Tài liệu MS Access - Lọc dữ liệu ppt

MS Access - Lọc dữ liệu
Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp
xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter
cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất
các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển
thị.

Khi xác đị
nh một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi
Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở New
York.

Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực tế,
khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu đó như
thể nó là một bảng: b
ạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiện các thay đổi
như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi sự thay đổi mà
bạn đã thực hiện.

Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc
với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số những người
đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải c
ập nhật bảng khách hàng để có một người
đại diện mới.

Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học Access
trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể xem lại các
khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trường hợp này, filter giới
hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện người bán hàng c
ũ. Trong
hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm việc với bảng nhỏ hơn là với

toàn bộ bảng khách hàng.

Tạo một Filter

Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy chọn
Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn
phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1.

Hình 1: Cửa sổ Filter
Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn
bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định cách sắp
xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùng một lúc.)

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bả
ng Inventory)
được hiển thị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trường được đặt tên là
Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cung cấp một mục đặc
biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi Allied Industries. Sử
dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access hiển thị tới những bản ghi
mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo một filter, bạn thự
c hiện theo
những bước sau:

1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình
đơn phụ.

2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.

3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries. Khi
nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng Access tự

động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp)

Hình 2: Tạo một filter đơn giản
4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ.

Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị những
bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng kiếm kê sẽ dễ
dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này, filter của bạn chỉ
dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thị các bản ghi v
ề trường
Supplier có chứa tên Allied Industries.
Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức tạp.
Bạn chỉ định tiêu chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống như
bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các trường (Những
Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy biến các
thành phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu thức mà bạn
có thể sử dụng, trở lại phần validation rules.
Loại bỏ một Filter

Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu theo
cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi. Access
thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác này sử dụng
một trong hai cách thức khác nhau.

Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter được
hoạt động, trên thanh công cụ có bi
ểu tượng giống như hình cái phễu. Thực tế,
có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một công cụ chứa hình phễu mà
không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn. Nếu bạn đưa
con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove Filter. Kích vào

Remove Filter, khi đó tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại, filter được gõ bỏ
hoàn toàn.

Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trên thực
đơn Record là tùy chọn Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tất cả
các bản ghi được hiển thị trở lại.

Lưu một filter

Access chỉ giữ lại filter cho đến khi b
ạn đóng bảng lại. Do vậy, nếu đóng bảng và
sau đó quyết định sử dụng filter lại, bạn sẽ cần tạo lại một filter từ scratch. Cách
đó có thể gây chán và tốn thời gian.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể lưu filter như một query (truy vấn). Bạn sẽ
học tất cả các truy vấn trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xem xét dữ
liệ
u”. Các Filter có liên quan tới truy vấn, mặc dù chúng không có nhiều tính
năng hay sự linh hoạt. Khi các filter và truy vấn liên quan, Access cho phép bạn
lưu giữ filter dưới tên một truy vấn. Để làm điều này, chắc chắn cửa sổ Filter đã
hiển thị. Sau đó, chọn Save As Query từ thực đơn File hoặc kích chuột vào
Save As Query trên thanh công cụ. Access hiển thị hộp thoại Save As Query
như hình 3.

Hình 3: Hộp thoại Save As Query
Nhập tên mà bạn muốn
để lưu filter. Tên có thể là bất kỳ tên nào mà bạn muốn.
Ví dụ, nếu muốn lưu filter hiển thị các bảng kiếm kê cung cấp bởi Allied
Industries, bạn có thể sử dụng tên Supplied by Allied Industries. Gõ tên và ấn
ENTER hoặc kích chuột vào nút OK.

Để sử dụng lại filter, hiển thị cửa sổ Filter và lựa chọn Load From Query từ thực
đơn File. Access hiển thị hộp thoại Applicable Filter như hình 4.

Hình 4: Hộp thoại Applicable Filter
Đánh dấu tên truy vấn mà bạn muốn nhập vào Filter và chọn OK. Access tải
Filter. Bạn có thể sử dụng Filter hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi để lọc như bạn
muốn.