Tài liệu Đưa danh thiếp thế nào cho đúng cách? ppt

Đưa danh thiếp thế nào cho đúng cách?
Đừng vội nghĩ đưa danh thiếp là chuyện đơn giản và nhỏ nhặt. Có những
điều bạn cần để tâm khi trao cho đối tác hoặc khách hàng tấm danh thiếp
của bạn.
Trong lần đầu tiên gặp mặt đối tác, việc đầu tiên bạn nên làm là hỏi thăm họ một
cách thân thiện, đồng thời nêu rõ tên công ty mình, sau đó đưa danh thiếp của
mình cho đối tác. Việc đầu tiên phải nhớ, danh thiếp có thể để trong túi áo
comple nhưng không được đút trong túi quần và lôi ra, vì đó là một hành động
không lịch sự.
Khi trao danh thiếp cho đối tác tốt nhất nên dùng tay trái, mặt chính của danh
thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận
theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp.
Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập
trung vào họ, nên dùng ngón tay cái kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc trên của
danh thiếp, và trao danh thiếp cho người đối diện.
Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh thiếp hoặc hơi
cúi người về phía trước khi đưa, khi trao danh thiếp nên nói vài câu như: “Tôi là
X, đây là danh thiếp của tôi" hoặc giả dụ: “xin gửi ngài danh thiếp của tôi”.
Khi trao danh thiếp bạn nên chú ý: Người có chức vụ thấp hơn nên trao danh
thiếp cho người có chức vụ cao hơn trước; người nam nên trao danh thiếp ra
trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc một lúc với nhiều người, bạn nên trao danh
thiếp cho người có chức vụ cao nhất và người nhiều tuổi nhất. Nếu trong trường
hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và chức vụ của họ thì bạn nên trao
danh thiếp cho những người ở phía bên trái bạn.
Khi bạn nhận danh thiếp do người khác đưa, bạn nên đứng dậy, mỉm cười, kết
hợp giữa ngón cái và ngón trỏ nhận danh thiếp, nên cầm vào hai góc bên dưới
của danh thiếp, đồng thời nói câu “Cảm ơn”, “Rất vinh hạnh khi nhận được danh
thiếp của ngài (bà)”…Sau khi nhận xong danh thiếp không nên vứt lung tung.
Nếu như cuộc hẹn đã được sắp đặt từ trước, thì bản thân người đó đã có hiểu
biết nhất định về bạn, hoặc có người đã giới thiệu bạn cho họ, vì vậy bạn có thể
chào hỏi họ và đi trực tiếp vào nội dung công việc. Trong quá trình tiếp xúc và

nói chuyện hoặc khi bạn sắp đứng dậy chào họ ra về, bạn mới rút danh thiếp ra
đưa cho đối phương. Điều này giúp họ có ấn tượng sâu sắc hơn về bạn, đồng
thời thể hiện cho họ thấy rằng bạn rất có thành ý muốn duy trì tiếp mối liên hệ
lâu dài với họ.
Khi bạn phải đi công tác đến một vùng hoàn toàn mới, trên danh thiếp nên ghi lại
tên khách sạn mà bạn đang nghỉ, số điện thoại liên lạc bạn đang sử dụng lúc đó,
khi đối phương gửi danh thiếp của họ cho bạn, bạn nên lấy tay trái đón nhận
danh thiếp của họ. Nhưng đồng thời lúc đó tay phải cũng phải giơ ra, dùng hai
tay cầm danh thiếp.
Sau khi đã nhận xong danh thiếp của đối phương, bạn nên gật đầu biểu hiện
thay lời cảm tạ, không nên cất ngay danh thiếp đi, cũng không nên nghịch danh
thiếp một cách tuỳ ý, hoặc vứt lung tung. Ngược lại sau khi nhận xong danh thiếp
bạn nên đọc qua một lượt một cách cẩn thận, cần chú ý các mục ghi trên danh
thiếp như: họ tên của người trao danh thiếp, chức vụ, tên chức vụ; đồng thời,
đọc danh thiếp nhưng không phát ra tiếng, thể hiện cho họ biết thái độ coi trọng
của bạn dành cho họ.
Trong quá trình đọc danh thiếp nếu bạn chưa xác định rõ được cách xưng hô tên
họ của họ thì có thể hỏi lại đối phương, sau đó đút danh thiếp vào trong túi áo
hoặc túi xách tay, sổ kẹp danh thiếp…của bạn.
Khi đối phương trao danh thiếp của họ cho bạn, nếu bạn không mang danh thiếp
hoặc chưa có danh thiếp thì đầu tiên bạn phải tỏ ý xin lỗi họ, sau đó nói ra lý do
thực của bạn.
Ngoài việc sử dụng danh thiếp trong các buổi đàm phán và gặp gỡ trực tiếp,
danh thiếp còn có rất nhiều những tác dụng linh động khác.
- Khi đi thăm hỏi đối tác, khi đó người bạn cần gặp lại không có nhà, bạn có thể
lưu danh thiếp của mình lại, khi họ về nhìn thấy danh thiếp của bạn, họ có thể
biết được rằng bạn đã đến.
- Để kèm danh thiếp có ghi rõ địa điểm và thời gian theo thư rồi gửi đi có thể thay
một lời mời chính thức, và nó sẽ quy củ và có tác dụng lớn hơn rất nhiều so với
việc bạn nói bằng miệng hoặc gọi điện thoại mời họ tham dự.

- Nếu như bạn muốn gửi một món quà nhỏ cho đối tác, nhưng không thể đưa
trực tiếp mà cần phải gửi qua một người khác, thì nên để kèm danh thiếp lưu tên
họ của bạn trong gói quà.
Danh thiếp cũng giống như lý lịch trích chéo của một người, khi bạn trao danh
thiếp cho một ai đó, nghĩa là bạn muốn cho họ biết rằng bạn là ai, bạn đang ở
đâu và làm cách nào để liên lạc lại được với bạn. Do đó, biết nắm bắt đúng thời
điểm nên đưa ra danh thiếp sẽ khiến cho chúng phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Khi chúng ta mới tham gia vào một công việc nào đó, thì thiết kế và in danh thiếp
là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ
khiến cho ấn tượng của người khác về bạn sẽ sâu sắc hơn rất nhiều.
Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh lại là một học thuật mà
không hẳn người nào cũng nắm được.
　　
Nếu như bạn muốn nắm bắt đúng thời điểm nên đưa ra danh thiếp, khiến cho
việc trao danh thiếp đạt được hiệu quả tốt nhất, bắt buộc bản phải chú ý các
điểm sau đây:
Khi bạn có cuộc gặp gỡ với người quản lý tuổi tác đã tương đối cao, trừ khi đối
phương yêu cầu bạn trao danh thiếp của mình cho họ, bạn mới đưa danh thiếp
ra, tuyệt đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi họ chưa có nhã ý muốn
nhận.
Đối với những người xa lạ hoặc những người ngẫu nhiên gặp gỡ, không nên
mới bắt đầu vào câu chuyện đã sớm lôi danh thiếp ra. Hành động vốn theo thói
quen này một mặt sẽ khiến cho họ cảm thấy bị làm phiền, mặt khác sẽ khiến cho
họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân”.
Không nên tuỳ tiện phát danh thiếp của mình cho một nhóm toàn những người
xa lạ, vì như vậy sẽ khiến cho họ cảm giác rằng bạn đang muốn chào hàng cho
một món đồ nào đó, họ có thể sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.
Trong hoạt động thương mại, bạn càng cần phải chú ý việc lựa chọn người để
trao danh thiếp, có như vậy mới không khiến cho người khác cho rằng bạn đang
tuyên truyền, và lôi kéo khách hàng cho công ty mình.

Khi bạn đang đứng trong một nhóm người đều là những người hiểu biết rất ít về
nhau, tốt nhất bạn nên đợi người khác đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao
lại danh thiếp cho họ. Khi trao danh thiếp người ta thường trao vào lúc vừa mới
gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về, nhưng trong trường hợp bạn chuẩn
bị phát biểu trước những người chưa hiểu nhiều về bạn, thì bạn nên phát danh
thiếp cho những người xung quanh trước khi phát biểu, điều đó sẽ giúp cho họ
hiểu rõ hơn bạn là ai.
Nếu tham gia vào các hoạt động như các buổi tiệc trọng đại, bạn phải nhớ rõ
nên mang danh thiếp theo bên mình. Cho dù bạn tham dự vào một buổi yến tiệc
do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn (ví dụ mời cơm
khách hàng, tham dự tiệc công ty…), thì bạn phải chú ý không nên đưa danh
thiếp khi đang dùng cơm. Các buổi yến tiệc đó là những hoạt động không mang
tính thương vụ, và chỉ là cơ hội để cho các đồng nghiệp giao tiếp gặp gỡ nhau
mà thôi.
Nếu như đưa một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì tốt nhất là không đưa. Bạn
nên thu gọn danh thiếp, để ngay ngắn chỉnh tề và có thứ tự trong sổ kẹp danh
thiếp, trong hộp hoặc trong túi, tránh cho danh thiếp bị rách, hỏng. Những danh
thiếp đã cũ và không lành lặn thì nên vứt đi.
(Theo Lãnh Đạo)