Quy che mau cong tac van thu luu tru

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
An Giang, ngày

tháng

năm 202...

QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ tại ...(1)...
(Kèm theo Quyết định số.../QĐ-... của ...(1)...ngày... tháng ... năm ...
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình
quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức (1) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình, bao gồm.
1. Cơng tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khố bí mật trong công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức (1).
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với cá nhân; cán bộ, công chức, viên chức tại các
cơ quan, tổ chức (1).
Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế (mẫu) này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung
về hoạt động văn thư, lưu trữ đối với các loại hình cơ quan, tổ chức để các cơ
quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ
quan, tổ chức.
2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ( 1) bao gồm tất cả
những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo,
điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc
ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
* (1) Tên cơ quan, tổ chức: Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức.


4. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong q trình thực hiện
hoạt động chun mơn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu
cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
5. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong q trình chỉ đạo, điều
hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
6. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng
theo quy định.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng
phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức.
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản,
được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn
bản điện tử.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hồn chỉnh về nội dung, thể thức văn
bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc
bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc
phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức
và kỹ thuật quy định.
13. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản
được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức).
14. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
15. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm
chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ( 1) ban hành văn bản; thời gian
hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một
cá nhân.
16. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định.


17. “Danh mục hồ sơ” là bản kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu,
đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
18. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng
với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành

văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
19. “Hoạt động lưu trữ” là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
20. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
10. “Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
21. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ theo
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo qui định của cơ quan có thẩm quyền
để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá
trị.
22. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức.
Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của
pháp luật.
2. Yêu cầu
a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy
định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo
quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản
chuyên ngành thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý
tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại

văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây
gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau


khi nhận được.
d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản
lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI kèm theo Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ
quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản
giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của
pháp luật.
Điều 6. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ( 1) trong việc quản lý
công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối
với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trường phịng Hành chính (hoặc
tương đương)
Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính hoặc người phụ trách cơng
tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức (1) trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức (1), đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức năng (vụ, phòng, ban...), người đứng đầu các đơn
vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ
quan, tổ chức (1) về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong q trình giải quyết cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư, lưu
trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định
của cơ quan, tổ chức (1) về văn thư, lưu trữ.


Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong cơng tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan thực hiện theo
quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật.
2. Văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành.

Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật thực hiện
theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo Điều 8 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ
lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ
quan quản lý ngành, lĩnh vực.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14
tháng 5 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định
như sau:
a) Căn cứ yêu cầu thực tế, tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (1) chủ trì soạn thảo hoặc giao cho đơn vị cấp dưới
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các cơng việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn , nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;


- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ( 1) tham
khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
3. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu
kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thơng tin cần thiết.
4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm
quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo
văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân
được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.”.
5. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi
chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản
đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ( 1) phê
duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị
hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt
dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa hoặc bổ sung.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban
hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký
văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần
cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn
bản của cơ quan, tổ chức (1) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở phần “Nơi
nhận”.
Điều 13. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức (1).

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ( 1) ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức
(1) ban hành. Các trường hợp ký thay phải ghi các chữ viết tắt quyền hạn như:
Ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ghi “KT.” vào trước chức vụ
người đứng đầu cơ quan, tổ chức; ký thừa lệnh phải ghi “TL.” vào trước chức vụ


người đứng đầu cơ quan, tổ chức; ký thừa ủy quyền phải ghi “TUQ.” vào trước
chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức; ký quyền cấp trưởng phải ghi “Q.”
vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức; ký thay mặt phải ghi
“TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
3. Ký văn bản
a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh.
b) Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí,
hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình thức sao văn bản gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản thực hiện theo Phần II
Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
3. Việc sao y bản chính, sao lục trích sao văn bản do lãnh đạo hoặc Chánh
văn phòng của cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp
luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Văn bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính)
nhưng khơng thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại Khoản 1,
Khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị thơng tin tham khảo.
6. Khơng được sao chụp, chuyển phát ra ngồi cơ quan, tổ chức những ý
kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải được thể

chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức ( 1) phải được quản
lý tập trung thống nhất tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư các đơn vị, cá nhân khơng có trách
nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được phát hành, đăng ký
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
3. Văn bản đến có đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải
được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
4. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển
phát ngay sau khi văn bản được ký.


5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký,
quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức
phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người làm công tác văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản có trách nhiệm kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi

nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản
chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản
fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng và nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì khơng được nối mạng nội bộ hoặc mạng Internet.
6. Đối với văn bản điện tử
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện
tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, văn thư cơ quan, tổ chức trình trong
ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo cho thủ trưởng cơ quan, tổ
chức để xin ý kiến phân phối và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư cơ
quan, tổ chức đăng ký tiếp nhận và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ bí mật nội
dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đến.


Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc

của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
giải quyết ngay.
2. Trường hợp văn bản đến khơng có u cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức).
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn
phịng, Trưởng phịng Hành chính. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu
hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng
thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng, Trưởng phịng Hành chính có trách nhiệm đơn đốc,
báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản do cơ quan, tổ chức ( 1) phát hành (sau đây gọi chung là văn bản
đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi (vào sổ hoặc nhập máy vi tính).
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ mức độ mật, mức độ
khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện
tử).
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 21. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo

người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Việc ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức ( 1) được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác.


b) Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm
pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
c) Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều
15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Việc ghi ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định tại Điều 59 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP.
Việc ghi ngày, tháng của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại
Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
đ) Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện
bằng chức năng của Hệ thống.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký vào sổ riêng.
Điều 22. Đăng ký văn bản đi
1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thơng tin cần thiết
của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ
đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các
trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật nhà nước.
Điều 23. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ
mức độ mật, mức độ khẩn
1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ khẩn đối
với văn bản giấy.
a) Văn bản đi được nhân bản đúng theo số lượng được xác định ở phần
nơi nhận của văn bản.
b) Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định và được thực hiện theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước và Nghị
định 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính phủ Quy định chi
tiết một số điều của Luật bảo vệ Bí mật Nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan


a) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
c) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ theo quy định.
d) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được
đóng lên trang đầu, trùm 1 phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
đ) Đóng dấu giáp lai, dấu treo, dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quy định. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 01 phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 tờ văn bản.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định tại Phụ

lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
4. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
a) Hình ảnh, vị trí của cơ quan, tổ chức trên văn bản màu đỏ, kích thước
bằng hình thức thực tế của dấu định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng
1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
b) Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư
cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản, không thực hiện ký số lên văn bản kèm
theo.
c) Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ
quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Điều 24. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
3. Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo bí mật nội dung của văn
bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời
gian và nơi nhận.
4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thơng báo thu hồi,
bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.


b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu
hồi, bên nhận huỷ bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông
báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm
quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm

quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và
phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ
quan thực hiện theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 25 Nghị định số
30/2020/NĐ-CP.
Điều 25. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu
ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc.
2. Lưu văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
Mục 3
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ
QUAN
Điều 26. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu đối với lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban
hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V kèm theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Yêu cầu đối với lập hồ sơ
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết
cơng việc.
3. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ
sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban
hành.


c) Trường hợp các hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được
giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số
và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
4. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ
đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự tồn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
5. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo
quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện,
kết thúc hồ sơ.
c) Đối với văn bản giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ
có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống
quản lý các thơng tin cịn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực
hiện bằng chức năng của Hệ thống quản lý.
Điều 27. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ
ngày cơng trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc.

2. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V kèm theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ
mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý
hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.


Điều 28. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý văn bản, tài
liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 29. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khố bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ
quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khố bí mật của cơ quan, tổ chức
theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khố bí mật của cơ quan,
tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khố bí mật của cơ quan, tổ chức cho người
khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con
dấu, thiết bị lưu khố bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực
hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khố bí mật và
khố bí mật.
4. Khi con dấu bị mịn hoặc biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức văn
thư phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải báo cáo công an nơi xảy ra mất
con dấu, lập biên bản.
5. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ
và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 30. Sử dụng con dấu


1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản của cơ quan, tổ chức (1).
2. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
3. Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc
đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
Chương III

CƠNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1
CƠNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 31. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ
thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 32. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (1) phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và
bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ), phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
cơng việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ
quan, tổ chức (1).
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 33. Xác định giá trị tài liệu
1. Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức (1) có nhiệm vụ giúp Chánh
Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (1) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của
cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời
hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 34. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức (1) trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa
chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu
trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức
( ) quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
1

a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số;
các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng
đầu cơ quan, tổ chức (1).
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng

đầu cơ quan, tổ chức (1) quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu
để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan
để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ( 1) có trách nhiệm xây dựng, bố trí
kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật
nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng
tài liệu lưu trữ.


2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có
một trong các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch
sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hồn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không
gian, địa điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo
hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
Điều 36. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ( 1) quyết định hủy tài liệu hết giá trị
tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định
hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (1) thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ
cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu người
có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết
giá trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người
đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định
hủy tài liệu có thơng tin trùng lắp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan
thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra
tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu
và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng
thẩm tra xác định giá trị tài liệu;


d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu
hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức ( 1)
có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 37. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Đối với ngành Cơng an, Quốc phịng:
Trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu chưa

được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
2. Đối với các cơ quan, tổ chức còn lại :
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức
thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
Mục 2
BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức ( 1)
do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ
sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp về Lưu trữ
cơ quan, tổ chức (1) và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo qui
định đảm bản an tồn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phịng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về
bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực
hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian,
bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp
với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức ( 1) có trách nhiệm:
bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp
(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và
tra cứu;thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho đề nắm được số
lượng, chất lượng tài liệu.


Điều 39. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức ( 1) và
mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cơng vụ và
các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi cơ quan, tổ chức ( 1) nghiên cứu tài
liệu vì mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài
liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (1) hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử
dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức (1) hoặc Chánh Văn phịng đồng ý.
Điều 40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 41. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ( 1) cho phép khai thác, sử dụng tài
liệu bản chính đối với các tổ chức, cá nhân nước ngồi hoặc có yếu tố nước
ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ mật.
2. Chánh, Phó Chánh Văn phịng; Trưởng, Phó trưởng phịng Hành chính
hoặc người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng bản sao, các tài liệu lưu trữ
đối với cá nhân; công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức (1).
Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (1) phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác sử dụng;
c) Những vật dụng được và khơng được mang vào phịng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài
liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính
và thơng tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;


e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy
định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu;
Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức;
3. Công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải lập các Sổ
nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký độc giả để quản lý
tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 43. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của Quy chế này là một trong những tiêu
chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá nhân công
chức, viên chức, là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại công chức,viên chức.
2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy
định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế
này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Điều 44. Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị, cơng chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các
hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức
mình.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được
thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 45. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức (1) có trách nhiệm phổ biến, triển khai
thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi
quản lý.
2. Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính hoặc người được phân
cơng có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này.
3. Trong q trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc vấn đề
phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính
hoặc người được phân công đề nghị lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung Quy chế
này phù hợp tình hình thực tế./.


Phụ lục...
....................................................................
(Kèm theo Quyết định số.../QĐ-... của ......ngày... tháng ... năm ...)
Phần 1
.................
Phần 2
.....................

* Tùy theo thực trạng của cơ quan, tồ chức mà quy định các nội dung cụ thể tại các Phụ lục, ví dụ:
quy định về số ký hiệu văn bản đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc; các mẫu văn bản mà cơ
quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành...