Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất của Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Lời nói đầu
Đối với nền kinh tế, doanh nghiệp là một mắt xích vô cùng quan
trọng và không thể thiếu đợc. Đây là bộ phận chủ chốt tạo ra của cải vật chất,
duy trì sự tồn tại của xã hội. Qua thực tế nớc ta hiện nay, ta thấy các doanh
nghiệp đang bị cuốn hút mạnh mẽ vào guồng máy hối hả đầy biến động của cơ
chế thị trờng và cố gắng vơn lên chống chọi với sự đào thải khắc nghiệt của
nó. Song ở lĩnh vực nào cũng đều gặp phải thách thức to lớn: phải chiến thắng
trong cuộc cạnh tranh gay gắt về mọi mặt. Trong đó, khía cạnh quyết định
nhất là chất lợng của sản phẩm cung ứng ra thị trờng và chi phí để tạo ra
chúng. Với t cách là một loại t liệu lao động, là yếu tố đầu vào quan trọng của
sản xuất, NVL có ảnh hởng trực tiếp và vô cùng to lớn đến hai khía cạnh này.
Là thành phần vật chất chính tạo ra sản phẩm nên có thể nói chất lợng của
NVL quyết định chất lợng của sản phẩm. Việc sử dụng nó ra sao sẽ tác động
thẳng tới sự biến động của chi phí. Do vậy bằng công cụ quản lý kế toán các
nhà quản trị đã chú tâm theo dõi đánh giá cách sử dụng NVL. Từ đó cung cấp
thông tin bổ ích kịp thời cho quá trình sản xuất nhằm nâng cao chất lợng, hạ
giá thành sản phẩm. Hơn thế nữa, đây lại là yếu tố đầu vào, gồm nhiều loại th-
ờng xuyên biến động, đòi hỏi quản lý chặt chẽ, nếu không sẽ gây tổn thất kinh
tế. Sự theo dõi, ghi chép, hạch toán sự thay đổi NVL là vô cùng cần thiết. Tóm
lại, kế toán NVL, với vai trò công cụ đắc lực giúp nhà quản trị quản lý NVL
có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo điều kiện trong việc đảm bảo chất lợng,
tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận liên hệ trực tiếp đến sự tồn tại, uy thế của
doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em đã tìm hiểu
toàn bộ công tác kế toán của công ty, nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của
cán bộ kế toán và thầy cô giáo em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài nguyên vật
liệu trong doanh nghiệp sản xuất để làm luận văn tốt nghiệp. Tuy nhiên do
1
thời gian hạn hẹp và trình độ hiểu biết còn nhiều hạn chế em rất mong các
thầy cô giáo cán bộ kế toán của công ty góp ý kiến chỉ bảo để em hoàn thiện
tốt hơn.

Em xin trình bày đề tài theo 3 chơng:
Chơng 1: lý luận chung về kế toán NVL.
Chơng 2: thực tế tổ chức hạch toán vật liệu ở công ty.
Chơng 3: các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại doanh nghiệp.
2
Chơng I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu
tại các doanh nghiệp sản xuất.
1.1 Đặc điểm yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán
nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý
1.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu
*Khái niệm đặc điểm :
NVL là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt thép
trong doanh nghiệp chế tạo, rau quả trong doanh nghiệp chế biến thực phẩm,
vải trong doanh nghiệp may mặc, cát vôi trong doanh nghiệp xây dựng . . . ; là
1 trong 3 yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (t liệu sản xuất, đối tợng lao
động, sức lao động); là tài sản dự trữ của doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất
liên tục.
-Thể hiện dới dạng vật hoá có nghĩa là nó tồn tại ở trạng thái vật chất cụ
thể, có thể sờ mó cảm nhận bằng trực quan. Nhờ cân đong đo đếm đợc nên
NVL và sự biến động của nó đợc kiểm soát thờng xuyên bằng việc kiểm kê
xác định số lợng theo các đơn vị đo lờng. Vật t có thể ở dạng nguyên sơ (là
các vật liệu có sẵn trong thiên nhiên) có thể ở dạng các sản phẩm đã qua chế
biến, sơ chế.
-Là đối tợng lao động, nó gồm các yếu tố đợc đa vào phuc vụ quá trình
vận hành chung, chịu sợ tác động giá tiếp của con ngời qua t liệu sản xuất tạo
sản phẩm đầu ra. Nhiều ngời quan niệm rằng đầu ra ở đây là các sản phẩm hữu
hình sẵn sàng cung ứng ra thị trờng- hay các sản phẩm đầu ra cuối cùng. Nh
vậy đã vô hình chung thu hẹp giới hạn của NVL theo nghĩa NVL chính và vật
liệu phụ trực tiếp chế biến ra sản phẩm. NVL đợc hiểu là toàn bộ các yếu tố

chịu sự tác động của con ngời tham gia mọi quá trình hoạt động trong doanh
nghiệp. Ví nh than dầu để tạo ra nhiệt lợng cung cấp cho các nồi nấu hơi, rèn
công cụ dụng cụ, chạy máy, các phụ tùng thay thế lại chỉ có ý nghĩa đảm bảo
hoạt động liên tục bình thờng giảm thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra. Và các
3
sản phẩm do NVL tạo ra có thể là sản phẩm chính hay sản phẩm của hoạt
động sản xuất phụ trợ hoặc phục vụ quản lý. Trong quá trình tác động của lao
động về mặt hiện vật, NVL có thể bị tiêu hao toàn bộ (xăng dầu than khí đốt)
có thể thay đổi hình thái vật chất ban đầu (mía-đờng, bông sợi ..) hoặc giữ
nguyên trạng thái (vải trong các sản phẩm may mặc, tôn trong các sản phẩm
gò khay máng).
-NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh. Do vậy mọi loại phí tổn về NVL đều đợc chuyển một lần và toàn
bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo thành. Khác với t liệu lao động nó chỉ tham
gia một lần vào một chu kì sản xuất nhất định. Toàn bộ NVL sử dụng trong kì
nào thì đợc tính vào chi phí kì đó không có bộ phận kết chuyển. Song bên cạnh
chi phí NVL còn có các chi phí khác. Giá trị NVL là thành phần chủ yếu tạo
nên giá trị sản phẩm.
-Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là một bộ phận dự trữ cho
sản xuất. Nó đợc lu trữ bảo quản trong các kho, mỗi khi sản xuất có yêu cầu
sẵn sàng cung ứng ngay. Nó giúp cho quá trình công nghệ hoạt động liên tục
bình thờng không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng. Từ đó giảm các tổn thất
kinh tế các chi phí cố định phải trả. Bên cạnh đó NVL còn là một bộ phận tài
sản hàng tồn kho của doanh nghiệp. Giá trị vật liệu trong kho chính là lợng
vốn nhà đầu t bỏ ra cha đa vào sản xuất kinh doanh cha thu hồi qua giá bán
sản phẩm. Nó tạo nên một phần vốn ứ đọng không sinh lời cho chủ sở hữu.
Với vai trò không thể thiếu đợc trong việc duy trì sản xuất vật t luôn đợc xác
định trị giá tồn kho thichs hợp với cơ cấu vốn và hoạt động của doanh nghiệp.
Hơn thế nữa nó còn là một bộ phận tài sản lu động của công ty. Vòng quay
của nó rất ngắn. Khi sản phẩm đợc bán ra chi phí vật t đã bỏ ra nay đợc thu

hồi, tiếp tục đầu t vật liệu cho chu kì hoạt động sau.
*Vai trò NVL trong sản xuất công nghiệp
Thật thiếu sót nếu chỉ xem xét nó trong quá trình sản xuất. Nh đã nói ở
trên vật liệu là tài sản tồn kho của doanh nghiệp. Nó là lợng vốn chết mà
doanh nghiệp buộc phải có. Đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ.
Bởi thế nếu ban quản lý không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu t hợp lí sẽ gây nhiều
bất lợi cho công ty. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu t
4
liệu buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu song vẫn
phải trả các khoản chi phí bất biến nh khấu hao nhà xởng, bảo dỡng máy móc,
lơng công nhân nghỉ chờ việc. Nó đa đến ngay nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá
nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăng không cần thiết.
Kèm theo đó vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả
lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá. Điều đó gây thất thoát thiếu hụt về vốn.
Việc xây dựng một tỉ lệ vốn NVL hợp lí là một tiêu chí đánh giá khả năng
lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu đợc thực hiện nh vậy sẽ tránh đợc các tình
trạng trên. Đông thời tạo khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng đợc
các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra
khỏi lĩnh vực chính. Qua tỉ lệ vốn NVL trong vốn kinh doanh nó thể hiện khả
năng nghiên cứu huy động các nguồn khác nhau của nhà quản trị sao cho vừa
có lợi nhất về chi phí thu mua vừa đảm bảo chất lợng vừa luôn có khả năng
đáp ứngphù hợp mỗi khi nhu cầu sản xuất có biến động lớn bất ngờ. Nó là một
bài toán khó trong kinh doanh khi phải khai thác các thời điểm hàng hạ hay có
nguy cơ khan hiếm hàng.
1.1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.1.1.2.1Phân loại nguyên vật liệu
Để tiến hành kinh doanh, doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều NVL với
nhiều công dụng khác nhau. Cho nên số lợng các NVL thờng lớn, đa dạng về
chủng loại, kích cỡ, tính chất lý hoá; đòi hỏi các yêu cầu kỹ thuật bảo quản sử
dụng. Nhằm quản lý tốt, phù hợp với từng loại, công tác phân loại là cần thiết.

Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận có cách
thức phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau.
Trong các cách phân loại đó, việc phân theo vai trò và tác dụng của
NVL trong quá trình sản xuất thông dụng hơn cả. Bộ phận kho sử dụng nó dới
hình thức hiện vật nhằm dễ quản lý, sự biến động kho và có chế độ bảo quản
phù hợp với từng loại. Bộ phận sử dụng lại quan tâm ở dạng định mức từng
loại để theo dõi tình hình tiêu hao có tiết kiệm hay không. Bộ phận kế toán lại
nắm bắt từng nhóm bằng cả hai hình thức: hiện vật và giá trị. Theo cách này
NVL đợc chia làm các loại:
5
- NVL chính là các loại vật t sẽ cấu thành các thành phần vật chất cơ
bản của sản phẩm sau quá trình gia công; nó sẽ đợc nhận ra khi có sự tiếp xúc
với sản phẩm. Đối với mỗi loại đầu ra thì có NVL chính khác nhau, nh lạc,
đậu, vừng đối với sản xuất tinh dầu, bột mì trong sản phẩm bánh... Danh từ
nguyên liệu đợc dùng chỉ các đầu vào thô cha qua chế biến hay mức sơ chế
nh lạc, đậu, mía, cát, sỏi,..thờng là thành quả lao động nông nghiệp, công
nghiệp khai thác. Vật liệu dùng để chỉ bộ phận vật t là thành phẩm hoặc bán
thành phẩm của công đoạn chế biến công nghiệp trớc nh xi măng đờng sắt
thép,...
- Vật liệu phụ là những loại vật t không là cơ sở vật chất chủ yếu hình
thành sản phẩm mới, đợc sử dụng kèm với NVL chính nhằm hoàn thiện, nâng
cao bảo toàn chất lợng cũng nh để đảm bảo khả năng hoạt động liên tục bình
thờng của công cụ hay để phục vụ cho nghiên cứu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Ví dụ chỉ may, dầu ma dút , chất chống ẩm, chất bảo quản , phẩm màu thực
phẩm. . . Nó đợc chế biến trong công nghiệp.
- Nhiên liệu là loại dùng để tạo ra nhiệt lợng cho quản trình sản xuất nh
xăng, dầu than củi... Thực chất, nó là một loại vật liệu phụ song đợc tách ra
quản lý riêng do việc sử dụng nó chiếm tỉ lệ lớn, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật đặc
biệt: chống cháy nổ, dò gỉ. Nếu không thiệt hại do nó gây ra rất lớn khôn lờng.
Nó có thể ở dạng lỏng, thể rắn, khí. Diện phục vụ của nó khá rộng:cả quy trình

công nghệ và các hoạt động khác.
- Phụ tùng thay thế là các loại vật t đợc sử dụng trong sửa chữa, thay
thế, bộ phận của máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải nh êvít, blon,...
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là loại vật t phục vụ cho hoạt
động xây lắp, xây dựng cơ bản, hình thành nên tài sản cố định lớn trong doanh
nghiệp.
- Phế liệu là những trang thiết bị loại thải trong quá trình sản xuất đợc
thu hồi lại sau khi đã hết thời gian sử dụng hoặc bị hỏng hóc. Giá trị của các
tài sản này đã mất,chuyển hết hoặc phần lớn vào giá trị sản phẩm.
Bên cạnh đó, kế toán cũng đòi hỏi quản lý theo nguồn hình thành, nhằm
theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Do vậy, kế toán dựa vào đặc trng
này, phân chia thành:
6
- NVL mua ngoài: là các loại vật t mua lại từ doanh nghiệp, cá nhân, tập
thể khác. Đây là nguồn hình thành chủ yếu. Chúng chuyển quyền sở hữu vào
tay công ty khi đơn vị chấp nhận nợ hay đã thanh toán.
- NVL gia công là loại vật t hình thành từ quá trình nhà máy cung cấp
vật liệu thô cho các đối tợng khác để họ gia công chế biến rồi nhập trả vật liệu
tinh cho doanh nghiệp nhằm phục vụ sản xuất ngay. Có 2 hình thức gia công:
gia công thuê ngoài và tự gia công. NVL loại này chỉ yêu cầu sơ chế giản đơn
mà đơn vị không muốn quản lý thêm công đoạn này.
-NVL đợc cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh.
Cách phân loại thứ 3 dựa vào mục đích, cách sử dụng. Cách này phù
hợp và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý ở phân xởng sản xuất, cán bộ kế
hoạch, kế toán chi phí sản xuất. Theo đó, NVL gồm:
NVL phục vụ cho sản xuất trực tiếp.
- NVL phục vụ cho việc quản lý.
- NVL phục vụ cho quá trình tiêu thụ thành phẩm.
-
1.1.1.2.2 Đánh giá NVL.

NVL không thể chỉ đợc xem xét ở hình thái hiện vật mà còn ở mặt giá
trị. Việc xem xét này cho phép doanh nghiệp có thể tính đợc chi phí bỏ ra cho
sản phẩm, lợng tài sản cần thiết để có đợc vật t. Qua đó, giúp doanh nghiệp
quản lý chung toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào và giúp doanh
nghiệp vận động, lập kế hoạch cho nguồn lực phục vụ cho sản xuất. Xem xét
trên phơng diện giá trị chính là quá trình đánh giá NVL. Đây là quá trình dùng
thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.
Theo quy định, công tác hạch toán đợc thực hiện thông qua giá thực tế. Nhng,
trên thực tế, có quá nhiều chủng loại vật liệu khác nhau, lại thờng xuyên biến
đổi, nếu thực hiện đúng quy định thì khối lợng công việc sẽ rất lớn, rối rắm bởi
mỗi loại chi tiết lại có hàng loạt giá cả khác nhau theo từng lần xuất nhập.
Hơn thế nữa, yêu cầu của kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình hàng ngày.
Để khắc phục, doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán chung.
7
a.Giá thực tế:Giá thực tế của NVL là loại giá hình thành trên cơ sở các
chứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi hợp pháp mà doanh nghiệp
phải bỏ ra hình thành NVL. Nó còn đợc gọi là giá gốc.
Giá trị thực tế hàng nhập kho đợc xác định theo từng lần nhập và theo
nguồn hình thành.
Đối với NVL mua ngoài, các yếu tố liên quan đến quá trình thu mua sẽ
đợc tính vào giá, bao gồm:
- Giá ghi trên hoá đơn: là giá mua cha có thuế GTGT (nếu doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) hay giá thanh toán (nếu doanh
nghiệp xác định thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).
- Cộng với các khoản thuế liên quan (nếu có) nh thuế nhập khẩu, thuế
tiêu thụ đặc biệt.
- Kèm với các chi phí khâu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm
nghiệm chất lợng, thuê lu kho bãi, hao hụt trong định mức, bảo quản phân loại
bảo hiểm, tiền phạt bồi thờng (nếu có). Trong trờng hợp mua nhiều loại cùng
một lúc, chi phí thu mua phải đợc phân bổ cho từng thứ liên quan theo tiêu

chuẩn trọng lợng hay trị giá, có tính thêm hệ số đối với những hàng cồng
kềnh.
Chi phí thu mua phân
=
chi phí thu mua *Trọng lợng (giá trị) vật liệu i
- bổ cho vật liệu i Tổng trọng lợng ( hay giá trị )
- Đối với NVL gia công chế biến, nó đợc tính bằng tổng giá xuất vật t
xuất cho gia công và chi phí gia công, chi phí vận chuyển bốc dỡ.
- Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, giá thực tế là giá trị của NVL
đợc các bên tham gia góp vốn thừa nhận cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ
theo hợp đồng bên nhận chịu.
- Đối với NVL đợc biếu tặng, cấp phát, thởng cho, giá gốc của NVL đợc
tính theo giá trị trên biên bản bàn giao hay giá trị tơng đơng trên thị trờng.
- Đối với phế liệu, giá này đợc đánh giá theo giá ớc tính hoặc giá thị tr-
ờng ớc tính có thể bán đợc.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, điều kiện, quy mô cho phép của từng doanh
nghiệp, doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một phơng thức tính giá thực tế xuất
kho thích hợp. Các phơng pháp xác định giá thực tế NVL xuất thờng dùng:
8
- Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): Theo cách đánh giá này, khi
xuất kho bất cứ loại nào, ngời ta cũng xác định lô NVL đó, cùng với nguồn
gốc nhập kho của nó. Đơn giá xuất sẽ đợc tính đích danh lô. Giá trị NVL xuất
sẽ tỷ lệ thuận với toàn bộ chi phí khâu mua của lô theo tỷ lệ số lợng xuất ra.
Phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp quản lý NVL theo từng lô nhập cụ thể:
theo từng lần xuất cho đến hết lô hàng mới chấm dứt. Vì thế nó chỉ phù hợp
với các doanh nghiệp nhỏ, ít đầu tên NVL, phát sinh các nghiệp vụ xuất
nhập không nhiều, cho phép có điều kiện quản lý riêng từng lô. Nó đợc sử
dụng chủ yếu cho các loại hàng có giá trị cao, tính chất tách biệt, giá mua có
nhiều biến động lớn. Song có u điểm nổi trội: kết quả tính giá hoàn toàn chính
xác.

- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO): phơng pháp dựa trên giả
thiết lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, giá trị NVL tồn cuối kỳ sẽ là giá
thực tế của những lô hàng mua sau trong kỳ. Nó phù hợp với doanh nghiệp có
ít danh điểm NVL, số lần nhập kho ít. Nhng phơng pháp này thiếu chính xác
hơn cách tính trên. những biến động về giá cả đầu vào sẽ ảnh hởng chậm tới sự
biến động của chi phí.
- Giá trị vật liệu
=
trị giá thực tế vật liệu xuất
x
số lợng vật liệu xuất theo
- xuất dùng tơng ứng với từng lần nhập từng lần nhập đó
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO): Đổi ngợc lại, ở đây giả
định những NVL mua sau sẽ đợc xuất dùng trớc tiên. Do đó, cách tính trị giá
NVL xuất kho sẽ ngợc lại với phơng pháp FIFO. Nó khắc phục đợc nhợc điểm
của FIFO, phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả.
- Giá thực tế bình quân: cách xác định này cho kết quả khá chuẩn xác. nh-
ng để có đủ dữ liệu tính toán, nó yêu cầu phải quản lý, hạch toán đầy đủ cả
mặt lợng và giá trị NVL với một đội ngũ nhân viên có trình độ cao.
+ Giá thực tế bình quân gia quyền cả kỳ: theo phơng cách này, giá thực
tế xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức
giá trị thực tế
=
lợng xuất vật
x
đơn giá bình quân
vật liệu xuất t thực tế
đơn giá
=
Trị giá thực tế hàng tồn đầu kì và nhập trong kì

bình quân Lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
9
Cách tính giá này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên
số liệu đơn giá NVL cả kỳ dự trữ. Các lần xuất NVL, khi phát sinh chỉ quản lý
về mặt số lợng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất đợc phản
ánh vào cuối kỳ, khi có đầy đủ số liệu tổng nhập. điều đó làm cho công việc bị
dồn lại, ảnh hởng đến tiến độ quyết toán. song nó có u thế là cách tính đơn
giản, tính ít công. Cách này thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại
NVL, thời gian dự trữ ngắn song số lần nhập xuất mỗi danh điểm nhiều.
+ Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc: trị giá thực tế của NVL xuất kho
trong kỳ đợc lấy đơn giá cuối kỳ trớc (hay tồn đầu kỳ này) làm cơ sở tính giá.
Phơng pháp này có lợi thế; đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo tính kịp thời của
số liệu. Song cũng giống FIFO, nó không tính đến sự biến động giá kỳ này nên
độ chính xác thấp.
+ Đơn giá bình quân liên hoàn (hay phơng pháp đơn giá bình quân sau
mỗi lần nhập): ở cách tính này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá
bình quân cho từng đầu tên NVL:
lợng tồn trớc khi nhập*đơn giá bình quân trớc khi nhập
Đơn giá
=
+giá trị thực tế nguyên vật liệu của lần nhập
bình quân Lợng tồn trớc khi nhập+lợng nhập thực tế
Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuối
cùng trớc khi xuất sẽ đợc coi là đơn giá xuất để tính tổng trị giá lô hàng xuất
ra.
Giá trị thực tế xuất kho=lợng thực tế xuất kho*đơn giá bình quân lần cuối
Nó đã khắc phục đợc nhợc điểm của 2 cách tính trên; vừa đảm bảo tính
kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh đợc sự biến động của giá. đổi lại, nó
đã đặt ra một vấn đề: khối lợng tính lớn, mất nhiều công bởi sau mỗi lần nhập
kế toán lại tính giá một lần.

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua
thực tế cuối kỳ: ngay cái tên đã cho ta thấy cách tính của phơng pháp này: trớc
hết xác định giá hàng tồn
- Trị giá nguyên vật liệu
=
Số lợng nguyên vật liệu
x
đơn giá lần
- thực tồn cuối kì thực tồn cuối kì mua cuối
Từ đó xác định trị giá xuất:
10
Trị giá thực tế vật liệu
=
trị giá vật liệu
+
chênh lệch trị giá thực tế nguyên
xuất trong kì nhập trong kì
--
vật liệu tồn đầu kì và tồn cuối kì
- Phơng pháp này khá đơn giản nhanh chóng. Song do chỉ đợc thực hiện
vào cuối kỳ nên nó cũng mắc nhợc điểm của các cách tính tại thời điểm này.
nó đặc biệt thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với nhiều
mẫu mã khác nhau, có giá trị thấp nhng lại xuất dùng thờng xuyên, không có
điều kiện kiểm kê liên tục.
b. Phơng pháp giá hạch toán:
Trong thực tế, các phơng pháp tính giá trên chỉ phù hợp với các doanh
nghiệp nhỏ hoặc các loại hình khác có áp dụng kỹ thuật vi tính. Còn đối với
các công ty vừa và lớn, có nhiều loại NVL, quá trình nhập xuất diễn ra thờng
xuyên, liên tục kèm theo sự biến động không ngừng về giá cả, việc thực thi giá
gốc trở nên khó khăn, phực tạp, đôi khi không thực hiện đợc. Do vậy, doanh

nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá chuyên sử dụng cho ghi chép phản ánh
hàng ngày, giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá đơn vị đặt ra trên cơ sở
kinh nghiệm và những biến động trên thị trờng, đợc sử dụng nhất quán, ổn
định trong một thời gian dài để phản ánh các tình trạng nhập xuất mà cha
để ý tới giá trị thực tế của nó. Mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi chép
ngay tổng giá trị trên cơ sở đơn giá này. nó có thể là giá kế hoạch hay giá mua
NVL tại một thời điểm nào đó, hoặc giá bình quân kỳ trớc. Sử dụng phơng
thức này vừa đảm bảo ghi chép kịp thời, vừa giảm nhẹ khối lợng công việc.
Song chắc chắn, nó sẽ dẫn tới sự chênh lệch giữa giá trị sổ sách và thực tế, đòi
hỏi phải điều chỉnh. Việc điều chỉnh đợc dựa trên cơ sở hệ số giá.
Hệ số giá
=
giá trị nguyên vật liệu thực tế tồn đầu kì và nhập trong kì
Nguyên vật liệu giá trị hạch toán nguyên vật liệu tồn đầu và nhập trong kì
Hệ số giá có thể đợc tính cho từng loại, từng nhóm NVL tuỳ thuộc yêu
cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, đây là một biện pháp ghi
chép rất hiệu quả, hợp lý nên đợc hầu hết các đơn vị sản xuất đã và đang sử
dụng.Nó đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 3- Tính giá thành thực tế NVL,
công cụ dụng cụ.
1.1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
11
NVL là đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất. Không thể sản xuất đ-
ợc nếu không có nó. Nó ảnh hởng đến mặt chất lợng của sản phẩm đầu ra nh
tính năng, công dụng, hình thức, lợng phí tổn tiêu hao... Trong mọi quá trình
sản xuất, luôn có sự góp mặt của vật liệu. Khi quản trị điều hành kinh doanh,
ngời ta buộc phải quản lý nó nh một nhân tố khách quan, một yếu tố vốn có.
Đồng thời việc kiểm soát NVL sao cho sử dụng hợp lý, tiết kiệm, đảm bảo yêu
cầu chất lợng có một tác động to lớn. Nó giúp doanh nghiệp vơn tới thoả mãn
đợc yêu cầu cấp thiết: đó là làm sao sử dụng NVL ít nhất, chi phí tiêu hao cho
nó nhỏ nhất nhng lại thu đợc nhiều sản phẩm nhất, có chất lợng cao nhất, giá

thành hạ nhất. Chỉ có nh vậy, chủ thể kinh tế mới có thể tiêu thụ đợc sản
phẩm làm ra và mang lại cho doanh nghiệp nguồn lợi nhuận quý giá để duy trì
sự tồn tại của nó. Hơn thế nữa, nó còn cho biết về hiệu quả, hiệu suất cũng nh
khả năng vận hành của toàn bộ quy trình, mức hao phí năng lợng. Bởi những
lý do trên quản lý NVL không chỉ là nhân tố khách quan, bắt buộc mà còn là
công tác quản trị đợc hết sức chú trọng, quan tâm.
Là một bộ phận không thể tách rời của sản xuất, vật liệu cũng mang
đầy đủ các đặc điểm, trình độ hiện đại tơng ứng với mức độ phát triển của tổng
thể. Trong quá trình lịch sử vận động, mỗi nơi, mỗi quy mô, mỗi loại hình sản
xuất, phạm vi, nội dung, phơng pháp quản lý nó khác nhau. Nhng chúng đều
có chung mục đích đảm bảo cả về số lợng và chất lợng NVL, luôn ở t thế sẵn
sàng cung cấp kịp thời liên tục cho sản xuất. Bởi vậy,việc làm này vẫn luôn
phải hoàn thiện dần để đáp ứng kịp, phù hợp với sự phát triển không ngừng và
ngày càng cao của qui trình công nghệ. Bên cạnh đó, chất lợng của hoạt động
quản lý này phụ thuộc rất nhiều vào tính chặt chẽ, phạm vi bao quát của công
việc và khả năng, sự nhiệt thành, tinh thần trách nhiệm của cán bộ phụ trách.
Tựu chung lại, nội dung quản lý NVL bao giờ cũng đi sát quá trình vận
động , từng giai đoạn của nó.
-ở khâu mua: vật t sẽ là bộ phận cấu thành nên thể vật chất của sản
phẩm, chất lợng đầu ra rất phụ thuộc vào chất lợng NVL, tiến độ sản xuất bị
gắn chặt với quá trình nhập. Do thế việc nhập phải đợc lập kế hoạch chi tiết về
chất lợng, số lợng, thời gian, quy cách, chủng loại, theo sát nhu cầu kế hoạch
sản xuất. Việc điều chỉnh cung ứng sao cho hợp lý sẽ thực hiện trong kỳ sản
12
xuất. Khi ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, ngoài những điểm trên, còn
cần quan tâm đến giá cả, chi phí thu mua, điều kiện bàn giao, nhằm phấn đấu
giảm giá thành. đồng thời kiếm tìm các nguồn hàng đảm bảo khả năng huy
động khi cần, tránh tình trạng bị ép giá, phụ thuộc.
-ở khâu dự trữ: việc thu mua NVL thờng đợc thực hiện với số lợng lớn,
vợt trớc nhu cầu sản xuất nhằm đảm bảo tính liên tục và tránh những tổn hại

do những biến động bất ngờ có thể có của cầu gây ra. Điều đó hình thành một
lợng NVL mua về cha đa vào sử dụng ngay đợc dự trữ tại các kho bãi. Doanh
nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, duy trì dự trữ trung bình
nhằm tránh ứ đọng vốn hay gián đoạn sản xuất. Việc bảo quản vật liệu ở kho
cần tuân thủ theo đúng chế độ quản lý, phù hợp với tính chất lý hoá từng loại
và quy mô tổ chức của doanh nghiệp. Nếu việc bảo quản không đúng các yêu
cầu đó, sẽ dẫn tới làm giảm chất lợng NVL, phát sinh các sự cố, gây ra các
thiệt hại to lớn không lờng trớc đợc.
- ở khâu sử dụng: để dễ quản lý, các doanh nghiệp thờng đề ra các định
mức tiêu hao NVL trên cơ sở hao phí thực tế các kỳ trớc. Từ đó, tiến hành xem
xét việc xuất dùng, đánh giá tình hình thực hiện nó. Qua đây, giúp cho quá
trình sử dụng NVL đúng mục đích, tiết kiệm, hợp lý, gián tiếp giảm chi phí
không cần thiết, những mất mát không đáng có.
Nói tóm lại, công tác quản lý NVL là một nội dung hết sức quan trọng,
cần thiết. Nó cũng có những đòi hỏi, yêu cầu riêng buộc nhà quản lý cần rất
chú ý lu tâm. gắn bó chặt chẽ, mật thiết với quá trình sản xuất, công tác này
cần dần đợc hoàn thiện, tăng cờng để thích ứng.
1.1.2 nhiệm vụ kế toán
Hệ thống thu thập dữ liệu từ khắp các bộ phận của một doanh nghiệp, xử lí
sắp xếp thành hình thức hữu dụng và truyền đạt kết quả lên ban lãnh đạo. Là
một phân hệ kế toán, bằng việc theo dõi sự biến động của số lợng cũng nh giá
trị cách thức sử dụng vật liệu, kế toán NVL cũng có một quá trình hạot động
nh vậy. Song muốn có số liệu đầy đủ kịp thời chính xác đa ra các bằng chứng
cho những nhận xét định hớng của mình, nó cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ
của mình dạ trên chức năng chính là thông tin kiểm tra :
13
- phản ánh, ghi chép, tính toán trung thực đầy đủ, kịp thời số lợng, chất l-
ợng trị giá thực tế, tình trạng luân chuyển của từng NVL trong mối quan
hệ hình thành. Sớm phát hiện tình trạng thừa thiếu, ứ đọng gây giảm
chất lợng, có biện pháp khắc phục kịp thời nhanh gọn đảm bảo tính liên

tục, chất lợng sản phẩm.
- kiểm tra giám đốc các tình hình : thực hiện các định mức xuất, tiêu hao
NVL, thực hiện kế hoạch cung ứng; thực hiện việc chấp hành chế độ bảo
quản, xuất nhập . Hớng dẫn kiểm tra phân xởng kho phòng ban, thực hiện
chứng từ chứng từ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết, hạch toán đúng
chế độ phơng pháp. Tham gia kiểm kê đánh giá lập báo cáo vật t.
- phân bổ hợp lí giá trị NVL vào các đối tợng sử dụng, tổng hợp sản xuất
ngay từng bộ phận. Từ đó cung cấp tài liệu kịp thời phục vụ điều hành sản
xuất. Phân tích các hoạt động sản xuất nhằm đánh giá hiệu quả năng suất
cờng độ hoạt động máy móc phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ
sử dụng.
- Các nhân viên kế toán cần thờng xuyên nâng cao chất lợng chuyên môn,
tinh thần trách nhiệm trớc công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt
nhiệm vụ kế toán. Cung cấp số liệu tài liệu cho công tác thống kê, thông tin
kinh tế, giúp kiểm tra giám đốc vi phạm chế độ kế toán, kỉ luật, tài chính.
Có khi đó nó mới phát huy hết các chức năng của mình, thực hiện tốt vai
trò to lớn sống còn đối với doanh nghiệp.
1.2 Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất
1.2.1 Vai trò kế toán nguyên vật liệu
Từ những lý luận nêu trên, ta thấy công tác quản lý điều hành NVL có
tầm quan trọng to lớn. đó chính là quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đa
ra những quyết định đối với đối tợng NVL. Các thông tin này phải bao quát đ-
ợc toàn bộ quá trình hình thành, biến động, loại bỏ của NVL mới cho phép có
đợc cái nhìn tổng quan về NVL, sợi dây liên hệ chặt chẽ với các bộ phận quản
lý và sử dụng. Bộ phận kho chỉ quan tâm đến mặt số lợng hiện vật và quá trình
bảo quản. bộ phận sử dụng chỉ quan tâm đến mặt chất lợng NVL sử dụng, mức
14
tiêu hao nó. Cả hai bộ phận đều chỉ quản lý mặt lợng tại một khâu cụ thể mà
không có sự tổng quát liên hệ. Hạch toán kế toán là công việc ghi chép, phản

ánh, thu thập, tổng hợp số liệu NVL theo suốt quá trình vận động của nó:
nguồn hình thành, thu mua, bảo quản, nhập xuất tồn, loại bỏ. Nó đã bổ
sung, lấp đầy lỗ trống quản lý do 2 bộ phận trên tạo ra. Hơn nữa, nó còn quản
lý bao trùm cả mặt giá trị. Nhờ vậy, nó cung cấp thông tin đầy đủ toàn diện,
liên tục hơn. có thể nói, kế toán NVL là công cụ hữu hiệu, chủ yếu nhất của
quá trình quản lý, là trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị. Kế toán nói chung hiện
nay đợc hiểu là một hệ thống thông tin dùng để đo lờng xử lí truyền đạt các
thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế. Thông tin này giúp ngời sử dụng
có đợc lựa chọn hợp lí trong các cách sử dụng dự phòng các thông tin hiếm hoi
đó trong việc điều khiển đơn vị kinh tế, lèo lái các hoạt động. Nó đợc coi là
một hoạt động dịch vụ. Nó là các nền tảng của những quyết định bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp về toàn bộ các hoạt động quản trị nh hoạch định ch-
ơng trình, giải quyết vấn đề, hớng dẫn sự quan tâm, đánh giá xét duyệt. Mục
đích chính không phải là thu thập xử lí các thông tin mà còn phải chú trọng
đến nhu cầu bức thiết của ngời sử dụng thông tin kế toán. Vì thế kế toán bản
thân nó là một phơng tiện. Cũng là kế toán, hạch toán NVL cũng là hoạt động
dịch vụ làm phơng tiện quản lý, đợc tiến hành theo những nhu cầu ngời sử
dụng làm cơ sở ra quyết định kinh tế. Nó là cầu nối giữa kho và phòng kinh
doanh.
Mặt khác, đối với doanh nghiệp, kế toán NVL theo dõi sự biến động,
tình trạng dự trữ NVL một cách thờng xuyên liên tục. Chính điều đó tạo nên
cho nó khả năng kiểm soát, tác động riêng: thúc đẩy việc cung cấp một cách
kịp thời, đồng bộ những vật t cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thờng xuyên
nguồn cung ứng, định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, phát hiện sớm để ngăn
ngừa các mất mát, lãng phí trong sản xuất; đa ra những thông tin thị trờng đầu
vào mới nhất và tìnht rạng NVL bất cứ thời điểm nào cho nhà lãnh đạo. vì thế
nó luôn cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho nhà quản lý,
không phụ thuộc vào thời gian. Hạch toán kế toán đã giúp nhà quản lý nắm bắt
đợc nhanh nhất tình hình hiện tại về NVL, tận dụng đợc các thời cơ có lợi
trong kinh doanh. điều đó vô cùng quan trọng trong điều kiện cạnh tranh gay

15
gắt, những biến động không ngừng của thị trờng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có
thể giảm dần các chi phí, thu đợc những khoản lợi nhuận bất thờng có thể.
Tóm lại, hạch toán kế toán NVL không những chỉ có vai trò quan trọng đối với
chất lợng công tác quản lý mà còn là một bộ phận chủ yếu có ảnh hởng rất lớn
đến cách thức, nội dung các khâu quản lý. Xuất phát từ vai trò đó, việc hạch
toán kế toán NVL trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
1.2.2 Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.2.1 Hạch toán ban đầu
Nghiệp vụ kinh tế là một sự vận động của loại vốn cụ thể của doanh
nghiệp gắn liền với một hành vi kinh tế hay sự thay đổi của một quan niệm
trong quản lý. Các nghiệp vụ này phát sinh làm biến đổi quy mô, kết cấu từng
loại tài sản trong đơn vị. Hạch toán ban đầu chính là công việc ghi chép, sao
chụp lại chúng bằng các phơng tiện (văn bản), tạo dựng tính pháp lý, chứng
minh cho nghiệp vụ đó đã diễn ra trong thực tế. Việc hạch toán này giúp cho
doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vi kinh tế tới
từng đối tợng, mà có thể tập hợp, thống kê, xác định tình trạng đối tợng quản
lý khi cần, thông tin đến các bộ phận phụ trách khác không đợc trực tiếp tham
gia vào đó. Do mỗi loại vốn khác nhau, có yêu cầu quản lý, đặc điểm, mối
quan hệ khác nhau, kế toán sử dụng phơng pháp chứng từ với hai yếu tố cơ bản
(bản chứng từ trình tự luân chuyển) phù hợp với từng loại. Bản chứng từ là
những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự
hoàn thành. Dựa vào đặc điểm của NVL, kế toán sử dụng các chứng từ sau để
phản ánh sự tăng giảm NVL.
Tên chứng từ Số hiệu Ap dụng Nơi lập
1.phiếu nhập kho 01-vt BB Trong DN
2. phiếu xuất kho 02-vt BB nt
3. biên bản kiểm nghiệm 05-vt HD nt
4. thẻ kho 06-vt BB nt
5. phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ 03-vt BB nt

6. phiếu xuất kho theo hạn mức 04-vt BB nt
7. biên bản kiểm kê vật t 08-vt BB nt
16
8. phiếu báo vật t còn cuối kì 07-vt BB nt
9. hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 02-bh BB ngoài DN
10.hoá đơn cớc phí vận chuyển 03-bh BB nt
11.hoá đơn giám định hàng nhập khẩu 05-bh BB nt
1) Phiếu nhập kho: do bộ phận mua lập thành 2 liên (đối với NVL mua
ngoài), 3 liên (đối với NVL gia công), phản ảnh các nghiệp vụ làm tăng
NVL
Liên 1: lu lại nơi lập.
Liên 2: thủ tục xong, thủ kho chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3(nếu có): ngời lập giữ.
2) Phiếu xuất kho lập tại bộ phận sử dụng hoặc cung ứng, theo 3 liên phản ánh
tất cả các nghiệp vụ làm giảm NVL.
Liên 1: lu lại nơi lập
Liên 2 thủ kho làm cơ sở ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán
Liên 3: ngời nhận giữ ghi sổ kế toán nơi sử dụng
3) Biên bản kiểm nghiệm: là biên bản kiểm kê, đánh giá lại NVL, thực trạng
trớc khi nhập kho, sử dụng với NVL có số lợng lớn, tính chất lý hoá phức
tạp, gồm 2 bản
1 bản giao cho phòng ban cung tiêu
1 bản giao cho phòng ban kế toán
nếu NVL không đúng theo chứng từ hoá đơn, lập thêm 1 liên, kem chứng từ
liên quan gửi cho ngời cung ứng.
4) Thẻ kho dùng cho 1 loại vật t ở cùng một kho, đợc kế toán lập, ghi chép
hàng ngày bởi thủ kho.
5) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bố do phòng cung ứng lập khi doanh
nghiệp chuyển NVL giữa các xí nghiệp thành viên. số liên tuỳ thuộc do chế
độ quản lý của doanh nghiệp.

6) Phiếu xuất kho theo hạn mức đợc phòng cung ứng lập trên cơ sở định mức
đã đợc duyệt, gồm:
Liên 1; ngời nhận vật t giữ
Liên 2: thủ kho giữ, theo dõi thực xuất, ghi sổ rồi chuyển kế toán.
17
7) Biên bản kiểm kê vật t đợc lập vào cuối kỳ cho mỗi kho, xác nhận số thực
tế tồn cuối kỳ, làm cơ sở đối chiếu số liệu ghi chép, phát hiện thừa thiếu.
1 bản giao phòng kế toán
1 bản giao thủ kho.
8) Phiếu báo vật t còn cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập khi vật t thừa còn sử
dụng tiếp, không nhập kho, nhằm xác định số NVL đã tính vào chi phí kỳ
này đợc chuyển sang kỳ sau.
1 bản giao phòng cung tiêu
1 bản giao phòng kế toán
9,10,11) Đây là các chứng từ do bên cung ứng, ngời bán lập. Doanh nghiệp chỉ
sử dụng liên 2 các chứng từ này ghi sổ phản ánh quá trình thu mua.
Các chứng từ trên đã bao hàm đợc hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến
NVL.
1.2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Đến đây, bắt đầu có sự tách rời giữa thông tin và thực thể NVL, giữa
các bộ phận cùng quản lý. NVL cụ thể đợc xuất nhập kho, trong khi các
chứng từ đợc chuyển lên phòng kế toán. Nh thế, dẫn đến khả năng có sự sai
sót, chênh lệch về số liệu trong quá trình hạch toán, tổng hợp giữa các bộ
phận. Từ đó, yêu cầu hạch toán chi tiết đợc đặt ra. Hạch toán chi tiết là sự chi
tiết các thông tin tổng quát đợc hình thành bởi kế toán tổng hợp nhằm thu thập
thông tin rộng rãi, phục vụ cho quản lý kiểm tra hoạt động kinh doanh. Nó đợc
thực hiện kết hợp cả hai hệ thống: sổ theo kho và sổ kế toán. nó đòi hỏi có sự
phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho, nhân viên kế toán tại xí nghiệp, kế toán NVL.
Trên thực tế, hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán.
phơng pháp đối chiếu song song:

Theo phơng pháp này, thẻ kho đợc mở và quản lý theo sổ đăng ký thẻ
kho của kế toán. Hàng ngày, căn cứ chứng từ, thủ kho ghi sổ thực xuất thực
nhập hay tính số tồn cuối ngày trên thẻ. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Thủ kho
thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ với thực tế trên nguyên tắc số liệu sổ
phải bằng số lợng thực tế. Kế toán mở sổ chi tiết NVL tơng ứng thẻ với nội
dung tơng tự có phần trị giá thêm. Định kỳ, khi nhận chứng từ, kế toán đối
18
chiếu các chứng từ liên quan, ghi giá hạch toán, tính trị giá chứng từ và ghi sổ.
Các sai sót đợc phát hiện, chỉnh lý khi nhận thẻ kho, lúc cuối kỳ. Có thể tóm
gọn bằng sơ đồ:
Thẻ kho

Chứng từ nhập Chứng từ xuất

Sổ kế toán chi tiết
Bảng tính giá Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn
Ghi hàng ngày đối chiếu tập hợp cuối kì

19
Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Số
Tên vật t :
Số danh điểm :
Đơn vị tính kho
Chứng từ
Số Ngày
Trích yếu Nhập Xuất Tồn
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Ghi
chú

Bảng tổng hợp xuất nhập tồn
Tháng năm
Số danh
điểm
Tên vật liệu Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối
SL ST SL ST SL ST SL ST
Phơng thức này có u điểm là đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu,
phát hiện ra sai sót dễ. Đồng thời có thể cung cấp thông tin cụ thể từng danh
điểm một cách kịp thời, chính xác. Nhng đối lại, nó chỉ phù hợp với khối lợng
đầu tên ít, tạo ra công việc chồng chéo, trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Nó
là tác nhân gây ra việc sử dụng lao động không hợp lý, kém hiệu quả.
phơng pháp đối chiếu tổng mức luân chuyển: sơ đồ tóm tắt
Chứng từ nhập thẻ kho chứng từ xuất
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất

Bảng tính giá
Giải thích tơng tự
Phơng pháp này xuất phát từ cải tiến phơng pháp trên. Kế toán mở sổ
đối chiếu lu chuyển ghi cho nhiều loại vào một lần cuối tháng, tổng hợp các
chứng từ nhập xuất của mỗi loại trên một dòng. Cuối tháng, đối chiếu số l-
ợng với thẻ kho, số tiền với bảng tính giá của kế toán tổng hợp. Theo đó dẫn
20
đến tình trạng lúc rỗi, lúc dồn cục bộ, chắc chắn ảnh hởng đến tiến độ công tác
kế toán khác. Hơn nữa, khối lợng công việc lúc này rất lớn. Số lợng chứng từ
của từng danh điểm nhiều gây khó khăn, nhầm lẫn, kém chính xác trong kiểm
tra, đối chiếu.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Số
danh
điểm

Tên vật t đ
vt
Đơn
giá
Số d
đầu
Luân chuyển
Nhập Xuất
Số d
cuối
SL ST SL ST SL ST SL ST
phơng pháp số d : đây là một bớc cải tiến cơ bản. Nó kết hợp chặt chẽ giữa
số liệu về lợng của thủ kho với giá trị của kế toán. Vừa xoá bỏ ghi trùng
vừa có thể kiểm tra thờng xuyên có hệ thống và đảm bảo cung cấp số liệu
đúng, thoả mãn tốt nhu cầu quản lý. Tơng tự các phơng pháp trên, thủ kho
cũng ghi thẻ. Song thêm việc phân loại chứng từ theo NVL, theo xuất- nhập
để từ đó lập phiếu giao nhận chứng từ với kế toán. Sổ số d đợc kế toán mở
cho từng kho, dùng cả năm, giao cho thủ kho trớc cuối tháng nhằm ghi số
lợng vật t cuối kỳ từng loại. Công việc của kế toán cũng giống các phơng
pháp khác.
sơ đồ tóm lợc
Chứng từ nhập Thẻ kho chứng từ xuất
Bảng kê nhập Sổ số d Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế nhập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng luỹ kế xuất
Giải thích tơng tự

Sổ số d
Năm
21
Kho

Số
danh
điểm
Tên vật t đvt Đơn
giá
Định
mức
Số d đầu năm Số d cuối
tháng
Lợng Tiền Lợng Tiền
Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm
Nhóm vật t Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngày tháng năm
Ngời nhận Ngời giao
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn
Tháng năm
Kho
nhóm
vật t
Tồn
đầu kì
Cuối kì xác định tồn theo công thức:
Lợng tồn trên
x
Đơn giá
==
giá trị tồn trên bảng luỹ kế
sổ sổ d hạch toán nhập xuất tồn
Trong các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, cờng độ xuất nhập lớn, phơng

pháp cho phép giảm bớt khối lợng lao động mà vẫn bám sát, dàn đều cờng độ
công việc. Việc đối chiếu kiểm tra tơng đối tiện lợi.
1.2.2.3 Hạch toán tổng hợp NVL
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, theo dõi mọi tình hình hiện trạng,
biến động của mọi đối tợng trong cả kỳ nhằm lập báo cáo kế toán. Cách hạch
toán này cho ta cái nhìn tổng quan về toàn bộ các vấn đề tài chính cũng nh
từng bộ phận tài sản. Ngoài ra, còn có thể thấy mối quan hệ, ảnh hởng của mỗi
nghiệp vụ đến các tài sản cụ thể. Nó cung cấp số liệu cho việc phân tích các
chỉ tiêu hoạt động.
22
NVL là một bộ phận của tài sản lu động, thờng xuyên biến động thay
đổi. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của NVL, khả năng quản lý, kiểm soát của mình,
doanh nghiệp tìm chọn cho mình một phơng pháp thích hợp để kiểm kê kho.
Với mỗi cách thức, lại có một cách hạch toán khác nhau.
a. Hạch toán kế toán NVL theo phơng thức quản lý hàng tồn kho kiểm kê
định kỳ
phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê
thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp.
Từ đó tính giá trị hàng vật t thực tế đã xuất trong kỳ.
Trị giá vật t
=
Tổng

trị giá nguyên vật
+
Chênh lệch trị giá
xuất kho liệu nhập trong kì tồn đầu kì và cuối kì
Do vậy, các tài khoản NVL chỉ còn có ý nghĩa vào đầu và cuối kỳ hạch
toán, để ghi nhận số d thực tế mà thôi. Phơng pháp này phù hợp với doanh
nghiệp có chủng loại vật t khác nhau, có giá trị thấp, đợc xuất dùng thờng

xuyên. nó đã giảm nhẹ khối lợng công việc. Nhng lại làm độ chính xác không
cao, phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý.
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản: TK 152 NVL
Bên nợ: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Bên có: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc, kết chuyển sang
đầu kỳ này.
D nợ: + trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 152 đợc mở chi tiết tới tài khoản cấp 2, gồm
TK 1521 NVL chính
TK 1522 vật liệu phụ
TK 1523 nhiên liệu
TK 1524 phụ tùng thay thế
TK 1528 phế liệu và các loại vật t khác
- Chủ yếu dựa vào tài khoản mua hàng để quản lý tình hình xuất nhập
tồn bởi kế toán chỉ kiểm soát thờng xuyên quá trình thu mua.
Kết cấu tài khoản mua hàng: TK 611
Bên nợ: + trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
23
+ trị giá thực tế hàng đã mua vào trong kỳ.
Bên có: + trị giá NVL xuất dùng trong kỳ
+ trị giá NVL đợc ngời cung cấp giảm giá.
+ trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ.
Là một tài khoản chi phí, TK 611 không có số d, đợc chi tiết thành 2 tiểu
khoản
TK 6111 Mua NVL
TK 6112 Mua hàng hoá.
- TK 151 hàng mua đang đi đờng có kết cấu
Bên nợ: + trị giá thực tế hàng mua còn đi đờng cuối kỳ.
Bên có: + trị giá thực tế hàng mua cha về kỳ trớc, mà kỳ này mới về.

D nợ: trị giá thực tế hàng mua đang đi đờng cha về nhập kho cuối kỳ.
(Trình tự kế toán :
>.các trờng hợp nhập: Chứng từ không thể thiếu đợc ở nghiệp vụ này là phiếu
nhập kho. Qua đây kế toán phải phản ánh đợc đầy đủ tình hình thực hiện thu
mua trên các phơng diện: số lợng chủng loại nguồn hàng giá cả.
(Đầu kì kết chuyển tồn kho NVL cuối kì trớc, kế toán ghi :
Nợ TK611: mua hàng
Có TK 152:NVL
(Khi mua NVL, định khoản theo số liệu chứng từ
Nợ TK611: mua hàng
Nợ TK133(1331)thuế GTGT đầu vào
CóTK111,112 : nếu thanh toán ngay trong kì (phiếu chi, giấy báo
có ) Có TK331:nếu chấp nhận nợ
(Nếu có phát sinh các khoản thuế ở khâu mua nh thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế
nhập khẩu,...căn cứ vào mức thuế ấn định của tổng cục thuế
Nợ TK611; mua hàng
Có TK333: phải nộp nhà nớc
(Các trờng hợp nhập khác
Nợ TK611: mua hàng
Có TK631: trị giá hàng gia công
24
Có TK411: nguồn vốn kinh doanh
>kế toán xuất NVL
(Khi xuất vật liệu dùng cho các hoạt động sản xuất trực tiếp,kế toán lấy số liệu
trên các báo cáo vật t
Nợ TK621:chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK627 : chi phí sản xuất chung
Có TK611: mua hàng
(chuyển vật liệu các bên vốn liên doanh
Nợ TK 411: vốn kinh doanh

Có TK 611; mua hàng
(xuất NVL cho các hoạt động gián tiếp
Nợ TK641: chi phí bán hàng
Nợ TK642: chi phí quản lý
Có TK611; mua hàng
(Nếu trong kì có nghiệp vụ trả lại NVL
Nợ TK111; tiền mặt
Nợ TK112: TGNH
Nợ TK331: phải trả ngời bán
Có TK611: mua hàng
(Cuối kì kết chuyển lại số NVL tồn cuối kì
Nợ TK152:NVL
Có TK611: mua hàng
b. Hạch toán kế toán NVL theo phơng pháp quản lý hàng tồn kho theo hình
thức kê khai thờng xuyên
phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ảnh th-
ờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập kho vật t trên sổ kế toán.
việc thực hiện ghi chép phản ánh, kiểm kê đợc thực hiện ngay sau từng
nghiệp vụ. Do vậy, vật t có thể đợc xác định bất cứ thời điểm nào trong
25