Quản lý và hạch toán nguyên liệu ở công ty xây dựng Giao thông Đông Hưng

Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

lời nói đầu
Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có
đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động. Vật liệu là
một đối tợng lao động, là cơ sở và là một bộ phận chủ yếu để tạo ra hình thái vật chất
của sản phẩm vì vậy nó là một trong những yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt
động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành một cách có hiệu quả, doanh
nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu xây dựng mà điều quan
trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngng trệ sản
xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn bởi vì chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện
đối với vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sư dơng vËt liƯu sao cho cã hiƯu qu¶ nhÊt.
HiƯu quả quản lý vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản
phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng đợc chu trình quản lý vật
liệu xây dựng một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là
giúp cho hạch toán vật liệu đợc chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn
ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hoá, giá trị của vật liệu đợc xác định là
một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó
việc hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất
quan trọng. Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm đợc chính xác, giúp cho
ban lÃnh đạo có tầm nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá
thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm
để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền
kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng
cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý vật liệu có hiƯu qu¶ nhÊt…
1

Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% đến 80% giá trị xây dựng đồng
thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải
theo sát những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả
nhất đồng thời tìm đợc phơng hớng để đa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh
hoạt vừa đúng chế độ chung nhng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh
nghiệp. Thời gian qua Công ty đà có nhiều đổi mới trong công tác quản lý, hạch toán
nguyên vật liệu, tuy nhiên không phải là đà hết những tồn tại, vớng mắc đòi hỏi phải
tìm ra những phơng hớng hoàn thiƯn.
ChÝnh v× vËy, qua mét thêi gian t×m hiĨu thùc tế công tác quản lý và hạch toán
tại Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng thấy tầm quan trọng của vật liệu và
những vấn đề cha đợc hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, đợc sự giúp đỡ nhiệt
tình của Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng và sự hớng dẫn của thầy giáo
PGS,TS Hoàng Minh Đờng em đà lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: Quản lý
và hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Xây dựng Giao thông Đông Hng.
Do trình độ và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót; Em
mong đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy giáo, Qúi Công ty để em ngày càng
hoàn thiện kiến thức của mình.

2


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Phần I

Lý luận chung về quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

I- Một số vấn đề cơ bản về tổ chức Quản lý và hạch toán nguyên
vật liệu.

1- Khái niệm, đặc điểm và vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất.
Vật liệu là những đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất
và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất,
vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lu động và chi phÝ vËt liƯu thêng chiÕm
mét tû träng lín trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm.
Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi
tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ
hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia
vào quá trình sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi
phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu
trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất
cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến
hành bình thờng. Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc
cung cấp vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lợng sản phẩm có đảm bảo
đợc hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu. Chi phÝ vËt liƯu chiÕm tû
träng lín trong toµn bé chi phí sản xuất ( nh trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ
khí từ 60% đến 70%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 85%,
trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70% ). Do vậy cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều đợc quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải
có chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức
tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lợng sản
3


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

phẩm tăng nhằm thoả mÃn nhu cầu khách hàng. Chất lợng cao, giá thành hạ làm cho
doanh nghiệp có thể đạt lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trờng. Từ đó cho thÊy viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ vËt liÖu cã ý nghĩa quan trọng trong việc
hạ thấp giá thành.
2- Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xà hội. Quản lý vật liệu là
công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tuy nhiên, do
trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng có
những mặt khác nhau. Muốn đạt đợc mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải
quản lý chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của
nền kinh tế thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp vật liệu
không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả các
khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp
lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tâm tíi chi phÝ thu mua nh»m
h¹ thÊp chi phÝ vËt liệu một cách tối đa.
- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có
cùng tính chất lý hoá giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh
hởng đến chất lợng của nhau.
Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm
tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn.
- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệ
cũng không gây ứ đọng vốn.
- ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự to¸n chi.
4

Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và
sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình
hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để
thực hiện đợc vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
- Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ảnh chính xác, kịp thời và
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập
xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đà mua và nhập kho.
- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo
dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu.
- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật
liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ
đọng, kÐm hay mÊt phÈm chÊt nh»m h¹n chÕ thiƯt h¹i có thể xảy ra.
- Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử
dụng và tiêu hao, phân bổ chính xác giá trị vật liệu sử dụng cho các đối tợng tính giá
thành.
- Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu.
- Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu.
3- Điều kiện tổ chức Quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói
riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo đảm những điều kiện nhất định.
Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bÃi để bảo quản vật liệu,
kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố
trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững
và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp

xếp vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện
cho việc nhập xuất và theo dâi kiÓm tra.

5


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối đa, tối
thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và trong hao hụt
hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và
hạch toán vật liệu.
Mặt khác cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu,
thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết theo
đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật
liệu.
4- Phân loại vật liệu.
Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu căn
cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại
sau:
- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh săt, thép trong
nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong doanh nghiệp may.Đối
với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế biến nh sợi mua ngoài trong
các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,
hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động
hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ
dán, xà phòng, dầu nhờn.

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than củi, hơi đốt
dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất ra sản phẩm cho các phơng tiện, máy móc,
thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phơng tiƯn vËn t¶i.

6


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( vật kết
cấu, công cụ, khí cụ.) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây
dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( gạch, sắt, vải vụn ).
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.
Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dùng sỉ
danh ®iĨm vËt liƯu. “ Sỉ danh ®iĨm vËt liệu ( Biểu số 1 ) bao gồm nhiều loại
nguyên vật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và đợc
xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu:
Biểu số 1
sổ danh điểm vật liệu

Loại: Nguyên vật liệu chính
Ký hiệu: 1521
ký hiệu

tên nhÃn hiệu,

nhóm vật

danh điểm

quy cách

liệu

vật liệu

v.liệu

đơn vị

đơn giá hạch

tính

toán

1521-01

1521-01-001

Đá 4x6

m3

Đá 1x2

m3

1521-02

1521-01-002
1521-02-001

.

ghi chú

1521-02-002
.
ý nghĩa mà số: Đá là nguyên vật liệu chính trực tiếp, đá 4x6 là vật liệu thứ

nhất thuộc nhóm đá.
II- Nội dung tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

1- Tổ chức chứng từ.

7


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Các hoạt động nhập xuất kho vật liệu luôn xẩy ra trong các doanh nghiệp sản
xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật
liệu, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một các kịp thời, đầy đủ, chính xác
theo đúng mẫu biểu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến

hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán, để kiểm tra, giám sát tình hình biến
động, tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ
kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
a/ Thđ tơc chøng tõ nhËp kho nguyªn vËt liƯu cã thể đợc trình bày trên sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1
sơ đồ nhập kho vật liệu
Bộ phận
mua

Ngời bán

hàng

hàng
Bộ phận
cung ứng

Nhu cầu
mua

hàng

Kế toán thanh
toán với ngời
bán

Kho

Kế toán vật

t, hàng hoá

Bộ phận cung ứng vật t nhằm đảm bảo cung cấp vật t thờng xuyên, kịp thời,
đầy đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộ
phận mua hàng da vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng. Sau đó đa đơn
đặt hàng cho ngời bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộ phận
cung ứng và một bản cho kế toán thanh toán và ngời bán.

8


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp

Khi vËt liƯu vỊ ®Õn doanh nghiƯp, bé phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy
báo nhận hàng, biên bản kiểm kê vật t ( nếu có ) so sánh với hợp đồng mua hàng để
lập PhiÕu nhËp kho ” ( BiĨu sè 2 ).
T¹i kho, sau khi kiĨm nhËn xong ghi râ sè lỵng thùc nhập vào phiếu nhập kho.
Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì
phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với ngời
cung cấp. Thủ kho không đợc tự ý nhập kho những thứ vật liệu không ghi trên phiếu
nếu cha có ý kiÕn cđa bé phËn cung øng.
PhiÕu nhËp kho khi ®· có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời
giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản thõa hc thiÕu ( nÕu cã ) cho bé phËn cung
ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán
còn hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi
chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.
Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn
đặt hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với ngời bán
TK331.
Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập các chứng từ kế

toán thích hợp.
Biểu số 2
phiếu nhập kho

Ngày .tháng .năm .

Số
Nợ
Có

Họ và tên ngời giao hàng..
Theo số.ngày.tháng.năm.của..
Nhập tại kho

9


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Số

Tên, nhÃn hiệu,

thứ

quy cách, phẩm

tự

chất vật t

MÃ
số

Đơn
vị
tính

Số lợng
Theo

Thực

chứng từ

nhập

Đơn giá

Thành
tiền

Cộng
b. Thủ tục chứng từ xuất kho.
Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn có thể
xuất bán, xuất cho vay..bất cứ sử dụng mục dích gì đều phải thực hiện nghiêm ngặt
việc cân, đo, đong, đếm. Trên chứng từ phải ghi rõ mục ®Ých sư dơng vËt liƯu. ViƯc
xt kho cã thĨ tỉng quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 2
sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu
Đội, xởng sản xuất

hoặc ngời mua

Ngời lĩnh

Phiếu xuất kho vËt t ( 1 )

Bé phËn cung
øng vËt t

(2)

(3)

Kho

(4)

KÕ to¸n vật t,
hàng hoá

Kế toán tiêu
thụ và thanh
toán

(5)

Chứng từ xuất kho, vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xt kho vËt
liƯu. Trong doanh nghiƯp thêng sư dơng c¸c chøng tõ xuÊt kho sau:
- ‘ PhiÕu xuÊt kho vËt t đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu
không thờng xuyên với số lợng ít. Phiếu này đợc lập thành ba bản một bản giao cho

ngời lÜnh, mét b¶n giao cho bé phËn cung øng vËt t và một bản thủ kho giữ để ghi thẻ
10


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ. Do phiếu
xuất vật t chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với các trờng hợp sử dụng vật t
nhiều phát sinh thờng xuyên trong tháng nên thay bằng Phiếu xuÊt vËt t theo h¹n
møc ”.
- “ PhiÕu xuÊt vËt t theo hạn mức lập cho tháng nào thì có giá trị tháng trong
đó. Nếu dùng thừa thì lập Phiếu xuất nhập vật t .
- Hoá đơn kiªm phiÕu xt kho ” BiĨu sè 3; sư dơng trong trờng hợp xuất
bán vật liệu, phiếu đợc lập thành ba liên ( nhờ ngân hàng thu thì bốn liên ).
- Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến dùng khi xuất vật liệu thuê ngoài chế
biến, phiếu này đợc lập thành ba liên.
- Phiếu di chuyển néi bé ” xt vËt liƯu tõ kho nµy sang kho khác của doanh
nghiệp.
Biểu số 3
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày .tháng .năm .
Liên.

Quyển số
Số:..
Nợ:

Họ và tên ngời mua:

Có:

Địa chỉ:
Xuất kho:
Địa chỉ giao hàng:
Hình thức thanh toán:
Số hiệu tài khoản:
stt

A

tên, quy cách, sản
phẩm, hàng hoá

B

mà số

C

đơn vị
tính

D

cộng

- Tổng số tiền:.
- Trong đó thuế:..
11

số lợng

đơn giá

1

2

thành
tiền

3


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Thời gian và địa điểm bảo hành:.
- Ghi chú:.
2- Tổ chức tính giá vật liệu.
- Về nguyên tắc vật liệu cần đợc tính giá theo thực tế tức là giá trị của vật liệu
phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải
tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thờng
xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán
vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.
* Phơng pháp tính giá:
a/ Khái niệm và sự cần thiết của phơng pháp tính giá:
- Tính giá là phơng pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh
chi phí có liên quan đến từng loại vật t sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ. Nói cách
khác, tính giá là phơng pháp dùng thớc đo giá trị để biểu hiện loại tài sản khác nhau

nhằm phản ánh, cung cấp các thông tin tổng hợp cần thiết và xác định giá trị tiền tệ
để thực hiện các phơng pháp phản ánh khác nhau của kế toán. Về thực chất, tính giá
tài sản là phơng pháp xác định giá trị ghi sổ của tài sản.
- Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, nhờ sử dụng phơng pháp tính giá kế
toán đà theo dõi, phản ánh một cách tổng hợp và kiểm tra đợc các đối tợng hạch toán
kế toán bằng thớc đo tiền tệ. Đồng thời, nhờ có tính giá, kế toán tính toán và xác định
đợc toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc thu mua sản xuất, chế tạo và tiêu thụ
từng loại vật t, sản phẩm. Từ đó, so với kết quả thu đợc để đánh giá kết quả kinh
doanh nói chung cũng nh hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm, dịch vụ và
từng hoạt động kinh doanh riêng. Có thể nói, không có phơng pháp tính giá thì các
doanh nghiệp không thể thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh doanh đợc.
Yêu cầu: Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra các loại tài sản của
mình tính giá phải đảm bảo các yêu cầu dới đây.
- Chính xác: Việc tính giá cho các loại sản phẩm phải đảm bảo chính xác, phù
hợp với giá cả đơng thời và phù hợp với số lợng, chất lợng. Nếu việc tính giá không

12


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

chính xác, thông tin do tính giá cung cấp sẽ mất tính xác thực, không đáng tin cậy,
ảnh hởng đến quyết định kinh doanh.
- Thống nhất: Việc tính giá phải thống nhất về phơng pháp tính toán giữa các
doanh nghiệp khác nhau trong nền kinh tế quốc dân và giữa các thời kỳ khác nhau;
có nh vậy, số liệu tính toán ra mới đảm bảo so sánh đợc giữa các thời kỳ và các
doanh nghiệp với nhau. Qua đó đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh.
b/ Tổ chức tÝnh gi¸ vËt liƯu nhËp kho:
- Víi vËt liƯu mua ngoài: giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời
bán ( bao gồm cả thuế nhập khẩu và thuế khác ) cộng với các chi phí khác thu mua

thùc tÕ nh chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, bảo quản, chi phí thê kho bÃi, tiền phạt, bồi
thờng, chi phí nhân viên.trừ đi các khoản chiết khấu, giảm gi¸ ( nÕu cã ). Chi phÝ
thu mua vËt liƯu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế của từng loại vật liệu. Nếu liên
quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức nhất định
nh trọng lợng, giá trị.
- Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thùc tÕ bao gåm: GÝa
thùc tÕ xuÊt kho gia c«ng chế biến và các chi phí gia công chế biến.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá trị thực tế gồm giá trị thực tế
vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan nh tiền thuê gia công, chế
biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia liên
doanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do hai bên xác định.
- Với phế liệu là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng giá trị thực tế đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng.
c/ Tính giá vật liệu xuất kho.
Nh đà nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật t ngời ta có thể dùng một trong hai
cách đánh giá vật t xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch to¸n.

13


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu cầu
quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thờng dùng các phơng pháp sau
theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
Phơng pháp đơn giá mua bình quân:
- Bình quân cả kỳ.
Theo phơng pháp này trớc tiên phải tính đơn giá mua bình quân của từng loại

vật liệu:
Đơn giá mua bình quân bằng giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
chia cho số lợng vật liệu thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Trị giá thực tÕ vËt liƯu xt dïng trong kú b»ng sè lỵng vật liệu xuất trong kỳ
nhân với đơn giá mua bình quân.
Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật liệu, có thể đó là giá
bình quân gia quyền ( nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân ) hay giá bình quân trớc
mỗi lần xuất ( bình quân di động ).
- Bình quân cuối kỳ trớc.
Dùng giá bình quân gia quyền của kỳ trớc để ghi giá trị vật liệu xuất kho trong
kỳ báo cáo.
Vật liệu xuất dùng kỳ báo cáo bằng số lợng xuất dùng trong kỳ nhân với giá
vật liệu thực tế bình quân kỳ tríc.
VËt liƯu tån kho ci kú b¸o c¸o b»ng vËt liệu tồn kho đầu kỳ báo cáo cộng
với vật liệu nhập trong kỳ báo cáo trừ đi vật liệu xuất trong kỳ báo cáo.
Phơng páp này đơn giản, dễ tính nhng không chính xác vì có thể kỳ báo cáo
giá vật liệu cao hơn so với kỳ trớc.
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc:
Phơng pháp này dựa trên giả thiết lµ sè vËt liƯu nµo nhËp tríc, xt hÕt sè nhập
trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng số hàng xuất. Còn chi phí
thu mua thì phân bổ một lần vào cuối kỳ. Tính theo phơng pháp này đợc thực hiện thờng xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất tơng đối hợp lý, tuy nhiên công
việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều và phải tiến hành công phu nªn ph14


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

ơng pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị có ít danh điểm vật liệu với số lần nhập
của mỗi loại vật liệu không nhiều.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phơng pháp này giả định lô vật liệu nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc vì vậy giá

thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở lợng xuất và giá thực tế của lần nhập
liền trớc. Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,
giá cả vật liệu tơng đối ổn định, tần xuất nhập xuất vật liệu lớn.
- Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này áp dụng với các vật liệu có giá trị cao, vật liệu đặc trng. Giá
thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng
lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.
- Phơng pháp tính vật liệu tồn cuối kỳ:
Theo phơng pháp này đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vật liệu
tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo đơn giá mua
lần cuối cùng trong kỳ đó.
Trị giá thực tế vật liƯu tån kho ci kú b»ng sè lỵng vËt liƯu tồn kho cuối kỳ
nhân với đơn giá mua lần cuối.
Trị giá thực tế vật liệu xuất dùng bằng trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ cộng
với trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ trừ đi trị giá vật liệu tồn cuối tháng.
Phơng pháp này áp dụng với trờng hợp doanh nghiệp vận dụng hạch toán hàng
tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- Hạch toán theo giá hạch toán:
Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động,
việc nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên
phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán
hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán, giá hạch toán là loại giá tơng đối ổn định,
doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch to¸n nhËp, xt, tån kho vËt
liƯu trong khi cha tÝnh đợc giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá
mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng tríc. Sư dơng
15


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng
ngày, nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vËt liƯu xt, tån kho theo
gi¸ thùc tÕ. ViƯc tÝnh chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Hệ số giá vật liệu bằng giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong
kỳ chia cho giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Giá thực tÕ cđa vËt liƯu xt dïng trong kú ( hc tồn cuối kỳ ) bằng giá hạch
toán của vật liệu xuÊt dïng trong kú ( tån cuèi kú ) nh©n víi hƯ sè gi¸ vËt liƯu.
3- Tỉ chøc vËn dơng tài khoản.
Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng một hệ thống các tài khoản có
liên quan sau để thực hiện hạch toán. Tuy nhiên, tuỳ theo phơng pháp hạch toán tổng
hợp sử dụng là kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà các tài khoản này có ý
nghĩa, nội dung kinh tế khác nhau.
a/ Tài khoản áp dụng khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Tài khoản 152 ( nguyên liệu, vật liệu ).
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các
loại nguyên vật liƯu cđa doanh nghiƯp theo gi¸ thùc tÕ, cã thĨ më chi tiÕt theo tõng
lo¹i, nhãm thø vËt t tuú theo yêu cầu của quản lý và phơng tiện tính toán.
Kết cấu của tài khoản 152:
+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ
nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ( với phơng
pháp kiểm kê định kỳ thì kết chuyển cuối kỳ ).
+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ
nh xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng, giảm
giá hay trả lại ngời bán ( kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ ).
D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu hay cuối tháng.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý TK 152 có thể đợc chi tiết theo các tiểu khoản sau:
ã 1521 - Nguyên vật liệu chính.
ã 1522 - Vật liƯu phơ.
16

Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

ã 1523 - Nhiên liệu.
ã 1524 - Phụ tùng thay thế.
ã 1525 - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
ã 1528 - Vật liệu khác ( phế liệu, vật t đặc chủng.)
- Tài khoản 151 - ( Hàng mua đang đi đờng ).
Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng
cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đà mua hay chấp nhận mua, đà thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiƯp nhng ci th¸ng cha vỊ kho nhËp ( kĨ cả số đang gửi cho ngời
bán ).
+ Bên nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hoá đang đi đờng cuối tháng cha về hoặc
đà về tới doanh nghiệp nhng đang làm thủ tục nhập kho ( kết chuyển giá thực tế vật t,
hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ nếu sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ ).
+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật t ®i ®êng kú tríc ®· nhËp kho hay
chun giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng ( kết chuyển giá
thực tế hàng đi đờng đầu kỳ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ).
+ D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng ( đầu và cuối tháng ).
- Tài khoản 331 - ( Phải trả ngời bán ).
Đợc dùng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật t,
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản. Ngoài
ra, TK331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bán. Khi sử
dụng tài khoản này, kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, và không đợc bù trừ
khi nên bảng cân đối.
+ Bên nợ: Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp kể cả các khoản ứng trớc, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại.
+ Bên có:
Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu.
Giá trị hàng đà nhận liên quan đến tiền ứng trớc. Số tiền thừa ngời bán trả lại.

Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về cha có hoá đơn khi có
hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
17


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

+ D nợ: Số tiền đà ứng trớc hay trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu.
+ D có: Số tiền còn nợ ngời bán, ngời nhận thầu.
- Tài khoản 621 ( Chi phí vật liệu trực tiếp ).
Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí ( phân xởng,
bộ phận sản xuất.).
+ Bên nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.
+ Bên có:
Giá trị vật liệu xuất dùng không hết.
Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp.
Tài khoản 621 cuối kỳ không có d. Tài khoản này cũng có thể đợc chi tiết theo
các tiểu khoản tơng tự nh tài khoản 152:
ã TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp.
ã TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp.
ã TK 6213: Chi phí nhiên liệu trực tiếp.
ã TK 6214: Chi phÝ phơ tïng thay thÕ.
• TK6215: Chi phÝ vËt liƯu và thiết bị xây dựng cơ bản.
ã TK6218: Chi phí vật liệu khác.
b/ Tài khoản sử dụng áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- Tài khoản 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ
dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ vào TK611 Mua
hàng .
- Tài khoản 611 Mua hàng dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng
hoá mua vµo, xt ra trong kú. KÕt cÊu cđa TK611 nh sau:

+ Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá
tồn kho đầu kỳ, mua vào trong kỳ, hàng hoá đà bán trả lại.
+ Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, hàng hoá..xuất dùng, xuất bán, thiếu
hụt, chiết khấu đợc hởng.trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d do đà kết chuyển số tồn kho vào tài
khoản thích hợp và chi tiết thành hai tiĨu kho¶n:
18


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

TK6111: Mua nguyên vật liệu.
TK6112: Mua hàng hoá.
Ngoài ra cũng có các tài khoản liên quan nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
4- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp,
hạch toán tổng hợp sự biến động của vật liệu là sự ghi chép sự biến động về mặt giá
trị của vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành
nguyên vật liệu đợc hạch toán theo hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm
kê định kỳ.
a/ Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ 3 - Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
TK151

TK152

TK621

SD ĐK: xxx

Nhập kho hàng đi đờng

Xuất dùng trực tiếp cho sản

kỳ trớc

xuất chế tạo sản phẩm

TK111,112,141,331,311

TK627,641,642,214

Nhập kho do mua ngoài

Xuất phục vụ quản lý SX

TK133

bán hàng, QLDN,XDCB

Thuế GTGT
đợc khấu trừ
TK411

TK632, ( 157 )

Nhận vốn góp liên doanh

Xuất bán lại

cấp phát
TK154

TK154

Nhập kho do tự chế biến

Xuất thuê ngoài gia
19


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

thuê ngoài chế biến gia công công, chế biến
TK128,228

TK128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất góp vốn l.doanh
TK142

C.lệch giảm

TK142

C.lệch tăng

TK138

TK138

Phát hiện thừa khi kiểm kê

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK412

TK412

C.lệch tăng cho đánh giá lại

C.lệch giảm cho đánh giá lại

TK333

TK331

Thuế nhập khẩu

Chiết khấu mua hàng
đợc hởng

SDCK:xxx
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,
xuất, tồn kho của từng loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có
các chøng tõ nhËp, xt nguyªn vËt liƯu. Nh vËy, viƯc xác định giá trị nguyên vật liệu
đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, sau khi đà đợc tập hợp, phân loại theo
các đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán. Phơng pháp này đợc áp

dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanhnhững mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tôtuy nhiên, quá trình
hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép sổ sách, nhng phơng
pháp này phản ánh chính xác, gia strị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập kho, xuất
kho, đảm bảo cân đối số lợng, thoả thuận cho việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu
xuất kho vào từng tài khoản liên quan,
b/ Hạch toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hình
nhập, xuất, tồn kho vật liệu mà chỉ chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn
20


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

cứ vào số liệu kiểm kê đầu kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản
kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực
tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo
công thức:
Trị giá hàng xuất bằng tổng giá trị hàng nhập cộng ( hoặc trừ ) chênh lệch trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.
Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện đợc giá trị xuất dùng cho
từng đối tợng, các nhu cầu khác nhau và không thể biết đợc số mất mát, h hỏng,
tham ô ( nếu có ).
Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ
chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các
mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
Nh vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật
liệu trong các doanh nghiệp tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và kiểm
kê định kỳ không có gì khác nhau ở đây là nhìn từ góc độ kế toán tổng hợp ( kế toán
tài chính ), việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất,

xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản.
Mỗi doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào từng điều kiện cụ thể của mình mà lựa
chọn phơng pháp hạch toán hàng tồn kho cho phù hợp. Việc lựa chọn phơng pháp
nào cũng phải đảm bảo tính nhất quán. Trong trờng hợp có sự thay đổi phải đợc giải
thích rõ ràng và chỉ thay đổi khi đà kết thúc niên độ kế toán.
Công thức tính gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt dïng:
gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt dïng b»ng gi¸ thùc tÕ vËt liƯu tån kho đầu kỳ cộng với
giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ trừ đi giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ.
Sơ đồ 4 hạch toán tổng hợp tăng, giảm vật liệu theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ

TK151,152,153

TK611

Kết chuyển giá thực

TK151,152,153
Giá thực tế tồn cuối kỳ

tế đầu kỳ
21


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

TK111,112

TK331,111,112
Mua trả tiền ngay

Chiết khấu mua hàng đợc hởng

TK331,311,341

giảm giá, hàng mua phải trả

Số tiền đÃ

Mua cha trả

Xuất dùng cho sản xuất

thanh toán

trả bằng tiền

kinh doanh

vay

TK621
TK632

TK133

Xuất bán

Thuế GTGT
đợc KT

TK441

K138,111,334

Nhận vốn góp, cổ phần, cấp phát

Thiếu hụt, mất mát

TK412

TK412

Đánh giá tăng

Đánh giá giảm

c/ Sổ kế toán đợc sử dụng trong kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu.
Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện tồn tại
bốn hình thức sổ kÕ to¸n:
NhËt ký sỉ c¸i.
NhËt ký chung.
NhËt ký chøng tõ.
Chøng từ ghi sổ.
Mỗi hình thức có hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán riêng thích hợp với
từng đơn vị cụ thể. Khi vận dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt
động, yêu cầu quản lý và quy mô trình độ của doanh nghiệp.
5. Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối luợng lớn, là khâu hạch toán
khá phức tạp ở doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị,
số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy viƯc tỉ

22


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp

chøc kÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu ë kho và phòng kế toán có liên lệ chặt chẽ với nhau để
sử dụng các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi
chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đảm bảo
phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đợc sự ghi chép
trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả vật
liệu. Chính sự liên hệ này đà hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật
liệu khác nhau. Kế toán phải lựa chọn phù hợp với yêu cầu trình độ của đội ngũ cán
bộ kế toán trong doanh nghiệp để vận dụng một trong ba phơng pháp sau:
a/ Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta trong những
năm trớc năm 1970, Theo phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập,
xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở
phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá
trị.

Sơ đồ 5 trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song.
4

Thẻ kho
Chứng từ
xuất nhập

Bảng tổng
hợp chi tiết

1

2

Số thẻ chi tiết

3

Ghi chú:
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu, kiểm tra.
23

4

Số tổng
hợp


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Trình tự hạch toán tại kho ( 1 ); Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất
kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các Thẻ kho Biểu số 4 liên quan và sau
mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi
chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật liệu hạn mức sau mỗi lần
xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kÕt thóc chøng
tõ míi ghi mét lÇn. Thđ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho
với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp

nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho
phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
Biểu số 4:
thẻ kho

Ngày lập thẻ.
Tờ số:.
Tên, nhÃn hiệu, quy cách vật liệu:
Đơn vị tính:
MÃ số:

STT
A

chứng từ
số
B

ngày
C

diễn giải
D

ngày nhập,

E

ghi

số lợng

xuất
nhập
1

xuất
2

tồn
3

chú
4

Trình tự hạch toán ở phòng kế toán ( 2 ): Kế toán sử dụng Sổ thẻ kế toán chi
tiÕt vËt liƯu ” ‘ BiĨu sè 5 ’ ®Ĩ ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt, tån kho theo chØ tiêu hiện
vật và giá trị cho từng danh điểm vật liệu tơng xứng với thẻ kho ở một kho. Hàng
ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần , nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do
thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, ®èi chiÕu c¸c chøng tõ
nhËp xt kho víi c¸c chøng từ có liên quan nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng,
hợp đồng vận chuyển..ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tiến thành tiền trên từng
chứng từ nhập xuất kho đà kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp
24


Nguyễn Đình Công Lớp KDTM.K14.BII - Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi
thẻ kho của thủ kho.

( 3 ) cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ
kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tỉng sè nhËp, tỉng sè xt vµ sè tån kho của từng
danh điểm vật liệu. Số lợng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối
chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực.
( 4 ) để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp sau khi đối chiếu
với thẻ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp
nhập xuất tồn kho vật liệu. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán
tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu.

Biểu số 5:
sổ chi tiết vật liệu

- Năm:..
- Tên tài khoản:
- Tên kho:..
- Tên, quy cách vật liệu:..
- Đơn vị tính:
chứng từ

diễn

sh
1

giải
3

ngày
2

tkđ
4

đơn
giá
5

nhập
lợng
6

D
ĐKỳ

Cộn
g

25

tiền
7

xuất
lợng
8

tiền
9

tồn

lợng
10

ghi
tiền
11

chú
12