MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN
1.1.Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ của cơng ty cịn tồn tại nhiều hạn chế do chưa
được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Để
khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên
môn của nhân viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao
trình độ để nhân viên có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc.
Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần
phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Đối với nhân
viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hồn thành tốt cơng việc thì
cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai
thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
1.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu
trữ phải đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn
thảo tất cả các văn bản của công ty. Ở cơng ty TNHH Phúc Tiến thì văn bản thuộc
bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản
cho ban Giám đốc và phịng Hành chính - Quản trị. Tuy không phải soạn thảo
nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là
những văn bản quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, địi hỏi kĩ
thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn
bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao
sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản.
Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của cơng ty nói
chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có
1

Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

1


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo các
yêu cầu sau đây:
+ Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các
yếu tố cần thiết.
+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử
dụng đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương.
+ Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất,
những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.
+ Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về
hình thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản.
Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ
năng soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên
thì nhân viên văn thư của cơng ty phải:
+ Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách…
+ Công ty nên tạo điều kiện về vật chất cũng như về mặt thời gian để nhân
viên văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao kĩ năng soạn thảo
văn bản.
+ Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để
nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản.
1.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính
Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng
dụng cơng nghệ thơng tin vào trong cơng tác quản lí và sản xuất. Và thực tế thì các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ
máy vi tính rất hiện đại. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn
đề khác. Tại công ty TNHH Phúc Tiến cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối
thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất cơng việc nên phịng kế tốn được trang bị
6 máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phịng kế tốn là các máy vi tính
được khai thác sử dụng có hiệu quả cho cơng việc nhất. Cịn hầu hết các phòng ban
2
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

2


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

cịn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phịng Hành chính
– Quản trị của cơng ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy
vi tính của nhân viên văn thư vẫn cịn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên văn thư
chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, cịn việc quản lí văn bản đến, văn
bản đi, quản lí văn bản vẫn cịn làm rất thủ cơng. Ngồi ra khi được trang bị bộ
máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn
giản mang tính chất phục vụ cho cơng việc chun mơn của mình chứ chưa được
học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng.
Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết
về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện
ngay.
Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực
học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học.
Phải tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí cơng nghệ
thơng tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến

công việc.
Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh
thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư n tâm bồi dưỡng, nâng cao
trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên
văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty . Mặt khác công ty
cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa cơng ty với bên ngồi và ngược lại
được nhanh chóng, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu
về những thơng tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho cơng việc của
mình và hiểu biết hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới.
1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ
Thông tin là một vấn đề có tính chất sống cịn đối với các doanh nghiệp
trong thời đại kinh tế thị trường mở như ngày nay. Cập nhật và nắm bắt nhanh hay
chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác
3
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

3


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước.
Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế
cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho
phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời
giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác,
nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời,

chính xác và đúng đắn. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong
công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn
bản giấy tờ đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài liệu.
Qua thời gian thực tập tại phịng Hành chính - Quản trị em nhận thấy tuy
công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính. Tuy nhiên
nhân viên văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn
bản. Còn những nghiệp vụ khác được thực hiện rất thủ công, mất nhiều thời gian,
lại hay bị nhầm lẫn. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn
bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức
cho nhân viên văn thư – lưu trữ. Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên văn thư có
thể thực hiện được những cơng việc sau:
*Quản lí vă bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập
mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ
đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thơng tin cần
thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu
có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà khơng cần phải dập xố.
Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng
ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như
vào sổ bằng tay.
* Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn
thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó
những thơng tin cần thiết theo quy định của công ty.
4
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

4


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

* Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống
kê văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một
cách chính xác tuyệt đối.
* Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính
được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư.
Khi cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thơng tin về
văn bản đó như: số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang
nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu
trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên
sổ sách.
* Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem
lại chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong tồn cơng ty nói
chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh
của cơng ty trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo.
* Thu thập thơng tin: Có rất nhiều cách để thu thập thơng tin như qua đài,
báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thơng tin đầy đủ nhất, chính xác nhất,
nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng
mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề. Trên mạng Internet có
rất nhiều những thơng tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư,
sẽ giúp cho nhân viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp
họ biết được mình đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay.
1.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung
Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức
kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia đã có quy định là tất mọi giấy tờ tài liệu của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung và quản lí
thống nhất trong cơ quan. Tuy nhiên rất ít các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế làm
được điều này hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại các
phòng ban.
5

Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

5


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

Tại công ty TNHH Phúc Tiến hồ sơ tài liệu cũng không được lưu trữ một
cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí và
lưu trữ. Hiện nay cơng ty chưa có kho lưu trữ tập trung đây là điều rất khó khăn
cho cả nhân viên văn thư – lưu trữ và các phòng ban khác.
+ Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà nằm phân tán ở các
phịng ban do đó việc quản lí, bảo quản khơng được thống nhất, vì thế mà các hồ sơ
tài liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt.
+ Nơi làm việc của các phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và bảo quản tài
liệu vì vậy rất bất tiện và ảnh hưởng đến công việc. Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay
tại các phịng ban đã làm cho khơng khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế
cho nhân viên trong phịng.
+ Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong cơng ty có nhu
cầu tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận
khác nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó.
Như vậy hiệu quả công việc sẽ không cao và không đáp ứng được yêu cầu của công
tác văn thư - lưu trữ là chính xác, kịp thời, nhanh chóng, bí mật và hiệu quả.
Để khắc phục những tồn tại trên thì cơng ty nên có kế hoạch xây dựng thêm
một phịng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tồn cơng ty.
* Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung như sau:
Dựa vào cơ cấu tổ chức của công ty mà nhân viên văn thư có thể chia thành
các tủ lưu trữ cho phù hợp. Những hồ sơ, tài liệu chung của cơng ty nên được lưu
trữ tập trung, cịn những hồ sơ, tài liệu của phịng ban nào thì để vào tủ của bộ phận

đó. Nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn các phòng ban sắp xếp hồ sơ,
tài liệu vào tủ. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi
đầy đủ thơng tin để dễ thống kê và tra tìm. Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu
quả.
Nhân viên văn thư- lưu trữ có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lí theo
dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn.
6
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

6


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

Để góp phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư phải
thống kê những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời gian bảo quản để tiến
hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải
thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ.
Khi xây dựng nhà lưu trữ cần lưu ý một số tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây:
+ Được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: máy điều hồ,
quạt thơng gió để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự xuất hiện của nấm
mốc, mối mọt.
+ Lau chùi, quét, chải bụi thường xuyên
+ Có dụng cụ đo nhiệt độ
+ Sử dụng một số loại hóa chất để diệt nấm mốc, cơn trùng
+ Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được
làm bằng chất liệu có độ bền cao khó bắt lửa, cửa sổ phải có lưới sắt, sử dụng loại
kính phản quang.
+ Tủ phải được làm bằng những vật liệu chống cháy và cách nhiệt.

+ Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20cm, cách mặt đất 30cm, cách
trần nhà 80cm.
+ Vị trí xây dựng phịng lưu trữ phải cách biệt với nơi làm việc, là nơi cao
ráo, thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ.
1.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc
Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty làm việc chung với các bộ
phận khác trong phịng Hành chính - Quản trị, do đó mà điều kiện làm việc khơng
được đảm bảo, diện tích làm việc dành cho nhân viên văn thư - lưu trữ rất nhỏ. Làm
việc chung với các bộ phận khác đôi khi rất bất lợi đối với công việc cần sự tập
trung cao như văn thư – lưu trữ vì nhân viên văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi
tiếng ồn của sự trao đổi công việc trực tiếp.
Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây
giảm hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là
7
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

7


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Bàn làm
việc của nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa
học và hợp lí: Các văn phịng phẩm để khơng đúng vị trí, văn bản giấy tờ cịn để
lộn xộn khơng có sự phân loại. Để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết
cơng việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác thì nhân viên văn thư –
lưu trữ cần phải chú ý những vấn đề sau:
+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết.
+ Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong thì hãy chuyển đi ngay.

+ Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng trong các tủ tài
liệu.
+ Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn
nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư.
+ Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên để
vào ngăn bàn.
Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về
thần kinh, có thể trang trí phịng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn
làm việc, treo những bức tranh ở trong phòng làm việc…
Nhân viên văn thư có thể sắp xếp bàn làm việc của mình như sau:
Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại,
phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở
trước mặt dùng để ghi chép. Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải.
Một nguyên tắc khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để
thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa.
1.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ
Để đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện
pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được
chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ
8
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

8


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

có đúng theo quy định hay khơng, nếu khơng đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho
phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phịng ban đơn vị

trong cơng ty nói chung đã rút ra được những mặt cịn hạn chế để kịp thời khắc
phục.
Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư – lưu trữ đề xuất các phương án tốt nhất để
công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả
cao hơn. Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài, những tài
liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được
đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải
thật khách quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ
phận văn thư – lưu trữ mới có thể tự hồn thiện những mặt cịn hạn chế. Các phịng
ban trong cơng ty cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp phần trợ
giúp bộ phận văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thơng
tin của cơng ty được giữ bí mật, an toàn.
Để đánh giá hoạt động văn thư – lưu trữ thì ngồi những u cầu của cơng
tác văn thư – lưu trữ như nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo cơng ty
có thể sử dụng một số tiêu chí sau đây:
+ Mức độ hồn thành cơng việc.
+ Chất lượng và hiệu quả của công việc.
+ Tinh thần, thái độ làm việc.
+ Lịng say mê và nhiệt tình với công việc.
+ Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy.
Thông qua các tiêu chí này mà có thể đánh giá trình độ và đạo đức của nhân
viên văn thư – lưu trữ. Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ nhân viên, bồi dưỡng nâng cao
trình độ chun mơn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp.
* Cơ sở và điều kiện để thực hiện các giải pháp
a) Sự quan tâm chỉ đạo của ban Giám đốc
9
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

9

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

Sự động viên, khích lệ về mặt tinh thần của ban lãnh đạo công ty là nguồn
động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy sáng tạo trong công
việc đối với nhân viên văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những đòn bẩy tinh thần
giúp cho nhân viên văn thư – lưu trữ hồn thành cơng việc tốt hơn. Giám đốc quan
tâm đến điều kiện làm việc, theo dõi quy trình làm việc của nhân viên văn thư – lưu
trữ nhằm phát hiện ra những thiếu sót, những mặt cịn yếu kém của cán bộ công
nhân viên và những trang thiết bị còn thiếu để bổ sung tạo điều kiện cho cán bộ
công nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty, chủ động tạo mối quan hệ
gần gũi, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên có tác dụng tạo cho
nhân viên một tinh thần lao động thoải mái, thu hẹp khoảng cách giữa người lãnh
đạo với người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, sáng tạo trong công việc.
b) Sự nỗ lực cố gắng khơng ngừng của chính bản thân nhân viên văn thư –
lưu trữ
Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các giải
pháp trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì sự cố gắng vươn lên,
sự khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc chắn nhân viên văn thư – lưu trữ
sẽ tiếp nhận được những kiến thức để áp dụng vào trong cơng việc của mình. Cơng
tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt hay khơng? Có năng suất chất lượng hay
khơng? Điều đó phụ thuộc phần lớn vào người làm cơng tác văn thư – lưu trữ. Bởi
họ chính là người trực tiếp tham gia giải quyết công việc.
c) Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành
công của cơng việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hồn
thành xuất sắc cơng việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ.
Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải

10
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

10


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

quyết và tra tìm thơng tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh
chóng, chính xác.

KẾT LUẬN
Cơng tác văn thư – lưu trữ những năm trở lại đây đã trở thành một trong
những u cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo cơ chế
thị trường thì một số cơ quan cũng như doanh nghiệp đã quan tâm tới nghiệp vụ
này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Bởi nếu thực hiện
tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà cả về
lâu dài. Vì cơng tác văn thư – lưu trữ thực chất là cơng tác xây dựng và quản lí
những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lí mà khơng có văn bản nào
thay thế được.
Thực tế cho thấy bất kì cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kĩ
thuật hay cơ quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản
xuất, trong khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình ít nhiều cũng phải cần đến
công tác văn thư - lưu trữ một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc
tra cứu những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho nghiên cứu tình
hình sản xuất kinh doanh, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm cơng tác, vạch ra chủ
trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lí…
Cơng tác văn thư – lưu trữ của công ty trong thời gian vừa qua đã có những
đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của phịng Hành chính - Quản trị cũng

như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn cơng ty. Tuy nhiên bên cạnh
đó vẫn cịn tồn tại nhiều điểm bất cập. Công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt
tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ
để phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta.
11
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

11


NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Phúc Tiến đã giúp em hiểu
thêm về thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc
điều hành nắm bắt xử lí thơng văn bản giấy tờ kết hợp với xử lí thơng tin, đồng thời
cịn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho ban Giám đốc trong việc ra các quyết định
được đúng đắn, chính xác, kịp thời và phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty,
ngồi ra cịn giúp cho các bộ phận khác trong cơng ty hoạt động có hiệu quả hơn.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại phịng Hành chính - Quản trị của cơng
ty đã giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững những kiến thức đã học
ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lí luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của
Thạc sĩ Trần Thị Ngà, em xin được mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng
cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Tuy cố gắng
hết sức nhưng bài khoá luận của em vẫn cịn rất nhiều sai sót, em mong được các
thầy, cơ chỉ dạy thêm trên cơ sở đó em có thể hồn thành tốt bài khố luận của
mình.
Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

VŨ KHẮC TUẤN

12
Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P

12