Vận dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý của hiệu trưởng trường cao đẳng văn thư lưu trữ trung ương i và văn bản có liên quan đến học sinh sinh viên

TRƯỜNG CAO ĐẲNG
VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I

"Ứng dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý
thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I và một số văn bản có liên quan đến học sinh, sinh
viên".

Chủ nhiệm đề tài : Trần Như Nghiêm
Thành viên đề tài: Dương Mạnh Hùng, Nguyễn Xuân Thịnh

2008

Đề tài nghiên cứu khoa học

1

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


MỤC LỤC
Lời mở đầu

5
Phần thứ nhất
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

I. Khái lược quy định của Nhà nước về thể thức văn bản
1. Thời kỳ phong kiến
2. Thời kỳ Pháp thuộc
3. Thời kỳ chính quyền dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa (từ năm

1945 đến nay)
II. Vai trò của văn bản và thể thức văn bản trong hoạt động quản
lý của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I
1. Các loại hình văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
2. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

9
9
9
9
10

11
11
13

Phần thứ hai
KHẢO SÁT VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG
VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I

16

I. Khảo sát khối văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I ban hành từ ngày 15 tháng 6 năm 2005 đến ngày
31/12/2007

16

1. Số của văn bản
2. Ký hiệu của văn bản
3. Trích yếu nội dung văn bản
4. Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản
5. Nơi nhận

16
17
17
19

II. Khảo sát các mẫu văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I ban hành

22

1. Số lượng mẫu và hình thức văn bản
2. Những tồn tại trong các mẫu văn bản đã ban hành
III. Khảo sát đơn của học sinh, sinh viên viết gửi Trường Cao đẳng
Văn thư Lưu trữ Trung ương I
1. Ưu điểm
2. Tồn tại
Đề tài nghiên cứu khoa học

2

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm

21

22
24
26
26
26


Phần thứ ba
VẬN DỤNG QUY CHẾ ĐỂ XÂY DỰNG MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN
QUẢN LÝ THUỘC THẨM QUYỀN
BAN HÀNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ
LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I VÀ VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN ĐẾN
HỌC SINH SINH VIÊN

I. Xác định các hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của
Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và
văn bản có liên quan đến học sinh sinh viên

28

28

1. Căn cứ để xác định
2. Kết quả xác định

28

II. Phương pháp xây dựng mẫu văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung

ương I

34

1. Định hướng chung của việc xây dựng mẫu văn bản
2. Phương pháp xây dựng mẫu văn bản thuộc Trường
3. Kết quả xây dựng mẫu văn bản

34
35

III. Mẫu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có
liên quan đến học sinh, sinh viên

41

33

1. Bảng chữ viết tắt tên hình thức văn bản
2. Bảng chữ viết tắt tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và
tên các đơn vị thuộc Trường
Bộ 60 mẫu văn bản
Mẫu số 01: Quyết định (quy định trực tiếp, mẫu chung)
Mẫu số 02: Quyết định (ban hành, phê duyệt một văn bản khác)
Mẫu số 03: Quyết định (giao kế hoạch công tác năm)
Mẫu số 04: Kế hoạch công tác năm (ban hành kèm theo Quyết định)
Mẫu số 05: Quy chế, Quy định (ban hành kèm theo Quyết định)
Mẫu số 06: Quyết định (bổ nhiệm có thời hạn trưởng (phó) phịng (khoa)
Mẫu số 07: Quyết định (nâng bậc lương)

Mẫu số 08: Quyết định (điều động cán bộ)
Mẫu số 09: Quyết định (thành lập Hội đồng, Ban giúp việc)
Mẫu số 10: Quyết định (thành lập Hội đồng tuyển sinh hệ vừa làm vừa
học)
Mẫu số 11: Quyết định (thành lập các Ban giúp việc Hội đồng tuyển
sinh hệ vừa làm vừa học)
Mẫu số 12: Quyết định (khen thưởng tập thể, cán bộ, nhân viên của Trường)
Đề tài nghiên cứu khoa học

3

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm

38

41
42
43
44
45
46
47
58
59
51
52
54
55
67
69

Mẫu số 13: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ chính quy bậc
cao đẳng)
Mẫu số 14: Quyết định (cơng nhận tốt nghiệp nhiều người hệ chính quy
bậc trung cấp)
Mẫu số 15: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ đào tạo nghề)
Mẫu số 16: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ vừa làm
vừa học bậc cao đẳng)
Mẫu số 17: Quyết định (công nhận tốt nghiệp 1 người hệ vừa làm vừa học bậc
cao đẳng)
Mẫu số 18: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người hệ vừa làm vừa học
bậc trung cấp)
Mẫu số 19: Quyết định (công nhận tốt nghiệp 1 người hệ vừa làm vừa học bậc
trung cấp)
Mẫu số 20: Quyết định (công nhận học xong môn học, học phần)
Mẫu số 21: Quyết định (công nhận tốt nghiệp nhiều người lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ)
Mẫu số 22: Quyết định (công nhận tốt nghiệp 1 người lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ)
Mẫu số 23: Quyết định (khen thưởng nhiều học viên, học sinh, sinh
viên)
Mẫu số 24: Quyết định (kỷ luật học viên, học sinh, sinh viên)
Mẫu số 25: Danh sách học viên, học sinh, sinh viên tốt nghiệp (ban
hành kèm theo quyết định)
Mẫu số 26: Chương trrình (mẫu chung)
Mẫu số 27: Chương trình (chương trình hội nghị)
Mẫu số 28: Báo cáo (mẫu chung)
Mẫu số 29: Biên bản (mẫu chung)
Mẫu số 30: Biên bản (cuộc họp, hội nghị)

Mẫu số 31: Kế hoạch (mẫu chung)
Mẫu số 32: Kế hoạch (tuyển sinh lớp vừa làm vừa học)
Mẫu số 33: Kế hoạch (đào tạo lớp vừa làm vừa học)
Mẫu số 34: Tờ trình (mẫu chung)
Mẫu số 35: Công văn (mẫu chung)
Mẫu số 36: Công văn (đề nghị)
Mẫu số 37: Công văn ( hướng dẫn, chỉ đạo)
Mẫu số 38: Công văn (đôn đốc, nhắc nhở công việc)
Mẫu số 39: Công văn (trả lời)
Mẫu số 40: Công văn (mời dự hội nghị, cuộc họp)
Mẫu số 41: Cơng văn (mời phóng viên đưa tin)
Mẫu số 42: Công văn (thu hồi văn bản)
Mẫu số 43: Giấy mời họp
Mẫu số 44: Giấy giới thiệu
Mẫu số 45: Giấy ủy quyền ( dùng cho học viên, học sinh, sinh viên)
Đề tài nghiên cứu khoa học

4

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm

60
62
64
65
67
69
71
73
75

77
79
80
81
82
83
84
85
86
88
89
90
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103


Mẫu số 46: Giấy cam đoan (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên
Mẫu số 47: Đơn đề nghị (dùng cho cán bộ, giáo viên)
Mẫu số 48: Đơn đề nghị (dùng cho học viên, học sinh, sinh viên)
Mẫu số 49: Đơn đề nghị (cấp giáo dùng cho hệ vừa làm vừa học)

Mẫu số 50: Giấy nghỉ phép
Mẫu số 51: Đơn xin nghỉ phép năm
Mẫu số 52: Đơn xin xác nhận (dùng cho cán bộ, giáo viên)
Mẫu số 53: Phiếu trình (phiếu trình giải quyết cơng việc)
Mẫu số 54: Hợp đồng (dùng cho hợp đồng lao động vụ việc)
Mẫu số 55: Hợp đồng làm việc lần đầu
Mẫu số 56: Hợp đồng làm việc
Mẫu số 57: Giấy chứng nhận (chứng nhận là học viên, học sinh, sinh
viên của Trường)
Mẫu số 58: Giấy chứng nhận (chứng nhận đã học xong chương trình)
Mẫu số 59: Giấy chứng nhận (chứng nhận tốt nghiệp)
Mẫu số 60: Phiếu Biên nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển
Tài liệu tham khảo

Đề tài nghiên cứu khoa học

5

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm

104
105
106
107
108
109
110
111
112
114

117
120
121
122
123
124


LỜI MỞ ĐẦU
Nghiên cứu khoa học là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan nói
chung và của mỗi cán bộ chun mơn nghiệp vụ nói riêng. Trong các cơ sở
đào tạo, kết quả nghiên cứu khoa học cịn có tác dụng phục vụ thiết thực cho
công tác giảng dạy và học tập. Với lý do nói trên kết hợp với những vấn đề
tồn tại hiện hữu trong khối văn bản của Trường, chúng tôi được Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I giao nhiệm vụ nghiên cứu đề
tài:
"Ứng dụng quy chế để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý
thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I và một số văn bản có liên quan đến học sinh, sinh
viên".
Trong lời mở đầu, chúng tôi xin được tóm tắt một số nội dung chính
dưới đây giúp độc giả tiếp cận với kết quả nghiên cứu đề tài được thuận lợi
hơn.
1. Đối tượng nghiên cứu
Với đề tài nêu trên, nhóm nghiên cứu xác định thể thức văn bản quản lý
của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liên quan
đến học sinh, sinh viên thuộc Trường là đối tượng nghiên cứu.
Nhóm nghiên cứu cho rằng nói đến thể thức văn bản là nói đến các
thành phần thuộc thể thức, trong đó có nội dung. Vì vậy khi nghiên cứu thể
thức văn bản, đề tài cố gắng đi sâu nghiên cứu để mẫu hố cả nội dung trong

mỗi hình thức văn bản.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để phục vụ thiết thực nhu cầu quản lý điều hành của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, hoạt động của các đơn vị
thuộc Trường và học tập của học sinh sinh viên, chúng tôi xác định nhiệm vụ
nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Nghiên cứu để xây dựng mẫu một số loại văn bản quản lý thuộc thẩm
quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I.
- Nghiên cứu để xây dựng mẫu một số loại giấy tờ có liên quan đến học
sinh, sinh viên thuộc Trường.
3. Giới hạn vấn đề
Văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có nhiều hình thức. Trong thực tiễn,
Trường cũng đã ban hành nhiều hình thức văn bản để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của mình. Qua khảo sát, có một số hình thức văn bản được ban hành
Đề tài nghiên cứu khoa học

6

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


rất ít. Ví dụ: Phiếu gửi; Phiếu chuyển. Vì vậy, đề tài giới hạn nghiên cứu xây
dựng mẫu những hình thức văn bản quản lý được sử dụng nhiều trong hoạt
động của Trường như: Quyết định; Công văn; Báo cáo.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu đã sử dụng các phương pháp
dưới đây.
a. Nhóm phương pháp liên quan đến lý luận. Thuộc nhóm này có:

- Vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin.
- Vận dụng phương pháp hệ thống.
- Vận dụng phương pháp văn bản học.
- Sử dụng phương pháp so sánh.
b. Nhóm phương pháp thực tiễn. Thuộc nhóm này có:
- Điều tra khảo sát thực tế.
- Lấy ý kiến chuyên gia.
Để thực hiện nhiệm vụ của đề tài, nhóm nghiên cứu vận dụng tổng hợp
nhiều phương pháp. Trong đó coi trọng việc khảo sát thực tế, kế thừa thành
tựu đã có, tham khảo ý kiến chuyên gia.
Mẫu văn bản mà nhóm nghiên cứu đưa ra phải bảo đảm tính pháp lý,
khoa học và phù hợp với thực tiễn của Trường, dễ hiểu, dễ sử dụng.
5. Tiếp thu ý kiến của Hội đồng nghiệm thu
Ngày 16 tháng 4 năm 2008, Hội đồng nghiệm thu đã họp để nghiệm thu
kết quả nghiên cứu. Hội đồng có 07 thành viên do Hiệu trưởng - Thạc
sĩ Triệu Văn Cường làm Chủ tịch. Chủ nhiệm đề tài cùng nhóm nghiên cứu đã
báo cáo bảo vệ kết quả nghiên cứu trước Hội đồng.
Căn cứ kết luận của Hội đồng, nhóm nghiên cứu đã làm việc nghiêm
túc: Kiểm tra lại về mặt lý luận; Nghiên cứu lại một lần nữa các quy định của
pháp luật về hình thức văn bản và chức năng, tác dụng của mỗi hình thức. Từ
đó bổ sung hồn chỉnh bản báo cáo tổng kết và bộ mẫu văn bản.
6. Kết quả nghiên cứu đề tài
Với ý thức trách nhiệm cao và nhiệt tình khoa học, sau 2 năm nghiên
cứu, đến nay đề tài đã được hoàn thành. Ngoài Lời mở đầu, Mục lục, Bản kê
tài liệu tham khảo, bản Báo cáo tổng kết nghiên cứu đề tài này gịm có 4
phần:
Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của đề tài.
Phần thứ hai: Khảo sát văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I.
Đề tài nghiên cứu khoa học

7

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Phần thứ ba: Vận dụng quy chế để xây dựng một số mẫu văn bản
quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liên quan đến học sinh, sinh viên.
Phần thứ tư: Bộ 60 mẫu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu
trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I và văn bản có liên
quan đến học sinh, sinh viên.
7. Đóng góp của đề tài
Làm xong một việc đã khó. Cịn nói việc đó đóng góp được gì lại càng
khó hơn. Tuy vậy, chúng tôi cũng xin bày tỏ một vài suy nghĩ dưới đây.
- Một là: Nếu có ai đó đọc đề tài, có lẽ họ sẽ suy nghĩ nhiều hơn về vai
tró, tác dụng của văn bản nói chung và đối với hoạt động của trường ta nói
riêng.
- Hai là: So với 36 mẫu đã có của Trường, 60 mẫu văn bản do đề tài
xây dựng thể hiện sự cố gắng của nhóm nghiên cứu về số lượng và độ chi tiết
trong mỗi mẫu.
- Ba là: Nhóm đề tài ngộ nhận rằng bộ 60 mẫu văn bản do đề tài xây
dựng sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho người sử dụng.
- Bốn là: Nhóm nghiên cứu đã đề xuất nhiều ý kiến mới mẻ. Trong đó
đặc biệt về vấn đề viết học hàm, học vị trước họ và tên của người ký trong
văn bản của Trường. Đây là đề xuất có giá trị cao. Vì trong các văn bản quy
phạm pháp luật mới chỉ quy định có tính ngun tắc. Ngồi ra, Nhà nước
chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể.
8. Ý kiến đề nghị
a. Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

Quyết định số 2275/QĐ/BGDĐT về việc đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Quyết định này
làm thay đổi tên gọi một số thành phần thể thức văn bản của Trường. Nhóm
đề tài cũng định sửa đổi cho tất cả các mẫu văn bản đã xây dựng nhưng lại
chưa đủ căn căn cứ. Trường chưa có văn bản quy định cụ thể chức năng
nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy. Vấn đề mới nảy sinh nêu trên, sau
này, khi đưa kết quả nghiên cứu vào sử dụng, nếu Trường giao, Chủ nhiệm đề
tài sẽ thực hiện nhiện vụ.
b. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của đề tài, Văn phịng nên chọn lọc những
mẫu có thể sử dụng, trình Hiệu trưởng ban hành để phục vụ nhu cầu công tác
của Trường cũng như của học sinh, sinh viên.
9. Lời kết.
Trong q trình nghiên cứu, nhóm đề tài đã được Ban Giám hiệu,
Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế và nhiều cán bộ, giảng viên giúp
đỡ. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ có hiệu quả đó.
Đề tài nghiên cứu khoa học

8

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Văn bản quản lý nói chung, thể thức văn bản nói riêng là một vấn đề
khó và mới mẻ. Tuy đã dày công nghiên cứu một cách rất nghiêm túc, song
do thực tiễn quá phong phú cho nên kết quả nghiên cứu đề tài khơng tránh
khỏi những sai sót, hạn chế. Nhóm nghiên cứu xin được tiếp nhận ý kiến của
bạn đọc để nâng cao hơn nhận thức của mình về vấn đề được quan tâm.

Chủ nhiệm đề tài

Đề tài nghiên cứu khoa học

9

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Phần thứ nhất
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

I. KHÁI LƯỢC QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ THỂ THỨCVĂN BẢN

1. Thời kỳ phong kiến
Nhà nước Văn Lang-Âu Lạc được coi là Nhà nước đầu tiên của nước
ta. Nhà nước Văn Lang tồn tại trong thời gian ngắn thì bị phong kiến phương
Bắc xâm lược và đô hộ. Lịch sử nước ta gọi thời kỳ này là thời kỳ Bắc thuộc
kéo dài hơn 1000 năm, bắt đầu từ năm 179 trước công nguyên đến năm 938.
Với chiến thắng Bạch Đằng đánh bại quân Nam Hán năm 938, Ngô Quyền đã
chấm dứt ách đô hộ của các triều đại phong kiến phương Bắc. Từ năm 938
đến cuối thế kỷ XIX, các triều đại phong kiến Việt Nam đã thay thế nhau thiết
lập Nhà nước để quản lý đất nước. Trong quá trình tồn tại gần 1000 năm, Nhà
nước phong kiến Việt Nam đã ban hành nhiều loại văn bản như: Luật, Chiếu,
Sắc, Cáo, Hịch v.v.. để quản lý đất nước. Trong hệ thống văn bản do các triều
đại phong kiến Việt Nam ban hành, có nhiều văn bản quy định về thể thức
văn bản. Dưới đây là một số ví dụ:
- Về việc ghi Quốc hiệu trên văn bản
Năm 1838, Minh Mạng ra sắc chỉ: Việc ghi Quốc hiệu lên văn bản là
vấn đề hệ trọng có liên quan đến vấn đề quốc thể. Từ nay Quốc hiệu phải gọi
là Đại Nam. Mọi văn bản, giấy tờ đều phải ghi như vậy (Phỏng theo sách Văn
bản quản lý Nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt

Nam của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền, do Nhà xuất bản Chính trị Quốc
gia in năm 2002) (sau đây gọi là sách đã dẫn).
- Về việc ký văn bản
+ Đối với văn bản của các nha môn, năm 1446, Vua Lê Thánh Tông
quy định: Văn bản của các nha môn, nếu chánh quan khuyết hoặc đi vắng thì
quan tá nào thay giữ ấn tín của nha mơn ấy thì quan tá ấy ký tên ở dưới chỗ đề
(sách đã dẫn).
+ Đối với văn bản của thần dân, năm 1227, Vua Trần Thái Tông quy
định: Tất cả đơn từ, văn khế đều dùng phép in ngón tay vào nửa tờ giấy (sách
đã dẫn). Việc lăn ngón tay vào mực rồi in vào đơn từ, văn khế của dân ta thời
bấy giờ gọi là điểm chỉ và đó được coi là chữ ký của người viết đơn.
2. Thời Pháp thuộc
Năm 1858, thực dân Pháp nổ tiếng súng đầu tiên xâm lược Việt Nam.
Trong hơn 100 năm thống trị, bộ máy xâm lược của thực dân Pháp tại Việt
Nam đã ban hanh nhiều văn bản. Trong số đó có văn bản quy định về việc
biên soạn và ban hành văn bản. Ví dụ:
Đề tài nghiên cứu khoa học

10

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Ngày 6 tháng 4 năm 1878, Thống đốc Nam kỳ đã ban hành Nghị định
số 82 quy định: Từ ngày 1 tháng 1 năm 1892 phải dùng chữ quốc ngữ để viết,
để cơng bố các văn bản chính thức của nhà nước như Nghị định, Quyết định,
Lệnh, Chỉ thị, v.v…Những hình thức văn bản này (tên loại văn bản), chúng ta
thấy vẫn còn được sử dụng đến ngày nay.
3. Thời kỳ chính quyền dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa (từ năm
1945 đến nay)

Sau khi cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, ngày 12 tháng 10
năm 1945, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đã
ban hành Sắc lệnh số 49. Sắc lệnh quy định: “các công văn, công điệp, phiếu,
trát, đơn từ, các báo chí, chúc từ, điếu văn, khấn vái, cúng lễ, v.v ..., bắt đầu từ
ngày ký Sắc lệnh này đều phải tiêu để:
VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HOÀ - NĂM THỨ NHẤT"
Sắc lệnh số 49 cho thấy văn bản nói chung, các yếu tố tạo thành văn
bản nói riêng là rất quan trọng và được Nhà nước ta quan tâm rất sớm.
Từ khi có Sắc lệnh số 49 đến nay, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản
quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về soạn thảo và ban hành văn bản. Trong số
đó có nhiều văn bản quy định về hình thức văn bản, thể thức văn bản quản lý
nhà nước. Dưới đây là một số văn bản tiêu biểu:
- Nghị định số: 527/TTg ngày 2/11/1957 của Chính phủ ban hành Điều
lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan. Trong Điều lệ
có nhiều điều quy định về hình thức văn bản và thể thức văn bản.
- Nghị định số: 142/CP ngày 28/9/1963 của Chính phủ ban hành Điều
lệ về cơng tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Trong Điều lệ có quy định
về thảo và duyệt văn bản; ký văn bản; thể thức văn bản.
- Luật Sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2002. Trong Luật có nhiều mục quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản quy phạm pháp luật.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,
Uỷ ban nhân dân năm 2004. Trong Luật có nhiều mục quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Uỷ ban nhân dân.
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư. Nghị định quy định cụ thể về hình thức văn bản, ký văn bản,
thể thức văn bản quy phạm pháp luật.
- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của liên bộ Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Đề tài nghiên cứu khoa học

11

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


- Văn bản số: 900–VPCP/HC ngày 14/3/1998 của Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn việc ghi ký hiệu các văn bản quản lý hành chính Nhà nước.
- V.v…
Qua việc khái quát quy định của các triều đại phong kiến Việt Nam,
chính quyền thực dân Pháp và của Nhà nước ta về văn bản, chúng ta thấy các
quy định về văn bản nói chung, thể thức văn bản nói riêng chứng minh rằng
văn bản có vai trị quan trọng. Việc nghiên cứu về văn bản nói chung và thể
thức văn bản nói riêng là cần thiết. Trên bình diện rộng, việc nghiên cứu này
phục vụ cho nhu cầu quản lý Nhà nước. Trong phạm vi một cơ quan, việc
nghiên cứu về văn bản, thể thức văn bản và mẫu hoá văn bản khơng chỉ có tác
dụng làm cho việc biên soạn và ban hành văn bản được thống nhất mà cịn
góp phần nâng cao hiệu xuất chất lượng cơng tác.
II. VAI TRỊ CỦA VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN TRONG HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ
TRUNG ƯƠNG I

1. Các loại hình văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn th Lu tr Trung ng I
Ngày 18 tháng 12 năm 1971, Bộ tr-ởng Phủ Thủ t-ớng ban hành Quyết
định số 109/BT về việc thành lập Tr-ờng Trung học Văn th- L-u trữ. Ngy
25 tháng 4 năm 1996, Bộ tr-ởng-Tr-ởng Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ ban
hành Quyết định số 72/TCCP-TC về việc đổi tên Tr-ờng Trung học Văn

th- L-u trữ thành Tr-ờng Trung học L-u trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I. Ngày
01 tháng 10 nm 2003, B trng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Ngày
15 tháng 6 năm 2005, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết
định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở nâng cấp Trường Trung học Văn thư Lưu
trữ Trung ương I. Tính từ khi thành lập trường trung học năm 1971 đến nay,
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I đã có trên 36 năm hoạt động.
Chỉ tính từ khi thành lập trường cao đẳng, mỗi năm Trường ban hành hơn một
ngàn văn bản. Các văn bản do Trường ban hành có vai trị tác dụng rất lớn
trong q trình hoạt động của nhà trường.
Căn cứ vào thẩm quyền ban hành và đặc điểm nội dung của văn bản
được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành thì có thể
phân chia các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành các loại chính dưới đây:
a. Văn bản hành chính

Đề tài nghiên cứu khoa học

12

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư thì văn bản hành chính bao gồm các hình thức
văn bản:
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông cáo, Thông báo, Chương
trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng,

Cơng điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy
nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển.
Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, trong loại văn bản
hành chính, chúng tơi chú ý nhiều đến hình thức văn bản Quyết định (cá biệt)
và hình thức văn bản Chỉ thị (cá biệt). Sở dĩ như vậy là vì:
Thứ nhất: Đối với hình thức văn bản Chỉ thị (cá biệt), Trường Cao đẳng
Văn thư Lưu trữ Trung ương I chưa ban hành hình thức văn bản này lần nào.
Thứ hai: Xét theo góc độ hiệu lực pháp lý, Quyết định (cá biệt) là loại
hình văn bản đặc thù. Nó có nguồn gốc từ văn bản quy phạm pháp luật. Nó
vận dụng văn bản quy phạm pháp luật để quy định cụ thể từng nội dung của
văn bản. Quyết định (cá biệt) có hiệu lực thi hành cao hơn rất nhiều so với các
hình thức văn bản hành chính khác. Trong thực tế, mỗi năm Trường Cao
đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I đã ban hành hàng trăm Quyết định.
Việc chú trọng đến hai hình thức văn bản nêu trên có tác dụng giúp
cho nhóm nghiên cứu đi sâu tìm tịi để mẫu hố văn bản có tần số sử dụng
nhiều trong thực tiễn là văn bản Quyết định và khơng mẫu hố văn bản chưa
được ban hành lần nào là văn bản Chỉ thị.
b. Văn bản cá biệt
Về lý luận chung, như đã trình bày ở phần trên, văn bản cá biệt thuộc
loại văn bản hành chính. Văn bản cá biệt là loại văn bản chứa đựng các quy
tắc xử sự riêng. Đây là loại văn bản ứng dụng văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với hình thức văn bản Quyết định, khi được ban hành, nó bắt buộc đối
tượng được nói trong văn bản phải thi hành. Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu
trữ Trung ương I, Hiệu trưởng đã ban hành rất nhiều Quyết định. Ví dụ:
- Quyết định tuyển dụng cán bộ;
- Quyết định bổ nhiệm cán bộ;
- Quyết định khen thưởng cán bộ, học sinh, sinh viên;
- Quyết định trúng tuyển đối với thí sinh dự thi tuyển sinh vào Trường;
- Quyết định công nhận tốt nghiệp cho học sinh, sinh viên;
-

Quyết định ban hành Quy chế để quản lý các lĩnh vực công tác của

Trường;
- V.v…
c. Văn bản chuyên môn
Đề tài nghiên cứu khoa học

13

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Văn bản chun mơn là loại văn bản có nội dung về nghiệp vụ thuần
tuý. Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, loại văn bản này
được hình thành nhiều trong cơng tác đào tạo, quản lý học sinh, sinh viên, kế
toán tài vụ. Loại văn bản này bao gồm các bảng biểu về kế toán, bảng điểm
học tập, danh sách học sinh sinh viên có kèm theo các thông số như nơi sinh,
năm sinh…
d. Văn bản kỹ thuật
Trên phạm vi rộng, văn bản kỹ thuật được hình thành trong hoạt động
của các ngành xây đựng, giao thơng, khí tượng thuỷ văn, địa chất, đo đạc bản
đồ, nghiên cứu khoa học…Ở Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương
I, văn bản kỹ thuật được hình thành trong công tác xây dựng cơ bản, công tác
nghiên cứu khoa học. Trong thực tiễn, Trường có nhiều tài liệu đo đạc, khoan
khảo sát địa chất; bản vẽ kỹ thuật các cơng trình xây dựng cơ bản; bản đăng
ký, kế hoạch, thuyết minh, báo cáo nghiệm thu các đề tài nghiên cứu khoa học
của Trường.
Việc phân loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Hiệu trưởng
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có ý nghĩa tác dụng về nhiều

mặt. Nó phục vụ thiết thực cho việc soạn thảo văn bản: Bảo đảm văn bản
được ban hành đúng thẩm quyền. Hình thức văn bản phải phù hợp với nội
dung văn bản. Văn bản của Trường phải đủ các thành phần thuộc thể thức văn
bản theo quy định nhà nước. Qua việc phân loại văn bản của Trường, sẽ nhận
biết rõ hơn đặc điểm của mỗi hình thức văn bản. Nó phục vụ thiết thực cho
việc xây dựng mẫu văn bản. Mặt khác việc phân loại văn bản của Trường còn
làm rõ được vai trò tác dụng của mỗi hình thức văn bản và phát huy nó trong
hoạt động quản lý của Hiệu trưởng.
Trong đề tài này, chúng tơi đi sâu nghiên cứu để mẫu hóa các hình thứ
văn bản thuộc loại văn bản hành chính, văn bản cá biệt (Quyết định).
2. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý của Hiệu trưởng Trường
Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
Về lý thuyết chung, văn bản được hình thành từ rất sớm. Văn bản có
vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan. Có thể nói tóm tắt rằng
văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin. Ở nước ta, văn bản là
công cụ chủ yếu để truyền đạt chủ trương đường lối chính sách của Đảng và
Nhà nước. Văn bản là căn cứ có chứa đựng yếu tố pháp lý làm bằng chứng để
giải quyết công việc. Trong quan hệ quốc tế, văn bản là căn cứ pháp lý để
thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của nước ta với các quốc gia, các tổ chức
quốc tế.
Trong phạm vi một cơ quan như Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I, văn bản có vai trị tác dụng trên nhiều mặt. Dưới đây chúng tôi
Đề tài nghiên cứu khoa học

14

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


trình bày tóm tắt hai tác dụng lớn nhất của văn bản trong mối quan hệ giữa

văn bản với hoạt động của Hiệu trưởng.
a. Vai trò của văn bản trong tổ chức các hoạt động của nhà trường
Theo Điều lệ Trường Cao đẳng được ban hành kèm theo Quyết định số
56/2003/QĐ-BGDĐT ngày 10 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo và theo Quyết định 108/2005/QĐ-BNV ngày 17 tháng 10 năm
2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thì
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là một tổ chức sự nghiệp
trực thuộc Bộ Nội vụ. Trường được quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm theo
quy định của pháp luật về quy hoạch kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức
các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ
chức và nhân sự. Trường có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy riêng. Hiệu
trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ về tồn bộ cơng tác của
Trường. Hiệu trưởng quyết định cơng việc theo thẩm quyền. Trong q trình
tổ chức hoạt động của Trường, văn bản có vai trị tác dụng rất quan trọng.
Nhìn chung, Hiệu trưởng sử dụng tất cả các hình thức văn bản, trong đó
Đề án, Kế hoạch, Chương trình, Quyết Định là những hình thức văn bản
được sử dụng nhiều để đề ra chủ trương, nhiệm vụ. Căn cứ vào kế hoạch,
chương trình, các đơn vị triển khai thực hiện.
Trong q trình hoạt động, Trường có rất nhiều việc nảy sinh. Đối với
loại việc này, Hiệu trưởng sử dụng hầu hết các hình thức văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành như: Báo cáo, Tờ trình, Cơng văn...để tổ chức giải quyết. Ví
dụ:
Ngày 16 tháng 8 năm 2006, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I có Cơng văn số: 296/CĐVTLT-GDTX gửi Bộ Giáo dục
và Đào tạo về việc đề nghị Bộ giao cho Trường được đào tạo trình độ cao
đẳng các ngành học: Lưu trữ học; Quản trị văn phịng; Thư ký văn phịng;
Thơng tin thư viện theo hình thức vừa làm vừa học . Căn cứ đề nghị của
Trường, ngày 21 tháng 8 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo có
Cơng văn số: 7428/BGDDT-ĐH&SĐH trả lời đồng ý để Trường được đào tạo

ở trình độ cao đẳng theo hình thức vừa làm vừa học các ngành hoc mà Trường
đề nghị.
Ví dụ trên là một biểu hiện sinh động về vai trò tác dụng của văn bản
trong hoạt động của Hiệu trưởng tổ chức các hoạt động của nhà trường.
b. Vai trò của văn bản trong truyền đạt quyết định quản lý của Hiệu
trưởng
Quyết định quản lý ở đây được hiểu theo nghĩa rộng. Đó là các kết luận
của Hiệu trưởng trong quá trình tổ chức thực hiện, chức năng, nhiệm vụ của
Trường.
Đề tài nghiên cứu khoa học

15

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Các kết luận đó được lập thành văn bản. Các nhà nghiên cứu gọi đó là
hiện tượng văn bản hố.
Đứng ở góc độ thơng tin, văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin. Trong phạm vi một cơ quan, về vai trị tác dụng, văn bản có mối
quan hệ mật thiết với thủ trưởng cơ quan. Văn bản vừa là sản phẩm lao động
trí tuệ của thủ trưởng, vừa là phương tiện quan trọng để thủ trưởng truyền đạt
các ý tưởng, các quyết định của mình đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân
hữu quan.
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là cơ quan độc lập.
Trường có phạm vi hoạt động trong phạm vi cả nước. Trường có hàng ngàn
học sinh, sinh viên. Vì vậy Trường có khối lượng cơng tác lớn. Để giải quyết
được khối lượng cơng tác đó, Hiệu trưởng sử dụng hệ thống văn bản để quản
lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, kết luận, quyết định theo
thẩm quyền. Ví dụ:

Ngày 31 tháng 8 năm 2006, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư
Lưu trữ Trung ương I đã ban hành Quyết định số: 474/QĐ-CĐVTLT về việc
quy định chế độ thanh tốn tiền cơng lao động đối với các lớp chính quy, tại
chức và bồi dưỡng ngắn hạn. Đây là một quyết định quản lý bằng văn bản của
Hiệu trưởng đối với việc sử dụng kinh phí của Trường.
Qua hai nội dung nêu trên, chúng ta thấy văn bản có vai trị quan trọng
đối với hoạt động quản lý, điều hành của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn
thư Lưu trữ Trung ương I. Nói đến văn bản cũng là nói thể thức văn bản. Bởi
lẽ văn bản do các thành phần thể thức văn bản tạo thành. Nói vai trị tác dụng
của văn bản cũng là nói vai trị tác dụng của thể thức văn bản. Vì vậy, việc
nghiên cứu về thể thức văn bản để xây dựng mẫu văn bản của Trường là cần
thiết. Nó góp phần thiết thực trong việc tổ chức các hoạt động của Trường.

Đề tài nghiên cứu khoa học

16

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Phần thứ hai
KHẢO SÁT VĂN BẢN
CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
(Những tồn tại và hướng giải quyết)
I. KHẢO SÁT KHỐI VĂN BẢN DO TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU
TRỮ TRUNG ƯƠNG I BAN HÀNH TỪ NGÀY 15 THÁNG 6 NĂM 2005 ĐẾN
NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 2007

Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I được thành lập ngày
15 tháng 6 năm 2005. Đến nay, Trường mới hoạt động được hơn 2 năm. Qua

khảo sát, từ ngày 15 tháng 9 năm 2005 đến ngày 31 tháng 12 năm 2007,
Trường đã ban hành 3858 văn bản. Trong đó năm 2005 ban hành 461 văn
bản; năm 2006 ban hành 1552 văn bản; năm 2007 ban hành 1845 văn bản. Về
thể loại, trong tổng số văn bản đã ban hành, có các hình thức văn bản: Quyết
định, Thơng báo, Kế hoạch, Báo cáo, Hợp đồng, Tờ trình, Công văn, Giấy
Giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy đề nghị. Về mặt thể thức, văn bản của
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I có ưu điểm:
- Văn bản của Trường, nói chung có đủ thể thức.
- Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền.
- Hình thức văn bản phù hợp với nội dung.
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, về thức văn bản của Trường cũng có
những tồn tại dưới đây:
1. Số của văn bản
Qua khảo sát, có 1 hình thức văn bản là Hợp đồng khơng được ghi số
của văn bản. Trong thực tế, mỗi năm Trường ký rất nhiều hợp đồng. Hợp
đồng về nhiều loại việc khác nhau và do nhiều đơn vị soạn thảo.
Để phục vụ nhu cầu quản lý và giải quyết công việc, chúng tơi đề nghị
hình thức văn bản Hợp đồng của Trường cũng cần được đánh số. Do có nhiều
loại Hợp đồng cho nên hình thức văn bản này cần được đánh số riêng, bắt đầu
từ 01 cho Hợp đồng được ký đầu tiên trong năm. Cũng do Hợp đồng có nội
Đề tài nghiên cứu khoa học

17

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


dung thuộc các đơn vị khác nhau soạn thảo, vì vậy trong cụm từ chỉ số và ký
hiệu của Hợp đồng nên ghi tên đơn vị soạn thảo Hợp đồng. Ví dụ:
Số:01/HĐ-CĐVTLT-HCTC (Hợp đồng này do Phịng Hành chính Tổ

chức soạn thảo).
Số 02/HĐ-CĐVTLT-GDTX (Hợp đồng này do Khoa Giáo dục thường
xuyên soạn thảo).
2. Ký hiệu của văn bản
Trong văn bản do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I ban
hành có 01 văn bản ghi ký hiệu khơng phù hợp. Đó là Cơng văn số: 532/CVCĐVTLT ngày 16 tháng 11 năm 2006 về việc mất tài sản của học sinh dự thi
cao đẳng.
Theo Thông tư số 55/2005/BNV-VPCP ngày 16 tháng 5 năm 2005 của
liên bộ Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản (sau đây viết tắt là Thơng tư 55) thì loại văn bản có tên gọi
là Công văn, không phải ghi chữ viết tắt tên gọi văn bản trong thành phần số
và ký hiệu văn bản (cụ thể là khơng có chữ CV).
Chúng tơi đề nghị: Loại văn bản Công văn do Trường ban hành nên ghi
chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản sau chữ viết tắt tên Trường . Ví dụ:
Số:
soạn thảo).

/CĐVTLT-GDTX (Công văn do Khoa Giáo dục thường xuyên

Số:
soạn thảo).

/CĐVTLT-HCTC (Cơng văn do Phịng Hành chính Tổ chức

3. Trích yếu nội dung văn bản
Qua khảo sát, nói chung các văn bản do Trường ban hành đều có trích
yếu nội dung rõ ràng. Tuy vậy ở những văn bản có nội dung về cơng tác đào
tạo, việc dùng chữ khóa học, chữ hệ nghề ở trích yếu nội dung chưa được
thống nhất. Dưới đây là những trường hợp cụ thể.
a. Chữ “khóa học”

Trường hợp 1: Tại văn bản số 548/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Thực tập tay nghề và thực tập tốt nghiệp
lớp Trung cấp Thư ký văn phòng 12 tháng k3. Trong văn bản này, chúng tơi
hiểu chữ k là chữ khố và được viết tắt.
Trường hợp 2: Tại văn bản số 537/KH-CĐVTLT ngày 21 tháng 1 năm
2006, trích yếu nội dung viết: Kế hoạch thực tập tay nghề và thực tập tốt
nghiệp lớp Trung cấp Hành chính-Văn thư 12 tháng khóa 3. Trong văn bản
này, chữ khố được viết đủ chữ; khơng viết tắt.
Đề tài nghiên cứu khoa học

18

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Trường hợp 3: Tại Quyết định số 396/QĐ-CĐVTLT ngày 04 tháng 8
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Về việc cử học sinh hệ Nghề khóa (20052006) đi thực tập tốt nghiệp. Trong văn bản này, sau chữ khố có cụm chữ số
chỉ thời gian của khoá học và được để trong ngoặc đơn ( ).
Ý kiến của chúng tôi về chữ khoá (khoá học) như sau:
Chữ khoá (khoá học) được dùng theo ba nghĩa.
Nghĩa thứ nhất: Chữ khóa được dùng để chỉ số thứ tự các lần tuyển
sinh trong cùng một ngành đào tạo. Mỗi một lần tuyển sinh được đánh một số.
Số thứ tự đó là số khóa.Ví dụ: khố 1; khố 2…
Nghĩa thứ hai: Chữ khóa được dùng để chỉ thời gian đào tạo một lớp
học của một ngành đào tạo. Lớp học đó bắt đầu học (khai giảng) từ năm nào
đến năm nào thì bế giảng. Ví dụ:
Viết: lớp Cao đẳng Quản trị văn phịng khóa 1 (2007-2010) được hiểu
là lớp Cao đẳng Quản trị Văn phịng khóa 1 học từ năm 2007 đến năm 2010
thì bế giảng.
Nghĩa thứ ba. Chữ khoá đươc dùng để chỉ năm học. Ví dụ:

Trong khố học 2007-2008, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I đề ra các chỉ tiêu dưới đây cho học sinh sinh viên phấn
đấu:...................... .
Với cách hiểu như trình bày ở trên, chúng tơi đề nghị chữ khóa trong
các văn bản về lớp học nên dùng như sau.
+ Nếu dùng chữ khóa để chỉ số thứ tự các lần tuyển sinh hoặc để chỉ
thứ tự các lớp học (với nghĩa là khóa học thứ mấy) thì viết đủ chữ Khóa. Ví
dụ: Khóa 5. Khơng viết tắt chữ khóa thành chữ k.
+ Nếu dùng chữ khóa vừa để chỉ số thứ tự của lần tuyển sinh, vừa để
chỉ thời gian đào tạo của khố đó từ năm nào đến năm nào thì viết đủ chữ
khóa có kèm theo số thứ tự của khóa và thời gian đào tạo. Năm chỉ thời gian
đào tạo được để trong ngoặc đơn. Ví dụ: Khóa 8 (2007-2009).
+ Nếu dùng chữ khóa để chỉ khố học đó thuộc năm nào thì sử dụng
cụm từ: khóa học 200…- 200... Cụm chữ số chỉ năm học khơng để trong
ngoặc đơn. Ví dụ:
Về việc cử học sinh Trung cấp Hành chính Văn phịng khóa học 20072009 đi thực tập tốt nghiệp.
b. Chữ hệ "Nghề"
Trong các văn bản quyết định về học sinh, chữ hệ nghề khơng được
dùng thống nhất. Ví dụ:

Đề tài nghiên cứu khoa học

19

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Trường hợp 1: Tại Quyết định số 466/QĐ-CĐVTLT ngày 29 tháng 8
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Cho học sinh Nguyễn Thùy Dung-Lớp
Thư ký Văn phòng k4 hệ Nghề chính quy khố 2005-2006 thơi học. Trong

văn bản này, sau chữ nghề có chữ chính quy.
Trường hợp 2: Tại Quyết định số 396/QĐ-CĐVTLT ngày 04 tháng 8
năm 2006, trích yếu nội dung viết: Về việc cử học sinh hệ Nghề khóa (20052006) đi thực tập tốt nghiệp. Trong văn bản này, sau chữ nghề khơng có chữ
chính quy.
Căn cứ vào các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo, văn bản của Bộ
Lao động-Thương binh và Xã hội, chúng tơi đề nghị các văn bản có sử dụng
chữ lớp học nghề, đào tạo nghề hoặc hệ nghề, không cần viết thêm chữ chính
quy mà chỉ cần viết chữ nghề là được.
4. Chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản
Qua khảo sát văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I, về vấn đề chức vụ, họ, tên, chữ ký của người ký văn bản, chúng tôi
thấy nội dung cần quan tâm là việc ghi học hàm, học vị của người ký văn bản
chưa được thống nhất. Ví dụ:
Trường hợp 1: Tại Quyết định số 448/QĐ-CĐVTLT ngày 25 tháng 8
năm 2006 của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I về việc kỷ
luật học sinh, ở phần họ tên của người ký ghi: Ths. Dương Mạnh Hùng. Trong
văn bản này có viết chữ Ths (thạc sĩ) trước họ tên người ký.
Trường hợp 2: Tại văn bản số 395/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11
năm 2006 của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I về Kế hoạch
thực tập tay nghề và thực tập tốt nghiệp lớp Trung cấp Hành chính-Văn thư
12 tháng khoá 3, ở phần họ tên của người ký ghi: Dương Mạnh Hùng. Trong
văn bản này không viết chữ Ths (thạc sĩ) trước họ tên người ký. Mặc dù cả hai
văn bản nêu trên đều có nội dung về đào tạo và do cùng một người có học
hàm thạc sĩ ký.
Về việc ghi thêm học hàm, học vị trước họ tên của người ký trong văn
bản, tại tiết c của điểm thứ 7 Thông tư 55 quy định:
“Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của
người ký, không phải ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ
văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong

những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị”.
Như vậy, theo Thông tư 55, việc ghi học hàm, học vị trong các văn bản
có thể hiểu như sau:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trừ văn
bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, văn bản
Đề tài nghiên cứu khoa học

20

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


của các cơ quan cịn lại khơng phải ghi học hàm, học vị trước họ tên của
người ký.
- Ngay cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của các
cơ quan sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học nói chung cũng khơng
phải ghi học hàm, học vị trước họ tên của người ký, chỉ trừ những trường hợp
cần thiết.
- Thông tư 55 chỉ quy định việc viết học hàm, học vị trước họ tên của
người ký đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Khơng
quy định đối với loại văn bản khác-văn bản chuyên môn.
- Thông tư 55 cũng không quy định cụ thể trường hợp nào là trường
hợp cần thiết cần ghi học hàm, học vị trước họ tên của người ký đối với loại
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của cơ quan sự nghiệp
giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học.
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của liên bộ Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản là văn bản quy phạm pháp luật. Những vấn đề nêu
trên chưa có văn bản hướng dẫn thực hiện. Đây là vấn đề khó, vượt quá phạm
vi nghiên cứu của đề tài cấp cơ sở. Tuy vậy, để phục vụ cho đề tài này, chúng

tôi vẫn phải nghiên cứu và xin đề xuất ý kiến việc ghi học hàm, học vị trước
họ tên của người ký các văn bản của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I nên như sau.
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I là cơ quan sự nghiệp
giáo dục. Vận dụng Thông tư 55, trên các văn bản hành chính của Trường,
trong những trường hợp cần thiết, trước họ tên của người ký, nên ghi danh
hiệu danh dự học hàm, học vị. Vấn đề ở đây là trường hợp nào là trường hợp
cần thiết. Theo chúng tơi có rất nhiều trường hợp cụ thể được coi là cần thiết.
Không thể liệt kê hết được. Phương pháp chung, chúng tôi đề nghị hướng giải
quyết là: nên coi những việc thuộc lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học,
hợp tác quốc tế là những việc thuộc trường hợp cần thiết. Như vậy có nghĩa là
trên các văn bản hành chính do Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I ban hành có nội dung thuộc lĩnh vực nói trên thì nên ghi thêm học
hàm, học vị trước họ tên của người ký. Ví dụ các văn bản:
- Công văn chiêu sinh;
- Quyết định trúng tuyển vào học các ngành, nghề đào tạo thuộc
Trường;
- Kế hoạch đào tạo;
- Quyết định tốt nghiệp cho học sinh, sinh viên;
- Quyết định khen thưởng học sinh, sinh viên;
- Hợp đồng về đào tạo;
Đề tài nghiên cứu khoa học

21

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


- Kế hoạch hợp tác quốc tế;
- Kế hoạch nghiên cứu khoa học;

- Quyết định thành lập hội đồng khoa học, hội đồng nghiệm thu đề tài
nghiên cứu khoa học;
- Quyết định cử chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học;
- V.v...
5. Nơi nhận
Trong nhiều văn bản của Trường, ở yếu tố nơi nhận có tồn tại là: tên
đơn vị nhận văn bản, ghi khơng thống nhất. Có văn bản ghi phòng, khoa trước
chữ viết tắt tên đơn vị nhận văn bản. Có văn bản khơng ghi phịng, khoa. Ví
dụ:
Trường hợp 1: Tại Quyết định số 448/QĐ-CĐVTLT ngày 25 tháng 8
năm 2006 về việc kỷ luật học sinh Nguyễn Hải Nga, lớp Văn thư đánh máy
K6A khóa 2005-2006, ghi:
Nơi nhận:
- Như điều 2;
- Ông Nguyễn Văn Nhinh (để biết);
- Lưu: VT, QLHSSV.
Tại Quyết định này khơng viết chữ phịng trước cụm từ QLHSSV).
Trường hợp 2: Tại văn bản số 548/KH-CĐVTLT ngày 24 tháng 11
năm 2006 về kế hoạch thực tập tay nghề và thực tập tốt nghiệp lớp Trung cấp
Thư ký văn phòng 12 tháng k3, ghi:
Nơi nhận:
- Phòng Đào tạo;
- Phịng HCTC;
- Phịng TCKT;
- Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng;
- Lưu: VT, Khoa HCVP&TTTV, Khoa Thư ký.
Tại văn bản này, ở nơi nhận có viết chữ phịng, chữ khoa trước tên đơn
vị nhận văn bản.
Về việc ghi tên đơn vị nhận văn bản ở nơi nhận, tại điểm thứ 9 của Mục
II Thông tư 55 quy định:

“ …; Căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đề tài nghiên cứu khoa học

22

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Đối với văn bản chỉ gửi cho một số nhóm đối tượng cụ thể thì phải ghi
tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi
cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung,
ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã (thuộc tỉnh...).
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi
nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ
chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp
theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công
văn”.
Như vậy, theo Thông tư 55, trừ trường hợp văn bản được gửi cho một
hoặc một số nhóm đối tượng nhất định, các văn bản còn lại, ở phần nơi nhận
cần ghi tên cơ quan, tên tổ chức, tên đơn vị nhận văn bản. Theo chúng tôi, ở
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, tên đơn vị thuộc trường là
tên các phòng, khoa, trung tâm. Vì vậy trong các văn bản do Trường ban hành

chúng tôi đề nghị:
- Ở nơi nhận cần ghi đủ chữ phòng hoặc khoa, trung tâm.
- Trong trường hợp tên đơn vị là trung tâm, nên viết tắt chữ trung (T),
còn chữ tâm được viết đầy đủ (Tâm). Các chữ còn lại của tên đơn vị nhận văn
bản nên viết tắt bằng chữ in hoa. Ví dụ:
Nơi nhận:
- Phịng HCTC;
- Khoa HCVP&TTTV;
- T.Tâm ĐTN.
- Trường hợp trong cùng một dòng viết tên nhiều phịng, nhiều khoa thì
chỉ nên viết đủ một chữ phịng hoặc chữ khoa đầu tiên và có dấu hai chấm( : ).
Sau đó viết tắt tên đơn vị nhận văn bản. Ví dụ:
Nơi nhận:
- Phịng: ĐT, HCTC;
- Khoa: TK, GDTX.
II. KHẢO SÁT CÁC MẪU VĂN BẢN DO TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU
TRỮ TRUNG ƯƠNG I BAN HÀNH

1. Số lượng mẫu và hình thức văn bản
Đề tài nghiên cứu khoa học

23

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Ngày 04 tháng 6 năm 2006, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung
ương I có văn bản số 177/TB-CĐVTLT về việc ban hành mẫu của 23 loại văn
bản bao gồm 36 mẫu cụ thể. Theo thông báo, 36 mẫu văn bản gồm có:
Mẫu số 01: Nghị quyết Hội nghị cán bộ, công chức.

Mẫu số 02: Nghị quyết liên tịch.
Mẫu số 03: Quyết định thông thường.
Mẫu số 04: Quy định hoặc Quy chế ban hành kèm theo Quyết định.
Mẫu số 05: Quyết định ban hành kèm theo chương trình hành động.
Mẫu số 06: Chương trình hành động kèm theo Quyết định.
Mẫu số 07: Chương trình hội nghị (cuộc họp).
Mẫu số 08: Báo cáo.
Mẫu số 09: Báo cáo của Ban chỉ đạo, Hội đồng do Hiệu trưởng thành lập.

Mẫu số 10: Biên bản họp.
Mẫu số 11: Kế hoạch.
Mẫu số 12: Tờ trình.
Mẫu số 13: Cơng văn trả lời.
Mẫu số 14: Cơng văn thu hồi.
Mẫu số 15: Công văn mời, báo đưa tin.
Mẫu số 16: Công văn mời họp.
Mẫu số 17: Công văn của Ban chỉ đạo, Hội đồng do Hiệu trưởng thành lập.

Mẫu số 18: Công văn thông thường.
Mẫu số 19: Thông báo.
Mẫu số 20: Thông báo kết luận Hội nghị, cuộc họp.
Mẫu số 21: Thông báo kết luận giao ban công tác tuần.
Mẫu số 22: Giấy mời họp.
Mẫu số 23: Giấy giới thiệu (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấy A4).
Mẫu số 24: Giấy đi đường.
Mẫu số 25: Giấy ủy quyền (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).
Mẫu số 26: Giấy cam đoan (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).
Mẫu số 27: Giấy đề nghị.
Mẫu số 28: Giấy đề nghị thanh toán.
Mẫu số 29: Giấy đề nghị tạm ứng.

Đề tài nghiên cứu khoa học

24

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm


Mẫu số 30: Giấy nghỉ phép (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấy A4).
Mẫu số 31: Đơn xin nghỉ phép.
Mẫu số 32: Đơn xin xác nhận (dùng cho cán bộ, giáo viên và học sinh).

Mẫu số 33: Giấy đề nghị sử dụng xe ô tô (cỡ văn bản bằng 1/2 khổ giấy
A4).
Mẫu số 34: Hợp đồng vụ việc.
Mẫu số 35: Hợp đồng làm việc lần đầu.
Mẫu số 36: Hợp đồng làm việc.
2. Những tồn tại trong các mẫu văn bản đã ban hành
Trong hoàn cảnh mới được thành lập, Trường đã mẫu hóa được 36 mẫu
văn bản là sự quan tâm rất lớn của Ban Giám hiệu và Văn phòng nhà trường.
Qua nghiên cứu 36 mẫu, chúng tôi thấy trong mỗi mẫu văn bản, giữa hai bộ
phận là thể thức và nội dung thì phần thể thức được mẫu hố nhiều hơn. Phần
nội dung của văn bản được mẫu hoá ít. Tuy vậy căn cứ vào mẫu, cán bộ công
chức nhà trường soạn thảo văn bản cũng được thuận lợi hơn so với khơng có
mẫu. Nói như vậy để bộc lộ một điều là nếu đề tài có đưa ra những đề nghị
nào đó thì chỉ là phần thêm vào điều đã có cho hồn thiện hơn. Với cách nghĩ
như trên, chúng tơi mạnh dạn trình bày một số nội dung dưới đây.
- Thứ nhất: Trong 36 mẫu, có nhiều mẫu, cách viết chỉ dẫn sử dụng mẫu
chưa phù hợp. Ví dụ:
Mẫu số 03: Quyết định thơng thường.
Mẫu số 05: Quyết định ban hành kèm theo chương trình hành động.

Theo chúng tôi không viết Quyết định thông thường, Quyết định ban
hành kèm theo chương trình hành động.
Ở hai ví dụ nêu trên, nếu muốn chỉ Quyết định đó là loại Quyết định
trực tiếp hay Quyết định ban hành một văn bản khác thì chữ trực tiếp, chữ ban
hành một văn bản khác được để trong ngoặc đơn ( ) sau tên loại văn bản. Ví
dụ:
Mẫu số 03 ở trên, nên viết là: Quyết định (quyết định trực tiếp).
Mẫu số 05 ở trên, nên viết là: Quyết định (Quyết định ban hành chương
trình hành động).
- Thứ hai: Trong 36 mẫu, mẫu số 20: Thông báo kết luận hội nghị, cuộc họp.
Nội dung của mẫu này trùng với mẫu số 21: Thông báo kết luận giao ban
công tác tuần. Theo chúng tôi nên ghép mẫu số 20 và mẫu số 21 thành 1 mẫu.
- Thứ ba: Mẫu số 25: Giấy uỷ quyền (dành cho cán bộ, giáo viên và học
sinh). Trong mẫu có mục xác nhận của nhà trường. Chúng tơi thấy, giấy uỷ
Đề tài nghiên cứu khoa học

25

Chủ nhiệm: Trần Như Nghiêm