Lịch sử Công tác Văn thư tại Việt Nam

HỆ THỐNG VĂN BẢN THỜI PHONG KIẾN
HoangDo sưu tầm
1. Luật: Được ban hành lần đầu tiên vào năm 1049 ở triều Lý, đó là Luật Hình
thư. Triều Trần cũng có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi tên thành Quốc triều
hình luật. Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483) trước có tên là Quốc triều hình luật.
Luật Gia Long thời Nguyễn.
- Luật do vua ban hành (vì vua có toàn quyền về lập pháp, hành pháp và tư
pháp). Dùng để điều chỉnh tổng hợp các MQHXH, trong đó có nhiều điều nói về công
tác công văn giấy tờ (đặc biệt là Luật Hồng Đức).
2. Chiếu: Do vua ban hành, được sử dụng vào các mục đích:
- Công bố cho thần dân biết một chủ trương, 1 quyết sách lớn liên quan đến vận
mệnh đất nước (VD: Chiếu dời đô, chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếu nhường
ngôi ).
- Dùng để ban hành Luật
- Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ cụ thể (vD: triều Trần
khi quy định về pháp lý văn khế, có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vân
tay ).
Công dụng của chiếu là đa năng, ngoài những công dụng trên, nó có thể được sử
dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại
3. Lệ: Do nhà vua ban hành. Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường nhằm
để cụ thể hoá những vấn đề trong luật hoặc đề ra những quy định mới mà luật chưa
điều chỉnh (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô thuế ).
4. Lệnh: Do nhà vua ban hành. ở một chừng mực nào đó, nó có công dụng gần
giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng về vấn đề cấm đoán (lệ rộng hơn, nó có
thể bao hàm cả lệnh, VD như lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh chặt đầu ).
5. Chỉ: Do vua ban hành. Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể. So với Lệ và Lệnh
thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và cụ thể hơn rất nhiều (vD: có thể cụ thể tới cá
nhân, khu vực, địa phương ). Nó cũng được sử dụng rất nhiều trong tuyển dụng, bổ
nhiệm quan lại.
6. Dụ: Do vua ban hành. Hình thức này thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có
tính chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay quan lại (VD: vua Lê Thánh Tông có

đạo dụ khuyên răn các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất nước ). Dụ thường
dùng với hành văn mềm dẻo.
7. Sắc: Do vua ban hành. Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại, dùng để
phong thần cho những người có công với đất nước hoặc các làng xã có công (VD:
phong sắc cho người có công về một ngành nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai đó thì
phải có sắc phong thừa nhận công lao ).
8. Cáo: Do vua ban hành. Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng nào đó
của đất nước (VD: cáo Bình ngô). Cáo ít được dùng, thường chỉ trong những trường
hợp đặc biệt.
9. Sách: Do nhà vua ban hành. Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc phong
tước hiệu cho hoàng thân quốc thích. Loại này có thường có nhiều tờ, được viết trên
các giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công lao, tiểu sử của hoàng thân quốc
thích. Có 2 loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách (nhũ bạc).
10. Hịch: Do các tướng lĩnh ban hành nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ
(VD: Hịch tướng sĩ).
11. Biểu: Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết, dùng để tạ ơn hay tạ lỗi với
nhà vua. Ngoài ra, biểu còn dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp vua lên ngôi
hoặc ngày tết, lễ. Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý và Trần.
12. Tấu: Là VB do các quan lại địa phương trình bày với nhà vua về những vấn
đề mà vua hỏi hoặc yêu cầu. Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh, báo cáo
tình hình cụ thể để đề nghị nhà vua xem xét, giải quyết một công việc nào đó.
2
13. Sớ: Là VB do các quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo hoặc trình
bày mọt vấn đề mang tính chất định kỳ hoặc đột xuất (công dụng của loại này gần
giống Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ ràng).
14. Điều trần: Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến của mình (VD:
bản điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở cửa, cải cách thời vua Tự Đức). Hình thức
này không được sử dụng nhiều.
15. Đề: là VD dùng đẻ phản ánh tình hình thực hiện mệnh lệnh của nhà vua (gần
giống như báo cáo ngày nay). Thời Lê Thánh tông có phân biệt rõ: báo cáo tình hình

của cơ quan, nha môn thì là Đề, còn báo cáo của một cá nhân lãnh đạo thì phải là Tấu.
16. Khải: Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử (công dụng giống tấu
sớ, nhưng đối tượng nhận là khác nhau).
17. Giấy thông hành: Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp cho
binh lính hoặc quan lại hoặc người dân đi công tác hoặc buôn bán (gần giống chứng
minh thư ngày nay).
18. Các loai CV trao đổi: Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã hội
phong kiến đa dạng. ở cơ quan TW, các quan văn và quan võ trao đổi với nhay thì có
công văn Truyền thị, các CV trao đổi giữa các cơ quan TW và tỉnh (TW gửi xuống)
gọi là Tư, các cơ quan cấp dưới gửi lên TW gội là Tư di, Hoàng tử gửi xuống cấp dưới
gọi là Giao thị.
19. Các sổ sách: Trong thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB (như sổ
thuế, sổ địa lý ).
- Nhiều nhất là sổ hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã. Việc quản
lý này bắt đầu được thực hiện từ thời Lý cho đến ngày nay (chỉ đăng ký nam giới).
- Sổ địa bạ: dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng làng xã, bắt đầu
được sử dụng từ thời Lý, thời Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm ưu việt
giúp cho việc sử dụng đất đai có hiệu quả.
3
- Sổ duyệt tuyển: dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân loại của các
quan lại nhà nước có thẩm quyền. Sổ này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổ chức
duyệt tuyển lại một lần.
- Lý lịch của quan lại: gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như hồ
sơ cán bộ bây giờ). Loại này bắt đầu từ thời Lê, được phát triển và sử dụng phổ biến ở
thời Nguyễn (đặc biệt thời Lê Thái tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần để đánh giá
lại năng lực của tầng lớp quan lại).
- Sổ thuế: ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại thuế được chú
ý như thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán
- Sổ khai tiêu: ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các cơ quan
(dùng để thanh tra, quyết toán tài chính).

- Ngọc điệp và Tôn phả: ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của những người
trong hoàng tộc (Ngọc điệp, Tôn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng lộc, để phong
tước hay bổ nhiệm). Ngọc điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng, Tôn phả ghi chép về
các con cháu vua.
* Nhận xét chung:
- Dưới thời PK, các nhà nước đã nhận thức được vai trò VB với tư cách là một
phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý (minh chứng là các nhà nước PK đã
ban hành rất nhiều VB như Luật, Chiếu, Chỉ để điều chỉnh các QHXH và phục vụ
điều hành đất nước).
- Hệ thống VBQL thời PK luôn được kế thừa và phát triển qua từng thời kỳ lịch
sử. Vì vậy đã hình thành một hệ thống VB phong phú, đa dạng về loại hình, thẩm
quyền và công dụng, bước đầu đã có những quy định khá cụ thể.
- Trong hệ thống VBQL thời PK, nhà vua có quyền hạn rất lớn và ban hành rất
nhiều VB có tính chất quan trọng của quốc gia; còn các cơ quan khác chỉ ban hành các
VB có tính chất trao đổi hoặc đề nghị, do đó nó phản ánh nguyên tắc tổ chức quyền
lực của các nhà nước PK (quân chủ tập quyền).
4
- Hệ thống VB của thời PK còn một số hạn chế, cụ thể là các quy định còn phức
tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ; nhiều VB không phân biệt rạch ròi về công dụng.
Công tác CVGT thời PK:
1. Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT:
* Ở các CQTW và địa phương đã thiết lập Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác
CVGT. ở TW là cơ quan giúp việc cho nhà vua, như thời Lê Thánh tông, ông đã thiết
lập 5 cơ quan:
- Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo VB)
- Đông các (chuyên sửa chữa VB do Hàn Lâm viện khởi thảo)
- Trung thư giám (chuyên sao chép lại VB sau khi Đông Các sửa chữa)
- Hoàng môn tỉnh ( giữ và đóng dấu)
- Bí thư giám (chuyên trông coi thư viện của nhà vua).
Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác CVGT, Nguyễn ánh đã thiết lập 4 cơ

quan:
- Thị thư viện (khởi thảo VB)
- Thị hàn viện (sửa chữa VB)
- Nội hàn ty (lưu giữ các VB của nhà vua)
- Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua).
Tổ chức công tác CVGT hoàn thiện hơn dưới thời Minh Mạng. Ngay sau khi lên
ngôi (1820), ông cho gộp 4 cơ quan trên thành Văn thư phòng. Cho Văn thư phòng
được sử dụng con dấu riêng (là ấn quang phòng). Đến 1829, Minh Mạng đổi Văn thư
phòng thành Nội các, được thiết lập quy củ hơn, chặt chẽ hơn, đứng dầu là quan tam-
5
tứ phẩm. Trong tổ chức nội các, Minh Mạng chia ra thành các Tào (tương đương như
cấp Vụ, Cục ngày nay) gồm:
- Tào thượng bảo (trông giữ, lưu giữ con dấu của nhà vua (có tới 14 loại)
- Tào ký chú (ghi chép mọi chi tiết khi vua thiết triều hoặc tuần du
- Tào đồ thư: Ghi chép thơ văn của nhà vua và lưu giữ các tài liệu bang giao với
nước ngoài.
- Tào biểu bạ: lưu giữ tất cả các châu bản của triều đình.
Đối với các Bộ, cũng thiết lập các ty, các xứ làm công tác liên quan đến CVGT ở
cơ quan như: ở Bộ Lại có Ty Lại ấn (chuyên tiếp nhận VB), Xứ Lại trực (chuyên
chuyển giao VB); ở Bộ Binh có Ty Binh ấn (chuyên tiếp nhận VB), Xứ Binh trực
(chuyên chuyển giao VB) Các ty có biên chế ổn định, còn các xứ không được ổn
định mà được luân chuyển từ các cơ quan khác đến trực để chuyển giao VB.
* Ở địa phương: Trước thời Nguyễn chưa thấy có tài liệu nói đến việc thiết lập
các cơ quan. Đến thời Minh Mạng đã có những quy định giao trách nhiệm cho người
đứng đầu các địa phương về công tác CVGT. Cụ thể: các liên tỉnh (14 liên tỉnh), đứng
đầu là Tổng đốc, các huyện, xã hàng tháng phải có trách nhiệm giám sát, kiểm tra công
tác CVGT của cơ quan, nhưng chủ yếu là giúp cho sự thay đổi về nhân sự. Tóm lại:
thời PK ít quan tâm tới công tác CVGT ở địa phương.
2. Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao VB:
- Thời Lý-Trần chỉ thiết lập các nhà trại để chuyên chuyển giao CV.

- Thời Nguyễn: Có 2 cơ quan được thiết lập ra để chuyển giao VB, đó là:
+ Ty Bưu chính: Thành lập năm 1820, có nhiệm vụ chuyển giao VB giữa các cơ
quan TW và địa phương trên toàn quốc (gần giống như bưu điện ngày nay).
+ Ty Thông chính sứ: Thiết lập năm 1834, có nhiệm vụ tiếp nhận các VB giấy tờ
từ địa phương gửi cho triều đình từ Ty Bưu chính chuyển sang và chuyển giao các VB
từ triều đình gửi địa phương cho Ty Bưu chính chuyển đi (mang tính chất trung gian).
6
Để cho Ty Bưu chính làm việc, người ta thiết lập các nhà trạm với khoảng cách
từ 20-40 dặm để phục vụ cho chuyển giao CV. Làm việc trong các nhà trạm có các
phu trạm. Các nhà trạm được trang bị phương tiện phục vụ cho công tác như ngựa,
thuyền tuỳ theo địa hình từng nơi, người ta cũng quản lý chặt chẽ các loại phương
tiện này và có chế độ thưởng phạt rõ ràng.
Cách chuyển giao VB và cách tính thời gian cho việc chạy trạm cũng rất cụ thể
cho từng mức: Khẩn, thường, tối khẩn.
Các quy định về soạn thảo và chuyển giao VB:
1. Các quy định liên quan đến thể thức:
Bắt đầu từ thời Trần thì thể thức đã được quan tâm, nhưng còn khá đơn giản,
chưa cụ thể (VD: quy định việc in dấu vân tay vào các giao dịch dân sự; đưa vào nội
dung thi tuyển thư lại).
Đến thời Lê Thánh tông, một số yếu tố thông tin trong thể thức bắt được được
quy định như: Trong văn bản phải thể hiện Quốc hiệu, thời gian ban hành VB Nếu
VB nào không đáp ứng các yếu tố đó thì không có giá trị, đặc biệt là Quốc hiệu, vì nó
thể hiện sự độc lập quốc gia. Tuy nhiên, về cách ghi, chỗ ghi các thông tin Quốc hiệu
không thấy có VB nào quy định cụ thể. Ngoài ra, thông tin về thời gian ban hành VB
cũng được chú ý (đặc biệt ở thời Nguyễn). Cụ thể như vua Minh Mạng không quy
định ghi theo can-chi nữa, mà ghi theo niên hiệu + năm thứ theo thời gian trị vì của
từng đời vua. Cách ghi thời gian không được ghi chữ đơn, mà phải ghi chữ đôi để
không thể sửa chữa, thay đổi được. Ngoài ra, yếu tố về tác giả cũng đã bắt đầu được
quy định (chủ yếu là thời Nguyễn) như VB do TW ban hành phải ghi rõ cơ quan tuy
nhiên nó cũng chưa thành hệ thống.

Các yếu tố về chữ ký và con dấu thì đặc biệt được quan tâm.
- Đối với chữ ký, thời Trần đã có quy định liên quan đến điểm chỉ, thời Lê có
quy định cụ thể hơn về vị trí chữ ký và thẩm quyền ký (VD: thời Lê Thánh tông, tất cả
7
các VB do Chánh quan - người đứng đầu cơ quan ký thì vị trí là cuối văn bản, trường
hợp Chánh quan vắng thì quan Tá nhị (cấp phó) mới được phép ký thay, vị trí ký dưới
chỗ đề năm tháng. Quy định này càng chặt chẽ hơn dưới thời Nguyễn: Đối với các VB
ban hành, ngoài chữ ký của người đứng đầu cơ quan, còn có chữ ký của người thảo
VB và người soát VB. Ngoài ra, thời Nguyễn còn có quy định, nếu ký tuỳ tiện (không
đúng thẩm quyền) thì phải chịu các hình phạt (như phạt đánh trượng)
- Ngoài chữ ký, con dấu cũng là một yếu tố được các triều đại PK rất coi trọng. ở
một chừng mực nhất định, nó còn được coi trọng hơn cả chữ ký, vì con dấu được coi là
quyền uy của một vương quyền. Con dấu được coi trọng ở chỗ, khi muốn thu hồi
quyền lực của ai đó, trước tiên người ta thu lại con dấu. Có rất nhiều loại con dấu,
người ta phân biệt giá trị bằng chất liệu làm ra con dấu đó (Vua có dấu bằng vàng,
ngọc; dấu của các cơ quan TW được đúc bằng bạc, ngà; các cơ quan địa phương dấu
được đúc bằng đồng).
Thời Lê có nhiều quy định liên quan đến sử dụng con dấu. Người ta xử phạt rát
nghiêm việc làm dấu giả (có thể bị xử tội chết nếu làm dấu giả hay sử dụng dấu của
nhà vua hay hoàng thân quốc thích sai; có thể bị đi đầy nếu làm giả hay sử dụng con
dấu của các cơ quan khác).
Đến thời Minh Mạng, quy định về việc đóng dấu càng chặt chẽ hơn: Khi đóng
dấu Quốc bảo (dấu của nhà vua) thì đóng vào chỗ đề năm; khi các nha môn đóng dấu
vào VB thì đóng vào chỗ đề tháng. Đối với những VB có nhiều tờ thì phải đóng dấu
kiềm vào chỗ giáp lai; đối với những VB có số liệu bị tẩy xoá, sửa chữa thì cũng phải
đóng dấu kiềm đè lên
Thời nhà Nguyễn, Minh Mạng còn có quy định chặt chẽ hơn khi phòng sự gian
dối, đó là khi đem đi đóng dấu phải có VB xác nhận của quan chức có thẩm quyền.
Khi phòng dấu cho dấu phải đăng ký vào sổ ngày giờ cho dấu, về việc gì, ai ký
Về trách nhiệm giữ dấu của cơ quan cũng được quy định cụ thể như: Nhân viên

giữ dấu có quyền từ chối không cho dấu nếu VB ký không đúng thẩm quyền hoặc
đóng dấu vào VB không có mục đích công. Nếu người giữ dấu thực hiện không đúng
mà vị nể, cho dấu không đúng phải chịu trách nhiệm và được coi là tòng phạm.
8
Ngoài ra, đối với các con dấu của nhà vua trong những ngày trước khi nghỉ tết,
người ta đóng dấu khống chỉ để phục vụ yêu cầu đột xuất. Sau tết có tổ chức lễ khai
ấn.
Tóm lại: Những quy định về thể thức văn bản đã dần được hình thành và ngày
càng hoàn thiện. Ưu điểm của nó là đã dần dần đưa công tác CVGT đi vào nề nếp.
2. Các quy định về nội dung VB:
- Nội dung VB phải rõ ràng, chính xác, thiết thực, giản yếu và nhất quán. Các
yêu cầu này được cụ thể hoá trong Luật và trong các sắc, chỉ của nhà vua (VD: trong
luật Hồng Đức có quy định: Nếu soạn VB không chính xác thì có thể bị phạt tới 80
trượng hoặc bị biếm chức hoặc bị phạt tội đồ. Trong luật còn cụ thể hoá tới mức soạn
VB không chính xác do cố ý hay vô ý). Lê Thánh tông có đạo dụ về VB khi gửi lên
nhà vua phải dùng từ chính xác, không mập mờ. Ngoài các yếu tố trên, còn có quy
định: Nội dung VB phải có các căn cứ hợp lý. Nếu các VB không có căn cứ hợp lý thì
có thể bị phạt đánh tới 80 trượng, kể cả việc biên chép các sổ sách cũng như vậy.
- Việc xưng hô trong VB cũng được chú ý. Đây là một đặc điểm nổi bật của thời
PK, nhất là việc không được phạm huý và phải xưng hô đúng thứ bậc.
- Ngoài ra, còn có một số loại văn bản được quy định mẫu hoá như chiếu lên
ngôi, chiếu cầu hiền; biểu tạ ơn, biểu mừng; mẫu hoá các CV trao đổi giữa TW và địa
phương (phải có mở đầu, kết thúc, nội dung ).
3. Những quy định về chuyển giao VB:
Những quy định về chuyển giao VB dưới thời PK đã đáp ứng được yêu cầu về
tính kịp thời và chính xác. Đặc biệt dưới thời Nguyễn quy định cụ thể thời hạn chuyển
giao VB theo 3 mức: tối khẩn, thượng khẩn và đi thường. VD: từ Huế vào Nam, mức
tối khẩn là 4 ngày 6 giờ, mức thượng khẩn là 6 ngày còn mức thường là 7 ngày. Trên
từng cung đoạn đường, người ta còn tính toán dj quãng đường ngựa đi trong 1 canh
giờ (2 giờ ngày nay) để quy định thời gian chuyển VB.

9
Ngoài những quy định cụ thể về thời gian chuyển giao VB, còn có các quy định
về chế độ khen thưởng (thường là thưởng tiền) hoặc các hình phạt như đánh trượng,
biếm chức nếu chuyển giao VB không kịp thời.
4. Những quy định liên quan đến giải quyết văn bản:
Yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo về tính chính xác và kịp thời. Như trong Quốc
triều hình luật (thời Lê) quy định: giải quyết VB sai nguyên tắc, chậm quá hoạn thì có
thể bị biếm chức, cắt chức hay xử tội đồ. Dưới thời Nguyễn đã có quy định cụ thể về
thời hạn giải quyết VB, đó là VB bình thường thì thời hạn giải quyết là 3 ngày, những
VB có độ phức tạp cần sự phối hợp của nhiều cơ quan thì tối đa không quá 10 ngày;
nếu quá hạn thì phải báo cáo lên cơ quan cấp trên, nếu không đúng, cứ chậm 1 ngày
đánh 10 roi, thêm 1 ngày nữa phạt đánh trượng và có thể bị biếm chức, cắt chức.
Về hình thức giải quyết VB: Dưới triều Nguyễn có hình thức đặc biệt là giải
quyết VB bằng Phiếu nghĩ (chủ yếu cho những VB gửi lên nhà vua). Các VB trước khi
gửi vua, nội các phải làm phiếu nghĩ (như phiếu trình giải quyết văn bản ngày nay),
trong đó là các ý kiến về cách giải quyết để nhà vua xem xét. Tuy nhiên cách thức này
không được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan.
* Nhận xét chung:
- Các triều đại PK Việt Nam (đặc biệt thời Hậu Lê và thời Nguyễn) đã quan tâm
thiết lập những tổ chức chuyên trách về công tác CVGT.
- Những quy định trong công tác CVGT đã được thể chế hoá ở mức độ khá cao,
cụ thể như đã được quy định trong Luật, chiếu, chỉ nhiều quy định về lĩnh vực này
ngày nay chúng ta còn đang kế thừa.
- Qua những quy định của thời PK về công tác CVGT ta thấy, đây là một lĩnh
vực gắn chặt với nội dung cải cách nền hành chính.
10
Hệ thống văn bản QLNN từ 45 đến nay
Giai đoạn 45-75:
1. Hiến pháp: 46 là HP đầu tiên trong lịch sử lập hiến ở Việt Nam. HP59 là sự
thay đổi cho phù hợp với tình hình, đó là sự thay đổi về hình thức sở hữu và một số

thiết chế của nhà nước.
2. Luật: Thuộc quyền ban hành của QH (được quy định trong HP), công dụng
giống ngày nay. Lưu ý: Thời kỳ này do điều kiện chiến tranh, cho nên có những nét
đặc thù như ít, chỉ điều chỉnh các vấn đề cơ bản của XH mà thôi; quy định về xây
dựng luật thời kỳ này cũng có sự khác biệt so với ngày nay.
3. Sắc luật: Được ban hành bởi UBTVQH. Nó điều chỉnh những vấn đề thuộc
phạm vi của Luật, được ban hành giữa 2 kỳ họp QH. Sắc luật do Chính phủ đề nghị
(dự thảo), Ban TVQH biểu quyết thông qua, Chủ tịch nước ký ban hành. Tới kỳ họp
tiếp theo của QH sẽ được trình QH thông qua, nếu không được thông qua tại kỳ họp
này, nó sẽ bị bãi bỏ, còn nếu được thông qua, nó sẽ trở thành luật. Loại VB này chỉ có
ở HP46, đến HP59 nó không còn nữa. Hiện nay tương đương với VB này về công
dụng là Pháp lệnh.
4. Sắc lệnh: Chỉ có trong HP46. Thuộc quyền ban hành của Chủ tịch nước. Công
dụng được dùng trong các trường hợp:
- Ban bố các đạo luật
- Thành lập tổ chức bộ máy, quy định CNNV của các Bộ, CQ ngang Bộ và các
cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
- Bổ nhiệm các thành viên của Chính phủ, các đại sứ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBHC khu-tỉnh, thành và các cán bộ cao cấp khác.
11
- Thiết lập và sửa đổi địa giới hành chính cấp liên khu, cấp khu, tỉnh ,thành trực
thuộc TW.
- Tặng thưởng các huân, huy chương cao quý của nhà nước.
- Ngoài ra còn được sử dụng vào các trường hợp như tổng động viên, công bố
lệnh khẩn cấp, phát hành tem phiếu, tiền
Đây là VB đa năng về công dụng, đến HP59 nó được thay bằng hàng loạt các VB
khác và được phân chuyên cho các cơ quan khác nhau.
5. Pháp lệnh: Được thực hiện từ HP59, thuộc quyền ban hành của UBTVQH. Về
công dụng cơ bản giống hiện nay.
6. Lệnh: Xuất hiện từ HP59, thuộc quyền ban hành của chủ tịch nước. Công

dụng:
- Công bố các đạo luật, các pháp lệnh, các nghị quyết của QH và UBTVQH.
- Công bố các QĐ đặc xá của QH (hiện nay chủ tịch nước ban hành QĐ đặc xá).
- Dùng để tặng thưởng huân, huy chương và các danh hiệu cao quý nhà nước.
- Bổ nhiệm cán bộ cấp cao của Hội đồng Chính phủ trong phạm vi quyền hạn của
chủ tịch nước.
7. Nghị định: Đây là một loại VB có sự thay đổi rất lớn qua các thời kỳ:
* Thời kỳ HP46: NĐ thuộc quyền ban hành của Bộ trưởng, UBHC cấp kỳ và Tp
trực thuộc TW. Trên thực tế, NĐ được ban hành bởi nhiều cơ quan: Chủ tịch nước ban
hành với tư cách là Chủ tịch Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Hội đồng quốc phòng
tối cao, Bộ trưởng các bộ, UBHC các kỳ, tỉnh, Tp thuộc TW.
Công dụng: Do nhiều cơ quan ban hành nên nó phụ thuộc vào đối tượng ban
hành ra nó.
- NĐ của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành Luật, Pháp lệnh; thành
lập cơ quan thuộc Thủ tướng Chính phủ; bổ nhiệm cán bộ thuộc phạm vi Thủ tướng
Chính phủ.
12
- NĐ do bộ trưởng và các cơ quan khác ban hành thì phạm vi điều chỉnh trong bộ
và các cơ quan đó mà thôi.
* Thời kỳ HP59: NĐ chỉ thuộc quyền ban hành của HĐ Chính phủ và nó được ổn
định cho đến ngày nay.
Công dụng: Cơ bản giống như ngày nay.
8. Chỉ thị: Đây là VB có thẩm quyền ban hành tương đối rộng và được thay đổi
qua 2 bản hiến pháp:
* HP46: Thẩm quyền ban hành gồm những cơ quan sau: Thủ tướng Chính phủ,
Hội đồng quốc phòng tối cao, các Bộ trưởng, UBHC các cấp, các cơ quan chuyên môn
bên cạnh UBHC các cấp.
* HP59: Thẩm quyền ban hành bị thu hẹp: HĐ quốc phòng tối cao và các cơ
quan chuyên môn bên cạnh UBHC các cấp không được quyền ban hành nữa.
Về công dụng:

* HP46:
- Được dùng để truyền đạt các chủ trương, chính sách, biện pháp về quản lý
- Để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác đối với các cơ
quan cấp dưới.
- Dùng để hướng dẫn thi hành các VB của cơ quan cấp trên đối với các cơ quan
cấp dưới (như Thông tư ngày nay).
- Đặc biệt thời kỳ này còn có chỉ thị liên bộ (giống thông tư liên tịch ngày nay).
* So với ngày nay: Chỉ thị được ban hành rộng rãi với rất nhiều đối tượng. Riêng
đối với UBND thì thẩm quyền thuộc về UBND chứ không phải là Chủ tịch UBND.
9. Thông tư:
* HP46: Thông tư thuộc quyền ban hành của nhiều cơ quan (chủ tịch nước, Thủ
tướng Chính phủ, HĐQP tối cao, Bộ trưởng, UBHC các cấp).
13
* HP59: Thông tư có sự thay đổi về thẩm quyền ban hành (gồm HĐ Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ và các Bộ trưởng).
Công dụng: Giống như hiện nay.
Ngoài các VB trên, thời kỳ này còn có các VB khác như Thông lệnh (chỉ sử dụng
trong 2 năm 1946-1947, thẩm quyền thuộc các Bộ trưởng, ngày nay thay thế nó chính
là Thông tư); các loại VB như Thông sức,Thông đạt, Định lệnh (được sử dụng rất ít);
ngoài ra còn có Điều lệ, kế hoạch, báo cáo
Những VB ngày nay không được sử dụng:
- Sắc luật (được thay thế bằng Lệnh của chủ tịch nước và một số VB của các cấp
theo từng công dụng) - Xem lại Sắc luật, trích từng công dụng và đưa ra các VB tương
ứng với từng công dụng tương đương ngày nay.
- Thông lệnh, Thông sức, Thông đạt, Định lệnh
Nhận xét chung: Có một số tồn tại sau:
- VB ban hành không đúng thẩm quyền (cả hình thức và nội dung). VD: Thời kỳ
HP1946, NĐ được ban hành bởi nhiều cơ quan, người ta thấy thời kỳ này UBHC ban
hành rất nhiều NĐ có quy định về lập quy. Đến thời kỳ HP59 thì Thủ tướng Chính phủ
không được ban hành, nhưng vẫn thấy có rất nhiều VB này.

- VB thời kỳ này còn sử dụng sai chức năng (VD như Thông tư là hình thức để
HD thì có cả những NĐ cũng dùng để hướng dẫn). Chức năng giữa NĐ và QĐ, giữa
QĐ và Thông tư còn lẫn lộn.
- Nguyên nhân: Thiết chế nhà nước chưa hoàn chỉnh như hiện nay, nhất là phân
quyền, phân cấp giữa các cơ quan TW và địa phương. Về thẩm quyền và công dụng
thì ngày nay được quy định rõ ràng hơn, cụ thể hơn.
14
Giai đoạn 75-nay:
- Hệ thống VB thời kỳ này cơ bản vẫn trên cơ sở kế thừa hệ thống VB của các
thời kỳ trước đó. Tuy nhiên, về công dụng và thẩm quyền ban hành được quy định
chặt chẽ và có tính ổn định hơn (lấy một số VD cụ thể như Chỉ thị, Thông tư).
- Nhà nước đã có quy định giao cho 1 cơ quan chức năng chịu trách nhiệm
QLNN về công tác văn thư (trước 75 không có cơ quan nào quản lý chung, thống
nhất). Đến năm 1990, khi thực hiện cải cách hành chính quốc gia, Chính phủ giao
nhiệm vụ QLNN về công tác văn thư cho Cục Lưu trữ. Đến năm 1993, do chồng chéo
trong QLNN về công tác này giữa Cục Lưu trữ và Văn phòng Chính phủ, làm cho Cục
Lưu trữ chỉ nặng về QLNĐ đối với công tác lưu trữ. Tình trạng này đến năm 2003 mới
có sự thay đổi với sự ra đời của Bộ Nội vụ, trong đó Cục Văn thư và Lưu trữ là cơ
quan trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm quản lý thống nhất công tác này trong cả
nước. Do đó, kéo theo sự thống nhất này đã thể hiện được một số vấn đề cụ thể như:
+ Sự thống nhất về mặt hình thức VB (đó là các quy định trong Thông tư 33 ngày
19/12/1992 của Chủ nhiệm VPCP hướng dẫn về hình thức VB và việc ban hành các
VB của các cơ quan hành chính nhà nước.
+ Ngày 31/12/1992, Bộ trưởng Bộ KH-CN-MT đã ban hành Tiêu chuẩn Việt
Nam về mẫu trình bày VBQLNN. Với tiêu chuẩn này quy định thống nhất kỹ thuật
trình bày thể thức VB một cách cụ thể và chi tiết. Với những quy định này, lần đầu
tiên VBQLNN được thể hiện thống nhất. Đến năm 2002, tiêu chuẩn Việt Nam này
được sửa đổi cho phù hợp hơn.
+ Liên quan đến thẩm quyền và nội dung, Quốc hội đã ban hành được Luật Ban
hành VBQPPL (1996). Cụ thể hoá luật này, Chính phủ đã ban hành NĐ101 ngày

23/9/97. Đến 2002 QH lại sửa đổi, bổ sung Luật này với 2 vấn đề mới: Bãi bỏ thẩm
quyền ban hành VBQPPL của các cơ quan trực thuộc Chính phủ và trong quy trình
soạn thảo tăng cường việc trao đổi giữa các cơ quan có liên quan đến các vấn đề điều
chỉnh trong VBQPPL đó.
Ưu điểm:
15
- Ngày nay các quy định về VB đã có một hệ thống, một hành lang pháp lý ổn
định. Công tác CVGT được quan tâm hơn.
- Đã xây dựng được cơ chế quản lý VB thống nhất. Cụ thể là Cục LTNN đã ban
hành được các CV hướng dẫn việc quản lý VB đi-đến trong các cơ quan và hướng dẫn
công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Đã thống nhất các quy định về quản lý và sử dụng con dấu (Chính phủ đã ban
hành 2 NĐ: 62/CP ngày 22/9/1993 và NĐ 58/2001/NĐ-CP điều chỉnh về vấn đề này).
Nhược điểm: Về VB (chủ yếu là VBQPPL của các CQTW):
- Còn một số sai sót về thể thức VB, thường được biểu hiện trên 2 nội dung:
Cách thể hiện thông tin về thể thức và về kết cấu nội dung VB (đặc biệt là phần mở
đầu nêu căn cứ trong các VB quy phạm thường không thống nhất. Theo thống kê của
Bộ Tư pháp trong năm 2003 có 15% trong tổng số 23.000 VB do các CQTW ban hành
sai về thẩm quyền; 15% VB sai về cách thể hiện số và ký hiện VB; 5% trình bày sai về
tên loại và trích yếu nội dung; 5% sai về ngôn ngữ pháp lý và kỹ thuật trình bày, 5-6%
sai về ký và đóng dấu ).
- Một số VB ban hành chưa phù hợp với thực tế và thiếu tính khả thi, thậm chí
trái với VB của cấp trên hoặc không đảm bảo được tính hợp hiến và hợp pháp.
- Dùng hình thức VB hành chính để quy định và quyết định những vấn đề mang
tính chất quy phạm.
- Nhiều khi Luật, Pháp lệnh đã được ban hành, nhưng chậm đi vào thực tế do
phải chờ NĐ và TT (VD: Luật Ban hành VBQPPL thông qua năm 1996, đến 1997 mới
có NĐ).
- Có nhiều VB dưới luật lấn át VB luật, đặc biệt cũng có sự mâu thuẫn, chồng
chéo nhau (VD: PL về xử phạt hành chính được QH thông qua 95, trong đó có 64 VB

Nghị định có nội dung liên quan để hướng dẫn thi hành với hơn 100 thông tư kèm theo
để hướng dẫn chi tiết ).
- Về công tác CVGT việc ứng dụng CNTT trong quản lý VB của các cơ quan,
công sở chưa đồng bộ, mạnh ai nấy làm, không thống nhất. Đặc biệt yếu về công tác
16
lập hồ sơ hiện hành (thực tế HS ở các cán bộ giải quyết công việc hầu như không lập
(có thể do lý do khách quan là từ năm 1977 đến nay chưa có VB hướng dẫn nào về
công tác này); các cơ quan hầu như chưa lập được danh mục HS
17