ta
thường dành nhiều thời gian cho các kỹ năng nói và viết mà quên mất kỹ năng
nghe. Vì vậy, rất nhiều nhà quả lý đã kết thúc cuộc họp mà không thu được
thông tin gì và vì vậy cũng không kịp chuẩn bị để đối phó với những vấn đề đang
tranh luận có thể trở thành những vấn đề tron thực tế. Dành thời để lắng nghe có
thể đi tắt đón đầu được những thảm họa này.
Nếu "định giá" đúng các kỹ năng giao tiếp, các tổ chức, công ty sẽ tuyển dụng
và đào tạo thành công những người có kỹ năng ấy.
- Bài viết của John Baldoni trên Harvard Business Publishing -
•
Hương Mai dịch