Tài liệu Giáo trình Excel - Bài 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU ( DATABASE ) docx

Giáo trình Microsoft Excel 2000 1/24


Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

BÀI 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU ( DATABASE )
Một trong các ứng dụng căn bản của một chương trình bảng tính là phân
tích dữ liệu. Bên cạnh các công cụ dễ sử dụng để giúp người mới dùng có thể đơn
giản phân tích số liệu Excel còn cung cấp nhiều công cụ mạnh khác cho kỹ thuật,
khoa học và phân tích tài chình.
Bạn có thể dùng Excel để tạo lập cơ sở dữ liệu hay danh mục thông tin. Các
tính năng như Data Form giúp bạn nhanh chóng thêm, bớt và tìm kiếm các bản
ghi. Bạn cũng có thể nhanh chóng sắp xếp và lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Sử
dụng các tính năng như outlining hay pivot table, bạn có thế xử lý danh mục để
tổng hợp số liệu theo nhiều góc độ khác nhau. Bạn có thể dùng Goal Seek và
Solver để tìm lời giải tối ưu cho các vấn đề tài chính.
Các tính năng khác của Excel như AutoFill, AutoComplete, và Pick From
List cho phép bạn tăng tốc nhập liệu. Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo
nên những mẫu nhập liệu có kiểu dạng chuyên nghiệp. Biểu mẫu có thể chứa các
hộp điều khiển như hộp kiểm tra, thanh trượt.
5.1. Tạo một CSDL
Một trong những ứng dụng căn bản của Excel là quản trị dữ liệu. Bạn có
thể dùng các tính năng của Excel để làm việc với một danh sách đơn giản ví dụ
mục các việc cần làm cho đến các cơ sở dữ liệu phức tạp hơn. Trong Excel, khái
niệm cơ sở dữ liệu và danh sách được sử dụng thay nhau. Chúng ta sử dụng khái
nhiệm cơ sở dữ liệu để ám chỉ cả hai: danh sách đơn và cơ sở dữ liệu phức tạp.
Giáo trình Microsoft Excel 2000 2/24


Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

Một CSDL chứa các bộ dữ liệu giống nhau như cơ sở dữ liệu khách hàng.
Một hàng thông tin trong CSDL được gọi là bản ghi record. Các mục tin được ghi
trong các trường, mỗi cột là một trường. Ví dụ tên khách hàng được lưu trong
trường tên. Nếu tổ chức dữ liệu dới dạng cơ sở dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng
sắp xếp, lọc và tổng hợp thông tin.
Các bước
1. Nhập tên trường trên một hàng của bảng tính. Các tên trờng này (ví dụ Họ
Tên, Địa Chỉ, Điện Thoại, ... ) là các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.
2. Chọn vùng tên trường và định dạng ví dụ chọn chữ đậm, nghiêng hay chọn
Font chữ to hơn để làm nổi bật trường với các bản ghi.
3. Nhập các bản ghi (như thông tin từng khách hàng) ngay dưới tên trường,
mỗi bản ghi trên một hàng. Không để các hàng trắng sau tên trường.
Chú ý: Cơ sở dữ liệu của Excel sự thực chỉ là một dạng bảng tính đặc biệt. Chúng
ta vẫn có thể dùng các lệnh bảng tính bình thờng để hiệu chỉnh và định dạng cơ sở
dữ liệu.
5.2. Chèn một bản ghi
Tính năng data form cung cấp cách thuận lợi để chèn, xoá và tìm bản ghi.
Bạn cũng có thể chèn, xoá trực tiếp trên bảng tính.
Các bước
1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Form.
2. Nhấn nút Ne
w ; sau đó nhập bản ghi mới vào các hộp văn bản.
3. Lặp lại bước 2 cho mỗi bản ghi mới bạn muốn thêm.
Giáo trình Microsoft Excel 2000 3/24


Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

4. Nhấn C
lose khi kết thúc. Các bản ghi mới được thêm nối đuôi vào CSDL.

Bạn có thể sắp xếp lại các bản ghi theo một trật tự khác.
TIP: Để không ghi bản ghi vừa nhập, nhấn nút
Restore. Để chèn trực tiếp bản ghi
vào bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện.
Sau đó chọnh
Insert từ menu tắt để chèn một hàng trắng vào CSDL.
5.3. Xoá bản ghi
Bạn có thể xoá trực tiếp ngay trên bảng tính hoặc sử dụng data form để tìm
đến và xoá một bản ghi cụ thể.
Các bước
1. Để xoá một bản ghi sử dụng data form, chọn một ô bất kỳ trong CSDL;
sau đó gọi
Data, Form.
2. Nhấn nút Find
Next hay Find Prev cho đến khi tới bản ghi cần xoá, nhấn
Delete.
3. Khi một cửa sổ cảnh báo xuất hiện, nhấn OK để xoá bản ghi. (Nhớ rằng bạn
không thể Undo một bản ghi bị xoá). Nhấn nút C
lose để quay lại bảng tính.
TIP: Để xoá trực tiếp một bản ghi từ bảng tính, nhấn chuột phải lên tiêu đề hàng
có chứa bản ghi cần xoá. Sau đó chọn
Delete từ menu tắt. Với cách này bạn có thể
phục hồi lại bản ghi vừa xoá sử dụng
Edit, Undo.
5.4. Tìm kiếm bản ghi
Khi cần tìm các bản ghi cụ thể, bạn có thể dùng data form để tìm. Chỉ cần
nhập tiêu chuẩn tìm kiếm và Excel sẽ tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.
Các bước
Giáo trình Microsoft Excel 2000 4/24

Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi
Data, Form.
2. Nhấn nút
Criteria; sau đó nhập tiêu chuẩn cần tìm trong một hay nhièu hộp
văn bản. Excel tìm các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn.
3. Nhấn Find
Next cho đến khi gặp bản ghi cần tìm, để thoát khỏi Form nhấn
nút C
lose.
TIP: Trong phần tiêu chuẩn bạn có thể dùng các ký tự thay thế (* và ?) cho tr-
ường văn bản và các toá tử so sánh đối với trường số.
5.5. Sắp xếp một cơ sở dữ liệu
Bạn có thể sắp xếp bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính, tuy nhiên tổ chức dữ
liệu dưới dạng CSDL cho phép sắp xếp dữ liệu nhanh nhất. Bạn có thể sắp xếp
tăng hay giảm.
Các bước
1. Chọn một ô bất kỳ trong CSDL; sau đó gọi Data, Sort.
2. TRong hộp Sort By, chọn trường khoá sắp xếp chính, sau đó chọn trật tự
tăng (
Ascending) hay giảm (Descending).
3. Nếu bạn muốn chỉ định khoá xắp xếp phụ, chọn chúng trong hộp Then By,
và chỉ định trật tự cho mỗi khoá phụ. Nhấn OK để thực hiện sắp xếp.
TIP: Để nhanh chóng sắp xếp cơ sở dữ liệu theo một trường đơn, chọn một ô bất
kỳ trong trờng đó. Sau đó nhấn nút Sort Ascending hay Sort Descending trên
thanh công cụ chuẩn.
Chú ý: Ngoài trật tự tăng giảm ngầm định bạn cũng có thể yêu cầu Excel sắp xếp
CSDL theo một trật tự do bạn chỉ định. Trước hết bạn phải tạo ra trật tự này gọi là

Giáo trình Microsoft Excel 2000 5/24


Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

Custom List. Sau đó gọi Data, Sort, nhấn mục Option, dới mục First key sort order
chọn mục custom list. Tính năng này hữu ích khi bạn ví dụ nh muốn sắp xếp trật
tự tiếng Việt
5.6. Tạo một Custom List
Excel cho phép tạo và chèn một danh sách người dùng vào một bảng tính.
Giả thiết bạn phải thường xuyên nhập tên các công ty hay các ngày trong tuần
bằng tiếng Việt. Bạn có thể tạo một custom list.
Các bước
1. Lên Tools, Options; chọn phiếu Custom Lists.
2. Trong hộp List
Entries, nhập các mục cho custom list. Nhấn Enter sau mỗi
mục.
3. Nhấn
Add. Danh sách nhập vào xuất hiện trong Custom Lists box.
4. Nếu bạn muốn tạo thêm các custom list mới, nhấn NEW LIST trong cửa sổ
Custom
5.
Lists, lặp lại các bước 2 và 3 trên.
6. Nhấn OK để đóng cửa sổ.
TIP: Nếu bạn muốn tạo một custom list dựa trên các ô sẵn có trong bảng tính thì
hãy nhập địa chỉ vùng ô trong
Import List From Cells. Sau đó nhấn nút Import để
nhập danh sách.
Giáo trình Microsoft Excel 2000 6/24

Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

5.7. Lọc tự động với AutoFilter
Tính năng AutoFilter cho phép bạn lọc và giữ lại một tập con các bản ghi
của một danh sách mà không làm ảnh hưởng đến danh sách gốc. Cạnh mỗi trường
sẽ xuất hiện một mũi tên sổ xuống để bạn chọn tiêu chuẩn lọc.
Các mục chọn trong AutoFilter

Các mục chọn để đặt tiêu chuẩn lọc đợc liệt kê trong bảng sau:
Mục Diễn giải
(All) Hiển thị toàn bộ bản ghi cho trờng này(mục ngầm định).
(Top 10)
Cho phép lọc lại một số chỉ định các bản ghi có trị đứng đầu
hoặc đứng cuối danh sách.
(Custom)
Hiển thị cửa sổ Custom AutoFilter để bạn tạo tiêu chuẩn AND
hoặc OR.
(Trị cụ thể)
Chỉ hiển thị bản ghi có trị bằng chính xác trị bạn chọn cho trư-
ờng này.
(Blanks) Hiển thị tất cả bản ghi trắng trong trường này.
(NonBlanks) Hiển thị tất cả các bản ghi có dữ liệu trên trường này.
Các bước
1. Chọn một ô bất kỳ trong danh sách; sau đó chọn Data, Filter, AutoFilter.
2. Nhấn lên mũi tên bên cạnh trường chứa dữ liệu bạn định lọc.
3. Chọn tiêu chuẩn lọc cho trường theo các mục chọn trên. Khi lọc, các hàng
không thoả mãn tiêu chuẩn lọc sẽ bị ẩn đi.
Giáo trình Microsoft Excel 2000 7/24

Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

4. Để bỏ chế độ lọc AutoFilter, gọi
Data, Filter, AutoFilter. Các mũi tên sẽ
biến mất.
5.8. Lọc dữ liệu sử dụng lọc nâng cao
Nếu bạn phải lọc dữ liệu với tiêu chuẩn lọc phức tạp thì bạn nên sử dụng
Advanced Filter. Kết quả cũng nh lọc với AutoFilter tuy nhiên không có các mũi
tên bên cạnh trờng. Để sử dụng Advanced Filter bạn phải tạo một vùng tiêu chuẩn
lọc. Tốt nhất bạn nên đặt vùng tiêu chuẩn lọc lên trên đỉnh hay dưới đáy danh
sách.
Tiêu chuẩn lọc phức tạp có hai loại:Tiêu chuẩn so sánh và Tiêu chuẩn tính toán
y
Tiêu chuẩn lọc so sánh cho phép lọc lại những bản ghi nằm trong một giới
hạn nào đó. Tiêu chuẩn lọc có thể là trị chuỗi, số logíc hay biểu thức so
sánh. Ví dụ: Cho biết danh sách các sinh viên có điểm văn > 6.
y
Tiêu chuẩn tính toán là tiêu chuẩn lọc mà trị so sánh phải được tính toán
hoặc lọc trên cột ảo được tính từ các cột khác. Trích lọc danh sách các sinh
viên có tổng điểm > 15.
y
Liên kết tiêu chuẩn: Có thể lọc, xóa hay rút trích các mẩu tin trong vùng dữ
liệu bằng phép giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau
Phép AND: Nếu các ô điều kiện khác cột.
Phép OR: Nếu các ô điều kiện khác dòng.
Ví dụ: Trích lọc danh sách sinh viên có điểm văn > 5 và điểm toán > 5.
Tạo vùng tiêu chuẩn lọc

y

Trên hàng đầu nhập tên trường giống hệt nh tên trường cần lọc trên cơ sở
dữ liệu.
Giáo trình Microsoft Excel 2000 8/24


Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n

Vùng tiêu chuẩn tính toán có tên trường khác với mọi tên trờng của cơ sở
dữ liệu.
y
Nhập các tiêu chuẩn lọc trên các hàng bên dưới chứa trị hay phép so sánh
với một trị.
Các tiêu chuẩn nằm cùng hàng nếu bạn muốn chúng cùng được thoả mãn
(AND).
Các tiêu chuẩn nằm khác hàng nếu chỉ cần một trong số đó thoả mãn (OR)
y
Tiêu chuẩn tính toán bắt đầu bằng dấu bằng, sau đó là biểu thức logíc.
Tip: Để có tên trường của vùng tiêu chuẩn giống hệt như của vùng CSDL, bạn nên
copy tên trường.
Chú ý: Vùng tiêu chuẩn và vùng cơ sở dữ liệu phải cách nhau ít nhất một hàng
trắng (hay cột trắng)
Các bước

1. Nếu cha có vùng tiêu chuẩn lọc, hãy tạo nó theo nguyên tắc nêu trên
2. Chọn một ô bất kỳ trong cơ sở dữ liệu. Lên Data, Filter, gọi Advanced
Filter.
3. Trong cửa sổ Advanced Filter, khai báo các thông số cần thiết.
Các thông số trong cửa sổ Advanced Filter
Filter the List In Place Chọn mục này nếu bạn muốn lọc tại chỗ
Copy to another

Location
Chọn mục này nếu bạn muốn copy kết quả ra chỗ khác
trên cùng bảng tính. Nếu bạn chọn mục này thì mục
Copy To sẽ tự động bật sáng
Giáo trình Microsoft Excel 2000 9/24


List Range Khai báo địa chỉ vùng CSDL (cả tên trờng)
Criteria Range Khai báo địa chỉ vùng tiêu chuẩn lọc (cả tên trờng)
Copy To Chỉ định ô đầu tiên của vùng bạn định đa kết quả ra đó
Unique Record Only Nếu có nhiều bản ghi giống nhau thì chỉ giữ lại một bản
5.9.
Sử dụng hàm Database.
Các hàm Database có tính chất thông kê dữ liệu các mẩu tin trong vùng dữ
liệu (Database) thỏa điểu kiện của vùng tiêu chuẩn (Criteria).
Cú pháp chung của các hàm Database:
Tên_hàm(<Database>, <Field>, <Criteria>).
Trong đó:
y
Database: Là vùng dữ liệu.
y
Field: Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chúa tiêu đề cột hoặc thứ tự cột ( bắt
đầu từ 1) của vùng dữ liệu.
y
Criteria: Vùng tiêu chuẩn (điều kiện).

Hình 5.1 Sử dụng hàm
Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n