Tài liệu Những "con sâu" làm rầu... cuộc họp doc

Những "con sâu" làm rầu... cuộc họp
Có những kẻ quấy nhiễu, phá rối và làm cho các cuộc họp trở nên kém hiệu quả. Là người
điều hành các cuộc họp, công việc của bạn là phát hiện và xử lý những kẻ phá hoại này.
* Kẻ độc chiếm
Đó là kẻ nghĩ rằng anh ta hoặc cô ta là người duy nhất có hiểu biết về đề tài. Kẻ độc chiếm tin
rằng người khác ở đó là để nghe anh ta/ cô ta nói và họ nói liên miên không ngừng. Họ không
đánh giá cao quan điểm cho rằng các cuộc họp là nơi mang đến cơ hội để nghe từ nhiều người.
Họ nói những điều không quan trọng, vớ vẩn, hành động một cách ngạo mạn như thể ý tưởng
hoặc niềm tin của họ quan trọng hơn của những người khác.
Đáng buồn là nhiều người khác cảm thấy ngại đóng góp, và bị bó buộc bởi sự bóp nghẹt của
những kẻ độc chiếm trong cuộc họp. Khi những người khác dễ dãi để điều này diễn ra, nó phát ra
một thông điệp rằng sự thô lỗ của kẻ độc chiếm được chấp nhận.
Những người điều hành hoặc tham dự cuộc họp nên thể hiện sự thích thú khi nghe những người
khác nói trong cuộc họp, để nhắc nhở kẻ độc chiếm kia rằng, những người khác cũng có thể nghe
và cũng có thể nói.
* Kẻ luôn đi chệch vấn đề
Kẻ này tấn công vào chủ đề của nhóm bằng việc làm cho cuộc thảo luận đi chệch hướng - chủ đề
không có liên quan đến vấn đề hiện tại. Phút trước bạn đang nói về chủ đề này, phút sau bạn bị kẻ
kia làm cho rẽ sang hướng khác.
Là chủ toạ, khả năng nhận ra và tập trung lại là cần thiết với một cuộc họp hiệu quả. "Hãy nhớ tự
hạn chế với chủ đề hiện tại" là cách tốt để quay về đúng đường. Hoặc có thể nói rằng: "Tránh đi
chệch hướng" cũng nhắc nhở những hành vi ngược với mục đích của nhóm. Hoặc bạn cũng có
thể đưa ra những ý chính cần phải tập trung vào.
* Kẻ đối nghịch
Người này dường như thích thú với việc đi ngược hướng. Anh ta/cô ta thích thú với việc đưa ra
những quan điểm đối lập với mọi người. Anh ta/cô ta thường bắt đầu bằng việc nói rằng: "Vì lợi
ích của việc tranh luận...tôi tin rằng lập luận đối lập thì đúng..."
Trong khi việc xem xét các vấn đề từ các quan điểm khác nhau và tránh suy nghĩ đám đông là có
giá trị, thì những kẻ đối nghịch áp dụng kỹ thuật này với mọi vấn đề, mọi cuộc tranh luận và mọi
cuộc trò chuyện.
Một người điều hành cuộc họp có thể khen ngợi khả năng của người này trong khi chỉ ra những

điều không thích hợp về thời gian hoặc không thích hợp với những vấn đề đã được thống nhất,
đồng tình từ trước.
* Kẻ bàn lùi
Kẻ này là bậc thầy về mức độ tiêu cực. Khéo léo trong cụm từ "rồi nó sẽ chẳng có hiệu quả gì
đâu", anh ta/cô ta giỏi trong việc làm giảm giá trị hoặc đánh bại các quan điểm. "Không thể thực
hiện được", "Họ sẽ không bao giờ mua nó", "Chúng ta đã thử một lần rồi và đã thất bại đấy thôi".
"Chủ trương" của người này là: chỉ nói không.
Sử dụng công cụ giải quyết xung đột bằng việc đề nghị người này đưa ra quan điểm khác của họ
và tranh luận về vị trí của quan điểm đó.
* Kẻ chẳng đứng về bên nào
Qua việc phân tích, tình trạng tê liệt của người như thế này là anh ta/cô ta không thể đưa ra quyết
định. Cho dù ở trong một cuộc thảo luận, họ bị xung đột bởi các cuộc tranh luận, và không thể
"bóp cò" khi đến lúc phải ra quyết định trong một cuộc họp. Họ luôn có sự mâu thuẫn trong tư
tưởng. Dù họ sợ sai hoặc không đồng tình với ai đó, họ cũng không có khả năng biến thành hành
động.
Cố gắng để làm cho họ hành động. Nhắc nhở họ rằng họ có một lá phiếu và được mời gọi sử
dụng nó. Hỏi họ quan điểm của họ về vấn đề để chính thức ghi nhận quan điểm đó.
* Kẻ gió chiều nào che chiều ấy
Kẻ này luôn khúm núm, xun xoe để lấy lòng cấp trên, người điều hành cuộc họp hoặc người nào
nắm giữ quyền lực. Họ cũng bận rộn trong việc bợ đỡ những người khác cho dù cảm giác thực sự
của họ về vấn đề không phải như vậy. Họ được xem là ở trong túi của kẻ khác. Rốt cuộc, họ trở
thành kẻ không thể đoán trước được.
Cố gắng để gợi ra các ý kiến và sự tham khảo của họ trước khi hỏi những người khác là cách để
họ không "cuốn theo chiều gió".
* Kẻ thích gây thù chuốc oán
Những kẻ phá hoại cuộc họp kiểu này chỉ phải tấn công các vấn đề nhạy cảm, hóc búa hoặc là
"nút đỏ" với những người khác. Trong mọi cuộc họp, có những chủ đề chắc chắn để tấn công, để
kích thích phản ứng cảm xúc hoặc đưa nhóm sa lầy. Những người này dẫn dắt toàn bộ cuộc họp
thành các lĩnh vực mà kích thích sự thất vọng, thù địch hoặc oán giận. Đến nước này, thật khó để
đưa vấn đề quay lại như cũ.

Thảo luận về lương, thăng tiến hoặc phong cách cá nhân thường khuấy động các vấn đề là cách
tấn công các cuộc họp. Thậm chí tệ hơn, một vài thủ phạm còn khơi lại vấn đề ban đầu trong cuộc
họp mà đã được giải quyết. Tốt nhất là người điều hành cuộc họp đề nghị, "không đề cập đến vấn
đề này" hoặc "đây là nơi chúng ta không cần phải quấy rầy...".
* Kẻ hung hăng
Như những đưa trẻ, những người này là những kẻ hay bắt nạt. Một vài người chẳng bao giờ lớn
được. Kẻ tấn công cố tình pha sự tiêu cực với các cuộc tấn công cá nhân, thử thách ý tưởng của
mọi người bằng sự hung hăng. Không quan tâm đến việc có thể làm tổn thương đến người khác,
những kẻ tấn công sử dụng phong cách đương đầu để phản đối ý tưởng và chống đối lại những
người khác.
Đáng buồn là đôi khi thậm chí họ không nhận ra rằng họ đang tấn công. Một người điều hành có
thể nhắc nhở họ tích cực hơn. Tất cả những người tham dự cuộc họp được quyền dừng cuộc họp
khi bị tấn công cá nhân. Ủng hộ cho kẻ tấn công cũng là tấn công người khác. Mọi người có thể
chỉ trích hành động và niềm tin của bạn, nhưng bạn không thể khoan nhượng cho việc tấn công
vào bạn với tư cách là một cá nhân.
* Kẻ hài hước không đúng chỗ
Đừng để sự tự nhiên của họ biến bạn thành kẻ ngốc. Kẻ hài hước cũng có thể trở thành kẻ phá
hoại cuộc họp. Sự hài hước của người đó có tác động làm phá huỷ những quan điểm hoặc gợi ý
nghiêm túc của những người khác. Sự tiêm nhiễm hài hước có thể làm người khác bối rối và làm
cho vấn đề thiếu nghiêm túc.
Cần phải hài hước đúng lúc và đúng chỗ. Tất cả mọi người đều thích tiếng cười, nhưng không
phải là những tiếng cười làm hỏng cuộc họp hoặc làm cho mọi người mất tập trung khi cần phải
tập trung. Người điều hành cuộc họp có thể dành vài phút vào lúc bắt đầu hoặc giữa cuộc họp cho
sự hài hước và nhắc nhở mọi người rằng thời gian đó đã qua hoặc sắp tới, để có thể kiểm soát
nó.
* Máy móc
Máy móc như điện thoại, máy hỗ trợ, hoặc máy tính xách tay...cũng có thể trở thành kẻ phá hoại
các cuộc họp. Chúng có thể làm người sử dụng hoặc những người khác trong cuộc họp mất tập
trung. Do đó, người chủ toạ phải đưa ra quy tắc cho cuộc họp ngay từ đầu, chẳng hạn, phải tắt
điện thoại hoặc tắt chuông trong khi đang họp.