Hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG
INTRACOM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN

Sinh viên thực hiện

: DƯƠNG THỊ CHÂU ANH

Mã số sinh viên

: 1605QTVA001

Khóa

: 2016 – 2020

Lớp

: ĐH QTVP 16A

HÀ NỘI - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan Hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội là cơng trình
nghiên cứu của riêng tơi với sự hướng dẫn của giảng viên ThS. Đinh Thị Hải
Yến. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa
được cơng bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu được đưa ra
trong nội dung phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác
giả thu thập từ các nguồn khác nhau đều đã được trích dẫn đầy đủ nguồn gốc.
Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm về nội
dung khóa luận của mình.
Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2020
Sinh viên

Dương Thị Châu Anh


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, sau gần ba tháng thực tập và khảo sát tơi đã hồn thành
Khóa luận tốt nghiệp Hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội.
Trong q trình thực hiện và hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài
Hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM, thành phố Hà Nội bên cạnh sự nỗ lực cố gắng của bản thân,

tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến ThS. Đinh Thị Hải Yến – Giảng viên
Khoa Quản trị văn phịng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn. Xin chân thành cảm
ơn đến toàn thể q thầy, cơ trong khoa Quản trị văn phịng – Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã hết lòng truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho tôi học tập và nghiên cứu.
Tôi xin chân thành cảm ơn quý Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
được tìm hiểu thực tế cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại q cơng ty. Đặc biệt
tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Kim Anh – Chánh Văn phịng
cơng ty, chị Nguyễn Thị Kim Hường – cán bộ phụ trách nhân sự đã hướng dẫn,
chỉ bảo, giúp đỡ thực hiện các công việc trong quá trình tơi thực tập, khảo sát
tại cơng ty. Xin cảm ơn chị Hoàng Thị Ánh Nguyệt – cán bộ phụ trách văn thư
của Văn phịng cơng ty, cũng như tất cả các anh chị đồng nghiệp tại công ty đã
cung cấp cho tơi nhiều tài liệu hữu ích, nhiệt tình hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ
tơi hồn thành đề tài khóa luận.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU

1

Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG ........ 8
1.1. Một số khái niệm ............................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm “hiện đại” .................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm “hiện đại hóa” .............................................................. 8
1.1.3. Khái niệm “văn phịng” ................................................................ 9

1.1.4. Khái niệm “hiện đại hóa văn phịng” .......................................... 10
1.2. Tầm quan trọng của hiện đại hóa văn phịng ................................ 11
1.3. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng............................................. 14
1.3.1. Về con người làm việc trong văn phòng ..................................... 14
1.3.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng ................................. 15
1.3.3. Về các quy trình nghiệp vụ ......................................................... 16
1.4. Nguyên tắc và yêu cầu trong hiện đại hóa văn phịng ................... 16
1.4.1. Ngun tắc của hiện đại hóa văn phịng ...................................... 16
1.4.2. u cầu của hiện đại hóa văn phịng ........................................... 18
Tiểu kết ................................................................................................... 19
Chương 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM ............................................................................... 20
2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ................................................. 20
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .................................................. 20
2.1.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................ 22
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban .................................... 23
2.2. Thực tế cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ..................................... 25


2.2.1. Về con người làm việc trong văn phòng ..................................... 25
2.2.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng ................................. 30
2.2.3. Về các quy trình nghiệp vụ ......................................................... 38
2.3. Nhận xét chung về cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom .................... 46
2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................... 46
2.3.2. Hạn chế....................................................................................... 48
2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế.......................................... 51

Tiểu kết ................................................................................................... 52
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC
HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY
DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM .............................. 54
3.1. Nâng cao nhận thức về vai trị của hiện đại hóa văn phịng .......... 54
3.2. Tăng cường tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên ............................... 55
3.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin trong hoạt động văn
phịng ....................................................................................................... 57
3.3. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho cơng tác hiện đại
hóa văn phịng ......................................................................................... 60
3.4. Bài trí văn phòng theo hướng hiện đại, khoa học .......................... 61
3.5. Một số giải pháp khác ..................................................................... 64
Tiểu kết ................................................................................................... 65
KẾT LUẬN ................................................................................................. 67
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 69
PHỤ LỤC.................................................................................................... 71


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện đại hóa văn phịng vừa là u cầu vừa là nhu cầu khơng thể thiếu ở
mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của con người
được hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh. Đặc biệt là sự phát
triển của cơng nghệ trong văn phịng. Biến những văn phòng cũ trở thành những
văn phòng hiện đại. Quá trình hiện đại hóa văn phịng đang được thực hiện một
cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp đã giúp nâng cao
năng suất làm việc, đem lại hiệu quả cao trong cơng việc. Hiện đại hóa văn
phòng sẽ giúp tổ chức bộ máy, lao động trong văn phòng được khoa học, gọn
nhẹ. Các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới được tăng
cường áp dụng giúp hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả và linh hoạt

hơn.
Bước vào thế kỷ XXI, trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như
những xu hướng phát triển tất yếu của thời đại như tồn cầu hóa, phát triển
mạng thơng tin tồn cầu, phát triển các ngành khoa học mũi nhọn như điện tử
- tin học, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức... thì mỗi ngành, mỗi lĩnh
vực hoạt động trong xã hội khơng ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Văn phịng
trong các cơ quan, tổ chức, đồn thể xã hội của Việt Nam cũng ở bối cảnh
chung đó và đang dần được chuyển nhanh sang văn phỏng kiểu mới, hiện đại.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom trải
qua hơn 15 năm hoạt động và phát triển, Ban lãnh đạo của công ty hiểu rõ cần
tiến hành hiện đại hóa văn phịng để theo kịp xu thế và tăng cường tính cạnh
tranh cho cơng ty. Q trình hiện đại hóa văn phịng tại đây được khuyến khích
và đẩy mạnh thực hiện nhiều năm qua. Tuy nhiên, q trình đó vẫn cịn nhiều
mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu và có giải pháp khắc phục kịp thời.
Hiểu được vai trò quan trọng của hiện đại hóa văn phịng trong xu thế
tồn cầu hóa hiện nay và thực trạng của cơng tác này cịn nhiều hạn chế, tôi đã
1


lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa văn phịng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khóa
luận tốt nghiệp của mình với mục đích nghiên cứu các cơ sở lý luận về hiện đại
hóa văn phịng và thực trạng cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom rồi từ đó đề xuất một
số giải pháp giải quyết các vướng mắc trong thực tiễn và nâng cao chất lượng
thực hiện công tác này.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Là một trong những khía cạnh hàng đầu góp phần phát triển tổ chức,
doanh nghiệp, vấn đề hiện đại hóa văn phịng thu hút khơng ít người nghiên
cứu khoa học nghiên cứu về vấn đề này với một số sản phẩm khoa học sau:

Một là các sách, giáo trình như:
- Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Đại
học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Đây là cuốn sách đưa ra những lý luận chung
về văn phòng và tổ chức văn phòng ở các tổ chức, doanh nghiệp kinh tế, cũng
như các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng như tổ chức công tác thông tin, quản
lý thời gian làm việc, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi
công tác, công tác văn thư - lưu trữ và công tác soạn thảo văn bản.
- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị
Văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Cũng đưa ra những lý
luận chung về văn phòng nhưng đây là cuốn sách về quản trị văn phịng dưới
góc nhìn sâu hơn về nền hành chính nhà nước.
- Nguyễn Hải Sản (2013), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội. Cuốn
sách bao gồm 16 chương được chia thành 5 phần chủ yếu, trình bày những nội
dung căn bản nhất về lĩnh vực quản trị: Những vấn đề căn bản của quản trị,
hoạch định và ra quyết định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát trong quản trị.
- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phịng, NXB
Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách cung cấp những kiến thức, kinh nghiệm và kỹ
2


năng nghề nghiệp cho người làm công tác quản trị hành chính văn phịng. Trong
chương 1 giới thiệu tổng qt về quản trị văn phòng, tác giả đã nêu ra một số
lý luận về hiện đại hóa văn phịng như các hướng hiện đại hóa và các phương
pháp hiện đại hóa văn phịng.
Hai là một số đề tài khóa luận tốt nghiệp, thực tập tốt nghiệp của sinh
viên như:
- Đặng Nguyệt Ánh (2017), Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng
tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Khoa Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đây là đề tài trình bày một số lý luận
chung về hiện đại hóa văn phịng và thực trạng của công tác này tại một cơ quan

hành chính nhà nước. Tác giả làm rõ hiện đại hóa văn phịng theo 4 khía cạnh:
Đội ngũ nhân sự văn phịng; tổ chức nghiệp vụ hành chính; trang thiết bị, cơ sở
vật chất và bài trí, thiết kế cơng sở theo hướng hiện đại hóa.
- Nguyễn Thị Hoa (2017), Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa
văn phịng tại CTCP Sông Đà 10 - Tổng công ty Sông Đà, Khoa Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tác giả khảo sát thực trạng hiện đại
hóa văn phòng ở một doanh nghiệp kinh tế theo các nội dung là: Chủ trương
thực hiện hiện đại hóa; cơ sở vật chất và trang thiết bị; cán bộ, công nhân viên
văn phịng; các nghiệp vụ hành chính và bài trí văn phịng hiện đại.
- Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, chuyên ngành Quản lý cơng, Học viện
Hành chính Quốc gia. Đề tài này đã đưa ra một số lý luận chung về hiện đại
hóa trong một công tác cụ thể là công tác văn thư của văn phịng, có giá trị tham
khảo khi nghiên cứu về hiện đại hóa văn phịng nói chung.
- Trần Hùng Nam (2018), Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả
cơng tác quản lý hành chính văn phịng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt
Nam (Vosco), Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Dân lập Hải Phịng.
Tác giả đi sâu phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả
3


cơng tác hành chính văn phịng. Đề tài cũng đề cập và nhấn mạnh tầm quan
trọng của hiện đại hóa trong cơng tác hành chính văn phịng.
- Cao Thị Xn (2017), Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng
Trung ương Hội Luật gia Việt Nam, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội. Trong đề tài này tác giả cũng đã làm rõ hiện đại hóa văn phịng
trên 4 khía cạnh: Cơng tác văn thư – lưu trữ; xử lý thông tin; tổ chức lao động
tại văn phịng và trang thiết bị, cơng nghệ phục vụ văn phịng.
Ba là các bài viết tạp chí như:
Tác giả Đỗ Quang Hưng có bài viết Tính hiện đại nhìn từ khía cạnh triết

học được đăng trên Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam số 1 ra năm 2017. Tác
giả đưa ra nhưng quan điểm mới mẻ về khái niệm hiện đại trong cái nhìn của
triết học. Bài viết đi sâu làm rõ được một số lý luận về logic triết lý của tính
hiện đại, logic xã hội của tính hiện đại. Ngồi ra, rất nhiều đặc điểm của tính
hiện đại cũng được phân tích, đặc biệt tác giả đã đưa ra so sánh giữa văn hóa,
văn minh và hiện đại.
Tác giả Bùi Quang Thắng có bài viết Hiện đại hóa/Modernization đăng
trên trang chủ của Viện Văn hóa Nghệ thuật Việt Nam năm 2016. Tác giả làm
sáng tỏ khái niệm hiện đại hóa, đưa ra những mâu thuẫn giữa phát triển và giữ
gìn bản sắc từ đó nêu lên các bước tiến hành hiện đại hóa như hiện đại hóa gắn
với đơ thị hóa, muốn hiện đại hóa đất nước phải đi đầu sau đó là kinh tế xã hội.
Bài viết còn đã nêu lên được những thuận lợi khó khăn trong q trình hiện đại
hóa ở Việt Nam.
Kế thừa các cơng trình, đề tài nghiên cứu và bài viết nói trên, đề tài của
tơi sẽ tập trung phản ánh thực trạng cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng
ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom, phân tích những
ưu điểm, hạn chế của công tác này tại đây và đề xuất một số giải pháp nâng cao
chất lượng, hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
4


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
- Phạm vị nghiên cứu:
+ Không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Intracom.
+ Thời gian: từ 2006 đến tháng 04/2020.
+ Nội dung: Công tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.

4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục tiêu nghiên cứu
Thông qua khảo sát tình hình thực tế của cơng tác hiện đại hóa văn phịng
trong cơng ty Intracom, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công
tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và
Giao thông Intracom.
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống lại các lý luận chung về hiện đại hóa văn phịng;
- Tìm hiểu khái qt về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và
Giao thơng Intracom, khảo sát thực trạng q trình hiện đại hóa văn phịng tại
cơng ty;
- Khảo sát thực tế cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Đánh giá những mặt tích cực, những hạn chế cịn tồn tại và ngun
nhân của những bất cập đó trong cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty
Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Đưa ra một số giải pháp, đề xuất nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn
phịng tại Intracom.

5


5. Giả thuyết khoa học
Làm tốt công tác hiện đại hóa văn phịng sẽ tạo ra sự thay đổi to lớn trong
hiệu quả hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao
thông Intracom, nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty và bắt kịp với xu thế
của thời đại, tránh tụt hậu.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lenin, nghiên cứu cơng tác hiện

đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Intracom trên cơ sở lịch sử hình thành và phát triển cũng như các mối quan hệ
xã hội của công ty với các đối tượng khác;
- Phương pháp khảo sát thực tế được vận dụng để thu thập thông tin cần
thiết cho việc đánh giá cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom;
- Phương pháp phân tích tổng hợp được vận dụng phân tích lý luận và
thực tiễn, làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả của cơng tác hiện đại
hóa văn phịng;
- Phương pháp so sánh được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thực
tiễn hiện đại hóa văn phịng;
- Phương pháp điều tra, hỏi trực tiếp, thu thập thông tin từ cán bộ nhân
viên trong cơng ty.
7. Đóng góp mới của đề tài
- Ý nghĩa lý luận: góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về nghiên cứu
hiện đại hóa văn phòng;
- Ý nghĩa thực tiễn: đề tài được áp dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom sẽ góp phần đưa ra những ý tưởng, giải
pháp mới trong công tác hiện đại hóa văn phịng của cơng ty.

6


8. Bố cục của đề tài
Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, bố cục
của đề tài gồm 3 chương như sau:
- Chương 1 – Lý luận chung về hiện đại hóa văn phịng;
- Chương 2 – Thực trạng cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Cơng ty
Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông Intracom;
- Chương 3 – Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa

văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Intracom.

7


Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “hiện đại”
Theo Từ điển Tiếng Việt, “hiện đại” là tính từ, thể hiện những gì thuộc
về thời đại ngày nay, đồng nghĩa với đương đại. “Hiện đại” chỉ những sự vật,
sự việc có áp dụng những phát minh, những thành tựu mới nhất của khoa học,
kỹ thuật; đối lập với cổ điển [13, Tr. 438].
Hiện đại là một trong những khái niệm có vị trí trung tâm trong suy nghĩ
và hành động của nhân loại nhiều thế kỷ nay. Với sự xuất hiện của khái niệm
hiện đại, nhiều mặt kinh tế, xã hội đều có những chuyển biến to lớn và quan
trọng. Ban đầu, “hiện đại” được hiểu theo nghĩa xấu, tiêu cực. Đến thế kỷ XVII
– XVIII, ngưới ta gán cho nó một ý nghĩa khách quan hơn, các sử gia Châu Âu
bắt đầu phân chia thời gian thành cổ đại – trung cổ và hiện đại. Ngày nay, từ
“hiện đại” được dùng để chỉ những đặc tính chung cho các quốc gia phát triển,
sự phát triển không chỉ ở kinh tế mà cịn ở cả các lĩnh vực chính trị và xã hội.
Như vậy, “hiện đại” là một đặc tính mơ tả một sự vật, hiện tượng nào đó
có những đặc điểm mới, phù hợp với thời đại của nó.
1.1.2. Khái niệm “hiện đại hóa”
Diễn trình lịch sử của lồi người đã từng chứng kiến nhiều thay đổi cả
về mặt cá thể cũng như lồi. Những thay đổi ấy ln được đánh dấu bằng cột
mốc của những thay đổi xã hội: Đó là những cuộc cách mạng và tương ứng với
nó là những nền văn minh mới. Tuy nhiên, trong rất nhiều cột mốc ấy thì chỉ
một cột mốc (mà từ đó lịch sử lồi người có một bước ngoặt đáng kể, cột mốc

này gắn chặt với những thay đổi căn bản bởi cuộc cách mạng khoa học - kỹ
thuật) sản sinh ra thuật ngữ hiện đại hoá (modernization).
Ở Việt Nam, từ đầu thế kỷ XX trong nhiều lĩnh vực văn hóa, xã hội, thuật
ngữ hiện đại hóa dần trở nên phổ biến với ý nghĩa canh tân, đổi mới theo hướng
8


Âu hóa và trở thành vấn đề tư tưởng triết học, một động lực quan trọng của sự
chuyển biến văn hóa - xã hội. Có thể hiểu nơm na “hiện đại hóa” là làm cho
mọi thứ hiện đại hơn. Tuy nhiên cách hiểu này chưa phản ánh hết mức độ sâu
sắc và rộng lớn của thuật ngữ hiện đại hóa [17].
Theo Từ điển Tiếng Việt năm 2003, “hiện đại hóa” là làm cho mang tính
chất của thời đại ngày nay, làm cho trở thành có đầy đủ mọi trang bị, thiết bị
của nền công nghiệp hiện đại [13, Tr. 438].
Hiện đại hóa bao giờ cũng gắn chặt với sự phát triển khoa học công nghệ.
Những phương thức sản xuất, phương thức quản lý hiện đại, trí tuệ và khoa học
cơng nghệ hiện đại được áp dụng nhiều hơn và đạt đến trình độ cao hơn. Hạt
nhân của quá trình hiện đại hóa là sự thích ứng của hệ thống các quy chuẩn
truyền thống đối với những nhiệm vụ xã hội mới mẻ ở tất cả các mặt kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội. Ở Việt Nam, cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa là một
trong những nhiệm vụ hàng đầu suốt hơn 30 năm qua.
Từ những cách hiểu như trên, có thể tổng kết lại “hiện đại hóa” là quá
trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và cơng nghệ tiên tiến,
hiện đại vào q trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội.
1.1.3. Khái niệm “văn phòng”
“Văn phòng” là một phạm trù khái niệm rất rộng, có rất nhiều cách định
nghĩa về nó. Văn phịng có thể được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm mà các cán bộ nhân viên hàng ngày đến đó để làm việc như Văn
phịng Bộ, Văn phịng Ủy ban nhân dân... Văn phòng còn là khái niệm chỉ một
phòng làm việc cụ thể của một chủ thể nào đó ví dụ như văn phịng Giám đốc

là phịng làm việc của Giám đốc, phịng Kế tốn là nơi làm việc của các nhân
viên tài chính kế tốn, phịng Kinh doanh là nơi làm việc các nhân viên phụ
trách bán hàng,... [16, Tr. 11].
Theo Từ điển Tiếng Việt, “văn phịng” là bộ phận phụ trách cơng việc
giấy tờ, hành chính trong một cơ quan [13, Tr. 1101]. Đây là một định nghĩa
9


cịn rất chung chung và mơ hồ, chưa nói lên được rất nhiều nội hàm mà “văn
phòng” bao chứa.
Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ
chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những
công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phịng
Sở, hay văn phịng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có
các chức danh Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng...).
Mặc dù có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng văn phịng đều có
điểm chung là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ
quan; văn phịng có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định
(quy mô các yếu tố vật chất này sẽ tùy thuộc vào quy mơ, đặc điểm hoạt động
của cơng tác văn phịng) [7, Tr. 6].
Từ việc xem xét toàn bộ những quan điểm định nghĩa về văn phịng nói
trên, tơi xin đưa ra một khái niệm đầy đủ nhất về văn phòng cơ quan, doanh
nghiệp như sau:
“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;
là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động
quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp” [7, Tr. 9].
1.1.4. Khái niệm “hiện đại hóa văn phịng”
Hiện nay có rất nhiều nhà nghiên cứu đang đi sâu tìm hiểu nội dung hiện
đại hóa văn phịng, mỗi tác giả lại đưa ra một khái niệm, định nghĩa khác nhau

về cách hiểu thế nào là hiện đại hóa văn phịng, tuy nhiên mỗi khái niệm, định
nghĩa này lại không giống nhau về cách thức diễn đạt.
Hiện đại hóa văn phịng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn phịng. Là q trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình
nghiệp vụ văn phịng. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp
vụ văn phòng từ văn thư - lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi
10


trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo
hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao [18, Tr. 14].
Các mô hình văn phịng cũ dần chuyển mình cả về nội hàm và diện mạo.
Q trình hiện đại hóa văn phịng sẽ giúp tạo nên khơng gian làm việc tiện ích,
phù hợp thỏa mãn các tiêu chí của văn phịng hiện đại, hướng đến xây dựng mơ
hình quản lý hiện đại, con người hiện đại và sự phát triển toàn diện của doanh
nghiệp nhằm thích ứng với cuộc cách mạng cơng nghệ 4.0.
Tác giả Đặng Nguyệt Ánh cũng đưa ra khái niệm: “Hiện đại hóa cơng
tác văn phịng là ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng có thể
hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ và công tác văn phịng” [1, Tr. 25].
Hiện đại hố cơng tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản
trị. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa
học công tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp
hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển.
Nhìn chung nội hàm những cách hiểu của các nhà nghiên cứu đều giống
nhau, tôi xin đưa ra tổng kết của cá nhân như sau: Hiện đại hóa văn phịng là
q trình làm cho văn phịng trở nên hiện đại hơn không chỉ về mặt cơ sở vật
chất thiết bị mà cả con người và các quy trình nghiệp vụ trong văn phòng bằng
cách ứng dụng khoa học công nghệ và phần mềm hiện đại.
1.2. Tầm quan trọng của hiện đại hóa văn phịng
Văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thơng qua hai chức năng

chính là tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Ngồi ra, trong văn phịng
hiện đại, xử lý thơng tin cũng được coi là hoạt động chủ yếu, bao chùm tồn bộ
cơng việc văn phịng. Để thực hiện các chức năng đó, văn phịng có rất nhiều
nhiệm vụ quan trọng có thể kể đến như tổ chức xây dựng và theo dõi chương
trình kế hoạch, thu thập và xử lý, đảm bảo thông tin, tổ chức và quản lý công
tác văn thư lưu trữ, thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo,...

11


Từ việc phân tích vai trị, chức năng, nhiệm vụ ta có thể khẳng định hoạt
động của văn phịng có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt
động của tồn bộ doanh nghiệp. Nhanh chóng tiến hành hiện đại hóa văn phịng,
đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh sẽ giúp đảm bảo trụ vững trong môi trường
cạnh tranh và hoạt động hiệu quả.
Một số lý do cho thấy tầm quan trọng của yêu cầu cần phải hiện đại hóa
cơng tác văn phịng như sau:
- Hiện đại hóa văn phịng là u cầu tất yếu:
Khơng phải tự nhiên, hiện đại hóa văn phịng trở thành vấn đề mang tính
tồn cầu, sở dĩ bởi hiện đại hóa văn phịng có vai trị quan trọng trong việc góp
phần thực hiện hiện đại hóa, cơng nghiệp hóa đất nước, thúc đẩy nền kinh tế,
văn hoá, xã hội phát triển. Trong các kỳ Đại hội, từ Đại hội lần thứ VIII đến
nay, Nhà nước ta luôn nhấn mạnh thực hiện công tác hiện đại hóa trong mọi
lĩnh vực hoạt động.
Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới,
từ những thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thông
tin. Cũng chính những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt động
của văn phòng và đòi hỏi văn phịng phải khẩn trương đi vào hiện đại hóa.
- Hiện đại hố văn phịng tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ
chức:

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ
cơ quan, doanh nghiệp nào. Văn phịng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin;
nơi đưa ra quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất,
tinh thần, cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Một văn phịng hoạt động khoa
học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện, phương tiện hiện đại thì cơng
việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính thơng suốt. Thủ trưởng cơ quan, doanh
nghiệp muốn hoạt động của cơ quan mình thuận lợi, có tiền đề phát triển bền
vững thì cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện tồn bộ máy văn phịng,
12


xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên vững mạnh, tích cực trang bị vất chất, từng
bước hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyền
tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức:
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung
của mọi cơ quan, doanh nghiệp là nhanh chóng hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
Một văn phòng hiện đại với trang thiết bị, phương thức quản lý mới, cán bộ
nhân viên có năng lực chun mơn cao; sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian
cơng sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng
công việc hàng ngày.
- Hiện đại hóa văn phịng giúp giảm bớt áp lực cho các nhà quản lý:
Cùng với đổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý sẽ tạo
được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản
lý, góp phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho cơ quan, doanh
nghiệp. Hoạt động văn phịng kết hợp với cơng nghệ hiện đại sẽ ngày càng nâng
cao năng suất lao động của tồn thể cơng nhân viên và nâng cao chất lượng
công việc.
Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý
thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy

tính sáng tạo của mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng, giúp các nhà quản lý
tập trung lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc
đạt hiệu quả cao nhất.
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng:
Trước đây, khi khoa học công nghệ chưa phát triển, chưa được áp dụng
nhiều vào hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, trang thiết bị văn phịng
lúc đó chỉ là những máy móc đơn giản, thơ sơ như máy đánh chữ, bàn tính bằng
tay... Những máy móc này chỉ giảm bớt một phần khối lượng công việc. Ngày
nay, hầu hết các cơng việc trong văn phịng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và
13


trang thiết bị hiện đại. Điều này góp phần rất lớn vào việc giảm bớt khơng chỉ
chi phí mà cịn là sức lao động của con người và thời gian hồn thành cơng việc.
1.3. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
Các nhà nghiên cứu về quản trị văn phòng đã giúp chúng ta nhận diện
những nội dung của hiện đại hóa văn phịng chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của
văn phòng hiện đại: con người; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng và các
quy trình nghiệp vụ.
1.3.1. Về con người làm việc trong văn phòng
Để hiện đại hóa văn phịng thì việc hiện đại hóa trong tư duy và tri thức
của con người cần phải đi trước một bước. Chất lượng mọi mặt hoạt động của
văn phịng phụ thuộc vào việc giải quyết cơng việc của các cán bộ nhân viên.
Những cán bộ nhân viên này có tư duy hiện đại, tư tưởng và tri thức hiện đại
chắc chắn sẽ đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa các mặt khác của văn phịng.
Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của
lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có
hồi bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình
độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin,
chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử,...

Người lao động được tuyển dụng vào làm việc cho một văn phòng hiện
đại cần hiểu đúng kỹ năng làm việc, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng hành
chính là gì; cần có khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một
lĩnh vực nào đó vào cơng việc thực tế; biết kết hợp linh hoạt giữa kiến thức
chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc.
Các kỹ năng cơ bản cần thiết cho một quản trị viên văn phòng, một thư
ký văn phòng hay nhân viên văn phòng hiện đại là: Thiết kế, phân tích, phân
cơng cơng việc; Hoạch định cơng việc, lập chương trình, kế hoạch cơng tác; Tổ
chức hội họp; Thu thập và xử lý thông tin; Xây dựng quy chế làm việc; Đảm
bảo điều kiện làm việc; Giao tiếp - ứng xử; Soạn thảo văn bản; Tổ chức công
14


tác văn thư; Tổ chức công tác lưu trữ. Các kỹ năng khác có liên quan như: quản
trị nhân sự, kế tốn, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện, quan hệ cơng chúng, diễn
đạt (nói và viết),...
1.3.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn
thấy” của một doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt
động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người
lãnh đạo doanh nghiệp đó. Quan điểm quản trị văn phịng của người Mỹ cho
rằng: bề ngồi của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn
nắp ra sao - có thể có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hồn thành cơng việc nhanh
chóng. Mức độ hiệu quả của một văn phịng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn
phịng đó trơng có vẻ hiệu quả như thế nào [12, Tr. 6]. Vì vậy cần có sự đầu tư
thích đáng cho diện mạo của các văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng hiện đại được xây dựng ngày càng đầy đủ các phòng ban với
thiết kế theo hướng hiện đại, phịng ốc, bàn ghế được bố trí, sắp xếp tiện nghi,
đẹp mắt, thuận tiện cho quá trình di chuyển và thực hiện cơng việc. Nhiều văn
phịng hiện nay cịn được bố trí theo phong thủy với các yếu tố ánh sáng, màu

sắc tường, hướng vị trí làm việc... được sắp xếp tỉ mỉ.
Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại có thể kể đến như các phương
tiện soạn văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản
như telex, fax và cao hơn như internet,... cùng các thiết bị viễn thông. Áp dụng
mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phịng điện tử, hệ thống quản
lý chất lượng ISO,... Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công
nghệ mới vào cơng việc văn phịng như cơng nghệ thơng tin, kỹ thuật viễn
thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản,... Một văn
phịng hiện đại khơng thể thiếu những thiết bị nói trên vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng
đến năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại
có những yêu cầu khác nhau về trang thiết bị. Để bắt kịp với nhịp độ phát triển
15


thì các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và văn phịng nói riêng phải thực sự
năng động và có sự đánh giá đúng để quan tâm, đầu tư thích đáng về trang thiết
bị cho văn phịng.
1.3.3. Về các quy trình nghiệp vụ
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng ngày nay như xây dựng kế hoạch,
chương trình cơng tác; cơng tác văn thư – lưu trữ; công tác thu thập và xử lý
thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo; một số công tác hậu cần như lễ tân,
tổ chức hội họp, chuẩn bị chuyến công tác,... được hiện đại hóa với những quy
trình chặt chẽ, hồn chỉnh, khoa học theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ
thuật. Các nghiệp vụ được quy trình hóa và hướng dẫn thực hiện một cách cụ
thể.
Các quy trình nghiệp vụ cũng cần tiến hành ứng dụng rộng rãi thiết bị
hiện đại và cơng nghệ thơng tin để hiện đại hóa. Với sự hỗ trợ đắc lực của các
trang thiết bị văn phịng hiện đại làm cho hoạt động hành chính văn phịng được
vận hành trơi chảy, thống nhất, thơng suốt và hiệu quả ngày càng cao.
Một văn phòng với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, có đội ngũ cán bộ nhân

viên làm việc được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí nếu trong văn
phịng đó khơng có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và
mang tính khoa học hiện đại.
1.4. Nguyên tắc và u cầu trong hiện đại hóa văn phịng
Muốn tiến hành hiện đại hóa văn phịng một cách hiệu quả và bền vững,
nhà quản trị cần quan tâm, tuân thủ các ngun tắc và u cầu của cơng tác hiện
đại hóa văn phịng.
1.4.1. Ngun tắc của hiện đại hóa văn phịng
Một số ngun tắc của hiện đại hóa văn phịng có thể kể đến dưới đây:
- Hiện đại hóa theo chiều dọc từ trên xuống dưới, từ tư duy đến hành
động:

16


Các lãnh đạo cấp cao trong một tổ chức, doanh nghiệp cần có những chỉ
đạo thống nhất về việc tiến hành hiện đại hóa. Xác định hiện đại hóa là nhiệm
vụ quan trọng và cần được thực hiện xuyên suốt, liên tục trong quá trình hoạt
động của doanh nghiệp. Phân công rõ trách nhiệm cho lãnh đạo các cấp cơ sở,
tuyên truyền nâng cao ý thức các cán bộ nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp
về nội dung hiện đại hóa văn phịng. Tiến hành các hoạt động hiện đại hóa văn
phịng thiết thực như kiểm tra, nâng cấp trang thiết bị, tổ chức các lớp đào tạo
cho cán bộ nhân viên...
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá, so sánh cơng tác hiện đại hóa trong
cơ quan, doanh nghiệp với bối cảnh hiện đại hóa chung:
Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp đang liên tục khơng ngừng hiện đại
hóa văn phòng đề bắt kịp xu hướng. Sự vận động và phát triển mạnh mẽ của
khoa học công nghệ liên tục đưa ra thị trường những thành tựu mới. Vì vậy,
cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình hiện đại hóa nội bộ với bối cảnh
chung nhằm có những bước đi, đầu tư đúng đắn cho công tác hiện đại hóa văn

phịng.
- Hiện đại hóa theo chiều ngang, đồng bộ ba yếu tố là con người làm văn
phòng, cơ sở vật chất trang thiết bị và các quy trình nghiệp vụ văn phòng:
Một văn phòng hiện đại chắc chắn phải bao gồm các trang thiết bị hiện
đại, các phần mềm công nghệ tin học mới phục vụ hoạt động. Với sự phát triển
của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật như vậy sẽ đòi hỏi đội ngũ nhân sự
làm văn phịng ngồi kỹ năng nghiệp vụ chun mơn phải liên tục được đào tạo
để sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại. Từ đó có thể xây dựng những
quy trình nghiệp vụ mới, khoa học và tối ưu hiệu quả làm việc.
Ba yếu tố con người, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ văn phịng có
mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Vì vậy để cơng tác hiện đại hóa phát huy tác
dụng và hiệu quả cao nhất, cần đồng bộ hiện đại cả ba yếu tố này.
- Hiện đại hóa trên cơ sở nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm:
17


Cơng tác chỉ đạo điều hành hiện đại hóa văn phòng cần theo hướng chú
trọng thực chất, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí. Khơng nên ồ ạt
đầu tư kinh phí, sức lực trong một giai đoạn nhất định sau đó gián đoạn cơng
tác hiện đại hóa, mà cần liên tục rà sốt, linh hoạt do tính chất biến đổi và phát
triển không ngừng của bối cảnh hiện đại. Thực hiện tốt nguyên tắc hiệu quả,
tiết kiệm sẽ tạo điều kiện thơng thống, thuận lợi cho cơ quan, doanh nghiệp
kiểm sốt hiệu quả của quy trình hiện đại hóa văn phịng.
1.4.2. u cầu của hiện đại hóa văn phịng
Hiện đại hóa văn phịng có một số u cầu như sau:
- Hiện đại hóa văn phịng phải đáp ứng yêu cầu hoàn thiện nhanh và
thống nhất trong ba yếu tố con người, cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ;
nâng cao hiệu quả quá trình hội nhập cho các cơ quan, doanh nghiệp; phát huy
những phẩm chất của nhân lực hiện đại, hiệu quả của trang thiết bị tiên tiến và
quy trình khoa học vào tiến trình phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.

- Hiện đại hóa nói chung, đặc biệt là hiện đại hóa văn phịng phải bảo
đảm tạo thuận lợi nhất cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp, góp
phần tích cực vào nâng cao chất lượng hoạt động, giải quyết công việc.
- Hiện đại hóa văn phịng phải đáp ứng u cầu xây dựng đội ngũ cán bộ,
cơng nhân viên có phẩm chất, tác phong hiện đại, trình độ chun mơn nghiệp
vụ, tinh thần trách nhiệm và khả năng tư duy sáng tạo.
- Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ văn phịng theo hướng đơn giản hóa
nhưng vẫn giữ được tính khoa học, rõ ràng, phù hợp yêu cầu hoạt động của
từng cơ quan, doanh nghiệp; hoạt động văn phịng có kỷ luật, kỷ cương và nâng
cao hiệu lực, hiệu quả cho cơng tác quản lý.
- Hiện đại hóa văn phịng phải hướng tới xây dựng các văn phòng hiện
đại, ứng dụng có hiệu quả thành tựu phát triển của khoa học - công nghệ, nhất
là công nghệ thông tin.

18


Tiểu kết
Qua chương 1, tơi đã hệ thống hóa được các vấn đề thuộc về cơ sở lý
luận của hiện đại hóa văn phịng gồm các khái niệm liên quan, sự cần thiết phải
tiến hành hiện đại hóa văn phịng... Các nội dung của cơng tác hiện đại hóa văn
phịng là ba mặt cơ bản: con người làm văn phòng, cơ sở vật chất trang thiết bị
và các quy trình nghiệp vụ văn phịng. Thơng qua nghiên cứu lý luận tơi cũng
tìm hiểu được những ngun tắc và u cầu của hiện đại hóa văn phịng... Các
vấn đề lý luận này là cơ sở và tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của cơng
tác hiện đại hóa văn phịng ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và
Giao thông Intracom tại chương 2.

19

Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM
2.1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 1
Địa chỉ: Tòa nhà Intracom 2, số 33 đường Cầu Diễn, phường Phúc Diễn,
quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: (024) 37 914 111 (215)
Website:
Email:
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM),
tiền thân là Công ty Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Đô thị được thành
lập ngày 21/12/2002 với 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực đầu tư

1

Xem thêm hình ảnh trụ sở công ty Intracom tại Phụ lục 1

20