FICO Controlling with SAP

FICO

CONTROLLING with SAP
Tháng 03/2017
Lê Thanh Thư


Tham khảo

1.

Controlling with SAP – Practical
Guide - Janet Salmon – 2014

2


Tham khảo – SAP GUI

3


Nội dung trình bày

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.

Giới thiệu Controlling (CO)
Reporting
Master Data của CO
Master Data mà CO là Stakeholder
Planning & Budgeting
Actual Posting
Period Close
SAP HANA và ảnh hưởng của nó lên CO

4


1. Giới thiệu Controlling (CO)

•
•
•
•
•
•

Overview
Cấu trúc của Controlling
Controlling Area
Profit center
Cost center
Cost element

5


1. 1 Overview

6


Cấu trúc của Controlling

7


Controlling Area
Controlling Area ‘0010’ Indofood Group

•

Controlling Area: một đơn vị tổ chức dùng
để quản lý các tài khoản chi phí.

•

Là vùng để ghi nhận tất cả giao dịch nội bộ và
master data (VD: cost center, internal order,
phân bổ…)

Company Code
1XXX ISM

Company Code
2XXX SIMP

•

Một controlling Area có thể gồm 1 hoặc nhiều
company code.

8


Profit Center

•
Company Code

Segment “A”

Profit Center “1”

Segment “B”

Profit Center “3”

Profit Center “2”

– Dùng để tính tốn lợi nhuận (profit) cho doanh nghiệp.
– Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình lợi nhuận của công ty.
9

Cost Center

•
COMPANY CODE

COST CENTER
GROUP

COST CENTER

•

COST CENTER

Cost center đại diện cho đơn vị phát sinh chi phí (có thể xác định theo địa điểm hoặc
nhiệm vụ)

•

Mỗi cost center được gán đến một profit center.
10


Cost Element

•

•

Mỗi Cost Element tương
ứng với một tài khoản trong
hệ thống GL.

11


1. Giới thiệu Controlling (CO)
CO là một hệ thống quản lý chi phí là một tổ hợp các chức năng sau:

•

Responsibility Accounting: cost center manager chịu trách nhiệm về chi tiêu của cost center mình phụ
trách

•
•

Planning: chức năng lập kế hoạch chức năng chính của CO
Activity-Based Costing: ghi nhận chi phí cho các quy trình kinh doanh như kiểm sốt chất lượng, cấu
hình sản phẩm … mà khơng được ghi nhận ở routing.

•
•

Project Cost Accounting: project manager chịu trách nhiệm về chi tiêu của dự án mình phụ trách.
Profitability Management: quản lý & phân tích lợi nhuận

12

1. Giới thiệu Controlling (CO)
•

Cost Element Accounting: liên kết đến tài khoản của hệ thống GL ví dụ cost
element tiền lương sẽ ghi nhận các loại chi phí liên quan đến nhân sự, cost
element nguyên vật liệu và dịch vụ sẽ ghi nhận chi phí liên quan đến mua bán
hàng hóa. Cost element được phân theo loại chi phí.

•

Cost Center Accounting, Internal Order: ghi nhận chi phí. Khi có phát sinh
giao dịch vào GL có yếu tố chi phí (primary cost element), hệ thống cũng sẽ
yêu cầu nhập các thông tin sau:

–

Cost center có chi phí phát sinh (ví dụ tiền lương của nhân viên ghi nhận vào
cost center của bộ phận mà nhân viên làm việc).

–

Order hoặc project có chi phí phát sinh (ví dụ hàng hóa và d ịch vụ mà project

đó yêu cầu phải mua).

13


1. Giới thiệu Controlling (CO)

•

Product Cost Controlling: kiểm sốt chi phí phát sinh từ trong
q trình sản xuất thành sản phẩm có thể bán được.

•

Profitability Analysis & Product Costing Controlling khơng sử
dụng riêng lẻ. Chi phí ghi nhận trên cost center sản xuất được sẽ
được tính vào q trình sản xuất và chảy vào hàng hóa được sản
xuất trong Profitability Analysis và vào giá trị hàng tồn kho và
chi phí hàng hóa đã bán.

•

Product Costing Controlling bao gồm cả make-to-stock &
make-to-order.

14


1. Giới thiệu Controlling
Profitability Analysis (CO-PA):

•

Có thể xem là 1 warehouse trong SAP, trong đó có thể nắm bắt được chi phí và doanh thu liên quan đến
từng khách hàng, sản phẩm và phân tích lợi nhuận theo vùng, đơn vị bán hàng, ngành hàng, company
code ….

•

CO-PA là một cơng cụ mạnh cung cấp thông tin chi tiết hơn nhiều so với thơng tin kế tốn (ghi nhận
trong GL). Nó cung cấp 2 kiểu phân tích:

–
–

•

Account based : ghi nhận bằng cost element.
Costing based: ghi nhận bằng value field.

Cost Center Accounting and Internal Orders cung cấp dữ liệu cho CO-PA.

15


1. Giới thiệu Controlling (CO)
Luồng giá trị đi qua CO

Profitability Analysis

16


1.1 Goals of Controlling

FI: cung cấp thơng tin kế tốn.
CO: cung cấp góc nhìn sâu và phân tích thơng tin kế tốn mang lại lợi ích cho

người dùng nội bộ, kiểm sốt, quản lý trung tâm chi phí, dự án, nhà máy…

17


1. Giới thiệu Controlling
1.1 Chức năng cơ bản của CO
1.2 Chức năng ghi nhận dữ liệu CO (Essential record-keeping Functions)
1.3 Quản lý chu kỳ CO (Manage Close) và đánh giá quá trình(Valuation Process)
1.4 Lên kế hoạch (Planning
) và chuẩn bị ngân sách (Preparing Budgets)
1.5 Phân tích q trình(Process Analysis) và kiểm soát nội bộ

18


1.1 Chức năng cơ bản của CO
1.1.1 Mục tiêu của CO
1.1.2 Standard Costs & Actual Cost

19


1.1.1 Mục tiêu của CO
•

Cung cấp cái nhìn sâu sắc và phân tích thơng tin kế tốn vì lợi ích của người dùng nội bộ: ví dụ người
làm cơng việc controller (kiểm sốt), cost center managers, plant managers…Cơng việc của một
controller là tổ chức cấu trúc quản lý chi phí để cung cấp thơng tin chi phí cho các nhà quản lý khác
nhau.

•

Để đạt được mục tiêu đó cần phải thỏa các điều kiện sau:
1. Xây dựng cấu trúc trung tâm chi phí (cost center) rõ ràng
2. Tách biệt định phí (fixed cost) và biến phí (proportional costs)
3. Thiết lập các hoạt động của cost center và đo lường kết quả đầu ra rõ ràng cho cost center
4. Lập kế hoạch phân tích chi phí
5. Thiết lập bộ tiêu chuẩn CO (setting standards)
6. Phân bổ chi phí dịch vụ nội bộ (internal service cost)

20


1.1.1 Mục tiêu của CO – điều kiện cần

Xây dựng cấu trúc trung tâm chi phí (cost center) rõ ràng
•
•

Mỗi cost center là đại diện chi phí cho một nguồn lực (resource employed).
Mỗi cost center đều phải có người chịu trách nhiệm quản lý, nắm rõ chi phí được cung cấp và
sử dụng ra sao.

•

Cấu trúc của Cost center được xây dựng phải đảm bảo việc hỗ trợ nhu cầu báo cáo của từng
cost center và toàn bộ doanh nghiệp.

21

Mục tiêu của CO – điều kiện cần

Tách biệt định phí (fixed cost) và biến phí (proportional costs)
•
•

Định phí: chi phí thuê nhà, bảo hiểm
Biến phí: ví dụ chi phí điện thay đổi tùy sản lượng sản xuất

Định phí và biến phí được ghi nhận trong FI nhưng sự biến động của các loại chi phí này sẽ
được giải thích trong CO  đó là lý do tại sao SAP tách FI ra khỏi CO.
Mục tiêu là hiểu được chi phí thay đổi như thế nào khi mức sản lượng thay đổi để khám phá
ra giới hạn năng lực (limit capacity) và sử dụng năng lực như thế nào để tối ưu nhất.

22


Mục tiêu của CO – điều kiện cần

 Thiết lập các hoạt động và đo lường kết quả đầu ra rõ ràng cho cost center
• Mục tiêu là phải định nghĩa được một đơn vị đo lường kết quả đầu ra (output measure)
của một cost center.

•

Đảm bảo mối quan hệ tuyến tính giữa sản phẩm đầu ra (product) và output measure của
cost center (ví dụ: machine hours), giữa output measure với cost pool (chi phí phát sinh
của cost center sản xuất để cung cấp machine hours).

•

SAP tập trong vào đầu ra, hay số lượng công việc được thực hiện bởi cost center như là
một cách xác định xem nguồn lực có sử dụng hiệu quả khơng.

23


Mục tiêu của CO – điều kiện cần

Lập kế hoạch phân tích chi phí
•

Mục tiêu là chuẩn bị kế hoạch cho mỗi cost center phù hợp với ngân sách và hoạt động
của cơng ty.

•

Kế hoạch này dựa trên output của cost center (vd: machine hours), mô phỏng theo mong
muốn thực tế.

•

Việc này khơng chỉ áp dụng cho cost center sản xuất mà còn áp dụng cho tất cả các cost
center có output measure được thiết lập hợp lý. Controller phải phối hợp với quản lý bán
hàng, trung tâm chi phí, quản lý dự án… để lập kế hoạch cho các mục tiêu thực tế cho kỳ
hiện hành mà còn cho các kỳ tiếp theo.

24

Mục tiêu của CO – điều kiện cần

 Thiết lập bộ tiêu chuẩn CO (setting standards)
•

Mục đích của việc thiết lập bộ tiêu chuẩn ổn định trong một giai đoạn là để cho phép users hiểu và phân
tích độ lệch (variances) giữa tiêu chuẩn và thực tế.

•

Việc thiết lập này là phần quan trọng của cost accounting, đưa ra tiêu chuẩn cho từng mức độ hoạt
động của 1 cost center hoặc cung cấp tiêu chuẩn cho việc sản xuất 1 lơ (lot) sản phẩm nhất định.

•

Độ lệch (variances) sẽ được phân tích trong giai đoạn gần (với thực tế) để giải thích lý do của chênh
lệch (vd do biến động giá, thay đổi số lượng sản phẩm…). Phân tích chênh lệch là nhiệm vụ của
controller, đối với những chênh lệch lớn cần có sự thảo luận các đơn vị liên quan để tìm hiểu nguyên
nhân cơ bản và chỉ ra các vấn đề cần khắc phục nếu có.

25