Luận văn Thạc sĩ Quản trị nhân lực: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CƠNG ĐỒN

LÊ THỊ VÂN

HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Mã số: 8 34 04 04

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. BÙI VĂN HUYỀN

HÀ NỘI, NĂM 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý tại cơng ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC” là cơng
trình nghiên cứu độc lập do tác giả thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn của PGS.TS
Bùi Văn Huyền. Luận văn chƣa đƣợc công bố trong bất cứ công trình nghiên
cứu khoa học nào. Các số liệu, nội dung đƣợc trình bày trong luận văn là
trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về
bảo vệ quyền lợi sở hữu trí tuệ.
Tơi xin chịu trách nhiệm về tồn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ.
Tác giả luận văn

Lê Thị Vân


LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy giáo, Cô giáo, Ban giám hiệu nhà
trƣờng, Khoa Sau đại học và Khoa Kế tốn Trƣờng Đại học Cơng đồn đã
giúp đỡ, tạo điều kiện để tơi rèn luyện, học tập và hồn thành tốt khóa học.
Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy giáo PGS.TS Bùi
Văn Huyền, mặc dù vẫn đang tham gia công tác giảng dạy và quản lý tại
Trƣờng, song thầy vẫn dành thời gian, tâm huyết và kinh nghiệm để hƣớng
dẫn, truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt quá trình nghiên
cứu và thực hiện luận văn.
Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Phịng Tài chính
kế tốn cơng ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC, gia đình, bạn bè
đồng nghiệp ln động viên, khích lệ tơi trong thời gian học tập và nghiên cứu.
Xin trân trọng cảm ơn các Thầy giáo, cô giáo trong Hội đồng chấm luận
văn đã quan tâm xem xét, nghiên cứu và góp ý cho những thiếu sót để tơi kịp
thời bổ sung, hồn thiện luận văn của mình.
Cuối cùng, tơi xin kính chúc các Quý Thầy, Cô, Bạn bè và Đồng nghiệp
sức khỏe, hạnh phúc và thành công.
Xin trân trọng cảm ơn!


MỤC LỤC
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục bảng, biểu, sơ đồ
MỞ ĐẦU.............................................................................................................. 1

1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................. 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài ..................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................. 4

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 5
7. Kết cấu luận văn .............................................................................................. 7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................... 8

1.1. Một số khái niệm có liên quan .................................................................. 8
1.1.1. Quản lý ...................................................................................................... 8
1.1.2. Bộ máy quản lý trong doanh nghiệp ....................................................... 11
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ........................................ 13
1.1.4. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ...................... 19
1.2. Nội dung của hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh
nghiệp ............................................................................................................... 25
1.2.1. Lập kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................... 25
1.2.2. Tổ chức hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ............................................ 29
1.2.3. Kiểm sốt hồn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ......................................... 29
1.3. Một số mục tiêu hoàn thiện cõ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp ......... 30
1.3.1. Hệ thống văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị ......... 30
1.3.2. Phân cấp phân quyền trong doanh nghiệp .............................................. 30
1.3.3. Phân công lao động hợp lý ...................................................................... 31


1.4. Một số nhân tố ảnh hƣởng đến hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý trong doanh nghiệp ........................................................................... 32
1.4.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp ............................................................. 32
1.4.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp............................................................. 34
1.5. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý tại một số doanh nghiệp .......... 35
1.5.1. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ
phần Xây dựng đa ngành Hà Nội ...................................................................... 35
1.5.2. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp tại Công ty

Trách nhiệm Hữu hạn Cơng nghiệp Chính Đại ................................................ 37
Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................ 39
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HĨA QUỐC TẾ IPC ....... 40

2.1. Giới thiệu khái quát về Cơng ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc
tế IPC ................................................................................................................ 40
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .......................................................... 40
2.1.2. Cơ cấu tổ chức......................................................................................... 45
2.1.3. Một số đặc điểm có ảnh hƣởng đến hồn thiện tổ chức bộ máy quản lý
tại Cơng ty ......................................................................................................... 46
2.2. Phân tích thực trạng hồn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty
cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC .................................................. 47
2.2.1. Lập kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................... 47
2.2.2. Tổ chức hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ............................................ 58
2.2.3. Kiểm soát q trình hồn thiện cơ cấu .................................................... 62
2.2.4. Các tiêu chí đánh giá kết quả hồn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của
Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ......................................... 63
2.3. Đánh giá chung về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại
Cơng ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC .................................... 68
2.3.1. Ƣu điểm ................................................................................................... 68
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ......................................................................... 70


Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................ 73
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHƢC BỘ MÁY QUẢN
LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC 74

3.1. Mục tiêu, phƣơng hƣớng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
của Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ............................. 74

3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ........................................... 74
3.1.2. Phƣơng hƣớng hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý .................................. 75
3.2. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ
phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ....................................................... 76
3.2.1. Hồn thiện cơ cấu quản lý ....................................................................... 76
3.2.2. Thƣờng xuyên đánh giá sự phù hợp của cơ cấu quản lí hiện tại với thực
trạng Công ty và sự biến động của môi trƣờng kinh doanh .............................. 78
3.2.3. Nâng cao chất lƣợng nhân viên phụ trách nhân sự ................................. 81
3.2.4. Xây dựng và áp dụng văn hóa cơng ty .................................................... 85
3.3 Một số giải pháp hỗ trợ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Cơng ty
Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ................................................. 89
Tiểu kết chƣơng 3 ............................................................................................ 92
KẾT LUẬN........................................................................................................ 93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 94
PHỤ LỤC


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU
Bảng
Bảng 2.1: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty giai đoạn từ 2017- 2019 ... 47
Bảng 2.2: Thống kê số lƣợng lao động trong công ty....................................... 48
Bảng 2.3: Tỷ lệ về lao động trong công ty ........................................................ 48
Bảng 2.4. Khảo sát về hệ thống văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ ......... 64
Biểu đồ
Biểu đồ 2.1. Sự hợp lý của các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ .......... 64
Biểu đồ 2.2. Phân cấp thẩm quyền giữa các cấp trong Công ty hiện nay ......... 65
Biểu đồ 2.3: Căn cứ quyết định số lƣợng lao động trong đơn vị ...................... 65
Biểu đồ: 2.4: Khảo sát về chỉ dẫn công việc cho nhân viên của lãnh đạo Công
ty ....................................................................................................... 67
Biểu đồ 2.5. Bố trí phân cơng lao động hợp lý ................................................. 68

Biểu đồ 2.6. Trình độ của cán bộ quản lý phù hợp với yêu cầu công việc ....... 71
Biểu đồ 2.7. Ngƣời lao động nắm vững giá trị cốt lõi của Công ty .................. 72
Sơ đồ
Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mƣu ............................. 17
Sơ đồ 1.2. Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty ................ 20
Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dƣ .............................................. 22
Sơ đồ 1.4. Mơ hình tổ chức bộ phận theo đối tƣợng khách hàng ..................... 23
Sơ đồ 1.6. Mơ hình tổ chức bộ phận theo ma trận ............................................ 25
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................................................... 42
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế
IPC hiện nay ..................................................................................... 45
Sơ đồ 2.3: Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế
IPC năm 2018 ................................................................................... 63


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, điều quan trọng trong doanh
nghiệp là cần tổ chức bộ máy quản lý hợp lý để doanh nghiệp có thể phân bổ
và sử dụng hợp lý các nguồn lực, từ đó tạo nên hiệu quả sản xuất kinh doanh,
tạo điều kiện giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đặc biệt xu thế cuộc
cách mạng cơng nghiệp 4.0 hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội nhƣng
cũng gặp rất nhiều thách thức. Do vậy, để đảm bảo lợi thế cạnh tranh, lãnh
đạo doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với sự thay đổi
môi trƣờng, đảm bảo tận dụng tối đa các nguồn lực trong doanh nghiệp và
những thuận lợi mà môi trƣờng kinh doanh mang lại.
Tại Việt Nam, công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp cũng đƣợc
các nhà quản trị quan tâm thực hiện. Tuy vậy, trong quá trình tổ chức bộ máy

quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam đã bộc lộ nhiều yếu kém gây ảnh
hƣởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mà nguyên
nhân chính của sự yếu kém này là do trình độ chun mơn của đội ngũ cán bộ
quản lý doanh nghiệp còn nặng về lý thuyết; thiếu kinh nghiệm trong quản lý,
đặc biệt khi môi trƣờng kinh doanh biến động; thụ động trong quá trình tiếp
nhận và xử lý thông tin…
Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC hoạt động trong lĩnh
vực cung ứng các sản phẩm kim loại và quặng kim loại; là đại lý phân phối
các sản phẩm kim loại quốc tế cho nhiều hạng mục, cơng trình. Giống nhƣ tất
cả các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam
nói riêng, ngồi những thuận lợi có đƣợc từ mơi trƣờng kinh doanh, từ các
chính sách pháp lý; Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC cũng
phải đối mặt với vô số thách thức, hạn chế từ bên ngoài cũng nhƣ bên trong
doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển, địi hỏi cơng ty cần có những biện
pháp trƣớc mắt cũng nhƣ các chiến lƣợc lâu dài cho mình. Đặc biệt, việc hồn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nhiệm vụ mà công ty phải đặt lên hàng


2

đầu. Muốn vậy, cần thiết phải nhìn nhận, phân tích kỹ thực trạng cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của cơng ty để từ đó đề xuất các giải pháp hồn thiện tổ
chức bộ máy quản lý giúp cơng ty hoạt động hiệu quả và phát triển lớn mạnh.
Với những lý do đó, tác giả lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý tại cơng ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC”
làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng đƣợc khá nhiều
tác giả nghiên cứu và trình bày thơng qua các bài viết, các cơng trình khoa
học. Tuy vậy, số lƣợng còn hạn chế, một số bài viết phân tích mang tính

chung chung, chƣa có những giải pháp giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây là
một số bài viết và cơng trình nghiên cứu đƣợc cơng bố:
- PGS. TS. Ngô Thành Can (2019), “Tinh gọn bộ máy hành chính Nhà
nước để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động”, tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc
ngày 16/07/2019. Tác giả nêu lên một số vấn đề chung của tổ chức bộ máy,
phân tích thực trạng tổ chức bộ máy Nhà nƣớc ở Việt Nam hiện nay, phân
tích những hạn chế và nguyên nhân, từ đó đƣa ra một số giải pháp và nhiệm
vụ cụ thể đối với bộ máy hành chính Nhà nƣớc.
- Phạm Thị Minh Tuệ (2015), “Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam”, luận án tiến sĩ
Học viện tài chính. Tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề về quản lý và tổ
chức bộ máy quản lý sau đó phân tích và hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
phù hợp với bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống lý luận về bộ máy
quản lý rất có giá trị tham khảo.
- Ngơ Thị Việt Nga (2013), “Tái cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp may
của tập đoàn dệt may Việt Nam”, luận án tiến sĩ Kinh doanh và quản lý, đại
học Kinh tế quốc dân. Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về tái cơ cấu tổ chức
các doanh nghiệp, phân tích thực trạng của một mơ hình doanh nghiệp Nhà


3

nƣớc, và đề xuất một số giải pháp đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy của doanh nghiệp nhà nƣớc hoạt động theo kiểu công ty mẹ con.
- Ngơ Thị Việt Nga (2013) “Vận dụng mơ hình sao trong tái cấu trúc
cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (áp dụng nghiên cứu với doanh nghiệp dệt
may)”, Tạp chí Kinh tế phát triển số 193 tháng 7/2013. Tác giả tóm tắt những
ngun tắc áp dụng mơ hình sao trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý đối với các doanh nghiệp may Việt Nam.
- Lê Hà (2016), “Hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, nền móng của

thành cơng”, Tạp chí Kinh tế phát triển ngày 15/07/2016. Tác giả khẳng định,
một khi mơ hình bộ máy nhà nƣớc khoa học sẽ dẫn đến hiệu quả cao trong
công tác nhà nƣớc và phát triển kinh tế - xã hội.
- Vũ Thị Minh Hiền (2012), “Đổi mới tổ chức quản trị các doanh
nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử ở Việt Nam”, luận án tiến sĩ Đại học
Kinh tế quốc dân. Các vấn đề lý luận về mô hình quản trị tổ chức đƣợc hệ
thống trong luận án là nguồn tham khảo cho tác giả.
Về các tài liệu nƣớc ngoài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy mà
tác giả tìm hiểu đƣợc, nổi bật có tác phẩm:
- “Thiết kế cơ cấu tổ chức sử dụng mô hình sao để giải quyết năm trở
ngại điển hình của quá trình thiết kế” của tác giả Gregory Kesler và Amy
Kates (2013). Cuốn sách dựa trên những nghiên cứu mới về cơ cấu tổ chức bộ
máy; để giới thiệu về phƣơng pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong
bối cảnh các doanh nghiệp hoạt động trong môi trƣờng dần chịu nhiều tác
động ảnh hƣởng từ toàn cầu hóa. Nghiên cứu của học giả quốc tế có nghiên
cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy nhƣng ở các nƣớc không phải là Việt Nam và
không gắn với một loại hình doanh nghiệp cụ thể nào cũng nhƣ khơng gắn với
điều kiện môi trƣờng pháp lý và môi trƣờng kinh doanh tại Việt Nam.
- Cuốn “Outcomes, Performance, Structure (OPS): Three Keys to
Organizational Excellence” (2014) của tác giả Michael E. Gallery và Stephen
C. Carey cũng nêu cao vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đối với


4

doanh nghiệp. Theo tác giả, có ba chìa khóa thành công trong quản lý doanh
nghiệp là “Doanh thu”, “Hiệu suất” và “Cơ cấu bộ máy quản lý”, trong đó
việc tổ chức hợp lý cơ cấu bộ máy quản lý có tác động lớn tới hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, tăng cƣờng doanh thu và hiệu suất kinh doanh.
Ngoài ra cịn có nhiều các luận án, bài viết khác có liên quan. Tuy vậy,

luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần
thương mại hàng hóa quốc tế IPC” là một nghiên cứu mới đặt cụ thể vào
hồn cảnh của Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC, từ đó đề
xuất các giải pháp, khuyến nghị phù hợp cho công ty.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
+ Nghiên cứu những vấn đề lý luận và làm rõ nội dung lý thuyết về hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp.
+ Phân tích và đánh giá thực trạng hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC.
+ Đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng
ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tập hợp tài liệu và tổng hợp phân tích cơ sở lý luận nghiên cứu về hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp.
- Khảo sát thống kê, phân tích và đánh giá thực trạng tổ hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC.
- Từ cơ sở lý luận và phân tích thực trạng, căn cứ vào chiến lƣợc phát triển
của công ty, đề tài sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý tại Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC trong thời
gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu


5

Nghiên cứu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa
quốc tế IPC. Tập trung vào nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, mơ hình tổ chức

bộ máy quản lý, cơ chế vận hành của bộ máy quản lý và tổ chức lao động bộ
máy quản lý.
- Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần
thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC
+Về khơng gian: Nghiên cứu thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý tại Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC.
+Về thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC giai
đoạn 2017 - 2019. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý tại Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC đến năm 2025.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp tổng hợp, hệ thống hố lý thuyết
trên cơ sở nghiên cứu và khái quát các tài liệu, các văn bản, tạp chí, thơng tin,
sách báo, các cơng trình khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu nhằm
xác định cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh
nghiệp nói chung và cơng tác tổ chức bộ máy quản lý tại Cơng ty Cổ phần
thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC nói riêng.
- Phƣơng pháp thống kê: Tác giả thu thập số liệu thứ cấp bao gồm các tài
liệu, báo cáo của phòng Tổ chức cán bộ và các phịng ban chức năng khác để
phân tích thực trạng nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức bộ máy cũng nhƣ cơ chế
hoạt động của tổ chức bộ máy tại Công ty.
- Các nguồn dữ liệu:
Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp đƣợc lấy từ các báo cáo nội bộ có liên
quan đến nguồn nhân lực từ năm 2017 đến năm 2019 của Công ty Cổ phần
thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC; các sách, báo, tạp chí, hệ thống văn bản
chính sách nhà nƣớc về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, đƣợc thu thập


6

từ thƣ viện, internet…
Dữ liệu sơ cấp: Đƣợc thu thập qua phỏng vấn, điều tra tại Công ty Cổ
phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC.
Tác giả đã tiến hành phát 100 phiếu khảo sát cán bộ công nhân viên
đang làm việc tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại Hàng hóa quốc tế IPC. Kết
quả khảo sát thu về 90 phiếu khảo sát. Cán bộ công nhân viên tham gia
khảo sát có cơ cấu nhƣ sau:
Tiêu chí

Nội dung

Nữ
Nam
Dƣới 30
30 - dƣới 40
Độ tuổi
40 - dƣới 50
50 trở lên
Trên đại học
Đại học
Trình độ
Cao đẳng
Trung cấp
Lao động phổ thơng
Ban Giám đốc
Phịng Tổ chức - Hành chính
Đơn vị cơng Phịng Tài chính - Kế tốn
tác
Phịng Kinh doanh

Phịng kỹ thuật - KCS
Xí nghiệp sản xuất
Giới tính:

Số lƣợng
(ngƣời)
41
49
28
33
20
9
3
46
22
11
8
2
5
5
24
12
42

Tỉ lệ (%)
46
54
31
37
22

10
3
51
24
12
9
2
6
6
27
13
47

6. Những đóng góp mới của đề tài
Luận văn kế thừa thành tựu của những công trình đã cơng bố, trên cơ sở
gắn trực tiếp vào thực tiễn Cơng ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC
để nghiên cứu sâu hơn về cơ chế hoạt động, điều hành của cơng ty. Từ đó đề
xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh cho công ty.


7

Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo phục vụ cho
cơng tác hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp nói chung,
đồng thời đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác
nghiên cứu và ứng dụng thực tế về tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp.
7. Kết cấu luận văn
Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục.
Luận văn gồm 3 chƣơng:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Cơng ty
Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công
ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC


8

Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm có liên quan
1.1.1. Quản lý
Trong q trình nghiên cứu về sự phát triển kinh tế, đã có rất nhiều nhà
khoa học đƣa ra khái niệm về quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau.
Frederick W. Taylor (1856 – 1915) là một trong những đại biểu xuất sắc
của trƣờng phái quản lý theo khoa học. Để trả lời câu hỏi quản lý là gì ơng cho
rằng: Quản lý là biết đƣợc chính xác điêu bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó
thấy đƣợc rằng họ đa hồn thành cơng việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Ơng đã
đƣa ra các tƣ tƣởng chính của thuyết quản lý theo khoa học là: Tiêu chuẩn hóa
cơng việc, chun mơn hóa lao động, cải tạo các hệ quản lý [25].
Henry Fayol (1841-1925) là ngƣời đƣa ra thuyết quản lý hành chính ở
Pháp lại định nghĩa: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức
điều khiển, phối hợp và kiểm tra”. Ông là ngƣời đầu tiên nêu một cách rõ ràng
các yếu tố của quá trình quản lý, cách thức phân tích một q trình quản lý
phức tạp thành các chức năng tƣơng đối độc lập và mang tính phổ biến gồm
các chức năng: Dự đốn – Lập kế hoạch; Tổ chức; Điều khiển; Phối hợp;
Kiểm tra [26].
Do vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý đối với sự phát triển kinh tế,

từ những năm 1950 trở lại đây đã xuất hiện rất nhiều cơng trình nghiên cứu về
lý thuyết và thực hành quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có thể nêu
ra một số cách tiếp cận nhƣ sau:
- Tiếp cận quản lý theo kiểu kinh nghiệm: Cách tiếp cận này phân tích
quản lý bằng cách nghiên cứu kinh nghiệm, mà thông thƣờng là thông qua các
trƣờng hợp cụ thể. Những ngƣời theo cách tiếp cận này cho rằng, thông qua
việc nghiên cứu những thành công hoặc những sai lầm trong các trƣờng hợp


9

cá biệt của những nhà quản lý, ngƣời nghiên cứu sẽ hiểu đƣợc phải làm nhƣ
thế nào để quản lý một cách hiệu quả trong trƣờng hợp tƣơng tự.
- Tiếp cận quản lý theo hành vi quan hệ cá nhân: Cách tiếp cận theo hành
vi quan hệ cá nhân dựa trên ý tƣởng cho rằng quản lý là làm cho cơng việc
đƣợc hồn thành thơng qua con ngƣời, và do đó, việc nghiên cứu nó nên tập
trung vào các mối liên hệ giữa ngƣời với ngƣời.
- Tiếp cận theo lý thuyết quyết định: Cách tiếp cận theo lý thuyết quyết
định trong quản lý dựa trên quan điểm cho rằng, ngƣời quản lý là ngƣời đƣa
ra các quyết định, vì vậy cần phải tập trung vào việc ra quyết định. Sau đó là
việc xây dựng lý luận xung quanh việc ra quyết định của ngƣời quản lý.
- Tiếp cận toán học: Các nhà nghiên cứu theo trƣờng phái này xem xét công
việc quản lý trƣớc hết nhƣ là một sự sử dụng các q trình, ký hiệu và mơ hình
tốn học. Nhóm này cho rằng, nếu nhƣ việc quản lý nhƣ xây dựng tổ chức, lập
kế hoạch hay ra quyết định là một q trình lơgic thì nó có thể biểu thị đƣợc theo
các ký hiệu và các mơ hình tốn học. Vì vậy, việc ứng dụng tốn học vào quản
lý sẽ giúp ngƣời quản lý đƣa ra đƣợc những quyết định tốt nhất.
- Tiếp cận theo các vai trò quản lý: Cách tiếp cận theo vai trò quản lý là
một cách tiếp cận mới đối với lý thuyết quản lý thu hút đƣợc sự chú ý của cả
các nhà nghiên cứu lý luận và các nhà thực hành. Về căn bản, cách tiếp cận

này nhằm quan sát những cái mà thực tế nhà quản lý làm và từ các quan sát
nhƣ thế đi tới những kết luận xác định hoạt động (hoặc vai trị) quản lý là gì,
Từ những cách tiếp cận khác nhau đó, có nhiều khái niệm khác nhau về
quản lý nhƣ:
- Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thơng qua nỗ lực của ngƣời khác;
- Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đƣa ra các quyết định;
- Quản lý là cơng tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những
cộng sự trong cùng một tổ chức;
- Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt đƣợc những
mục đích của tổ chức;


10

Nhƣ vậy, từ những khái niệm đã đƣợc nghiên cứu, có thể hiểu quản lý là:
"Q trình chủ thể sử dụng kỹ thuật và nghệ thuật nhằm tác động liên tục, có
mục đích lên khách thể để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra thơng qua các nguồn
lực sẵn có của tổ chức".
Với khái niệm trên, quản lý phải bao gồm các yếu tố (điều kiện) sau:
- Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và ít
nhất một đối tƣợng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý và các
khách thể có quan hệ gián tiếp của chủ thể quản lý. Tác động có thể chỉ là một
lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tƣợng quản lý và
chủ thể quản lý. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản lý đƣa ra các tác động
quản lý.
- Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế địi
hỏi chủ thể phải biết tác động và điều khiển đối tƣợng một cách có hiệu quả.
- Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân, hoặc một cơ quan quản lý còn
đối tƣợng quản lý có thể là con ngƣời (một hoặc nhiều ngƣời) giới vơ sinh

hoặc sinh vật. Quản lý chính là sự kết hợp đƣợc mọi nỗ lực chung của mọi
ngƣời trong tổ chức và sử dụng tốt nhất các nguồn lực của tổ chức để đạt tới
mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi ngƣời một cách khôn
khéo và có hiệu quả nhất.
Thực tế đã cho thấy quản lý là cơng việc phức tạp vì:
+ Mơi trƣờng vĩ mô luôn biên động. Môi trƣờng vĩ mô với nhiều yếu tố
khách quan tác động trực tiếp tới hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, hoạt
động quản lý hay các nhà quản lý cần linh hoạt để lƣờng trƣớc và thích nghi
với những biến động từ mơi trƣờng vĩ mơ.
+ Tính chất các cơng việc trong tổ chức hết sức phức tạp.
+ Có nhiều nguồn lực trong tổ chức, trong đó có nguồn lực con ngƣời,
việc quản trị con ngƣời vừa mang tính khoa học, vừa là nghệ thuật
- Mọi hoạt động quản lý đều đƣợc cấu thành bởi 4 yếu tố cơ bản:


11

+ Chủ thể quản lý
+ Khách thể quản lý
+ Mục đích quản lý
+ Mơi trƣờng và điều kiện tổ chức
- Quản lý là sự kết hợp trên ba phƣơng diện:
+ Thơng qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân
+ Điều hòa quan hệ giữa ngƣời với ngƣời
+ Tăng cƣờng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau; thông qua hợp tác để tạo ra
những giá trị lớn đó là giá trị tập thể
1.1.2. Bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
- Bộ máy quản lý trong doanh nghiệpLà tập hợp các bộ phận, phân hệ
với trách nhiệm và quyền hạn nhất định đƣợc phân công thực hiện các chức
năng quản lý.

- Các tính chất của bộ máy quản lý:
Tính đa dạng: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành
nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mơ hoạt động,
thị trƣờng... từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau
nhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với
mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi
doanh nghiệp.
Tính cân bằng động: Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng
hạn một giai đoạn chiến lƣợc thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng
thái cân bằng tạm thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh
nghiệp trong tồn bộ q trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy
quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh
nghiệp và mơi trƣờng.
Tính hệ thống: Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân
hệ. Mỗi bộ phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì
vật hình thành các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không


12

hoạt động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với
nhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy
- Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý
đóng vai trị là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hƣớng đích tới đối
tƣợng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc mục tiêu của doanh
nghiệp đã đề ra. Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức
quan trọng cụ thể là:
+ Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh
nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ

chức, điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực
quản lý nhƣ: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát
triển...
+ Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trị
quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó đƣợc
coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối
hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới ngƣời lao động và từ đó tác
động đến năng suất lao động của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ
chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:
- Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phịng ban chức
năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận đƣợc chun
mơn hố, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các
chức năng quản lý.
- Cán bộ quản lý: là những ngƣời ra quyết định và chịu trách nhiệm về
các quyết định quản lý của mình.
- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ
máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của
các bộ phận nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung đề ra


13

1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chun mơn hóa, có những nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những
khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu
đã xác định [12].
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động

trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí cơng tác để đạt đƣợc
mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh mơi tƣơng
quan về quyền lực trong tổ chức.
Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối
mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà
trong q trình đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân chia, các nguồn lực
đƣợc sắp xếp, con ngƣời và các bộ phận đƣợc phối hợp nhằm thực hiện các
mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị
việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối
quan hệ giữa chúng.
Từ đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị
cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn
hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những
cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý
và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp" [12].
- Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí:
Tính thống nhất
Một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là có hiệu quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân
đóng góp phần cơng sức vào các mục tiêu của tổ chức. Mặt khác, mục tiêu,
chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng phải thống nhất với mục tiêu
chung của tổ chức. Đối các các tổ chức nhà nƣớc, nhiệm vụ chính là đảm bảo


14

đƣợc hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nƣớc đối với các lĩnh vực mà tổ chức
này phụ trách. Khi đó, các bộ phận trực thuộc sẽ chỉ thực hiện những
nhiệm vụ phi thƣơng mại, các nhiệm vụ kinh doanh, thƣơng mại sẽ phải đƣợc
loại bỏ và chuyển cho các tổ chức sản xuất kinh doanh.

Tính tối ưu
+ Thứ nhất là tối ƣu về các bộ phận. Cơ cấu tổ chức đầy đủ các phân hệ,
bộ phận và con ngƣời để thực hiện các hoạt động cần thiết.
+ Thứ hai là giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những mối
quan hệ hợp lý với số cấp quản lý nhỏ nhất, nhờ đó, cơ cấu sẽ mang tính năng
động cao, ln đi sát và phục vụ mục đích đã đề ra của tổ chức.
Tính tin cậy
+ Thứ nhất, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ
của các thơng tin đƣợc sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt
các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức. Cơ cấu chỉ có
thể đảm bảo tiêu chí này nếu nó đƣợc thiết kế một các tối ƣu và nhân viên
trong tổ chức là những ngƣời trung thành.
+ Thứ hai, tính tin cậy cịn đƣợc thể hiện ở sự minh bạch các mối quan
hệ. Các mối quan hệ tối ƣu đã đƣợc thiết kế cần đƣợc công khai bằng các
công cụ tổ chức nhƣ sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn. Các
thành viên tổ chức cần hiểu biết rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm và họ cần
phải hiểu về nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ cả các đồng nghiệp.
Tính linh hoạt
Đƣợc coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh
hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhƣ ngồi mơi
trƣờng. Vận dụng các chi nhánh nhỏ, hay xây dựng các tổ, đội, nhóm sáng tạo
cũng nhƣ tối ƣu hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ giúp cho tổ chức cải
thiện tính thích nghi.
Tính hiệu quả
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức với
chi phí nhỏ nhất. Cơ cấu chỉ có thể hiệu quả khi tối thiểu hóa số cấp quản lý,


15

thiết lập đƣợc các mối quan hệ hợp lý và khơng có sự chồng lấn các chức
năng nhiệm vụ của các bộ phận.
Tính pháp lý
Tính pháp lý của cơ cấu tổ chức là sự đảm bảo tuân thủ theo đúng các
quyền và nghĩa vụ do Nhà nƣớc quy định cho các tổ chức xã hội trong nhiều
văn bản pháp luật khác nhau nhƣ Hiến pháp, luật Doanh nghiệp, luật Lao
động… Cơ cấu tổ chức đảm bảo hoạt động trong khung pháp lý của Nhà nƣớc
sẽ góp phần tạo thuận lợi cho tổ chức trong quá trình hoạt động, hạn chế
những rủi ro pháp lý gây ảnh hƣởng tới lợi ích của doanh nghiệp.
Các đặc trƣng cơ bản của cơ cấu tổ chức
Chun mơn hóa cơng việc
Chun mơn hóa cơng việc có nghĩa là khi một ngƣời, một bộ phận,
phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ
tƣơng đồng.
Nhƣ vậy chun mơn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ,
đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ƣu điểm lớn nhất của chuyên mơn hóa đó chính là nâng cao năng suất
và hồn thiện đƣợc kỹ năng lao động nhất định cho ngƣời lao động.
Tuy nhiên chun mơn hóa cơng việc cũng có những mặt tiêu cực của
nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà ngƣời lao động
phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tịi, sự thích nghi với những
cơng việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện
nay địi hỏi ngƣời lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết
khác. Để khắc phục những nhƣợc điểm trên, ngƣời ta khuyến khích tổng hợp
hóa những kĩ năng cho ngƣời lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một ngƣời, bộ phận, phân hệ…thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tƣơng đối.
Theo lời khuyên của các chuyên gia: nên nâng cao mức độ tổng hợp
hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo đƣợc những kĩ năng

16

cần thiết cho ngƣời lao động. Về phía ngƣời lao động cần phải đa dạng hóa
những kĩ năng nhƣng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chun mơn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện
những bộ phận, phân hệ, vị trí cơng tác mang tính tƣơng đối và thƣc hiện
những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức
đƣợc thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mơ hình, các
kiểu tổ chức khác nhau. Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều
mơ hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mơ hình cổ
điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.
Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số ngƣời và bộ phận mà một nhà quản
lý có thể kiểm sốt hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, cịn tầm
quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp [12].
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức
tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng nhƣ
việc tiếp nhận và báo cáo thơng tin (từ dƣới lên, từ mơi trƣờng bên ngồi) làm
mất nhiều thời gian, thơng tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu
tổ chức ngƣời ta thƣờng giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và
nâng tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngƣợc lại.
Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: (1) nâng cao trình độ thơng qua
việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt
động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý
các công cụ: (4) phƣơng pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thơng tin; (5) các

quy trình họat động, những lý thuyết mơ hình mang tính định lƣợng.
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn
có quan hệ tỷ lệ thuận.


17

- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ
lệ nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dƣới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mơ hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang (có từ 1- 2 cấp quản lý)
- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)
- Cơ cấu mạng lƣới (khơng có cấp quản lý)
Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi
hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý
nhất định trong cơ cấu tổ chức.
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mƣu, quyền hạn chức năng.
 Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép ngƣời quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới (chế độ thủ trƣởng).
 Quyền hạn tham mƣu là quyền hạn đƣa ra lời khuyên, ý kiến tƣ vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý
trực tuyến.
Giám đốc
Quyền hạn trực tuyến
Trợ lý

TP kế hoạch

TP kĩ thuật

TP tổ chức
Quyền hạn tham mƣu

Giám sát

Thi công

Cơ giới

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mƣu
Nguồn: [12]


18

Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa ngƣời có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mƣu là phức tạp nhất. Ngƣời ta đƣa ra những lời khuyên nhƣ sau:
- Đối với những nhà tham mƣu:
 Không nên coi ngƣời lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
ngƣời sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
 Trong mối quan hệ với ngƣời nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mƣu
là ngƣời đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho ngƣời có quyền hạn trực tuyến là
việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
 Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
 Phải trung thành với ngƣời lãnh đạo, biết giữ bí mật thơng tin, vì lợi
ích của ngƣời lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.

- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
 Phải coi việc tham mƣu là tất yếu vì khơng ai có thể giỏi toàn bộ các
chức năng hoạt động.
 Phải biến việc sử dụng tham mƣu thành lối sống của tổ chức
 Bảo đảm cho tham mƣu có đầy đủ các thơng tin thuộc các lĩnh vực của mình
 Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mƣu (đa dạng hóa các
phƣơng thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về
mặt chuyên môn).
 Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận đƣợc
ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.
Thông thƣờng trong tổ chức thì những ngƣời có quyền hạn chức năng
là những ngƣời:
- Có quyền hạn tham mƣu.
- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền
- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt.
Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
Tập trung xảy ra khi ngƣời quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra
quyết định.