GIÁO ÁN TÍCH HỢP LỊCH SỬ CÔNG TÁC VĂN THƯ VIỆT NAM

VIỆN NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ GIÁO DỤC
TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ ĐƠNG DƯƠNG

SỔ GIÁO ÁN

TÍCH HỢP
Mơn học/ Mơ-đun :

LỊCH SỬ CÔNG TÁC VĂN THƯ VIỆT NAM
Lớp : Trung cấp VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
Khố :……
Họ và tên giáo viên : Nguyễn Thị Tuyết Nga
Năm học: 20.... – 20....

Quyển số:.......


CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC

LỊCH SỬ CƠNG TÁC VĂN THƯ VIỆT NAM
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ VÀ CHẾ ĐỘ CƠNG CÁC
VĂN THƯ DƯỚI THỜI PHONG KIẾN
Mục tiêu:
- Trình bày được hệ thống văn bản và chế độ công tác văn thư dưới các triều đại phong
kiến Việt Nam
- Thái độ đúng đắn trong học tập, có trách nhiệm với nghề.
I.
Sơ lược về quá trình hình thành các loại chữ viết ở Việt Nam
Lịch sử các loại chữ viết Việt Nam
Trong lịch sử hình thành và phát triển, chữ Việt cũng chịu nhiều ảnh hưởng của
lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc Việt.

Chữ Hán
Chữ Hán vào Việt Nam theo con đường giao lưu văn hóa bắt đầu từ thiên niên kỷ
thứ nhất trước Công nguyên. Hiện nay, ở Việt Nam còn lưu giữ được số hiện vật như đỉnh
cổ có khắc chữ tượng hình (chữ Hán cổ). Điều này là một phần chứng minh được rằng
chữ Hán cổ xuất hiện ở Việt Nam khá sớm và thực sự trở thành phương tiện ghi chép và
truyền thông trong người Việt kể từ những thế kỷ đầu Công nguyên trở đi.
Đến thế kỷ VII – XI chữ Hán và tiếng Hán được sử dụng ngày càng rộng rãi ở Việt
Nam. Thời kỳ này tiếng Hán được sử dụng như một phương tiện giao tiếp, giao lưu kinh
tế thương mại với Trung Quốc. Do Việt Nam bị ách đô hộ của phong kiến phương Bắc
trong khoảng thời gian hơn một ngàn năm, vì vậy hầu hết các bài văn khắc trên tấm bia
đều bằng chữ Hán. Qua đó, chúng ta có thể thấy rằng chữ Hán có ảnh hưởng to lớn như
thế nào đối với nền văn hóa của nước Việt Nam xưa. Từ sau thế kỷ thứ X, tuy Việt Nam
giành được độc lập tự chủ, thoát khỏi ách thống trị của phong kiến phương Bắc, nhưng
chữ Hán và tiếng Hán vẫn tiếp tục là một phương tiện quan trọng để phát triển văn hóa
dân tộc.
Chữ Nơm
Dù chữ Hán có sức sống mạnh mẽ đến đâu chăng nữa, một văn tự ngoại lai không
thể nào đáp ứng, thậm chí bất lực trước địi hỏi, u cầu của việc trực tiếp ghi chép hoặc
diễn đạt lời ăn tiếng nói cùng tâm tư, suy nghĩ và tình cảm của bản thân người Việt.
Chính vì vậy chữ Nơm đã ra đời để bù đắp vào chỗ mà chữ Hán không đáp ứng nổi.


Chữ Nôm là một loại văn tự xây dựng trên cơ sở đường nét, thành tố và phương
thức cấu tạo của chữ Hán để ghi chép từ Việt và tiếng Việt. Q trình hình thành chữ
Nơm có thể chia thành hai giai đoạn:
Giai đoạn đầu, tạm gọi là giai đoạn “đồng hóa chữ Hán”, tức là dùng chữ Hán để
phiên âm các từ Việt thường là tên người, tên vật, tên đất, cây cỏ chim muông, đồ vật…
xuất hiện lẻ tẻ trong văn bản Hán. Những từ chữ Nôm này xuất hiện vào thế kỷ đầu sau
Công nguyên (đặc biệt rõ nét nhất vào thế kỷ thứ VI).
Giai đoạn sau: Ở giai đoạn này, bên cạnh việc tiếp tục dùng chữ Hán để phiên âm

từ tiếng Việt, đã xuất hiện những chữ Nôm tự tạo theo một số nguyên tắc nhất định. Loại
chữ Nôm tự tạo này, sau phát triển theo hướng ghi âm, nhằm ghi chép ngày một sát hơn,
đúng hơn với tiếng Việt. Từ thời Lý thế kỷ thứ XI đến đời Trần thế kỷ XIV thì hệ thống
chữ Nơm mới thực sự hồn chỉnh. Theo sử sách đến nay còn ghi lại được một số tác
phẩm đã được viết bằng chữ Nơm như đời Trần có cuốn “Thiền Tông Bản Hạnh”. Đến
thế kỷ XVIII – XIX chữ Nôm đã phát triển tới mức cao, át cả địa vị chữ Hán. Các tác
phẩm như hịch Tây Sơn, Khoa thi hương dưới thời Quang Trung (1789) đã có bài thi làm
bằng chữ Nôm. Truyện Kiều của Nguyễn Du cũng được viết bằng chữ Nơm là những ví
dụ.
Như vậy, có thể thấy chữ Hán và chữ Nơm có những khác nhau cơ bản về lịch sử
ra đời, mục đích sử dụng và mỗi chữ có bản sắc riêng về văn hóa.
Chữ Quốc ngữ hiện nay
Việc chế tác chữ Quốc ngữ là một công việc tập thể của nhiều linh mục dịng tên
người châu Âu, trong đó nổi bật lên vai trò của Francesco de Pina, Gaspar d’Amaral,
Antonio Barbosa và Alexandre De Rhodes. Trong cơng việc này có sự hợp tác tích cực và
hiệu quả của nhiều người Việt Nam, trước hết là các thầy giảng Việt Nam (giúp việc cho
các linh mục người Âu). Alexandre De Rhodes đã có cơng lớn trong việc góp phần sửa
sang và hồn chỉnh bộ chữ Quốc ngữ. Đặc biệt là ông đã dùng bộ chữ ấy để biên soạn và
tổ chức in ấn lần đầu tiên cuốn từ điển Việt – Bồ – La (trong đó có phần về ngữ pháp
tiếng Việt) và cuốn Phép giảng tám ngày. Xét về góc độ ngơn ngữ thì cuốn diễn giảng
vắn tắt về tiếng An Nam hay tiếng đàng ngồi (in chung trong từ điển) có thể được xem
như cơng trình đầu tiên khảo cứu về ngữ pháp. Cịn cuốn Phép giảng tám ngày có thể
được coi như tác phẩm văn xuôi đầu tiên viết bằng chữ Quốc ngữ, sử dụng lời văn tiếng
nói bình dân hàng ngày của người Việt Nam thế kỷ XVII.
Tuy chữ Quốc ngữ của Alexandre De Rhodes năm 1651 trong cuốn từ điển Việt –
Bồ – La đã khá hoàn chỉnh nhưng cũng phải chờ đến từ điển Việt – Bồ – La (1772), tức là
121 năm sau, với những cải cách quan trọng của Pigneau de Behaine thì chữ Quốc ngữ
mới có diện mạo giống như hệ thống chữ Việt mà chúng ta đang dùng hiện nay.
II.

Hệ thống văn bản quản lý thời phong kiến

1. Luật: Được ban hành lần đầu tiên vào năm 1049 ở triều Lý, đó là Luật Hình thư.
Triều Trần cũng có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi tên thành Quốc triều hình


luật. Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483) trước có tên là Quốc triều hình luật. Luật Gia
Long thời Nguyễn.
- Luật do vua ban hành (vì vua có tồn quyền về lập pháp, hành pháp và tư pháp). Dùng
để điều chỉnh tổng hợp các MQHXH, trong đó có nhiều điều nói về cơng tác cơng văn
giấy tờ (đặc biệt là Luật Hồng Đức).
2. Chiếu: Do vua ban hành, được sử dụng vào các mục đích:
- Cơng bố cho thần dân biết một chủ trương, 1 quyết sách lớn liên quan đến vận mệnh đất
nước (VD: Chiếu dời đô, chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếu nhường ngôi...).
- Dùng để ban hành Luật
- Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ cụ thể (vD: triều Trần khi quy
định về pháp lý văn khế, có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vân tay...).
Cơng dụng của chiếu là đa năng, ngồi những cơng dụng trên, nó có thể được sử
dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại...
3. Lệ: Do nhà vua ban hành. Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường nhằm để
cụ thể hoá những vấn đề trong luật hoặc đề ra những quy định mới mà luật chưa điều
chỉnh (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô thuế...).
4. Lệnh: Do nhà vua ban hành. ở một chừng mực nào đó, nó có cơng dụng gần
giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng về vấn đề cấm đốn (lệ rộng hơn, nó có thể
bao hàm cả lệnh, VD như lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh chặt đầu...).
5. Chỉ: Do vua ban hành. Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể. So với Lệ và Lệnh
thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và cụ thể hơn rất nhiều (vD: có thể cụ thể tới cá nhân,
khu vực, địa phương...). Nó cũng được sử dụng rất nhiều trong tuyển dụng, bổ nhiệm
quan lại.
6. Dụ: Do vua ban hành. Hình thức này thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có tính

chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay quan lại (VD: vua Lê Thánh Tơng có đạo dụ
khun răn các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất nước...). Dụ thường dùng với
hành văn mềm dẻo.
7. Sắc: Do vua ban hành. Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại, dùng để
phong thần cho những người có cơng với đất nước hoặc các làng xã có cơng (VD: phong
sắc cho người có cơng về một ngành nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai đó thì phải có sắc
phong thừa nhận công lao...).


8. Cáo: Do vua ban hành. Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng nào đó
của đất nước (VD: cáo Bình ngơ). Cáo ít được dùng, thường chỉ trong những trường hợp
đặc biệt.
9. Sách: Do nhà vua ban hành. Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc phong
tước hiệu cho hồng thân quốc thích. Loại này có thường có nhiều tờ, được viết trên các
giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công lao, tiểu sử... của hồng thân quốc thích. Có
2 loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách (nhũ bạc).
10. Hịch: Do các tướng lĩnh ban hành nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ
(VD: Hịch tướng sĩ).
11. Biểu: Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết, dùng để tạ ơn hay tạ lỗi với
nhà vua. Ngồi ra, biểu cịn dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp vua lên ngôi
hoặc ngày tết, lễ. Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý và Trần.
12. Tấu: Là VB do các quan lại địa phương trình bày với nhà vua về những vấn đề
mà vua hỏi hoặc yêu cầu. Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh, báo cáo tình hình
cụ thể để đề nghị nhà vua xem xét, giải quyết một cơng việc nào đó.
13. Sớ: Là VB do các quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo hoặc trình
bày mọt vấn đề mang tính chất định kỳ hoặc đột xuất (cơng dụng của loại này gần giống
Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ ràng).
14. Điều trần: Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến của mình (VD: bản
điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở cửa, cải cách thời vua Tự Đức). Hình thức này
khơng được sử dụng nhiều.

15. Đề: là VD dùng đẻ phản ánh tình hình thực hiện mệnh lệnh của nhà vua (gần
giống như báo cáo ngày nay). Thời Lê Thánh tơng có phân biệt rõ: báo cáo tình hình của
cơ quan, nha mơn thì là Đề, cịn báo cáo của một cá nhân lãnh đạo thì phải là Tấu.
16. Khải: Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử (công dụng giống tấu
sớ, nhưng đối tượng nhận là khác nhau).
17. Giấy thông hành: Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp cho
binh lính hoặc quan lại hoặc người dân đi công tác hoặc buôn bán (gần giống chứng minh
thư ngày nay).
18. Các loai CV trao đổi: Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã hội phong
kiến đa dạng. ở cơ quan TW, các quan văn và quan võ trao đổi với nhay thì có cơng văn
Truyền thị, các CV trao đổi giữa các cơ quan TW và tỉnh (TW gửi xuống) gọi là Tư, các
cơ quan cấp dưới gửi lên TW gội là Tư di, Hoàng tử gửi xuống cấp dưới gọi là Giao thị.


19. Các sổ sách: Trong thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB (như sổ thuế,
sổ địa lý...).
- Nhiều nhất là sổ hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã. Việc quản lý này bắt
đầu được thực hiện từ thời Lý cho đến ngày nay (chỉ đăng ký nam giới).
- Sổ địa bạ: dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng làng xã, bắt đầu được sử
dụng từ thời Lý, thời Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm ưu việt giúp cho
việc sử dụng đất đai có hiệu quả.
- Sổ duyệt tuyển: dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân loại của các quan lại
nhà nước có thẩm quyền. Sổ này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổ chức duyệt tuyển
lại một lần.
- Lý lịch của quan lại: gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như hồ sơ cán bộ
bây giờ). Loại này bắt đầu từ thời Lê, được phát triển và sử dụng phổ biến ở thời Nguyễn
(đặc biệt thời Lê Thái tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần để đánh giá lại năng lực
của tầng lớp quan lại).
- Sổ thuế: ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại thuế được chú ý như
thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán...

- Sổ khai tiêu: ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các cơ quan (dùng để
thanh tra, quyết tốn tài chính).
- Ngọc điệp và Tơn phả: ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của những người trong
hồng tộc (Ngọc điệp, Tơn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng lộc, để phong tước hay
bổ nhiệm). Ngọc điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng, Tôn phả ghi chép về các con
cháu vua.
III. Chế độ công tác văn thư dưới các triều đại phong kiến Việt Nam
1. . Quy định về soạn thảo, ban hành văn bản và quy định về chuyển giao:
Thời xưa đã có quy định rất rõ ràng về việc viết văn bản, ký tên, đóng dấu như thế nào.
Triều đình nghiêm cấm các quan lại dùng ấn cơng đóng vào thư riêng, viên quan nào vi
phạm thì chiếu luật để trị tội.
1.1. Theo Đại Việt sử ký toàn thư, tháng 4 năm Mậu Thân (1428), Lê Thái Tổ
ngay sau khi lên ngôi đã xuống chiếu quy định về việc ban hành văn bản: “Nếu quân hay
dân có dâng thư nói việc gì thì phải theo đúng quốc hiệu (Đại Việt), đơ hiệu (tên kinh đô
– Đông Kinh), niên hiệu như trong chiếu thư, ai trái thế thì phải xử phạt trượng hay biếm
chức; những giấy tờ, văn khế, khoán ước về mua bán, đổi chác, vay mượn mà không theo
đúng như trong chiếu thì sẽ khơng có giá trị”.


Đến đời Lê Thánh Tông, năm 1468, nhà vua đã chỉ thị cho bộ lễ bàn định quy cách
giấy tờ trong dân gian để ban hành trong cả nước. Đến tháng 7 năm Tân Mão (1471), vua
cho ban hành thể thức bản đồ và văn khế, có hiệu lực thi hành từ ngày mồng 10, tháng
giêng năm sau, sau ngày đó nếu ai khơng tn theo thì cho là khơng hợp lệ.

Đến triều Nguyễn, Đại Nam thực lục ghi: Tháng 2 năm Giáp Tý (1804), vua Gia
Long đặt quốc hiệu là Việt Nam, ngày Đinh Sửu, vua xuống chiếu bố cáo trong ngoài
rằng: “Đế vương dựng nước trước hết phải trọng quốc hiệu để tỏ rõ sự nhất thống… sau
nghĩ tới mưu văn cơng võ, ở ngơi chính, chịu mệnh trời, nên định lấy ngày 17 tháng 2
năm nay kính cáo thái miếu, cải chính quốc hiệu là Việt Nam để dựng nền lớn, truyền lâu
xa. Phàm công việc nước ta, việc gì quan hệ đến quốc hiệu và thư từ báo cáo với nước

ngoài, đều lấy Việt Nam làm tên nước, không được xưng hiệu cũ là An Nam nữa”.
Năm 1838, sau khi quyết định đổi tên nước thành Đại Nam, Minh Mạng đã ra sắc
chỉ nhấn mạnh: “Việc ghi quốc hiệu lên văn bản là vấn đề hệ trọng có liên quan đến quốc
thể, từ nay quốc hiệu phải gọi là Đại Nam, mọi văn bản, giấy tờ đều phải ghi như vậy”.
1.2. Các văn bản thời phong kiến đều phải ghi niên hiệu (tên hiệu nhà vua, người
ta dựa vào đó để tính năm kể từ khi ơng vua đó lên ngơi). Ví dụ: Thuận Thiên năm thứ
nhất (1428, Lê Thái Tổ), Gia Long năm thứ ba (1805), và ngày tháng ban hành. Thời Lê
Thánh Tơng, có nhiều quy định về ký văn bản được ban hành. Năm 1446, vua quy định:
“Văn bản của các nha môn nếu chánh quan khuyết hoặc đi vắng thì quan tá nhị thay giữ
ấn tín của nha mơn ấy ký tên ở dưới chỗ đề năm tháng”. Năm 1478, Thánh Tông định lệ
ký tên cho người đứng đầu các nha môn: “Các bản tâu và mọi giấy tờ việc quan, quan thủ
lĩnh các nha môn ký tên vào cuối tờ giấy…”.
Năm Hồng Đức thứ 14 (1483), ra sắc chỉ rằng: “Kể từ nay, sáu bộ có bản tâu và
hết thảy cơng văn các việc đều phải ký tên ở cuối tờ giấy như các quan kinh lịch và thủ


lĩnh thừa ty ở các xứ”. Năm 1484 lại ra quy định: “Các bản tâu và đề của các quan viên
trong ngồi thì chính viên quan phụ trách phải ký tên, không được sai lại viên viết chữ ký
thay”. Như vậy, văn bản bắt buộc phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đúng chỗ.
Triều Nguyễn đã thừa kế các quy định về ký văn bản của triều Lê, đồng thời đã đề
ra một số quy định: Văn bản trước khi đưa cho người có trách nhiệm duyệt ký để ban
hành thì phải cử người kiểm tra lại cẩn thận; văn bản tâu trình lên nhà vua ngồi chữ ký
của người đứng đầu cơ quan (hoặc cấp phó), thì người thảo văn bản (phụng thảo) và
người sốt xét lại văn bản (phụng khảo) đều phải ghi tên mình vào văn bản đó. Hai quan
này đều phải chịu trách nhiệm liên đới với nhau về nội dung văn bản tâu trình.
Việc quản lý con dấu được các triều đại coi trọng hơn so với chữ ký, xem con dấu
là yếu tố thông tin quan trọng nhất để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tính chân thực của văn
bản, đặc biệt là thể hiện quyền uy của hoàng đế và của cả vương triều. Triều Lê, các con
dấu của nhà vua được đúc bằng vàng và bạc. Quy định của triều Lê về đóng dấu văn bản
và quản lý con dấu như sau: Các văn bản do các nha mơn ban hành đều phải đóng dấu;

xử phạt rất nặng những vi phạm về thể thức đóng dấu văn bản, làm dấu giả hoặc dùng
dấu giả đóng vào văn bản. Quốc triều hình luật có quy định nếu đóng dấu vào sổ sách
cơng bị thiếu sót phạt 80 trượng. Nếu cố ý đóng gian thì xử phạt nặng hơn: Bị biếm chức
hoặc bị tội đồ.
Đến triều Nguyễn, vua Minh Mạng cũng quy định và xử phạt việc đóng dấu và
quản lý dấu. Đối với các loại sổ sách đóng thành tập, phải đóng dấu kiềm vào chỗ giáp
lai. Trong văn bản, những chỗ tẩy xóa, sửa chữa, những chỗ viết số liệu đều phải đóng
dấu kiềm lên hoặc vào bên cạnh để ngăn ngừa sự tẩy xóa, sửa chữa.
Các trường hợp đóng sót hoặc khơng đóng dấu đều bị xử phạt nghiêm. Nếu xảy ra sai sót
thì cả người trực tiếp làm công tác văn thư và người quản lý công việc này đều bị phạt.
Quy định ghi rõ: “Phàm các nha môn làm giấy tờ gửi đi nơi khác mà đóng dấu ấn sót một
chỗ cần phải đóng thì lại điển, quan thủ lĩnh soát lại và người phát đi đều phải phạt 60
trượng. Nếu khơng đóng ấn thì phạt 80 trượng. Nếu giấy tờ nào đóng sót hoặc khơng
đóng ấn khiến cho việc điều bát binh mã, cung cấp quân nhu, tiền lương cho nơi biên giới
bị trở ngại thì đều bị phạt 100 trượng”.
1.4. Vua Minh Mạng cũng nghiêm cấm việc sử dụng dấu sai nguyên tắc như dùng
ấn cơng đóng vào văn bản riêng. Theo chỉ dụ của nhà vua, phàm các quan viên lớn nhỏ ở
các doanh, trấn có viên nào đem ấn cơng đóng vào thư riêng thì chiếu luật vì chế trị tội.
Nếu có sự mưu cầu gì ở trong ấy thì tùy theo mức nặng nhẹ mà luận tội. Đến thời vua
Thiệu Trị lại quy định thêm: “Ai đã được cấp riêng dấu quan phịng thì trong tập tự tâu
bày mới được đem dấu quan phịng cấp riêng, thì cho phép ký tên đè lên, không được lấy
ấn công của bản nha dùng vào tập tự tâu bày của mình”.
Minh Mạng cịn quy định, nếu nội dung văn bản không phải là việc cơng mà quan
phụ trách bắt phải đóng dấu thì nhân viên của phòng dấu được phép làm văn bản báo cáo
lên cấp trên. Nếu nhân viên phòng dấu vị nể mà che giấu, khi sự việc bị phát giác thì
quan phụ trách đó sẽ bị kết tội là thủ phạm, nhân viên phịng đóng dấu bị quy là tịng
phạm. Nếu khơng có xác nhận của thủ trưởng cơ quan mà nhân viên phịng đóng dấu tự
tiện đóng dấu trộm sẽ bị xử tội nặng.

Theo quy định ban hành năm Minh Mạng thứ 2, định lệ các nha đóng ấn như sau:
Bửu của vua đóng trên chữ niên (chỗ ghi ngày tháng phát hành văn bản, như: Minh Mạng
nhị niên, tam nguyệt); ấn đại tiểu nha mơn đóng trên chữ “nguyệt”; để phân biệt kẻ tơn
người ti và phịng cạo tẩy; ấn tam nha hội đồng theo thứ đóng hai bên chữ “nguyệt”.
Từ năm Minh Mạng thứ hai, cũng mới bắt đầu đúc ấn đồng cho quan các dinh,
trấn, đạo, phủ, châu, huyện. Các phủ, châu, huyện trước đó đều dùng triện gỗ, đến lúc này
mới đúc ấn đồng và khắc bốn chữ triện “tên phủ + ấn” hoặc “tên châu + ấn” (ví dụ: Ứng
Hòa phủ ấn).
Minh Mạng năm thứ 3 quy định ấn của dinh trấn đạo thì núm hình con hổ, dây
màu tía, đóng dấu son. Ấn phủ huyện châu núm thẳng, phủ thì dây xanh, đóng dấu màu
hồng. Huyện châu thì dây đen, đóng dấu màu tía.
Minh Mạng thứ 7 định cách thức làm triện vuông cho quan văn võ từ tứ phẩm trở
lên. Triện nhất nhị phẩm to, tam tứ phẩm nhỏ hơn một chút, khắc các chữ “họ tên + tín
ký”, nhất phẩm đến tam phẩm đóng bằng son, tứ phẩm màu đỏ, ngũ phẩm trở xuống
đóng bằng mực.
1.5. Nội dung soạn thảo trong văn bản của các triều đại cũng được coi trọng. Minh
Mạng nói: “Làm vua thì một lời nói, một việc làm là người dưới xem đấy mà theo. Nếu
một mực giản dị thì sinh ra nhu nhơ, một mực nghiêm khắc thì sinh ra gay gắt, gay gắt
lắm thì có hại đến chính trị mà nhu nhơ thì cũng khơng phải là cách làm chính trị, cho
nên mỗi lần trẫm giáng chỉ dụ một chữ khơng dám khinh suất là vì thế”.
Vua Minh Mạng thấy các văn thư chỗ ngày tháng đều dùng chữ đơn, sắc cho từ
nay phải dùng chữ kép để phòng sự chỉnh sửa. Ví dụ chữ “nhất” (-), viết đơn, có thể thêm
nét để sửa thành rất nhiều chữ số khác nhau, từ “nhị”, “tam”, “tứ”, “ngũ”, “lục”, “thất”,
“cửu”, “thập”… do đó, con số trong văn bản phải dùng chữ “nhất kép”, sẽ khơng thể sửa
chữa được.
1.6. Có một câu chuyện về việc xử phạt quan lại sử dụng sai loại ấn cịn ghi lại
trong Đại Nam thực lục. Đó là chuyện Thự Đô thống chế hậu dinh là Bùi Văn Thái ra làm
quan ở trấn, khi đóng dấu cơng văn gửi về triều đình vẫn dùng ấn cũ. Vua Minh Mạng
xem thấy lạ hỏi: “Thái còn giữ tạm ấn cũ?”.
Vua triệu Tham tri bộ lại là Lê Đồng Lý vào trách tội, bắt cùm lại. Sau phạt Lý giáng

làm Thái thường tự khanh, tham lý công việc ở bộ lễ. Thượng thư Trịnh Hoài Đức, cùng
Hoàng Quỳnh, Lê Vạn Cơng ở văn thư phịng đều bị quở trách. Vua dụ bộ lại rằng:
“Quan văn võ trong ngồi có chức giữ việc quan trọng thì lệ có cấp ấn quan phòng là để
tỏ sự tin, phòng gian dối và trọng danh vị. Từ nay về sau có ai được cất bổ, đáng cấp ấn
quan phịng, thì để thỉnh trước để đúc ấn, đến ngày ban chiếu sắc thì cấp cả một thể. Nếu
viên quan nào được chọn bổ chức khác, cùng với chức cũ khơng có liên quan, thì nộp ấn
ấy ở bộ, đưa sang văn thư phòng thu giữ”.
2. Quy định về ấn tín (con dấu/ngọc tỷ)
Ngọc tỷ (玉玉) của hoàng đế là vật tượng trưng cho quyền lực tối thượng của chính
bản thân Hồng đế. Ngọc tỷ cịn là được coi là quốc bảo, nên được cất giữ tôn trọng
truyền từ đời này sang đời khác. Muốn củng cố tư cách hồng đế của mình, các vua chúa


dù là cướp ngơi hay được nhường ngơi, thường tìm cách chiếm cho được "ngọc tỷ truyền
quốc".
Ý nghĩa của ngọc tỷ truyền quốc:
Ngọc tỷ thực chất là một con dấu. Thời cổ đại, ấn triện mang ý nghĩa là bằng
chứng của quyền lực chính trị của người mang ấn. Với mỗi chức quan hay tướng quân
đội đều có ấn và người cầm ấn được coi là người có thực quyền trong tay. Khơng cịn ấn
là khơng cịn quyền. Viên quan nào bị tội phải bãi chức hay bị điều nhậm nơi khác thì
phải trả lại ấn cho triều đình.
Mỗi ấn triện quy định quyền hạn theo lĩnh vực, quan văn có ấn riêng và quan võ
có ấn riêng. Vua trao qn sĩ cho một người dưới quyền mình có kèm theo ấn tướng qn
và vị tướng này có tồn quyền chỉ huy quân đội. Chừng nào ấn còn trong tay vị tướng thì
vị tướng đó cịn tồn quyền chỉ huy với đội quân đó; khi bị thu ấn tức là khơng cịn quyền
chỉ huy. Trên ngun tắc, qn sĩ ln nghe theo người mang ấn. Chính vì vậy trong
thời Hán Sở tranh hùng, khi Lưu Bang bị Hạng Vũ đánh bại ở Thành Cao, phải bỏ trốn
đến Tu Vũ với hai tướng dưới quyền là Hàn Tín và Trương Nhĩ. Vì sợ Hàn Tín khơng
nghe mình nên Lưu Bang đã phải nhân lúc Hàn Tín ngủ mà lấy trộm ấn tướng quân để ra
lệnh cho quân sĩ. Hàn Tín và Trương Nhĩ tỉnh dậy mới biết Lưu Bang đã thay đổi hết

nhân sự mà mình sắp đặt. Sự việc đó được sử sách gọi là "Lưu Bang cướp quân của Hàn
Tín", hành động tượng trưng là việc cướp ấn tướng.
Việc dùng ấn làm bằng chứng bổ nhiệm quan lại thực hiện từ thời Đơng Chu, gọi
là tỷ, có thể làm bằng kim loại hoặc bằng ngọc, gọi là quan ấn. Ấn của vua hoặc quan
đóng lên văn thư gọi là tỷ thư (văn bản có đóng dấu triện).

CHƯƠNG 2:
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CƠ QUAN LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ
GIẤY TỜ DƯỚI TRIỀU ĐẠI PHONG KIẾN VIỆT NAM
Mục tiêu:
- Trình bày được hệ thống văn bản, cơ cấu tổ chức công tác văn thư thời vua Lý Thái
Tông và vua Nguyễn Ánh
- Thái độ đúng đắn trong học tập, có trách nhiệm với nghề.
1.

Công tác văn thư thời vua Lý Thái Tông:

- Thời vua Lê Thánh Tông, ông đã thiết lập các cơ quan:
+ Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo văn bản)
Hàn lâm viện (玉玉玉, Hanlin Academy) là một tổ chức trong các triều đại quân chủ
Á Đông xưa gồm các học sĩ uyên thâm Nho học, văn hay chữ tốt, chuyên trách việc soạn
thảo văn kiện triều đình như chiếu, chỉ, sắc, dụ, chế.
Quan viên của Hàn lâm viện cũng là nguồn nhân lực cung cấp cho Quốc sử
quán trong việc biên soạn quốc sử, thực lục, điển lễ. Ngoài ra, Hàn lâm viện cùng với các
cơ quan học thuật khác đảm nhiệm trọng trách nghiên cứu, giảng dạy kinh truyện, phụ
trách việc khoa cử, thị tùng văn học, và khi cần, đảm nhận trách nhiệm Khâm sai. Hàn


lâm viện và Quốc tử giám (tức trung tâm giáo dục giữ trọng trách đào tạo nhân tài cho
quốc gia) là hai cơ quan học thuật rất được trọng vọng trong quan chế triều đình xưa.

Hàn lâm viện xưa và nay
Tại các triều đại quân chủ Á Đông xưa, với Nho giáo là rường cột trong thể chế
chính trị quốc gia, Hàn lâm viện là chốn văn đàn tượng trưng cho tinh hoa Nho học tồn
quốc. Vì vậy, Hàn lâm viện tại các triều đại này là một tổ chức Nho học với các quan Hàn
lâm uyên thâm kinh truyện, Tứ thư, văn hay chữ tốt chuyên trách việc soạn thảo văn kiện
triều đình, phụ trách việc biên soạn quốc sử, thực lục, điển lễ, giảng dạy kinh sử cho vua,
hồng tử và triều đình, là mẫu quan viên mà mọi tầng lớp trong xã hội xưa đều trọng
vọng. Các lãnh vực khác như thiên văn, y tế, khoa học, kỹ thuật thường do các viện hoặc
các cơ quan chuyên môn khác chuyên trách.
Ngày nay, cùng với việc Nho giáo khơng cịn là rường cột tại các quốc gia Á Đơng
và với các thể chế chính trị, giáo dục khác nhau, Hàn lâm viện khơng cịn là nơi chun
trách việc soạn thảo văn thư, biên soạn quốc sử. Danh từ Hàn lâm ngày nay còn được
dùng để chỉ các hiệp hội khoa học, có thể bao gồm hoặc khơng bao gồm văn học
như Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia Hoa kỳ, Viện Hàn lâm Khoa học Nga, Viện Hàn
lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, hoặc
các viện như viện Hàn lâm Pháp với một trong các chuyên trách của viện là chuẩn
hóa ngơn ngữ Pháp, làm cho tiếng Pháp trong sáng và dễ hiểu đến mọi tầng lớp.
Trách nhiệm
• Soạn thảo văn từ, sắc mệnh
Phàm những việc biên soạn, ngành từ hàn, thảo luận kinh điển, cùng hết thảy mọi
sự văn từ, sắc mệnh, đều thuộc vào viện Hàn lâm cả. Chưởng viện Học sĩ coi về việc văn
từ chế cáo, ra vào chầu hầu nhà vua để phòng khi vua hỏi. Trực học sĩ làm việc sự vụ
trong viện, nhưng quyền cũng như chưởng viện học sĩ. Thị độc học sĩ, Thị giảng học sĩ,
Thị độc, Thừa chỉ và Thị giảng, đều coi về việc biên soạn, trước thuật để giúp vào việc từ
hàn. Tu soạn, Biên tu, Kiểm thảo đều coi về việc phiên duyệt thư tịch, và kiểm duyệt từ
hàn. Điển bạ coi việc phát, nhận văn thư. Đãi chiếu coi việc hiệu đính và đối chiếu văn
sử.
• Giảng dạy, thảo luận kinh điển
Thị độc học sĩ, Thị giảng học sĩ, Thị độc, Thừa chỉ và Thị giảng đều là các quan
uyên thâm Nho học, nên còn chuyên trách việc thảo luận kinh truyện cùng vua, cùng

Kinh diên giảng quan trong các buổi thiết triều giảng dạy kinh sử cho các quan cấp cao
trong triều đình. Đôi khi, chuyên trách việc giảng dạy kinh sử cho Thái tử (nếu Đơng
cung cần phụ quan) và các hồng tử.
• Biên soạn quốc sử, thực lục, điển lễ
Cùng Quốc sử quán biên soạn quốc sử, thực lục, điển lễ theo lệnh vua hoặc triều
đình;


• Đảm nhận trách nhiệm Khâm sai
Khi cần, vua bổ các vị quan cấp cao trong Hàn lâm viện giữ chức Khâm sai, giúp
vua và triều đình giải quyết các vấn đề ngoại giao hoặc nội chính trong một thời gian
ngắn.
+ Đông các: chuyên sửa chữa văn bản do Hàn Lâm viện khởi thảo.
+ Trung thư giám : chuyên sao chép lại văn bản sau khi Đông Các sửa chữa.
+ Hồng mơn tỉnh : giữ và đóng dấu:
+ Bí thư giám : chuyên trông coi thư viện của nhà vua.
2. Công tác văn thư thời vua nhà Nguyễn:

- Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác văn thư lưu trữ, Nguyễn Ánh đã thiết lập 4 cơ
quan:
+ Thị thư viện (khởi thảo văn bản)
+ Thị hàn viện (sửa chữa văn bản)
+ Nội hàn ty (lưu giữ các văn bản của nhà vua)
+ Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua).
- Tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ hồn thiện hơn, ngay sau khi lên ngôi (1820), ông cho
gộp 4 cơ quan trên thành Văn thư phòng. Cho Văn thư phòng được sử dụng con dấu riêng
(là ấn quang phịng).
- Đến thời vua Nguyễn Ánh khơng có cơ quan Bí thư giám (trơng coi thư viện cho nhà
vua). Các cơ quan khác cũng khơng có thay đổi nhiều so với thời vua Lê Thánh Tơng.
3. Mục đích việc lưu trữ văn thư giấy tờ ở thời đại phong kiến:

* Mục đích:
- Lưu trữ văn thư giấy tờ (văn bản, soạn chiếu chỉ, luật,…) cho nhà vua.
- Ghi chép lại gia phả hồng tộc (hồng hậu, q phi, cơng chúa, hồng tử, thái tử,
hồng thân quốc thích,…) ghi chép lại lịch sử đất nước, các triều thần có cơng với đất
nước, những hiện tượng của đất nước,…
- Ghi chép diễn biến của quốc gia, sự hưng thịnh, cũng như sự suy vong của một
triều đại, một vương quốc,…
* Hiệu quả:
- Tài liệu lịch sử minh chứng các triều đại cho thế hệ chúng ta.
- Tài liệu nghiên cứu quí cho các nhà lịch sử học.
- Góp phần làm giàu kho tàng lịch sử văn hóa dân tộc,…


(Học viên minh chứng và có ví dụ cụ thể)


CHƯƠNG 3:
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC VĂN THƯ
VIỆT NAM TỪ NĂM 1945 ĐẾN NAY
Mục tiêu:
- Trình bày được hệ thống văn bản và chế độ công tác văn thư của nước ta từ sau
cách mạng tháng Tám đến nay.
- Thái độ đúng đắn trong học tập, có trách nhiệm với nghề.

Lịch sử lưu trữ Việt Nam giai đoạn từ 1945 – 1975 và thông đạt số 01-CV

Ngày 02 tháng 9 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đọc bản tun ngơn độc
lập khai sinh ra Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, nay là Nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Trong thời kỳ này đất nước phải đương đầu với muôn vàn khó
khăn. Kẻ thù bên ngồi tập trung tấn cơng chính quyền cách mạng cịn non trẻ, bè

lũ Việt gian tay sai của chúng lại ráo riết chống phá cách mạng từ bên trong.
Tình hình kinh tế, tài chính, văn hóa, xã hội trong nước chồng chất khó khăn. Nạn
đói chưa chấm dứt thì thiên tai lại hồnh hành. Sản xuất đình đốn, tài chính Quốc gia
khánh kiệt. Tình trạng lạc hậu về văn hóa, giáo dục rất trầm trọng. Tàn dư của chế độ
thực dân, phong kiến dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ trong bộ máy nhà nước hết sức
nặng nề.
Trước tình hình đó, Đảng, Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đề ra nhiều chủ
trương, biện pháp nhằm đưa đất nước vượt qua những khó khăn trước mắt, xây dựng,
bảo vệ chính quyền và tích cực chuẩn bị lực lượng để tiến hành thắng lợi cuộc kháng
chiến chống thực dân Pháp xâm lược. Công việc đầu tiên được Nhà nước ta quan tâm
chỉ đạo đối với công tác lưu trữ là củng cố tổ chức bộ máy của lưu trữ Việt Nam non trẻ.
Trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945, chính quyền Pháp đã thành lập Nha Lưu trữ và
Thư viện Đông Dương. Sau ngày 19/8/1945, cơ quan này được chính quyền cách mạng
tiếp quản, cải tổ lại và đặt trong Bộ Quốc gia Giáo dục với tên gọi là Nha Lưu trữ công
văn và Thư viện toàn quốc. Ngày 8/9/1945, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Quốc gia
Giáo dục, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước VNDCCH Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh cử
Giám đốc Nha. Vị trí của Nha được xác định là “một cơ quan mà sự hoạt động sẽ giúp
một phần lớn vào việc cải tạo văn hóa nước nhà”. Đến cuối năm 1945, Nha được sát
nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và đổi tên là Sở Lưu trữ cơng văn và Thư viện tồn
quốc. Việc thành lập Nha Lưu trữ cơng văn và Thư viện tồn quốc - cơ quan làm chức
năng quản lý công tác lưu trữ cao nhất của nước VNDCCH ngay sau ngày cách mạng
thành công là một sự kiện đáng ghi nhận trong quá trình phát triển của lưu trữ Việt Nam.
Sự kiện đó đã khẳng định Đảng và Chủ tịch Hồ Chí Minh đặc biệt quan tâm đối với
cơng tác lưu trữ, mà trước hết là vấn đề xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ.
Trong điều kiện phải chống thù trong, giặc ngoài và tiến hành một cuộc kháng
chiến trường kỳ, gian khổ, việc giữ gìn, bảo vệ hồ sơ tài liệu là một nhiệm vụ hết sức
khó khăn và cấp thiết. Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương, biện pháp để chỉ
đạo và tổ chức có kết quả công việc này.

Ngày 23/11/1945, Chủ tịch Chính phủ lâm thời trong Sắc lệnh số 65 quy định về
nhiệm vụ của Đông Dương bác cổ học viện - một cơ quan có vai trò rất quan trọng trong
việc bảo tồn các di sản văn hóa dân tộc, đã ra mệnh lệnh: “Cấm phá hủy những bi ký, đồ
vật, chiếu sắc, văn bằng, giấy má, sách vở có tính cách tơn giáo hay khơng, nhưng có ích
cho lịch sử mà chưa được bảo tồn”.
Những văn bản nói trên vừa là những cơ sở pháp lý ban đầu của Nhà nước ta về
công tác lưu trữ, vừa là những chủ trương chỉ đạo thực tiễn rất kịp thời. Thực hiện
những chủ trương đó, việc tiếp quản, giữ gìn tài liệu của chính quyền cũ để lại đã thu
được những kết quả tốt. Hồ sơ tài liệu, sách báo ở Kho lưu trữ TW Hà Nội được Nha
Lưu trữ cơng văn và Thư viện tồn quốc tổ chức bảo quản, bảo vệ ngay từ những ngày
đầu của chính quyền mới. Trong khối tài liệu tiếp quản đó có nhiều tài liệu quý hiếm, có
giá trị trên nhiều lĩnh vực chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa - xã hội, phản ánh nhiều sự
kiện chính trị, xã hội quan trọng ở nước ta. Đây là nguồn sử liệu có giá trị cao và hết sức
phong phú để phục vụ nghiên cứu lịch sử cận đại Việt Nam (1858-1945). Hiện tượng tùy
tiện hủy bỏ tài liệu trong nhiều công sở đã đưọc ngăn chặn một bước nhờ các biện pháp
mạnh mẽ và kịp thời của chính quyền cách mạng.
Đối với tài liệu của các cơ quan Đảng, Nhà nước và các đoàn thể cách mạng, do
nhận rõ âm mưu trở lại xâm lược của thực dân Pháp nên Đảng và Chính phủ đã đề ra
chủ trương tích cực chuẩn bị di chuyển, bảo vệ an toàn tài liệu trong điều kiện phải tiến
hành kháng chiến lâu dài.
Ngày 8/9/1945, Chính phủ đã có cơng văn u cầu các công sở chủ động chuẩn bị
tài liệu sẵn sàng di chuyển để đối phó với những tình huống bất trắc khi Pháp đánh
chiếm trở lại. Phương án chuẩn bị được đề ra rất cụ thể như tài liệu quan trọng thì để
riêng, đóng hịm sẵn sàng di chuyển khi cần thiết; tài liệu ít quan trọng được xếp vào
hịm tủ riêng kèm theo vật dẫn hỏa để có thể đốt hủy khi tình thế bắt buộc.
Sau khi giành được chính quyền, Trung ương Đảng và Chính phủ đã có rất nhiều
nổ lực, kiên trì để có thêm thời gian hịa bình củng cố chính quyền, xây dựng đất nước.
Chúng ta đã có nhiều nhân nhượng khi ký Hiệp định sơ bộ 6/3/1946 và Tạm ước
14/9/1946. Nhưng sự thực, chúng ta càng nhân nhượng thì thực dân Pháp càng lấn tới.
Chúng liên tục khiêu khích, tiến cơng đánh chiếm và mở rộng chiến tranh xâm lược.

Hưởng ứng Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chỉ thị
toàn quốc kháng chiến ngày 22/12/1946 của Ban Thường vụ TW Đảng, dân tộc ta đã
bước vào một cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện và lâu dài chống thực dân Pháp xâm
lược. Công tác lưu trữ của nước Việt Nam mới đã phải bước ngay vào kháng chiến với
muôn vàn thử thách nặng nề.
Kế thừa và phát triển những quan điểm, chủ trương chỉ đạo đối với công tác lưu
trữ đã hình thành từ khi Đảng ra đời và nhất là từ hơn một năm đầu tiên của chính thể
VNDCCH, các văn bản chỉ đạo của Đảng như Thư của Tổng Bí thư Trường Chinh gửi
Chủ tịch Hồ Chí Minh ngày 16/11/1946, Nghị quyết Hội nghị văn hóa toàn quốc lần thứ
nhất ngày 24/11/1946, Nghị quyết Hội nghị văn hóa tồn quốc lần thứ 2 ngày 16 đến
20/7/1948, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ II tháng 2/1951...đều khẳng định
quan điểm bảo tồn lâu dài và phát huy giá trị của các di sản văn hóa dân tộc, trong đó có
di sản là tài liệu lưu trữ. Từ quan điểm đó, Đảng và Nhà nước ta đã tổ chức cơng tác bảo
vệ, giữ gìn tài liệu lưu trữ trong thời kỳ kháng chiến đạt được kết quả tốt.


Từ tháng 12/1946 đến tháng 2/1947, trước âm mưu mở rộng chiến tranh xâm lược
của thực dân Pháp, để bảo toàn lực lượng, bảo vệ an toàn cho cơ quan đầu não lãnh đạo
kháng chiến và chuẩn bị cho kháng chiến lâu dài, Trung ương Đảng đã chủ trương di
chuyển các cơ quan TW của Đảng, Chính phủ đến làm việc ở các tỉnh ngoại vi Hà Nội.
Cùng với các cơ quan lãnh đạo của Đảng và Chính phủ, tài liệu lưu trữ cũng được di
chuyển kịp thời đề phòng âm mưu cướp phá của kẻ thù. Nhiều nghị quyết, chỉ thị quan
trọng của Đảng ra đời từ ngày thành lập Đảng đến thời điểm này và nhiều văn kiện của
Nhà nước VNDCCH như các tập sắc lệnh đầu tiên của Chủ tịch Chính phủ lâm thời,
biên bản các kỳ họp đầu tiên của Quốc hội và HĐCP, tài liệu của các bộ, ngành, của Mặt
trận Việt Minh hoạt động trong những ngày đầu thành lập nước v.v.. đều được chuyển đi
và bảo vệ an tồn. Những tài liệu đó là những tài liệu đặc biệt quý hiếm trong các kho
lưu trữ Đảng và nhà nước ở nước ta.
Từ tháng 3/1947, Trung ương Đảng, Chính phủ và Hồ Chủ tịch di chuyển lên
chiến khu Việt Bắc. Tại các vùng là căn cứ địa kháng chiến trong cả nước, việc giữ gìn,

bảo vệ hồ sơ tài liệu thường gặp rất nhiều khó khăn do phải di chuyển nhiều lần hoặc do
địch càn qt, oanh tạc, tung biệt kích đánh phá. Vì vậy, việc giữ gìn, bảo vệ, bảo mật tài
liệu đã được Đảng và Nhà nước hết sức coi trọng. Trong Hội nghị quân sự toàn quốc lần
thứ 5 (8/1948) và phiên họp HĐCP ngày 17/11/1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhắc
nhở các cơ quan Chính phủ, các ngành, các cấp chính quyền phải hết sức chú trọng giữ
gìn bí mật trong các văn kiện của Nhà nước.
Ngày 10/12/1951, Chủ tịch nước VNDCCH đã ký ban hành Sắc lệnh số 69-SL về
giữ gìn bí mật quốc gia. Trên cơ sở những quy định chung của Sắc lệnh, Chính phủ đã
quy định rõ phạm vi bí mật quốc gia, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và nhân
dân trong việc giữ gin bí mật. Vì vậy, các cơ quan Đảng và Chính phủ đã tổ chức có hiệu
quả việc giữ gìn bí mật quốc gia và tài liệu lưu trữ trong suốt thời kỳ kháng chiến chống
thực dân Pháp.
Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, trước áp lực mạnh mẽ của ta, quân đội
Pháp đã phải rút khỏi nhiều thành phố, thị xã. Việc tiếp quản các thành phố mới giải
phóng được đặt ra rất khẩn trương, cấp bách. Liên tiếp các ngày 1/7/1954 và 3/7/1954,
Ban Bí Thư TW Đảng đã ban hành hai bản chỉ thị về việc tiếp thu và quản lý các thành
phố mới giải phóng. Đảng coi vấn đề tiếp quản các thành phố mới giải phóng là cơng tác
quan trọng, trọng tâm như việc tác chiến trên chiến trường. Khi tiếp quản thành phố,
Đảng yêu cầu cán bộ, bộ đội... cần ngăn ngừa các hành động sai lầm như phá hoại thành
phố, trưng dụng cho quân sự hoặc tịch thu tài sản của địch một cách tùy tiện, vô tổ chức.
Đảng kêu gọi nhân viên và cảnh sát của ngụy quyền phục tùng mệnh lệnh của Chính phủ
giữ gìn hồ sơ tài liệu; ngăn chặn và trừng trị những kẻ thừa cơ phá hoại, lấy cắp hoặc
ngoan cố không chịu giao nộp tài liệu.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của kháng chiến, Đảng và Chính phủ chủ
trương phải sử dụng hồ sơ tài liệu của chính quyền cũ cũng như hồ sơ tài liệu của Đảng
và Nhà nước ta phục vụ kịp thời cho nhiệm vụ xây dựng, bảo vệ chính quyền cách mạng
vừa mới được thành lập và cho nhiệm vụ kháng chiến.
Việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật, đem pháp luật phục vụ cho công cuộc
kháng chiến, kiến quốc được Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt ra từ rất sớm. Ngày 31/8/1945,
Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước VNDCCH đã ra Sắc lệnh số 02 bãi bỏ tờ Đông

Dương quan báo và cho phép xuất bản tờ Việt Nam dân quốc cơng báo, sau đó được đổi
tên là Công báo nước VNDCCH. Ngày 29/9/1945, Công báo ra số đầu tiên. Các văn bản
quan trọng như đạo luật, sắc lệnh, nghị định, quyết định, chỉ thị... của Nhà nước được
đăng trong Cơng báo có tác dụng rất to lớn trong việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật,
tạo điều kiện thuận lợi để các ngành, các cấp thực hiện nhiệm vụ quản lý đất nước và
thực hiện các nhiệm vụ của cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược.
Ngày 3/1/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời đã ký ban hành bản Thơng đạt số 01C/VP về giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn, hồ sơ cũ. Trong thời kỳ này Thông đạt số 01CV là một văn bản tiêu biểu. Đây là văn bản chỉ đạo của Chính phủ nhằm ngăn chặn
ngay tình trạng hủy bỏ tài liệu của chính quyền cũ đang diễn ra khá phổ biến trong các
công sở. Trong văn bản này, với nhận thức sâu sắc quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin
về tính kế thừa những giá trị văn hóa q khứ, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nêu bật ý nghĩa
to lớn của tài liệu lưu trữ là “Có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.
Người nghiêm khắc phê phán hiện tượng tùy tiện tiêu hủy tài liệu và coi đó là hành động
“có tính cách phá hoại”. Người đã chỉ thị nghiêm cấm những hành động đó, đồng thời
định rõ trách nhiệm của mỗi cơng chức trong việc giữ gìn an tồn tài liệu.
Ở văn kiện quan trọng này, Chủ tịch Chính phủ khơng chỉ đánh giá cao giá trị của
tài liệu lưu trữ và phê phán nghiêm khắc hiện tượng tùy tiện hủy hoại tài liệu mà còn nêu
lên những nguyên tắc, chế độ đối với công tác lưu trữ.
Đối với những hồ sơ, tài liệu thực sự khơng có giá trị, khi muốn tiêu hủy phải tuân
thủ một quy định nghiêm ngặt là “Có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ”. Quy định về thủ
tục hủy bỏ hồ sơ, tài liệu như vậy tuy chưa thật hoàn chỉnh nhưng đã là một quy định
khá chặt chẽ, phù hợp với tình hình lúc bấy giờ.
Với quy định: “Những hồ sơ, công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” 1, thực sự đã đặt
nền móng cho sự ra đời và nêu lên nội dung cơ bản nhất của nguyên tắc quản lý tập
trung, thống nhất công tác lưu trữ trong lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa (XHCN).
Định ra nguyên tắc này trong hoàn cảnh lịch sử khắc nghiệt bấy giờ, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã khẳng định sức mạnh của Nhà nước VNDCCH và ý chí quyết tâm làm chủ đất
nước, trong đó có quyền làm chủ của nhân dân ta đối với tài liệu lưu trữ.

Thơng đạt của Chủ tịch Hồ Chí Minh là văn kiện chỉ đạo đầu tiên hết sức quan
trọng của Nhà nước ta về cơng tác lưu trữ. Văn kiện đó đã góp phần ngăn chặn tình
trạng tùy tiện tiêu hủy hồ sơ tài liệu trong các cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao
nhận thức của cán bộ và nhân dân ta về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, đồng
thời đã xây dựng bước đầu những quan điểm, nguyên tắc của Đảng và Nhà nước ta về
cơng tác lưu trữ. Vì vậy, Thơng đạt thực sự là một văn kiện có giá trị cao về mặt lý luận
và thực tiễn trong sự nghiệp xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta.


Thông đạt số 01 – CV
Thông đạt số 01/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động của
công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu
trữ. Thực hiện Thông đạt, những năm sau này, mặc dù hoàn cảnh đất nước phải trải qua
chiến tranh bảo vệ độc lập dân tộc, các cơ quan, kho tàng buộc phải sơ tán, việc gìn giữ
tài liệu lưu trữ gặp những khó khăn, phải tìm nơi an tồn để cất giấu, gìn giữ, những
cơng văn, tài liệu và hồ sơ cũ đều đã được gìn giữ và bảo quản một cách tốt nhất trong
điều kiện bấy giờ. Bên cạnh đó, cùng với q trình hoạt động của các cơ quan Chính
phủ, Nhà nước, số lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ngày càng nhiều, đòi hỏi tăng cường
hơn nữa việc quản lý và lưu trữ chúng, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chính phủ đã ban hành
một số văn bản nhằm gìn giữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ.
Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự
nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, ngày 17 tháng 9 năm
2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về ngày truyền
thống của ngành Lưu trữ Việt Nam, trong đó quyết định: "Ngày 03 tháng 01 hàng năm là
ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam - lấy tên là "Ngày Lưu trữ Việt
Nam" với mục đích: Giáo dục truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận
thức, tinh thần trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ và của toàn xã hội
trong việc bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc; Động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và

đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong ngành Lưu trữ; Biểu
dương, khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong việc
bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ".

2. Chế độ công tác văn thư giai đoạn từ 1975 đến nay
Lịch sử lưu trữ Việt Nam từ giai đoạn 1986-2010 và pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 ngày 04/04/2001 về lưu trữ quốc gia

Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam (12/1986) đã
mở ra thời kỳ mới đưa đất nước tiến lên theo con đường đổi mới. Đại hội đã đánh giá
đúng tình hình và phân tích một cách sâu sắc các mặt yếu kém, các sai lầm, khuyết
điểm để từ đó xác định những nhiệm vụ, phương hướng và mục tiêu cơ bản mà toàn
Đảng, toàn dân phải tập trung thực hiện trong những năm còn lại của chặng đường
đầu tiên của thời kỳ quá độ lên CNXH.
Các Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VI, VII, VIII, IX và nhiều nghị quyết quan
trọng khác của Ban Chấp hành TW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư TW..., cơng tác lưu trữ ở
nước ta trong 20 năm qua đã không ngừng đổi mới, từng bước trưởng thành và đạt
được nhiều thành tựu quan trọng. Những thành tựu đó gắn liền với sự lãnh đạo của
Đảng và cũng chính là thắng lợi của sự lãnh đạo của Đảng đối với cơng tác lưu trữ trên
con đường đổi mới.
Nói đến những chủ trương chỉ đạo quan trọng của Đảng và Nhà nước kể từ khi
đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, trước tiên chúng ta phải đề cập đến Đại hội Đại
biểu tồn quốc của Đảng (12/1986). Báo cáo Chính trị của Ban chấp hành Trung ương
Đảng trình bày trước Đại hội đã xác định khoa học, kỹ thuật là một động lực to lớn có
vai trị đẩy nhanh q trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong thời kỳ đổi
mới. Công tác lưu trữ được Đảng coi là một bộ phận trong hệ thống thông tin quan
trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước. Từ quan điểm đó
Đảng đã đề ra chủ trương phải “tổ chức tốt công tác lưu trữ; bảo vệ an tồn và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia”. Lần đầu tiên, nhiệm vụ tập trung thực hiện tốt hai
chức năng cơ bản của công tác lưu trữ là bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu

lưu trữ được nêu lên trong một văn kiện quan trọng của Đại hội Đảng. Chủ trương đó
khẳng định sự quan tâm to lớn của Đảng đối với công tác lưu trữ, có tác dụng củng cố
nhận thức của các cấp, các ngành về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và cơng
tác lưu trư, có ý nghĩa mở đầu cho một thời kỳ mới – thời kỳ đổi mới sâu sắc và tồn
diện cơng tác lưu trữ ở nước ta.
Như vậy, khi đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, Đảng và Nhà nước ta đã có
nhiều chỉ đạo quan trọng đối với việc xây dựng và phát triển cơng tác lưu trữ. Những
chủ trương đó đã thể hiện các quan điểm đổi mới của Đảng đối với công tác lưu trữ,


đồng thời cũng xác định rõ phương hướng, nhiệm vụ cơ bản của lưu trữ nước ta nhằm
đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của
đất nước.
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia (1982) đã phát huy tác dụng to lớn của
một văn bản pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất về lưu trữ, đóng góp xứng đáng cho
công tác lưu trữ của nước ta. Tuy vậy, trước những yêu cầu mới của sự nghiệp công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Pháp lệnh đã bộc lộ những bất cập, không thể đáp
ứng đầy đủ yêu cầu phát triển công tác lưu trữ trong giai đoạn mới. Vì vậy, Ngày
04/9/1997 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành bản Chỉ thị số 726-TTg về tăng cường
chỉ đạo công tác lưu trữ. Bản Chỉ thị đã nêu lên một số thành quả và nhược điểm lớn
của ngành lưu trữ sau 15 năm thực hiện Pháp lệnh bảo vệ TLLTQG (1982-1997). Trước
những yêu cầu mới của đất nước, của nhiệm vụ cải cách hành chính quốc gia và để
khắc phục tình hình trên, Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo các ngành, các cấp tập trung
thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu như tổ chức thống nhất bộ phận làm công tác lưu trữ ở
các cơ quan Nhà nước các cấp; thực hiện kế hoạch đào tạo, bố trí, sử dụng cán bộ lưu
trữ; tổ chức tốt việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu
nghiên cứu; thực hiện các dự án cải tạo, nâng cấp các kho lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo
quản an toàn và lâu dài tài liệu lưu trữ; bố trí kinh phí cho cơng tác lưu trữ; đẩy nhanh
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ... Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của ngành lưu trữ, tạo ra được một bước

chuyển biến lớn về mặt xây dựng hệ thống tổ chức, tăng cường cơ sở vật chất và đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ở nước ta.
Trong giai đoạn này có rất nhiều văn bản pháp lý của Đảng và Nhà nước được
ban hành nhằm quản lý tốt hơn về công tác lưu trữ.
Tuy nhiên, trước những yêu cầu mới của sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hoá
đất nước, Pháp lệnh lưu trữ 1982 đã bộc lộ những bất cập, không thể đáp ứng đầy đủ
yêu cầu phát triển công tác lưu trữ trong giai đoạn mới. Vì vậy, từ năm 1994, vấn đề
sửa đổi Pháp lệnh đã được đặt ra và đến năm 2001, một bản pháp lệnh sửa đổi với tên
gọi là Pháp lệnh lưu trữ quốc gia đã được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày
04/4/2001(Số 34/2001/PL-UBTVQH10)

CHƯƠNG 4: TÀI LIỆU THAM KHẢO
- PGS Vương Đình Quyền: văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư thời
phong kiến. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, năm 2002.
- PGS.TS Vũ Thị Phụng: văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (giai đoạn 1802 –
1884) . Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2005
- Văn bản quản lý nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, luận văn thạc sỹ của Lê
Thị Nguyệt Lưu, năm 2001. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòngTrường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.


- Vương Đình Quyền- Lý luận và phương pháp cơng tác Văn thư (Nhà xuất bản
Đại học Quốc gia Hà Nội- năm 2005)
- Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ ban hành về cơng tác
Văn thư.