Hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại bộ thông tin và truyền thông

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN TIẾN THÀNH

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG
LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 6 năm 2021


BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN TIẾN THÀNH

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành

: Lƣu trữ học

Mã số

: 8320303

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Nguyễn Lệ Nhung

Hà Nội, tháng 6 năm 2021


3

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả
nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được cơng bố trong bất
cứ đề tài, cơng trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài
liệu và cơng trình nghiên cứu đều đã được chú thích rõ ràng.

Tác giả luận văn

Nguyễn Tiến Thành


4

LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các nhà khoa học,
tiến sĩ, giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
lãnh đạo, công chức, viên chức công tác tại Bộ Thông tin và Truyền thông và
nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận
tình trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu này.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Lệ Nhung, người
đã trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành đề tài luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn gia đình và bạn bè đã động viên và giúp đỡ để tôi

vượt qua những khó khăn trong cuộc sống để hồn thành luận văn.

Tác giả luận văn

Nguyễn Tiến Thành


5

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................... 3
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... 4
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................... 8
I. PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 9
1. Lý do chọn đề tài ...........................................................................................9
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 10
3. Mục đích nghiên cứu đề tài ....................................................................... 11
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................. 11
5. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................ 12
6. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................... 12
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 12
8. Đóng góp của luận văn .............................................................................. 13
9. Bố cục của luận văn ................................................................................... 13
II. PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................... 14
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN
LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ...................................................................... 14
1.1. Cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ điện tử ................................................. 14
1.1.1. Khái niệm tài liệu điện tử...................................................... 14
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử ................................................ 15
1.1.3. Định dạng của tài liệu điện tử............................................... 18

1.2. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ................................... 20
1.2.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử .......................................... 20
1.2.2. Khái niệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ............................. 22
1.2.3. Nội dung các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ........ 22
1.2.4. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ............................... 25
1.3. Pháp luật Việt Nam về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử......................... 26


6

TIỂU KẾT CHƢƠNG I............................................................................................ 29
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ
TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG.................................................... 30
2.1. Khái qt về Bộ Thơng tin và Truyền thông ......................................... 30
2.2. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt động của Bộ Thơng tin và
Truyền thông .................................................................................................. 31
2.3. Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ Thông tin và
Truyền thông hiện nay................................................................................... 33
2.3.1. Thực trạng quản lý hệ thống công nghệ thông tin ................. 33
2.3.2. Thực trạng quản lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ điện tử ............ 36
2.4. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong cơ quan Bộ Thông tin
và Truyền thông ............................................................................................. 42
2.5. Đánh giá công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ Thông tin và
Truyền thông .................................................................................................. 43
2.5.1. Ưu điểm ................................................................................ 43
2.5.2. Hạn chế ................................................................................. 44
TIỂU KẾT CHƢƠNG II .......................................................................................... 46
CHƢƠNG III. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG........... 47
3.1. Nhóm giải pháp chung ........................................................................... 47

3.1.1. Tăng cường nhận thức trong vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử .................................................................................................... 47
3.1.2. Hoàn thiện cơ sở pháp lý và hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý tài liệu điện tử ....... 48
3.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ
chun mơn nghiệp vụ ..................................................................... 49
3.1.4. Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ hoạt động
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ........................................................ 50


7

3.1.5. Tăng cường ngân sách, kinh phí trong việc quản lý TLLTĐT 52
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể............................................................................ 52
3.2.1. Hồn thiện quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. ........... 52
3.2.2. Xây dựng, hoàn thiện kho lưu trữ số, hệ thống phần mềm quản
lý tài liệu lưu trữ ............................................................................. 55
3.2.3. Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn và đa dạng các hình thức thi
đua khen thưởng. ............................................................................ 57
III. KẾT LUẬN .......................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 62
V. PHỤ LỤC ............................................................................................................... 67


8

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT

: Công nghệ thông tin

CMCN

: Cách mạng công nghiệp

VTLT

: Văn thư - Lưu trữ

TTTT

: Thông tin và Truyền thông

TLLT

: Tài liệu lưu trữ

TLLTĐT

: Tài liệu lưu trữ điện tử


9

I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cách đây 75 năm Trong Thông đạt số 01-C/VP ngày 03 tháng 01 năm
1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên
phương diện kiến thiết quốc gia”, tài liệu lưu trữ (TLLT) là nguồn tài ngun

của dân tộc, là nguồn thơng tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và
bảo vệ Tổ quốc. Chính vì vậy tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác và
đóng vai trị hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách,
chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Với sự phát triển vượt bậc của
khoa học, công nghệ thơng tin trong thời đại cơng nghệ 4.0 q trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đã hình thành thêm một loại hình tài liệu mới khác
với các loại tài liệu truyền thống, đó là tài liệu điện tử.
Sự ra đời của tài liệu điện tử đã giúp cho hoạt động quản lý và cơng tác
hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm. Bộ Thơng tin và Truyền
thông (Bộ TTTT) là một trong những cơ quan đi đầu trong công tác chuyển đổi
số, sử dụng tài liệu điện tử với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai
thác có hiệu quả tài liệu điện tử nhằm phục vụ các lợi ích trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức. Bộ TTTT đã sử dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
với các tài liệu điện tử có giá trị đã được lựa chọn đưa vào lưu trữ điện tử.
Nhưng trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử tại Bộ TTTT vẫn cịn
nhiều khó khăn, hạn chế. Chính vì vậy, trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công
tác lưu trữ; quy định của pháp luật về tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử;
quan sát thực tế... sau một thời gian nghiên cứu và học tập, tôi đã quyết định
chọn vấn đề: “Hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ
Thông tin và Truyền thông” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm
tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (TLLTĐT) và đưa
ra các giải pháp về quản lý tài liệu điện tử để công tác này được thực hiện nề


10

nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Bộ Thông tin và Truyền thơng và các đơn vị trực
thuộc cũng như tồn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi,
nhanh chóng, bảo đảm quản lý an tồn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của
Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong những năm qua, vấn đề quản lý TLLTĐT là một hướng nghiên
cứu được rất nhiều nhà nghiên cứu quan tâm. Các nghiên cứu chính thức đã
được cơng bố có liên quan đến quản lý TLLTĐT ở Việt Nam không có nhiều
vì TLLTĐT là vấn đề khó, khá phức tạp đối với các cơ quan, tổ chức. Liên
quan đến vấn đề này, cũng có một số bài viết như: đề tài nghiên cứu khoa học
cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008
của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS. Lưu Kiếm
Thanh làm chủ nhiệm. “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng
Trung ương Đảng – Thực trạng và giải pháp” của Trần Ngọc Sơn cơng tác tại
Văn phịng Trung ương Đảng năm 2011. “Một số giải pháp công nghệ để thực
hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS. TS Vũ
Duy Lợi. Đề tài luận văn thạc sĩ ” Pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu
trữ tài liệu điện tử - thực trạng và một số vấn đề đặt ra” của tác giả Trần Đức
Mạnh năm 2016. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Cơ sở khoa học xã hội
hóa hoạt động lưu trữ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do TS. Nguyễn
Thị Chinh làm chủ nhiệm đăng ký năm 2019, nghiệm thu năm 2020. Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Cơ sở khoa học sửa đổi, bổ sung Luật lưu trữ”
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do ThS. Vũ Thị Thanh Thủy làm chủ
nhiệm. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu đề xuất một số giải
pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan” do ThS. Trần Danh
Đại, Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước làm Chủ nhiệm…


11

Ngoài ra nghiên cứu về TLLTĐT cũng đã được nhận được rất nhiều sự
quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu
điện tử”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ, số 11/2011. “Quản lý tài liệu điện tử Những vấn đề đặt ra đối với lưu trữ cơ quan” của TS. Trần Phương Hoa

(2021) Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, số 3/2021 hoặc được giới thiệu trong một
số hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với một số
cơ quan tổ chức.
Thực tế hiện nay, theo khảo sát của tác giả, vấn đề quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ đặc biệt là quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử tại tại Bộ TTTT là đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa được thực hiện
bởi bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào. bởi vậy, những nghiên cứu, bài viết
và những văn bản pháp luật có liên quan về TLLTĐT là cơ sở để tác giả
nghiên cứu về mặt lý luận cũng như thực tiễn hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử tại Bộ TTTT.
3. Mục đích nghiên cứu đề tài
Trong đề tài của mình, tác giả xác định mục đích cơ bản là nghiên cứu
thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Bộ TTTT và làm rõ
những hạn chế còn tồn tại. Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hồn
thiện hơn cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ TTTT.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về quản lý TLLTĐT.
- Đánh giá thực trạng của công tác quản lý TLLTĐT tại Bộ TTTT.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý
TLLTĐT tại Bộ TTTT.


12

5. Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
- Một số vấn đề liên quan đến quản lý TLLTĐT.
- Thực trạng và giải pháp quản lý TLLTĐT tại Bộ TTTT.
6. Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung tìm hiểu tình hình thực tiễn hoạt động quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tại Bộ TTTT.
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý TLLTĐT của
Bộ TTTT, đặc điểm và ý nghĩa của nó cũng như giải pháp nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý TLLTĐT.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng tổng hợp nhiều
phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu là các phương pháp như:
- Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: đây là
phương pháp được sử dụng xuyên suốt quá trình nghiên cứu để phân tích đánh
giá hoạt động quản lý TLLTĐT tại Bộ TTTT, trên cơ sở đó đề xuất một số
biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý TLLTĐT.
- Phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống: để thực hiện mục đích của
luận văn, tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc tổng hợp nội
dung liên quan đến TLLTĐT, dựa trên các kết quả phân tích tác giả đưa ra
nhận định trong đề tài.
- Phương pháp quan sát và tổng hợp: phương pháp này được sử dụng để
thu thập thông tin từ thực tiễn, tổng hợp ý kiến từ những công chức, viên chức
làm cơng tác LTTLĐT nhằm đáp ứng các mục đích nghiên cứu đề ra phân tích,
đánh giá thực trạng cơng tác quản lý TLLTĐT tại Bộ TTTT, qua đó tác giả nêu
kiến nghị, đề xuất.


13

8. Đóng góp của luận văn
Thứ nhất, kết quả đạt được của đề tài sẽ góp phần bổ sung, làm phong phú
thêm nguồn tư liệu về cơ sở lý luận về hoạt động quản lý tài TLLTĐT ở Việt Nam
hiện nay.
Thứ hai, đề tài cũng góp phần đánh giá và chỉ rõ ưu điểm, đối tượng

trong công tác quản lý TLLTĐT tại Bộ TTTT và đề xuất các giải pháp nâng
cao hiệu quả, hồn thiện cơng tác quản lý TLLTĐT nhằm khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ hiệu quả phục vụ hoạt động của cơ quan.
9. Bố cục của luận văn
Đề thực hiện đầy đủ các mục đích đề ra, ngồi phần mở đầu và phần kết
luận thì phần nội dung được chia làm 03 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Chương 2: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Bộ Thông tin và
Truyền thơng
Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động quản lý tài liệu điện tử
tại Thông tin và Truyền thông


14

II. PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1. Cơ sở lý luận về tài liệu lƣu trữ điện tử
1.1.1. Khái niệm tài liệu điện tử
Những năm gần đây, với sự phát triển của khoa học công nghệ và sự ra
đời của cuộc cách mạng công nghệ số, công nghiệp 4.0, trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đã sản sinh, hình thành một loại hình tài liệu mới khác với
các loại hình tài liệu giấy truyền thống đó chính là “tài liệu điện tử” (TLĐT).
Khái niệm “Tài liệu điện tử” là một trong những khái niệm mới là nền móng
cho cơng tác văn thư - lưu trữ (VTLT) nói chung cũng như cơng tác lưu trữ nói
riêng. Có rất nhiều cuốn sách, tạp chí chun khảo của Việt Nam và các nước
trên thế giới đã trình bày khái niệm về “tài liệu lưu trữ”.

Đầu những năm 90, Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện ở Nga
trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do
sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thơng tin của
nó bằng máy tính điện tử”. Sự phát triển của cơng nghệ máy tính đã làm cho
khái niệm trên khơng cịn phù hợp khi thơng tin trên bất cứ tài liệu giấy nào
cũng đều có thể đọc bằng máy thơng qua việc qt hình. Thuật ngữ tài liệu
điện tử được đề cập lại trong tiêu chuẩn GOST R 52292 đó là “một hình thức
trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi
trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong
môi trường số” ...
Tại Việt Nam, khái niệm “Tài liệu điện tử” được dùng khá phổ biến
trong các tài liệu chuyên môn cũng như trên các đề tài nghiên cứu, hội


15

thảo. “Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu hình
thành trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số
hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác. “Văn bản điện tử” là văn bản được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu1. “Tài liệu điện tử” là tài liệu mà thơng
tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử và chỉ có thể tiếp cận, giải mã và xử
lý bằng các phương tiện điện tử hoặc trong môi trường điện tử2. Căn cứ vào
các định nghĩa đã nêu trên, tác giả đưa ra định nghĩa về tài liệu điện tử trong
luận văn của mình: “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà
thơng tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng
phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính,
truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc cơng nghệ tương tự, hình thành
trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin
mà thơng tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thơng tin
trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

1.1.2. Đặc điểm của tài liệu điện tử
Cũng giống như tài liệu giấy, TLĐT chứa đựng thông tin rất đa dạng về
hoạt động nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, quản lý của các cơ quan, tổ chức
nhà nước... Tuy nhiên, khi sử dụng tài liệu giấy truyền thống con người có thể
trực tiếp ghi dấu sự nhận biết như trực tiếp viết và đọc thông tin bằng mắt
thường, song khi sử dụng TLĐT, con người không thể ghi nhớ những dấu hiệu
mã số điện tử. Với TLĐT, thông tin được ghi trên ổ cứng, đĩa mềm, băng từ,
đĩa CD, thiết bị lưu trữ... do vậy, con người chỉ có thể khai thác, sử dụng được

Điều 3, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà
nước
2
Tập bài giảng “Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề cần nghiên cứu” Nguyễn Thị Chinh
(2018),
1


16

tài liệu điện tử thơng qua hệ thống máy tính có chứa phần mềm tương thích.
Một số đặc điểm nổi bật khác với tài liệu giấy truyền thống của TLĐT như:
Tính có thể tách rời giữa thơng tin và vật mang tin: Đối với tài liệu giấy,
nội dung thông tin và hình thức thơng tin có sự liên kết cố định trên một vật
mang tin, do đó rất dễ nhận biết việc thay đổi hình thức thơng tin. Nhưng đối
với TLĐT khơng có sự cố định về hình dạng vật lý, có thể thay đổi các vật
mang tin, thậm chí có thể lưu giữ trên các vật mang tin khác nhau nhưng nội
dung thơng tin hồn tồn khơng bị thay đổi. Như vậy, có thể thấy thơng tin của
TLĐT là lưu động, có tính độc lập tương đối với vật mang tin và ở trạng thái
động. Kết cấu vật lý và tính phức tạp của kết cấu đối với độ tin cậy của bối
cảnh thông tin và dữ liệu: kết cấu vật lý là chỉ vị trí, trạng thái và tình trạng

phân bổ thơng tin lưu giữ trên vật mang tin. Đối với tài liệu giấy, kết cấu vật lý
thông tin và kết cấu lôgic là một nhưng là kết cấu trực quan. Khi kết cấu vật lý
bị phá vỡ thì kết cấu lơgic cũng bị phá vỡ. Nhưng đối với TLĐT, kết cấu vật lý
của thông tin với kết cấu lôgic không phải là một. Các phần tiêu đề, nội dung,
phụ lục... sắp xếp trong cùng một TLĐT có thể lại không liên tục trên cùng
một vật mang tin. Trong q trình xử lý, thơng tin trong tài liệu điện tử có thể
có những thay đổi, có thể đưa những bộ phận khác nhau của TLĐT lưu giữ
trên những vật mang tin khác nhau nhưng kết cấu lơgic có thể giữ ngun
khơng thay đổi.
Tính sửa chữa, phục chế: Ngồi những đặc điểm mang tính tích cực,
TLĐT cũng có những đặc điểm khơng mong muốn, đó là tính an tồn thông tin
dễ bị vi phạm do việc sao chụp thông tin từ các TLĐT rất dễ dàng, nhanh
chóng. TLĐT dễ bị huỷ hoại do những vi phạm vơ tình hay cố ý của người sử
dụng. Ngồi ra, tính ổn định của thông tin trong nguồn tin điện tử thường
không đồng nhất, có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi
trên CD-ROM, DVD-ROM, nhưng lại có những tài liệu có tuổi đời ngắn, như
một số bài báo xuất bản trên mạng Internet.


17

Tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một
tài liệu trong cùng một thời điểm: TLĐT có khả năng cho phép người sử dụng
có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau như tìm theo các
yếu tố mơ tả thư mục thơng thường, các từ khóa thu gọn, tìm theo các liên kết
tới các nguồn tham khảo, trích dẫn. Điều này cho phép người dùng tin có thể
mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm. TLĐT cho
người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra một kênh phản hồi
thông tin giữa người dùng tin và người tạo lập ra thông tin. Bằng việc tạo ra
các kết nối tới địa chỉ của tác giả, các bài viết của cùng tác giả, các bài viết về

cùng vấn đề của các tác giả khác ngay trong tài liệu hay cho phép liên kết tới
các nguồn thơng tin khác ngồi văn bản hiện thời như liên kết tới các nguồn
tham khảo, liên kết tới các tác giả. Nguồn tin điện tử có thể giúp người đọc dễ
dàng theo dõi được quá trình phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các
tác giả qua thư điện tử, hay tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với
những người đọc khác. Nguồn tin điện tử cũng cho khả năng truy cập từ xa
trong mọi điều kiện không gian, thời gian. Trong môi trường thông tin điện tử,
về nguyên tắc, người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi
trên thế giới thông qua mạng máy tính. Người dùng tin có thể ngồi tại nhà, tại
phịng làm việc thay vì phải đến thư viện, vẫn có thể đọc được các cuốn sách,
tạp chí hay truy nhập vào các cơ sở dữ liệu của các thư viện, các cơ quan thông
tin lớn trên khắp thế giới. Một đặc điểm khác nữa của TLĐT là khả năng cho
phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm. Điều
này cho phép các cơ quan thơng tin thư viện có thể tổ chức phục vụ một số
lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn
tin truyền thống. TLĐT được cập nhật rất nhanh chóng, thơng tin trên các
nguồn tin điện tử có thể được đổi mới hằng ngày, thậm chí hằng giờ. Đây là
điều khơng thể có được đối với các nguồn tin truyền thống.


18

1.1.3. Định dạng của tài liệu điện tử
Hiện nay đang tồn tại một tập hợp các dạng tài liệu điện tử khác nhau,
chúng thường được xây dựng nhờ sự trợ giúp của các quá trình biên soạn.
Những định dạng văn bản phổ biến nhất là:
Các định dạng vector: lưu giữ hình ảnh như là tập hợp các hình dạng
hình học. Trong số chúng phổ biến hơn cả là định dạng DXF (Drawing
Interchange Format) được sử dụng rộng rãi trong các chương trình thiết kế
bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư; định dạng EPS (Encapsulated

PortScript) được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biểu quyết/bầu cử tại bàn
và định dạng CGM (Computer Graphics Metafile) được sử dụng rộng rãi trong
nhiều phần mềm đồ họa (ví dụ trong phần mềm Photoshop).
Các định dạng mành: chúng lưu giữ hình ảnh như là tập hợp những
điểm ảnh - pixels. Khi thay đổi kích cỡ ảnh, đồ họa mành bị biến dạng. Trong
số các định dạng mành phổ biến hơn cả là định dạng BMP (Bitmap), một định
dạng tương đối kém về chất lượng, thường dùng vào quá trình soạn thảo văn
bản; định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong các
ứng dụng phần mềm và định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng
rộng rãi trong các phần mềm dành cho Internet.
Các định dạng cơ sở dữ liệu: Các định dạng cơ sở dữ liệu được xây
dựng nhờ những phần mềm chuyên dụng - các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cho phép xác định những mối quan hệ giữa các
thành phần thông tin của cơ sở dữ liệu, thực hiện các tác động khác nhau tới
thông tin của cơ sở dữ liệu (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán
khác nhau, lập các báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý
cơ sở dữ liệu là Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và
những phần mềm khác. Thí dụ, cơ sở dữ liệu về khách hàng gồm có trường
thơng tin với các tên người mua, địa chỉ và thông tin về hàng hóa. Những


19

trường đó có thể được tổ chức thành các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho
tất cả các trường với những tên của khách hàng). Cơ sở dữ liệu có thể chuyển
sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi mối liên hệ giữa các trường
với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận được mười trang tên, mười trang địa
chỉ và nghìn trang thơng tin về hàng hóa, tức là thơng tin khơng liên kết).
Các định dạng của bảng điện tử: Những file trong định dạng bảng điện
tử lưu giữ trong các ô những con số và các mối liên hệ giữa những con số đó.

Ví dụ, một ơ có thể chứa cơng thức thực hiện việc cộng các dữ liệu của hai ô
khác. Giống như các file cơ sở dữ liệu, các file bảng điện tử thường có định
dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số chương trình có thể nhập khẩu và
khai thác những dữ liệu của các nguồn khác kể cả của những chương trình
dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định dạng DIF (Data Interchange
Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển đổi thành file văn bản,
nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ khơng cịn nữa.
Các định dạng nhìn-nghe /video-audio: Những định dạng này chứa hình
ảnh chuyển động (ví dụ video số, hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây
dựng và có thể xem, nghe được nhờ chương trình tương thích và lưu giữ trong
định dạng đơn chương trình. Những định dạng được sử dụng nhiều hơn cả là
QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group).
Đánh dấu ngôn ngữ (thường gọi là “duyệt web”) còn được gọi là các
định dạng đánh dấu, gồm có hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của
file. Đó là: SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng
trong các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế,
HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để biểu diễn hầu như tồn
bộ thơng tin của mạng World Wide Web, XML (Extensible Markup Language)
- ngôn ngữ tương đối đơn giản dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến
khi quản lý thơng tin và trao đổi nó.


20

Khi áp dụng vào việc bảo đảm tài liệu cho quản lý, từng định dạng file
có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Ví dụ, những định dạng văn bản
(MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh
theo các tài liệu trong cơ sở dữ liệu, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF
v.v.) giúp nhận được hình ảnh khi quét với toàn bộ những đặc điểm bên ngoài
của nó và giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký cùng dấu

xác nhận (thị thực-visa). Định dạng MS Word rất tiện cho biên tập tài liệu và
cơng việc của nhóm nhân viên với nó, nhưng file MS Word lại chứa đựng
nhiều thông tin ẩn (trước tiên về những thay đổi đã thực hiện trong file) và như
vậy, nó rất khơng an tồn theo quan điểm thất thốt thơng tin cơng vụ3.
Phải lưu ý rằng khơng có một định dạng nào trong số các định dạng file
tài liệu điện tử là vạn năng cho lưu trữ lâu dài, bởi vì kỹ thuật, cơng nghệ và
bảo đảm chương trình thay đổi khá nhanh. Chắc chắn là sự đa dạng của các
định dạng sẽ vẫn tồn tại. Vì vậy, các cơ quan lưu trữ đang biên soạn tiêu chuẩn
cho lưu trữ tài liệu điện tử các định dạng khác nhau mà trước tiên cho những
định dạng phổ biến hơn cả là PDF và XML. Tuy vậy, hiện nay những hy vọng
lớn lao đều liên quan đến việc sử dụng định dạng XML như là tiêu chuẩn để
trao đổi tài liệu điện tử trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau, đặc biệt là
trong lĩnh vực quản lý nhà nước.
1.2. Cơ sở lý luận về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử
1.2.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
Với những ưu thế đặc biệt so với văn bản, tài liệu truyền thống, TLĐT
ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Theo đó, việc lưu trữ TLĐT là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong hoạt

3

Bài giảng "Tổ chức quản lý tài liệu điện tử" TS. Nguyễn Lệ Nhung


21

động của các cơ quan, tổ chức nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử. Theo quy định hiện hành của pháp
luật Việt Nam về lưu trữ, “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở
dạng thơng điệp dữ liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ

chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên
các vật mang tin khác4. Từ đó có thể thấy việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
rất khó khắn vì tính chất cũng như đặc điểm của TLĐT đều trên môi trường
mạng. Câu hỏi làm thế nào để phát huy hết hiệu quả của nó trong tương quan
với các loại văn bản, tài liệu truyền thống là điều cần phải xem xét thấu đáo,
nhất là khi xây dựng, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về TLĐT và
TLLTĐT. Thực tiễn việc lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam và các quốc gia
đã có những thành tựu trong lĩnh vực này cho thấy việc lưu trữ tài liệu điện tử
phải được thực hiện đồng bộ cả về xây dựng, áp dụng quy định, quy chuẩn
mang tính pháp lý và các hoạt động nghiệp vụ cụ thể về xây dựng, vận hành,
ứng dụng hệ thống thông tin... của chủ thể nhằm quản lý tài liệu điện tử trong
suốt vòng đời của chúng (từ giai đoạn soạn thảo, ban hành, chu chuyển, xử lý...
đến khi tiếp nhận, đưa tài liệu vào hệ thống lưu trữ, tổ chức bảo quản và phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu điện tử). Nói cách khác, với tính đặc thù của tài
liệu điện tử, địi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải chủ động tham gia
quản lý tài liệu điện tử từ trước giai đoạn thu thập. Nghĩa là, người làm lưu trữ
phải tham gia vào công việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ngay từ giai đoạn
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản tiêu chuẩn về ứng dụng văn
bản điện tử, tài liệu điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đồng thời
cũng phải tham gia vào q trình xây dựng hệ thống thơng tin quản lý văn bản
điện tử, tài liệu điện tử, để quản lý tài liệu điện tử ngay từ khi nó được sản

4

Chương II, điều13, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011


22

sinh... cho đến khi đưa vào lưu trữ. Nếu những người làm công tác lưu trữ

không tham gia quản lý tài liệu điện tử từ trước giai đoạn thu thập thì rất khó
giải quyết được một loạt khó khăn trong việc lập hồ sơ, bảo quản, tổ chức khai
thác sử dụng và lưu trữ hiệu quả TLĐT.
1.2.2. Khái niệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
“Quản lý tài liệu điện tử” là việc kiểm sốt mọi tác động có mục đích
của cơ quan quản lý đến các đối tượng bị quản lý, bằng một hệ thống các quy
chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của
tài liệu, từ khi được tạo lập, chuyển giao, giải quyết, sử dụng, bảo quản, lưu
trữ, loại hủy.” Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” là giữ cho những tài liệu điện tử
được lựa chọn đưa vào lưu trữ được an toàn, tránh các tác nhân gây hại như
virus, tin tặc. Ngoài ra, quản lý TLLTĐT là hoạt động có mục đích của cơ
quan quản lý đến các đối tượng bị quản lý/tài liệu điện tử bằng một hệ thống
các quy chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý được đầy đủ khối TLĐT của cơ
quan sản sinh ra nhằm mục đích phục vụ cho việc bảo quản và khai thác
TLLTĐT một cách nhanh chóng và thuận tiện. Quản lý TLLTĐT như một hoạt
động vật chất thực hiện được là nhờ vào TLĐT. Việc lưu trữ tài liệu điện tử
cũng phải khoa học để đễ dàng truy xuất tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết.
1.2.3. Nội dung các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu vấn đề quản
lý tài liệu điện tử đó là tìm ra được một tổ hợp các biện pháp để đảm bảo độ tin
cậy, tính đầy đủ, khả năng tiếp cận, tính vẹn tồn, hiệu lực pháp lý của những
tài liệu đó (tức là những tính chất giống như tài liệu giấy, phục vụ, trước hết,
như một chứng cứ). Tích hợp quản lý tài liệu vào hệ thống quản lý và quy trình
quản lý TLLTĐT, hệ thống quản lý đối với TLLTĐT cho phép các cơ quan, tổ
chức bảo quản được tài liệu như là bảo quản bằng chứng. Kết quả quản lý đúng
đắn tài liệu sẽ tạo nên nguồn thông tin về hoạt động mà nguồn thông tin đó cho


23

phép đảm bảo sự phát triển của cơ quan, tổ chức và chế độ báo cáo đối với
những người liên quan. Quản lý TLLTĐT nói chung khác với việc quản lý tài
liệu lưu trữ văn bản giấy. Trong thực tế hiện nay, văn bản được đưa vào lưu trữ
lâu dài hay vĩnh viễn vẫn là văn bản giấy, có chữ ký và con dấu đỏ. Đối với
TLLTĐT lại hoàn toàn khác, việc tạo lập, quản lý và lưu trữ văn bản hồn tồn
được diễn ra trong mơi trường mạng. Từ đó có thể thấy nội dung của quản lý
TLLTĐT gồm rất nhiều các biện pháp quản lý liên quan, gắn kết chặt chẽ với
nhau nhằm đảm bảo bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng thuận tiện, lưu trữ
cơ quan cần tham mưu cho lãnh đạo hoặc trực tiếp thực hiện các biện pháp
quản lý như sau:
- Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về lưu trữ tài liệu điện tử: Việc
quản lý TLLT điện tử sẽ gặp khó khăn vì cơ quan chưa ban hành hoặc chưa bổ
sung các điều khoản quy định về việc lưu trữ tài liệu điện tử trong Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, nhiều cơ quan chủ yếu chỉ mới quy định
công tác lưu trữ tài liệu giấy, trong khi đó, khái niệm và nghiệp vụ quản lý tài
liệu giấy hầu như khơng thể áp dụng cho TLLTĐT. Vì vậy, người làm lưu trữ
và người giải quyết công việc trong cơ quan cần được cung cấp cơ sở pháp lý
đầy đủ để quản lý TLLTĐT hiệu quả.
- Bố trí nguồn lực trong công tác LTTLĐT: các cơ quan, đơn vị cần xác
định rõ hệ thống trang thiết bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, đường
truyền…) cần thiết, nguồn nhân lực đảm bảo trình độ chun mơn để phục vụ
cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử và đưa ra kiến nghị, đề xuất cơ quan trang
bị, cung cấp và bổ sung nhân lực kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động không bị
gián đoạn.
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ đối với TLLT điện tử:
TLLTĐT có đặc điểm khác so với tài liệu giấy nên có cách thức thực hiện


24

nghiệp vụ riêng biệt. Do đó, vấn đề đặt ra cho các lưu trữ cơ quan là cần phải
nghiên cứu, xác định rõ các khâu nghiệm vụ như:
+ Nghiệp vụ thu thập, chuyển giao tài liệu điện tử: Ngày 24 tháng 01
năm 2019 của Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử nhằm chuẩn hóa các định dạng đảm bảo việc tiếp cận lâu dài. Lưu trữ cơ
quan cần phối hợp với văn thư cơ quan để xây dựng bản danh mục hồ sơ trong
đó dự kiến mã số của hồ sơ lưu trữ nhằm tạo thuận lợi cho người lập hồ sơ.
Hiện nay, người lập hồ sơ thường tự dự kiến số thứ tự hồ sơ theo cách của
mình. Điều này khiến cho các hồ sơ thiếu tính thống nhất khi đưa vào bảo quản
trong kho lưu trữ số. Lưu trữ cơ quan cần mô tả và hướng dẫn quy trình giao
nộp/ thu thập hồ sơ lưu trữ tài liệu điện tử cho các cán bộ chuyên môn.
+ Nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu điện tử: Cần được thực hiện trong
giai đoạn thiết lập và vận hành hệ thống công nghệ thông tin để nắm giữ được
những tài liệu này phải xác định: bối cảnh điều kiện kỹ thuật và nội dung tài
liệu trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn cốt lõi xác định giá trị tài liệu điện tử, cơ
sở phương án phân loại Phông lưu trữ cơ quan, bộ phận lưu trữ cơ quan cần
xác định phương án phân loại và thời hạn bảo quản đối với TLLTĐT, chú ý
những vấn đề khác biệt so với tài liệu giấy
+ Nghiệp vụ bảo quản tài liệu điện tử: Nhằm ngăn chặn những nguy cơ
rủi ro xảy ra làm tổn hại cơ sở dữ liệu TLLTĐT, lưu trữ cơ quan cần có kế
hoạch sao lưu tài liệu thường xuyên và định kỳ theo đúng quy định. Bên cạnh
đó, lưu trữ cơ quan cần xác định rõ loại hồ sơ có giá trị đặc biệt để quy định bổ
sung thêm hồ sơ bản giấy nhằm dự phòng các rủi ro có thể xảy ra. Ngồi ra,
lưu trữ cơ quan cần thực hiện triệt để thực hiện các biện pháp theo quy định tại
chương 3, Thông tư số 02/2019/TT-BNV để bảo quản tốt cơ sở dữ liệu TLLT.


25

+ Nghiệp vụ tổ chức sử dụng tài liệu điện tử: Lưu trữ cơ quan cần
nghiên cứu để cấp quyền truy cập và tiếp cận thông tin TLLTĐT đối với từng
vị trí việc làm. Lưu trữ cơ quan sẽ là đầu mối tiếp nhận yêu cầu sử dụng TLLT
và giải quyết các thủ tục tiếp cận tài liệu trên hệ thống để quyết định có cho
phép tiếp cận TLLTĐT hay không. Như vậy, người sử dụng không cần trực
tiếp đến kho lưu trữ giấy mà vẫn có thể tiếp cận nội dung thơng tin mà mình
cần khi cơ quan có kho lưu trữ số.
- Kiểm tra, xử lý các vi phạm trong quản lý TLLTĐT: Việc kiểm tra đối
với công tác quản lý TLLTĐT cần phải được thực hiện thường xuyên và có kế
hoạch cụ thể hằng năm, quý... Tuy nhiên, nếu chưa thiết lập quy định về chế độ
và thẩm quyền kiểm tra, giám sát, việc quản lý TLLT điện tử sẽ không thể đạt
được kết quả tốt. Nội dung kiểm tra, giám sát gồm: Kiểm tra hệ thống công
nghệ thông tin và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ TLLTĐT.
1.2.4. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao
đổi, lưu trữ, xử lý TLĐT trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan,
tổ chức quy định “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là hệ thống quản lý văn
bản và điều hành, có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên với sự ra đời của Nghị định
30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư vừa được Chính phủ ban hành ngày
05/3/2020 đã định nghĩa lại khái niệm về Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Qua
đó quy định “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là hệ thống thông tin được xây
dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa cơng tác soạn thảo,
ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan trên môi trường mạng. Đây là cơ sở rất quan trọng, là tiền đề mở
đường, thúc đẩy việc nghiên cứu, ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ