Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh ninh bình

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------------------------------

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SỸ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------------------------------

HOÀNG MINH NHU

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học:
TS. Trần Hoàng

Hà Nội - 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả
nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được cơng bố trong bất cứ
đề tài, cơng trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu
và cơng trình nghiên cứu đều đã được chú thích rõ ràng.
Tác giả luận văn

Hoàng Minh Nhu


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo
sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ công
chức, viên chức công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình và nhiều
chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận tình
trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu
sắc tới TS. Trần Hoàng, người đã trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành đề tài luận
văn này.
Tác giả luận văn


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................ 6
1. Lý do chọn đề tài............................................................................... 6
2. Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................... 8

3. Phương pháp nghiên cứu .................................................................. 8
4.1.Đối tượng nghiên cứu ................................................................ 10
4.2.Phạm vi nghiên cứu ................................................................... 10
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................... 11
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .............................................................. 11
7. Tài liệu tham khảo .......................................................................... 15
8. Đóng góp của luận văn ................................................................... 15
Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ...................... 19
TRONG CƠNG TÁC LƢU TRỮ .......................................................... 19
1.1 Khái niệm cơng tác lưu trữ ........................................................... 19
1.2. Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ......................... 20
1.3. Các cơ sở quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.......................... 22
1.3.1 Cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ........ 22
1.3.2 Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ....... 26
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Ninh Bình ............................................................................... 33
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CƠNG TÁC
LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH .............................................................. 36
2.1. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình,
đề án về lưu trữ ............................................................................................ 36
1


2.3. Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về lưu trữ ................................... 45
2.4. Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ; tổ chức tập
huấn, bồi dưỡng về lưu trữ ........................................................................... 50
2.4.1. Tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về lưu trữ ............ 50
2.4.2.Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng .................................................. 52
2.5. Thống kê, sơ kết, tổng kết về lưu trữ ........................................... 55
2.5.1. Thống kê về lưu trữ ............................................................... 55

2.5.2. Sơ kết, tổng kết về lưu trữ ..................................................... 59
2.6. Thi đua, khen thưởng ................................................................... 60
2.7. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ ....... 62
2.7.1. Nghiên cứu khoa học trong lưu trữ........................................ 62
2.7.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ ......................... 63
2.8. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ................................................... 66
2.8.1. Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ ................... 66
2.8.2. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ .......................................... 71
2.8.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ ................................. 72
2.8.4. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ........................................... 73
2.8.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ............................. 77
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ
NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH NINH BÌNH.................... 81
3.1. Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng
dẫn về lưu trữ ............................................................................................ 81
3.2. Giải pháp thứ hai: Đẩy mạnh công tác kiểm tra ....................... 83
3.3. Giải pháp thứ ba: Chú trọng công tác tập huấn, hướng dẫn ..... 91

2


3.4. Giải pháp thứ tư: Gấp rút xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng . 96
3.5. Giải pháp thứ năm: Tập trung chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống
trên địa bàn tỉnh ........................................................................................ 98
3.6. Giải pháp thứ sáu: Thu thập tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu,
đặc biệt là của các Lưu trữ huyện ........................................................... 100
KẾT LUẬN ............................................................................................ 106

3

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

TƯ

-

Trung ương

TTLT

-

Trung tâm Lưu trữ

TLLT

-

Tài liệu lưu trữ

UBND

-

Ủy ban nhân dân

4

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Số lượng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Ninh Bình từ năm 2007
đến tháng 7/2012………………………………………………………40
Bảng 2.2: Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Ninh Bình…………………………………………………………….....72
Bảng 2.3: Số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu
trữ tỉnh Ninh Bình………………………………………………………76
Bảng 3.1: Chỉ tiêu kiểm tra chéo cơng tác văn thư, lưu
trữ……………………………………………………………………………93

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nha Lưu trữ cơng văn Thư viện tồn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục là
cơ quan quản lý CTLT đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hồ được
thành lập khơng lâu sau khi Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành cơng. Nhưng
có thể nói, hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta chỉ thực sự được hình thành kể từ khi
Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng ra đời theo Nghị định số 102/CP của Hội
đồng Chính phủ ngày 04/9/1962. Trong hơn 50 năm xây dựng và phát triển, đến
nay một hệ thống tổ chức lưu trữ đã được hình thành tương đối rõ nét từ TƯ đến
địa phương, với nhiều loại hình cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý ngành ở TƯ
đến những TTLT Quốc gia, TTLT các tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ),
các lưu trữ chuyên ngành, các phòng lưu trữ trực thuộc văn phòng các Bộ,... Hệ
thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ này đã góp phần quan trọng trong việc xây
dựng, phát triển uy tín và chất lượng hoạt động của ngành lưu trữ, nâng cao
những giá trị to lớn của TLLT trên các mặt của đời sống xã hội mà trong đó, hệ
thống lưu trữ địa phương là một thành phần không thể thiếu.

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức ở địa phương là khối tài liệu hết sức có giá trị. Khối tài liệu này chứa đựng
các thông tin phản ảnh lịch sử phát triển, đấu tranh của nhân dân địa phương;
lịch sử hình thành, hoạt động của các cơ quan chính quyền, các tổ chức; chủ
trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế,
văn hố, xã hội cũng như thành quả đấu tranh và lao động sáng tạo của nhân dân
địa phương từ sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945 đến nay. Những nội dung
thông tin này hết sức quý giá, giúp chúng ta có thể nắm và hiểu được lịch sử hoạt
động của địa phương một cách tường tận và chân thực nhất. Chúng không những

6


có ý nghĩa đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo chỉ đạo, sản xuất, kinh doanh, nghiên
cứu khoa học…của các cơ quan tương ứng, mà còn là một nguồn sử liệu quý,
một bộ phận hợp thành quan trọng của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Trên thực tế, vai trò của tài liệu lưu trữ nói chung, vai trị của tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở địa phương nói
riêng đang dần được nhận thức một cách đầy đủ. Vị trí của công tác quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ tại địa phương được nâng lên một cách đáng kể, minh
chứng rõ ràng nhất đó là việc ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ đã ban hành
Thông tư số 02/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu
trữ trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn
thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Tiếp đến, Luật Lưu trữ ra đời năm 2011
đã đánh dấu một bước phát triển mới của ngành Lưu trữ. Luật Lưu trữ kế thừa
các quy định trước đó về lưu trữ và có những quy định mới mang tính thay đổi
hệ thống.
Những sự thay đổi trên giúp cho việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

của các địa phương được tập trung, thống nhất. Nhiều địa phương có cơng tác
lưu trữ đi vào nền nếp, đạt hiệu quả cao, góp phần quan trọng vào việc bảo vệ và
phát huy giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều địa phương
lúng túng với những quy định mới, việc triển khai chậm chạp, việc tổ chức quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ ở một vài địa phương vẫn còn nhiều bất cấp,
chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra.
Ninh Bình là một tỉnh có lịch sử, văn hố lâu đời, là cố đơ của nước ta. Ninh
Bình cũng là tỉnh có truyền thống cách mạng, có nền kinh tế phát triển nhanh

7


chóng, vững chắc trong thời kỳ đổi mới. Những năm gần đây, cơng tác lưu trữ
tại tỉnh Ninh Bình đã có nhiều chuyển biến tích cực, hệ thống tổ chức lưu trữ
ngày càng được hồn thiện, nhân sự cho cơng tác quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ cũng có được những bổ sung cần thiết, các văn bản mới về các vấn đề
của công tác lưu trữ đã được ban hành... Tuy nhiên, cũng như nhiều địa phương
khác, việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưa đạt hiệu quả cao, vẫn còn
tồn tại nhiều hạn chế. Vì thế, nghiên cứu nhằm hồn thiện việc quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình - một tỉnh đã trải qua thời kỳ sáp nhập,
chia tách tỉnh là một vấn đề hết sức cấp thiết hiện nay nên những khuyến nghị
được luận văn đưa ra khơng chỉ giúp ích cho cơng tác lưu trữ của Ninh Bình mà
cịn giúp ích cho cơng tác lưu trữ của những tỉnh khác trong cả nước. Với những
lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng các giải pháp
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” là
đề tài luận văn của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, tác giả mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu
sau:
- Đánh giá thực trạng việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh

Ninh Bình.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
về cơng tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu cơ bản sau:

8


Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.
Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả còn sử dụng các phương pháp
luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn
diện tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận
thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, khảo sát, giải quyết các vấn đề trong
việc khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác lưu trữ cũng như đề ra các giải
pháp hồn thiện cơng tác này.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng nhằm
phân tích kỹ tình hình thực trạng cơng tác lưu trữ tại Ninh Bình, từ đó, đề xuất
các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong thực
tiễn.
Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được sử dụng nhằm thu thập các
thông tin cần thiết từ những cán bộ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Ninh Bình những người có hiểu biết về việc tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
tại Ninh Bình cũng như từ các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà
Nội, bạn bè, đồng nghiệp có am hiểu về lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ.

Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả sẽ tiến hành khảo sát thực tế việc tổ
chức công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình đã thực hiện như thế nào, đã đạt được
kết quả ra sao, còn những vấn đề gì chưa hợp lý. Sử dụng phương pháp này, tác
giả sẽ đến trực tiếp, tiếp cận với từng mảng công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu

9


trữ Ninh Bình hoặc làm việc qua email, điện thoại…để có được các thong tin cần
thiết.
Ngồi ra, một số các biện pháp khác cũng được sử dụng trong quá trình
thực hiện đề tài này như: phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phương
pháp so sánh...
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
4.1.Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng của đề tài tập trung nghiên cứu là thực trạng tổ chức quản lý nhà
nước về cơng tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
4.2.Phạm vi nghiên cứu
Việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương được thực hiện ở
nhiều cấp: cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Tuy nhiên, trong đề tài này, tác giả chỉ
chú trọng đi sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu về việc tổ chức quản lý nhà nước về
cơng tác lưu trữ ở cấp tỉnh. Vì thế, phạm vi khảo sát của đề tài là Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Ninh Bình. Đây là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ Ninh Bình, có
chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch
sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Trong Chi cục Văn thư - Lưu trữ Ninh
Bình, tác giả luận văn tiến hành khảo sát tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và
Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
+ Tại Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ: tiến hành nghiên cứu các mặt của
quản lý công tác lưu trữ như ban hành văn bản, kiểm tra hướng dẫn…

+ Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh: tiến hành nghiên cứu về việc thực hiện các
nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ.

10


Đề tài nghiên cứu việc quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ tại tỉnh Ninh
Bình tại thời điểm trước và sau khi Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực thi hành để
thấy rõ thực trạng của cơng tác này trước đó và những biến chuyển, tác động tích
cực của nó sau đó và những tồn tại cần phải khắc phục.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, người nghiên cứu luận văn phải
thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Làm rõ một số vấn đề tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác lưu
trữ, những cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước trong công tác lưu
trữ cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ Ninh Bình.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ của tỉnh Ninh
Bình.
- Trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ, đưa ra những đánh giá ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý nhà nước về
cơng tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
- Nghiên cứu, xây dựng giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đề tài nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ ở địa phương không phải là
một hướng nghiên cứu mới trong ngành Lưu trữ. Trong số nhiều cơng trình
nghiên cứu về cơng tác lưu trữ, đã có những cơng trình được thực hiện một cách
có quy mơ, có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành,
luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp hay các bài viết trên tạp chí chuyên ngành,

trong các hội thảo, hội nghị khoa học... Cụ thể:

11


- Một số đề tài cấp ngành về công tác lưu trữ như:
+ Đề tài “Nghiên cứu cơ sở khoa học để xác định nguồn và thành phần tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện” do tác giả Nguyễn Nghĩa Văn làm chủ nhiệm
(năm 1995 - 1998). Đề tài này cũng đã đưa ra các cơ sở khoa học để xác định
nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện cùng với đó là đưa ra các
giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác này ở lưu trữ huyện.
+ Đề tài “Cơ sở khoa học xác định biên chế và trình độ nghiệp vụ cán bộ
lưu trữ cấp tỉnh” của tác giả Nguyễn Thị Minh Tâm và một số thành viên khác
(năm 1996 - 1998) là đề tài được đánh giá khá cao. Đề tài đã đưa ra được các cơ
sở khoa học, cơ sở pháp lý, cơ sở lý luận để xác định biên chế và trình độ nghiệp
vụ cán bộ lưu trữ cấp tỉnh. Đây là cơng trình nghiên cứu có giá trị cao để các cơ
quan lưu trữ địa phương tham khảo.
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”
của tác giả Dương Văn Khảm (năm 2001). Đề tài gồm 2 phần: Phần I trình bày
sự phát triển của tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế; Phần II
trình bày mơ hình tổ chức ngành lưu trữ ở Việt Nam…
- Một số Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học về hướng đề tài này
như:
+ Đề tài “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của
thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh. Trên cơ sở tìm hiểu về tổng
quan tài liệu lưu trữ cấp huyện và thực trạng công tác lưu trữ của thành phố Hà
Nội, tác giả đã đưa ra được nhiều giải pháp quan trọng, có tính khả thi để nâng
cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện. Một trong số các giải pháp như đề xuất
ổn định tổ chức lưu trữ, chuẩn hoá các văn bản hướng dẫn…

12


+ Đề tài “Bổ sung tài liệu vào các TTLT tỉnh - Thực trạng và giải pháp” của
tác giả Trần Quang Hồng. Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác bổ sung
tài liệu vào các TTLT tỉnh cùng với đó là đưa ra các giải pháp đối với công tác
này như các giải pháp về trách nhiệm của cơ quan quản lý vĩ mô về công tác lưu
trữ; trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh; trách
nhiệm của cơ quan là nguồn nộp lưu.
+ Đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình Thực trạng và giải pháp”của tác giả Nguyễn Hằng Thủy. Đây là một trong số ít
đề tài nghiên cứu cụ thể về cơng tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình và đã đưa ra được
một số giải pháp cụ thể để tổ chức quản lý tốt tài liệu hồ sơ hành chính hiện hành
ở UBND thành phố Ninh Bình…
- Ngồi ra, cịn có nhiều khóa luận tốt nghiệp, niên luận, báo cáo nghiên cứu
khoa học của sinh viên, các bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng như tại các
hội thảo khoa học đề cập đến các vấn đề cụ thể trong quản lý công tác lưu trữ tại
địa phương như:
+ Trên tạp chí chun ngành văn thư, lưu trữ có bài viết “Một vài nhận xét
về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”
(Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1995) của tác giả Hà Quảng. Trong bài viết này
tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại các địa
phương qua theo dõi của tác giả về lớp tập huấn được mở tại 10 tỉnh. Các ý kiến
nhận xét, đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập
huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối
tượng tham gia tập huấn. Bài viết này là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp
cơ quan quản lý đề ra biện pháp kịp thời nhằm nâng cao chất lượng công tác tập
huấn tại địa phương.

13

+ Bài viết “Lại bàn về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa
phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
5/2006). Bài viết đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ địa phương như giao chức năng quản lý Nhà nước về lưu trữ
ở địa phương cho Sở Nội vụ…
+ Bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ
góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007). Tác giả đã khái quát được hệ thống văn
bản quản lý nhà nước được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành, từ đó,
đưa ra các giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước trong công tác này.
+ Đề tài nghiên cứu khoa học “Thực trạng tổ chức lưu trữ các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương qua khảo sát tại một số tỉnh, thành” năm 2010 của
tác giả Vũ Thị Ngoan. Đề tài đã phản ánh được thực trạng tổ chức lưu trữ ở các
tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ tại một số tỉnh, thành phố lớn như Hà Nội, Hải
Phòng…Tác giả cũng đã đưa ra nhận xét về cách thức tổ chức, đưa ra các giải
pháp cụ thể.
+ Khoá luận tốt nghiệp Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng “Nguồn và
thành phần tài liệu bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình - Thực trạng
và giải pháp” năm 2005 của tác giả Nguyễn Thị Hằng. Đề tài đã khái quát được
tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Ninh Bình cũng
như các nguồn và thành phần tài liệu bổ sung vào lưu trữ.
Tuy nhiên, các cơng trình nói trên mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu một
vài vấn đề cụ thể trong công tác quản lý lưu trữ địa phương mà chưa có đề tài
nào nghiên cứu thực trạng, từ đó đưa ra các giải pháp hồn thiện việc tổ chức
quản lý cơng tác lưu trữ của một tỉnh nhất định, mà cụ thể là lưu trữ tỉnh Ninh

14

Bình - một tỉnh đã trải qua quá trình sáp nhập, chia tách và công tác lưu trữ cũng
đã trải qua những thăng trầm do sự thay đổi về địa giới hành chính. Đây chính là
điểm khác biệt trong đề tài nghiên cứu của tôi so với các đề tài trước đó.
7. Tài liệu tham khảo
Để hồn thành luận văn này, chúng tôi sử dụng một số loại tài liệu tham
khảo như:
Một là: Các văn bản của Nhà nước, các văn bản quy định của tỉnh Ninh
Bình về cơng tác lưu trữ.
Hai là: Một số sách, giáo trình về cơng tác lưu trữ:
- Cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất
bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990.
- Cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình
Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2006.
- Cuốn “Giáo trình Lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ, Nhà xuất bản
Giao thông vận tải, năm 2006.
Ba là: Các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận
văn, luận án thạc sĩ viết về đề tài quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các bài
báo, bài viết nghiên cứu trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
Bốn là: các đề tài nghiên cứu, báo cáo tổng kết năm, hồ sơ... của tỉnh Ninh
Bình liên quan đến quản lý cơng tác lưu trữ.
8. Đóng góp của luận văn
Nếu được thực hiện tốt, chúng tôi hy vọng luận văn sẽ góp phần:
- Bổ sung thêm lý luận chung về quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói
chung và quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ ở địa phương nói riêng, cụ thể: lý

15


luận về quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng, chỉ đạo thực hiện kế hoạch về

lưu trữ; về xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo; về kiểm tra, hướng dẫn; về thi
đua, khen thưởng; nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thong tin; tổ chức quản lý
tài liệu lưu trữ…
- Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực về thực trạng quản
lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình và đưa ra các giải pháp thiết
thực để hồn thiện cơng tác này. Từ đó, giúp cho Lãnh đạo tỉnh Ninh Bình chú
trọng hơn nữa cũng như có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Kết quả của luận văn còn giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của
công tác lưu trữ của lãnh đạo cũng như cán bộ trong các cơ quan, đơn vị trên địa
bàn tỉnh Ninh Bình.
- Kết quả của luận văn cịn là cơ sở quan trọng để các cơ quan quản lý
ngành Lưu trữ đưa ra các chiến lược, hoạch định phát triển ngành Lưu trữ nói
chung và lưu trữ ở địa phương nói riêng.
9. Bố cục của luận văn
Ngồi lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia
làm 3 chương như sau:
Chương 1 của luận văn là “Tổng quan về quản lý nhà nước trong công tác
lưu trữ”. Nội dung của Chương 1 đề cập đến các khái niệm về công tác lưu trữ,
quản lý nhà nước và quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày các cơ sở lý
luận, cơ sở khoa học của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trình bày chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Ninh Bình.

16


Chương 2 của luận văn là “Thực trạng quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ
của tỉnh Ninh Bình”. Chương này tập trung trình bày những khảo sát, nghiên cứu
của tác giả về thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Chi cục Văn

thư - Lưu trữ Ninh Bình gồm các vấn đề: xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ; Ban hành, hướng dẫn và
kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ; Thống kê về lưu trữ;
Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; Tổ
chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; Sơ kết, tổng kết về lưu trữ; Giải
quyết khiếu nại, tố cáo và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ và
tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, đưa ra các đánh giá khách quan về
những ưu điểm, hạn chế của cơng tác này ở Ninh Bình.
Chương 3 của luận văn là “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
về lưu trữ của tỉnh Ninh Bình”. Đây là chương quan trọng nhất của luận văn. Tại
chương này, tác giả đưa ra các giải pháp dựa trên những khảo sát, nghiên cứu,
đánh giá trước đó nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
của tỉnh Ninh Bình. Các giải pháp đưa ra là các giải pháp có tính chất cơ bản,
gồm các giải pháp về hoàn thiện, nâng cao hệ thống văn bản quy định, hướng
dẫn nghiệp vụ; giảp pháp về nâng cao hiệu quả công tác tập huấn nghiệp vụ; giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra và một số giải pháp về nghiệp vụ lưu
trữ cụ thể…
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự góp ý và dìu dắt
tận tình của thày giáo hướng dẫn là TS. Trần Hoàng. Tác giả cũng đã nhận được
sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ công chức, viên chức đang công tác Chi
cục Văn thư - Lưu trữ Ninh Bình cũng như thày cơ giáo, bạn bè, đồng nghiệp.
Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan nên chắc chắn không tránh

17


khỏi những sơ suất, thiếu sót, vì thế, rất mong nhận được sự góp ý của các thày,
cơ và đồng nghiệp.

18

Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
1.1 Khái niệm công tác lƣu trữ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động
trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích khơng thể thiếu trong bộ
máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng đối với các
các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thơng
tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Với ý nghĩa, vai trị to lớn
của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài
liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền cơng vụ có hiệu
quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt cơng tác
lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt
động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành
phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Trên cơ sở vai trị của cơng tác lưu trữ, ta đi tìm hiểu về khái niệm “công
tác lưu trữ” mà từ trước đến nay đã có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Theo
chúng tôi, nhắc đến khái niệm “công tác lưu trữ” chúng ta phải kể đến khái niệm
do các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn
Văn Thâm đưa ra trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ năm 1990

19

:“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [8, tr. 15] hay khái niệm do trường Cao đẳng
Nội vụ đưa ra trong cuốn Giáo trình Lưu trữ cũng có những nét tương đồng:
“Cơng tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [71, tr. 9] .Từ những khái
niệm trên có thể thấy, trước tiên công tác lưu trữ hiện nay đã được coi là một
ngành hoạt động, một lĩnh vực hoạt động chính thức của Nhà nước ta sánh ngang
với các ngành hoạt động khác trong xã hội và nhiệm vụ trọng tâm, cốt yếu, mang
tính chất quyết định của cơng tác lưu trữ là nhiệm vụ bảo quản an toàn và tổ
chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy vai trị của cơng tác lưu
trữ quan trọng là vậy nhưng để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì khơng thể thiếu
đi vai trị của quản lý nhà nước trong công tác này.
1.2. Khái niệm quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ
Để tìm hiểu khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, trước tiên ta
phải hiểu quản lý nhà nước là gì?
Quản lý là sự tác động lên một hệ thống nào đó với mục tiêu đưa hệ thống
đó lên trạng thái cần đạt được. Quản lý là một phạm trù xuất hiện trước khi có
Nhà nước với tính chất là một loại lao động xã hội hay lao động chung được thực
hiện ở quy mô lớn. Theo C.Mác, Ph.Ăng ghen thì bất kỳ lao động xã hội trực
tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành trên quy mơ tương đối lớn
đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá
nhân và thực hiện những chức năng chung… Như vậy, quản lý xã hội không

20

phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là sản phẩm của sự phân công
lao động nhằm liên kết và phối hợp hoạt động chung của con người.
Quản lý nhà nước trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có vai trị đặc
biệt quan trọng bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực đó trong
xã hội. Theo định nghĩa trong giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước của Học
viện Hành chính Quốc gia, xuất bản năm 1993 có thể hiểu “quản lý nhà nước là
sự quản lý của nhà nước đối với xã hội và cơng dân. Đó là sự chỉ huy, điều hành
để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp
nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức và
điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân” [34, tr. 15]. Như vậy, rõ
ràng quản lý nhà nước không phải là một hoạt động quản lý đơn thuần mà là hoạt
động quản lý dự trên quyền lực cao nhất của nhà nước buộc đối tượng chịu sự
quản lý phải nghe theo bằng hệ thống chế tài và được các cơ quan công quyền
tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với mỗi lĩnh vực, ngành nghề thì quản lý nhà nước lại có những cách
hiểu khác nhau. Đối với khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thì cho
đến nay chưa có văn bản của nhà nước, sách, giáo trình hay nghiên cứu nào đưa
ra một khái niệm chính xác, cụ thể. Tuy nhiên, xuất phát từ định nghĩa quản lý
nhà nước nêu trên và định nghĩa công tác lưu trữ cùng với những nội dung về
công tác lưu trữ ta có thể hiểu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là chỉ huy,
điều hành hay thực hiện các hoạt động công vụ của các cơ quan có thẩm quyền
về lưu trữ đến cơng tác lưu trữ, được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các
quy định, các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt, đem lại hiệu quả
cao nhất nhất các nội dung của công tác lưu trữ.

21