Tài liệu THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA docx

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Ths. Liêng Bích Ngọc
(*)
Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước là hoạt động vận dụng các
chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Cho nên, văn bản quản lý nhà
nước là một trong những công cụ quan trọng và thiết yếu để kiến tạo thể chế của
nền hành chính nhà nước. Trong quá trình quản lý nhà nư
ớc, văn bản là công cụ
giao tiếp thành văn, quan trọng gi
ữa cơ quan nhà nước với các cá nhân, tổ chức
khác. Trong quan hệ này, văn bản là một trong nh
ững yếu tố phản ánh văn hóa
quản lý của cơ quan ban hành. Vì vậy, văn bản ban hành cần đư
ợc đảm bảo chất
lư
ợng về hình thức cũng như nội dung. Có thể dễ dàng nhận thấy, thực hiện tốt
tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nư
ớc là một trong những công việc cần thiết,
tác động tích c
ực đến hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan
nhà nư
ớc. Ngoài ra, trong giai đoạn hiện nay, nó còn là động lực quan trọng thúc
đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nư
ớc, đặc biệt là cải cách thủ tục
hành chính và thể chế của nền hành chính nhà nư
ớc.
Tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là khái niệm dùng để chỉ việc xây
dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành của các cơ
quan, tổ chức.

Tiêu chuẩn hóa văn bản đem lại những lợi ích thiết thực cho việc soạn thảo
và ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước:
- Tạo nên sự thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội
dung đối với loại văn bản đựơc ban hành, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong
hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan
- Tạo điều kiện cho việc soạn thảo văn bản được thống nhất, nhanh chóng,
chính xác, giảm bớt thông tin trùng lặp hoặc thiếu thông tin; hạn chế tối đa sai sót
về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nâng cao hiệu suất soạn thảo và
chất lượng văn bản ban hành.
- Tạo thuận lợi cho người nhận văn bản nắm bắt nhanh thông tin chủ yếu của
văn bản để giải quyết; cho công tác kiểm tra văn bản một cách nhanh chóng, chính
xác.

(*)
Giảng viên Khoa Quản lý Hành chính - Trường Cán bộ TP. HCM
1
Có hai mức độ tiêu chuẩn hóa: tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung.
- Về tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: đã được hướng
dẫn bởi Thông tư liên tịch 55/TT-BNV-VPCP, ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hư
ớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (sau đây
gọi tắt là Thông tư 55) chủ yếu mẫu hóa về hình thức trình bày chung cho các loại
văn bản. Nếu được áp dụng thống nhất trong tất cả các cơ quan nhà nước thì có tác
dụng lớn đối việc việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Tiêu chuẩn hóa thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản là bư
ớc đầu để tiến tới tới tiêu chẩn hóa văn
bản
ở mức độ cao hơn-tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung
- Về tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung: Tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung văn

bản là tiêu chuẩn hóa các phần, các vấn đề, các ý dự định đưa vào văn bản và trật
tự sắp xếp của các vấn đề, các ý trong văn bản. Văn bản được tiêu chuẩn hóa càng
chi tiết, cụ thể, thì càng thuận lợi cho công tác soạn thảo văn bản, quản lý và tra
tìm văn bản càng đạt hiệu quả cao.
ự
Tiêu chuẩn hóa văn bản th
c hiện dễ dàng hay không cò phụ thuộc phần lớn
vào cách thức
ứng dụng công nghệ thông tin .
Hiện nay, qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy hầu hết các Sở, các loại
văn bản quản lý nhà nước đều được chú ý biểu mẫu hóa về thể thức, hình thức và
thành phần nội dung để tiện cho các đơn vị, cá nhân cần sử dụng soạn thảo văn bản
cụ thể. Các mẫu biểu văn bản hành chính được đăng tải trên phần mềm quản lý văn
bản của Sở hoặc trên trang Web của Sở. Sở Kế hoạch và Đầu tư là Sở có văn bản
hành chính mẫu hóa nhiều nhất và chi tiết nhất. Sở này đã mẫu hóa cả kết cấu nội
dung cho các văn bản, thậm chí cả dự thảo của Ủy ban nhân dân Thành phố trả lời
giải quyết các dịch vụ công. Đó là những mẫu văn bản kết quả trong trường hợp
Ủy ban Quyết định phê duyệt và cả công văn trả lời của Ủy ban nhân dân Thành
phố.
Có thể thấy rõ ràng ưu điểm của việc tiêu chuẩn hóa văn bản trong thực hiện
chức năng của Sở: Tiêu chuẩn hóa văn bản không những tham mưu giúp Ủy ban,
Sở trong việc nâng cao năng suất giải quyết công việc, soạn thảo mà còn giúp Sở,
Ủy ban dễ kiểm tra, phân loại văn bản từ những văn bản mang tính khuôn mẫu cao.
Tuy nhiên, nếu so sánh với những chuẩn mực về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo Thông tư 55, thì phần lớn các biểu mẫu văn bản chưa chuẩn xác
về thể thức, hình thức trình bày, kém thẩm mỹ, kỹ thuật tin học sử dụng tùy tiện và
phức tạp. Các chuyên viên gặp khó khăn về kỹ thuật khi s
ử dụng các tập tin văn
bản mẫu. Vì thế, phần lớn họ đã không kế thừa các tập tin mẫu do văn phòng phát
2

hành bằng kỹ thuật nhân bản để soạn thảo văn bản cụ thể. Hệ lụy của việc này là
văn bản ban hành dễ sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày. Th
ực vậy, trong quá
trình khảo sát th
ực tế, chúng tôi đã phát hiện những sai sót nghiêm trọng ảnh
hư
ởng tới các giá trị của văn bản, bộ mặt của cơ quan phát hành mà trong bài viết
này, vì tế nhị, chúng tôi không tiện nêu cụ thể.
Hơn thế nữa, trong tương lai không xa việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin vào toàn bộ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản sẽ gặp nhiều khó
khăn trong chỉnh s
ửa, khi tập tin văn bản được chuyển tiếp từ người này sang
ngư
ời khác, do mỗi cá nhân sử dụng kỹ thuật tin học không thống nhất để trình
bày thể thức văn bản.
Bên cạnh đó, ở đa số các Sở việc kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình
bày văn bản vẫn chưa được chú trọng, hơn 70%
1
văn bản các Sở ban hành sai về
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Đây là con số không nhỏ ảnh hưởng
không tốt tới chất lượng ban hành văn bản của các Sở mà còn ảnh hưởng không tốt
tới cải cách thể chế hành chính. Tuy nhiên, một nghịch lý đã tồn tại! Để hoàn thiện
thể th
ức và kỹ thuật trình bày văn bản, một vài Văn phòng Sở tăng cường kiểm tra
gắt gao thể th
ức và kỹ thuật trình bày văn bản và trả lại văn bản được soạn thảo
không đảm bảo thể th
ức và kỹ thuật trình bày. Việc làm này đã làm giảm chất
lư
ợng soạn thảo nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo mất nhiều thời gian,

công s
ức và trí tuệ loay hoay với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, làm chậm
tiến độ giải quyết công việc. Mặc dù vậy, xét tổng thể,
ở những nơi này, văn bản
vẫn chưa chuẩn m
ực về thể thức và kỹ thuật trình bày.
ớng dẫn khá tỉ mỉ về thể thứ
Thông tư 55 ban hành nhiều năm, đã hư
c và kỹ
thuật trình bày văn bản, đồng th
ời tất cả các Sở đều đã mẫu hóa các loại văn bản,
nhưng nh
ững bất cập về thể thức và nội dung văn bản vẫn tồn tại! Bàn về nguyên
nhân của th
ực trạng này đã được nhiều bài viết trên các tạp chí chuyên ngành
2
xác
định. Tuy nhiên, theo chúng tôi hạn chế trên do nh
ững nguyên nhân chủ yếu sau
đây:
ở đã phát hành nhữ
- Văn phòng các S
ng tập tin văn bản mẫu chưa đúng
chuẩn về thể th
ức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư 55;
ợc sử
- Các kỹ thuật tin học đư
dụng để thiết kế tập tin văn bản mẫu chưa
thống nhất, ph
ức tạp và còn tùy tiện khi trình bày các yếu tố thông tin trong thể

th
ức văn bản;

1
. Theo số liệu thống kê trên Website của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007
2
. Tạp chí Quản lý Nhà nước, Tạp chí Văn thư-lưu trữ
3
- Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức còn hạn chế. Đặc biệt
đối v
ới cán bộ, công chức lớn tuổi;
ứ
- Đa số cán bộ, công ch
c, kể cả cán bộ lãnh đạo vẫn còn xem nhẹ tầm
quan trọng của thể th
ức và kỹ thuật trình bày, mà chỉ chú trọng vào nội dung văn
bản, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
ở
Hiện nay, hầu hết văn phòng các S
đã triển khai áp dụng các giải pháp cơ
bản như: nâng cao trình độ tin học của cán bộ, công ch
ức; nâng cao nhận thức về
tầm quan trọng của thể th
ức và kỹ thuật trình bày; phổ biến, tập huấn áp dụng
Thông tư 55; tăng cư
ờng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhưng
cho đến nay, nh
ững bất cập nêu trên vẫn chưa được khắc phục.
ở
Vấn đề là cần phải xác định nguyên nhân cơ bản nhất, trên cơ s

đó đề xuất
các giải pháp phù h
ợp. Theo chúng tôi, nguyên nhân cơ bản của những sai sót về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không phải do hạn chế về nhận thức hay
trình độ tin học của các bộ, công chức mà ở đây do các nguyên nhân có liên quan
trực tiếp tới những tập tin văn bản mẫu do Văn phòng các Sở phát hành mà trong
đó khó khăn chủ yếu do lỗi s
ử dụng kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện. Qua nghiên
c
ứu và tổng kết thực tiễn, chúng tôi xin đề xuất quy trình áp dụng tiêu chuẩn hóa
thể th
ức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước dưới đây.
1. Văn phòng phải hiểu thấu đáo và nghiên cứu áp dụng các quy định trong
Thông tư 55 để thiết kế các tập tin văn bản mẫu đảm bảo chuẩn mực về Thể thức
và kỹ thuật trình bày cùng v
ới tính thẩm mỹ mà chân phương
3
. Song song đó, các
kỹ thuật tin học được sử dụng để trình bày các thông tin của thể thức văn bản phải
hết sức đơn giản, tiện dụng, phải thống nhất và dễ phổ biến trong cơ quan, sao cho
cán bộ, công chức trong cơ quan, khi sử dụng chúng, chỉ cần nhập nội dung văn
bản và cập nhật các thông tin cụ thể một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện
mà không phải gặp rắc rối vì kỹ thuật tin học ph
ức tạp, tùy tiện. Nói cách khác,
công ch
ức sử dụng các tập tin văn bản mẫu để soạn thảo những văn bản cụ thể
trên máy tính phải dễ dàng, thuận tiện như việc công ch
ức dùng bút điền vào chỗ
trống trên nh
ững văn bản mẫu thống nhất đã được in sẵn trên giấy. Đây là công

đoạn mang tính quyết định nhất để khắc phục những hạn chế nêu trên, bởi vì nó
giải quyết được vấn đề: Làm sao giúp cho cán bộ, công chức chỉ tập trung công
sức, thời gian chủ yếu vào soạn thảo thành phần nội dung mà vẫn đảm bảo chuẩn
mực, thống nhất về thể thức và kỹ thuật tin học.

3
. Tham khảo bài viết “ Ứng dụng thống nhất kỹ năng Tin học văn phòng trong tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý
nhà nước” cùng tác giả trên Website www.truongcb.hochiminhcity.gov.vn
4
2. Thủ trưởng cơ quan ra quyết định bằng văn bản phát hành các tập tin

văn
bản mẫu.
ứ
3. Văn phòng tổ ch
c cài đặt các tập tin

văn bản mẫu lên phần mềm quản lý
văn bản, Website hoặc lên các máy tính;
ức phổ biến, tập huấn thông tư 55; nâng cao nhận thứ
4. Tổ ch
c cho cán bộ,
công ch
ức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; hư
ớng dẫn sử dụng các tập tin

văn bản mẫu để soạn thảo văn
bản cụ thể.
ợ

5. Văn bản phải đư
c Văn phòng kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình
bày, kỹ thuật tin học của tập tin khi chuyển giao lên mạng, trư
ớc khi người có
thẩm quyền ký chính th
ức và trước khi hoàn chỉnh thể thức, làm thủ tục phát hành
và chuyển phát cho các cơ quan, tổ ch
ức bên ngoài hoặc cá nhân, đơn vị trong cơ
quan.
ờng xuyên theo dõi tình hình sử
6. Thư
dụng các tập tin văn bản mẫu, nhằm
tinh chỉnh kịp th
ời các hạn chế của chúng, tạo điều kiện thuận lợi nhất nâng cao
hiệu quả soạn thảo văn bản trong cơ quan.
ức đã sử
Khi cán bộ, công ch
dụng thành thạo các tập tin văn bản mẫu chuẩn
hóa về thể th
ức và kỹ thuật trình bày để soạn thảo văn bản, thì văn phòng tiếp tục
tham mưu cho thủ trư
ởng áp dụng tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung của các loại
văn bản thư
ờng xuyên được cơ quan ban hành.
ứ
Quy trình tiêu chuẩn hóa thể th
c và kỹ thuật trình bày mà chúng tôi đề xuất
trên đây đã đư
ợc một số cơ quan nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh áp dụng
thành công, v

ới quyết tâm cao của lãnh đạo và nỗ lực tham mưu của văn phòng.
Chúng tôi hy vọng nó cũng sẽ đư
ợc nghiên cứu, cải tiến áp dụng ở các cơ quan, tổ
ch
ức khác./.
5