Phân tích và thiết kế hệ thống mô hình quản lý quán cà phê

Đại học Bách Khoa Hà Nội
Viện Toán Ứng Dụng và Tin Học

Học phần: Phân tích và thiết kế hệ thống
Đề Tài: Phân tích và thiết kế hệ thống mơ hình quản lý
quán cà phê
Giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Quang Hịa
Nhóm báo cáo : Nhóm 4
Thành viên:

Đồn Thị Thanh Hoa
Lê Thị Hồng Nhung
Nguyễn Thị Xuân Hồng
Trần Xuân Hiếu
Trần Viết Tài

20185356
20185392
20185364
20185364
20185402


Chương 1: Lời mở đầu
Trong nhiều năm gần đây, Việt Nam hội nhập một cách nhanh chóng đồng
thời nảy sinh rất nhiều các nhu cầu mới về ăn uống, giải trí, co-working. Và
phần nhiều các nhu cầu đó được đáp ứng bằng một không gian quán cà phê
và một số thức uống, đồ ăn nhẹ khác. Do đó quán cà phê mọc lên như nấm
với đủ thể loại và hình thức nhưng vẫn xảy ra tình trạng quá tải ở một số
quán cà phê và một số quán thì vắng khách và đi vào ngõ cụt. Vậy nên nhóm
thiết kế ra mơ hình “Quản lí qn cà phê” với hy vọng giúp các chủ quán,

quản lí các quán cà phê có thể quản lí một cách nhanh chóng và hiệu quả,
tận dụng tối đa nguồn lực để khai thác thị trường tốt hơn, qua đó vừa giúp
loại bỏ đi tình trạng bất cân bằng về lượng khách giữa các quán cà phê, vừa
gia tăng lựa chọn của người dùng.


Chương 2: Khảo sát
2.1. Tìm hiểu thực tế
Trong cuộc sống hiện nay khơng khó để tìm một qn nước, qn cà phê.
Ngoài đáp ứng nhu cầu giải khát, nơi đây còn là nơi trò chuyện cùng bạn bè người
than, hẹn gặp đối tác trao đổi và làm việc. Vậy nên cà phê đã khơng cịn là thức
uống dành cho người đi làm, dân công sở nữa mà đã mở rộng ra cả giới trẻ và
trung niên.

Biểu đồ: Thống kê người dung cà phê theo độ tuổi.
2.1.1 Urban Station Coffee - 22 Tạ Quang Bửu
Phỏng vấn : Quản lý Urban Station Coffee - 22 Tạ Quang Bửu
Urban Station Coffee - 22 Tạ Quang Bửu là 1 quán cà phê nhượng quyền thương
hiệu Urban Station Coffee, chi nhánh thứ 42 thuộc chuỗi quán cà phê Urban
Station Coffee. Đã mở từ tháng 10/2015, sau 5 năm hoạt động, hệ thống quản lý đã
hình thành rõ ràng, nhưng lại đi theo lối mòn, chưa có sức đột phá, cần đưa các hệ
thống quản lý thông tin phù hợp hơn.


1 .Các thành phần nhân sự:
• Chủ đầu tư
• Quản lý
• Nhân viên
• Bảo vệ
2. Mơ hình tổ chức nhân sự

Chia thành các vấn đề cần quản lý:
2.1. Quản lý nhân viên
• Quản lý tuyển dụng, training nhân viên mới


• Chia 1 ngày làm việc thành 3 ca. Mỗi ca có 2 nhân viên cần biết order,
thu ngân, phục vụ, pha đồ, dọn dẹp vệ sinh.
2.2 Quản lý thu, chi nhập hàng
• Nhập hàng: Nhân viên ca sáng kiểm tra đồ hết, báo quản lý order,
nhận đồ thanh toán và ghi vào cash
• Nhân viên thu ngân thanh tốn cho khách, in hóa đơn, kiểm tiền trong
ca.
2.3. Quản lý an ninh, xử lý vấn đề phát sinh
• Bảo vệ đảm bảo trơng xe cho khách, đảm bảo an tồn khi có các đối
tượng bất hảo
• Nhân viên chia nhau giữ chìa khóa, khóa cửa sau khi kết ca tối, và mở
vào ca sáng hôm sau, tự bảo quản cơ sở vật chất của quán và tư trang của
bản thân trong ca.
3. u cầu của mơ hình
Xây dựng một hệ thống quản lý thơng tin, giúp dễ dàng quản lý.
• Quản lý nhân viên
• Quản lý tài chính
• Quản lý an ninh
• Quản lý menu
4. Quy trình làm việc
4.1. Quản lý nhân viên
Nhân viên chia làm 3 ca làm việc mỗi ngày, 2 người 1 ca:
• 1 người order, thanh tốn, rửa đồ
• 1 người pha đồ, bê đồ
• dọn vệ sinh (quét sàn, lau bàn, kê bàn ghế), dọn quầy, nhà vệ sinh,

tưới cây, dọn khi xảy ra vấn đề ( khách đổ đồ, điều hịa chảy nước).
• Cần quản lý kiểm tra, đốc thúc, thưởng phạt, xếp lịch làm việc cho
nhân viên.
4.2. Quản lý tài chính
Thu:
• Nhân viên thu ngân order, thanh tốn, in hóa đơn cho khách. Cuối ca
kiểm két, chốt lại ghi vào sổ.
Vấn đề xảy ra :
• Thu ngân đã thu tiền của khách nhưng lại khơng xuất hóa đơn trên
máy tính tiền qn cafe.
• Thu ngân nhận tiền của khách nhưng lại quên đưa lại tiền thừa cho
khách.
• Qn q đơng nên thu nhầm tiền, thu thừa tiền , quên thu tiền của
khách.
• Quản lý thường xuyên đến kiểm tra.


Chi:
• Tính tốn hợp lý, mua ngun liệu vừa đủ, phù hợp với tiêu thụ.
4.3. Quản lý an ninh
• Bảo vệ : Trông xe, quan sát các đối tượng bất hảo, đảm bảo an ninh.
• Nhân viên: Khóa, mở cửa đúng giờ, đảm bảo an tồn.
4.4. Quản lý menu:
• Lựa chọn nguồn nguyên liệu phù hợp
• Nghiên cứu đồ uống phù hợp với các yếu tố ngoại cảnh ( thời tiết, xu
hướng khách hàng)
• Kiểm sốt chất lượng đồ uống
5.Biểu đồ liên quan đến công việc
- Biểu đồ quản lý nhân viên
- Biểu đồ quản lý thu chi

2.1.2 Mơ hình quản lý tiệm Italy’s Gelato và đồ uống L’OASIS

Phỏng vấn: quản lí của tiệm
L’OASIS là 1 tiệm làm gelato Ý (kem) thủ công và banhs quế Bỉ, cà phê
Ý và một số loại đồ uống cao cấp phổ biển tại Việt nam. Đã mở từ tháng
11/2018, sau hơn 2 năm hoạt động, hệ thống quản lý đã hình thành rõ ràng,
hoạt động linh hoạt, đem lại nhiều trải nghiệm tốt đối với khách hàng và
nhận được nhiều đánh giá cao trên các trang review như Foody,
Facebook,…
1. Các thành phần nhân sự:


• Chủ đầu tư
• Quản lý
• Nhân viên
• Kế toán
• Bếp trưởng
2. Mơ hình tổ chức nhân sự
Chia thành các vấn đề cần quản lý:
• Quản lý nhân viên
• Quản lý tuyển dụng, training nhân viên mới
- Chia 1 ngày làm việc thành 3 ca. Trong đó ca sáng và chiều thì
có 2 nhân viên, ca tối có 3 nhân viên. Thứ 7 và chủ nhật ca nào
cũng có 3 nhân viên. Trong đó có 1 nhân viên pha chế làm kem
và phụ trách tủ kem, một nhân viên tiếp khách và phục vụ bàn.
• Quản lý thu, chi nhập hàng
- Nhập hàng: Bếp trưởng phụ trách kiểm tra nguyên liệu sẵn có
ở trong kho, và cung cấp Menu để quản lí mua nguyên liệu phục
vụ việc làm kem.Nhân viên pha chế cũng chuẩn bị Menu để
quản lí mua nguyên liệu

- Các nhân viên sắp xếp nhau trực máy, thực hiện tạo hóa đơn
bằng tài khoản được cấp.
3. Yêu cầu bài tốn
• Xây dựng một hệ thống quản lý thơng tin, giúp dễ dàng quản lý.
• Quản lý nhân viên
• Quản lý tài chính
• Quản lí cơ sở vật chất.
4. Quy trình làm việc
4.1. Quản lý nhân viên
• Nhân viên chia làm 3 ca làm việc mỗi ngày, 3 người 1 ca:
• 1 người thu ngân
• 1 người pha chế
• 1 người phục vụ bàn
• 3 nhân viên trong ca chia nhau dọn vệ sinh (quét sàn, lau bàn, kê bàn ghế),
dọn quầy, nhà vệ sinh, tưới cây, dọn khi xảy ra vấn đề (khách đổ đồ, điều hịa
chảy nước).
• Cần quản lý kiểm tra, thưởng phạt, xếp lịch làm việc cho nhân viên.
4.2. Quản lý tài chính
• Thu:


- Nhân viên order, thanh tốn, in hóa đơn cho khách. Cuối ca quản lí sẽ kiểm
két, chốt lại ghi vào sổ.
- Vấn đề xảy ra:
+ Một khách order nhiều lần nên nhân viên có thể nhầm lẫn vì các hóa đơn
có thể thanh tốn ngay hoặc khi khách chuẩn bị ra về.
+ Khách trả tiền kèm cả tiền tip nhưng nhân viên không sắp riêng ra được.
+ Quản lý thường xun đến kiểm tra.
• Chi:
- Tính tốn hợp lý, mua nguyên liệu vừa đủ, phù hợp với tiêu thụ.

- Bổ sung, sửa chữa và thay mới cơ sở vật chất. Bảo dưỡng các thiết bị quan
trọng như máy pha cà phê, tủ kem, máy làm kem.
4.3. Quản lý cơ sở vật chất
• Quản lí: quan sát, phát hiện và kiểm tra các vấn đề về cơ sở vật chất, sắp xếp
bài trí tạo khơng gian đẹp, tăng trải nghiệm của khách hàng.
• Bếp trưởng: kiểm tra máy làm kem, tủ kem và máy pha cà phê thường xuyên,
nếu có sự cố thì thơng báo quản lí gọi thở sửa chữa.
1. Biểu đồ liên quan đến công việc
- Biểu đồ quản lý nhân viên
- Biểu đồ quản lý thu chi

2.2. Phân tích đề tài
2.2.1 Lí do chọn đề tài
Việc mở một qn cà phê địi hỏi phải có nhiều yếu tố: tài chính, vật chất,
địa lí thuận lợi để giúp cho việc buôn bán phát triển. Nếu coi những yếu tố trên là
phần cứng của máy tính thì hệ thống quản lí như là hệ điều hành sẽ quyết định máy
tính vận hành có tốt hay khơng. Đó là lí do các mơ hình quản lí bán hàng ra đời và
cụ thể ở đây là mơ hình quản lí qn cà phê.
Qua khảo sát và trải nghiệm tại các quán cà phê nằm rải rác trên địa bàn
thành phố Hà Nội, nhóm nhận thấy lực lượng nhân viên của các quán cà phê đa
phần là sinh viên làm part-time, do vậy lịch làm việc thay đổi rất thường xuyên.
Bên cạnh đó, một qn cà phê khơng chỉ kinh doanh mỗi mặt hàng cà phê mà cịn
có cả các thức uống và đồ ăn nhẹ khác. Chính vì vậy việc quản lí nhập xuất nguyên
liệu vào kho lưu trữ cũng là một bài toán tương đối nan giải. Câu hỏi đặt ra là làm
sao để quản lí thật tốt quán cà phê, sắp xếp lịch làm phù hợp cho nhân viên và có
thể linh hoạt thay đổi trước các tình huống như nhân viên nghỉ đột xuất, nhân viên
đi làm muộn,… cũng như việc quản lí nhập xuất hàng sao cho không bị tồn dư
nguyên liệu đến hết hạn sử dụng, nguyên liệu tươi mới và bắt theo xu hướng thị
trường.

Nhằm giải quyết vấn đề trên cũng như vận dụng kiến thức được học vào
thực tế, nhóm quyết định chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống mơ hình quản
lý quán cà phê” với hy vọng sẽ tạo ra một mơ hình khắc phục các vấn đề nêu trên,
giúp cho nhà quản lí tối ưu được cơng việc của mình.
2.2.2 Mục tiêu của đề tài
Mơ hình quản lí quán cà phê giúp hỗ trợ trong việc quản lí các nghiệp vụ
như tính tiền, in hóa đơn, thống kê, quản lí nhân viên, quản lí kho, lương bổng,…
Mơ hình quản lí bán hàng quán cà phê giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian,
nhanh chóng, thao tác đơn giản, dễ dàng sử dụng và đưa vào quản lí qn:
-Xây dựng mơ hình mới phù hợp, dễ hiểu và dễ sử dụng. Hiểu được hệ
thống quản lí bán hàng, cần quản lí những mảng nào để xây dựng ứng dụng phù
hợp nhu cầu thực tiễn.
-Giúp quản lí hệ thống của quán trở nên tối ưu hơn, công tác quản lí dễ dàng
và tiện lợi hơn. Tận dụng tối đa nhân lực và tài nguyên của quán được đưa vào sử
dụng.

2.2.3 Bài toán đặt ra của đề tài
Qua khảo sát thơng tin tại các qn cà phê, nhóm đã phân loại ra các yêu cầu
mà hệ thống cần phải giải quyết như sau:
- Định lượng nguyên liệu pha chế cafe
- Liên kết các nhân viên, tiết kiệm thời gian giao tiếp
- Quản lý kho hàng, hàng tồn kho, lên kế hoạch mua hàng, nhập hàng
- Tự động tính tiền đơn hàng order của khách
- Báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh, doanh thu của quán
- Quản lý quán cafe từ xa mọi lúc, mọi nơi
- Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng dễ dàng
- Thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc kinh doanh quán café
Để làm được điều đó, hệ thống phải có những chức năng với nhiệm vụ và
vai trò như sau:

- Chức năng bán cafe, phục vụ khách hàng: Bằng việc sử dụng phần mềm
dành cho quán cafe, nhân viên thực hiện thao tác nạp dữ liệu mua bán hàng vào
máy tính. Nhân viên dễ dàng ghi nhận đơn hàng từ khách hàng trực tiếp. Ngoài ra
phần mềm cịn cho phép nhân viên có thể điều chỉnh, thêm bớt menu, điều chỉnh


giá theo từng thời điểm. Phần mềm còn hỗ trợ áp dụng các hình thức khuyến mãi
hiện có lên đơn hàng, hỗ trợ in hóa đơn, tính thuế giá trị gia tăng, hoặc có thể in
phiếu tạm tính. Bên cạnh đó phần mềm quản lý qn cafe cịn giúp gộp bàn, tách
bàn, tìm kiếm tên khách hàng thân thiết đã lưu trên hệ thống,…
- Chức năng quản lý nhân viên, quản lý kinh doanh café: Để thực hiện các
chức năng của quản lý, thì người này phải truy cập với quyền của quản lý, sử dụng
tài khoản riêng, thẻ từ hoặc mã số phân quyền,… Với phần mềm quản lý quán
cafe, người quản lý có thể thoải mái thực hiện nhiều thao tác các hoạt động kinh
doanh của quán như điều chỉnh giá, set up giá khuyến mãi, gọi lại món đã đặt, cho
phép in lại phiếu tính tiền đã xuất, huỷ phiếu tính tiền. Ngồi ra phần mềm cịn
giúp dễ dàng lưu lại các thông tin khách hàng, xem lại hoạt động của các khách
hàng thân thiết, quản lý các giao dịch, lợi nhuận mà quán thu được hằng ngày,
hằng tháng,…
- Chức năng báo cáo và quản lý doanh thu: Phần mềm quản lý quán cafe có
thể thực hiện các thống kê, lập báo cáo theo thời gian quy định (ngày, tuần, tháng,
quý, năm,…), thống kê các hình thức thanh toán mà khách hàng đã sử dụng; báo
cáo số liệu, tình hình của các món nước; báo cáo khả năng bán hàng của từng nhân
viên; báo cáo tỷ lệ sử dụng khuyến mãi, xem lại các hoá đơn đã in và huỷ. Ngồi ra
cịn có thể thống kê chi phí, tiền mua nguyên liệu thiết bị, tiền lương nhân viên.
- Quản lý kho hàng: Phần mềm quản lý quán cafe ln trừ kho, trừ ngun
liệu khi có phát sinh hoạt động bán hàng. Nhờ tính năng so sánh số lượng tồn kho
trên máy và số lượng hàng hoá nhập để bán theo thực tế, từ đó giúp cửa hàng quản
lý hàng tồn kho, điều chỉnh hàng tồn. Phần mềm còn cho phép quán thiết lập giới
hạn hàng tồn kho theo ý muốn, bật cảnh báo khi vượt giới hạn tồn kho, xem chi tiết

hàng nhập khẩu – xuất khẩu, hàng hư hỏng, quản lý chi phí vốn,… quản lý hàng
tồn kho hiệu quả. Hơn thế nữa phần mềm còn thống kê chi tiết số lượng hàng tồn
kho, hàng trả về, nguyên vật liệu được quán sử dụng. Hiển thị các mặt hàng cần
nhập, cho thấy những hàng hoá ngừng sản xuất, ngừng sản xuất, hay chuẩn bị nhập
khẩu. Các file báo cáo sẽ được hoàn thiện tự động và in số liệu ra file Excel.
2.2.4 Đối tượng và khách thể của đề tài
- Đối tượng: mơ hình quản lí bán hàng qn cà phê
- Khách thể:
• Những người có nhu cầu kinh doanh quán cà phê hoặc cải thiện
mô hình sẵn có của mình
• Nghiệp vụ bán hàng


• Quy trình quản lí qn cà phê thơng thường
2.2.5. Một số giấy tờ biểu mẫu
a. Hợp đồng lao động với nhân viên
QUÁN CÀ PHÊ………….
Số : 05/HĐLĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

BÊN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG:
Quán cà phê……………………………………………………………………
Đại diện là:…………………………..…Chức vụ:……………….. là người đại diện
Pháp luật của công ty.
Địa chỉ :

……………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………..Email :…………………………………………..
BÊN NGƯỜI LAO ĐỘNG:
Ông / Bà :………………………………………………………………………….
Ngày sinh :…………………………………………………………………………
Địa chỉ

:……………………………………………………………………………

Số CMND:………………………………………………………………………….

Thỏa thuận ký kết Hợp đồng lao động và cam kết làm đúng các điều khoản sau đây:
Điều 1: Thời hạn và công việc Hợp đồng
- Loại hợp đồng lao động: Xác định thời hạn, bắt đầu từ ……… đến hết ngày …….…………
- Địa điểm làm việc: làm việc tại quán cà phê ………...


- Chức danh chuyên môn: nhân viên (parttime/fulltime)
- Công việc: Phục vụ khách hàng, đảm bảo vệ sinh cửa hàng làm việc, hỗ trợ các công việc trong
quầy và sảnh theo sự sắp xếp cửa Quản lý cửa hàng..
Điều 2: Chế độ làm việc
- Thời gian làm việc: tuần ít nhất 5 ca đối với part-time, 10 ca với full-time. Quản lí sẽ báo lịch
làm việc tuần sau vào thứ 7 hàng tuần, cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên sắp xếp công việc
khác.
- Thời gian cụ thể ca làm việc:
•

Ca sáng: 8h-13h

•

Ca chiều: 13h-18h

•

Ca tối: 18h-22h30

- Được cấp phát những dụng cụ làm việc: tùy nhu cầu công việc.
Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động
1.Quyền lợi.
- Phương tiện đi lại làm việc: Cá nhân tự túc
- Mức lương chính hoặc tiền cơng: 8.000.000VND đối với fulltime và khoảng 2.025.000VND –
3.000.000VND tùy theo thời gian làm việc đối với parttime. (Lương cơ bản:18.000/giờ + Thưởng)
- Cơ hội được học hỏi, đào tạo và phát triển kỹ năng Cashier và Barista.
- Hình thức trả lương: Thanh toán bằng Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
- Được trả lương mỗi tháng 1 lần vào ngày 25 hàng tháng.
- Trang bị bảo hộ lao động: tùy công việc, theo quy định của Luật Lao động.
- Chế độ nghỉ ngơi: mỗi tháng nghỉ không quá 3 ca. Nếu vi phạm sẽ bị trừ lương hoặc nghỉ việc.
- Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế: theo quy định của Luật BHXH, BHXT
- Chế độ đào tạo: Theo thỏa thuận riêng giữa hai bên (nếu có) khơng trái với Luật Lao động.


- Những thỏa thuận khác.
+ Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Luật lao
động và các văn bản hướng dẫn của Cơ quan quản lý Nhà nước về lao động nhưng phải báo trước
người sử dụng lao động ít nhất là 14 (Mười bốn) ngày và bàn giao đầy đủ dụng cụ làm việc cho
quản lí. Trường hợp người lao động vi phạm điều khoản báo trước, không thực hiện bàn giao thì
phải chịu trách nhiệm và bồi thường theo quy định.
2. Nghĩa vụ.
- Hồn thành những cơng việc đã cam kết trong hợp đồng lao động.

- Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy, kỷ luật lao động, an toàn lao động.

- Cam kết bảo mật thông tin sau:
- Hợp đồng này được ký kết vào ngày …………và có hiệu lực kể từ ngày ký kết.
NGƯỜI LAO ĐỘNG
(Ký, ghi rõ họ tên)

b. Hóa đơn bán hàng

NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Ký và ghi rõ tên, đóng dấu)


Chương 3 Phân tích hệ thống thơng tin
3.1Mơ tả u cầu hệ thống
3.1.1 u cầu bài tốn
Quy mơ qn cafe: số lượng trung bình 120 khách/ 1 ngày, khơng gian 3 tầng.
Một quán cafe cần có khâu nhập xuất nguyên liệu, pha chế sản phẩm, quản lý
chất lượng sản phẩm, thu ngân, phục vụ.
Quản lý cần đánh giá chất lượng nguyên liệu, nguyên liệu nào sắp hết thời gian
sử dụng cần được thay đổi, bổ sung; yêu cầu nhập hàng, nhập hàng vào kho, kiểm
tra hàng, tạo hoá đơn nhập hàng, lưu sổ hàng mỗi lần nhập và xuất; viết phiếu chi và
ghi sổ thu chi;
Người quản lý cần tính tốn các phí về lương của nhân viên và thưởng cho
nhân nếu nhân viên làm tốt hoặc phí phạt nếu nhân viên làm hỏng cơ sở vật chất
hoặc vi phạm nội quy nhân viên của quán; tổng kết thu nhập, chi phí của từng ngày
để đối sốt lại với các bên xuất nhập nguyên liệu và bên thu ngân; có bản thống kê
những sản phẩm được khách hàng lựa chọn, từ đó phân tích được nhu cầu của khách
hàng hay sử dụng loại đồ uống nào: cafe, sinh tố, soda vào thời gian nào và cùng bên
pha chế báo cáo bộ phận nhập xuất nguyên liệu để chuẩn bị nguyên liệu cho những

ngày sau, đảm bảo không bị thiếu, hỏng nguyên liệu khi khách hàng đặt đồ.
Nhân viên thu ngân giúp khách lựa chọn đồ uống và in hóa đơn, u cầu khách
thanh tốn hố đơn; hóa đơn sẽ được chuyển cho bộ phận pha chế xuất hoá đơn (bao
gồm 2 hoá đơn, 1 hoá đơn gửi khách, 1 hoá đơn gửi bên pha chế) theo đúng yêu cầu
của khách hàng, tư vấn cho khách hàng mua thêm sản phẩm: bánh ngọt, bánh quy,…
cùng với các ưu đãi vào dịp lễ của cửa hàng; ghi sổ; Thu ngân viết phiếu thu và lưu
sổ theo dõi hằng ngày để chuyển giao công việc giữa các ca.
Nhân viên pha chế sẽ pha đồ uống cho khách, pha đúng, đủ và kịp tiến độ để
khách hàng không phải chờ lâu; đảm bảo các nguyên liệu và máy móc pha chế, cốc
và đĩa để đồ sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh.
Nhân viên phục vụ có trách nhiệm kiểm tra lại đồ uống đúng yêu cầu của khách,
chuyển đồ uống cho khách theo hóa đơn.
Kí hợp đồng thuê bảo vệ với công ty cung cấp bảo vệ. Bảo vệ khi thấy khách
vào cần hướng dẫn khách vị trí được đỗ xe (nếu đi ơ tơ) hoặc dắt xe giúp khách nếu


khách đi xe máy, nhắc nhở khách nếu để xe sai vị trí, đưa vé xe, trơng xe và trả xe
cho khách.
Nếu có sự cố xảy ra quản lý sẽ tiến hành lập biên bản và xử lý sự cố. Khi chủ đầu
tư yêu cầu báo cáo thì lập báo cáo gửi cho chủ đầu tư.
3.1.2 Mơ hình tổ chức nhân sự

Người quản lý

Nhân viên thu
ngân

Nhân viên pha
chế

Nhân viên phục
vụ

•

Quản lý: Kiểm tra báo cáo, giải quyết sự cố, phân cơng cơng việc.

•

Nhân viên thu ngân: Nhập u cầu của khách, thanh tốn, in hóa đơn, tiếp
nhận phản hồi

•

Nhân viên pha chế: Pha chế, rửa dụng cụ pha chế, cốc, vệ sinh quầy.

•

Nhân viên phục vụ: Bê đồ cho khách, kiểm tra đồ uống, giải quyết các yêu
cầu phát sinh của khách, đảm bảo vệ sinh.

3.2 Quy trình của hệ thống
3.2.1 Quy trình nhập hàng
- Nhân viên thu ngân biết được thống kê nguyên liệu (số lượng, ngày nhập,
ngày hết hạn), số lượng nguyên liệu còn lại sau mỗi ca làm
- Nếu nguyên liệu cần được bổ sung, nhân viên thu ngân tra cứu thông tin nhà
cung cấp nguyên liệu để tạo đơn đặt hàng; Nhân viên thu ngân được phép tạo
đơn nhập hàng mới và cập nhật thông tin đơn hàng: đã đặt hàng; chưa đặt
hàng; đã nhận hàng

- Thông tin nguyên liệu tiếp tục được cập nhật khi nhân viên thu ngân chọn
chức năng đã nhận hàng từ hố đơn đặt hàng.
3.2.2 Quy trình bán hàng
- Nhân viên thu ngân tạo đơn đặt hàng mới khi khách hàng yêu cầu đặt hàng,
chức năng chọn mặt hàng khách yêu cầu và in hoá đơn sau khi chốt đơn hàng với
khách hàng.
- Sau khi thực hiện lệnh in hoá đơn, đơn hàng được cập nhập lên hệ thống.
- Nhân viên pha chế nhận thông báo đơn hàng mới: tên hàng hoá, số lượng để
pha chế; nhân viên pha chế đực phép cập nhật tình trạng đơn hàng: đang pha
chế, đã pha chế.
- Sau khi hoá đơn trên hệ thống được cập nhật đã pha chế, nhân viên phục vụ
nhận được thông báo đơn hàng cần được phục vụ: tên mặt hàng, số lượng, bàn
số, sử dụng tại cửa hàng hay mang về.
- Nhân viên phục vụ được phép cập nhật tình trạng đơn hàng: chưa phục vụ, đã
phục vụ.
3.2.3 Quy trình giải quyết sự cố
- Nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ báo cáo, cập nhật thông
tin sự cố và lập biên bản sự cố phát sinh tại khu vực mình phục trách, liên quan: có
thể chọn mẫu biên bản sự cố có sẵn để tạo mới, cập nhật về hiện trường, tình trạng
sự cố
- Người quản lý cập nhật sự cố, lập biên bản (có thể chọn mẫu biên bản sự cố có
sẵn), tra cứu sự cố đã xảy ra.
3.2.1 Quy trình báo cáo
- Mỗi đơn hàng nhân viên thu ngân tạo cho khách hàng và thực hiện lệnh in sẽ
tự động được cập nhật và hệ thống: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng, đơn
giá, tổng giá trị hoá đơn, giờ, ngày tháng tạo đơn hàng, phương thức thanh
toán: tiền mặt, thẻ, app.
- Sau mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ lập được một báo cáo bao gồm doanh thu
và những thông tin sản phâm ca làm việc đó đã bán được. Từ đó hệ thống tính

tốn ngun liệu trong kho cịn bao nhiêu để báo cần phải nhập hàng không.
- Nhân viên pha chế lấy nguyên liệu mới từ kho cần cập nhật hệ thống, báo cáo
só lượng hàng hố cịn tồn trong kho.
- Người quản lý nhận được thông báo hoặc các báo cáo khi yêu cầu tra cứu
thông tin.


3.3 Lưu đồ hệ thống
3.3.1 Lưu đồ hệ thống chức năng 1 : Quản lý nhập hàng

3.3.2 Lưu đồ hệ thống chức năng 2 : Quản lý bán hàng


3.3.3 Lưu đồ hệ thống chức năng 3 : Giải quyết sự cố

3.3.4 Lưu đồ hệ thống chức năng 4 : Báo cáo


3.4.Chức năng cơ bản của hệ thống
- Chức năng cập nhập thông tin, lưu trữ thông tin.
- Chức năng thêm, sửa, xóa thơng tin, tọa hóa đơn bán hàng.
- Chức năng quản lí, thống kê.
- Xuất, in hóa đơn, thống kê.
- Hỗ trợ tìm kiếm các thơng tin đã lưu trữ.

Chương 4 Thiết kế hệ thống thông tin
4.1 Biểu đồ phân rã chức năng
4.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng

4.1.2.Đặc tả chức năng của hệ thống:
- Quản lý nhập hàng:
+ Chức năng kiểm kê: Cho phép người dùng kiểm tra ngun liệu có cịn ở
trong khơng hay khơng và thông tin của nguyên liệu về (ngày nhập, hạn sử
dụng,…)
+ Chức năng nhập hàng vào kho: Cho phép người dùng tạo một hoá đơn mới
mỗi khi nhập hàng mới vào kho và cho phép người dùng kiểm tra những hoá
đơn đã được thiết lập.
+ Chức năng yêu cầu nhập hàng: Cho phép người dùng lấy thông tin của các
nhà cung cấp mà cung cấp các nguyên liệu cần nhập hàng để người dùng
liên hệ đặt hàng và cho phép người dùng tạo một hoá đơn đặt hàng.
Quản lý bán hàng:
+ Chức năng yêu cầu đồ uống: cho phép thu ngân đứng quầy tạo hoá đơn
mới, dễ dàng chọn đúng đồ mà khách gọi một cách dễ dàng và chính xác; hệ
thống sẽ tự động tính tốn tổng hố đơn của khách hàng; in hoá đơn cho
khách hàng sau khi khách hàng đã thanh toán.
+ Chức năng phục vụ đồ uống: cho phép nhân viên pha chế cập nhật tình
trạng đơn hàng: đang pha chế, đã pha chế xong; cho phép nhân viên phục vụ
xem, cập nhật trạng thái đơn hàng: chưa phục vụ, đang phục vụ, đã phục vụ.
+ Chức năng kiểm tra đồ uống: cho phép nhân viên phục vụ xem, cập nhật
chi tiết đơn hàng bao gồm sản phẩm nào, số lượng tương ứng, cập nhật từng
sản phẩm của đơn hàng (chưa phục vụ, đã phục vụ, pha chế không đạt yêu
cầu,…)
+ Chức năng báo cáo doanh thu: cho phép người dùng kiểm tra những hoá
đơn đã được thiết lập trong hệ thống phân loại theo thời gian hoá đơn được
lập.
- Quản lý báo cáo:
+ Theo định kỳ, nhân viên quản lý phải lập các báo cáo phân tích khác nhau.
Đặc biệt phân tích về nhu cầu của khách theo loại danh mục, theo thời gian
và khối lượng sử dụng. Ngồi ra cũng phân tích về năng lực đáp ứng của

nhân viên để có biện pháp khuyến khích và sử dụng nhân viên một cách hợp
lý.
- Quản lý giải quyết sự cố:
+ Chức năng nhập thông tin sự cố: cho phép người dùng cập nhật sự cố xảy
ra trong khu vực mình phụ trách.
+ Chức năng kiểm tra hiện trường: cho phép người dùng truy cập thông tin
nội bộ (camera) để kiểm tra lại hiện trường xảy ra sự cố.
+ Chức năng lập biên bản hiện trường: cho phép người dùng tạo một biên
bản mới từ những mẫu biên bản sẵn có, nếu chưa có thì tạo mới.


4.1.3. Mơ hình quan niệm sử lý bằng DFD (biểu đồ luồng dữ liệu)
Biểu đồ luồng dữ liệu là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một q trình xử lý và
trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu của của hệ thống sẽ
được chia ra làm ba mức như sau:
* Mơ hình DFD mức 0 (mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả
sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống.

Mơ tả q trình trao đổi thông tin ở mức 0:
- Nhân viên thu ngân tạo hoá đơn theo yêu cầu của khách hàng và in hố đơn gửi
khách.
- Nhân viên pha chế được thơng báo về đơn hàng mới, pha chế; sau khi pha chế xong
cập nhật lên hệ thống đã hoàn thành đơn hàng
- Nhân viên phục vụ được thông báo về đơn hàng mới đã pha chế xong, thông tin
bàn khách ngồi để mang đồ phục vụ
- Người quản lý tra cứu được các thông tin: doanh thu cửa hàng


*Mơ hình DFD mức 1 (mức đỉnh): Là mức mơ tả q trình trao đổi thơng tin của
những chức năng chính với nhau và đối tác

Mơ tả q trình trao đổi thông tin ở mức 1:
- Chức năng quản lý bán hàng:
+ Cho phép nhân viên thu ngân tạo đơn đặt hàng mới khi khách hàng yêu cầu đặt
hàng và in hoá đơn sau khi chốt đơn hàng với khách hàng.
+ Cho phép nhân viên thu ngân tra cứu thông tin hàng hoá, nguyên liệu tồn kho để
bổ sung, liên hệ với nhà cung cấp nguyên liệu để nhập hàng mới.
+ Cho phép nhân viên pha chế biết được tình trạng đơn hàng: vừa tạo – pha chế
+ Cho phép nhân viên pha chế cập nhật tình trạng đơn hàng: chưa pha chế, đang pha
chế, đã hoàn thành;
+ Cho phép nhân viên phục vụ biết được tình trạng đơn hàng: tên mặt hàng, số lượng,
số bàn, chưa pha chế, đang pha chế, đã hoàn thành;


+ Cho phép nhân viên phục vụ cập nhật tình trạng đơn hàng: chưa phục vụ, đang
phục vụ, đã phục vụ;
- Chức năng quản lý nhập hàng:
+ Cho phép nhân viên thu ngân biết được thống kê nguyên liệu (số lượng, ngày nhập,
ngày hết hạn)
+ Cho phép nhân viên thu ngân tra cứu thông tin nhà cung cấp nguyên liệu
+ Cho phép thu ngân tạo đơn nhập hàng mới
- Chức năng gỉải quyết sự cố:
+ Cho phép nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ báo cáo, cập
nhật thông tin sự cố và lập biên bản sự cố phát sinh tại khu vực mình phục trách, liên
quan
+ Cho phép người quản lý cập nhật sự cố, lập biên bản, tra cứu sự cố đã xảy ra
- Chức năng báo cáo:
+ Cho phép nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ báo cáo thơng
tin sự cố bộ phận, khu vực mình phục trách, liên quan vào hệ thống
+ Cho phép người quản lý nhận thông báo sự cố và gỉai quyết sự cố

*Mô hình DFD mức 2 (mức dưới đỉnh): Mơ tả q trình trao đổi thơng tin một
cách chi tiết của chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.
Mơ tả q trình trao đổi thơng tin ở mức 2, Quy trình quản lý nhập hàng

- Nhân viên thu ngân biết được thống kê nguyên liệu (số lượng, ngày nhập,
ngày hết hạn), số lượng nguyên liệu còn lại sau mỗi ca làm
- Nếu nguyên liệu cần được bổ sung, nhân viên thu ngân tra cứu thông tin nhà
cung cấp nguyên liệu để tạo đơn đặt hàng; Nhân viên thu ngân được phép tạo
đơn nhập hàng mới và cập nhật thông tin đơn hàng: đã đặt hàng; chưa đặt
hàng; đã nhận hàng


- Thông tin nguyên liệu tiếp tục được cập nhật khi nhân viên thu ngân chọn
chức
năng
đã
nhận
hàng
từ
hố
đơn
đặt
hàng.

Mơ tả q trình trao đổi thơng tin ở mức 2, Quy trình quản lý bán hàng

- Nhân viên thu ngân tạo đơn đặt hàng mới khi khách hàng yêu cầu đặt hàng,
chức năng chọn mặt hàng khách yêu cầu và in hoá đơn sau khi chốt đơn hàng
với khách hàng.
- Sau khi thực hiện lệnh in hoá đơn, đơn hàng được cập nhập lên hệ thống

- Nhân viên pha chế nhận thông báo đơn hàng mới: tên hàng hoá, số lượng để
pha chế; nhân viên pha chế đực phép cập nhật tình trạng đơn hàng: đang pha
chế, đã pha chế.
- Sau khi hoá đơn trên hệ thống được cập nhật đã pha chế, nhân viên phục vụ
nhận được thông báo đơn hàng cần được phục vụ: tên mặt hàng, số lượng, bàn
số, sử dụng tại cửa hàng hay mang về.
- Nhân viên phục vụ được phép cập nhật tình trạng đơn hàng: chưa phục vụ, đã
phục vụ.


Mơ tả q trình trao đổi thơng tin ở mức 2, Quy trình giải quyết sự cố

- Nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ báo cáo, cập nhật thông
tin sự cố và lập biên bản sự cố phát sinh tại khu vực mình phục trách, liên quan: có
thể chọn mẫu biên bản sự cố có sẵn để tạo mới, cập nhật về hiện trường, tình trạng
sự cố
- Người quản lý cập nhật sự cố, lập biên bản (có thể chọn mẫu biên bản sự cố có
sẵn), tra cứu sự cố đã xảy ra.