Tổ chức kế toán NVN ở C.ty In Thương mại & dịch vụ du lịch

lời nói đầu
Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa, diện mạo
nền kinh tế nớc ta ngày một khởi sắc. Cơ chế thị trờng thực sự đà mở ra một bớc
ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế, đồng thời
cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh
nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế.. Các doanh nghiệp
muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là một quy luật tất
yếu để từ đó chủ động, sáng suốt vạch ra cho mình một phơng án kinh doanh đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển, phải có
tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều
câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất nh thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để
sản phẩm sản xuất ra đợc thị trờng chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày
một cao của xà hội với chất lợng cao nhất mà giá cả lại hợp lý và hấp dẫn. Hớng
tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi
mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất,
phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến
quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản
xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khai thác đợc thị trờng tiêu
thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển
vốn. Thực tiễn đà chứng minh, một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc
biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp,
đó chính là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phÝ NVL
thêng chiÕm mét tû lƯ kh«ng nhá trong tỉng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức
hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằm cung cấp những thông tin chính
xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhà lÃnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra
các biện pháp quản lý NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh
doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và
hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả.
Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cờng
vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị
trờng.

Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần In Thơng Mại và Dịch vụ
du Lịch, thấy rõ đợc tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh
doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn tận
tình của thầy giáo: Thạc sĩ Dơng Nhạc và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng
kế toán của Công ty , tôi đà đi sâu nghiên cứu đề tài:

1


Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thơng mại và dịch vụ Du
Lịch.
Nội dung của chuyên ®Ị gåm ba ch¬ng:
Ch¬ng I: - C¬ së lý ln về kế toán nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
Chơng II: - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty In
Thơng mại và dịch vụ Du lịch.
Chơng III: Những vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện trong công tác kế
toán nguyên vật liệu ở công ty in Thơng mại và những giải pháp.

2


chơng I
Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất
I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh
nghiệp sản xuất:
1- Khái niệm và đặc điểm của NVL:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tợng lao động, là một trong
ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành

nên sản phẩm. Song không phải đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ
những đối tợng lao động do tác động bởi lao động có ích của con ngời tạo ra và
có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới trở thành NVL.
Chẳng hạn nh than đá, dầu khí khi cha khai thác còn nằm trong lòng đất thì mới
chỉ là đối tợng lao động, nhng khi đợc khai thác để cung cấp cho ngành công
nghiệp làm nhiên liệu đốt thì mới đợc gọi là nguyên vật liệu. Chính vì vậy mà
NVL là đối tợng lao động đà đợc thay đổi do lao dộng có ích của con ngời tác
động tới.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có đặc
điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi
hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách
khác giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào sản phẩm mới tạo ra.
2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất
NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Là cơ sở vật chất chủ
yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để
đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, đúng tiến độ kế hoạch và có
hiệu quả.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phÝ NVL chiÕm tû träng lín trong
chi phÝ s¶n xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lợng và
chất lợng NVL có tác ®éng trùc tiÕp cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn sè lợng và chất
lợng sản phẩm. NVL có đúng số lợng và chất lợng tốt, đúng quy cách mới góp
phần tạo ra những sản phẩm tốt cả về chất lợng và số lợng hoàn thành tốt kế
hoạch sản xuất vạch ra. Đồng thời, việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý mà
không ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng
lợi nhuận cho doanh nghiÖp.
3


NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hởng không
nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Vì

vậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu, từ khâu
thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt
để mà vẫn đạt hiệu quả cao.
3- Yêu cầu quản lý đối với NVL
Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo
quản, dự trữ và sử dụng, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giống
nhau:
-Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng
loại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến
độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khâu bảo quản tại kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bÃi, trang bị các
phơng tiện cân đo, đong đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại
NVL phù hợp với quy mô tỉ chøc cđa tõng doanh nghiƯp, tr¸nh h háng, mÊt
m¸t, lÃng phí hao hụt NVL
-Khâu dự trữ: Phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại
NVL một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đọc diễn ra
bình thờng. Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn cũng không dự
trữ quá ít làm gián đoạn sản xuất.
-Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định
mức, dự toán chi phí NVL đà đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ chức việc
ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL một cách đầy đủ,
chính xác và kịp thời.
Từ những yêu cầu đặt ra cho thấy việc tăng cờng quản lý NVL là rất cần
thiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực
tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp, và để quản lý NVL đợc tốt thì việc tổ chức tốt
công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết.
4- Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL
4.1. Vai trò của kế toán NVL
Kế toán NVL là công cụ đắc lực giúp cho lÃnh đạo doanh nghiệp nắm đợc
tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán NVL có phản ánh chính xác,

đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập xuất tồn cũng nh về đơn giá thu mua
NVL cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cung ứng vật t, lập
kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thÝch hỵp.
4


Tổ chức công tác kế toán NVL chính xác, kịp thời không những là cơ sở
cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà
quản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ đó có biện
pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động.
4.2- Nhiệm vụ của kế toán NVL.
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và
có hiệu lực, kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
-Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp.
- Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên
vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại
có thể xảy ra.
-Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế đa vào sử
dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho các đối tợng tập hợp chi
phí.
-Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham gia
phân tích đánh giá trình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với
ngời bán.
II- Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
1- Phân loại NVL
Trong các doanh nghiƯp s¶n xt vËt liƯu bao gåm rÊt nhiỊu các loại, các

nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tùy theo yêu cầu quản lý NVL
trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại cho phù hợp. Thông thờng
có các cách phân loại NVL sau đây:
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh thì NVL đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đối
với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ
yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Bán thành phẩm mua ngoài
cũng đợc coi lµ NVL chÝnh.

5


- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạo
sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lợng
sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ
cho sản xt, cho viƯc b¶o qu¶n bao gãi s¶n phÈm nh các loại thuốc tẩy...
- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.
- Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp
hoặc không cần lắp...dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp.
- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trên
gồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất, thu hồi đợc từ việc thanh lý tài
sản cố định . . .
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh
nghiệp mà mỗi loại NVL trên lại đợc chia thành các nhóm một cách cụ thể.
* Căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp mà từng
loại vật liệu nêu trên đợc chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến, gia
công.
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ nguyên vật liệu

của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất
kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng,
quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm...
2- Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu
theo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Phơng pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công tác
kế toán NVL trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý và
hạch toán đề ra. Về nguyên tắc, NVL phải đợc đánh giá theo giá gốc, có nghĩa
là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá gốc, khi xuất kho cũng phải
xác định giá gốc xuất kho theo những phơng pháp qui định. Giá gốc bao gồm
chi phí mua, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan.
Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí
vận chuyển bốc xếp trong quá trình vận chuyển mua NVL và các chi phí khác
có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL do mua không đúng qui cách, phẩm
chất đợc trừ khỏi chi phí mua.
Chi phí chế biến có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nh chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí s¶n xuÊt chung
6


biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành
phẩm.
Nguyên liệu, vât liệu và công cụ dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích
sản xuất sản phẩm không đợc tính giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng
góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán hàng bằng đợc cao hơn giá thành sản xuất của
sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà giá
thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc, thì nguyên
vật liệu đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc.
Theo qui định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản

ánh theo giá gốc. Tuy nhiên trớc đây theo giá thực tế nhiều doanh nghiệp áp
dụng trị giá thực tế để ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch
toán tình hình nhập xuất.Nhng hiện nay theo chế độ mới ban hành thì nguyên
vật liệu phản ánh theo giá gốc còn đơn giản hơn nhiều tình hình nhập, xuất kho.
2.1- Đánh giá NVL theo giá gốc
2.1.1 Đánh giá NVL theo giá gốc nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá gốc của NVL nhập kho đợc xác định
nh sau:
Đối với NVL mua ngoài nhập kho:
- Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
khấu trừ:
Giá thực tế = Giá hóa đơn + chi phí thu
mua ngoài

(cha có VAT)

- Chiết khấu giảm giá

mua thực tế

( Nếu có)

- Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
trực tiếp:
Giá thực tế NVL = Giá hoá đơn + Chi phí thu Chiết khấu giảm giá
Mua ngoài

( đà có VAT)

mua thực tế

(Nếu có)

Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Trị giá thực tế
NVL nhập kho

=

Trị giá thực tế N VL

+

xuất gia công chế biến

Chi phí gia công
chế biến

Đối với NVL gia công chế biến:
Giá trị thực tế
nguyên vật liệu
nhập kho do thuê
ngoài gia công

Giá trị thực tế
Chi phí vận
nguyên vật liệu 7 chuyển nguyên
xuất thuê gia
vật liệu (đi và về)
công chế biến

Số tiền thuê gia
công phải trả cho
đơn vị nhận gia
công chế biến


=

+

+

Đối với NVL nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thực tế
của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh
giá.
2.1.2-Đánh giá NVL theo giá thực tế xuất kho
NVL thờng đợc thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy
giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho NVL, kế
toán phải tính toán chính xác giá thực tế NVL xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau theo đúng phơng pháp tính giá thực tế xuất kho NVL đÃ
đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán.
Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, theo chuẩn mực 02 có 4 phơng
pháp sau:
Tính theo chuẩn mực 02 bình quân gia quyền:
Trị giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ

Đơn giá
thực tế
bình quân

Trị giá thực tế
NVL nhập trong kỳ

=
Số lợng NVL
tồn đầu kỳ

+

Số lợng NVL
nhập trong kỳ

Sau đó tính giá NVL xuất kho theo công thức:
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân
- Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này đòi hỏi các doanh
nghiệp phải quản lý theo dõi NVL theo từng lô hàng. Khi xuất kho NVL thuộc
lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của
từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho.
- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Phơng pháp nhập
trớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số NVL nào nhập kho trớc thì đợc
xuất trớc và NVL tồn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập kho cuối cùng. Theo phơng
pháp này thì giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thời
điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá của
lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ cßn tån kho.

8


Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi

vốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn giá thực tế của từng lần nhập kho có
xu hớng giảm dần.
- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhập
sau xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số NVL nhập kho sau thì đợc xuất trớc
và NVL còn lại cuối kỳ là NVL đợc nhập trớc. Theo phơng pháp này thì giá trị
NVL xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của
NVL tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn
kho.
Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp đơn giá thực tế NVL từng lần
nhập kho có xu hớng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho.
3-Tổ chức kế toán chi tiết NVL
3.1-Chøng tõ kÕ to¸n sư dơng
Mäi nghiƯp vơ kinh tÕ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải đợc lập chứng từ kế
toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép
ban đầu về NVL.
Các chứng từ về kế toán NVL bao gåm:
- PhiÕu nhËp kho (MÉu 01-VT)
- PhiÕu xuÊt kho ( Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm NVL (Mẫu 05-VT)
- Hoá đơn GTGT

( Mẫu 01 GTKT-3 LL)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( Mẫu 03-BH)
- Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01a BH)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 VT)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nớc, các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:
- Phiếu xuất NVL theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm NVL ( Mẫu 05-VT)
- Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)
Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các
chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định.
3.2-Sổ kế toán chi tiÕt NVL
9


Tổ chức kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết
áp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sỉ (thỴ) kho ( MÉu 06-VT)
- Sỉ (thỴ) kÕ toán chi tiết NVL
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
3.3- Các phơng pháp kế toán chi tiết
3.3.1- Phơng pháp ghi thẻ song song (xem sơ đồ 1.1 phần phơ lơc)
- ë kho: ViƯc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xt, tån kho NVL hµng ngµy do thđ
kho tiÕn hµnh ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng. Thẻ kho do kế toán NVL
lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại NVL vào một thẻ kho. Khi nhËn
c¸c chøng tõ nhËp, xt NVL thđ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp
lý của chøng tõ råi tiÕn hµnh ghi chÐp sè thùc nhËp, xuất vào chứng từ và thẻ
kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các
chứng từ nhập, xuất đà đợc phân loại theo từng thứ NVL về phòng kế toán.
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết NVL ®Ĩ ghi chÐp t×nh h×nh
nhËp, xt, tån kho theo chØ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ NVL. Cuối
tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Để có số
liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán
chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết NVL vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL
theo từng nhóm, loại NVL.
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt NVL

Nhợc điểm: ghi chép nhiều, trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chế
chức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối
tháng.
3.3.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển (xem sơ ®å 1.2 phÇn phơ lơc)
ë kho: Thđ kho sư dơng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ
song song.
ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập, xuất, tồn của từng NVL ở từng kho dùng cho cả năm, đợc ghi mỗi
tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu kế toán phải lập bảng kê chứng từ
nhập, xuất do thủ kho gửi lên. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối
chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối th¸ng
10


Nhợc điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng.
Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuối
tháng.
3.3.3-Phơng pháp ghi sổ số d (xem sơ đồ 1.3 phần phụ lục)
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt
số lợng. Cuối tháng sử dụng sổ số d để ghi số tồn kho cuối tháng.
ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d dùng cho cả năm để ghi số tồn kho
của từng loại NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị.
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán lập bảng kê nhập, xuất.
Rồi lập bảng luỹ kế bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL theo chỉ tiêu giá trị.
Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng.
Ưu điểm: Không bị ghi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt khối
lợng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng.
Nhợc điểm: Chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cần thông
tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho. Việc kiểm tra gặp nhiều khó khăn.

4- Tổ chức kế toán tổng hợp NVL
4.1-Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Theo phơng pháp này, Việc nhập, xuất, tồn kho NVL, sản phẩm, hàng
hoá . . . đợc phản ánh thờng xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toán tổng
hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho. Việc xác định trị giá NVL xuất dùng căn cứ
vào chứng từ xuất kho khi đà đợc tập hợp, phân loại theo đối tợng sử dụng để
ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phơng pháp này đợc áp dụng phần lớn trong
các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị
cao.
* Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng một số tài khoản sau:
Tk 152 nguyên vật liệu: Dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL
hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ.
D nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp 2, 3
cụ thÓ:
11


TK 1521: NVL chÝnh
TK 1522: NVL phơ
TK 1523: Nhiªn liƯu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1528: NVL khác
Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK 111, Tk 112, Tk
113, Tk 627, Tk 621, Tk 642, . . .
Phơng pháp kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng giảm NVL
Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT, khi nhập kho vật liệu
do mua ngoài kế toán ghi
Nợ TK 152

Tổng giá thanh toán

Có TK 111, 112,331
sơ đồ tăng giảm nguyên vật liệu( sơ đồ 1.4)
4.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên tình
hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng. Phơng pháp này
chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp t nhân, doanh nghiệp có qui mô nhỏ, hệ thống
quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ.
* Tài khoản kế toán sử dụng
- Tk 152: Dùng kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuối
kỳ vào TK 611.
- Tk 611: Dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật t hàng hoá mua vào
và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số d.
Ngoài ra kế toán NVL theo phơng pháp KKĐK cũng sử dụng các tài
khoản liên quan khác giống nh phơng pháp KKTX.
Công thức xác định trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:
Trị giá thực tế
NVL xuất
Dùng trong kỳ

Trị giá thực tế
=

NVL tồn

Trị giá thực tế
+

đầu kỳ

NVL nhập
trong kỳ

12

Trị giá thực tế
-

NVL tồn
cuối kỳ


* Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (sơ đồ
1.5)
Trờng hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT thì khi nhập kho hàng
mua về kế toán ghi:
Nợ TK 611

Tổng giá thanh toán

Có TK 111, 112,331

chơng II
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở
công ty in thơng mại và dịch vụ du lịch
I/ Đặc điểm, quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in Thơng mại và Dịch vụ Du lịch.
1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty đợc thành lập vào ngày 26/3/1997.
Trụ sở chính tại: Số 553 - Kim MÃ - Hà Nội
Công ty đà đăng ký kinh doanh sè 0103003084 do träng tµi kinh tÕ Hµ Nội
cấp ngày 26/3/1997
Công ty hoạt động theo cơ chế thị trờng, khối lợng sản phẩm in của công ty
đều do TLĐLĐVN đặt, về số lợng báo in, chủng loại sản phẩm, các loại nguyên
vật liệu đầu vào, công ty thực hiện công việc in với công suất khá cao (80%

13


công suất thiết kế ). Lực lợng công nhân ở đây tơng đối lớn, sản phẩm chủ yếu
là Báo, tạp chí, nhÃn mác.
Trớc đây là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hoạt động với qui mô vừa và
nhỏ nhng cho đến tháng 3/ 1999 công ty đà cổ phần hoá và đổi tên thành công ty
cổ phần in Thơng mại và dịch vụ du lịch. Sau khi cổ phần hoá công ty đà thu hút
đợc nhiều công nhân viên có tay nghề giỏi vào làm tại công ty làm nền cho sự
đầu t mở rộng nền kinh tế phù hợp với tình hình của đất nớc. Ban lÃnh đạo công
ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đà không ngừng phấn đấu, học hỏi
và sáng tạo để nâng cao chất lợng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trờng và thị
hiếu độc giả.

14

Trong những năm gần đây, công ty đà đạt đợc một số thành tựu sau :
Stt

Nôi dung

Năm 2001

Năm 2002

Năm 2003

21.215.401.161

31.033.845.731

38.490.000.000

3.003.357.000

3.656.300.000

5.400.000.000

03 Thuế thu nhập

243.127.896

276.007.544

285.000.000

04

Nộp cấp trên

154.994.034

122.656.000

130.000.000

05

Lợi nhuận để lại

228.652.746

286.200.033

299.340.000

950.000

1.100.000

1.300.000

01 Doanh thu

02 Quỹ lơng và trả công

06 Thu nhập bình quân
( ngời/ tháng )

Qua số liệu ở trên ta thấy công ty đà không ngừng nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh cải thiện đời sống cho công nhân viên tăng nguồn thu ngân
sách và tạo việc làm cho nhân viên trong công ty.
2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty : ( xem
sơ đồ 2.1)
- Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của
tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in để chế bản tạo
ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt.
- Giai đoạn in hàng loạt : Giai đoạn này nhận bản in từ phân xởng chế
bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mùc in, . . . tiÕn hµnh in hµng loạt trên các
máy in offset để tạo trang in. Các trang in sẽ đợc kiểm tra chất lợng để loại bỏ
ngay các trang in không đạt yêu cầu.
- Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ
giai đoạn chế bản đa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đa vào
gấp thành các tay in của ấn phẩm.
Tơng ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất
của công ty đợc chia làm ba phân xởng chính:
- Phân xởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, đợc sắp xếp
theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo. Công việc của
phân xởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao.
- Phân xởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in
trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lợng sản phẩm.
- Phân xởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đà in, đóng
gói, kiểm tra chất lợng và số lợng sản phÈm.
15

Cả ba phân xởng trên đợc đặt dới sự điều hành và giám sát chung của
phòng kỹ thuật cơ điện.
3/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty cổ phần in
Thơng mại đà xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và
đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Ban Giám đốc
Giám đốc

P.kế toán
tài vụ

Phòng chế bản

P.vi
Tính

P. kỹ thuật cơ
điện, K hoạch VT

Phòng in offset

P.bình
bản

P. phơi

bản

P
Toshiba

Tổ

Coromas

P. máy
màu

P. tổ chức
cán bộ

Phòng đóng sách

Tổ gấp xén

và KCS

Tổ lồng
báo

Ghi chú:
: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ thông tin phối hợp

* Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban:
- Giám đốc: Là ngời có quyền quyền quyết định cao nhất trong công ty.

Giám đốc công ty do các cổ đông bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc cơ quan cấp
trên, trớc pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh.
16

Tổ
sách


- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mu cho giám đốc về
công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ
công nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính
sách tiền lơng đối với ngời lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ
lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xà hội đối với ngời lao động.
- Phòng kế hoạch vật t: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và
chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lợng sản phẩm, về thời
gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật t cho quá trình sản xuất.
Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai
thực hiện ở các phân xởng làm công tác sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng
của thị trờng, kiểm tra khai thác nguồn hàng.
- Phòng kế toán tài vụ: Tham mu cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực
hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài
chính của công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn
có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lợng in ấn,
doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra
và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo
quy định.
- Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và
ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ
phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hớng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng

bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dỡng và sửa chữa
máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn.
4/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty
4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp vừa, hạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân
trên cơ sở lý luận từ thực tiễn tế, công ty đà lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán
theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý
của công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều tập
trung tại phòng kế toán, ở các phân xởng công ty không tổ chức kế toán riêng.
Mọi chứng từ đều đợc tập trung về phòng kế toán tài vụ của công ty để xử lý và
hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của công ty, công ty
cha sử dụng kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán thủ công

17


Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng nh yêu cầu quản trị đặt ra, số lợng
nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 ngời, mỗi ngời có
một chức năng nhiệm vụ riêng.
- Kế toán trởng: Đồng thời cũng là trởng phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối
hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung
của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế
toán.
- Thủ q: Cã nhiƯm vơ theo dâi t×nh h×nh thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình
hình thanh toán nội bộ.
Thủ quỹ theo dõi các tài khoản : TK 111; TK 112; TK 141; TK 311;
TK 341.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tiến hành ghi chép, tính
toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng và trị giá thực tế của
nguyên vật liệu nhập, xuất, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vật

liệu. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản:
TK 152; TK 153; TK 621.
- KÕ to¸n thanh to¸n : KÕ to¸n thanh to¸n cã nhiệm vụ theo dõi các giao
dịch của công ty với nhà cung cấp và với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh
toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp. Kế toán thanh toán theo dõi
trên các tài khoản: TK 331 ; TK 131, TK 133; TK 333
- Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ tính chính xác lơng và các khoản trích
theo lơng nh : Bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ
công nhân viên trong công ty.
Kế toán tiền lơng theo dõi các tài khoản: TK 334 ; TK 338 ; TK 622 ; TK
627 .
- KÕ to¸n tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính
giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung
cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán.
Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà công ty sử dụng
Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song
luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi ngời
nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng.
Kế toán trưởng
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty

18
Kế toán
tổng hợp

Kế toán thanh toán
và tiền lương

Kế toán vật liƯu,
c«ng cơ dơng cơ

Thđ q


4.2/ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định
1141-TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán
công ty đang vận dụng là hình thức Nhật ký chứng từ .
Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng tõ
cïng néi dung, tÝnh chÊt nghiƯp vơ ®Ĩ lËp chøng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế
toán tổng hợp.
Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự
thời gian và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế
toán chi tiết.
Hệ thống sổ kế to¸n doanh nghiƯp ¸p dơng:
- Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt: thỴ kho, sỉ xt, nhËp vËt t, sỉ chi tiÕt thanh toán với
ngời mua, . . .
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ cái tài khoản
Trình tự ghi sổ kế toán đợc khái quát sơ đồ "Nhật ký chứng từ"( xem sơ đồ 2.2)

II. Tình hình thực tế về công tác kế toán nvl ở công ty
1. Đặc điểm NVL và phân loại NVL ở công ty
* Đặc điểm chung về vật liệu của công ty
Hiện nay, ở công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và
mực là 2 loại vật liệu quan trọng nhất. Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công
nghệ in của công ty đều có sẵn trên thị trờng với giá cả ít biến động cho nên việc
thu mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh

chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt đợc số lợng vật
liệu dự trữ trong kho, không để xẩy ra tình trạng ứ đọng vốn.
19


Mỗi vật liệu có tính chất lý, hoá học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quản
cũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hút ẩm,
thấm nớc, dễ mối mọt. Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh h
hỏng, hao hụt lÃng phí.
* Phân loại vật liệu ở công ty
- Vật liệu chính: Gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản
xuất để tạo ra sản phẩm của công ty gồm 3 nhóm:
+ Giấy các lo¹i: nh giÊy cuén, giÊy couche, giÊy offset, . . .
+ Mực in các loại: Mực đen, mực mầu của các nớc khác nhau.
+ Kẽm các loại

- Vật liệu phụ: gåm rÊt nhiỊu chđng lo¹i nh lìi dao chỉ, tót bảng, chổi
tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô, . . .
- Nhiên liệu, phụ tùng thay thế
- Phế liệu thu hồi
2. Đánh giá vật liệu ở Công ty
* Đánh giá vật liệu nhập kho:
- Vật liệu của Công ty nhập chủ yếu do mua ngoài:
Giá thực tế của
VL mua ngoài =
nhập kho

Giá mua ghi
trên hoá
đơn GTGT

+

Chi phí
thu mua
vận
chuyển

-

Các khoản
giảm giá đư
ợc hưởng

Trong đó:
Giá mua trên hoá đơn GTGT= giá mua cha có thuế + thuế GTGT
* Đánh giá vật liệu xuất kho
Vật liệu đợc thu mua, nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do
vậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Cho nên khi
xuất kho, kế toán phải xác định đợc giá thực tế xuất kho đà đăng ký áp dụng
đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu kế ghi sổ theo giá hạch
toán. Chứg từ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để ghi vào
các tài khoản và ghi sổ kế toán tổng hợp. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính
theo công thức.

20


hệ số giá

=

Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế VL nhập trong kỳ

+

Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ
+

Giá thực tế của VL
xuất kho
=

Giá hạch toán của VL
xuất kho trong kú

x8

hƯ sè gi¸

ViƯc tÝnh gi¸ thùc tÕ VL xt dïng đợc kế toán thực hiện trên bảng kê số
3- Bảng tính giá thành thực tế.
- Phơng pháp giá hạch toán của vật liệu:
Đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu
nhiều, tình hình nhập xuất kho diễn ra thờng xuyên, việc đánh giá vật liệu hàng
ngày rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thể xác định đợc hàng ngày với

từng lần nhËp nhng qu¸ tèn kÐm, cã thĨ sư dơng gi¸ hạch toán để hạch toán tình
hình nhập, xuất hàng ngày. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực
tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ kÕ to¸n...
Gi¸ thùc tÕ NVL xt kho = HƯ sè giá * Giá hạch toán NVL xuất kho
Giá thực tế NVL

+

tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế NVL
xuất kho trong kỳ

Hệ số giá =
Giá hạc toán NVL
tồn kho đầu kỳ

+ Giá hạc hạch toán NVL
xuất kho trong kỳ

3. Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty
3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn
dự trữ một lợng cần thiết. Khi có nhu cầu sản xuất với số lợng lớn công ty phải
tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Quá trình thu mua
vật liệu do phòng kế hoạch vật t đảm nhận.
Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm
nhận và nhập kho. Thực tế, tại công ty, khi vật liệu về đến kho thủ kho sẽ căn cứ
21

vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để "kiểm nghiệm vật liệu" (biểu số 2) về
các chỉ tiêu nh tên sản phẩm, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế
suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán,...Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự
hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ
kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký cđa thđ kho,
c¸n bé cung øng, kÕ to¸n vËt liệu.
Phiếu nhập kho viết thành 3 liên: một liên thủ kho lu làm căn cứ để ghi
vào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toán lu
cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căn cứ
thanh toán với ngời bán và ghi sổ kế toán.
Trờng hợp số vật liệu nhập kho không đạt tiêu chuẩn cũng nh các yêu
cầu khác thì thủ kho không nhập kho và có quyền trả lại ngời bán.
Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu, đạt tiêu chuẩn nhập kho thì phòng
kế hoạch vật t làm thủ tục nhập kho dựa vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên
bản kiểm nghiệm
3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Công ty in Thơng mại là một doang nghiệp sản xuất nên việc xuất kho vật
liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng
sản phẩm đà ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật t sẽ lập lệnh sản xuất ghi rõ
tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụnglệnh sản xuất
đợc lập 03 liên, một liên lu lại phòng kế hoạch vật t, một liên lu lại phòng kế
toán, còn một liên giao cho phân xởng sản xuất.
Khi đó yêu cầu xuất vật liệu này đợc chuyển đến phòng vật t để viết phiếu
xuất. Phiếu xuất kho vật t ( biểu 4.1) để phản ánh tình hình xuất kho của các vật
liệu (trừ giấy) còn khi xt giÊy C«ng ty sư dơng phiÕu xt giÊy (biĨu 4.2) các
loại phiếu xuất này đợc lập thành 3 liên
- 1 Liên lu lại phòng kế hoạch vật t
- 1 Liên lu lại phòng kế toán
- Liên còn lại giao cho phân xởng sản xuất

4. Phơng pháp kế toán chi tiÕt NVL ë C«ng ty
* Chøng tõ sư dơng
- Chđng loại vật liệu của Công ty đa dạng, quá trình sản xuất kinh doanh
liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kée toán đầy ®ñ,
22


kịp thời chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đợc Nhà nớc
quy định. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ kế toán vËt liƯu theo mÉu do
Bé tµi chÝnh ban hµnh nh:
- Hoá đơn (GTGT)- Mẫu 01 GTKT-3LL
- Biên bản kiểm nghiệm vËt t - MÉu sè 05-VT
- PhiÕu nhËp kho - MÉu sè 01-VT
- PhiÕu xuÊt kho vËt liÖu ( Theo mẫu của Bộ tài chính)
- Phiếu xuất giấy ( đợc xây dựng riêng cho Công ty)
* kế toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế
toán của Công ty phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu đợc áp dụng tại Công ty
là phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
ở kho: Thủ kho sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
vật liệu căc cứ vào các chứng từ nhập xuất đà đợc phân loại theo từng thứ vật
liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lý cđa chøng tõ. Ci ngµy thđ kho tÝnh
ra sè tån kho ghi vào thẻ kho ( biểu số 5). Cuối tháng thủ khovà kế toán đối
chiếu tình hình nhập xuất kho vật liệu .
ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ xuất vật liệu để ghi chép,
phản ¸nh t×nh h×nh nhËp, xt, tån kho vËt liƯu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị
của từng loại vật liệu.Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào
phiếu xuất rồi chia phiếu xuất thành hai tập phiếu giống nhau: 1 tập đợc dùng để
ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển tình hình nhập xuất của từng danh điểm vật
liệu, còn 1 tập đợc tổng hợp theo từng đối tợng sử dụng để chuyển cho kế toán
giá thành làm căn cứ tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tình

hình nhập xuất vật liệu đợc ghi vào (Biểu số 6)
5- Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tình
hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này phản ánh số hiện có và
tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế.
- Các tài khoản liên quan khác: TK111, 112, 133, 331, 621, 632.
Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuối
tháng thì kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong th¸ng.
23


5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Tại công ty, không có trờng hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn cha về và
mua đang đi trên đờng, chỉ ghi duy nhất một trờng hợp là hàng và hoá đơn cùng
vềvì các đơn vị doanh nghiệp bán vật t cho Công ty ở trên địa bàn Hà nội
Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hình
thức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệu
nh sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt:
Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( Liên 2) phiếu nhập
kho, phiếu chi kế toán ghi định khoản.
Nợ TK 152 : Giá mua cha có thuế
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111 : Tổng giá thanh toán
Tất cả các trờng hợp chi tiêu bằng tiền mặt đều đợc phản ánh trên nhật ký chứng
từ số 1( Biểu số 9) .
Để ghi nhật ký chứng từ số 1 là c¸c b¸o c¸o cã q kÌm theo c¸c chøng tõ gốc.
Mỗi báo cáo quỹ đợc ghi 1 dòng trên nhật ký chứng từ số 1 theo trình tự thời
gian, định khoản ghi Có tài khoản 111, đối Nợ tài khoản liên quan.

Cuối ngày sau khi ghi đà tổng hợp đợc tất cả hoá đơn mua hàng trả bằng tiền
mặt . Ci th¸ng kho¸ sỉ nhËt ký chøng tõ sè 1 xây dựng tổng số phát sinh bên
có tài khoản 111, đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số liệu đà đối chiếu Nợ tài
khoản 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152.
- Đối với mua vật liệu nhập kho thanh toán ngay tiền gửi ngân hàng.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi bằng TGNH nh giấy báo nợ của
ngân hàng, kế toán định khoản
Nợ TK 152 : Giá mua cha có thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 112 : Tổng giá thanh toán
Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH đều đợc phản ánh trên
Nhật ký chứng tõ sè 2- ghi cã TK112 (BiĨu sè 10)
Hµng ngµy căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi trả bằng
TGNH kế toán thanh toán ghi vào sổ riªng

24


Cuối tháng tập hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 2, sau đó cộng tổng phát
sinh bên có TK 112, đối ứng TK liên quan và lấy số liệu của bên nợ của TK 152
để ghi vào bảng kê sè 3, sỉ c¸i 152
- Mua vËt liƯu nhËp kho cha trả tiền nhà cung cấp
Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn kế toán tiến hành ghi số nợ phải trả
( gồm cả tiền hàng và thuế GTGT) vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (Biểu
số 11)
VD: Ngày 16/3/2003 Công ty mua giấy của công ty TTX-VN, giá mua
cha có thuế là: 4.930.910 đ, thuế GTGT( 10%) là 493.091 đ. Tổng giá thanh
toán là: 5.424.000 đ
Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu tập hợp đợc cả số d đầu tháng, số
phát sinh Nợ, Có và số d cuối tháng của từng sổ chi tiết mở cho từng ngời bán để

chuyển số liệu ghi vào NhËt ký chøng tõ sè 5- ghi cã TK 331( Biểu số 12)
+ Phơng pháp ghi Nhật ký chứng từ số 5 nh sau:
Cột tên đơn vị bán: Mỗi ngời bán đợc ghi trên 1 dòng
Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu từ chỉ tiêu d đầu tháng trên các sổ chi tiết
thanh toán với ngời bán.
Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK: Lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát
sinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ghi vào TK 152 cột giá hạch
toán và giá thực tế ( không bao gồm thuế GTGT) phần ghi Nợ TK 331, ghi Có
các TK lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh Nợ trên các sổ chi tiết thanh toán
với ngời b¸n.
Cét sè d ci th¸ng: LÊy sè liƯu ë chØ tiêu số d cuối tháng trên các sổ chi
tiết thanh toán với ngời bán.
5.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Để xác định đợc giá thực tế vật liệu xuất kho cần phải tổng hợp số liệu để
xác định giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ. Đợc đợc thực hiện trên bảng kê
số 3 ( Biểu số 13)
Phơng pháp ghi bảng kê số 3
+ Chỉ tiêu1: " Số d đầu tháng" căn cứ vào chỉ tiêu 6( Tồn kho cuối tháng)
trên bảng kê số 3 tháng trớc để ghi.
+ Chỉ tiêu2: " Số phát sinh trong tháng" căn cứ vào các Nhật ký chứng từ
có liên quan để ghi.
NhËt ký chøng tõ sè 1( phÇn ghi Cã TK111, Nỵ TK 152)
25