Tài liệu Tính chất công việc của Giám đốc pptx

Tính chất công việc của Giám đốc
Nguồn: doanhnhan360.com
"Tính chất công việc của Giám đốc" là tác phẩm chủ yếu của Henry Míntzbert
và là tác phẩm kinh điển của trường phái nghiên cứu vai trò Giám đốc. Cuốn
sách nêu lên một cách toàn diện những đặc điểm công việc của Giám đốc, vai
trò mà Giám đốc đảm nhiệm, những thay đổi trong công việc của Giám đốc,
những loại hình chức vụ của Giám đốc bí quyết nâng cao hiệu quả.

Henry Mintzberg là một nhà quản lý người Canada, thuộc trường phái nghiên cứu
về vai trò của Giám đốc trong khoa học quản lý phương Tây. Ông là giáo sư
trường Đại học Mc. Kenzie (Canada), ủy viên ban biên tập của nhiều Tạp chí nổi
tiếng về quản lý, đồng thời cũng là ủy viên Hội nghiên cứu của Hoàng gia Canada.
Các tác phẩm của ông gồm có: “Tính chất công việc của Giám đốc”, "Quyền lực
bên trong và bên ngoài của tổ chức", "Xây dựng và quyết sách chiến lược", "Sự
hình thành chiến lược và tổ chức".
Henry Mintzberg lấy vai trò mà Giám đốc đảm nhiệm làm Trung tâm để phân tích
chức năng và công việc của Giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. "Giám
đốc" mà ông gọi ở đây là người phụ trách chủ yếu trong một tổ chức chính thức
hoặc một đơn vị của tổ chức đó và là người có chức vị, có quyền lực chính thức.

Những đặc điểm về công việc của Giám đốc
Theo Henry Mintzberg, công việc của bất kỳ Giám đốc nào đều có 6 đặc điểm:
Khối lượng công việc rất lớn, nhịp độ khẩn trương, công việc của Giám đốc luôn
gấp gáp, đa dạng và lặt vặt, đặt công việc thực tế lên vị trí ưu tiên, thích sử dụng
phương thức nói miệng, coi trọng mối liên hệ tin tức với bên ngoài và bên dưới, sự
kết hợp giữa quyền lực và trách nhiệm.

Vai trò của Giám đốc
Người đại diện của tổ chức
Đây là vai trò đơn giản nhất cơ bản nhất mà Giám đốc đảm nhiệm. Họ phải thực
hiện nhiều chức trách, có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ

lòng người. nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người với
người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản
lý.
Người lao động
Giám đốc là thủ trưởng chính thức của một tổ chức, chịu trách nhiệm động viên và
dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt,
biểu dương, can thiệp và cho thôi việc. Sự thành công hay thất bại của tổ chức là
do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của Giám đốc quyết định.
Người liên lạc
Giám đốc thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối liên hệ của tổ
chức với những cá nhân và đoàn thể ở ngoài tổ chức, sau đó lại thông qua vai trò
người phát ngôn, người truyền bá thông tin và người đàm phán để phát triển hơn
nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích những thông tin mà mối
liên hệ ấy tạo ra.
Người tiếp nhận thông tin
Những thông tin mà Giám đốc nhận được bao gồm: những thông tin mang tính
nghiệp vụ trong nội bộ, thông qua các báo cáo của cấp dưới, sự quan sát đối với
hoạt động của tổ chức, những thông tin về các sự kiện ở bên ngoài như thông tin
về khách hàng, về đối thủ cạnh tranh, người cung cấp, biến động của thị trường...
những ý kiến và phương hướng, các loại sức ép, ví dụ đề nghị của cấp dưới và yêu
cầu của những người ngoài tổ chức, ý kiến của thành viên hội đồng quản trị và
những lời chất vấn của các tổ chức xã hội...
Người truyền bá thông tin
Giám đốc phải truyền bá những thông tin từ bên ngoài cho tổ chức của mình và
truyền bá những thông tin nội bộ từ nhân viên cấp dưới này đến nhân viên cấp
dưới khác.
Người phát ngôn
Vai trò truyền bá thông tin của Giám đốc là vai trò trong nội bộ tổ chức. Còn vai
trò người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của
tổ chức cho những cơ quan và những cá nhân ngoài tổ chức.

Nhà doanh nghiệp
Họ là người khởi xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi
quyền hạn của mình. Khái niệm “nhà doanh nghiệp" ở đây bao gồm toàn bộ công
tác quản lý có liên quan đến những biến đổi tròng một tổ chức sẵn có hoặc một tổ
chức mới thành lập.
Người khắc phục khó khăn
Trong vai trò nhà doanh nghiệp. Giám đốc cần chủ động tập trung sự chú ý vào
việc đổi mới tổ chức. Trong vai trò khắc phục khó khăn, Giám đốc phải xử lý
những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa các nhân tố không
điều khiển được. Hai vai trò này là hai bộ phận trong một thể thống nhất liên tục
của việc ra quyết định quản lý. Giữa hai vai trò ấy có một khoảng cách không rõ
ràng lắm, đồng thời có liên quan đến sự phán đoán và quan điểm của cá nhân.
Người phân phối nguồn lực
Vai trò này gồm 3 phần:
•
Sắp xếp thời gian của bản thân: Sắp xếp công việc: thiết lập một chế độ làm
việc của tổ chức: làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để làm... Đó là
một vấn đề quan trọng trong việc phân phối nguồn lực.
•
Giám đốc phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để
đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó khiến cho các quyết định đó
bổ sung cho nhau, không trái ngược với nhau và lựa chọn được phương án
tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn.
•
Người đàm phán: Đàm phán là trao đổi nguồn lực. Nó đòi hỏi người tham
gia đàm phán phải có đủ quyền lực chi phối nguồn lực và nhanh chóng
quyết định vân đề.
10 vai trò nói trên của Giám đốc là một thể thống nhất, liên quan chặt chẽ với
nhau, không thể tách rời nhau.

Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác của Giám đốc?

1. Cùng với cấp dưới chia sẻ thông tin
Cấp dưới khó có được thông tin đầy đủ và phải dựa vào Giám đốc để có được một
số thông tin như ý tưởng mới của khách hàng, xu hướng của nhà cung cấp, sự biến
đổi của hoàn cảnh xung quanh... Thông tin có thể truyền đạt bằng miệng hoặc văn
bản. Tuy nhiên, cần cân nhắc lợi hại giữa việc nâng cao hiệu quả quản lý với
những rủi ro mà việc hết lộ thông tin có thể dẫn đến để quyết định mức độ và nội
dung truyền đạt thông tin một cách thích hợp.
2. Tự giác khắc phục tình trạng giải quyết công việc một cách hời hợt
Do nhiều việc nên các Giám đốc rất dễ sa vào tình trạng giải quyết công việc một
cách hời hợt. Họ cần tự giác khắc phục tình trạng này bằng cách: một số việc
thông thường, Giám đốc có thể ủy quyền cho người khác. Đối với những vấn đề
quan trọng nhất, nhạy cảm nhất thì Giám đốc phải đích thân xử lý.
3. Trên cơ sở chia sẻ thông tin, có 2-3 người cùng gánh vác nhiệm vụ Giám
đốc
Đây là một biện pháp để. khắc phục gánh nặng quá lớn về công việc của Giám
đốc. Việc hình thành một ban Giám đốc hoặc một văn phòng tổng Giám đốc, trong
đó hình thức ban Giám đốc 2 người là phổ biến nhất. Một người đảm nhiệm các
vai trò đổi ngoại, người kia đảm nhiệm vai trò lãnh đạo và ra quyết định quản lý.
Ưu điểm là có thể giảm được gánh nặng công việc lên vai một người và làm cho
mỗi người trong tập thể lãnh đạo đi sâu vào chức trách của mình. Tuy nhiên, muốn
cho biện pháp này có thể thực hiện một cách hữu hiệu, cần có hai điều kiện. Một
là, mỗi cá nhân trong tập thể lãnh đạo phải chia sẻ thông tin với nhau. Hai là, mỗi
thành viên trong tập thể lãnh đạo phải phối hợp nhịp nhàng với nhau, có nhận thức
giống nhau về phương châm và mục tiêu của tổ chức.
4. Tận dụng chức trách để phục vụ mục đích của tổ chức
Có một số Giám đốc khi vấp váp hoặc thất bại thường đổ lỗi cho việc mình có
nhiều chức trách đến nỗi không thể làm tốt được. Kỳ thực, chính vì không tận
dụng được chức trách của mình nên ông ta đã không phục vụ tốt mục tiêu của tổ

chức. Cùng một việc giống nhau, một số người cho rằng, đó là gánh nặng, một số
người lại cho rằng đó là cơ hội. Trên thực tế, đối với một Giám đốc sáng suốt, mỗi
chức trách đều cung cấp cho ông ta những cơ hội phục vụ mục tiêu của tổ chức. Ví
dụ, việc tham gia những hoạt động mang tính lễ nghi mất nhiều thời gian nhưng
qua đó, người ta có thể tạo ra những quan hệ mới cho tổ chức.
5. Thoát khỏi những công việc không cần thiết, dành thời gian để quy hoạch
công việc tương lai.
6. Phải thích ứng với vai trò chủ yếu tỏng mỗi tình huống cụ thể
Mặc dù Giám đốc phải đảm nhiệm một cách toàn diện của nhiều vai trò nhưng
trong mỗi tình huống cụ thể khác nhau, ông ta phải giữ những vai trò chủ yếu khác
nhau.
7. Phải nắm vũng những tình tiết cụ thể, đồng thời phải có quan điểm toàn
cục.
8. Nhận thức đầy đủ ảnh hưởng của mình trong tổ chức
Giám đốc cần biết rằng, nhân viên cấp dưới rất nhạy cảm với mỗi lời nói và việc
làm của Giám đốc. Một câu nói sơ suất những thông tin bị hết lộ một cách tuỳ tiện
từ người lãnh đạo cao nhất đều có thể bị lộ ra ngoài bằng những hình thức khác
nhau, ảnh hưởng đến tổ chức.
9. Xử lý tốt mối quan hệ với các thế lực có thể gây ảnh hưởng đối với tổ chức
Các thế lực đó có thể là: công nhân viên, cổ đông, chính phủ, công đoàn, công
chúng, học giả, người mua, người cung cấp. Giám đốc phải cân nhắc lợi ích và yêu
cầu của những thế lực đó đe xử lý một cách thỏa đáng.
10. Sử dụng tri thức và tài năng của các nhà khoa học về quản lý
Khi hoạch định chương trình làm việc của mình, khi ra một quyết định chiến lược,
Giám đốc nên sử dụng tri thức và tài năng của các nhà khoa học về quản lý. Vì
vậy, Giám đốc cần cộng tác tốt với họ, giúp đỡ họ để họ hiểu rõ công việc của
Giám đốc và những vấn đề tồn tại, giúp họ có được những thông tin và tài liệu cần
thiết, đầy đủ, giúp họ làm việc trong một môi trường thường xuyên vận động để
họ sử dụng tri thức và tài năng của mình vào việc giải quyết những vấn đề thực tế.