Trình bày cơ bản về giải pháp ERP cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN “HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ”
Đề tài 01: 1. Trình bày cơ bản về giải pháp ERP cho các doanh nghiệp và tình
hình ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam.
2. Mô tả hoạt động của một hệ thống thơng tin của một doanh nghiệp
FPT từ đó xác định các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu, biểu đồ phân cấp chức
năng, các biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống đó

HÀ NỘI – 2020

A. Cơ sở lý thuyết
1.1 khái niệm
• Hệ thống thơng tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,
truyền và phát thông tin trong một tổ chức.


•
•

Hệ thống thơng tin có thể là thủ cơng nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút.
Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng,
phần mềm) và các cơng nghệ thơng tin khác.

• Hệ thống
+ Một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
+ Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất
• Hệ thống mở

+ Có tương tác với mơi trường
• Hệ thống đóng
+ Khơng tương tác với mơi trường (chỉ có trên lý thuyết)
• Mục tiêu của hệ thống
+ Là lý do tồn tại của hệ thống.
+ Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương tác với mơi trường bên ngồi của nó.
• Dữ liệu đầu vào gồm hai loại:
+ Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: (tiếng nói, cơng văn, hình ảnh v.v..)
+ Có cấu trúc: được cấu trúc hố với khn dạng nhất định (sổ sách, bảng biểu
v.v..)
• Thơng tin đầu ra:
+ Được phân tích, tồng hợp v.v.. từ dữ liệu vào và tùy thuộc vào từng nhu cầu (quản
lý) trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể thuộc tổ chức (báo cáo tổng
hợp, thống kê, thơng báo v.v..)
• Xử lý tự động chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc.
• Hoạt động của httt:
– Thu thập: Lọc, cấu trúc hố dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin
học.
• Xử lý
+
Phân tích, tổng hợp, tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thơng tin kết quả
+
Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu……..
+
Phân phát thông tin cho từng đối tượng
1.2.Các đặc trưng của hệ thống thơng tin hiện đại
• Hệ thống thơng tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT).
• Hệ thống thơng tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ con này được
nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực
hoạt động khác nhau của tổ chức.

• Hệ thống thơng tin hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và
kiểm soát. Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tin
cần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của tổ chức


•

cũng như các hành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu trách
nhiệm.
Hệ thống thơng tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa. Một
hệ thống thơng tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu khơng có khả năng
thay đổi mềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của tổ
chức

1.3 Các thành phần của HTTT
• HTTT bao gồm các nguồn lực (thành phần) chính:
• Con người
• Phần cứng
• Phần mềm
• Dữ liệu
• Mạng
• Quy trình xử lý thơng tin là trung tâm của HTTT.
• Nhập
• Xử lý
• Xuất
• Lưu trữ
• Kiểm soát
B. Bài tập
1. Giải pháp cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các DN Việt Nam
• Giải pháp ERP

Giải pháp ERP – Enterprise resource planning là một giải pháp phần mềm ra đời nhằm
mục đích hỗ trợ việc quản lý được hiệu quả hơn. Phần mềm này không được sử dụng cho
những cá nhân mà sẽ giúp đỡ các doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động thường nhật của
mình
Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả các phòng ban, mọi chức năng của doanh
nghiệp thành 1 hệ thống duy nhất để dễ dàng theo dõi và cũng linh hoạt để đáp ứng được
những nhu cầu khác nhau.
Thơng thường, mỗi phịng ban sử dụng một phần mềm quản lý. Thông dụng nhất là phần
mềm quản lý kế tốn, ngồi ra có các phần mềm quản lý khác như CRM chuyên quản trị
quan hệ khách hang, POS chuyên quản lý các chuỗi cửa hàng, phần mềm quản trị nhân sựchấm công HRM…Với những doanh nghiệp có quy mơ vừa và lớn, nhà quản trị sẽ gặp
nhiều khó khan trong việc kiểm sốt các nguồn lực riêng lẻ như vậy.
Bởi vậy, sự kết hợp giữa các phần mềm riêng lẻ thành 1 cơ sở dữ liệu duy nhất là một cách
làm hiệu quả để nhà quản trị có thể truy cập và kiểm sốt tốt hơn các hoạt động cũng như
các nguồn lực của doanh nghiệp.
• Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay:


Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phịng ban khác nhau. Mỗi
phịng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.
• Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phịng ban có thể sử dụng các
phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử
dụng phải thực hiện một cách thủ cơng.
• Đa số doanh nghiệp hiện nay vốn quen cách quản lý thủ công theo các quy trình cục
bộ. Chưa quen với cách quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, tư tưởng chi
phối mỗi khi bàn về ERP là chi phí rẻ.
• Ở VN hiện nay chưa có nhiều DN triển khai thành cơng ERP để các DN khác làm
theo.

•

Tình hình ứng dụng ERP các doanh nghiệp ở Việt Nam

Từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp
trong các doanh nghiệp bắt đầu trở nên rầm rộ. Một số doanh nghiệp đã triển khai và áp
dụng ERP thành công như: Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương
mại SMC (thuộc ngành thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đồn
Đại Cường Fortex (Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh
nghiệp SAP - ERP trong hoạt động điều hành, quản lý hoạt động của ngành sản xuất sợi sơ
tại Việt Nam); Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Cơng ty Giấy Sài Gịn (GSG);
Công ty Xăng dầu Bắc Thái; Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY và gần đây
nhất, ngày 8/8/2012, Tập đồn Hồng Anh Gia Lai đã thành cơng trong việc áp dụng ERP.
Việc triển khai thành công giải pháp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các
doanh nghiệp. Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các bộ phận
phịng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xác tại một thời
điểm bất kỳ. Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩn hóa và áp dụng
trên hệ thống SAP. Thơng tin được cập nhật kịp thời và chính xác giúp các cấp lãnh đạo
kiểm sốt được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.
Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào những mảng lớn
như: tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mơ hình tập đồn tối ưu nguồn lực tài chính
và nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng tiến bộ và tối ưu
nhất trên thế giới; nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên; ứng dụng công
nghệ thông tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình; tăng cường khả năng kiểm
sốt; tối ưu hóa quản lý chi phí; nâng cao khả năng phục vụ khách hàng; nâng cao hình ảnh
và uy tín của doanh nghiệp, tập đồn.
Như trên đã phân tích, Tập đồn Cơng nghiệp Than- Khống sản Việt Nam (Vinacomin) và
các doanh nghiệp thành viên hiện đang ở giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ, trong điều kiện các
đơn vị đóng ở nhiều địa bàn, phân tán rộng trong cả nước nên việc quản lý và báo cáo số
liệu có độ trễ và thiếu chính xác, tiêu hao rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh

nghiệp, hiệu quả điều hành và quản lý chưa cao. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho
các doanh nghiệp thành viên và trong toàn ngành là thực sự cần thiết, tất yếu.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp ngành Than đã và đang triển khai áp dụng một vài phần
mềm quản lý, như: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế tốn… chưa có tính kết nối.
Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn then chốt, là nền tảng để tiến lên giai đoạn "Triển khai
chiến lược". Do vậy, các doanh nghiệp cần tập trung vào công tác nghiên cứu xây dựng
quy trình hoạt động theo các chuẩn mực kinh doanh tốt nhất (theo ISO chẳng hạn). Mặt
khác, cần tiến hành chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu hiện hữu, chuẩn bị sẵn sàng để kết nối
hoặc chuyển cơ sở dữ liệu sang hệ thống mới. Song song với đó, cần nghiên cứu các giải
pháp ERP phù hợp nhất.
Ví dụ doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP:
Vinamilk nhận bàn giao hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam. Hệ thống ERP sử dụng giải pháp
Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân
hệ chính là tài chính - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và
phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI). Các chuyên gia nhận định, hệ
thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mơ lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại. Hệ
thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007.
Trong q trình triển khai, cơng ty đã gặp khơng ít khó khăn. Những khó khăn chính liên
quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình trong cơng ty cho phù hợp với
quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty.
Sau 8 tháng vận hành ERP trên tồn cơng ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả
ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong cơng tác kế
tốn; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài chính - kế tốn thuận lợi hơn nhiều
so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ
khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán
hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến
hành theo thời gian thực.
Về cơ cấu tổ chức của cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã
đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự
thừa hưởng và kịp thời.

Các lý do thành công: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định
hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chun mơn tham gia tích
cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ.
Ngồi ra, dự án cịn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung
cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG. Kinh nghiệm chính
mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác
định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề khơng quan trọng, đồng
thời ln ln có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh.
KẾT LUẬN
Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh
nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả. Qua đó cần nhìn


nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp
khắc phục để có thể theo kịp với thời đại cơng nghệ thơng tin như hiện nay.
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh
tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu
ứng dụng ngay từ khi quy mơ cịn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề
nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế
cho đối thủ. Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể
ứng dụng thành cơng như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định
đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp .
Ngày nay trên thế giới đã ứng dụng ERP rộng rãi, do đó để tiếp cận gần với trình độ của
thế giới thì việc cập nhật, học hỏi để đưa ERP vào sử dụng ở doanh nghiệp mình là một
điều kiện cần để thành công lâu dài trong tương lai.
2. Mô tả hoạt động của một hệ thống thông tin của một doanh nghiệp FPT từ đó xác
định các tác nhân ngồi, các kho dữ liệu, biểu đồ phân cấp chức năng, các biểu đồ
luồng dữ liệu cho hệ thống đó
HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY HTTT FPT
1.

Giới thiệu về doanh nghiệp

•

Tên cơng ty: Cơng ty Hệ thống Thông tin FPT
Tên tiếng anh: FPT Information System (FPT IS)
Trung tâm giải pháp & Phát triển phần mềm FPT- Công ty TNHH Hệ thống thông
tin FPT (FPT Information System – FPT IS) là thành viên của tập đoàn FPT. Hiện
tại, FPT IS gồm 10 công ty thành viên và 1 liên doanh với Nhật Bản. Hoạt động
chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ
cơng nghệ thơng tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bị CNTT.
Giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thông tin
toàn diện.
Sứ mệnh: “FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và dịch vụ
công nghệ thơng tin có uy tín trên tồn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hang, đem
lại thành cơng cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng”.

•
•

•

HTTT quản lí bán hàng của cơng ty HTTT FPT
• Phần mềm cơng ty sử dụng
• Phần mềm văn phịng
+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi
chiếc máy tính văn phịng.
+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey

2.


•
•

3.
•

•

•

•

+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc
+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
Toàn bộ hệ thống máy chủ của công ty đều được cài đặt hệ điều hành Windows và
Linux là nền tảng cho ứng dụng và dịch vụ
Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nối các
thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty. Các thiết bị trong
cơng ty được kết nối thơng qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet,
Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,...
Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lí bán hàng
Phịng kinh doanh :
+Nhân viên tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năng trong khu vực mình quản
lý, trao đổi, tìm hiểu thơng tin và gửi cho họ các thông tin về các sản phẩm cơng ty
cung cấp
+Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng kinh doanh
của công ty. Nhân viên sẽ tiếp nhận và tổng hợp các thơng tin cần thiết để trình lên

ban giám đốc và phòng dự án.
+Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thì nhân viên sẽ tiến hành viết hợp đồng với
khách hàng. Nếu không sẽ thông báo cho khách hàng là dự án khơng được chấp
nhận.
Phịng dự án :
+ Tiếp nhận thơng tin dự án từ phịng kinh doanh
+ Khi hợp đồng được kí kết nhân viên thực hiện dự án nhận các sản phẩm của công
ty, xuất và chuyển sản phẩm cho khách hàng; tiếp nhận sản phẩm khi khách hàng
trả.
Bộ phận kế tốn:
+Nhận các thơng tin về dự án từ phịng dự án, sau đó dự tốn kinh phí cho dự án,
quản lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ các khách hàng.
+Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho dự án, nhân viên phụ trách dự án gửi các
bảng dự tốn chi phí đến bộ phận kế tốn. Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết
phiếu chi và lưu lại thông tin. Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế tốn
sẽ tiến hành viết hóa đơn, lập phiếu thu, sau đó lưu lại thơng tin và tiến hành thu tiền
từ khách hàng. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thơng qua tài khoản ngân
hàng.

Ban giám đốc:
+ Cuối tháng ban giám đôc sẽ tiếp nhận từ các phòng ban các báo cáo về tiến độ của
các dự án, cùng thống kê các khoản thu chi cho các dư án
+ Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án.


4.
•

•

•

•

5.
•
•
•
•
•
•
•
•

Quy trình quản lí bán hàng
Quản lý khách hàng dự án:
+ Tìm kiếm cập nhật thơng tin khách hàng.
+ Trao đổi với khách hàng thông tin về sản phẩm
+ Tiếp nhận, tổng hợp phiếu yêu cầu dự án.
+ Gửi phiếu yêu cầu dự án đến ban giám đốc.
+ Gửi thông tin phản hồi.
+ Lập hợp đồng.
Quản lí dự án :
+ Tiếp nhận thông tin dự án
+ Nhận sản phẩm của công ty
+ Xuất và chuyển sản phẩm cho khách hàng
+ Tiếp nhận sản phẩm trả
Quản lý chi phí dự án:
+ Cập nhật thơng tin danh mục dự án
+ Dự tốn kinh phí

+ Quản lý chi phí cho dự án.
+ Lập phiếu chi
+ Viết hóa đơn thanh tốn
+ Lập phiếu thu
+ Lưu thông tin
+ Thu tiền từ khách hàng
Thống kê, báo cáo:
+ Báo cáo tiến độ các dự án
+ Thống kê các khoản thu, chi
Mơ hình hóa dữ liệu của hệ thống
Các tác nhân ngồi của hệ thống :
Phịng kinh doanh: là bộ phận phụ trách tìm kiếm, cập nhật và trao đổi thông tin, tiếp
nhận yêu cầu từ khách hàng của dự án
Phòng dự án : là bộ phận phụ trách tiếp nhận và thực hiện dự án
Bộ phận kế tốn: là bộ phận thực hiện quản lí các mục chi phí cho dự án như: lập
phiếu thu, lập phiếu chi, thu tiền từ khách hàng…
Ban giám đốc : là người tiếp nhận xử lí các yêu cầu dự án, tiếp nhận các báo cáo
thống kê từ các phòng ban và đưa ra chỉ thị lãnh đạo cho các phòng ban
Khách hàng: là người tìm hiểu về cơng ty, về sản phẩm của công ty và các dự án
hoặc là người được phong kinh doanh tìm kiếm
Các kho dữ liệu của hệ thống :
Kho dữ liệu là một tập các dữ liệu có những đặc điểm sau: tập trung vào một chủ đề,
tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, từ nhiều thời gian, và không sửa đổi.
Được dùng trong việc hỗ trợ ra quyết định trong công tác quản lý.
1.danh sách khách hàng
2.danh sách sản phẩm


1.

3.danh sách phiếu yêu cầu dự án
4.danh sách hợp đồng
5.danh sách các dự án
6.danh sách hóa đơn
7.danh sách phiếu thu
8.danh sách phiếu chi
Sơ đồ phân cấp chức năng


Bản mơ tả sơ đồ
STT
1

CHỨC NĂNG
quản lí khách hàng dự án

1.1

tìm kiếm,cập nhật thơng tin khách hàng

1.2

tiếp nhận, tổng hợp phiếu yêu cầu

1.3

gửi phiếu yêu cầu đến BGĐ

1.4

gửi thông báo phản hồi

1.5

lập hợp đồng

2

quản lí dự án

2.1

tiếp nhận thơng tin dự án

2.2

nhận sản phẩm

2.3

xuất và chuyển sản phẩm

2.4

tiếp nhận sản phẩm trả

3

quản lí chi phí dự án

3.1

cập nhật danh mục dự án

3.2

dự tốn kinh phí

3.3

quản lí chi phí

3.4

lập phiếu chi

3.5

viết hóa đơn thanh tốn

3.6

lập phiếu thu

3.7

lưu thơng tin

3.8

thu tiền từ khách hàng


4

thống kê, báo cáo

4.1

báo cáo tiến độ các dự án

4.2

thống kê các khoản thu chi

2.

Mơ hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh


3.

4.

Mơ hình dữ liệu mức đỉnh

Mơ hình dữ liệu mức dưới đỉnh
a.

Quản lí khách hàng dự án

b.

Quản lí dự án


c.

Quản lí chi phí dự án


d.

Thống kê, báo cáo


Kết luận: Những năm gần đây ngành CNTT đã có những bước phát triển rất mạnh
mẽ. Bắt nhịp với sự phát triển đó, Cơng ty HTTT FPT đã và đang xây dựng các dịch vụ,
giải pháp hệ thống thông tin doanh nghiệp phụ vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp lớn,
nhỏ và cả các hoạt động cơng nghệ của chính phủ. Với rất nhiều dự án lớn, nhỏ trong
nước và quốc tế thì việc có một hệ thống quản lý bán hàng hồn hảo là điều khơng thế
thiểu trong q trình quản lý của cơng ty. Đặc biệt việc ứng dụng hệ thống hoạch định
nguồn lực tổ chức doanh nghiệp ERP với khả năng hợp lý hóa các quy trình hoạt động
bán hàng, sản xuất, kế toán giúp lưu trữ và đối chiếu dữ liệu theo hệ thống nhanh chóng
chính xác đã làm tăng doanh thu và giảm sự chậm trễ, tăng lợi nhuận, đã giúp công ty
rút ngắn đáng kể các thủ tục, tăng năng suất cũng như tiêu chuẩn hóa các quy trình
mang lại hiệu quả cao trong cơng tác quản trị cũng như q trình kinh doanh của cơng
ty. Chúng ta sẽ điểm lại những lợi ích và hạn chế của phần mềm ERP như sau
Ưu điểm

Thông tin được chia sẻ, tập trung, tin cậy và tức thời: Hệ thống ERP là mơ hình có cấu
trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ và phân hệ. Các thành phần này được
liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau. Và do đó các thơng tin được kế thừa lẫn nhau. Nó
khơng chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà cịn nhanh
chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. Tất cả thông tin của tổ chức
được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban và nhiều người. Giống như
một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng một ứng dụng ERP. Nên giúp nhà quản lý có
được thơng tin quản trị nhanh, kịp thời và đáng tin cậy. Từ đó đưa ra những quyết định
kịp thời. Nhóm phân hệ tài chính kế tốn của hệ thống ERP giúp hạn chế sai sót mà
nhân viên thường mắc phải trong cách hạch tốn thủ cơng.
Thơng tin theo thời gian thực, tăng hiệu quả sản xuất: Phân hệ quản lý kho của hệ
thống ERP giúp công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức tồn kho
tối ưu, nhờ đó giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu quả sản xuất. Phân hệ quản trị sản
xuất giúp công ty lên kế hoạch và tính tốn chính xác cơng suất của máy móc và cơng
nhân. Làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. Bằng cách sử dụng một hệ
thống duy nhất, doanh nghiệp chắc chắn sẽ giảm chi phí và tăng năng suất làm việc.
Ngồi ra ERP sẽ tự động hóa tất cả các quy trình trong sản xuất của doanh nghiệp từ
khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường.
Quản lý nhân sự hiệu quả, quy trình rõ ràng, loại bỏ công việc trùng lặp: Ứng dụng
ERP giúp bộ phận nhân sự sắp xếp hợp lý quy trình quản lý nhân sự và tính lương, giảm
chi phí quản lý cũng như hạn chế sai sót và gian lận trong hệ thống lương. Hệ thống
ERP thường yêu cầu công ty xác định quy trình rõ ràng để giúp phân quyền, phân công
công việc rõ ràng. Hạn chế công việc trùng lặp.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính
đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một
cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
Hạn chế
Chi phí đầu tư lớn: Hiện nay phần lớn những phần mềm ERP nước ngồi do các cơng ty

của Việt Nam làm trung gian triển khai. Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50
người dùng (user). Phần mềm do chính các cơng ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm
triệu đến một vài tỷ đồng. Mức giá còn tùy thuộc vào số lượng user và các thỏa thuận đi
kèm. Trong q trình ứng dụng ERP, có những khoảng chi phí phát sinh đi kèm. Ví dụ như
phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng,
điều hành và các phần mềm liên quan khác để tương thích…
Thời gian triển khai kéo dài: Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường
kéo dài từ 1 đến 3 năm. Những tập đồn lớn triển khai cả những cơng ty con thời gian kéo
dài đến 5 năm hoặc hơn. Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào
cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều
phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp. Yếu tố con người : Thực chất
thì việc đổi phần mềm cũng khơng quan trọng bằng việc các nhân viên trong cơng ty tự
thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Phần mềm ERP giúp các công ty tiết kiệm được một


khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu bạn chỉ đơn
giản cài phần mềm rồi để đó và khơng chịu thay đổi cách thức vận hành thì chỉ là lãng phí
mà thơi. Có lẽ đây là lý do khiến nhiều dự án ERP thất bại nhất. Để sử dụng ERP đòi hỏi
doanh nghiệp phải thay đổi lối làm việc xưa cũ. Nhiều người chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ
chối dùng ERP. Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại
làm những nhân viên này mất đi nhóm lợi ích của mình. Đây cũng là điều mà các cơng ty
rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.
Cần thời gian để thu lợi từ ERP: ERP thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển
đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và
tất nhiên “cái lợi” của ERP chỉ xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì thực hiện nó. Cơng
trình nghiên cứu 63 cơng ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy
được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt. Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm
thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ. Qua những lợi ích và hạn chế trên của
phần mềm ERP thì việc các doanh nghiệp cần xem xét cân nhắc về việc triển khai ERP cho
doanh nghiệp của mình.