MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu

MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện
sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một
filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem.

Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những
bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị.

Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi
Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở
New York.

Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực
tế, khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu
đó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiện
các thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi
sự thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm
việc với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số những
người đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật bảng khách hàng để có
một người đại diện mới.

Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học
Access trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể
xem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trường
hợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện
người bán hàng cũ. Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm
việc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng khách hàng.

Tạo một Filter

Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy
chọn
Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ
trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1.

Hình 1: Cửa sổ Filter
Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu
chuẩn bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định
cách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùng
một lúc.)

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảng
Inventory) được hiển thị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trường
được đặt tên là
Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cung
cấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi
Allied Industries. Sử dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access
hiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo một
filter, bạn thực hiện theo những bước sau:

1. Chọn
Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ
trình đơn phụ.

2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường
Supplier.

3. Trong ô

Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries.
Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng
Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp)

Hình 2: Tạo một filter đơn giản
4. Kích chuột vào
Apply Tilter trên thanh công cụ.

Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị
những bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng
kiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này,
filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thị
các bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries.
Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức
tạp. Bạn chỉ định tiêu chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống
như bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các trường
(Những Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy
biến các thành phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu
thức mà bạn có thể sử dụng, trở lại phần validation rules.
Loại bỏ một Filter

Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu
theo cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi.
Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác này
sử dụng một trong hai cách thức khác nhau.

Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter
được hoạt động, trên thanh công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu.
Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một công cụ chứa hình
phễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn.

Nếu bạn đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove
Filter. Kích vào
Remove Filter, khi đó tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại,
filter được gõ bỏ hoàn toàn.

Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trên
thực đơn
Record là tùy chọn Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọn