Đồ án tốt nghiệp đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án
Vũ Thu Hà

1


LỜI CẢM ƠN
Sau 3 tháng thực tập tốt nghiệp, cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc
sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG”.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thống
thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức làm hành
trang bước tương lai. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng
dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy đã cung cấp cho em những kiến thức quý
báu, động viên, chỉ bảo tận tình trong q trình em nghiên cứu, giúp em hồn
thành đồ án của mình.
Để thực hiện được đề tài này, em cịn được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các
các anh chị ở đơn vị thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn bộ
cán bộ nhân viên Phịng Tài chính Kế tốn của Cơng ty Cổ phần Xây dựng và
Phát triển công nghệ Thăng Long đã tạo điều kiện cho em được thực tập và nhiệt
tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở công ty.
Hà Nội, ngày 5 tháng 05 năm 2014
Sinh viên
Vũ Thu Hà

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. 1
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 2
MỤC LỤC ............................................................................................................. 3
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 9
DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT ................................................................... 12
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................ 13
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..... 13
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán
trong DN...................................................................................................... 13
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán .................................................... 13
a. Khái niệm phần mềm ...................................................................... 13
b. Khái niệm phần mềm kế tốn ......................................................... 13
1.1.1.2. Vai trị của phần mềm kế toán ................................................... 13
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán ............................................... 14
a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn: 14
b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: ............................ 15
c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm: ........................... 16
1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế tốn ............................................... 16
1.1.3. Cơng cụ xây dựng phần mềm kế tốn ............................................... 17
1.1.3.1. Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................... 17
a. Các khái niệm cơ bản ...................................................................... 17

3

b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng
............................................................................................................. 18
1.1.3.2. Ngôn ngữ lập trình ..................................................................... 20
a. Khái niệm ........................................................................................ 20
b. Đặc điểm: ........................................................................................ 21
c. Các ngơn ngữ lập trình thường dùng: ............................................. 21
1.1.3.3. Công cụ tạo báo cáo ................................................................... 21
a. Khái niệm ........................................................................................ 21
b. Đặc điểm ......................................................................................... 21
c. Một số công cụ tạo báo cáo ............................................................. 22
1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư trong doanh nghiệp............................... 23
1.2.1.Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư........................................................ 23
1.2.2. Phân loại vật tư.................................................................................. 23
1.2.2.1. Nguyên liệu vật liệu ................................................................... 23
a. Khái niệm ........................................................................................ 23
b. Phân loại .......................................................................................... 23
1.2.2.2. Công cụ, dụng cụ ....................................................................... 25
a. Khái niệm ........................................................................................ 25
b. Đặc điểm ......................................................................................... 25
c. Phân loại .......................................................................................... 25
1.2.3. Đánh giá vật tư .................................................................................. 26
1.2.3.1. Nguyên tắc đánh giá................................................................... 26
1.2.3.2. Phương pháp đánh giá ................................................................ 27
a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: .......................... 27
4


b. Đánh giá vật tư theo giá hạch toán................................................. 28
1.2.3.3. Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho ...................................... 28
1.2.4. Hạch toán chi tiết vật tư .................................................................... 29

1.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư ................................................... 30
1.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai
thường xuyên........................................................................................... 30
a. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: .............................. 30
b. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:................................. 30
1.2.5.2. Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ ... 33
a. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ:................................. 33
b. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: ........................... 34
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG ........................................... 36
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long ................................................................................................................ 36
2.1.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................... 36
2.1.1.1.Thông tin chung: ......................................................................... 36
2.1.1.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: .............................. 36
2.1.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ............................................. 37
2.2. Thực trạng công ty ................................................................................... 39
2.2.1. Sơ đồ bộ máy kế tốn ........................................................................ 39
2.2.2. Hình thức tổ chức cơng tác kế toán................................................... 41
2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 42
2.2.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở công ty ................................................. 42
5


2.2.5. Phân loại nguyên vật liệu .................................................................. 43
2.2.6. Đánh giá nguyên vật liệu .................................................................. 43
2.2.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 44
2.2.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn ngun
vật liệu tại cơng ty ....................................................................................... 46
2.3. Đánh giá và phương hướng phát triển công tác kế tốn ngun vật liệu tại

cơng ty Cổ phần Xây dựng và phát triển công nghệ Thăng Long .................. 46
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ......................... 46
2.3.2. Hình thức tổ chức cơng tác kế toán................................................... 47
2.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng ................................................................ 49
2.3.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng ở cơng ty ................................................. 50
2.3.5. Bộ sổ kế tốn ..................................................................................... 51
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu ........................... 52
2.3.7. Phương pháp hạch toán NVL ............................................................ 52
2.3.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin .......................................... 53
CHƯƠNG 3 – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TỐN VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN
CƠNG NGHỆ THĂNG LONG .......................................................................... 54
3.1. Mơ hình nghiệp vụ hệ thống thơng tin quản lý vật tư tại công ty Cổ phần
Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long ............................................ 54
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống ........................................................ 54
3.1.2. Xác định yêu cầu và mơ tả bài tốn .................................................. 54
3.1.2.1. Xác định u cầu bài tốn .......................................................... 54
3.1.2.2. Mơ tả bài tốn ............................................................................ 55
3.1.2.3. Các hồ sơ thu thập được............................................................. 56
6


3.1.3. Mơ hình nghiệp vụ của bài tốn ........................................................ 57
3.1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ....................................................................... 57
3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng ......................................................... 58
3.1.3.3. Mô tả chi tiết chức năng lá ......................................................... 58
3.1.3.4. Hồ sơ, chứng từ sử dụng ............................................................ 60
a. Chứng từ .......................................................................................... 60
b. Sổ sách, báo cáo .............................................................................. 60
3.1.3.5. Ma trận thực thể chức năng........................................................ 61

3.1.4. Phân tích mơ hình khái niệm – logic ................................................ 62
3.1.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ...................................................... 62
3.1.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 ..................................... 63
a. Biểu đồ của tiến trình “1.1. Nhập kho” ........................................... 63
b. Biểu đồ của tiến trình “1.2. Xuất kho” ........................................... 64
c. Biểu đồ của tiến trình “1.3. Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” .............. 65
d. Biểu đồ của tiến trình “1.4. Báo cáo” ............................................. 65
3.1.5. Mơ hình khái niệm dữ liệu E – R ...................................................... 66
3.1.5.1. Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu .............................................. 66
3.1.5.2. Bước 2: Xác định các thực thể và các thuộc tính ...................... 70
3.1.5.3. Bước 3: Xác định mối quan hệ và các thuộc tính ...................... 71
3.1.5.4. Mơ hình khái niệm dữ liệu: Mơ hình E – R ............................... 73
3.2. Thiết kế mơ hình logic ............................................................................. 74
3.2.1. Chuyển mơ hình E – R sang mơ hình quan hệ.................................. 74
3.2.2. Biểu diễn các mối quan hệ ................................................................ 74
3.2.3. Chuẩn hóa.......................................................................................... 75
7


3.2.3.1. Chuẩn hóa phiếu nhập ................................................................ 75
3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất.................................................................. 75
3.2.3.3. Chuẩn hóa biên bản kiểm kê ...................................................... 76
3.3. Thiết kế mơ hình vật lý ............................................................................ 76
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .............................................................. 76
3.3.1.1. Phi chuẩn hóa các quan hệ trên .................................................. 76
3.3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý....................................................... 77
3.3.2. Biểu đồ mơ hình dữ liệu quan hệ ...................................................... 81
3.3.2. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống: ..................................... 82
3.3.2.1. Hệ thống menu chính ................................................................. 82
3.3.2.2. Thiết kế các giao diện: ............................................................... 82

a. Một số màn hình giao diện của meun hệ thống .............................. 82
b. Một số màn hình giao diện trong menu Danh mục ........................ 85
c. Một số giao diện của menu Chứng từ ............................................. 91
d. Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” .................................. 95
e. Một số mẫu báo cáo ........................................................................ 95

8


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
Hệ thống thông tin một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông
tin. Đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh
nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của
khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý
của đơn vị một cách hiệu quả nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các
nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề
áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức
thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thơng tin cho đơn vị mình.
Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong
muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính
hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển cơng
nghệ Thăng Long, em đã được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trị của cơng
ty thực tập và tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin và phần mềm kế toán tại
đây. Em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư trong công
tác quản lý, đồng thời được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường
cùng các cán bộ phòng kế tốn cuả cơng ty em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây
dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần Xây dựng và Phát triển

công nghệ Thăng Long.”
Hiện nay, tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long đang làm kế tốn bằng phương pháp thủ cơng và một phần hỗ trợ Excel. Do
vậy cần phải xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn vật tư giúp cho việc giải
quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của
doanh nghiệp.

9


2. Phạm vi của đề tài
Đề tài tập trung vào nghiên cứu về hệ thống thơng tin kế tốn vật tư của
đơn vị. Sản phẩm của đề tài là mô hình phần mềm hỗ trợ cho cơng tác kế tốn tại
bộ phận kế toán vật tư.
3. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là được người sử dụng chấp nhận và áp dụng vào
doanh nghiệp. Do đó chương trình phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản: đầy
đủ các chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Bên cạnh đó, hệ thống cịn phải đáp ứng được những u cầu sau:
 Cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh
chóng, phục vụ tốt q trình quản lý kho, phục vụ tốt cho các đội thi
công.
 Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư và thủ kho trong việc quản lý
nguyên liệu, vật liệu của công ty.
 Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội
ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong q trình quản
lý vật tư.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài: phương pháp thu
thập thơng tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin và lập trình

hướng đối tượng.
5. Cơng cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008
Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012
Cơng cụ tạo báo cáo: XtraReport của Devexpress

10


6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài tập trung chủ
yếu vào 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về công tác kế toán vật tư trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát
triển Cơng nghệ Thăng Long.
Chương 3: Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm kế tốn vật tư tại
Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long.
Dù đã hết sức cố gắng, song đồ án của em khơng tránh khỏi những hạn chế
và thiếu sót. Do vậy, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy
cơ Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến
thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn
Hữu Xuân Trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của tồn thể cán bộ nhân viên Phịng
Tài chính – Kế tốn Cơng ty Cổ Phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng
Long đã giúp em hoàn thành đề tài này!

11

DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT
Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

HTTT

Hệ thống thông tin

CTGS

Chứng từ ghi sổ

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

CSDL

Cơ sở dữ liệu

HQTCSDL

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

N- X- T

Nhập – Xuất – Tồn

QĐ – BTC

Quyết định – Bộ Tài Chính

TK

Tài khoản

NVL

Nguyên vật liệu

VNĐ

Việt Nam Đồng

12


CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN
VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế
toán trong DN
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
a. Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng một
hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu
liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết
một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực
tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình
hay phần mềm khác.
b. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế tốn là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thơng tin
kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ,
xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế tốn đến khâu in ra
sổ kế tốn và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị.
1.1.1.2. Vai trị của phần mềm kế tốn
Vai trị của phần mềm kế tốn đồng hành cùng với vai trị của kế tốn, nghĩa
là cũng thực hiện vai trị là cơng cụ quản lý, giám sát và cung cấp thơng tin, vai
trị theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên
do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thơng tin và lĩnh vực kế tốn nên
vai trị của phần mếm kế tốn cịn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:
- Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn bằng thủ
cơng:Việc tin học hóa cơng tác kế tốn bằng phần mềm kế toán đã thay thế một
13


phần hay tồn bộ cơng việc ghi chép, tính tốn, xử lý bằng thủ cơng của người
làm kế tốn. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng
huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác
hơn. Căn cứ vào thơng tin do phần mềm kế tốn cung cấp, các nhà quản lý đề ra
các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh nhanh
hơn bằng cách thay đổi số liệu (trong phần dự tốn) sẽ có được những kết quả
khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.

- Vai trị số hố thơng tin: Phần mềm kế tốn tham gia vào việc cung cấp
thơng tin được số hố để hình thành nên một xã hội số hố thơng tin điện tử, thơng
tin của kế tốn được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng
số hố để trao đổi thơng tin thơng qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên
internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp
thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty
chứng khốn (nếu các cơng ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các
thơng tin kế tốn bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thơng
tin kế tốn có thể có được thơng tin từ máy vi tính của họ thơng qua cơng cụ trao
tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền
tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau
trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ.
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán
a. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong giai đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh
trong q trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách
phân loại của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở
dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.

14


Giai đoạn 2: Xử lý
Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng
tin tài chính kế tốn dựa trên thơng tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn
1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng
từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích

lọc các thơng tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,
đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính tốn lưu giữ kết quả cân
đối thử của từng tài khoản
Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thơng tin và tính tốn số liệu
tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài
chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc
lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay
kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế
toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích
phục vụ nhu cầu quản trị.
Như vậy nhìn vào mơ hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có
thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch tốn hay khơng hồn
tồn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá
sát với quy trình ghi chép kế tốn thủ cơng.
b.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế tốn:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế
tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính.
Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình
thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định. Phần mềm kế tốn
khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được
thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó
nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành
phần của một phần mềm kế tốn:
Phần mềm kế tốn được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp
xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
15

c. Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục
để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thơng tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thơng tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết
theo thuật tốn đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm tồn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.

1.1.2. Trình tự xây dựng phần mềm kế tốn
- Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Tìm hiểu và làm sang tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu mức cao về ứng dụng
của khách hang.
- Bước 2: Phân tích
Phân tích làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ thống. Trong
rất nhiều trường hợp cần phụ thuộc vào yêu cầu và chức năng của hệ thống nhắm
tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh/quản
lý.
- Bước 3: Thiết kế hệ thống
Sau khi có thơng tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2
tiến hành phân tích và thiết kế kỹ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp nhất
cho hệ thống.

16

- Bước 4: Xây dựng hệ thống
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kỹ thuật hệ thống và giao
diện đồ họa cần bắt tay vào việc xây dựng hệ thống. Trong q trình này ln cập
nhật về tiến độ của dự án.
- Bước 5: Kiểm thử
Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua
quy trình kiểm thử nội bộ, một phiên bản chạy thử sẽ được tạp dựng và hoạt động
để kiểm thử.
- Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống sẽ chuyển giao các kết quả cho khách
hàng.
- Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao cho khách hàng tiến hành đào tạo sử
dụng, vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng
nguyên tắc.
- Bước 8: Bảo hành, bảo trì.
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ đảm bảo việc theo
dõi, xử lý mọi u cầu bảo hành, bảo trì phát sinh.

1.1.3. Cơng cụ xây dựng phần mềm kế tốn
1.1.3.1. Cơng cụ quản trị cơ sở dữ liệu
a. Các khái niệm cơ bản
- Một cơ sở dữ liệu (CSDL/ DB: DataBase) là một tập hợp các tập tin có
liên quan với nhau, được thiết kế nhằm làm giảm thiểu sự lặp lại dữ liệu.
- Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL/ DBMS: DataBase
Management System) là một hệ thống gồm một CSDL và các thao tác trên CSDL

17

đó, được thiết kế trên một nền tảng phần cứng, phần mềm và với một kiến trúc
nhất định.
- Một hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL/ DBS: DataBase System) là một phần mềm
cho phép xây dựng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
b. Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường dùng
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, cơng cụ để lưu trữ, tìm kiếm,
sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện người sử
dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Thơng qua các lệnh của ngơn ngữ
người/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngồi. Cịn người sử dụng dùng ngôn ngữ
hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử
dụng ngơn ngữ truy vấn theo cấu trúc (Structured Query Language). Các hệ quản
trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle , Visual FoxPro,
PostgreSQL ,SQL Server , DB2 , Infomix...
- Ưu điểm của HQTCSDL:
+ Quản lý được dữ liệu dư thừa.
+ Đảm báo tính nhất quán cho dữ liệu.
+ Tạo khả năng chia sẻ dữ liệu nhiều hơn.
+ Cải tiến tính tồn vẹn cho dữ liệu.
- Nhược điểm:
+ HQTCSDL tốt thì khá phức tạp.
+ HQTCSDL tốt thường rất lớn chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ.
+ Giá cả khác nhau tùy theo môi trường và chức năng.
+ HQTCSDL được viết tổng quát cho nhiều người dùng thì thường
chậm.

18

* Đối với các hệ thống nhỏ: Là hệ thống có qui mơ nhỏ, u cầu quản trị
cơ sở dữ liệu thấp nên hệ quản trị CSDL Microsoft Acess là phù hợp. Nó có các
ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Nhỏ gọn.
+ Cài đặt dễ dàng.
+ Phù hợp với các qui mơ nhỏ.
- Nhược điểm:
+ Hạn chế về kích thước CSDL.
+ Hạn chế số người cùng truy cập vào CSDL.
+ Kích thước dữ liệu càng lớn độ ổn định càng giảm.
+ Hạn chế tổng số module trong một ứng dụng.
+ Không hỗ trợ truy câp từ xa qua mạng.
* Đối với các hệ thống lớn: Là những hệ thống có cơ cấu phân tán trên một
phạm vi rộng. Vì vậy việc thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu phân tán là
phù hợp nhất đối với các hệ thống này. Tiêu biểu cho hệ quản trị CSDL này là
Oracle với những ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
+ Tính bảo mật, độ an tồn dữ liệu cao.
+ Dễ bảo trì, nâng cấp.
+ Dễ cài đặt và triển khai
+ Có cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
- Nhược điểm:
+ Chi phí đầu tư lớn.
+ Độ phức tạp cao.
19


+ Quản trị khó.

* Đối với các hệ thống vừa: Các hệ thống vừa phù hợp với hệ quản trị cơ
sở dữ liệu: SQL Server và Visual FoxPro. Trong đó, mỗi hệ quản trị có những ưu
và nhược điểm nhất định:
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro
- Ưu điểm:
+ Dễ dàng nâng cấp, sửa đổi.
+ Dễ dàng tổ chức Cơ sở dữ liệu.
- Nhược điểm:
+ Khả năng bảo mật kém.
+ Không thuận tiện chạy trên môi trường mạng.
+ Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode,
VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows.
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server
- Ưu điểm:
+ Truy cập cơ sở dữ liệu ổn đinh.
+ Dễ sử dụng.
+ Dễ theo dõi.
+ Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh.
- Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows.
1.1.3.2. Ngơn ngữ lập trình
a. Khái niệm
Ngơn ngữ lập trình là một dạng ngơn ngữ được thiết kế và chuẩn hóa để
truyền các chỉ thị cho máy tính (hoặc máy khác có bộ xử lí). Ngơn ngữ lập trình

20