Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện tại bộ nội vụ

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI

ỬNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
TẠI THƯ VIỆN BỘ NỘI VỤ
Ngành đào tạo

: Khoa học thư viện

Người hướng dẫn : ThS. Lê Ngọc Diệp Sinh viên thực hiện :
Nguyễn Thị Thanh Huyền
Mã số sinh viên

: 1605KHTA021

Khóa, Lớp

: 2016-2020, 1605KHTA

Hà Nội, 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là báo cáo kiến tập của tôi thực hiện. Các số liệu
sử dụng phân tích trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, do tơi tự tìm hiểu phân

tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn hiện nay. Các
kết quả này chưa từng được công bố trong nghiên cứu nào khác.
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Huyền


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “ ng ng ng ngh th ng tin trong hoạt
động thư vi n tại Thư vi n ộ ội v ”, tôi xin được bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc tới
các cá nhân, tập thể đã động viên, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tơi trong suốt
q trình học tập và nghiên cứu.
Trước hết, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn, sự cảm ơn chân thành nhất
tới ThS. Lê Ngọc Diệp - thầy vừa là giáo viên chủ nhiệm, cũng vừa là người
đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tơi trong suốt q trình làm khố luận.
Tơi cũng xin gửi làm cảm ơn đến Trung tâm Thông tin Bộ Nội Vụ đã
cung cấp cho tôi nhiều thông tin q báu trong suốt q trình tơi khảo sát, tìm
hiểu làm khố luận.
Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo giảng dạy tại
Khoa Quản lý Xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt
kiến thức và tạo điều kiện, giúp đỡ tôi bám sát với chuyên ngành được đào tạo
để tơi thực hiện và hồn thành tốt khố luận này.
Tuy nhiên, do kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, tư duy cịn nhiều
hạn chế nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp của thầy cơ và các bạn để bản thân có thể hồn thiện
hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Huyền

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
CDS/ISIS

Định nghĩa

Ghi chú

Computerized

H thống tài li u vi tính /

Documentation System/

ộ tí h hợp á h thống th

Integrated Sets of

ng tin

Information Systems
CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

LAN

Local Area Network

Mạng máy tính c c bộ

OPAC

Online Public Access

Mục lục truy cập công

Catalogue

cộng trực tuyến


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH
LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................1
Chương 1. MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN BỘ NỘI VỤ......................................6
1.1. Một số h i niệ cơ ản ....................................................................................6
1.1.1.

ct

t .................................................................... 6

1.1.2.

p ầ cứ

....................................................................... 6

1.1.3.

pầề

....................................................................... 6

1.1.4. Cc bộ p ậ cấu t à

của c

t

t

............................... 7

1.2. Vai tr c a c ng nghệ thng tin trong hoạt động thng tin thư viện............7
1.3. Vài n t về ng ng c ng nghệ th ng tin trong c ng t c th ng tin thư
viện tr n thế giới và tại Việt Na ........................................................................10
1.3.1. r t ......................................................................................................... 10

1.3.2. Ở V t Na ...............................................................................................11

1 4 Giới thiệu về Trung t

Th ng tin - Thư viện Bộ Nội v ...........................11

1.4.1. Khái quát chung về ư v n Bộ Nội vụ .................................................. 11
C ức vụ của ru t t

ộ Nội vụ ..................... 12

1.4.3. C ức vụ và qu ề của Cổ t t đ tử và ư v ộ Nộ vụ ................................... 14
t u về c s vật c ất -

t uật của

N ư d t của ư v n
o

o

1.4.6. Hình thức phục vụ t ư v
1 5 Căn c pháp lý về việc ng

ư v n Bộ Nội vụ ................ 17

Bộ Nội vụ .............................................. 18
•

•

•

•

n Bộ Nội vụ ........................................... 18
ng c ng nghệ thng tin trong c ng t c

th ng tin - thư viện tại Bộ Nội v ........................................................................19
V bản của à ư c

19


V bản của Bộ Nội vụ ............................................................................. 20
Tiểu ết..................................................................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN BỘ NỘI VỤ.................................22
2.1.

Thực trạng về ng d ng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

tại Thư viện Bộ Nội v ...........................................................................................22
2.2.

Một số đ nh gi chung và y u c u c p thiết phải ng ng c ng nghệ

th ng tin trong hoạt động thư viện tại Thư viện Bộ Nội v .................................23
2.2.1. Một số đ

c u ................................................................................ 23
u cầu cấp t t p ả ứ dụ c t t t ư v n Bộ Nội

vụ .................................................................................................................... 24
2.3.

ứng d ụ ng cô ng nghệ thô ng tin tại Trung tâm Thô ng tin - Thư viện Bộ

Nội v ...................................................................................................................... 27
2.3.1. Yêu cầu chung của h thống ............................................................... 27
2.3.2. Yêu cầu đối v i các thành phần của h thống ..................................... 32
2.3.3. Yêu cầu đối v i phần mềm quả lý t ư v đ n tử và phần mề t ư v n
số .................................................................................................................... 34
2.3.4. Các phân h trong phần mề t ư v đ n tử, phần mề t ư v n số 42
2.3.5. Phần mề ư v n số ................................................................................ 43
2.3.6. H tầng trang thi t bị phục vụ ư v đ n tử ư v n số ............................... 47
2.4. Trang bị ph n mề thư viện điện tử và thư viện số tại Thư viện Bộ Nội
v ............................................................................................................................. 52
2.4.1. Phần mề ư v đ n tử ............................................................................. 52
2.4.2. Phần mề t ư v n số .............................................................................. 61
2.4.3. Cổ t t đ n tử ......................................................................................... 66
2.4.4. Triển khai vận hành h thống ............................................................. 70
Tiểu kết..................................................................................................................72
Chương 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ƯNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI THƯ
VIỆN BỘ NỘI VỤ.................................................................................................73
3.1. Quan điểm chỉ đạo củ a Đảng và Nhà nước về việc ứng dụ ng công nghệ


thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện....................................................73

3 2 Tăng cường đ u tư n ng c p cơ sở hạ t ng c ng nghệ th ng tin ..................76
3 3 Tăng cường c ng t c i ư ng đào tạo iến th c c ng nghệ th ng tin cho c n ộ và
người ng tin.........................................................................................................78
3 4 Tăng cường c ng t c quản n ng cao nhận th c ảo vệ cơ sở vật ch t c a Thư
viện Bộ Nội v ......................................................................................................80
Tiểu kết................................................................................................................... 81
ẾT LUẬN ...........................................................................................................82
DANH MỤC T

I LIỆU THAM HẢO................................................................84

PHỤ LỤC ..................................................................................................................


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý và các dịch vụ th ô
ng tin thư viện.............................................................................................36
Hình 2.2: Mơ hình hoạt động c a hệ thống th ng tin thư viện điện tử 37
Hình 2.3: C u trúc dữ liệu cơ ản c a một hệ thống ph n mề thư
viện số..........................................................................................................44
Hình 2.4: Qui trình quản lý tài liệu số .....................................................45
Hình 2.5: Hệ thống mạng c a Thư viện Bộ Nội v ....................................49
Hình 2.6: Kiến trúc kỹ thuật Cổng th ng tin điện tử...............................68


LỜI MỞ ĐẦU
1 T nh c p thiết c a đề tài
Chúng ta đang sống trong k nguyên thông tin với mạng Internet đã đem
đến các tiện ích giúp con người có thể với tới các tài ngun thơng tin khổng lồ
vào bất cứ lúc nào mà họ muốn. Trong bối cảnh ấy, liệu thư viện có nên là một

ốc đảo ch với các ấn ph m hay không Hay thư viện s là nơi tiếp tục hành trình
hướng đến mục tiêu tiếp cận và tổ chức thông tin cho con người. Nếu vậy,
công nghệ thông tin không phải là một đối thủ cạnh tranh mà là một đối tác,
thậm chí là một đối tác chiến lược tin cậy giúp các thư viện đi tới mục tiêu
trên. Thư viện hiện đại vì thế phải trở thành hoa tiêu hướng dẫn người dùng tin
đến với thế giới thông tin. Nhân viên thư viện vì thế thực hiện vai trị điều phối
giữa một bên là dịng thác thơng tin t ng trưởng nhanh chóng và một bên là nhu
cầu thơng tin của xã hội ngày càng bức thiết và khắt khe. Tiếp cận thông tin
trong khu rừng internet, thư viện cần phải tổ chức để thơng tin dễ dàng được
tìm thấy, m t khác cũng địi hỏi việc tổ chức này khơng hạn chế sự tiếp cận mà
càng làm t ng nguồn tài ngun thơng tin. Thư viện khơng cịn là nơi chốn đơn
độc cho người đọc lữ hành qua duy nhất một cánh rừng, đấy là cả một hệ thống
“lâm sinh” liên thông giữa các thư viện, giữa các khối tri thức.
Thư viện là nơi thông tin được tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thơng tin,
và ch có giá tr khi có thơng tin và có người biến thơng tin trở nên hữu ích. Để
làm được điều đó, thư viện cần thay đổi nhận thức trong tiếp cận công chúng.
nước ta nhận thức rõ vai trị quan trọng của cơng nghệ thơng tin, Đảng và
Chính phủ đã ban hành nhiều chính sách nh m t ng cường việc ứng dụng cơng
nghệ thơng tin. Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết đ nh số QĐ-TTg phê duyệt
Chương trình hành động triển khai ch th - CT TW của bộ Chính tr về đ y mạnh
ứng dụng công nghệ thông tin trong sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Trong bối cảnh đó cơng tác thơng tin thư viện cũng đã, đang và s tiếp tục có
những biến đổi sâu sắc với sự hiện hữu của môi trường điện tử.

1


Trung tâm Thông tin là tổ chức chuyên trách về cơng nghệ thơng tin của
Bộ Nội vụ có chức n ng tham mưu, giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý hoạt
động ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tồn ngành; phục vụ chức n ng quản

lý nhà nước của Bộ và sự ch đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; tổ chức ứng
dụng công nghệ và dữ liệu thông tin theo các lĩnh vực quản lý của Bộ; tổ chức
xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hệ thống
thông tin tin học của Bộ. Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động thư viện giúp Trung tâm Thông tin xử lý và lưu trữ thơng tin được thuận
tiện, chính xác, tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ thư viện, xây dựng các
cơ sở dữ liệu để quản lý vốn tài liệu, quản lý và phục vụ bạn đọc dễ dàng, đồng
thời tạo lập các mạng để tham gia vào việc chia s nguồn lực thông tin.
Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học
trong hoạt động thư viện, em đã chọn đề tài dụ c t t tro o t độ t ư v t T ư v ộ Nộ
vụ” làm đề tài khóa luận của
<7

•

• C7

•

•

•

•

•

•

mình. Với mục đích nghiên cứu thực trạng và đưa ra đánh giá, nhận x t về hoạt

động ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Bộ Nội vụ đề xuất giải pháp
nh m nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu quả của hoạt động thư viện trong
giai đoạn hiện nay.
2 Lịch sử nghi n c u v n đề
Hiện nay các trung tâm thơng tin thư viện đang từng bước hiện đại hóa,
nhiều trung tâm thông tin, thư viện các trường đại học đang từng bước áp dụng
tự động hóa vào các quy trình xử lý thơng tin nên vấn đề nghiên cứu q trình
ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào các thư viện cũng được rất nhiều người
quan tâm. Đề tài nghiên cứu q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại

2


một trung tâm thông tin thư viện đã được nhiều tác giả nghiên cứu. Dưới đây
là một số cơng trình tiêu biểu
- Đ Tiến Vượng ng ng ng ngh th ng tin trong hoạt động th ông tin - thư
viện Trường Đại h ọc Giao th ông Vận tải ’ ’ (Luận văn thạc sỹ
- Dương Hồ Điệp

ng ng ng ngh th ng tin tại Vi n

inh tế Vi t m Luận v n thạc sỹ
- Phạm Th Mai

ghi n u phát tri n thư vi n đi n t trong

á trư ng đại h tr n đ àn Hà ội hi n n Luận v n thạc sỹ
- Các cơng trình trên đề cập tới một số vấn đề như các khái niệm liên
quan đến tài liệu điện tử, tài liệu số, thư viện điện tử, các yếu tố cấu thành thư
viện điện tử, vai trò của thư viện điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin trong

thư viện.
- Ngồi ra có một số cơng trình đã đề cập tới việc ứng dụng các hệ
quản tr thư viện tích hợp Libol, IliB trong hoạt động của các thư viện.
Tuy nhiên, chưa có cơng trình nào nghiên cứu một cách toàn diện và hệ
thống về “ ng ng ng ngh th ng tin trong hoạt động thư vi n tại Thư vi n Bộ Nội
v ”.
3 M c đ ch nhiệ v nghi n c u
- M c đ ch nghi n c u Nh m nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện Bộ Nội vụ.
- Nhiệ v nghi n c u:
Hệ thống hố các vấn đề về cơng nghệ thông tin trong hoạt động thư
viện Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Bộ Nội
vụ
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong thư viện.
- Phạ vi nghi n c u: Trung tâm thông tin-thư viện Bộ Nội vụ
Đề xuất những kiến ngh nh m nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện.

3


5 Phương ph p nghi n c u
Trong quá trình nghiên cứu hồn thành khóa luận, tơi đã sử dụng một số
phương pháp
- Nghiên cứu các tài liệu ch đạo của Đảng và Nhà nước về đường lối,
chính sách phát triển khoa học công nghệ trong công tác thông tin thư viện
- Sưu tầm, thu thập, nghiên cứu các tài liệu về công nghệ thông tin
trong công tác thư viện, tham khảo một số khóa luận, luận v n, đề tài nghiên

cứu...
- Khảo sát thực tế hoạt động của Trung tâm
- Phương pháp quan sát, điều tra, phân tích, tổng hợp, thống kê
- Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các cán bộ của trung tâm:
+ Ơng Nguyễn Thanh Bình - Giám đốc Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ
+ Ơng Nguyễn Thanh Tuấn - Phó Trưởng phịng Cổng thơng tin điện tử
và Thư viện Bộ Nội vụ
Ch Triệu Th Thanh Huyền - Thư viện viên Thư viện Bộ Nội vụ
Ch Nguyễn Th Phương Hoa - Kỹ sư Thư viện Bộ Nội vụ
6 Đ ng g p về uận và thực tiễn c a h a uận
Về m t lý luận Nghiên cứu nh m đóng góp vào q trình ứng dụng công
nghệ thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện nói chung.
Về m t thực tiễn Khóa luận nghiên cứu q trình ứng dụng cơng nghệ
thơng tin tại Thư viện Bộ Nội vụ. Đồng thời đưa ra một số đánh, giá nhận x t
và giái pháp nh m giúp Trung tâm có thể hồn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt
động phục vụ người dùng tin của mình.
7 ố c c ài h a uận
Ngồi danh mục viết tắt, mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo.
Nội dung khóa luận gồm chương
hư ng 1 ột số l luận chung v ng ng ng ngh th ng tin trong hoạt động
thư vi ện và khái quát về Trung tâm Th ông tin - Thư viện Bộ ội v

4


hư ng 2 Thự trạng ng ng ng ngh th ng tin trong hoạt động thư vi n tại
Thư vi n ộ ội v
hư ng 3 ột số kiến ngh nâng o hi u qu ng ng ng ngh th ng tin vào hoạt
động thư vi n tại Thư vi n ộ ội v

5


Chương 1
MỘT SỐ L LUẬN CHUNG
VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT
VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN BỘ NỘI VỤ
1.1. Một số h i niệ cơ ản

1.1.1.

ctt

Công nghệ thông tin: Tiếng nh Information Technology, viết tắt là IT là
ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ,
xử lý, truyền và thu thập thông tin.
Việt Nam thì khái niệm CNTT được hiểu và đ nh nghĩa trong Ngh đ
nh của Chính phủ số CP ký ngày về phát triển CNTT như sau “Công nghệ
thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ
thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thơng - nh m tổ chức khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và
tiềm n ng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.
1.1.2.

p ầ cứ

Phần cứng, còn gọi là cương liệu Tiếng nh hardware , là các cơ phận vật
lý cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính như là màn hình, chuột, bàn
phím, máy in, máy qu t, vỏ máy tính, bộ nguồn, bộ vi xử lý CPU, bộ mạch chủ,

các loại dây nối, loa, ổ mềm, ổ cứng, ổ CD-ROM, ổ DVD, ổ ghi, card mạng,...
Hay nói khác đi phần cứng là các thiết b vật lý đảm bảo cho máy tính hay hệ
thống máy tính hoạt động bình thường.
trình theo một trật tự xác đ nh nh m tự động thực hiện một số chức n ng ho c
1.1.3. p ầ ề
Phần mềm tiếng Việt còn được gọi là nhu liệu tiếng nh software là
một tập hợp những câu lệnh được viết b ng một ho c nhiều ngôn ngữ lập

6


giải quyết một bài tốn nào đó.
1.1.4. C c bộ p ậ cấu t à của c t tin
CNTT bao gồm tất cả những bộ phận liên quan đến máy tính phần
cứng, phần mềm , các thiết b điện tử, đường truyền dữ liệu,... giúp con
người thực hiện công việc lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin một cách nhanh
chóng và hiệu quả. Nói một cách hình thức, ta có thể xem cơng nghệ thơng tin
gồm các bộ phận cấu thành như sau
- Phần cứng
- Phần mềm
- Công nghệ tổ chức, xử lý, lưu trữ, truyền tải thông tin
1.2.

Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thông tin thư viện

Trong thời đại ngày nay, sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin
đã tác động lớn đến cuộc sống cũng như sự phát triển của xã hội. Nhận thức rõ
tầm quan trọng của của công nghệ thông tin đối với sự phát triển của đất nước
Bộ Chính tr đã ban hành ch th số -CT T về Đ y ạnh c ng nghệ th ng tin ph c v
sự nghiệp c ng nghiệp h a hiện đại h a . Ch th kh ng đ nh ng ng và phát tri n

ng ngh th ng tin là một nhi m v ưu ti n trong hiến lượ phát tri n kinh tế - hội là
phư ng ti n h lự đ đi t t đ n đ u r t ng n kho ng á h phát tri n so v i á nư đi trư
Công nghệ thông tin đang thay thế dần các phương tiện thủ cơng, mọi
loại hình từ quản tr một bộ máy đến cách thức tiếp nhận kiến thức của m i cá
nhân... cũng đang từng bước được số hóa. Trong bối cảnh đó, cơng tác thơng
tin - thư viện cũng đã, đang và s tiếp tục có những biến đổi sâu sắc với sự hiện
hữu của công nghệ thông tin. p dụng công nghệ thôngtin vào các công đoạn xử
lý tài liệu, phục vụ người dùng tin, xây dựng thư viện điện tử đã trở thành xu
hướng phát triển của hoạt động thơng tin - thư viện tồn cầu. Thư viện điện tử
đã giúp cho các thư viện triển khai phục vụ vượt ra khỏi khn viên của mình,
các giới hạn về hạn chế người sử dụng, hạn chế thời gian phục vụ, hạn chế tài
liệu phục vụ đã được vượt qua. Bất cứ người dùng tin nào, dù ở bất cứ nơi đâu,
tại bất k thời điểm nào đều có thể được phục vụ thơng tin nếu truy cập vào một

7


thư viện thơng qua mạng máy tính. ng dụng CNTT trong hoạt động thơng tin
thư viện là q trình cải biến quy trình cơng nghệ tổ chức, xử lý thơng tin, tìm
kiếm thơng tin và phục vụ người dùng tin trên cơ sở sử dụng các phương tiện
công cụ tin học và các phương tiện CNTT mới. Nói cách khác là sử dụng kết
quả của tin học và viễn thông vào hoạt động thông tin thư viện.
Trong các cơ quan thông tin - thư viện trên thế giới cũng như ở Việt
Nam việc ứng dụng CNTT đã trở thành phổ biến và đang được triển khai với
tốc độ rất nhanh. Trực tiếp hay gián tiếp, các hoạt động và d ch vụ thông tin thư
viện ngày nay đều dựa trên sự h trợ của máy tính điện tử. Chúng ta khơng thể
hình dung được, nếu khơng có máy tính điện tử, nếu khơng có mạng internet,
intranet các thư viện, các trung tâm thơng tin làm thế nào có thể cung cấp k p
thời cho người dùng tin của mình các sản ph m và d ch vụ thơng tin có chất
lượng. Chúng ta cũng khơng thể hình dung được nếu khơng có các hệ quản tr

thư viện tích hợp, khơng có các phần mềm chuyên dụng để quản lý tài liệu, các
thư viện làm thế nào có thể quản lý được một vốn tài liệu khổng lồ và vẫn đang
không ngừng gia t ng với tốc độ chóng m t. Nói vậy để thấy được vai trị đ c
biệt quan trọng của công nghệ thông tin và đ c biệt là các phần mềm tích hợp
đang phát triển trong những n m gần đây, giúp tự động hóa các hoạt động trong
thư viện, nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của các thư viện.
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thơng tin thư viện có vai trị và ý
nghĩa quan trọng đối với các cơ quan thông tin - thư viện và với cả người sử
dụng. CNTT giúp cán bộ thư viện có thể chọn lọc thơng tin hữu ích, xử lý tự
động cơng tác nghiệp vụ, giúp người sử dụng có thể khai thác và tìm kiếm
thơng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời các cơ quan thơng tin thư viện có thể chia s ẻ nguồn lực thông tin nhằm nâng cao chất lượng phục vụ
bạn đọc và mở rộng khả n ng cung cấp d ch vụ cho bạn đọc. Vì vậy có thể nói,
CNTT có những vai trị quan trọng sau đây
* Đối với các cơ quan th ông tin - thư vi ện:
- Tổ chức quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, thống kê số lượng bạn đọc,

8


nâng cao n ng lực phục vụ và tìm kiếm thông tin trong kho tài liệu một cách
hợp lý nhanh chóng và chính xác.
- Thực hiện cơng tác bổ sung hợp lý và có hiệu quả cao. Các trung tâm
có thể dựa vào các CSDL của các nhà xuất bản, các viện nghiên cứu, các cơ
quan thông tin thư viện,... cùng với các thông tin về tài liệu để tiến hành bổ
sung một cách hợp lý, nhanh chóng và hữu ích.
CNTT giúp cho việc xử lý tài liệu, trao đổi thơng tin một cách nhanh
chóng và hiệu quả.
- Thơng qua mạng Internet các trung tâm thông tin - thư viện có thể
nhận CSDL tồn v n của các tài liệu điện tử một cách nhanh chóng từ các cơ
quan khác trong nước và trên thế giới.

- Tổ chức chia s thông tin với các thư viện khác như trao đổi các biểu
ghi những tài liệu trùng với các thư viện khác, nh m giảm chi phí xử lý tài liệu
thư mục tài liệu. Tổ chức nhanh chóng việc mượn liên thư viện tạo khả n ng để
các thư viện liên kết với nhau cùng xây dựng các nguồn lực chung.
- Phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả thơng qua máy
tính, các thiết b điện tử và phần mềm tích hợp.
* ối v i ngư i ng tin tại thư vi n:
- Giúp cho người dùng tin tìm tin được một cách nhanh chóng, chính
xác những thơng tin mình cần từ các nguồn khác nhau. Với việc sử dụng các từ
khóa kết hợp trong hệ thống tra cứu tìm tin tự động trên máy tính giúp người
dùng tin tiến hành nhiều ph p tìm từ đơn giản đến phức tạp thỏa mãn được các
nhu cầu đa dạng về thơng tin mình cần.
- CNTT phát triển đã tạo ra nhiều sản ph m. Và việc ứng dụng CNTT đã
giúp cho người dùng tin có điều kiện tiếp cận với nhiều loại hình như CSDL
tồn v n trên CD-ROM, CSDL trực tuyến, e-book,... giúp người sử dụng nhanh
chóng được tiếp cận với các tri thức mới, mở rộng sự tiếp thu tri thức của nhân
loại.
* ối v i án ộ thư vi n:

9


- Giúp cán bộ thư viện tìm được những tài liệu bạn đọc cần một cách
nhanh chóng và chính xác làm giảm thời gian phục vụ của cán bộ thư viện và
tiết kiệm thời gian chờ đợi của người dùng tin, người dùng tin được phục vụ
một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
1.3. Vài n t về ng ng c ng nghệ th ng tin trong c ng t c th ng tin thư

viện trên thế giới và tại Việt Nam
1.3.1.

Tr n thế giới
ng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện bắt đầu được thực

hiện vào những n m của thế k XX. Mới đầu ch là để quản lý mục lục sách, tạo
ra mục lục tự động để tra tìm tài liệu, quản lý cơng tác bổ sung, quản lý tài
chính, tạo lập CSDL thư mục của thư viện. Tiếp đó là tập trung vào việc lưu
trữ, tìm kiếm thơng tin và tạo lập ra các sản ph m thơng tin thư mục. Sau đó mở
dần ra các hoạt động kỹ thuật khác, hoạt động quản lý và lưu thông tài liệu
cũng như tổ chức các sản ph m và d ch vụ thông tin.
Những thuật ngữ của thời đại kỹ thuật số như là “cổng giao tiếp điện
tử”, “d ch vụ ch dẫn ảo”, “siêu dữ liệu”,... đã dần trở thành quen thuộc với
cộng đồng cán bộ thơng tin thư viện. Ngày nay có l khó hình dung hoạt động
thơng tin thư viện tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng, truy
cập Internet, khai thác CSDL trực tuyến và tạp chí điện tử. Internet đã, đang và
ngày càng thâm nhập sâu vào hoạt động thông tin thư viện, giúp cho các thư
viện riêng biệt kết nối với nhau, khai thác lẫn nguồn thơng tin của nhau, nó trở
thành cơng cụ khơng thể thiếu đối với công tác này.
Sự phát triển mạnh m của CNTT và viễn thông đã dẫn đến sự xuất hiện
thư viện điện tử Electronic library , thư viện số Digital library , thư viện ảo V
tual library và thư viện đa phương tiện Multimedia library ,... Đó có thể coi là
thành tựu trong việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện.
1.3.2.

Ở Việt Na
Đầu những n m các thư viện Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào

công tác thư viện, chủ yếu là sử dụng các chương trình s n có để lập các cơ sở

10

dữ liệu thư mục quản lý vốn tài liệu như các chương trình CDS ISIS ho c
WINISIS.
Đầu những n m đã xuất hiện các mạng cục bộ L N trong các thư viện.
Tuy nhiên, công tác ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin thư viện mới
ch được tiến hành triển khai ở một số Trung tâm Thông tin Thư viện đầu ngành
các Trung tâm khoa học lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin
khoa học và công nghệ Quốc gia,...
Trong những n m đầu thế k XXI, việc ứng dụng CNTT trong các cơ
quan thông tin - thư viện được tiến hành rộng rãi trong các thư viện lớn, nhất là
các thư viện hay cơ quan thông tin cấp quốc gia, cấp bộ, các thư viện đại học
lớn, hình thành nên nhiều trung tâm học liệu lớn.
Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT chưa được tiến hành đồng bộ. Các thư
viện chưa có sự phối hợp trong xử lý tài liệu, tạo lập các CSDL, m i thư viện tự
xây dựng CSDL cho mình chưa tuân theo chu n nhất đ nh, khơng có sự trao
đổi, kết nối giữa các thư viện dẫn đến việc tốn thời gian và công sức của cán bộ
thư viện, lãng phí tiền của Nhà nước, thiệt cho người dùng tin.
1.4. Giới thiệu về Trung tâ m Th ô ng tin - Thư viện Bộ Nội vụ

qu t c u về ư v ộ Nộ vụ
Thư viện Bộ Nội vụ hiện nay được giao cho Trung tâm Thông tin - Bộ
Nội vụ quản lý theo Quyết đ nh số QĐ-BNV ngày 10/11/2010 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về việc chuyển nhiệm vụ quản lý và duy trì hoạt động Thư viện của
Bộ thuộc Viện Khoa học tổ chức nhà nước sang Trung tâm Thông tin - Bộ Nội
vụ.
Thư viện Bộ Nội vụ được đ t tại tầng 15, trụ sở Bộ Nội vụ, với diện tích
sử dụng rộng rãi và khơng gian thoáng mát.
Các nghiệp vụ Thư viện được thực hiện chủ yếu b ng phương pháp thủ
công truyền thống, tuân theo các tiêu chu n nghiệp vụ thư viện đã trở nên lạc

hậu, chất lượng phục vụ không đáp ứng k p với nhu cầu của bạn đọc. Cơ sở vật
chất của Thư viện và việc ứng dụng công nghệ thơng tin cịn hạn chế, chưa

11


thực sự đem lại hiệu quả tương xứng trong công tác quản lý Thư viện.
Mạng L N và Internet dùng chung tồn cơ quan Bộ, Thư viện chưa có
máy chủ riêng biệt. Máy tính dùng cho biên mục và tra cứu thơng tin cũng ch
có duy nhất 01 máy tính.
C ức vụ của ru t t ộ Nộ vụ
* h năng
Trung tâm Thơng tin nói chung và Thư viện Bộ Nội vụ nói riêng là tổ
chức chun trách về cơng nghệ thơng tin của Bộ Nội vụ, có chức n ng tham
mưu, giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý hoạt động ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong tồn ngành; phục vụ chức n ng quản lý nhà nước của Bộ và sự ch đạo,
điều hành của Lãnh đạo Bộ; tổ chức ứng dụng công nghệ và dữ liệu thông tin
theo các lĩnh vực quản lý của Bộ; tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành hạ tầng
kỹ thuật, cơ sở dữ liệu và các hệ thống thông tin tin học của Bộ.
* hi m v
- Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông
tin;
- Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy đ nh của Nhà nước trong lĩnh vực
phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin;
- Xây dựng và quản lý vận hành Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu
chuyên ngành mà Bộ được giao quản lý;
- Chủ trì xây dựng, quản lý kỹ thuật, điều hành và duy trì hoạt động của
Cổng thông tin điện tử Bộ Nội vụ;
- Trực tiếp xây dựng, triển khai, vận hành các ứng dụng cơng nghệ thơng

tin chính trong ngành;
- Quản lý, triển khai cơng tác bảo đảm an tồn, an ninh hệ thống thông
tin, tin học của Bộ, ngành Nội vụ;
- Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức, kỹ n ng công nghệ
thông tin, cập nhật kiến thức mới (bao gồm cả hình thức trực tuyến e-

12


Leaming); sát hạch, cấp chứng nhận hồn thành khóa học cho cán bộ, công
chức, viên chức và các đối tượng khác. Chuyển giao các ứng dụng công nghệ
thông tin chuyên ngành cho các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chương
trình được duyệt;
- Tổ chức biên tập, xuất bản các ấn ph m, tập san, thông tin về cơ chế
chính sách, các hoạt động quản lý; tổ chức các sự kiện, phục vụ yêu cầu ch đạo
của Lãnh đạo Bộ và các cơ quan, đơn v trong ngành Nội vụ;
- Tổ chức thực hiện, tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế về công
nghệ thông tin, tin học và truyền thông theo quy đ nh của pháp luật và của Bộ;
- Tư vấn, cung cấp các d ch vụ về cơng nghệ thơng tin, tin học hố quản
lý hành chính liên quan đến chức n ng quản lý nhà nước của Bộ và ngành;
- Nghiên cứu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt
động của Bộ và ngành;
- Quản lý và duy trì hoạt động Thư viện Bộ Nội vụ; xây dựng các cơ sở
dữ liệu thông tin tư liệu; tổ chức cung cấp thông tin, tài liệu dạng điện tử trên
mạng;
- Phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các cơ quan, đơn v có liên
quan thực hiện ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác thống kê;
- Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; quản lý tài chính, tài
sản theo các quy đ nh, chế độ của Nhà nước và của Bộ.
1.4.3. C ức vụ và qu ề của Cổ t t đ tử và ư v ộ Nộ vụ

1 4 3 1 h năng
Cổng thông tin điện tử và Thư viện Bộ Nội vụ là tổ chức thuộc Trung
tâm Thơng tin, Bộ Nội vụ có chức n ng tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm
Thông tin quản lý, tổ chức cung cấp thông tin tiếp nhận và cập nhật d ch vụ
công trực tuyến trên Công Thông tin điện tử Bộ Nội vụ, là đầu mối tích hợp
thơng tin với Cổng Thơng tin điện tử Chính phủ quàn lý và duy trì hoạt động
Thư viện Bộ Nội vụ.
1.4.3.2. hi m v và qu n hạn

13


a. Tham mưu, giúp Giám đốc thực hiện các nhiệm vụ
- Xây dựng trình Lãnh đạo Bộ ban hành các quy đ nh quản lý, vận hành
Cổng Thông tin điện tử của Bộ Nội vụ và các Trang Cổng thông tin thành phần
do Trung tâm Thông tin quản lý
- Xây dựng, trình Lãnh đạo Bộ quy hoạch, dự án, kế hoạch và đề xuất
phương án tổ chức, phát triển, nâng cấp, ch nh sửa đ nh k và đột xuất cho Cổng
Thông tin điện tử Bộ Nội vụ, các Trang Cổng thông tin thông tin thành phần
phù hợp với nhu cầu thực tế tổ chức triển khai thực hiện sau khi được phê
duyệt
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cung cấp thông tin, tuyên
truyền đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước
các sự kiện, vấn đề liên quan thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, ngành
Nội vụ trên Cổng Thông tin điện tử Bộ và các Trang Cổng thông tin thơng tin
thành phần.
* Chủ trì, phối hợp tổ chức, thực hiện việc tun truyền, liên kết, tích
hợp thơng tin cùa Bộ, ngành Nội vụ cung cấp thông tin theo chức n ng quảm lý
nhà nước của Bộ trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ theo quy đ nh hiện
hành:

- Đ ng tải k p thời, phối hợp với các đơn v có liên quan, tổ chức đ ng tải
thơng tin chính thống của Bộ Nội vụ trên cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ,
phục vụ k p thời công tác quản lý của Bộ Nội vụ và nhu cầu khai thác thông tin
của tổ chức, cá nhân
- Tổ chức sưu tầm, biên tập, đưa tin, bài các sự kiện, hoạt động của Bộ
Nội vụ, của Lãnh đạo Bộ Nội vụ và các vấn đề liên quan thuộc phạm vi quàn lý
nhà nước cùa Bộ, ngành Nội vụ
- Tiếp nhận thông tin từ cộng tác viên và các đơn v có liên quan tuyển
chọn, xử lý, biên tập và đ ng tài
- Tổ chức tuyên truyền, phát triển đa dạng nội dung, hình thức hoạt động
và các ứng dụng, sản ph m truyền thông đa phương tiện (video, audio..);

14


- Đ ng tải các dự thảo v n bản quy phạm pháp luật, chủ trương, chính
sách cần lấy ý kiến góp ý của tố chức, cá nhân theo quy đ nh của pháp luật
tổng hợp, báo cáo kết quả lấy ý kiến góp ý sau khi hết thời hạn đ ng tải
- Tiếp nhận, phân loại các phản ánh, kiến ngh của cơ quan, tổ chức, cá
nhân trên môi trường mạng gửi về cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ tổng
hợp và chuyển các đơn v xử lý theo nhiệm vụ được phân công
- Tiếp nhận và cập nhật d ch vụ công trực tuyến trên cổng thơng tin điện
tử Bộ Nội vụ.
* Chủ trì phối hợp với các đơn v có liên quan thực hiện cơng tác thơng
tin đối ngoại b ng tiếng nước ngồi trên cổng Thông tin điện tử Bộ và các
Trang Cổng thông tin thông tin thành phân theo quy đ nh của pháp luật.
* Chủ trì, phối hợp với các đơn v có liên quan tổ chức trao đổi, thảo
luận, giao lưu, đối thoại trực tuyến giữa Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các cơ quan,
đơn v thuộc và trực thuộc Bộ với các tổ chức, doanh nghiệp và Nhân dân.
* Phối hợp với các đơn v có liên quan tổ chức tập huấn bồi dưỡng

nghiệp vụ và k n ng viết tin bài cho phóng viên, biên tập viên, cộng tác viên
của Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thông tin,
tuyên truyền về các lĩnh vực thuộc chức n ng quản lý nhà nước của Bộ.
* Phối hợp với V n phòng Ban Ch đạo Cải cách hành chính của Chính
phủ tổ chức biên tập và phát hành đ nh k Bản tin Cải cách hành chính của V n
phịng Ban Ch đạo Cải cách hành chính của Chính phủ quản lý, vận hành kỹ
thuật website cải cách hành chính nhà nước của Bộ Nội vụ thực hiện điểm tin
hàng ngày phục vụ Lãnh đạo Bộ.
* Quản lý và duy trì hoạt động Thư viện Bộ Nội vụ
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn để đảm bảo duy trì, hoạt động và
phát triển Thư viện Bộ Nội vụ
- Xây dựng kế hoạch sưu tập, bổ sung tài liệu, sách, báo, tạp chí phù hợp
chức n ng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ
- Tổ chức xử lý nghiệp vụ, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tài liệu tại Thư

15


viện Bộ Nội vụ
- Tổ chức cung cấp thông tin, tư liệu trong các lĩnh vực theo chức n ng
quản lý nhà nước của Bộ tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu Thư viện
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sữ dụng hiệu
quả nguồn tài liệu và các sản ph m d ch vụ thông tin
- Thanh lọc tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy đ nh của pháp luật về Thư
viện.
b. Xây dựng, quản lý và vận hành Thư viện điện tử, Thư viện số Bộ Nội
vụ.
c. Tổ chức biên tập, xuất bản các ấn ph m, thông tin tư liệu, tập san, bản
tin tổ chức các sự kiện thông tin, tuyên truyền phục vụ yêu cầu lãnh đạo, ch
đạo của Lãnh đạo Bộ và các cơ quan, đơn v , tổ chức trong Bộ và ngành Nội vụ

thông tin chuyên đề về cơ chế, chính sách, các hoạt động quản lý nhà nước của
Bộ Nội vụ.
d. Thực hiện các d ch vụ công theo chức n ng, nhiệm vụ của Trung tâm
Thông tin và theo sự phân công của Giám dốc.
e. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê về tình hình hoạt động
của Cổng thơng tin điện tử và Thư viện Bộ Nội vụ theo quy đ nh.
f. Quản lý viên chức, tài sản, trang thiết b và phương tiện làm việc theo
quy đ nh.
g. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm Thông tin
giao.
t u về c s vật c ất - t uật của ư v ộ Nộ vụ
Thư viện Bộ Nội vụ được sử dụng toàn bộ tầng 15, trụ sở Bộ Nội vụ, với
diện tích sử dụng bên trong là 410 m2 và phần khơng gian bên ngồi là 360
m2. Hạ tầng cơ sở, phịng đọc hiện đại, khơng gian thống mát, đảm bảo các
yêu cầu của một Thư viện hiện đại về diện tích làm việc của cán bộ Thư viện,
ch ngồi của bạn đọc và nơi lưu trữ, bảo quản tài liệu.
Với diện tích như vậy, Thư viện có khả n ng tổ chức các loại hình Phịng

16


phục vụ bạn đọc như Phịng đọc báo, tạp chí; Phòng đọc tự chọn; Phòng đa
phương tiện ; Phòng mượn - trả.
Trang thiết b và vốn tài liệu của Thư viện được chuyển từ trụ sở 37A
Nguyễn Bình Khiêm về trụ sở số 08 Tôn Thất Thuyết và tiếp tục được sử dụng,
gồm:
- Trang thiết b thư viện có 07 giá sách, loại 5 khoang 5 tầng, dài , m,
cao m bàn đọc báo dài 2,5m, rộng 1,2m và 04 ghế bạn đọc;
- Máy tính biên mục có 01 bộ, cấu hình thấp, RAM 256 MB;
- Cơ sở dữ liệu có , là các CSDL thư mục, gồm: CSDL sách; CSDL đề

tài khoa học; CSDL bạn đọc.
- Vốn tài liệu khoảng 11.000 bản, chủ yếu là sách in tiếng Việt; cơng
báo đã đóng bìa từ n m đến nay và một số tài liệu khác như Đề án thi chuyên
viên cao cấp, sách tiếng nước ngoài, tài liệu của các hội ngh , hội thảo, dự
án...Riêng các kết quả nghiên cứu khoa học hiện vẫn được lưu tại Thư viện
khoa học của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
N m , Thư viện được trang b thêm: 01 quầy thủ thư bàn trịn đọc báo, tạp
chí giá để báo, tạp chí; 17 cabin tra cứu internet; 35 ghế bạn đọc bọc n .
N ư d t của ư v ộ Nộ vụ
Đối tượng phục vụ thường xuyên của Thư viện Bộ Nội vụ là cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động của Bộ Nội vụ. Số lượng bạn đọc cùng
với nhu cầu về tài liệu cũng t ng về số lượng và đa dạng hơn về hình thức và
chất lượng.
Bạn đọc của Thư viện là những người có trình độ cao, địi hỏi nhu cầu
thơng tin khá phức tạp, phục vụ cho việc hoạch đ nh chính sách và nghiên cứu
khoa học. Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu này, địi hỏi Thư viện phải nâng
cao trình độ phục vụ, cung cấp nguồn thơng tin mới, có ích, phục vụ thiết thực
được nhu cầu của họ.
Ngoài cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Bộ Nội vụ, Thư
viện còn phục vụ bạn đọc là các tổ chức, cá nhân, sinh viên, nghiên cứu sinh,

17