Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực tế tại một số bộ)

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN THỊ LAN

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN THỊ LAN

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. TRẦN HOÀNG

Hà Nội, tháng 11 năm 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các
số liệu phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy
định. Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do tơi tìm hiểu, phân tích một cách
trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn. Các kết quả chưa từng được công
bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lan


LỜI CẢM ƠN
Luận văn thạc sĩ là đề tài khoa học yêu cầu đầu tư nhiều thời gian và công
sức. Sau thời gian học tập và nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)”, đến nay tơi đã hồn
thành luận văn dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Trần Hồng. Với tấm lịng thành kính
và biết ơn, tơi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Tiến sĩ Trần Hoàng Người thầy đáng kính, đã ln dành thời gian, tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn tơi
trong suốt q trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học.
Bản thân là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Nơi
lưu giữ “mỏ vàng văn hóa”, tơi nhận thấy sự lựa chọn nghề nghiệp của mình là
đúng đắn và qua thời gian, tơi càng thấy yêu ngành yêu nghề, thực sự tâm huyết và
muốn gắn bó với nghề. Với mong muốn nâng cao trình độ để phục vụ cơng việc
chun mơn, tơi đã theo học lớp Cao học Lưu trữ khóa I của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội - Cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, là một trong
những trường hàng đầu Việt Nam về đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về văn thư,
lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Tại đây, tôi đã được các giảng
viên, các nhà khoa học nhiệt tình giảng dạy và hướng dẫn học tập, nghiên cứu. Với
tình cảm chân thành, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, Phòng
Quản lý khoa học và Sau Đại học, Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, các quý thầy giáo, cô giáo đã truyền đạt những kiến thức quý báu và tạo
điều kiện, giúp đỡ tôi trong suốt q trình học tập và bảo vệ luận văn.
Tơi xin cảm ơn các cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Văn phịng Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III và gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ, động viên để
tôi có thể tập trung nghiên cứu và hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do kiến thức và thời gian còn hạn chế, đề
tài khơng tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp
và sự chỉ dẫn của các Quý thầy, cô giáo, các chuyên gia, những người quan tâm đến
đề tài, đồng nghiệp để đề tài được hồn thiện hơn.
Tơi xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày
tháng năm 2019
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lan


DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt

Stt

Viết đầy đủ

1

CCTCKHTLLT

Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

2

CSDL

Cơ sở dữ liệu

3

LHS

Lập hồ sơ

4

LSĐVHTP&LSP

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

5

LTCQ

Lưu trữ cơ quan

6

LTLS

Lưu trữ lịch sử

7

MLHS

Mục lục hồ sơ

8

PLTL

Phân loại tài liệu

9

PLTCQ

Phông lưu trữ cơ quan

10

TLLT

Tài liệu lưu trữ

11

THBQ

Thời hạn bảo quản

12

XĐGTTL

Xác định giá trị tài liệu


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .......................................... 3
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................... 5
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 6
5. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 7
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ................................................................. 8
7. Kết cấu của đề tài ................................................................................................. 8
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ .............................................................................. 9
1.1. Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................... 9
1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................... 9

1.1.1.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ ....................................................................... 9
1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ............................................................................ 9
1.1.1.3. Khái niệm Lưu trữ cơ quan ......................................................................... 9
1.1.1.4. Khái niệm phông lưu trữ cơ quan................................................................ 9
1.1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ ..................................................................................... 9
1.1.1.6. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................................ 10
1.1.2. Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ......................................... 11
1.1.3. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ..................................... 12
1.1.4. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................................. 12
1.1.4.1. Phân loại tài liệu ........................................................................................ 12
1.1.4.2. Xác định giá trị tài liệu .............................................................................. 13
1.1.4.3. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .................................. 13
1.1.5. Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu chí
đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ .......................................................... 14


1.1.5.1. Khái niệm chất lượng ................................................................................ 14
1.1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................. 14
1.1.5.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................... 16
1.2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................ 17
Tiểu kết chương 1 ................................................................................................... 20
Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ
QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)..................................................... 21
2.1. Khái quát về cơ quan Bộ và tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ .......................... 21
2.1.1. Số lượng, vị trí và chức năng, cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ .................... 21
2.1.2. Tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ ................................................................... 21
2.2. Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ ................................................. 22
2.2.1. Loại hình tài liệu........................................................................................... 22
2.2.2. Thành phần tài liệu ....................................................................................... 22
2.2.3. Nội dung tài liệu ........................................................................................... 22

2.2.4. Số lượng tài liệu ........................................................................................... 23
2.3. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ ................................... 24
2.3.1. Hoạt động quản lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................. 24
2.3.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Bộ về chỉnh lý
tài liệu lưu trữ ......................................................................................................... 24
2.3.1.2. Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................ 25
2.3.1.3. Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...................... 26
2.3.1.4. Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực
hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................................................... 27
2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................... 28
2.3.2.1. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu ................................... 28
2.3.2.2. Phân loại tài liệu ........................................................................................ 29
2.3.2.3. Lập hồ sơ ................................................................................................... 31
2.3.2.4. Xác định giá trị tài liệu .............................................................................. 34
2.3.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .................................. 37
2.4. Đánh giá chung ................................................................................................ 38


2.4.1. Kết quả đạt được .......................................................................................... 38
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân .............................................................................. 40
2.4.2.1. Hạn chế ...................................................................................................... 40
2.4.2.2. Nguyên nhân.............................................................................................. 42
Tiểu kết chương 2 ................................................................................................... 43
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ ........................................................................ 44
3.1. Nhóm giải pháp chung .................................................................................... 44
3.1.1. Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu ..................................................... 44
3.1.2. Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý tài
liệu lưu trữ .............................................................................................................. 45

3.1.2.1. Xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu .......................................................................................................................... 45
3.1.2.2. Hoàn thiện “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” ............................................... 46
3.1.2.3. Hồn thiện Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 và Thông tư
số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ .......................................... 47
3.1.2.4. Xây dựng và hoàn thiện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ............... 48
3.1.2.5. Biên soạn sách hướng dẫn về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................ 50
3.1.3. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về
chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................................................................... 50
3.1.4. Tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý tài
liệu lưu trữ .............................................................................................................. 51
3.1.5. Tuyển chọn đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ đủ về số lượng, đáp
ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho
người làm lưu trữ .................................................................................................... 52
3.1.6. Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm
công tác lưu trữ ....................................................................................................... 53
3.1.7. Đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông
tin trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .............................................................. 54


3.1.8. Nâng cao chất lượng kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................. 54
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.......................................................................... 55
3.2.1. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý ................................. 55
3.2.2. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu ........ 56
3.2.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu ............. 57
3.2.4. Đa dạng và hiện đại hóa cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .............. 58
Tiểu kết chương 3 ................................................................................................... 59
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 61
PHỤ LỤC

1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và trong đó lưu trữ có q trình
lịch sử gần 200 năm (từ khi vua Minh Mạng xây dựng tàng thư lâu tại Huế năm
1825). Ngay từ khi nhà nước Dân chủ Cộng hòa vừa mới ra đời, ngày 3/1/1946,
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thơng đạt số 01/VP, trong đó nêu rõ “cấm không được
tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ
cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.
Đối với các cơ quan Bộ, tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng
cùng có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng
khi cần thiết. Ngày nay, với yêu cầu của hoạt động quản lý và với những phương
tiện kĩ thuật hiện đại đã giúp cho việc soạn thảo, in ấn và sao chụp nhanh chóng thì
khối lượng tài liệu ngày càng nhiều. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan
trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ (TLLT)
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan Bộ được thành lập, cơng tác lưu
trữ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Trong công tác lưu trữ, chỉnh lý TLLT là một trong các nghiệp vụ vô cùng
quan trọng. Chỉnh lý TLLT được coi là một bước, một công đoạn trong quá trình tổ
chức tài liệu trong một phơng, một kho lưu trữ. Nội dung chủ yếu của chỉnh lý là
sắp xếp, biên mục nhằm đưa hồ sơ, tài liệu vào bảo quản trong các phịng, kho lưu
trữ và xây dựng cơng cụ tra cứu khoa học phục vụ khai thác, sử dụng TLLT. Chỉnh
lý TLLT tại Lưu trữ cơ quan (LTCQ) và Lưu trữ lịch sử (LTLS) ở các nước tiên
tiến được thực hiện trên cơ sở tài liệu đã được lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu
trữ và phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ đã được xây dựng chi tiết, ổn
định, lâu dài. Khi đưa vào sử dụng ở Việt Nam, chỉnh lý TLLT được hiểu là việc

phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học tài liệu
và gồm cả lập, hoàn thiện hồ sơ. Cách hiểu như vậy gần như là “cho phép” các cơ
quan thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động về LTCQ trong trạng thái văn bản rời
lẻ, không được lập hồ sơ công việc và không theo tiêu chuẩn xác định giá trị nào.


2

Đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng kéo dài nhiều thập
kỷ qua, một khối lượng lớn tài liệu tại các Bộ trong tình trạng tồn đọng, chất đống,
bó gói, khơng được sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên
không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, trong đó có một
lượng khơng nhỏ là tài liệu hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng bảo quản,
vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của và nhân lực.
Để giải quyết tình trạng trên, tiến tới giảm thiểu việc chỉnh lý TLLT như hiện
nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp lý quan trọng, trong đó phải kể
đến Luật Lưu trữ năm 2011 và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017
về việc tăng cường công tác LHS và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ, LTLS. Tại
2 Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến năm 2010, các
ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn
đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu,
thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”, và “Chậm
nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình
thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”.
Thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước và chỉ đạo của người đứng
đầu Chính phủ, trong thời gian qua, các Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung
là Bộ) đã tích cực, chủ động triển khai hoạt động chỉnh lý TLLT tại cơ quan. Đến
nay, nhiều cơ quan Bộ đã tiến hành được một số đợt chỉnh lý tài liệu, giải quyết một

khối lượng lớn tài liệu tồn đọng, tích đống tại LTCQ. Sau khi chỉnh lý, về cơ bản hồ
sơ, tài liệu được phân loại, hệ thống hoá theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, xác định
thời hạn bảo quản (THBQ), lập MLHS, cơ sở dữ liệu (CSDL) tra cứu phục vụ quản
lý, khai thác sử dụng, loại ra những tài liệu hết giá trị để thực hiện tiêu huỷ, góp
phần sử dụng hiệu quả diện tích kho tàng và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, số lượng tài
liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều do chưa đầu tư đủ kinh phí để xử lý
dứt điểm tài liệu; một số cơ quan còn chưa tuân thủ đúng quy định, hướng dẫn về
nghiệp vụ chỉnh lý; chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đạt yêu cầu, trình độ của


3

đội ngũ nhân lực tham gia chỉnh lý còn hạn chế; công tác kiểm tra, giám sát hoạt
động chỉnh lý cịn chưa sát sao…Điều này gây ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng tác
lưu trữ nói riêng và hoạt động của các cơ quan Bộ nói chung.
Bên cạnh đó, theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ quan Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III. Tuy nhiên trong những năm qua, việc giao nộp tài liệu của
các cơ quan Bộ vào LTLS nhìn chung chưa đảm bảo đúng thời hạn nộp lưu và gặp
khó khăn, vướng mắc do chất lượng MLHS, tài liệu nộp lưu chưa đáp ứng yêu cầu
quy định. Vì vậy, dẫn đến việc cơ quan nộp lưu và cơ quan thẩm định tài liệu nộp lưu
mất nhiều thời gian hướng dẫn, chỉnh sửa, hoàn thiện MLHS, tài liệu nộp lưu.
Là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ năm 2005
đến nay, bản thân tác giả phụ trách, tham gia nhiều hợp đồng chỉnh lý TLLT tại các
cơ quan Bộ, đồng thời trực tiếp hướng dẫn, thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn. Đứng trước thực trạng Nhà nước trong những năm qua đã phải
chi một khoản kinh phí khơng nhỏ cho cơng tác chỉnh lý TLLT, nhưng tài liệu sau
chỉnh lý ở một số Bộ vẫn chưa đảm bảo chất lượng, dẫn đến việc thu thập tài liệu
vào LTLS gặp nhiều khó khăn…khiến tác giả vô cùng trăn trở.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng chỉnh

lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)” làm luận văn
thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, với mong muốn nghiên cứu, đánh giá thực trạng
chỉnh lý TLLT hiện nay tại các cơ quan Bộ qua những kết quả đạt được, tồn tại và
ngun nhân, thơng qua đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý
TLLT tại các cơ quan Bộ trong thời gian tới.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Từ trước đến nay, chỉnh lý TLLT khơng những có vị trí quan trọng trong cơng
tác lưu trữ mà cịn là một nhiệm vụ mang tính chất cấp thiết đối với các phịng, kho
lưu trữ. Chính vì vậy, vấn đề này được nhiều người quan tâm, bàn đến ở nhiều khía
cạnh và đã có các giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ, các khóa luận tốt
nghiệp, các bài viết trao đổi trên tạp chí và hội nghị, hội thảo khoa học của ngành.
Về mặt lý luận, công tác chỉnh lý TLLT được thể hiện ở nhiều vấn đề nghiệp


4

vụ. Các nội dung nghiệp vụ của chỉnh lý TLLT như phân loại, XĐGTTL, thống kê
và xây dựng CCTCKHTLLT đã được viết thành các phần rất quan trọng trong các
cuốn sách giáo khoa về lưu trữ học dùng để giảng dạy cho sinh viên hệ đại học, cao
đẳng, trung học chuyên nghiệp và các lớp tập huấn ngắn ngày cho cơng chức, viên
chức lưu trữ. Trong đó có giáo trình được sử dụng rộng rãi để giảng dạy và học tập
trong các trường như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân ChúcNguyễn Văn Hàm-Vương Đình Quyền-Nguyễn Văn Thâm, do Nhà xuất bản Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; “Lưu trữ học đại cương” của
các Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành
phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”
của Chu Thị Hậu (chủ biên), do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2017…
Về mặt thực tiễn, từ trước đến nay có các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên
ngành Lưu trữ nghiên cứu về chỉnh lý như: “Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học
kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của Trần Châu Giang (năm
1999); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực

tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ Công nghiệp” của Phan Thị Hoàng
Hương (năm 2000); “Chỉnh lý khoa học tài liệu các cơng trình xây dựng cơ bản tại
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn” của Trịnh Thị Kim Oanh (năm 2000);
“Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công
nghiệp” của Phạm Thanh Hoa (năm 2001); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu
Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp (1995-2003)” của Nguyễn Duy Hợp (năm 2004)…
Trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ có các bài viết đề cập đến vấn đề chỉnh lý
TLLT như: “Vài nét về phương hướng công tác chỉnh lý tài liệu văn kiện tài liệu
lưu trữ của các Bộ và cơ quan Trung ương” của Nguyễn Xuân Nung (số 4, 1968);
“Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại
cụ thể” của Đỗ Ngọc Phác (1974); “Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu của các cơ
quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư” của Vũ Thị Phụng (số 3, 1986); “Nhìn lại cơng
tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ chưa được lập hồ sơ trong 25 năm
qua” của Lê Văn Khảm (số 4, 1987); “Một số vấn đề về chỉnh lý tài liệu văn kiện
phông lưu trữ cơ quan Bộ” của Nguyễn Văn Hàm (số 3, 1989); “Bàn thêm về chất


5

lượng hồ sơ trong chỉnh lý” của Văn Tất Thu (số 3, 1994)…
Ngoài ra, trong các hội thảo nghiệp vụ có các bài tham luận, trao đổi về chỉnh
lý TLLT, điển hình như “Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017…
Nhìn chung, các giáo trình, khóa luận, bài viết trên đã đề cập khá đầy đủ đến
các nội dung của chỉnh lý tài liệu, từ đó để tổng kết và rút ra những kinh nghiệm
quý báu trong cơng tác nghiệp vụ này. Tuy nhiên, các giáo trình, khóa luận, bài viết
chủ yếu tập trung đề cập đến khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung các nghiệp vụ
chỉnh lý và thực tiễn chỉnh lý một khối/phông lưu trữ cụ thể tại một cơ quan Bộ.
Tính đến nay, chưa có đề tài nào nghiên cứu tồn diện về công tác chỉnh lý TLLT
(bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ) tại các cơ quan Bộ xuất phát

từ những địi hỏi thực tiễn. Vì vậy, với hướng nghiên cứu mới về chỉnh lý TLLT tại
các cơ quan Bộ, chúng tôi mong muốn, hi vọng đề tài sẽ nhận được sự quan tâm của
các cơ quan Bộ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các đối tượng liên quan.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT.
Thứ hai, từ cơ sở lý luận và pháp lý đó, phân tích tình hình thực tiễn, đánh
giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất
lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung và cơ sở pháp lý về nâng cao chất
lượng chỉnh lý TLLT.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ.
- Phân tích những thuận lợi và khó khăn đối với cơng tác chỉnh lý TLLT tại
các cơ quan Bộ.
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý
TLLT tại các cơ quan Bộ.


6

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT.
- Tình hình chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ.
- Các phương án và giải pháp khoa học nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý
TLLT tại các cơ quan Bộ.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Đề tài này tập trung nghiên cứu về công
tác chỉnh lý TLLT của các Bộ trong giai đoạn từ năm 2007 (Mốc thời gian ban hành

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ) đến nay.
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài được giới hạn trong lưu trữ do
cơ quan Bộ quản lý. Do khơng có điều kiện trực tiếp nghiên cứu toàn bộ các cơ
quan Bộ, chúng tôi đã chọn nghiên cứu công tác chỉnh lý TLLT ở một số Bộ như:
Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và cơ quan ngang
Bộ là Văn phịng Chính phủ. Sở dĩ chúng tôi lựa chọn 4 cơ quan trên để tìm hiểu,
đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ ở Việt Nam là vì tính điển
hình trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý TLLT từ năm
2007 đến nay. Hàng năm, các Bộ này đã đầu tư cho công tác chỉnh lý TLLT và đạt
được những kết quả nhất định. Bên cạnh đó, tại kho LTCQ của 4 cơ quan Bộ hiện
nay đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về nhiều mặt, phong phú về
thành phần và nội dung, nhưng trong số đó có một số lượng khơng nhỏ tài liệu tồn
đọng, bó gói, chưa được chỉnh lý. Ngoài ra, các Bộ trên thường xuyên thực hiện
giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đây là cơ sở giúp tác giả
nghiên cứu, khảo sát, tổng hợp thông tin, so sánh, đối chiếu, đánh giá chất lượng
chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT của các
cơ quan Bộ được đa chiều, khách quan, chính xác và khoa học hơn.
- Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và
pháp lý, tình hình thực tiễn về chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp để nâng
cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ của Việt Nam. Đề tài không đề
xuất giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT cho một cơ quan cụ thể.


7

5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lê nin: Sử dụng phương pháp này
để có phương pháp luận khách quan, biện chứng về chỉnh lý TLLT tại cơ quan Bộ.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để phân
tích cơ sở lý luận liên quan đến chỉnh lý TLLT; tổng hợp kết quả nghiên cứu của

các tác giả liên quan đến nội dung nghiên cứu; tổng hợp các số liệu thống kê; đưa ra
những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, tồn tại của các vấn đề, lĩnh vực nghiên cứu.
- Phương pháp hệ thống: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa
các văn bản về chỉnh lý TLLT. Trên cơ sở tiếp cận hệ thống để đánh giá thực trạng
chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp nâng cao chất
lượng chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian tới.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Để có thơng tin thực tế, tác giả sử dụng
phương pháp khảo sát thực tế về công tác chỉnh lý TLLT tại một số Bộ như: Bộ Nội
vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và Văn phịng Chính phủ.
- Phương pháp phỏng vấn: Kết hợp với phương pháp khảo sát thực tế, tác giả
sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại đối
với Trưởng phịng Lưu trữ và cơng chức trực tiếp làm lưu trữ của các Bộ để khai
thác thông tin liên quan đến đề tài như: tình hình tổ chức bộ máy, nhân sự làm công
tác lưu trữ; thực trạng và thuận lợi, khó khăn trong chỉnh lý TLLT; những đề xuất
kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền về giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý.
- Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh các số
liệu đã thu thập nhằm thấy được những bất hợp lí về cơ sở vật chất đầu tư cho công
tác chỉnh lý TLLT, các yếu tố con người, chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý…
- Phương pháp thông tin: Giá trị của thông tin không phải bao giờ cũng tỷ lệ
thuận hoặc lệ thuộc vào khối lượng của tài liệu. Khối lượng thông tin trong tài liệu
càng lớn thì nhiệm vụ lựa chọn các thơng tin có độ tin cậy cao cũng trở nên phức
tạp. Giá trị thông tin trong tài liệu không tồn tại một cách riêng rẽ, mà thường gắn
với các nhân tố của hệ thống xác định trong các cơ quan sử dụng chúng. Khi lập
bảng kê tài liệu cần thu thập vào LTLS thì khơng có thơng tin bị trùng lặp, những
tài liệu có mặt trong hệ thống cơ quan thơng thường được lưu giữ ở cơ quan có chức


8

năng quan trọng, có nhiệm vụ trực tiếp đến việc sử dụng các thông tin được phản

ánh trong tài liệu. Sử dụng phương pháp này giúp tác giả đánh giá chính xác về
cơng tác XĐGTTL và xây dựng các cơng cụ tra cứu thông tin về TLLT.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Thứ nhất, về mặt lý luận:
- Đề tài đã tổng hợp, trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận về chỉnh lý
TLLT; nghiên cứu và làm rõ nội hàm các khái niệm liên quan đến chỉnh lý TLLT.
- Đề tài góp phần hoàn thiện lý luận Lưu trữ học của Việt Nam với các nội
dung nghiệp vụ như phân loại, XĐGTTL, lập CCTCKHTLLT. Cùng với các giáo
trình, khóa luận, bài viết về chỉnh lý TLLT của các tác giả, đề tài đóng góp thêm
tiếng nói để khẳng định vai trị, ý nghĩa của chỉnh lý trong công tác lưu trữ và sự
cần thiết phải chỉnh lý khoa học TLLT tại các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, về mặt thực tiễn:
- Đề tài phản ánh bức tranh tồn cảnh về cơng tác chỉnh lý TLLT thông qua
các hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ tại các cơ quan Bộ, với những nhận
xét về ưu điểm, tồn tại, hạn chế và các nguyên nhân.
- Đề tài cung cấp cách hiểu đúng về chỉnh lý TLLT, vai trò của chỉnh lý
nhằm giúp các Bộ xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý TLLT đầy đủ, phù hợp.
- Với kết quả nghiên cứu, đề tài có thể giúp cơ quan quản lý ngành có những
biện pháp chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu gồm 3
chương sau đây:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu
lưu trữ
Chương 2. Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực
tế tại một số Bộ)
Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan Bộ.

9

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Để hiểu và bàn về chỉnh lý TLLT có cơ sở, khoa học, trước tiên chúng ta tìm
hiểu về một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu, đồng thời làm rõ nội hàm
và mối tương quan của một số khái niệm sau đây:
1.1.1.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ
Theo Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là hoạt
động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Xét về nội hàm, khái niệm “hoạt động lưu trữ” được đưa ra trong Luật Lưu
trữ năm 2011 phản ánh 06 loại việc có tính chất nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có
nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.
1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm:“Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.1.3. Khái niệm Lưu trữ cơ quan
Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: “Lưu trữ cơ quan là tổ
chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.
1.1.1.4. Khái niệm phông lưu trữ cơ quan
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác lưu trữ” do Chu Thị Hậu
chủ biên (năm 2016): “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo
quản trong một kho lưu trữ” [31, tr. 128].
1.1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ

Giáo trình “Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” của Vương Đình


10

Quyền (năm 2007) giải thích: “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành
trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân theo từng
vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên
mục chúng theo phương pháp khoa học” [47, tr. 337].
1.1.1.6. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Thuật ngữ chỉnh lý TLLT xuất hiện trong nhiều sách viết về lý thuyết và
nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam. Theo chúng tôi tìm hiểu, chỉnh lý TLLT có các khái
niệm sau:
Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Vương Đình
Quyền chủ biên (năm 1990) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một
biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ (như lập hồ sơ, phân loại,
xác định giá trị, thống kê tài liệu…) để tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ”.
“Từ điển Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992): “Chỉnh
lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong đó
bao gồm việc chỉnh sửa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm
công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra
chỉnh lý”.
Cuốn sách “Công tác văn thư lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 2000)
khái niệm: “Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phơng lưu trữ theo một
phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn
vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối
ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu”.
Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của Dương
Văn Khảm (năm 2011) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là
chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mực của khoa học

lưu trữ”.
Tại Khoản 13, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm “Chỉnh lý tài liệu là
việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham và Bùi


11

Loan Thùy (năm 2015) giải thích: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ là tổ
chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh
sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa
hồ sơ, tài liệu và làm các cơng cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý”.
Qua các khái niệm, quan điểm và giải thích nói trên, chúng tơi khái qt khái
niệm chỉnh lý TLLT như sau: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp
nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, trong đó tiến hành phân loại, lập hồ sơ, xác
định giá trị và làm các công cụ tra cứu đối với phơng hoặc khối tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công
tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
1.1.2. Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Một là, tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản,
khai thác sử dụng tài liệu.
Hai là, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Chỉnh lý TLLT giúp nắm chắc được thành phần, nội dung tài liệu, từ đó
xem xét tài liệu thiếu hay đủ để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu một

cách hợp lý, góp phần thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ.
+ Chỉnh lý TLLT giúp đánh giá chính xác giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn
những tài liệu có giá trị và bảo quản lâu dài phục vụ cho nghiên cứu; đồng thời loại
ra tài liệu khơng cịn giá trị nhằm tiết kiệm diện tích phịng kho, văn phòng phẩm...
+ Chỉnh lý TLLT tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu.
+ Thông qua chỉnh lý TLLT sẽ nắm được tình trạng vật lý của tài liệu tốt hay
khơng tốt, biết được tài liệu nào có nguy cơ bị hư hỏng, nấm mốc… Từ đó có kế
hoạch khơi phục, chế độ bảo quản thích hợp và kịp thời cho tài liệu.


12

+ Chỉnh lý TLLT tạo sự nghiêm túc, khoa học trong giải quyết công việc của
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
1.1.3. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.
+ Nguyên tắc xuất sinh.
+ Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ
chức hình thành phơng và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
- Các yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Phân loại và
LHS hoàn chỉnh; xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
lập cơng cụ tra cứu (MLHS, CSDL và các công cụ tra cứu khác) phục vụ cho việc
quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; lập danh mục tài liệu hết giá trị.
1.1.4. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.1.4.1. Phân loại tài liệu
Giáo trình “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” do Vương Đình Quyền chủ
biên (1990) giải thích: “Phân loại tài liệu phơng lưu trữ là dựa vào những đặc

trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự
các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận
lợi và có hiệu quả phơng lưu trữ đó”.
Để PLTL PLTCQ, cần tiến hành những công việc cụ thể sau đây:
a) Nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch
sử phơng
Lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông là lịch sử về tổ chức và
hoạt động của cơ quan đã hình thành nên phơng lưu trữ và lịch sử khối tài liệu thuộc
cơ quan đó [46, tr. 67].
b) Chọn và xây dựng phương án phân loại
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong
phơng được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài
liệu của phơng đó [46, tr. 71].


13

Khi xây dựng phương án phân loại cho một PLTCQ, có thể chọn một trong
các phương án sau: Phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian”, “Thời gian-cơ cấu tổ
chức”, “Mặt hoạt động-thời gian”, “Thời gian-mặt hoạt động”.
Khi chọn được phương án phân loại, công việc tiếp theo là xây dựng một
phương án phân loại chi tiết và hoàn chỉnh cho phơng lưu trữ đó.
c) Thực hiện phân loại tài liệu theo phương án
Sau khi đã có phương án phân loại phù hợp, cần lựa chọn việc PLTL theo
phương pháp PLTL trực tiếp hoặc phương pháp gián tiếp thông qua bộ thẻ.
1.1.4.2. Xác định giá trị tài liệu
Khoản 14, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm: “Xác định giá trị tài
liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá
trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”.

Việc XĐGTTL cần được vận dụng, tiến hành theo 3 nguyên tắc, 4 phương
pháp và các tiêu chuẩn cụ thể như sau: Tiêu chuẩn về nội dung của tài liệu; vị trí
của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và
địa điểm hình thành tài liệu; mức độ tồn vẹn của phơng lưu trữ; hình thức của tài
liệu; tình trạng vật lý của tài liệu.
1.1.4.3. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Theo “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu (chủ biên)
năm 2016: “Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mơ tả tài
liệu lưu trữ ở nhiều góc độc khác bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự
động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự
liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học,
nhằm mục đích phục vụ tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả”.
Trong lưu trữ có nhiều loại cơng cụ tra cứu tài liệu khác nhau, tuy nhiên
MLHS và CSDL lưu trữ là một trong các công cụ quan trọng, phổ biến tại các
phòng, kho lưu trữ hiện nay.
- Mục lục hồ sơ:
Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống các thông tin như địa chỉ bảo quản, nội


14

dung, thời gian, số tờ, thời hạn bảo quản của hồ sơ cho một phông hoặc một bộ
phận phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập lưu trữ [31, tr. 192].
Cấu tạo của MLHS gồm: Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng
chữ viết tắt, bảng chỉ dẫn, bảng kê các hồ sơ, phần tổng kết mục lục.
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ:
Cơ sở dữ liệu lưu trữ là một hệ thống các thơng tin có cấu trúc dưới dạng một
tập hợp liên kết các dữ liệu, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp
như băng từ, đĩa từ…Những thông tin hoặc dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu được
duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành, hay được lưu trữ trong

các hệ quản trị dữ liệu, được đảm bảo bởi tính hệ thống, có khả năng cập nhật và
truy nhập tự động hóa [31, tr. 201].
Hiện nay trong lưu trữ có các CSDL dùng làm phương tiện để tra cứu TLLT
như: CSDL hồ sơ theo một phông lưu trữ; CSDL quản lý TLLT theo chuyên đề;
CSDL quản lý thông tin cấp hai TLLT; CSDL quản lý toàn văn văn bản (thông tin
cấp I) đối với khối TLLT quý, hiếm và TLLT có giá trị đặc biệt.
1.1.5. Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu
chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.1.5.1. Khái niệm chất lượng
Chất lượng là một phạm trù phức tạp và có nhiều khái niệm, định nghĩa.
Theo Giáo sư người Nhật - Ishikawa: “Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị
trường với chi phí thấp nhất”.
Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách
hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ cơng nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu
đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng.
Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao
hơn thì có chất lượng cao hơn. Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ
thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp [57].
1.1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chất lượng chỉnh lý TLLT được tạo nên từ nhiều yếu tố và cũng chính những


15

yếu tố này có ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý TLLT. Các yếu tố đó là:
a) Trình độ tổ chức quản trị: Đây là nhân tố tác động trực tiếp, liên tục đến
chất lượng chỉnh lý TLLT. Chất lượng chỉnh lý phụ thuộc rất lớn vào cơ chế quản
trị, nhận thức hiểu biết về lưu trữ và trình độ của cán bộ quản lý, khả năng xây dựng
đề án, kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện chỉnh lý. Các yếu tố như lực lượng lao

động, TLLT, kỹ thuật-cơng nghệ và thiết bị dù ở trình độ cao nhưng không biết tổ
chức quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa các khâu, giữa các yếu tố
của quản trị thì khơng thể tạo ra một sản phẩm chỉnh lý TLLT có chất lượng cao.
b) Lực lượng lao động: Đây là nhân tố ảnh hưởng có tính chất quyết định đến
chất lượng chỉnh lý TLLT. Chỉnh lý là một nghiệp vụ khó, phức tạp và là một biện
pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, do đó địi hỏi lực lượng lao động
phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kinh nghiệm, có ý thức kỷ luật, tinh thần
hợp tác và phối hợp trong thực hiện các bước của quy trình chỉnh lý.
c) Tài liệu lưu trữ: Đây là yếu tố cơ bản của đầu vào có ảnh hưởng quyết
định đến chất lượng chỉnh lý vì TLLT tham gia trực tiếp vào cấu thành sản phẩm.
Muốn hồ sơ đạt chất lượng thì tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ thành phần,
đảm bảo giá trị pháp lý, các thông tin trong tài liệu phải chính xác, tài liệu phản ánh
đầy đủ q trình giải quyết cơng việc và phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hình thành phông … Nếu tài liệu không giữ lại được đầy đủ trong q
trình giải quyết cơng việc, tài liệu không đầy đủ thể thức, tài liệu rời lẻ, tài liệu
photo… thì hồ sơ sẽ có chất lượng khơng cao.
d) Khả năng về kỹ thuật cơng nghệ, thiết bị: Nhóm yếu tố kỹ thuật cơng
nghệ, thiết bị khơng chỉ góp phần vào việc nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT, mà
cịn tăng tính cạnh tranh của sản phẩm chỉnh lý trên thương trường, thoả mãn nhu
cầu của người sử dụng. Khi sử dụng kỹ thuật công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho các
khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải
quyết nhanh nhất trong việc sắp xếp tài liệu và biên mục hồ sơ, giúp lập CSDL
MLHS để tra tìm trên máy tính được nhanh chóng, thuận lợi. Ngồi yếu tố kỹ thuật
công nghệ, cần phải chú ý đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp và sử dụng bìa hồ sơ,
hộp đựng tài liệu đúng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT.


16

1.1.5.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

a) Tiêu chí thực hiện đúng quy định của Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Việc tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý TLLT
là một trong các tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng công tác này. Khoản 2,
Điều 15, Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu
cơ bản sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định
thời hạn bảo quản; hồ sơ được hồn thiện và hệ thống hố; có Mục lục hồ sơ, cơ sở
dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị”; Quyết định số 1687/QĐBKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về cơng bố tiêu chuẩn
quốc gia về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản TLLT, giá bảo quản TLLT.
Như vậy, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo các yêu cầu trên và sử dụng bìa,
hộp, giá bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn thì được đánh giá là có chất lượng.
b) Tiêu chí thực hiện đúng “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO
9001: 2000”
Một trong các tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT
chính là việc thực hiện đúng và đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”
ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước. Trường hợp khi thực hiện chỉnh lý mà thiếu một trong các
bước thì cơ quan, tổ chức kiểm tra yêu cầu hoàn thiện. Trong 23 bước, kết quả của
các bước sau đây sẽ là cơ sở quan trọng để đánh chất lượng chỉnh lý TLLT, cụ thể:
- Bước 4: Biên soạn được đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đó là Bản
LSĐVHTP&LSP;Hướng dẫn phân loại, LHS; Hướng dẫn XĐGTTL.
- Bước 5, 6: Việc phân loại tài liệu, LHS, XĐGTTL phải đúng theo Hướng
dẫn phân loại, LHS và Hướng dẫn XĐGTTL. Thành phần tài liệu trong hồ sơ phải
được sắp xếp khoa học, định vị tài liệu, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, khơng có giá trị.
- Bước 11: Việc biên mục hồ sơ phải đảm bảo như sau:
+ Biên mục bên trong hồ sơ: Hồ sơ có THBQ từ 20 năm trở lên phải đánh số
tờ; hồ sơ có THBQ vĩnh viễn phải viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc.
+ Biên mục bên ngồi hồ sơ (viết bìa hồ sơ): Viết tiêu đề hồ sơ phải chi tiết,
cụ thể, chính xác phản ánh được nội dung tài liệu có trong hồ sơ; xác định và ghi