Luận văn thạc sĩ nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố hồ chí minh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.46 MB, 140 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
...
---------------------------------------------
TRẦN MINH TÂN
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Hà Nội – Năm 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
------------------------------------------------
TRẦN MINH TÂN
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL VÀO KẾ TOÁN
CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
Mã Số: 60.34.05
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ðỖ QUANG GIÁM
Hà Nội – Năm 2011
LỜI CAM ðOAN
Tơi xin cam đoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu đã được trình bày trong
luận văn là trung thực và chưa hề ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào, hoặc
chưa được ai cơng bố trong bất kỳ một cơng trình nghiên cứu khoa học nào khác.
Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011
Tác giả
Trần Minh Tân
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
i
LỜI CẢM ƠN
Trong q trình học tập và hồn thiện đề tài nghiên cứu của mình, tơi đã nhận
được rất nhiều sự giúp đỡ, động viên nhiệt tình của các tập thể và cá nhân trong
Trường ðại học nông nghiệp Hà Nội, cũng như đơn vị cơng tác.
Tơi xin trân thành cảm ơn tới các thầy, cô giáo Khoa kế tốn và Quản trị kinh
doanh, Viện ðào tại sau đại học, Bộ mơn Kế tốn – Trường ðại học Nơng nghiệp
Hà Nội ñã truyền ñạt những kiến thức thiết thực, sâu rộng, thực tế về Quản trị kinh
doanh cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện làm luận văn tốt nghiệp.
ðặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS. ðỗ Quang
Giám đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo, hướng dẫn tơi trong suốt quá trình thực hiện luận
văn tốt nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn./.
Tp.hcm, ngày 18 tháng 09 năm 2011
Tác giả
Trần Minh Tân
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
ii
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ðOAN .......................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................... v
DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ðỒ ...................................................................vi
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC ...............................................................................viii
PHẦN 1: MỞ ðẦU .................................................................................................... 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài........................................................................................ 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................. 3
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 3
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu ....................................................................................... 3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................... 3
1.4 Những câu hỏi đặt ra trong q trình nghiên cứu ................................................. 4
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU ............................................... 5
2.1. Tổng quan về kế toán........................................................................................... 5
2.1.1 Bản chất của kế toán .......................................................................................... 5
2.1.2 ðối tượng của kế tốn........................................................................................ 5
2.1.3Vai trị, u cầu và nguyên tắc của kế toán ........................................................ 8
2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ................................................... 13
2.1.4.1 Chứng từ kế toán........................................................................................... 13
2.1.4.2 Tài khoản kế toán.......................................................................................... 14
2.1.4.3 Sổ kế tốn...................................................................................................... 15
2.1.4.4 Báo cáo tài chính........................................................................................... 16
2.1.4.5 Một số điều lưu ý khi tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa.17
2.1.4.6 Mục đích, u cầu tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa..... 18
2.1.4.7 Các nhân tố chi phối đến tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa
................................................................................................................................... 19
2.1.4.8 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa ................... 22
2.2 Tổng quan về các ứng dụng của Excel ............................................................... 22
2.2.1Lập công thức và hàm ...................................................................................... 23
2.2.2 Các hàm số thường dùng trong kế toán excel ................................................. 23
PHẦN 3: ðẶC ðIỂM ðỊA BÀN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN
CỨU.......................................................................................................................... 27
3.1 ðặc ñiểm ñịa bàn nghiên cứu ............................................................................. 27
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
iii
3.1.1 Giới thiệu khái quát về ñịa lý, ñiều kiện tự nhiên và ñiều kiện kinh tế - xã hội ở
thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................... 27
3.1.2 ðặc điểm và vai trị của các DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh ................. 28
3.1.2.1 ðặc ñiểm của DNNVV ................................................................................. 28
3.1.2.2 Vai trò của DNNVV ..................................................................................... 28
3.1.2.3 Xu hướng phát triển của DNNVV ................................................................ 29
3.1.2.4 Những thuận lợi và khó khăn của DNNVV ................................................. 29
3.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 30
3.2.1 Thu thập số liệu sơ cấp .................................................................................... 30
3.2.2 Thu thập số liệu thứ cấp .................................................................................. 31
3.2.3 Phương pháp phân tích .................................................................................... 31
PHẦN 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN........................................ 32
4.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế tốn trong các DNNVV ở
thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................................ 32
4.1.1 Nhu cầu thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp ñiều tra ............................ 32
4.1.2 Thực trạng ứng dụng cơng tác kế tốn trên Excel .......................................... 33
4.1.3 ðặc điểm chung khi tổ chức cơng tác kế tốn trên Excel................................ 37
4.2 Các giải pháp kỹ thuật ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế tốn cho các
DNNVV .................................................................................................................... 37
4.2.1 Giới thiệu mơ hình ứng dụng Phần mềm Excel vào cơng tác tổ chức kế tốn .... 37
4.2.2 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác quản lý kho .................... 41
4.2.3 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác xử lý số liệu trên Sổ Nhật
ký chung.................................................................................................................... 70
4.2.4 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác tự động lập Sổ sách kế tốn
................................................................................................................................... 76
4.2.5 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tự động lập Báo cáo tài
chính.......................................................................................................................... 87
4.2.5.1 Lập cơng thức cho Bảng cân đối tài khoản................................................... 87
4.2.5.2 Lập cơng thức cho Báo cáo kết quả kinh doanh ........................................... 89
4.2.5.3 Lập cơng thức cho Bảng cân đối kế tốn...................................................... 91
4.2.6 Giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác tạo Sổ sách cho tháng (kỳ)
sau và liên kết số ñầu tháng (kỳ) .............................................................................. 95
PHẦN 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................. 97
5.1 Kết luận............................................................................................................... 97
5.2 Kiến nghị............................................................................................................. 98
Tài liệu tham khảo .................................................................................................... 99
CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
iv
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCN_HH: Báo cáo nhập hàng hóa
BCX_HH: Báo cáo xuất hàng hóa
BCN_HH_IN: Hình kê doanh số mua vào
BCX_HH_IN: Hình kê doanh số bán ra
CANDOI: Hình cân đối tài khoản
CDKT: Hình cân đối kế tốn
DANHMUC_KHB: Danh mục khách hàng bán
DANHMUC_KHM: Danh mục khách hàng mua
DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa
ðVT: ðơn vị tính
GTGT: giá trị gia tăng
HDBR: Hóa đơn bán ra
HDMV: Hóa đơn mua vào
KH: Ký hiệu hóa đơn
KQKD: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
NHATKYC: Sổ nhật ký chung
NXT_HH: Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
SCT_BANHANG: Sổ chi tiết bán hàng
SCT_TT_MB: Sổ chi tiết thanh tốn mua bán
SCT_VT_HH: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
SHð: Số hóa đơn
SOCAI: Sổ cái
SOQUY_NH: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
SOQUY_TM: Sổ quỹ tiền mặt
VAT: Thuế giá trị gia tăng
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
v
DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG VÀ SƠ ðỒ
Trang
Hình 4.1: Hình Mở một modul mới để viết chương trình đọc số ............................ 48
Hình 4.2: Hình custom Autofilter dùng để lọc ẩn .................................................... 53
Hình 4.3: Hình sort dùng để sắp xếp dữ liệu ............................................................ 62
Hình 4.4:Hình bảng kê hóa đơn mua vào của mã vạch ............................................ 69
Hình 4.5:Hình bảng kê hóa đơn bán ra của mã vạch................................................ 69
Hình 4.6: Hình Tờ khai thuế giá trị gia tăng của mã vạch........................................ 70
Hình 4.7: Hình ẩn các cột đang chọn........................................................................ 95
Bảng 3.1: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo vốn ñiều lệ............................. 30
Bảng 3.2: Phân loại các doanh nghiệp khảo sát theo số lượng lao động................. 31
Bảng 4.1: Tình hình nhu cầu và mức độ đáp ứng nhu cầu thơng tin của kế tốn .... 32
Bảng 4.2: Mức độ thành cơng của thơng tin kế tốn ................................................ 32
Bảng 4.3: Tình hình sử dụng máy tính vào kế tốn.................................................. 33
Bảng 4.4: Tình hình tin học hóa cơng tác kế tốn trong các doanh nghiệp ñiều tra 33
Bảng 4.5: Tỷ lệ công ty sử dụng Excel vào kế toán và số lượng nhân viên kế toán 33
Bảng 4.6: Báo cáo lý do chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế
tốn ........................................................................................................................... 33
Bảng 4.7: Báo cáo phạm vi tự ñộng khi ứng dụng Excel vào kế toán..................... 35
Bảng 4.8: Báo cáo về sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel với phương
pháp kế tốn thủ cơng ............................................................................................... 35
Bảng 4.9: Báo cáo về các yếu tố ảnh hưởng ñến việc ứng dụng Excel vào kế tốn
thành cơng................................................................................................................. 36
Bảng 4.10: Danh mục khách hàng bán ..................................................................... 44
Bảng 4.11: Danh mục khách hàng mua .................................................................... 45
Bảng 4.12: Danh mục hàng hóa ............................................................................... 45
Bảng 4.13: Bảng kê hóa đơn mua vào ...................................................................... 46
Bảng 4.14: Phiếu nhập ........................................................................................... 47
Bảng 4.15: Bảng kê hóa đơn đầu ra........................................................................ 53
Bảng 4.16: Phiếu xuất............................................................................................... 55
Bảng 4.17:Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa ...................................................... 57
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
vi
Bảng 4.18:Sổ chi tiết vật tư hàng hóa....................................................................... 59
Bảng 4.19: Bảng kê doanh số mua vào..................................................................... 64
Bảng 4.20: Bảng kê doanh số bán ra ....................................................................... 66
Bảng 4.21: Bảng kê hóa ñơn mua vào theo mẫu 01-2/GTGT .................................. 67
Bảng 4.22: Bảng kê hóa đơn bán ra theo mẫu 01-1/GTGT...................................... 68
Bảng 4.23: Sổ nhật ký chung .................................................................................... 70
Bảng 4.24: Phiếu thu................................................................................................. 73
Bảng 4.25: Phiếu chi................................................................................................. 75
Bảng 4.26: Sổ cái ..................................................................................................... 77
Bảng 4.27: Sổ quỹ tiền mặt....................................................................................... 79
Bảng 4.28: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng ..................................................................... 82
Bảng 4.29: Sổ chi tiết thanh toán mua bán ............................................................... 83
Bảng 4.30: Sổ chi tiết bán hàng ................................................................................ 85
Bảng 4.31: Hình cân đối tài khoản ........................................................................... 87
Bảng 4.32: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh .................................................. 89
Bảng 4.33: Hình cân đối kế tốn .............................................................................. 92
Sơ đồ 4.1: Mơ Hình ứng dụng phần mềm excel vào kế tốn ................................... 38
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ truyền số liệu giữa các Sổ sách và Báo cáo kế toán ..................... 39
Sơ ñồ 4.3: Mối quan hệ giữa sổ sách và báo cáo dùng ñể quản lý kho .................... 43
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
vii
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Trang
Phụ lục 1:Thư và phiếu khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản
lý hệ thống thơng tin kế tốn .................................................................................. 100
Phụ lục 2: Báo cáo tổng hợp kết quả ñiều tra qua phiếu khảo sát của 100 doanh
nghiệp...................................................................................................................... 104
Phụ lục 3: Danh mục khách hàng bán (DANHMUC_KHB).................................. 108
Phụ lục 4: Danh mục khách hàng mua (DANHMUC_KHM)................................ 108
Phụ lục 5: Danh mục hàng hóa (DANHMUC_HH)............................................... 108
Phụ lục 6: Bảng kê hóa đơn mua vào (BCN_HH).................................................. 109
Phụ lục 7: Phiếu nhập ............................................................................................. 109
Phụ lục 8: Bảng kê hóa đơn bán ra (BCX_HH) ..................................................... 110
Phụ lục 9: Phiếu xuất .............................................................................................. 110
Phụ lục 10: Báo cáo (tổng hợp) nhập, xuất và tồn kho hàng hóa (NXT_HH) ....... 111
Phụ lục 11: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa ................................................................... 111
Phụ lục 12: Bảng kê doanh số mua vào (BCN_HH_IN) ........................................ 112
Phụ lục 13: Bảng kê doanh số bán ra (BCX_HH_IN)............................................ 112
Phụ lục 14: Bảng mã tài khoản ............................................................................... 113
Phụ lục 15: Sổ nhật ký chung ................................................................................. 117
Phụ lục 16: Phiếu thu .............................................................................................. 117
Phụ lục 17: Phiếu chi .............................................................................................. 118
Phụ lục 18: Sổ cái ................................................................................................... 118
Phụ lục 19: Sổ quỹ tiền mặt .................................................................................... 119
Phụ lục 20: Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng ................................................................... 119
Phụ lục 21: Sổ chi tiết thanh toán mua bán ............................................................ 120
Phụ lục 22: Sổ chi tiết bán hàng ............................................................................. 120
Phụ lục 23: Bảng cân ñối tài khoản ........................................................................ 121
Phụ lục 24: Báo cáo kết quả hoạt ñộng kinh doanh................................................ 121
Phụ lục 25: Bảng cân đối kế tốn ........................................................................... 122
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
viii
PHẦN 1: MỞ ðẦU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại ngày nay, ngành cơng nghệ thơng tin đã có những thành tựu vượt
bậc, đóng góp cho xã hội rất nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, về thời gian, về tính hiệu
quả và độ tính chính xác cao. Trong bộ máy kế tốn cũng vậy cơng nghệ thơng tin đã
đóng góp một phần rất quan trọng mà một doanh nghiệp nào muốn thành cơng đều phải
ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tin học hóa cơng tác kế tốn của mình. Nhưng để có
được một hệ thống tự động hóa cao trong lãnh vực kế tốn thì doanh nghiệp phải bỏ ra
rất nhiều chi phí để đầu tư trang bị cho bộ máy kế tốn của mình nào là trang bị máy vi
tính, hệ thống mạng, tìm hiểu và mua phần mềm kế tốn. Chính vì lẽ ñó mà các doanh
nghiệp rất cân nhắc là nên chọn giải pháp nào để tin học hóa trong lãnh vực kế tốn cho
phù hợp với quy mơ của từng doanh nghiệp ñồng thời ñạt ñược hiệu quả cao về chi phí
đầu tư.
Vậy để đáp ứng được u cầu này, thì doanh nghiệp có thể chọn các giải pháp
như sau: (i) Ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán, (ii) Mua phần mềm kế toán chuyên
biệt trên thị trường, hoặc (iii) ðặt hàng cho các cơng ty phần mềm để thiết kế phần
mềm kế tốn cho phù hợp với cơng ty của mình.
Từ thực tế cho ta thấy việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn ở các doanh
nghiệp chính là việc tổ chức cơng tác kế tốn phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính,
và phải đạt ñược sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng,
chính xác và lại bảo ñảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp có quy mơ lớn, bộ máy kế tốn bao gồm
nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính
sẽ địi hỏi một phần mềm kế tốn chun biệt với hệ thống máy vi tính nối mạng là
chuyện cần thiết và nên ñầu tư. Nhưng ñối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV),
bộ máy kế tốn chỉ cần một hoặc tối đa là bốn, năm nhân viên làm kế tốn thì khơng
cần đỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, khơng cần phải có một phần
mềm kế tốn riêng biệt do một số chuyên gia lập trình. Thực tế, doanh nghiệp đó chỉ
cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn. ðiều quan
trọng là nhân viên kế tốn phải có một trình độ chun mơn nhất định về vi tính đặc biệt
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
1
là các phần mềm ứng dụng như Excel, Acces v.v...Hơn nữa, loại hình doanh nghiệp nhỏ
và vừa có tổ chức bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, nhằm tiết kiệm ñược chi phí và ñưa ra
các quyết ñịnh một cách nhanh chóng, kịp thời.
ðối với doanh nghiệp lớn thì giải pháp nên được tính đến là mua phần mềm kế
tốn chuyên biệt trên thị trường hay ñặt hàng cho các cơng ty phần mềm để thiết kế
phần mềm kế tốn cho phù hợp với cơng ty của mình. Giải pháp này thì chi phí rất cao
(bao gồm chi phí mua phần mềm hay chi phí thiết kế phần mềm và chi phí thiết bị mạng
máy tính cũng như phải tốn chi phí cho một đội ngũ nhân viên kế tốn chun nghiệp)
và khó khăn khi thay đổi các quyết định kinh doanh thì phải thay đổi thiết kế lại cho
phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, khi Cơng ty đủ lớn thì cần phải chọn giải pháp này để
đảm bảo được tính chun nghiệp hơn và cũng thơng qua hệ thống này cịn giúp cho
việc kiểm sốt nội bộ được tốt hơn. Trong khi đó, đối với các DNNVV thì chúng ta
nên chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào kế tốn. Áp dụng giải pháp này
thì Doanh nghiệp có những thuận lợi đó là phần mềm Excel đơn giản và khơng địi
hỏi bạn phải có kỹ năng lập trình cao; tiết kiệm được chi phí đầu tư trang bị phần
mềm kế toán chuyên biệt và hệ thống máy tính nối mạng; bộ máy kế tốn gọn nhẹ,
linh hoạt dễ chỉnh sửa khi có nhu cầu cần thay đổi và khơng tốn cơng đào tạo
nhân viên kế tốn.
Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel để làm kế
tốn đều thành cơng và khơng phải mọi doanh nghiệp ñều hiểu ñược nguyên nhân nào
dẫn ñến sự thành cơng này? Sở dĩ như vậy là vì một trong những nguyên nhân quan
trọng nhất là “Chúng ta chưa ý thức ñược tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm
Excel vào kế tốn cho doanh nghiệp của mình”. Nghiên cứu này hy vọng sẽ góp phần
giúp cho các DNNVV giải quyết ñược vấn ñề trên.
Theo Tổng cục Thống kê năm 2008, trong số khoảng 349.309 doanh nghiệp,
các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tới gần 94%, chiếm trên 50% tổng số lao ñộng, và
nộp 17,64% tổng ngân sách thu từ các doanh nghiệp, đóng góp trên 30% GDP cả nước.
DNNVV ñã giải quyết việc làm cho trên 12 triệu lao ñộng và là một ñộng lực quan
trọng cho phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo. Mặc dù trong giai đoạn hội nhập, sắp
tới các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ sẽ gặp nhiều khó khăn, song trong một nền kinh tế
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
2
ñang phát triển như Việt Nam thì việc phát triển lực lượng này là rất quan trọng [7].
Theo chủ trương của chính phủ, đến năm 2010, cả nước sẽ có khoảng 500.000 DNNVV
[6], phần lớn các DNNVV trong số này hiện đóng ở địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn ðề tài: “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm
Excel vào kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở thành phố Hồ Chí Minh”.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung là nghiên cứu ứng dụng phần mềm excel vào kế toán cho các
DNNVV tại thành phố Hồ Chí Minh.
Mục tiêu cụ thể là
- Tổng quan những vấn ñề lý luận và thực tiễn về cơng tác kế tốn trong các
doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán cho các doanh
nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong những năm gần ñây.
- ðề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm ứng dụng phần mềm Excel vào kế toán
cho các DNNVV trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh tốt hơn.
1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 ðối tượng nghiên cứu
ðề tài tập trung vào các đối tượng đó là khai thác ứng dụng phần mềm Excel
vào công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu:
+ Nội dung chỉ nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế tốn
cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc loại hình thương mại, khơng nghiên cứu vào
các phần khác như loại hình sản xuất và cách viết phần mềm kế tốn.
+Khơng gian nghiên cứu là địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
+Thời gian thu thập số liệu nghiên cứu là từ năm 2008 ñến năm 2010 (số liệu
cần thu thập là tình hình ứng dụng phần mềm EXCEL vào kế toán trong các
DNNVV).
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
3
+Thời gian tiến hành nghiên cứu ñề tài là từ tháng 7 năm 2010 ñến tháng 5 năm
2011.
1.4 Những câu hỏi đặt ra trong q trình nghiên cứu
Các câu hỏi sau sẽ ñịnh hướng cho việc thực hiện ñề tài:
- Có hay khơng việc ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế tốn cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Tại sao lại chọn giải pháp ứng dụng phần mềm Excel vào công tác kế toán cho
các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh?
- Có sự khác biệt trong việc ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế tốn với
phương pháp thủ công cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay khơng?
- Các yếu tố nào ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm Excel vào cơng tác kế
tốn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại thành phố Hồ Chí Minh thành cơng?
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
4
PHẦN 2: TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về kế toán
2.1.1 Bản chất của kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế,
tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao ñộng [2]. Dưới góc nhìn này thì
kế tốn là cơng việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các thơng tin tài chính theo một số
ngun tắc nhất định nhằm cung cấp thơng tin cho những người sử dụng thông qua các
báo cáo của kế toán. Việc ghi chép và lập các báo cáo này ñược tiến hành theo các yêu
cầu, nguyên tắc, và phương pháp của kế tốn đã được quy định trước, mà người kế tốn
phải tn theo để phản ánh tình hình tài chính của đơn vị thơng qua các con số “biết
nói”. ðây chính là bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thơng tin.
Hơn nữa, với tốc độ phát triển của khoa học cơng nghệ, thì hình ảnh cặm cụi của
một kế tốn viên ngày nào đã được thay thế bằng các chương trình của máy tính điện
tử. Chính vì vậy cho nên chúng ta có thể xem kế tốn là một hệ thống xử lý và cung cấp
thơng tin đã được số hóa. Vấn đề số hố ở chỗ là mọi thơng tin của kế tốn thời nay
khơng cịn thu thập và truyền đạt bằng tay 100% nữa mà mọi cơng việc của kế tốn có
thể được cơ giới hóa, cơng nghệ hóa từ khâu lập chứng từ đến khâu xử lý, lập báo cáo
và chuyển báo cáo thông qua các thiết bị ñiện tử hiện ñại như: máy quét mã vạch, thiết
bị mạng, mail,… Việc ứng dụng công nghệ vào trong kế tốn đã giúp cho các đơn vị
tiết kiệm ñược rất nhiều chi phí, thời gian, ñồng thời nâng cao tính hiệu quả của việc
cung cấp thơng tin cho những người sử dụng được kịp thời và chính xác hơn.
Tóm lại, bản chất của kế tốn là một trung tâm xử lý và cung cấp thơng tin tài
chính ở đơn vị mình cho các đối tượng có liên quan bằng nhiều cách khác nhau nhằm
mục đính nâng cao được tính hiệu quả của việc truyền đạt thơng tin.
2.1.2 ðối tượng của kế tốn
ðể tiến hành cơng việc theo dõi, ghi chép các thơng tin tài chính một cách chính
xác và khoa học thì chúng ta phải biết được đối tượng cần theo dõi của kế tốn là gì?
Vậy đối tượng của kế tốn là tài sản, nguồn tiền để hình thành nên tài sản
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
5
(thường gọi là nguồn vốn) và sự vận ñộng của tài sản tại ñơn vị.
Sau ñây là một số khái niệm chi tiết của các đối tượng kế tốn:
Tài sản, là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm sốt và có thể thu được lợi ích kinh
tế trong tương lai [3]. Xét về mặt giá trị và tính luân chuyển của tài sản thì tài sản được
chia thành Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn.
Tài sản ngắn hạn gồm tiền và các khoản tương ñương tiền, các khoản ñầu tư tài
chính ngắn hạn, các khoản phải thu (phải thu khách hàng, trả trước cho người bán,…..),
hàng tồn kho, và tài sản ngắn hạn khác (chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản thuế phải
thu,….).
Tài sản dài hạn gồm tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình, bất động
sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính dài hạn, tài sản dài hạn khác,….
Nguồn hình thành tài sản (gọi là nguồn vốn), chính là nguồn tiền ñể hình thành
nên tài sản và ñể tìm ñược nguồn vốn thông thường chúng ta trả lời cho câu hỏi “Nguồn
tiền ở đâu mà có để tài trợ hay mua các tài sản của đơn vị?”. Vậy thì chúng ta có câu trả
lời cho câu hỏi này là hai nguồn tiền ñể tài trợ hay mua các tài sản của ñơn vị bao gồm:
Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và
sự kiện ñã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình [3], bao
gồm các khoản nợ vay ngân hàng, nợ phải trả người bán, nợ thuế nhà nước và nợ tiền
lương,….
Vốn chủ sở hữu, là giá trị vốn của doanh nghiệp, được tính bằng chênh lệch giữa
giá trị tài sản của doanh nghiệp (-) Nợ phải trả, bao gồm vốn ñầu tư của chủ sở hữu,
thặng dư vốn cổ phần, lãi chưa phân phối, quỹ ñầu tư phát triển,…
Sự vận động
của tài sản trong q trình sản xuất kinh doanh, thực tế cho ta thấy tài sản của doanh
nghiệp ln vận động từ dạng này sang dạng khác, và cũng chính nhờ sự vận động này
mới làm cho tài sản của doanh nghiệp lớn thêm nếu doanh nghiệp có lãi cũng như giảm
bớt nếu như doanh nghiệp bị lỗ. Mà chúng ta muốn xác ñịnh ñược lãi hay lỗ thì chúng
ta phải biết được doanh thu, thu nhập khác và chi phí như thế nào.
Doanh thu, thu nhập khác, chi phí và lợi nhuận là thước đo phản ánh tình hình
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
6
kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào.
Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu
được trong kỳ kế tốn, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thơng thường và
các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, khơng bao
gồm khoản góp vốn của cổ đơng hoặc chủ sở hữu [3]. Mặt dù, doanh thu và thu nhập
khác có sự khác biệt như sau
Doanh thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường của
doanh nghiệp bao gồm Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền
bản quyền, cổ tức và lợi nhuận ñược chia,…
Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động ngồi
các hoạt động tạo ra doanh thu ñã nêu ở trên, như thu từ thanh lý tài sản cố ñịnh,
nhượng bán tài sản cố ñịnh, thu tiền phạt do vi phạm hợp đồng,…
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế tốn dưới
hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ
dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, khơng bao gồm khoản phân phối cho cổ đơng hoặc
chủ sở hữu.
Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong q trình hoạt
động kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp và các chi phí khác.
Chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt ñộng kinh doanh
thông thường của doanh nghiệp, như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản
lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan ñến hoạt ñộng cho các
bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền,… Những chi phí này phát sinh
dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết
bị.
Chi phí khác bao gồm các chi phí ngồi các chi phí sản xuất , kinh doanh phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp, như chi phí
về thanh lý, nhượng bán tài sản cố ñịnh, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm
hợp đồng,…
Như vậy ta có thể thấy rằng khi chúng ta nghiên cứu doanh thu, thu nhập khác
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
7
và chi phí thì hiệu số của chúng chính là kết quả kinh doanh lãi hay lỗ của doanh
nghiệp. Mà nếu kết quả là lãi thì sẽ làm cho nguồn vốn lớn lên (cụ thể là vốn chủ sở
hữu lớn lên) hay ñồng nghĩa với tài sản của doanh nghiệp cũng lớn lên (do tài sản luôn
bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn có lãi
thì sẽ làm tài sản càng lớn mạnh hơn”. và ngược lại nếu kết quả là lỗ thì sẽ làm cho
nguồn vốn giảm đi (cụ thể là vốn chủ sở hữu giảm ñi) hay ñồng nghĩa với tài sản của
doanh nghiệp cũng giảm ñi (do tài sản luôn bằng với nguồn vốn). ðiều này cũng thuận
với câu nói “khi doanh nghiệp làm ăn bị thua lỗ thì sẽ làm tài sản càng giảm ñi”. Và cứ
lỗ ñến một lúc nào đó thì doanh nghiệp sẽ bị hết vốn chủ sở hữu mà chỉ còn lại là nợ
phải trả mà thơi.
Tóm lại, đối tượng của kế tốn là tài sản, nguồn hình thành nên tài sản và sự vận
động của tài sản. ðây chính là đối tượng cần nghiên cứu của kế tốn cho dù chúng ta có
tổ chức cơng tác kế tốn thủ cơng hay tổ chức cơng tác kế tốn trên máy đều phải nắm
vững thì mới hy vọng ñạt ñược kết quả nghiên cứu tốt sau này.
2.1.3Vai trò, yêu cầu và nguyên tắt của kế tốn
Vai trị của kế tốn
Vai trị chính yếu của kế tốn là cơng cụ quản lý, giám sát và cung cấp những
thơng tin hữu ích cho sự điều hành quản lý của đơn vị. Có thể chỉ ra vai trị quan trọng
của kế tốn trên các khía cạnh sau:
- Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: kế tốn cung cấp thơng tin kinh tế
tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình và kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, thực
trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt ñộng ñã qua, giúp cho việc kiểm tra
giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy ñộng nguồn vốn vào sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào thơng tin do kế tốn cung cấp, các nhà quản lý ñề
ra các quyết ñịnh kinh doanh hữu ích, đồng thời tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh
tế- kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp cũng như xây dựng hệ thống giải pháp khả thi
nhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Kế tốn phục vụ các nhà đầu tư: thơng tin của kế tốn đươc trình bày dưới
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
8
dạng các báo cáo kế tốn là những thơng tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổng
hợp và tồn diện nhất về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn, tình hình kinh doanh
cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin kế tốn là căn cứ
quan trọng để tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm ñánh giá hiệu quả sử dụng vốn,
hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời những
thơng tin này cịn là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển
những khả năng tiềm tang và dự báo xu hướng phát triển tương lai của doanh nghiệp.
Dựa vào thơng tin do kế tốn cung cấp, các nhà đầu tư nắm ñược hiệu quả của một thời
kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó có các quyết định là nên
đầu tư hay khơng và cũng biết ñược doanh nghiệp ñã sử dụng số vốn đầu tư đó như thế
nào.
- Kế tốn phục vụ Nhà nước: qua việc kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế tốn, nhà
nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị,… từ đó đề ra các chính sách
về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ và thực
hiện các chức năng kiểm sốt vĩ mơ,…
u cầu của Kế Toán
Theo cách tiếp cận của Luật Kế toán Việt Nam[6], có các u cầu kế tốn như sau
(ðiều 6):
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính;
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thơng tin , số liệu kế tốn ;
- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thơng tin, số liệu kế toán;
- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính;
- Thơng tin, số liệu kế tốn phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh ñến khi
kết thúc hoạt ñộng kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt ñộng của
ñơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế tốn của kỳ
trước;
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
9
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống và có thể
so sánh được.
Theo Chuẩn mực kế tốn số 01 – Chuẩn mực chung [3], ñưa ra yêu cầu cơ bản
sau:
- Trung thực: các thơng tin và số liệu kế tốn phải ñược ghi chép và báo cáo trên
cơ sở các bằng chứng ñầy ñủ, khách quan và ñúng với thực tế về hiện trạng, bản chất
nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Khách quan: các thông tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo
đúng với thực tế, khơng bị xun tạc, khơng bị bóp méo;
- ðầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế tốn
phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, khơng bị bỏ sót;
- Kịp thời: các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo kịp
thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, khơng được chậm trễ. Thơng tin kế tốn cung
cấp là u cầu cần thiết ñối với người quản lý cũng như các ñối tượng khác. Thông tin
ñược cung cấp kịp thời, không chậm trễ giúp cho nhà quản lý và các ñối tượng khác
nắm bắt thời cơ và xử lý thông tin kịp thời, có những quyết định đúng đắn trong mọi
tình huống kinh doanh của đơn vị;
- Dễ hiểu: các thơng tin và số liệu kế tốn trình bày trong báo cáo tài chính phải
rõ rang, dễ hiểu đối với người sử dụng. Người sử dụng ở ñây ñược hiểu là người có
hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, về tài chính, kế tốn ở mức trung bình. Thơng tin
về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết
minh;
- Có thể so sánh: các thơng tin và số liệu kế tốn giữa các kỳ kế toán trong một
doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sách được khi tính tốn và trình
bày nhất qn. Trường hợp khơng nhất qn thì phải giải trình trong phần thuyết minh
để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sách thơng tin giữa các kỳ kế tốn, giữa
thơng tin thực hiện với thơng tin dự tốn, kế hoạch. Mặt khác, kế tốn phải phân loại,
sắp xếp thơng tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống để có thể so sánh được.
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
10
Theo luật kế tốn Việt Nam, có các khái niệm mang tính ngun tắc như sau:
- Khái niệm về đơn vị kế tốn, đơn vị kế tốn là các đối tượng như cơ quan nhà
nước, ñơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, hợp tác xã, hộ kinh
doanh cá thể ( thuộc khoản 1 ðiều 2 của Luật kế tốn) có lập báo cáo tài chính;
- Khái niệm về kỳ kế toán, kỳ kế toán là khoản thời gian xác ñịnh từ thời ñiểm
ñơn vị bắt ñầu ghi sổ kế toán ñến thời ñiểm kết thúc việc ghi sổ kế tốn, khóa sổ kế tốn
để lập báo cáo tài chính;
Ngun tắc của kế tốn
Theo Chuẩn mực kế tốn số 1 – Chuẩn mực chung[3], đưa ra bảy nguyên tắc cơ bản
sau:
(1) Nguyên tắc cơ sở dồn tích:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan ñến tài sản, nợ phải
trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời điểm
phát sinh, khơng căn cứ vào thời ñiểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương
đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của
doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
(2) Nguyên tắc hoạt động liên tục:
Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả ñịnh là doanh nghiệp ñang hoạt
ñộng liên tục và sẽ tiếp tục hoạt ñộng kinh doanh bình thường trong tương lai gần,
nghĩa là doanh nghiệp khơng có ý định cũng như khơng buộc phải ngừng hoạt động
hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mơ hoạt ñộng của mình. Trường hợp thực tế khác với
giả ñịnh hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải
giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
(3) Nguyên tắc giá gốc:
Tài sản phải ñược ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số
tiền hoặc khoản tương ñương tiền ñã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản
đó vào thời ñiểm tài sản ñược ghi nhận.
(4) Nguyên tắc phù hợp:
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
11
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một
khoản doanh thu thì phải ghi nhận một tkhoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc
tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh
thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của
kỳ đó.
(5) Ngun tắc nhất qn:
Các chính sách và phương pháp kế tốn doanh nghiệp đã chọn phải được áp
dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm. Trường hợp có thay đổi chính sách
và phương pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi
đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
(6) Nguyên tắc thận trọng:
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đốn cần thiết để lập các báo cáo ước
tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Ngun tắc thận trọng địi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phịng nhưng khơng lập q lớn.
- Khơng đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Khơng đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ ñược ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả
năng phát sinh chi phí.
(7) Ngun tắc trọng yếu:
Thơng tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu
chính xác của thơng tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính. Làm ảnh
hưởng ñến quyết ñịnh kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ
thuộc vào độ lớn và tính chất thơng tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hồn cảnh
cụ thể. Tính trọng yếu của thơng tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng
và định tính.
Về cơ sở xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam là dựa vào hệ thống
chuẩn mực kế tốn quốc tế.
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
12
Tóm lại, cơng việc của kế tốn dù thực hiện bằng thủ cơng hay bằng phần mềm
kế tốn đều phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc theo quy ñịnh của pháp luật về kế
toán và các nguyên tắc chung được thừa nhận. ðể từ đó cung cấp cho nhà quản lý các
thơng tin hữu ích thơng qua hệ thơng báo cáo kế tốn được lập dựa trên các yêu cầu và
các nguyên tắc ñã ñược xác lập.
2.1.4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hệ thống kế tốn là các quy định về kế tốn và các thủ tục kế tốn mà đơn vị kế
tốn áp dụng để tổ chức cơng tác kế tốn thơng qua việc thực hiện ghi chép kế toán và
lập báo cáo kế tốn.
Cho dù sự phát triển của khoa học cơng nghệ như thế nào đi nữa thì cũng chỉ là
những cơng cụ hỗ trợ cho sự hoàn hảo của một lĩnh vực, một vấn ñề. Cho nên khi
nghiên cứu ñể ứng dụng phần mềm excel vào quản lý công tác kế tốn thì sự thật hiển
nhiên là phải nghiên cứu đến hệ thống kế toán bao gồm những thành phần nào, có như
vậy mới đảm bảo được tính hữu ích của việc ứng dụng cơng nghệ, đem lại lợi ích cho
người làm kế toán. Tại Việt Nam, Hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm
hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế tốn và hệ
thống báo cáo tài chính [1]. Chúng ta lần lượt tìm hiểu các thành phần của hệ thống kế
toán.
2.1.4.1 Chứng từ kế toán
Khái niệm:
Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng ñể minh chứng cho các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn (chế độ kế tốn
DNNVV)
Sự cần thiết của chứng từ kế tốn:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ;
- Chứng từ kế tốn là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý;
Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thơng tin tên, số hiệu chứng từ, ngày
tháng lập chứng từ, ñơn vị lập, ñơn vị nhận chứng từ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
13
kinh tế phát sinh, chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ, chữ ký của những người có
liên quan: người nộp tiền, người nhận tiền, người nhận hàng, người giao hàng, người
phụ trách đơn vị,….
- Chứng từ phải chính xác, ñầy ñủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ;
Như vậy, chứng từ là khởi điểm của cơng tác kế tốn và là cơ sở để ghi vào sổ
sách kế tốn, tạo điều kiện cho việc phản ánh và cung cấp thơng tin kế tốn một cách
khách quan và chính xác. Chứng từ là phương pháp cho phép lưu giữ và sao chụp lại
các sự kiện kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị, từ đó đóng vai trị là bằng chứng,
chứng cứ pháp lý cho các số liệu ñã ghi chép trên sổ sách kế toán và là căn cứ để kiểm
tra tính hợp pháp, hợp lệ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở ñể xác ñịnh trách
nhiệm của các cá nhân có liên quan.
Trình tự lập và xử lý chứng từ :
Tổ chức chứng từ trong một đơn vị kế tốn gồm lập chứng từ, chỉnh lý chứng từ,
kiểm tra chứng từ, luân chuyển chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế tốn của đơn
vị, lưu trữ chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ, khi
lập chứng từ, phải ñảm bảo tuân thủ những quy ñịnh sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế
toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh tại ñơn vị;
- Chứng từ kế toán phải ñược lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội
dung quy ñịnh trên mẫu;
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán;
Chứng từ kế tốn được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải ñược in ra giấy và
lưu trữ theo ñúng quy định.
2.1.4.2 Tài khoản kế tốn
Khái niệm:
Tài khoản kế tốn là một trong những phương pháp kế tốn dùng để phân loại và
Trường ðại học Nông Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
14
hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Kết cấu của tài khoản:
Xu hướng biến động của đối tượng kế tốn là tăng lên hay giảm xuống, ñể theo
dõi sự biến ñộng của ñối tượng kế toán người ta dùng tài khoản. Do vậy mỗi tài khoản
ñược chia thành hai bên: Bên trái của tài khoản gọi là bên nợ và bên phải của tài khoản
gọi là bên có nhằm mục đích phản ánh sự biến động tăng giảm của từng đối tượng kế
tốn.
Về hình thức, theo lý thuyết tài khoản được biểu diễn dưới dạng chữ T nhưng
trong thực tế tài khoản ñược biểu hiện dưới dạng sổ tờ rời hoặc đóng thành cuốn.
Tập hợp các tài khoản kế tốn để phản ánh các đối tượng kế tốn sẽ Hình
thành nên một hệ thống tài khoản kế toán gồm nhiều tài khoản khác nhau ñể phản ánh
về tài sản và nguồn vốn, về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
Tài khoản sử dụng nhiều hay ít tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng đơn vị kế
tốn.
2.1.4.3 Sổ kế tốn
Khái niệm:
Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất ñịnh dùng ñể ghi chép, hệ thống và
lưu trữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế
tốn.
u cầu về sổ kế toán:
Sổ kế toán phải ghi rõ tên ñơn vị kế toán, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày,
tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế tốn trưởng và người đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế tốn, đánh số trang; đóng dấu giáp lai.
Các nội dung chủ yếu của sổ kế toán:
- Ngày, tháng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắc nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Trường ðại học Nơng Nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ……………………………..
15
