Tài liệu Khéo léo góp ý cho sếp nơi công sở pptx

Khéo léo góp ý cho sếp nơi công sở
Nếu bạn không chắc chắn liệu sếp của mình có thích nghe góp ý không hay nội
dung góp ý hết sức nhạy cảm, tốt hơn cả là đừng nên nói gì cả. Không có lý do gì
để làm tổn hại mối quan hệ hay công việc của bạn, trừ khi bạn nhận thấy các hành
vi của sếp đang đưa công ty vào vòng nguy hiểm.

Càng lên các vị trí cao thì người quản lý càng khó nhận được những ý kiến trung
thực... (Ảnh minh họa)
Làm việc lâu với bất cứ ai sẽ giúp cho bạn hiểu và có những hiểu biết sâu sắc về
khả năng của họ. Điều này đặc biệt đúng với sếp của bạn, người mà bạn phải tiếp
xúc trong nhiều trường hợp: các cuộc gặp gỡ khách hàng, thuyết trình, đối thoại,
đàm phán...
Nhưng kể cả khi những hiểu biết của bạn thực sự có ích cho sếp, thì liệu bạn có
nên nói ra? Liệu bạn có nên để mối quan hệ cũng như công việc của mình bị đe
dọa bởi những lời nói thành thực? Tuy nhiên, nếu bạn nói ra một cách chính xác
và thận trọng, hiểu biết của bạn không chỉ giúp sếp mà còn tăng cường mối quan
hệ giữa hai người.
Lời khuyên của các chuyên gia
John Baldoni, một nhà tư vấn về quản lý, huấn luyện, và là tác giả cuốn sách Lead
Your Boss: The Subtle Art of Managing Up cho rằng quản lý là nhận thức. Nếu
người quản lý không thể sáng suốt được, năng lực của họ sẽ bị ảnh hưởng. Mặc dù
vậy, càng lên các vị trí cao thì người quản lý càng khó nhận được những ý kiến
trung thực.
James Detert, Trợ lý Giáo sư tại Trường quản trị Johnson Cornell cho rằng: "Sự
phụ thuộc vào các chuỗi mệnh lệnh đã ngăn cản người quản lý nghe được sự thật".
Ý kiến của bạn có thể giúp sếp của mình nhìn nhận bản thân dưới một góc nhìn
khác và giúp ông ta đưa ra những thay đổi quan trọng trong hành vi và cách tiếp
cận vấn đề của mình.Tuy nhiên, đưa ra những phản hồi như thế này cần phải suy
nghĩ thận trọng, dưới đây là một số nguyên tắc bạn phải luôn tâm niệm trong đầu.
Bắt đầu với mối quan hệ
Kỹ năng đưa ra loại phản hồi trên, cũng giống như mọi loại phản hồi khác, phụ

thuộc vào mối quan hệ giữa bạn với sếp của mình. Nếu không có sự tin tưởng,
những phản hồi sẽ không thể được chấp nhận. Trước khi phản hồi, bạn hãy thử
đánh giá liệu sếp của mình có thực sự cởi mở với những gì bạn nói. Nếu bạn biết
rằng sếp của mình không dễ tiếp thu những lời góp ý, và có thể có những phản
ứng tiêu cực, hoặc mối quan hệ giữa bạn với sếp không tốt đẹp, tốt nhất là đừng
nói gì cả.
Tuy nhiên, như Baldoni đã chỉ ra: "Nếu sếp của bạn là một người cởi mở và quan
hệ của bạn với ông ta rất tốt thì bạn nợ ông ấy một lời nói thẳng". Cũng giống như
mọi lời phản hồi khác, phải xuất phát từ ý định tốt và mong muốn giúp đỡ sếp của
bạn phải vượt hơn những khúc mắc bạn gặp phải với ông ta.

Chắc rằng sếp của bạn là người cởi mở và tiếp thu được những lời góp ý trước khi
đưa chúng ra... (Ảnh minh họa)
Chủ động hay chờ để được nói
Kể cả khi mối quan hệ giữa bạn và sếp tốt đẹp, tự đề cập đến những vấn đề nhạy
cảm thì thật khờ dại. Như Detert đã nói: "Rất khó để đưa ra những nhận xét làm
thế nào để trở thành mội vị sếp tốt trừ khi ông ta hỏi về nó". Tốt nhất là hãy để sếp
của bạn hỏi ý kiến bạn và hãy đưa ra những ý kiến hữu ích cho ông ấy khi phản
hồi. Sếp của bạn có thể tiết lộ cho bạn biết ông ấy đang muốn phát triển kỹ năng gì
và bảo bạn quan tâm đến hành vi của ông ta trong vấn đề đó. Baldoni nói: "Tuyệt
vời nhất là một vị sếp có trách nhiệm để mọi người có thể an tâm khi đưa ra ý
kiến".
Tuy nhiên, Baldoni cũng thừa nhận rằng trong thực tế thường không như vậy. Nếu
sếp của bạn không trực tiếp yêu cầu bạn góp ý, bạn cũng có thể hỏi nếu ông ta
chấp nhận. Điều này thường dễ thực hiện hơn trong bối cảnh của một dự án mới
hay khách hàng mới. Bạn có thể đưa ra một số câu như: "Không biết ông có muốn
nghe ý kiến của tôi về một số điểm trong bản dự án này không?" hay "Tôi có một
vài quan điểm độc đáo về dự án mà chúng ta đang triển khai, không biết ông có
muốn nghe vài ý kiến về tiến triển của dự án không?".
Xin nhắc lại, những câu hỏi đưa ra phải được trình bày một cách tốt nhất. Bởi

công việc của ông ta là giải đáp các phản hồi của bạn. Vì vậy hãy tránh kiểu góp ý
biểu lộ sự thù ghét. Hãy chứng tỏ thành ý của bạn và muốn giúp ông ta cải thiện
mình.
Nếu sếp của bạn không hài lòng
Dù cho bạn có cẩn thận hoặc chuẩn bị kỹ càng đến mức nào khi đưa ra ý kiến của
mình, sếp của bạn vẫn có thể cảm thấy khó chịu hoặc bảo thủ với những lời góp ý
đó. Đôi khi sắp xếp lại những ý kiến có thể giúp bạn. Detert nhấn mạnh rằng
những ý kiến phản hồi dễ được lắng nghe hơn khi bạn "sắp xếp nó vào những vấn
đề mà sếp của bạn quan tâm đến": "Bạn có thể chỉ ra một cách cụ thể trong một
hành vi cụ thể đang khiến sếp của bạn không đạt được mục tiêu đề ra".
Quan sát và đánh giá phản ứng của sếp để xác định xem sếp của bạn có thích nghe
những lời góp ý không và nên giới hạn trong những vấn đề nào. Có thể sếp của
bạn không thích nghe những lời góp ý về cách giao tiếp của ông ta hoặc một vài
hành động khẩn cấp nào đó. Thay vì im lặng nếu tiếp nhận phải những phản ứng
tiêu cực, hãy chớp lấy cơ hội để cùng kiểm tra với ông ta rằng điều gì sẽ giúp ích
cho tương lai.
Đừng nói gì khi không dám chắc
Nếu bạn không chắc chắn liệu sếp của mình có thích nghe góp ý không hay nội
dung góp ý hết sức nhạy cảm, tốt hơn cả là đừng nên nói gì cả. Không có lý do gì
để làm tổn hại mối quan hệ hay công việc của bạn, trừ khi bạn nhận thấy các hành
vi của sếp đang đưa công ty vào vòng nguy hiểm. Thay vào đó, hãy tìm cách đưa
ra những ý kiến phản hồi vô danh, như là một quá trình phản hồi đảo ngược.
Những nguyên tắc chính cần ghi nhớ:
Hãy:
- Chắc rằng sếp của bạn là người cởi mở và tiếp thu được những lời góp ý trước
khi đưa chúng ra.
- Chia sẻ với sếp những điều bạn nhìn hay nghe thấy trong công ty hay đơn vị của
mình.
- Tập trung vào việc bạn sẽ giúp ông ấy cải thiện bản thân như thế nào, chứ không
phải là bạn sẽ làm gì nếu là sếp.

Tránh:
- Cho rằng sếp của bạn không muốn nghe góp ý nếu ông ta không yêu cầu - hãy
hỏi liệu ông ta có muốn nghe ý kiến của bạn không.
- Cho rằng bạn hiểu và đánh giá được đầy đủ tình hình của sếp.
- Đưa ra những lời góp ý nhằm trả đũa lại sếp vì trước đây đã nói về bạn một cách
tiêu cực.