Luận văn mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ SAVIS

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ
HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHỊNG
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
CƠNG NGHỆ SAVIS
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã SV

: QUẢN TRỊ VĂN
PHỊNG

Khóa

: THS. NGUYỄN
ĐĂNG VIỆT

Lớp

: AN THỊ THÊU
: 1605QTVB056
: 2016 - 2020

: ĐH QTVP 16B
LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Mơ hình tổ chức
và hoạt động của Văn phịng tại Công ty
Cổ phần Công nghệ SAVIS”. Tôi xin cam
đoan là cơng trình nghiên cứu của tơi trong
thời gian qua. Tơi xin tự chịu trách nhiệm
nếu có sự khơng trung thực về thơng tin sử
dụng trong bài của mình.

HÀ NỘI - 2020


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể
Q thầy cơ trong khoa Quản trị Văn phòng - Trường đại học Nội Vụ Hà Nội
đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tơi trong suốt
thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá, là bước
đầu tiên cho tôi bước vào sự nghiệp sau này trong tương lai.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới ThS. Nguyễn Đăng Việt, nhờ thầy đã
hướng dẫn những kiến thức cơ bản cũng như kiến thức chuyên ngành, giúp tôi
tiếp cận vấn đề đúng hướng để có thể hồn thành được đề tài này.
Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo cũng như
các cô, chú, anh, chị trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS luôn hướng dẫn
nhiệt tình, giúp đỡ, đã tạo điều kiện cho tơi có được những tài liệu có liên quan
đến cơng ty để hồn thành tốt đề tài của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...........................................................................................
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................

Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN MƠ HÌNH TỔ CHỨC
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG

PHỤ LỤC .........................................................................................................


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ
giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. Thông qua định nghĩa trên có
thể khẳng định rằng, văn phịng có vai trị rất quan trọng đối với tổ chức. Văn
phịng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thơng tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ
đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp thống suốt. Chính vì
lý do đó, cơng tác quản trị văn phịng ln được các nhà quản trị quan tâm.
Nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, vì vậy yêu cầu đổi mới mọi mặt để
thích nghi với mơi trường là yêu cầu rất cấp thiết. Theo xu thế chung ấy, vấn đề
chuyển đổi từ văn phòng truyền thống (vốn coi là bộ phận xử lý công văn, giấy
tờ hành chính của cơ quan) sang văn phịng hiện đại đã được các nhà quản trị
văn phịng quan tâm. Hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ
chức bộ máy quản lý, cùng những hoạt động của văn phịng là điều kiện thiết
yếu nhằm thực hiện thành cơng sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước.
Với vị thế của một doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Cơng nghệ

SAVIS, văn phịng cơng ty ln nhận được sự quan tâm đặc biệt từ phía Ban
lãnh đạo. Sự đổi mới trong tư duy “hội nhập văn phòng” của Ban lãnh đạo văn
phịng Cơng ty chính là điều kiện thuận lợi để xây dựng mơ hình văn phịng mới
- mơ hình văn phịng năng động và hiện đại.
Nhận thức được tầm quan trọng của mơ hình tổ chức và hoạt động của
Văn phịng trong doanh nghiệp, tơi chọn đề tài “Mơ hình tổ chức và hoạt động
của Văn phịng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS” để làm đề tài nghiên
cứu của mình. Qua đề tài này, tơi mong muốn có được cái nhìn tổng thể về mơ
5


hình tổ chức và hoạt động của văn phịng trong thời kỳ hội nhập hiện nay.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vì
thế, đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa
học. Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn
phịng” và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều cơng trình đề cập
tới vấn đề này.
Sách, giáo trình: giáo trình “Quản trị văn phịng” của PGS.TS Nguyễn
Hữu Tri, GS.TS Nguyễn Thành Độ. Những giáo trình này đã cung cấp cho tôi
rất nhiều về mặt lý luận của đề tài.
Các bài viết trên internet: một số bài viết đã đề cấp tới vấn đề này nhưng
chỉ dừng lại ở mức độ trình bày, chính vì vậy, chưa thể tạo được dấu ấn đối với
các nhà quản trị văn phịng.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp mọi người tìm hiểu và có cái nhìn khách
quan hơn về thực tế mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại một cơ
quan.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về mơ hình tổ chức, hoạt động của
văn phịng và đánh giá thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng

trong những năm qua tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Tìm ra ưu điểm
và những tồn tại, hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm
nâng cao mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
Cơng nghệ SAVIS, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình hiện nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những nhiệm
vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn phịng và mơ
hình tổ chức và hoạt đọng của văn phòng.
6


Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
Thứ ba, tìm hiểu thực tế các mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong viêc lựa chọn các mơ
hình tổ chức và hoạt động của văn phịng. Từ đó, chỉ ra rõ những nguyên nhân
và đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện, nâng cao mơ hình tổ chức và hoạt động
của văn phịng tại cơng ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về khơng gian: Nghiên cứu việc tổ chức các mơ hình và hoạt động của
văn phòng trong thời kỳ hội nhập tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
+ Về thời gian: Nghiên cứu việc tổ chức các mơ hình và hoạt động của
văn phòng trong thời kỳ hội nhập tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS trong
năm 2019.
6. Giả thuyết nghiên cứu

Nếu văn phòng được tổ chức với những mơ hình hiện đại và được tổ chức
một cách hợp lý, khoa học sẽ tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý và điều
hành công việc của doanh nghiệp, từ đó, đưa doanh nghiệp ngày một phát triển
hơn nữa.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập qua phỏng vấn anh
chị tại công ty, qua sách báo, tạp chí, Internet...
7.2. Phương pháp phân tích thống kê
Trên cơ sở các tài liệu và số liệu đã được tổng hợp, vận dụng các phương
7


pháp phân tích thống kê như phân tổ, số tương đối, số tuyệt đối, số bình quân;
phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu nhằm cho thấy sự biến động của
từng chỉ tiêu nghiên cứu theo thời gian.
7.3. Phương pháp chuyên gia
Trong quá trình thực hiện đề tài có dựa trên ý kiến của các chuyên gia làm
căn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng. Có căn cứ khoa học; làm
cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mơ hình tổ chức và hoạt động của
văn phịng mang tính thực tiễn, có khả năng thực thi và có sức thuyết phục cao.
7.4. Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
Đây là phương pháp rất quan trọng, có vai trị quyết định tới sự thành
công của đề tài. Phương pháp này giúp tơi có thể nắm rõ được các văn phịng có
đang thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình hay khơng, văn
phịng cần được tổ chức theo mơ hình gì? và hoạt động như thế nào?.
7.5. Phương pháp so sánh
Phương pháp này được tôi sử dụng để đưa ra những điểm giống và khác
nhau về việc tổ chức các mơ hình và hoạt động của văn phịng trên lý thuyết và
trong thực tế.

7.6. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Tôi trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho nhà Quản trị văn phịng tại Cơng
ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS để có cách nhìn khách quan cho việc nghiên cứu.
8. Kết cấu của bài Nghiên cứu
Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về mô hình tổ chức và hoạt động của Văn
phịng.
Đưa ra các khái niệm, cơ sở lý luận về vấn đề liên quan đến văn phòng.
Giới thiệu khái quát về các loại mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng.
Chương 2. Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và
thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng tại Cơng ty Cổ phần
8


Công nghệ SAVIS.
Trên cơ sở lý luận được đưa ra tại chương 1, tiến hành khảo sát thực tế
việc tổ chức các mơ hình và hoạt động tại Cơng ty Cổ phần Công nghệ SAVIS.
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS.
Thực trạng mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại doanh nghiệp
trên.
Nhận xét, đánh giá về mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng tại
doanh nghiệp trên.
Chương 3. Một số giải pháp để hồn thiện mơ hình tổ chức và hoạt
động của văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ SAVIS.
Đưa ra một số khuyến nghị cho lãnh đạo doanh nghiệp, cho nhà Quản trị
văn phòng trong doanh nghiệp để hồn thiện mơ hình tổ chức và hoạt động của
văn phịng.
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÕNG
1.1.

Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.

Mơ hình, hoạt động

* Khái niệm mơ hình:
Mơ hình là một cấu trúc mơ tả hình ảnh đã được tối giản hóa theo đặc
điểm hoặc diễn biến của một đối tượng, một hiện tượng, một khái niệm hoặc
một hệ thống.
* Khái niệm hoạt động:
Hoạt động là mối quan hệ tác động qua lại giữa con người và thế giới
(khách thể) để tạo ra sản phẩm cả về phía thế giới và cả về phía con người (chủ
thể).
9


1.1.2.

Văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính
chất giấy tờ (bản giấy). Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động
của văn phịng với hoạt động quản lý nói chung. Trong thực tế, có những quan
niệm khác nhau về văn phịng như sau:
Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành chính
trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng

nhất văn phòng với bộ phận của văn thư của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm mà hàng ngày các cán bộ, cơng chức đến đó để thực thi công việc, giao
tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Ngồi ra văn phịng cịn có thể là phịng làm việc của một cán bộ lãnh
đạo, của thủ trưởng có tầm cỡ cao. Ví dụ văn phịng Chính phủ, văn phịng Tỉnh
ủy, văn phịng Tổng cơng ty...
Văn phịng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanh
nghiệp. Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn
giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phịng người ta thường nghĩ đến một bộ phận
làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Như vậy, từ việc xem xét tồn bộ nội dung hoạt động của cơng tác văn
phịng ta có định nghĩa đầy đủ về văn phịng như sau: Văn phòng là bộ máy điều
hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.3.

Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng

Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng là loại mơ hình văn phịng,
là cơ cấu tổ chức của một văn phòng hiện hữu có tính điển hình hay là thiết kế
10


cơ cấu tổ chức của một văn phòng dự định sẽ xây dựng để thuận tiện cho hoạt
động, mang lại hiệu quả tối đa cho cơ quan, tổ chức.
1.2.

Vị trí, vai trị của Văn phịng

* Vị trí:
Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan
(thủ trưởng).
Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của cơ
quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động.
Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan
(thủ trưởng).
Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục
trong cơ quan, tổ chức.
* Vai trò:
Văn phòng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trị là trợ thủ giúp cho
thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận
thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn
vị khác. Làm tốt công tác hành chính - văn phịng có ý nghĩa quyết định đối với
hiệu quả công việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu quả làm việc
của cán bộ, cơng chức và của tồn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên những điểm
sau:
Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ khơng đáng có, tập
trung vào những cơng việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành cơng việc khoa
học hơn, hiệu quả hơn.
Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thông nhất, liên tục, sự phối hợp
nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị.
Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp luật,
11

giữ vững kỷ luật, kỷ cương.
Bốn là, giữ được vai trị đầu mối trong quan hệ cơng tác với cấp trên, cấp
dưới,với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân.
Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, đơn vị.
Như vậy, với vị trí, vai trị như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều
hành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo
hướng hiện đại hóa.
1.3.
1.3.1.

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng
Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phịng và cơng tác văn phịng, có thể thấy
văn phịng có những chức năng sau đây:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải tinh
thơng nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề.. .Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, địi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm cơng tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn
lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những

thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa
mang tính tham vấn, vừa mang tính chun sâu.
Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
12


thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu như cơng
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán.
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên mơn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phịng vừa là nơi
thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các thông
tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị. Đây là hai cơng việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục
đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.
* Chức năng trợ giúp, điều hành:
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản...
* Chức năng hậu cần:
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phịng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.

Đó là chức năng hậu cần của văn phịng. Quy mơ và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phịng. Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh
13


đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc
lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải
tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.3.2.

Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ
thể. Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mơ của mỗi cơ quan
đơn vị mà văn phịng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó
thường bao gồm:
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch cơng tác:
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình,
kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần và thường xun theo dõi, đơn đốc việc
thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác đó. Đồng thời văn phịng phải trực
tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch cơng tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo
triển khai thực hiện.
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên
phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau.
Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc
các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phịng phải trực tiếp xây dựng

chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo
triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thơng tin.
Thơng tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thơng tin
bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập xử lý tất cả mọi thơng tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính là
văn phịng. Văn phịng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thơng tin vì tất cả các thông tin
14


đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển khai
thực hiện
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định ban
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn
thảo văn bản để bảo đảm các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm
quyền, đúng quy định của Nhà nước.
- Tổ chức cơng tác tiếp đón khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai
trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp
dưới.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp,
làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm
cho các chuyến đi đtạ kết quả cao nhất.
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt
động, các trang thiết bị, phương tiện làm việc. Quy mô, yêu cầu cụ thể về
các điều kiện vật chất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ
quan, đơn vị. Song văn phòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh

phí, tỏ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để
nâng cao hiệu quả của văn phòng.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả,
duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy theo những điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt
động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phịng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ
cho phù hợp.
1.4.

Các mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng
15


1.4.1.

Phân loại theo quy mơ cơ quan

1.4.1.1.

Mơ hình văn phịng cơ quan, tổ chức có quy mơ lớn

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mơ lớn sẽ có một văn phịng riêng chịu
trách nhiệm về các cơng việc của ban lãnh đạo giao.
Hình thức tổ chức này chính là việc hoạt động của hành chính vẫn diễn ra
bình thường với những bộ phận khác nhau, các công việc được thực hiện và đặt
tại địa điểm của các bộ phận chun mơn đó, thế nhưng lại phải được đặt dưới
quyền của nhà quản trị hành chính. Theo hình thức này có thể hiểu đơn giản
chính là việc thực hiện phân chia quyền hạn nhất định cho những bộ phận
chuyên môn nhưng vẫn phải chịu sự quản lý và giám sát của cấp trên. Hành

chính văn phịng được tập trung theo chức năng, đứng đầu hành chính là nhà
quản trị hành chính tiếp đến là các bộ phận hành chính khác nhau thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của mình.
1.4.1.2.

Mơ hình văn phịng cơ quan, tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ

Đối với cơ quan, tổ chức có quy mơ vừa và nhỏ thì khơng có văn phịng
riêng mà chỉ có một nhân viên hành chính văn phịng hoặc thư ký đảm nhận mọi
cơng việc hành chính văn phịng của cơ quan, tổ chức đó. Người này đảm nhận
tất cả các cơng việc hành chính tổng qt lẫn chun ngành như: làm kế toán, sổ
lương, tiếp tân, đánh máy, trực điện thoại. của cơ quan, tổ chức đó.
1.4.2.

Phân loại theo sự sắp xếp, tổ chức văn phịng

1.4.2.1.

Mơ hình văn phịng mở

- Mơ hình văn phịng mở là kiểu văn phịng mà trong đó người sử dụng
khơng gian làm việc chung khơng có phịng riêng biệt khơng có phịng
kín.
- Một khơng gian văn phịng làm việc mở thường có những đặc điểm cơ
bản sau:
+ Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào nhằm
tạo ra không gian rộng lớn, thơng thống hơn, văn phịng mở sẽ loại bỏ tối đa
16

các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào,...
+ Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phịng kín. Phịng làm việc
riêng, phịng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ
mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế tốn, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán
hàng, phịng họp,.
+ Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kín. Mặc dù cách thiết kế văn
phịng mở khuyến khích sự thơng thống, tuy nhiên vẫn cần ngăn cách khơng
gian của một số phịng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này panel, vách
ngăn lửng, vách kính. nên được đưa vào để thay thế các bức tường cao ngột
nhạt.
+ Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau, hình thức ngăn cách của văn phòng
mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính,. nên nhân viên có thể nhìn thấy
nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi cơng việc với nhau dễ dàng
hơn.
+ Không gian chung chiếm diện tích lớn, vì ít có khơng gian riêng tư nên
trong văn phịng mở hầu như tồn bộ khơng gian chung. Ở đó các nhân viên có
thể cùng nhau làm việc và trao đổi thơng tin khi cần thiết.
- Văn phịng bố trí theo khơng gian mở mang đến khá nhiều lợi ích cho
doanh nghiệp và nhân viên.
+ Đối với doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số
lượng tường, vách ngăn, phòng riêng.
Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phịng ban riêng
biệt, sử dụng khơng gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng.
Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: điều này cũng do giảm bớt số lượng
thiết bị, nội thất.
Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng
cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại theo mục đích của doanh nghiệp. Vì thế nên
17

linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi
nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,...
Tối ưu ánh sáng tự nhiên, khơng khí tự nhiên: Văn phịng mở giảm tối đa
khơng gian riêng, các góc chết, góc tối.
+ Đối với nhân viên:
Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấn
cho nhau, nâng cao tinh thần tình cảm đồng nghiệp.
Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ
phận khi cần trao đổi công việc. Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một
khơng gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý.
Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo.
Cải thiện sức khỏe khi nhân viên được tiếp xúc nhiều hơn với ánh sáng tự
nhiên, khơng khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái.
1.4.2.2.

Mô hình văn phịng khép kín

- Văn phịng khép kín là hình thức văn phịng được thiết kế theo phong
cách của truyền thống, được sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp.
- Văn phịng khép kín có một số đặc điểm sau:
+ Thuộc sở hữu hoặc quản lý của một doanh nghiệp độc lập, không chia
sẻ với doanh nghiệp khác.
+ Có trụ sở, địa chỉ, thơng tin liên hệ cụ thể, rõ ràng.
+ Không gian được phân chia bằng bức tường, vách ngăn, phịng kín trên
một cùng một diện tích mặt bằng cố định.
+ Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính.
+ Yếu tố hiện đại: trang thiết bị, nội thất, công nghệ,... ít được sử dụng.
- Mơ hình văn phịng khép kín đem lại nhiều lợi ích, như:

Ổn định pháp lý: Nhờ có trụ sở riêng với địa chỉ và thơng tin liên lạc cụ
thể nên các thủ tục đăng ký kinh doanh, các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ thuận
18


lợi hơn về mặt pháp lý.
Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác: Các hoạt động như hợp tác,
bàn giao công việc,. đều được thực hiện tại trụ sở văn phòng khiến khách hàng
cảm thấy an tâm hơn. Việc hợp tác cùng một doanh nghiệp có trụ sở riêng khiến
khách hàng, đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thêm tin tưởng, từ đó
giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.
Tạo văn hóa riêng, thương hiệu riêng: Văn phịng truyền thống chỉ thuộc
quản lý của một doanh nghiệp, do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết bị theo sở
thích cũng như nhu cầu sử dụng. Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng của doanh
nghiệp, khó lẫn lộn với các đơn vị khác.
Không gian riêng tư và bảo mật: Văn phòng thuộc sở hữu của một doanh
nghiệp một cách độc lập không phải chia sẻ với bất kỳ đơn vị khác, nên có thể
bảo mật thơng tin nội bộ tốt.
Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia rõ
ràng về phịng làm việc. Quản lý và nhân viên thường ngồi chung khu vực với
nhau, nhân viên sử dụng chung phòng làm việc cũng có sự ngăn cách với nhau
bởi vách ngăn. Các nhân viên cấp cao thường có chỗ ngồi rộng hơn hoặc tách
riêng so với các nhân viên khác.
1.4.3.
1.4.3.1.

Phân loại theo nghĩa của văn phịng
Mơ hình văn phịng - trụ sở cơ quan (theo nghĩa rộng)

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị

từ cấp cao tới cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói
riêng, cho tồn bộ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (gọi tắt là các
cơ quan).
Tại đây văn phịng được nhìn nhận như một bộ phận tương đương với
phòng ban hay tổng thể bộ máy quản lý gồm các lãnh đạo từ cấp cao đến cấp cơ
sở trong cơ cấu bộ máy của cơ quan. Lãnh đạo điều hành trực tiếp mọi hoạt
động của cơ quan. Các khối, các phòng ban nghiệp vụ căn cứ vào chức năng
19


nhiệm vụ của mình để đảm nhận những nhiệm vụ của cơng tác văn phịng phù
hợp trong từng thời điểm. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng
cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau, tuy nhiên, các bộ phận chủ
yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết
bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực
chun mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong cơng tác lãnh đạo,
điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan
để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các
phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài
liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn
công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ

quan.
- Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh
phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo
dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan khơng có bộ phận chun trách):
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động,
tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
20


- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các
bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ
quan. Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu
trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động
của văn phòng. Giúp việc cho chánh văn phịng là phó văn phịng chịu
trách nhiệm trước Chánh văn phịng về những việc được phấn cơng và
giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người phụ trách ( Trưởng phịng
hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và
kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
1.4.3.2.

Mơ hình văn phịng trực thuộc cơ quan (theo nghĩa hẹp)

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc
trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành
của nhà quản trị, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan.

Văn phòng ở đây thực hiện chức năng giúp việc, tham mưu và giúp lãnh
đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; công tác hành chính - tổng hợp, văn thư
- lưu trữ; cơng tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác pháp chế theo quy
định hiện hành; công tác bảo vệ cơ sở vật chất và quản lý tài sản chung của cơ
quan; công tác báo cáo; hợp tác phát triển và các lĩnh vực tổng hợp khác. Đứng
đầu là Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phịng là Phó phịng; các bộ phận
chịu sự quản lý của Trưởng phịng và Phó phịng thực hiện các chức năng và
nhiệm vụ được giao.
1.4.4.
1.4.4.1.

Phân loại theo các tiêu chí khác
Mơ hình văn phịng xanh

- Văn phòng xanh (Green office) được hiểu một cách đơn giản là kiểu văn
phịng được thiết kế “xanh hóa” bằng cách đưa thiên nhiên như: cây xanh,
21


ánh sáng tự nhiên, gió, nước, đá... vào trong văn phòng và sử dụng các
thiết bị, vật liệu tiết kiệm năng lượng, thân thiện với mơi trường.
- Văn phịng xanh đem đến cho nhân viên văn phịng mơi trường làm việc
thoải mái nhất, ghi dấu với mỗi cá nhân bởi những đặc điểm sau:
+ Xu hướng lựa chọn hệ thống kính cách nhiệt nhằm đảm bảo đón được
ánh sáng tự nhiên, đồng thời khơng làm mất nhiệt trong văn phịng.
+ Bố trí hệ thống cây xanh được đưa vào trong văn phịng một cách tinh
tế, đặt ở những vị trí như khu vực cửa sổ, cửa ra vào hay sử dụng hệ thống dây
leo phủ kín các bức tường.
+ Nhân viên ứng dụng văn hóa xanh: hạn chế rác thải, đi nhẹ, nói khẽ,
trao đổi một cách văn minh, tiết kiệm nước, tiết kiệm diện.

+ Chú trọng sử dụng các thiết bị được sản xuất từ những vật liệu an tồn
và thân thiện với mơi trường có khả năng tái chế.
- Văn phịng xanh mang đến những lợi ích lớn cho doanh nghiệp:
Về mặt kinh tế: Vấn đề tối ưu kinh tế cho doanh nghiệp như hạn chế mức
thấp nhất chi phí vận hành, tăng doanh thu, tăng độ nhận diện,. đều có thể giải
quyết, đáp ứng được với mơ hình văn phịng xanh. Ngồi ra, mơ hình văn phịng
xanh cịn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành; tăng năng suất cơng
việc của nhân viên, góp phần vào sự tăng trưởng của công ty; tăng giá trị thương
hiệu công ty trong mắt đối tác, khách hàng; bảo vệ nội thất, trang thiết bị của tòa
nhà.
Về con người: Với thiết kế tối ưu, văn phòng xanh tập trung vào việc đem
đến cho con người các yếu tố sức khỏe, sự thoải mái, thư giãn tuyệt đối. Từ đó
mỗi cá nhân cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ khi được làm việc trong mơi trường
nhiều cây xanh thơng thống, mát mẻ. Đặc biệt tăng sự sáng tạo, làm việc trong
văn phòng xanh sẽ đem đến cho nhân viên sự thoải mái, khơi gợi sáng tạo với
những ý tưởng hay, tăng sự tập trung do giảm tiếng ồn.
Về mơi trường: mơ hình văn phịng xanh bền vững khơng chỉ đem lại giá
22


trị con người mà còn hướng đến việc bảo vệ mơi trường sống, góp phần xóa mờ
dấu chân sinh thái hay hiệu ứng nhà kính, cải thiện mơi trường...
1.4.4.2.

Mơ hình văn phòng ảo

- Văn phòng ảo (Virtual office) là một loại hình thức dịch vụ cho th văn
phịng dùng để làm văn phòng đại diện - giao dịch hay một địa chỉ để
đăng ký kinh doanh, mà trong đó mọi thơng tin giao dịch đều được
chuyển hướng về văn phịng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng).

- Văn phịng ảo có những đặc điểm riêng biệt sau:
+ Nhân viên không nhất thiết phải đến làm việc tại văn phịng, họ có thể
làm việc ở bất cứ nơi nào, miễn đảm bảo được công việc được bàn giao. Điều
này giúp các cơng ty có thể tiết kiệm chi phí đầu tư nội thất, trang thiết bị máy
móc...
+ Cung cấp cho các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ có nguồn chi
phí hạn hẹp nhưng vẫn mong muốn có một văn phịng đại diện lịch sự để xây
dựng hình ảnh của công ty.
+ Nhân viên tập trung làm những công việc quan trọng đúng chuyên môn.
Các công việc khác như: lễ tân, tiếp đoàn khách hàng, kê khai thuế thu nhập. đều
có thể sử dụng dịch vụ từ chủ đầu tư.
+ Mơ hình văn phịng ảo là hợp pháp, được quy định rõ trong Điều 43.
Luật doanh nghiệp Việt Nam năm 2014.
- Văn phòng ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác biệt như:
Tiết kiệm được cơng sức, thời gian và chi phí: Doanh nghiệp sẽ khơng tốn
q nhiều chi phí cho một văn phịng thơng thường, các khoản như th nhân
viên lễ tân, chi phí máy móc, chi phí vận chuyển, thiết kế mà doanh nghiệp vẫn
có một văn phịng hồn hảo trong mắt khách hàng.
Với việc th văn phịng ảo, chủ doanh nghiệp có thể làm việc tự do tại
nhà, quán cà phê hay một văn phịng khác ở ngoại ơ với giá th rẻ hơn trong
trung tâm. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tập trung vào công
23


việc chính của cơng ty hơn.
Khi th một văn phịng ảo, chủ doanh nghiệp sẽ có một văn phịng tại
trung tâm thành phố đơng đúc, náo nhiệt. Doanh nghiệp có thể dùng địa chỉ này
khi giao dịch, trao đổi với khách hàng tạo được sự tin tưởng, uy tín cao phục vụ
cho việc ký kết hợp đồng thành công.
Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại được trang bị giúp doanh nghiệp có

thể kết nối với khách hàng mọi lúc mọi nơi, nhận và chuyển tiếp các loại thư từ,
fax, điện thoại.. .một cách chính xác, nhanh chóng và linh hoạt với khách hàng.
Tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp khơng phải lo chi
phí q cao cho việc th văn phịng, th lễ tân, trang trí văn phịng, doanh
nghiệp có thể tập trung tồn lực tài chính vào công việc kinh doanh, phát triển
của công ty giúp cơng ty đạt được lợi nhuận cao.
Văn phịng ảo có thể cho phép các công ty linh hoạt mở rộng thị trường ở
mọi miền đất nước với mức chi phí thấp.
1.4.4.3.

Mơ hình văn phịng chia sẻ (Coworking space)

- Văn phịng chia sẻ (Coworking space) là mơ hình văn phịng được hình
thành với hai yếu tố chính là cộng đồng và tiện ích, là một phịng trong đó
tiền th sẽ chia đều trên đầu người. Nơi đây cho phép nhiều công ty, tổ
chức cùng sở hữu chung một văn phòng làm việc.
Mọi người trong cùng văn phịng sẽ chia sẻ khơng gian, tiện ích, tuy ngồi
chung một văn phịng nhưng sẽ tự làm những công việc riêng của công ty, tổ
chức mình.
- Mơ hình văn phịng chia sẻ mang đến một căn phòng tiện nghi với những
đặc điểm nổi bật như:
+ Đối tượng mục tiêu là các công ty nhỏ khoảng 3 đến 5 người. Bên cạnh
đó, các freelancer hay các cơng ty start up khơng có thể lựa chọn văn phịng chia
sẻ làm trụ sở hoạt động.
+ Chi phí mà chủ đầu tư sẽ thu khơng dựa vào diện tích thuê mặt bằng và
24


dựa vào gói dịch vụ mà cơng ty sử dụng. Một gói dịch vụ nổi bật có thể kể đến
là: phòng riêng, ghế ngồi cố định theo tháng hay thậm chí là combo theo ngày

(có thể từ 5 đến 7 ngày).
+ Các doanh nghiệp, công ty cá nhân sẽ sử dụng chung một số các tiện ích
như: máy in, máy photocopy, nhà bếp, khu vực nghỉ trưa...
+ Tính kết nối cộng đồng tại văn phòng chia sẻ được đẩy lên mức cao hơn
so với các mơ hình khác. Tại đây nhiều đơn vị sử dụng chung mặt bằng, do đó
họ sẽ thường xuyên trao đổi, liên lạc cùng nhau, tính liên kết giữa mỗi cá nhân
cũng vì vậy mà nâng lên cao rõ rệt.
- Văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích mà các doanh nghiệp vừa
và nhỏ có thể tận dụng được. Tùy vào vị trí và cơ sở cung cấp dịch vụ chia sẻ
văn phòng mà các cơng ty, tổ chức có sẽ sở hữu.
Có địa chỉ tốt để đăng ký kinh doanh, khai báo thuế, tiếp nhận thư tín và
cung cấp cho khách hàng trên các tài liệu marketing (namecard, brochure,
ílyer...), rất nhiều khách hàng tiềm năng sử dụng và đánh giá một công ty dịch
vụ dựa trên địa chỉ văn phòng.
Tiết kiệm thời gian và chi phí th, mua trang thiết bị văn phịng: thay vì
phải lo lắng về việc xây dựng một văn phòng truyền thống với những thiết bị
văn phòng nào, chủ doanh nghiệp chỉ cần tìm đến các cơng ty cung cấp dịch vụ
văn phòng chia sẻ và ký hợp đồng. Tất cả mọi trang thiết bị đều có sẵn, chất
lượng cao (máy in, photocopy, camera, wi-fi.)
Đội ngũ tiếp tân chuyên nghiệp sẵn có, là bộ mặt của doanh nghiệp để
trực tiếp liên hệ khách hàng.
Hệ thống phịng họp sẵn có và chuyên nghiệp.
Tạo môi trường làm việc năng động, nhiều bạn trẻ start up cùng đến một
môi trường làm việc sẽ là điều kiện tốt để mọi người trao đổi với nhau.
Như vậy, văn phòng chia sẻ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
nên lưu ý về nhu cầu và lợi ích của doanh nghiệp để lựa chọn loại hình doanh
25