Tài liệu 8 kẻ cắp thời gian pptx

8 kẻ cắp thời gian
Quỹ thời gian của mọi người là như nhau. Vấn đề không phải chúng ta có
bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc mà ở chỗ chúng ta sử dụng hiệu quả
bao nhiêu phần trăm thời gian mà chúng ta có. Liệu chúng ta đã bao giờ để ý đến
những “kẻ cắp thời gian” hàng ngày của mình?
Đối với tất cả, thời gian là một tài sản quý báu mà không phân biệt sang
hèn, địa vị… Thời gian công bằng cho dù đó là một nhà lãnh đạo, nhân viên bán
hàng hay giáo viên. Nhưng tại sao lại có người luôn ca thán thiếu thời gian trong
khi những người khác vẫn tận hưởng cuộc sống và hoàn thành tốt mọi việc? Đó là
do họ đã phát hiện và xử lý tốt những “kẻ cắp thời gian” của chính mình.
Kẻ cắp số 1: Không biết nói “Không”
Nhiều người trong chúng ta thường không biết cách nói “không”. Có thể do
bạn không muốn làm buồn lòng ai đó, không muốn chứng minh mình không làm
được việc hay không biết phải nói “không” như thế nào.
Hồng Loan là một nhân viên giỏi của một cơ quan trực thuộc Bộ KH&CN.
Cô giỏi chuyên môn và sống rất hoà đồng. Ai nhờ gì cô cũng giúp và nhiệt tình.
Dần dần một số người lấy danh nghĩa nhờ giúp nhưng thật ra là đẩy việc cho cô.
Cô biết chuyện này nhưng không biết cách từ chối. Kết quả là cô luôn ngập lụt
trong công việc. Những người nhờ cô giúp nhiều lúc thậm chí còn không vui vì cô
làm việc của người khác nhờ trước đó mà không làm việc họ định nhờ cô.
Giải pháp của bạn:
 Tìm cách nói “không” một cách lịch sự
 Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
 Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
 Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
 Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không?”
 Sắp xếp ưu tiên công việc
Kẻ cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại
Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta
thường nói lâu hơn cần thiết. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều
chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê,

chuyện nọ nối chuyện kia. Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác
lại lái sang một hướng khác làm bạn mất kiểm soát.
Giải pháp của bạn:
 Phân biệt chuyện phiếm với công việc
 Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
 Học cách dùng cuộc điện thoại
 Lấy ống nghe ra khỏi máy
Kẻ cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu
Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là
bình thường. Lãnh đạo cũng phải dành thời gian tiếp đón nhân viên. Tuy nhiên, ít
ai nghĩ rằng việc không quản lý dành thời gian cho khách lại là một nguyên nhân
lấy cắp thời gian của chúng ta.
Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất
cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói
: “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”.
Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng
với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này.
Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.
Giải pháp của bạn:
 Dự tính trước thời gian dành cho khách
 Lắng nghe cẩn thận
 Không ngắt lời giữa chừng
 Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết
 Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối
 Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn
Kẻ cắp số 4: Văn phòng bừa bộn
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức.
Người Nhật luôn có yêu cầu văn phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi.
Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có
việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho

những việc khác có ích hơn.
Giải pháp của bạn:
 Hồ sơ sắp xếp hợp lý
 Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
 Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
 Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
 Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp
Kẻ cắp số 5: Dời việc lại
Kẻ cắp này khá quen thuộc, nhất là khi chúng ta không có hứng thú hoặc
công việc chưa cần kíp. Chúng ta thường cho rằng lúc khác làm cũng được, không
làm ngay thì cũng chẳng sao. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất cần đến việc bạn
chưa làm thì rõ ràng bạn sẽ bị động. Nếu có quá nhiều việc dời lại như vậy thì đến
lúc nào đó bạn sẽ bơi trong những việc do chính bạn chưa chịu xử lý ngay. Hãy
nhớ “việc hôm nay chớ để ngày mai”.
Giải pháp của bạn:
 Làm ngay khi nào có thể
 Làm việc quan trọng trước
 Làm từng chút một
 Tự nhắc nhở mục đích đề ra
 Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”
Kẻ cắp số 6: Tính cầu toàn
Là con người, ai cũng thích làm việc thật hoàn hảo. Nhiều người luôn lo
lắng việc mình làm đã hoàn thiện chưa, liệu có sai sót gì không. Thậm chí họ dành