Công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp - thực trạng và giải pháp hoàn thiện

CƠNG TÁC LẬP DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY
TNHH XU HƯỚNG XUẤT NHẬP KHẨU CÔNG NGHIỆP 
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
Ngơ Thúy Liễu, Đỗ Thị Trường Thọ, Nguyễn Thị Kim Ngọc,
Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Phúc Lợi
Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Cơng nghệ TP.Hồ Chí Minh
GVHD: PGS.TS. Tr n Văn Tùng

TĨM TẮT
Trong thời buổi xuất nhập khẩu đang phát triển như hiện nay, việc lập dự toán (DT) cũng trở thành
một phần trong cơng tác chuẩn bị với vai trị dự báo tình hình hoạt động, tình hình sử dụng nguồn
lực của doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên theo khảo sát, hiện nay không phải DN nào cũng sử dụng
công cụ này một cách có hiệu quả. Do vậy, việc lập dự tốn ngân sách (DTNS) là việc làm quan
trọng và cần thiết đối với các Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Xu hướng Xuất Nhập Khẩu Công
nghiệp hiện nay. DTNS giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch và kiểm soát, giúp
DN đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nội dung chính của đề tài là
khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập
Khẩu Cơng nghiệp, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác DTNS cho cơng ty này.
Từ khóa: Dooanh nghiệp, dự tốn, dự tốn ngân sách, trách nhiệm hữu hạn.

1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Việc mở rộng giao lưu kinh tế đang ngày càng phát triển, thị trường xuất nhập khẩu ngày càng mở
rộng. Tuy nhiên, việc thiếu định hướng về sản phẩm, thị trường cũng như năng lực sản xuất với
năng lực, nhu cầu của khách hàng đã gây khó khăn cho cơng ty. Việc lập DT tại Công ty TNHH Xu
hướng Xuất Nhập Khẩu Cơng nghiệp cũng khơng là ngoại lệ, hiện cịn nhiều khiếm khuyết. Nhà
quản trị ln phải trăn trở về chí phí hoạt động hàng kỳ của cơng ty là bao nhiêu, định hướng sản
phẩm như thế nào, loại hình dịch vụ nào sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho DN, cơng ty có cần phải
th thêm nhân viên mới hay không,... Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập DTNS, nhóm
chúng em đã chọn nghiên cứu đề tài “Công tác lập DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập
Khẩu Công nghiệp – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện” với mong muốn là gợi ý một số ý kiến
nhằm hồn thiện cơng tác DTNS tại cơng ty nhằm giúp Ban lãnh đạo có định hướng nâng cao hiệu

quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của công ty.

2 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Nguyễn Thúy Hằng (2012), nghiên cứu đề tài “Xác lập mơ hình DT và báo cáo DTNS cho các loại
hình DN trong Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2” Kết quả khảo sát cho thấy mơ hình các nhân tổ ảnh
hưởng đến DTNS gồm 5 nhân tố tác động gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, chế độ chính sách
1298


Nhà nước, tổ chức cơng tác kế tốn, quy trình DT. Từ đó tác giả đã phân tích những điểm hạn chế
và tồn tại trong công tác lập DTNS tại các DN trong Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 2 để đưa ra khuyến
nghị.
Nguyễn Trí Minh (2013) “Hồn thiện DTNS tại Công ty Cổ phần sữa Việt Nam” Công tác lập DT tại
công ty bao gồm các vấn đề xung quanh việc lập DTNS, báo cáo DTNS và việc kiểm soát ngân sách
tại Công ty Cổ phần sữa Việt Nam để cung cấp thơng tin hữu ích cho NQT ra quyết định phù hợp và
đúng đắn.
Lê Thị Mỹ Nương (2014) “Hoàn thiện DTNS tại Công ty TNHH Hưng Thông” tác giả đã tiến hành tìm
hiểu thực trạng cơng tác lập DT, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác DTNS,
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
Điểm chung của các tác giả trong đề tài nghiên cứu là việc xác định đúng đối tượng nghiên cứu cho
từng đề tài, các phương pháp nghiên cứu được vận dụng một cách phù hợp, cho người đọc thấy rõ
thực trạng công tác lập DT của từng đơn vị và từ đó đề ra giải pháp hồn thiện nội dung lập DT. Tuy
nhiên các nghiên cứu đã công bố trên chưa nghiên cứu về công tác lập DT tổng thể áp dụng cho
DN sản xuất kinh doanh trong ngành sản xuất và xuất khẩu sản phẩm từ “Gỗ”. Hơn nữa, hiện nay
chưa có đề tài nghiên cứu nào đề cập đến công tác lập DT tổng thể tại Cơng ty TNHH Xu hướng
Xuất Nhập khẩu Cơng nghiệp. Vì vậy đề tài mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các
đề tài nghiên cứu trước đây.

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Tác giả sử dụng phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp để hệ thống hóa lý luận DTNS và tìm

hiểu thực trạng DTNS tại Cơng ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp.
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đối chiếu, so sánh và suy luận để đề xuất giải
pháp hoàn thiện.

4 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
4.1 Dự toán ngân sách
DTNS là sự tính tốn, dự kiến một cách tồn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần
đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực
hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của DN. DTNS là một hệ thống gồm nhiều báo cáo DT. DTNS phải
được lượng hóa, được chuẩn bị trước, được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể và phải là
một bảng kế hoạch hành động.
4.2 Các mơ hình dự tốn ngân sách
Mơ hình ấn định từ trên xuống: Các chỉ tiêu được định ra từ cấp cao sau đó truyền xuống cho nhà
quản lý cấp dưới. Theo mơ hình này thì rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận riêng lẻ trong DN, vì
thế địi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có tầm nhìn tổng qt về mọi mặt, nắm vững chặt chẽ chi tiết
hoạt động của từng bộ phận trong DN.

1299


Mơ hình thơng tin phản hồi: Các chỉ tiêu được ước tính từ NQT cấp cao sao đó phân bổ xuống các
cấp thấp hơn và trên cơ sở tổng hợp, kinh nghiệm tầm nhìn tổng quát về hoạt động của các bộ
phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu DTNS có thể thực hiện được của bộ phận mình sau đó sẽ
tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản trị cấp cao. Mơ hình này sẽ thu hút được trí tuệ và
kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau và thể hiện được sự chung sức trong việc xây dựng
DTNS trong DN. Tuy nhiên, nếu lập DT theo mơ hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho
việc thơng tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp nhận. Hơn nữa, mơ hình này địi hỏi có sự liên
kết chặt chẽ giữa các bộ phận và các thành viên trong mỗi bộ phận.
Mơ hình từ dưới lên: Là việc lập DTNS được lập từ cấp quản lý cấp thấp đến cấp quản lý cấp cao
nhất trong DN. Theo mơ hình này sẽ rất thơng thống, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự

quyết định. Việc để cho các bộ phận tự lập DTNS của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trị
kiểm tra của DTNS. Tuy nhiên, khuyết điểm lớn nhất của việc lập DT theo mơ hình thơng tin từ dưới
lên đó chính là việc để cho các cơ sở tự hoạch định DT cho mình nên có thể sẽ xảy ra tình trạng lập
DTNS thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được.
4.3 Thực trạng công tác lập DT Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp
Hiện nay, cơng ty đang lập DTNS theo mơ hình phản hồi. Trong cuộc họp, các vấn đề còn vướng
mắc sẽ đưa ra phân tích và bàn luận để có được sự thống nhất về DTNS hồn chỉnh sau đó sẽ
được trình lại cho tổng giám đốc phê duyệt và sẽ trở thành DT chính thức của cơng ty trong năm tới.
Trong q trình thực hiện, nếu phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực xí
nghiệp thì giám đốc sẽ điều động lại cho phù hợp hơn.
Quy trình DTNS tại Cơng ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp gồm 3 giai đoạn: Giai
đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo và giai đoạn dõi theo.
Các loại DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Công nghiệp: DT tiêu thụ, DT sản xuất,
DT chi phí vận chuyển, DT chi phí bán hàng, DT chi phí quản lý DN, DT lưu chuyển tiền tệ, DT báo
cáo kết quả kinh doanh.
Những kết quả mà công ty đã đạt được xây dựng được mục tiêu định hướng rõ ràng, cụ thể, cắt
giảm các khoản chi phí không cần thiết, thực hiện tốt chủ trương tiết kiệm và đề ra những chính
sách hợp lý nhằm đạt được các kế hoạch, mục tiêu. Xây dựng được định mức nguyên vật liệu cho
từng mặt hàng và định mức khối lượng công việc một cách đầy đủ, rõ ràng.
Bên cạnh đó cũng có những hạn chế như là cịn mang tính chất thủ cơng, thiếu sự hỗ trợ của
phương tiện kỹ thuật hiện đại, nhân sự ít mà lại đảm nhận nhiều cơng việc của cả hai phịng, cơng
ty khơng bố trí nhân sự chuyên trách về lập DT, đội ngũ nhân viên chưa có được đào tạo chun
sâu. Phịng kế hoạch khi lập DTNS chưa bám sát vào mục tiêu tăng ít nhất là 5% lợi nhuận và
doanh thu trong năm kế hoạch. Việc áp đặt các chỉ tiêu như vậy có thể gây tâm lý bất bình cho cán
bộ công nhân viên, khiến cho các bộ phận cấp dưới chịu áp lực. Cơng tác DTNS chưa có sự phối
hợp toàn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phịng ban, bộ phận khác nhau trong cơng ty.
Cơng ty chưa xây dựng được những biểu mẫu thích hợp và đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những
cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh sắp tới của công ty cũng như chưa xét tới những
1300

nhân tố bên trong và bên ngồi. Trong q trình DT, khơng có sự đánh giá cẩn thận và khoa học
cũng như sự phân bổ nguồn lực tối ưu và hợp lý.
Nguyên nhân do hiện tại, thị trường tiêu thụ chính của sản phẩm cơng ty là các nước ở các châu
Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm còn lại tiêu thụ thị
trường trong nước. Như vậy, thị trường sản phẩm của cơng ty là trong và ngồi nước. Nhưng khi
thực hiện công tác DTNS, công ty đã bỏ qua thị trường trong nước, không DT sản lượng tiêu thụ,
doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ,… cho số sản phẩm này. Khi DT sản lượng tiêu thụ, công ty
không DT một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu DT
không phù hợp với thực tế. Khi DT doanh thu, công ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế
hoạch, nhất là trong giai đoạn lạm phát gia tăng như hiện nay. Trong các DT chi phí, chưa có sự
phân loại chi phí thành biến phí và định phí để phục vụ cho việc ra các quyết định theo sự ứng xử
của chi phí như phân tích hịa vốn chẳng hạn. Các báo cáo DT của công ty chỉ mới thiết lập, lên kế
hoạch cho một năm, tức công ty chỉ mới dừng lại ở loại hình DT ngắn hạn mà chưa xây dựng được
DT dài hạn.
4.4 Hồn thiện cơng tác DTNS tại Công ty TNHH Xu hướng Xuất Nhập khẩu Cơng nghiệp
Hồn thiện DTNS phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý của cơng ty, các báo cáo DTNS dựa trên
quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích có được cho việc lập và quản lý ngân sách, cơng tác lập
và kiểm sốt DTNS phải phát huy hết vai trị và đạt được tính hữu hiệu và tính hiệu quả nhất định
tương ứng với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, các báo cáo DTNS cịn phải phù hợp với tình
hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và dựa trên sự phân tích các yếu tố bên trong và
bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để có thể dự
tốn được các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí và giá vốn hàng bán,...
Để đảm bảo các báo cáo DTNS phản ánh đúng tiềm lực của công ty nhưng khơng mất q nhiều
thời gian và chi phí thì cơng ty nên áp dụng mơ hình thơng tin từ cấp dưới lên. Xí nghiệp phải tự
đánh giá về năng lực sản xuất, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự, mức sản xuất
tối ưu và lập các DT chi phí phát sinh tại xí nghiệp của mình, sau đó chuyển lên cho ban quản lý hệ
thống các xí nghiệp. Phịng kinh doanh – Xuất Nhập khẩu lập DT tiêu thụ, DT tiêu thụ sau khi hoàn
chỉnh sẽ được chuyển về phịng kế tốn để xem xét. Tất cả các báo cáo DTNS sẽ được phịng kế
tốn tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết) cho phù hợp với mục tiêu và

u cầu đặt ra của cơng ty. Sau đó sẽ được báo cáo trong cuộc họp về DTNS với thành phần tham
gia gồm ban giám đốc, trưởng các phòng ban có liên quan đến việc lập DTNS.
Để cơng tác DTNS tại cơng ty được hồn chỉnh và phù hợp với thực tế, cơng ty cần hồn thiện lại
quy trình DTNS theo các bước:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị: Cho thấy mục tiêu trong kỳ DT tiếp theo dựa trên những đánh giá tình hình
thực hiện ngân sách trong năm hiện tại và những dự báo về môi trường hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty, cần bổ sung thêm việc phản ánh những yếu tố ảnh hưởng đến công tác DTNS,
thể hiện việc hợp nhất DTNS tại công ty, mở rộng thêm phạm vi của công tác DTNS bằng cách hợp

1301


nhất mục tiêu kinh doanh, các báo cáo DTNS của cơng ty sử dụng ngân sách sẽ có thơng tin tổng
quát hơn cho toàn bộ tập đoàn.
Giai đoạn 2: Soạn thảo: Ban giám đốc cần tham gia nhiều hơn nữa vào tồn bộ quy trình lập
DTNS nhất là giai đoạn soạn thảo để công tác DTNS được hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn nữa,
cũng như Ban giám đốc sẽ nắm rõ hơn tình hình thực hiện DTNS.
Giai đoạn 3: Dõi theo: Cần bổ sung thêm công tác đánh giá kỹ năng quản lý ngân sách của từng
phòng ban, bộ phận trong việc lập và sử dụng ngân sách ngay tại chính bộ phận của mình.
Để hồn thiện phương pháp lập DT thì cơng ty nên thay đổi phương pháp lập DT hiện tại bằng
phương pháp lập DT từ đầu - ZBB (phương pháp lập ngân sách trên cơ sở bằng 0) để kiểm sốt chi
phí hoạt động trong mơi trường kinh tế khó khăn. ZBB cũng giúp làm sáng tỏ những chi phí ẩn, chi
phí do lạm phát... không cần thiết và giúp chỉ ra những khoản chi phí chồng chéo hoặc những nơi
sẽ hoang phí nguồn lực. Tuy nhiên, việc triển khai trong thực tế có thể hơi phức tạp vì cần thời gian
và nỗ lực thực hiện do nó địi hỏi khối lượng cơng việc lớn hơn phương pháp DT tăng dần - cách
thức mà các nhà quản lý dựa vào những số liệu quá khứ để đưa ra chi phí tương lai.
DTNS là một hệ thống bao gồm nhiều báo cáo DT khác nhau nếu được xây dựng hợp lý và khoa
học thì DTNS sẽ là một công cụ đa chức năng của nhà quản lý, góp phần mang đến nhiều lợi ích
cho DN. Vì thế, hồn thiện các báo cáo DT cũng chính là hồn thiện nội dung và hình thức của các
thơng tin được trình bày trên báo cáo DT. Về mặt thực tế, số lượng các báo cáo DT nhiều hay ít và

hình thức thế nào là hồn tồn phụ thuộc vào tình hình của từng cơng ty cụ thể.
4.5 Kiến nghị
Do đó để hồn thiện cơng tác tuyển dụng cơng ty cần chú trọng và hồn thiện cơng tác tuyển dụng
là yếu tố tạo nên sự thành công cho tổ chức nói chung cũng như tạo hiệu quả cho cơng tác lập DT
nói riêng. Bao gồm ba nội dung quan trọng sau: Một là, hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự.
Hai là, hồn thiện việc bố trí sử dụng nhân sự. Ba là, chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị.
Tiếp theo là xây dựng bộ máy kế tốn quản trị: Việc áp dụng tổ chức cơng tác kế tốn tập trung với
mơ hình hỗn hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đối với các DN nói chung là rất cần thiết
và hợp lý, mơ hình tổ chức hỗn hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị sẽ tận dụng được mối
quan hệ về thu thập, cung cấp thông tin.

5 KẾT LUẬN
Ngày nay, để tồn tại và phát triển đòi hỏi các DN khơng ngừng đổi mới và nâng cao trình độ quản
lý, trong đó đổi mới và hồn thiện cơng tác DTNS giữ một vị trí vơ cùng quan trọng, có ý nghĩa lý
luận và thực tiễn. Hồn thiện cơng tác DTNS giúp các DN xây dựng hệ thống báo cáo DTNS chính
xác, phản ánh đúng tiềm năng, đảm bảo cho việc chuẩn bị các nguồn lực để kịp thời đối phó với
mọi tình huống xảy ra đột xuất trong tương lai. Tuy nhiên, trong thực tế khơng có một phương pháp
hay cách lập DTNS chung cho tất cả các DN, mà tùy theo đặc điểm của mỗi DN sẽ có những cách
vận dụng khác nhau.

1302


Thông qua việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết và đối chiếu với thực trạng DT tại Công ty TNHH Xu hướng
Xuất Nhập Khẩu Công nghiệp, tác giả nhận thấy rằng cơng tác DTNS tại cơng ty có những ưu điểm
cần được kế thừa và phát huy, nhưng bên cạnh đó vẫn cịn một số khuyết điểm cần khắc phục để
DTNS trở thành một cơng cụ quản lý hữu ích, một thước đo chuẩn để đánh giá hiệu quả hoạt động
của từng bộ phận trong tổ chức.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]

Bộ mơn Kế tốn quản trị - Phân tích hoạt động kinh doanh, Chủ biên PGS.TS. Phạm Văn
Dược; TS. Huỳnh Đức Lộng; ThS. Lê Thị Minh Tuyết, 2011. Phân tích hoạt động kinh doanh. Nhà
xuất bản Lao động.

[2]

Charles T. Horngren. et al., 2012. Cost accounting: a managerial emphasis. 4th ed, Pearson
Education.

[3]

Đại học Kinh tế TP.HCM (1993), “Giáo trình kế tốn quản trị”, NXB Tổng hợp.

[4]

Đoàn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2015), Kế tốn chi phí. Đại học Kinh tế Tp. Hồ
Chí Minh, 2015.

1303