Tài liệu Giao tiếp thời @ nơi công sở pptx

Giao tiếp thời @ nơi công sở
Giao tiếp công sở hiện nay không phải bằng lời, cũng chẳng phải bằng thông báo trên
bảng tin hoặc alô khắp các phòng ban mà là bằng những phương tiện hiện đại nhất.
Chat va Email
Đến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt vì nhân viên chat chít suốt ngày bây giờ cũng phải
công nhận Yahoo Messenger (YM) là công cụ giao tiếp số một. Nó nhanh và tiện hơn email, điện
thoại và quan trọng là ít nhất nó cũng tiết kiệm được chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat không phải là tán
gẫu, và nó cũng cần có nguyên tắc riêng.
Tạo nick dễ nhớ
Cái nick đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”...
hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, “gahohua”... cũng không thể đại khái
kiểu “cho nó có tên thôi mà”. Một cái tên rất chuyên nghiệp chứng tỏ sự nghiêm túc của bạn trong
công việc của bạn và làm sao để nick thật đơn giản, chẳng hạn như “Cuong _sales” nếu ở bộ
phận bán hàng hay “Hoa secretary” nếu bạn là thư ký.
Thay đổi status
Thông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng nghiệp hoặc các
đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không thấy câu trả lời. Ngoài những
status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available), tàu ngầm (invisible) hay rời bàn làm việc (away)
thì bạn có thể thông báo cả lịch làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2 giờ chiều” lên
status.
Nghĩ trước, enter sau
Tạo thói quen kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi tin nhắn. Đừng để đối tác hiểu lầm rằng bạn
đang cợt nhả hoặc xem thường họ chỉ vì một từ ngữ bất chợt nảy ra trong óc. Cũng nên kiểm tra
lỗi chính tả và ngữ văn. Nếu trót nhấn phím gửi trước khi đọc lại thì ngay lập tức hãy sửa lỗi bằng
một tin tiếp theo để người đối thoại thấy bạn là người chu đáo, cẩn thận.
Lịch sự
Trong thế giới tin nhắn nhanh, đối tác sẽ không đánh giá bạn qua màu mắt, tuổi tác quần áo thậm
chí cả giọng nói mà phán xét con người bạn qua chính những gì bạn viết. Hãy học cách làm mềm
giọng văn của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen với những câu xã giao kiểu tạm biệt, cảm ơn
hay chúc một ngày hiệu quả. Và trước khi màn giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờ tín hiệu đáp lại
những câu chào này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào người ta rồi offline hoặc

sign out ngay khiến phía bên kia cảm thấy hụt hẫng.
Phông chữ rõ ràng
Dùng phông chữ in hoa được coi là thô lỗ vì điều này khiến người ta tưởng tượng đến việc bạn
đang quát tháo và rất hung hăng. Hãy để tâm tới cỡ chữ và tốt nhất chỉ nên để cỡ từ 10 đến 12.
Và dù bạn chọn phông chữ nào thì cũng nên để màu đen là hay nhất.
Ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểu
Đừng bắt người chat phải suy diễn hay “phiên dịch” những lời nhắn của bạn. Hãy diễn đạt bằng
những câu từ dễ hiểu, thân thiện. Thay vì nói “Nếu anh hoàn thành bản báo cáo thì nộp ngay cho
tôi” nghe đầy vẻ hung hăng, câu “Khi nào hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay cho tôi
nhé” nghe rõ ràng mềm mại và dễ chịu hơn nhiều.
Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc ngữ pháp cơ
bản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp và không nên quên dấu
chấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng là cách khiến người đọc đánh giá thấp
bạn và rất khó chịu đấy.
Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác nghĩ bạn là kẻ bất
lịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên dùng nếu bạn chat với đồng nghiệp
cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố những người chẳng biết tý nào về chuyên ngành
của bạn.
Chú ý “lắng nghe”
Những từ "vâng, đúng, chính xác hoặc tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi" đan xen khi đang “tiếp chuyện”
sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ, và giúp cho cuộc giao tiếp thông suốt
liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người ta chat mà bạn thì cứ uh, um, cho qua. Nếu không
thể trả lời ngay một câu hỏi khó, hãy đề nghị đối tác đợi vài phút trong khi bạn tìm ra câu trả lời
thích hợp.
Cẩn thận với tính hài hước
Với những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được. Nhưng bạn nên biết
rằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào. Cẩn
thận kẻo câu đùa của bạn có thể trở thành điều xúc phạm với người khác. Tốt nhất hãy tránh xa
những lời bông đùa nếu người chat với bạn không phải là một người thân thiện.
Tìm bạn mà chat

Không phủ nhận rằng chat trong công việc là rất hiệu quả, nhanh chóng nhưng chẳng phải ai cũng
quen và đánh giá đúng mức hình thức liên lạc “mới” này. Do đó, hãy tìm hiểu ý của đối tác, khách
hàng hoặc sếp trước khi đề nghị họ add nickname của mình vào danh sách messenger của họ.
Còn nếu họ thích liên lạc bằng phương thức cổ truyền là điện thoại thì tốt nhất hãy cầm máy lên và
bấm số số.
Nào cùng email
Thư điện tử (email) là cách thức liên lạc lịch sự và phổ biến hơn lối chat chit vốn vẫn bị cho là lãng
phí thời gian công sở. Và vì thế, hãy tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.
Tiêu đề thư (Subject) rõ ràng
Đừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Điều này cũng giống như việc ở ngoài
đời bạn bịt mặt đi đến nhà ai đó. Một bức thư không có tiêu đề, nếu gửi cho người không quen, có
rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác. Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệp cụ thể, thâu
tóm được nội dung chính của thư thay vì những câu chung chung. Ví dụ thư mời họp.
Không gửi cùng một thư tới quá nhiều người (CC)
Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty với suy nghĩ “một
công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu “cha
chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó không phải
của họ và đương nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.
Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề thư để phòng
tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên quan tới người nhận thư vào
trong tiêu đề.
Nhấn mạnh những điểm chính
Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần lướt qua nội dung
thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư điện tử cũng cần chặt chẽ và quy
củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn
càng tập trung vào ý chính càng bắt mắt hơn.
Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ. Không nên viết
bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc bị mỏi mắt.
Dùng dấu hiệu khẩn
Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để thư của bạn

được chú ý hơn.
Chia nhỏ file đính kèm
Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file đính kèm email
với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu
đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn
thuần là đọc thư chính rồi đóng lại.
Kiểm tra email đều đặn
Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lướt qua một loạt thư, hãy cố
gắng trả lời mọi email nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu khẳng định đã nhận được thư.
Trong kỷ nguyên thông tin này mọi người đều chờ mong những câu trả lời khẩn tốc vì thế đừng để
chất đống những email chưa đọc. Hãy trả lời email ngay khi có thể và chia mức độ quan trọng của
từng bức thư để có câu trả lời với đúng người. Như thế bạn sẽ không để lỡ hoặc bỏ quên câu trả
lời với ai cả.
Nguồn : JobVN